Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?
Transkrypt
Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?
echo Dziennik Gazeta Prawna z 14.06.2012 Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości? Paradoksalnie największą grupą odbiorców usług outsourcingu w usługach księgowych są małe przedsiębiorstwa oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą Niewielkie firmy wcale nie stoją przed wyborem oddania księgowości na zewnątrz, one po prostu z założenia decydują się na usługi biur rachunkowych. Determinujący jest tutaj zwyczajny pragmatyzm finansowy. Providerami takich usług są małe biura zatrudniające do dziewięciu pracowników, które świadczą podstawowe czynności w zakresie sprawozdawczości statutowej (tzw. tax compliance). Trudno tutaj o raport menedżerski czy propozycje optymalizacji podatkowej bądź zaoferowanie dostępu do e-archiwum wszystkich dokumentów klienta. Nie do końca więc można tutaj mówić o outsourcingu jako pełnym zewnętrznym wsparciu. Mali i średni przedsiębiorcy decydująsię jednak coraz częściej na model mieszany: zatrudnienie księgowej do wprowadzania typowych księgowań i usługa outsourcingu w zakresie zamknięcia miesiąca (roku) czy sprawozdawczości zarządczej. Z drugiej strony w Polsce funkcjonuje kilkadziesiąt podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób oferujących profesjonalne usługi księgowe (dysponujących odpowiednim zapleczem informatycznym, wykorzystujących zaawansowane technologicznie rozwiązania z zakresu cloud computing, zatrudniające wykwalifikowanych pracowników ze znajomością języków obcych i międzynarodowych standardów rachunkowości). Typowym odbiorcą ich usług są średni i duzi przedsiębiorcy, spółki córki zagranicznych przedsiębiorców czy ich oddziały – usługa obejmuje tu usługi księgowe oraz kompleksowe doradztwo podatkowe i prawne. Rynek oferuje również pośrednie rozwiązanie pomiędzy outsourcingiem a prowadzeniem własnej księgowości, które może zapewnić większy komfort dużym przedsiębiorcom. Takie usługi zwane hostingiem oferuje swoim klientom firma doradcza Rödl & Partner. – Usługi świadczone są na bazie oprogramowania Microsoft SharePoint oraz Microsoft Dynamics Ax, wzbogaconego licznymi modyfikacjami – mówi Liliane Preußer, partner Rödl & Partner. – Zapewniają one działanie aplikacji w trzech językach: polskim, niemieckim i angielskim. E-księgowość i E-archiwum to przede wszystkim oszczędność czasu. Dysponując dostępem do internetu, księgowy loguje się na serwer dostawcy, gdzie znajduje się oprogramowanie i baza danych. W dodatku dane są profesjonalnie zabezpieczone, a klient nie musi się martwić o kopie bezpieczeństwa, czy dostosowanie programu do przepisów zmieniającego się prawa. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest przewidywalność kosztów, niskie koszty wstępne i rozłożenie kosztów użytkowania oprogramowania w czasie, bez jednorazowych nakładów inwestycyjnych. Decydując się na tę chmurową usługę, klienci logują się ze swojego komputera firmowego lub domowego do programu zainstalowanego w środowisku Rödl & Partner, gdzie ich dane będą archiwizowane, oprogramowanie sparametryzowane, a środowisko chronione przed wirusami - dodaje. Co można zyskać, a co stracić, decydując się na zewnętrzne wsparcie? Księgowość jest funkcją trudną do zarządzania, tym bardziej więc oddanie jej na zewnątrz często w przeświadczeniu zarządu równa się pozbawieniu kontroli nad finansami. Co można stracić prócz kontroli? Po nieudanym procesie outsourcingu powrót do własnych zasobów jest trudny i kosztowny, a zmiana partnera outsourcingowego długotrwała. Tak wcale być nie musi. Widzimy tutaj zielone światło dla księgowości internetowej, gdzie klient samodzielnie bądź częściowo samodzielnie prowadzi księgowość i jednocześnie korzysta z usług z doradztwa firmy outsourcingowej bądź pracuje na jej narzędziach. – Znaczący providerzy usług outsourcingowych, w tym nasza kancelaria, wprowadzili w swojej ofercie usługi skanowania i e-archiwizacji dokumentów – mówi Liliane Preußer. –Dokumenty są dołączane poprzez przeglądarkę do archiwum i są dostępne z poziomu programu księgowego. Narzędzia te są bardzo drogie zarówno z poziomu opłat licencyjnych, jak i z poziomu kosztów wdrożenia. Dlaczego więc przedsiębiorca nie mógłby wykorzystać doświadczeń i zasobów firmy outsourcingowej dzięki maksymalnemu dopasowaniu świadczonych usług do aktualnych potrzeb firmy. My już to robiliśmy wiele razy, posiadamy tę wiedzę, po co odkrywać Amerykę raz jeszcze. echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach. W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Magdalena Boćko Rödl & Partner ul. Prosta 51, 00-838 Warszawa, tel. +48(22)6962800 E-mail:[email protected] Zdaniem Liliane Preußer, profesjonalne firmy outsourcingowe ciągle zdobywają nowe doświadczenia i poszerzają swoją wiedzę specjalistyczną, pracując z różnymi klientami na bardzo konkurencyjnym rynku. Dlatego to połączenie specjalizacji i wiedzy daje klientom firm outsourcingowych przewagę konkurencyjną i pozwala na uniknięcie znacznych kosztów związanych z podążaniem za rozwijającą się technologią. Dlatego tak ważna jest referencyjność na rynku usług outsourcingowych: dobrze wdrożony projekt na rynku usług outsourcingowym odbije się echem i stanowi najlepszy, jeśli nie jedyny w tej branży rodzaj marketingu. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że księgowość jest procesem niezbędnym, lecz jednocześnie dla niego samego procesem tylko ubocznym. Polski menedżer mający wybór: własna księgowość czy outsourcing, raczej zdecyduje się na to pierwsze, jeśli w ogóle rozważa outsourcing jako opcję. Co we współpracy z zewnętrznym dostawcą budzi w nim lęk? ● obawa przed brakiem komunikacji; ● emocjonalne podejście do redukcji pracowników: outsourcing postrzega się jako dodatkowe zagrożenie przy niekorzystnej sytuacji pracowników na rynku, zagrożenie sprzeczne z polityką ochrony miejsc pracy; ● nieświadomość możliwości, które oferuje outsourcing. Dlaczego polskie firmy rzadko korzystają z outsourcingu księgowości? ● optymalizacja organizacji oraz bieżące wewnętrzne raportowanie; ● cloud computing, permanentny kontakt umożliwia bardzo obecnie popularny dostęp online aktywny i pasywny do systemu księgowo-finansowego firmy outsourcingowej; ● wprowadzanie do systemu finansowego części dokumentów przez spółkę. Jakie są zwiastuny niepowodzenia projektu outsourcingowego? ● brak zaangażowania zarządu; ● brak lidera zmian – wewnętrznego (autorytet takiego lidera) czy zewnętrznego (brak powiązań z załogą, co może powodować nieracjonalność w podejmowaniu decyzji); ● nieumiejętność zarządzania zmianą – pracownicy powinni z wyprzedzeniem wiedzieć, co ich czeka po zmianie, zaskoczenie to gwóźdź do trumny; należy zapewnić bezpieczeństwo i to przełamie początkową niechęć. echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach. W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Magdalena Boćko Rödl & Partner ul. Prosta 51, 00-838 Warszawa, tel. +48(22)6962800 E-mail:[email protected]