Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?

echo
Dziennik Gazeta Prawna z 14.06.2012
Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?
Paradoksalnie największą grupą odbiorców usług outsourcingu w usługach księgowych są małe przedsiębiorstwa
oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą Niewielkie firmy wcale nie stoją przed wyborem oddania
księgowości na zewnątrz, one po prostu z założenia decydują się na usługi biur rachunkowych. Determinujący jest tutaj
zwyczajny pragmatyzm finansowy. Providerami takich usług są małe biura zatrudniające do dziewięciu pracowników,
które świadczą podstawowe czynności w zakresie sprawozdawczości statutowej (tzw. tax compliance). Trudno tutaj o
raport menedżerski czy propozycje optymalizacji podatkowej bądź zaoferowanie dostępu do e-archiwum wszystkich
dokumentów klienta. Nie do końca więc można tutaj mówić o outsourcingu jako pełnym zewnętrznym wsparciu. Mali i
średni przedsiębiorcy decydująsię jednak coraz częściej na model mieszany: zatrudnienie księgowej do wprowadzania
typowych księgowań i usługa outsourcingu w zakresie zamknięcia miesiąca (roku) czy sprawozdawczości zarządczej.
Z drugiej strony w Polsce funkcjonuje kilkadziesiąt podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób oferujących
profesjonalne usługi księgowe (dysponujących odpowiednim zapleczem informatycznym, wykorzystujących
zaawansowane technologicznie rozwiązania z zakresu cloud computing, zatrudniające wykwalifikowanych pracowników
ze znajomością języków obcych i międzynarodowych standardów rachunkowości). Typowym odbiorcą ich usług są
średni i duzi przedsiębiorcy, spółki córki zagranicznych przedsiębiorców czy ich oddziały – usługa obejmuje tu usługi
księgowe oraz kompleksowe doradztwo podatkowe i prawne. Rynek oferuje również pośrednie rozwiązanie pomiędzy
outsourcingiem a prowadzeniem własnej księgowości, które może zapewnić większy komfort dużym przedsiębiorcom.
Takie usługi zwane hostingiem oferuje swoim klientom firma doradcza Rödl & Partner. – Usługi świadczone są
na bazie oprogramowania Microsoft SharePoint oraz Microsoft Dynamics Ax, wzbogaconego licznymi modyfikacjami –
mówi Liliane Preußer, partner Rödl & Partner. – Zapewniają one działanie aplikacji w trzech językach: polskim,
niemieckim i angielskim. E-księgowość i E-archiwum to przede wszystkim oszczędność czasu. Dysponując dostępem do
internetu, księgowy loguje się na serwer dostawcy, gdzie znajduje się oprogramowanie i baza danych. W dodatku dane są
profesjonalnie zabezpieczone, a klient nie musi się martwić o kopie bezpieczeństwa, czy dostosowanie programu do
przepisów zmieniającego się prawa. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest przewidywalność kosztów, niskie koszty
wstępne i rozłożenie kosztów użytkowania oprogramowania w czasie, bez jednorazowych nakładów inwestycyjnych.
Decydując się na tę chmurową usługę, klienci logują się ze swojego komputera firmowego lub domowego do programu
zainstalowanego w środowisku Rödl & Partner, gdzie ich dane będą archiwizowane, oprogramowanie sparametryzowane,
a środowisko chronione przed wirusami - dodaje.
Co można zyskać, a co stracić, decydując się na zewnętrzne wsparcie? Księgowość jest funkcją trudną do
zarządzania, tym bardziej więc oddanie jej na zewnątrz często w przeświadczeniu zarządu równa się pozbawieniu
kontroli nad finansami. Co można stracić prócz kontroli? Po nieudanym procesie outsourcingu powrót do własnych
zasobów jest trudny i kosztowny, a zmiana partnera outsourcingowego długotrwała. Tak wcale być nie musi. Widzimy
tutaj zielone światło dla księgowości internetowej, gdzie klient samodzielnie bądź częściowo samodzielnie prowadzi
księgowość i jednocześnie korzysta z usług z doradztwa firmy outsourcingowej bądź pracuje na jej narzędziach. –
Znaczący providerzy usług outsourcingowych, w tym nasza kancelaria, wprowadzili w swojej ofercie usługi skanowania i
e-archiwizacji dokumentów – mówi Liliane Preußer. –Dokumenty są dołączane poprzez przeglądarkę do archiwum i są
dostępne z poziomu programu księgowego. Narzędzia te są bardzo drogie zarówno z poziomu opłat licencyjnych, jak i z
poziomu kosztów wdrożenia. Dlaczego więc przedsiębiorca nie mógłby wykorzystać doświadczeń i zasobów firmy
outsourcingowej dzięki maksymalnemu dopasowaniu świadczonych usług do aktualnych potrzeb firmy. My już to
robiliśmy wiele razy, posiadamy tę wiedzę, po co odkrywać Amerykę raz jeszcze.
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Magdalena Boćko Rödl & Partner ul. Prosta 51, 00-838 Warszawa, tel. +48(22)6962800 E-mail:[email protected]
Zdaniem Liliane Preußer, profesjonalne firmy outsourcingowe ciągle zdobywają nowe doświadczenia i
poszerzają swoją wiedzę specjalistyczną, pracując z różnymi klientami na bardzo konkurencyjnym rynku. Dlatego to
połączenie specjalizacji i wiedzy daje klientom firm outsourcingowych przewagę konkurencyjną i pozwala na uniknięcie
znacznych kosztów związanych z podążaniem za rozwijającą się technologią. Dlatego tak ważna jest referencyjność na
rynku usług outsourcingowych: dobrze wdrożony projekt na rynku usług outsourcingowym odbije się echem i stanowi
najlepszy, jeśli nie jedyny w tej branży rodzaj marketingu. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że księgowość jest
procesem niezbędnym, lecz jednocześnie dla niego samego procesem tylko ubocznym.
Polski menedżer mający wybór: własna księgowość czy outsourcing, raczej zdecyduje się na to pierwsze, jeśli w
ogóle rozważa outsourcing jako opcję. Co we współpracy z zewnętrznym dostawcą budzi w nim lęk?
● obawa przed brakiem komunikacji;
● emocjonalne podejście do redukcji pracowników: outsourcing postrzega się jako dodatkowe zagrożenie przy
niekorzystnej sytuacji pracowników na rynku, zagrożenie sprzeczne z polityką ochrony miejsc pracy;
● nieświadomość możliwości, które oferuje outsourcing.
Dlaczego polskie firmy rzadko korzystają z outsourcingu księgowości?
● optymalizacja organizacji oraz bieżące wewnętrzne raportowanie;
● cloud computing, permanentny kontakt umożliwia bardzo obecnie popularny dostęp online aktywny i pasywny do
systemu księgowo-finansowego firmy outsourcingowej;
● wprowadzanie do systemu finansowego części dokumentów przez spółkę.
Jakie są zwiastuny niepowodzenia projektu outsourcingowego?
● brak zaangażowania zarządu;
● brak lidera zmian – wewnętrznego (autorytet takiego lidera) czy zewnętrznego (brak powiązań z załogą, co może
powodować nieracjonalność w podejmowaniu decyzji);
● nieumiejętność zarządzania zmianą – pracownicy powinni z wyprzedzeniem wiedzieć, co ich czeka po zmianie,
zaskoczenie to gwóźdź do trumny; należy zapewnić bezpieczeństwo i to przełamie początkową niechęć.
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Magdalena Boćko Rödl & Partner ul. Prosta 51, 00-838 Warszawa, tel. +48(22)6962800 E-mail:[email protected]