Wymagania funkcjonalne CRM

Wymagania funkcjonalne systemu CRM
Moduł firm
Celem modułu faktur jest umożliwienie zarządzania firmami i bezpośrednimi kontaktami
personalnymi w tych firmach. Moduł ten umożliwi dodawanie, usuwanie, edycję firm i kontaktów.
Firma zawierać będzie cechy typu: nazwa, numery: NIP, REGON, KRS, itp., branżę, logo, nr telefonu,
faksu, adres email, itp., ale również dane adresowe, kontaktowe, lokalizację. Firma będzie mogła
posiadać wiele bezpośrednich kontaktów (osób), z którymi będzie można współpracować. Osoby
takie będą posiadały cechy typu: imiona, nazwisko, nr telefonów, adres email, zdjęcie, stanowisko,
itp. Moduł ten ma zapewnić powiązanie firmy z osobami kontaktowymi oraz przyjazny sposób
zarządzania tymi danymi i kontaktowania się z wybranymi osobami.
Kontrahenci
Atrybuty
 Nazwa
 Identyfikatory:
o NIP
o REGON
o KRS
 Spółka matka
 Strona www
 Numery telefonów
 Numery faksów
 Adresy email
 Adresy: korespondencyjny, dostawy, rejestrowy:
o Kraj
o Województwo
o Kod pocztowy
o Miasto
o Skrytka pocztowa
o Ulica
o Nr budynku
o Nr lokalu
 Branża
 Rodzaj powiązania: partner, klient, dostawca, konkurencja
 Właściciel





Liczba pracowników
Roczny przychód
Limit kredytowy
Logo firmy
Informacja dodatkowa
Funkcjonalności
 Dodawanie/usuwanie/edycja kontrahentów
 Lista kontrahentów
 Filtrowanie kontrahentów
 Wyszukiwanie kontrahentów
Kontakty w ramach firmy – osoby
Atrybuty
 Imię
 Pozostałe imiona
 Nazwisko
 Zwrot grzecznościowy
 Kontrahent
 Źródło pozyskania
 Numery telefonów
 Numery faksów
 Tytuł
 Adres email
 Adresy: korespondencyjny, dostawy, rejestrowy:
o Kraj
o Województwo
o Kod pocztowy
o Miasto
o Skrytka pocztowa
o Ulica
o Nr budynku
o Nr lokalu
 Dział
 Stanowisko
 Data urodzin
 Zdjęcie osoby
 Informacja dodatkowa
Funkcjonalności
 Dodawanie/usuwanie/edycja kontaktów w firmach
 Lista kontaktów



Filtrowanie kontaktów
Wyszukiwanie kontaktów
Uprawnienia dla pracowników do określonych widoków
Moduł produktów:
Celem modułu produktów jest umożliwienie zarządzania produktami, które znajdują się w
ofercie Spółki. W module produktów znajdować się tu mają: możliwość dodawania, usuwania, edycji
produktów. Produkty zawierają cechy typu: nazwa, producent, wielkość, cena, gatunek, rodzaj, itp.
Mogą występować wzajemne relacje pomiędzy poszczególnymi produktami, np. komputer HP
zawiera 2 kości pamięci Kingston, laptop Dell jest połączony z systemem operacyjnym Windows.
Wprowadzone produkty w systemie będą brały udział w dalszym procesie sprzedażowym, w tym
będą mogły być dołączane do ofert, itp.
Atrybuty
 Nazwa
 Producent
 Kategoria
 Rodzaj
 Produkt nadrzędny
 Produkty powiązane
 Dostawca
 Aktywność
 Kod produktu
 Strona www
 Wielkość
 Cena
 Marża
 VAT
 Usługa
 Zdjęcie produktu
 Dodatkowe informacje
Funkcjonalności
 Dodawanie/usuwanie/edycja produktów
 Lista produktów
 Wyszukiwanie produktów
 Filtrowanie produktów
 Klasyfikacja produktów: rodzaj, typ, produkt
Moduł faktur
Celem modułu faktur jest umożliwienie zarządzania fakturami, wystawianymi w systemie
RAKSSQL. W module faktur musi istnieć możliwość importu danych fakturowych, włącznie z
korektami, z systemu fakturowego RAKSSQL. Faktury mogą posiadać wiele pozycji. Korekty faktur
mogą dotyczyć całej faktury oraz poszczególnych jej pozycji. W systemie będzie istniała możliwość
wyszukiwania faktur dla kontrahentów, dat, itp.
Atrybuty
 Temat
 Nr klienta
 Osoba kontaktowa
 Termin płatności
 Termin dostawy
 Kontrahent
 Firma wystawiająca
 Data sprzedaży
 Data zmiany
 Data rejestracji
 Nr faktury
 Nr referencyjny
 Status
 Informacja o podatku akcyzowym
 Adresy: wystawcy, odbiorcy, dostawy:
o Kraj
o Województwo
o Kod pocztowy
o Miasto
o Skrytka pocztowa
o Ulica
o Nr budynku
o Nr lokalu
 Pozycje na fakturze:
o Produkt
o Ilość
o Cena jednostkowa netto
o Cena jednostkowa brutto
o VAT
o Waluta
o Marża
 Suma netto
 Suma brutto
 Koszt dostawy
 Warunki dostawy
 Sposób zapłaty



Logo firmy
Warunki i ustalenia
Informacje dodatkowe
Funkcjonalności
 Lista faktur
 Wyświetlanie danych faktury
 Wyszukiwanie faktur
 Filtrowanie faktur
 Generowanie faktury do postaci pdf i html
 Wyświetlanie korekt do faktur
 Wyświetlanie korekt do pozycji na fakturze
Moduł usług
Celem modułu usług jest umożliwienie zarządzania modelem usług świadczonych przez firmę
Accuratus. Moduł usług musi umożliwić dodawanie, usuwanie, edycję usług. Usługi zawierać będą
cechy typu: nazwa, dział świadczący usługi, koszt usługi, sugerowana cena, itp. Specyficznym
rodzajem usługi będzie w tym module zarządzanie usługami zewnętrznymi, np. zewnętrzny transport
produktów. Wprowadzone usługi będą ponadto brały udział w dalszym procesie sprzedażowym, np.
tworzeniu ofert, zapytań, itp.
Atrybuty
 Nazwa usługi
 Rodzaj usługi
 Używane jednostki
 Kategoria
 Aktywność
 Strona www
 Osoba odpowiedzialna
 Firma wykonawca
 Dział realizujący
 Cena
 Marża
 VAT
 Informacje dodatkowe
Funkcjonalności
 Dodawanie/usuwanie/edycja usług wewnętrznych/zewnętrznych/dodatkowych
 Dodawanie/usuwanie/edycja usług zewnętrznych/dodatkowych
 Lista usług wewnętrznych/zewnętrznych/dodatkowych
 Wyszukiwanie usług
 Filtrowanie usług

Klasyfikacja usług: wewnętrzna, zewnętrzna, dodatkowa
Mechanizm generowania dokumentów
Celem mechanizmu generowania dokumentów jest umożliwienie automatycznego tworzenia
dokumentów typu .rtf, .pdf na podstawie utworzonych szablonów danych (umowy, oferty, itp.) oraz
danych przechowywanych w bazie danych. Użytkownicy będą mieli możliwość tworzenia w aplikacji
własnych szablonów dokumentów na podstawie posiadanych danych i generowania dokumentów w
różnych miejscach w aplikacji w zależności od potrzeb.
Funkcjonalności
 Generowanie dokumentów do postaci pdf i html (ewentualnie rtf)
 Definiowanie szablonów umów/zamówień/ofert/faktur
 Zarządzanie definiowanymi tagami wszystkich dostępnych modułów: produkty, usługi,
kontrahenci, kontakty, faktury
Proces sprzedaży produktów i usług
Celem modułu procesu sprzedaży produktów i usług jest umożliwienie utworzenia całego
procesu sprzedaży produktów i usług dostępnych w firmie Accuratus. Proces sprzedaży składał się
będzie z: zapytania ofertowego, obsługi limitów kredytowych, przygotowania oferty, obsługi
zamówienia, wystawienia faktury w systemie RAKSSQL, obsługę płatności, obsługę reklamacji. Każdy
z procesów (np. przygotowanie oferty) będzie kolejnym etapem w całym procesie sprzedażowym. W
każdym momencie proces sprzedaży może się zakończyć. W procesie sprzedażowym użytkownik
będzie korzystał z dostępnych produktów i usług, firm, składając je razem np. w ofertę. W tym
miejscu wykorzystywany będzie również mechanizm generowania dokumentów. Obsługa limitów
kredytowych na celu ma zapewnienie dostępu do danych udostępnianych przez Euler Hermes
dotyczących wysokości limitów przyznanych na współpracę z wybranym kontrahentem. W ramach
reklamacji klient będzie mógł złożyć zażalenie i rozpocząć proces obsługi posprzedażowej. Wymiana
danych pomiędzy klientem, a sprzedawcą wykonywana poprzez automatyczne wysyłanie maili co
znacznie usprawni procesy związane z ofertowaniem i zamówieniami.
Workflow






Zapytanie ofertowe
Obsługa limitów kredytowych przygotowanie oferty
Obsługa zamówienia
Wystawienie faktury w systemie RAKSSQL
Obsługa płatności
Obsługa reklamacji
Procesy
 Obsługa sprzedaży produktu/usługi

o Klient zgłasza zamówienie na konkretny, wybrany już produkt
o Klient zgłasza zapotrzebowanie na zakup produktów lub usług od ACC
o Pracownik ACC proponuje klientowi sprzedaż produktów lub usług dostępnych w ACC
Obsługa procesu zgłoszenia reklamacji
Przykład procesu sprzedażowego inicjowanego przez pracownika Accuratus przedstawia poniższy
diagram aktywności:
Funkcjonalności
 Automatyczne i ręczne przydzielanie zadań użytkownikom
 Definiowanie przebiegu procesu z poziomu aplikacji
 Definiowanie osób wykonujących określone w procesie czynności
 Wprowadzanie do procesu wybranych produktów/usług
 Wprowadzanie do zamówień/ofert/faktur produktów/usług z systemu
 Automatyczna wysyłka maili w zdefiniowanych procesach
 Automatyczne uzupełnianie kalendarza zadaniami
 Mailowe powiadamianie o spotkaniach/telefonach/gwarancji/serwisie/opłatach
Obsługa limitów kredytowych
Celem modułu obsługi limitów kredytowych jest wprowadzenie do systemu informacji o
limitach kredytowych kontrahentów firmy Accuratus.
Funkcjonalności
 Import limitów kredytowych dla kontrahentów z systemu Euler Hermes
Wymiana danych z RAKSSQL
Celem modułu wymiany danych z systemem RAKSSQL jest wprowadzenie do systemu
informacji o wystawionych przez Accuratus fakturach oraz o regulowanych przez klientów spłatach.
Poprzez import danych fakturowych pracownicy Accuratus będą otrzymywali informacje o
terminowości regulowanych zobowiązań przez klientów.
Funkcjonalności
 Import danych fakturowych z xml RAKSSQL
Dostęp do systemu dla klientów
Celem aplikacji dostępnej dla klientów jest przyspieszenie procesu obsługi klienta poprzez
udostępnienie klientom możliwości automatycznego zamówienia produktów poprzez stronę
internetową przy jak najmniejszym angażowaniu pracowników Accuratus.
Funkcjonalności
 Logowanie się do systemu przez klientów
 Dodanie/usunięcie/edycja zamówienia
 Lista produktów/usług
 Potwierdzenie otrzymania produktu/usługi
 Wprowadzenie reklamacji
 Automatyczne powiadomienie drogą mailową o wprowadzonej reklamacji
Moduł relacji z klientami
Celem modułu relacji z klientami jest umożliwienie przeglądania historii relacji z wybranymi
klientami, np. podpisane umowy, szanse sprzedaży, rodzaj obsługi, kontakty, wnioski, spotkania, itp.
Użytkownik będzie miał możliwość wygenerowania raportu z przebiegu relacji z wybranym klientem.
Funkcjonalności
 Zarządzanie kalendarzem zdarzeń dla pracownika
 Zarządzanie kalendarzem zdarzeń dla działu/firmy
 Dodawanie/usuwanie/edycja przyszłych spotkań i telefonów do kalendarza
 Historia kontaktów z klientami
 Lista oferowanych produktów klientom











Lista sprzedanych produktów klientom
Wykresy słupkowe z ogólnej sprzedaży. Dane wejściowe:
o Cena
o Zysk
o Marża
Wykresy sumaryczne per klient. Dane wejściowe:
o Cena
o Zysk
o Marża
Historia składanych ofert
o Kolejne wersje oferty
o Oferty na różne produkty
Historia wysyłanych maili
Możliwość wysyłania maili do klientów z systemu
Definiowanie szablonów maili wraz z tworzonymi w systemie umowami/ofertami jako
załączniki
Lista wysyłanych do klienta dokumentów
Dodawanie notatek do spotkań
Lista notatek w ramach obsługi klienta
Wygenerowanie historii spotkań/telefonów, notatek, złożonych ofert i zamówień do postaci
pdf
Moduł kontroli należności
Celem modułu kontroli należności jest umożliwienie sprawdzenia regulowania wpłat przez
klientów oraz automatycznego powiadamiania o ewentualnych opóźnieniach. Na podstawie obciążeń
i terminów płatności, będą sprawdzane regulowane należności przez klientów.
Funkcjonalności
 Automatyczne powiadamianie o zaległościach klientów względem firmy Accuratus na
podstawie wyeksportowanych danych fakturowych z systemu RAKSSQL