Rozmowa końcowa. Exit interview

Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 1
Stron 9
Procedura:
Rozmowa końcowa (Exit interview)
ZATWIERDZAM
25.02.2011 r.
........................................
Data
Dyrektor Generalny
Urzędu Komunikacji
Elektronicznej
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 2
Stron 9
Spis treści:
1.
Cel procedury ................................................................................................................... 3
2.
Definicje............................................................................................................................. 3
3.
Nadzór i odpowiedzialność .............................................................................................. 3
4.
Przebieg realizacji procedury ......................................................................................... 4
5.
Przegląd procedury pod względem aktualności ............................................................ 4
6.
Wprowadzanie zmian do procedury .............................................................................. 5
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 3
Stron 9
1. Cel procedury
Celem procedury jest stworzenie zasad przeprowadzania rozmów końcowych
(Exit interview) z pracownikami, którzy poinformowali Dyrektora Generalnego Urzędu
Komunikacji Elektronicznej, zwanego dalej „UKE” o zamiarze zakończenia pracy
w UKE.
Wiedza uzyskana w trakcie rozmów końcowych przyczyni się do podjęcia działań
zapobiegających rezygnacji z pracy osób o kwalifikacjach pożądanych przez UKE oraz
zdobytych w UKE. Pozwoli także zapobiegać patologiom zawodowym oraz dostarczy
informacji na temat poziomu zarządzania komórkami organizacyjnymi.
Informacje pozyskane w ramach rozmów końcowych zostaną wykorzystane
do kształtowania wizerunku UKE jako interesującego/wartościowego pracodawcy.
2. Definicje
1) BAK – Biuro Administracji i Kadr.
2) Rozmowa końcowa (Exit interview) – rozmowa dotycząca przyczyn rezygnacji
z pracy w UKE oraz poznania opinii na temat UKE jako pracodawcy. Przeprowadzana
jest przez Dyrektora, Zastępcę Dyrektora Biura Administracji i Kadr lub pracownika
Wydziału Rekrutacji i Rozwoju Zawodowego, a na wniosek pracownika, który
poinformował o zamiarze zakończenia pracy w UKE, przez Dyrektora Generalnego
UKE lub innego wskazanego pracownika.
3) Kwestionariusz Exit interview – zestaw pytań stworzonych na potrzeby rozmowy
końcowej, który składa się z pytań otwartych i zamkniętych, ujętych w pięciu
kategoriach:
- analiza przyczyn odejścia z pracy,
- organizacja pracy,
- warunki finansowe zatrudnienia,
- relacje, atmosfera w pracy,
- czynniki psychologiczne.
Kwestionariusz wypełniany jest podczas rozmowy końcowej przez osobę
przeprowadzającą rozmowę.
4) Raport – Raport Zbiorczy Exit interview, który jest zbiorem informacji uzyskanych
w wyniku przeprowadzenia rozmów końcowych.
5) Pracownik – osoba, która poinformowała Dyrektora Generalnego o zamiarze
zakończenia pracy w UKE.
3. Nadzór i odpowiedzialność
Zastępca Dyrektora BAK – jest odpowiedzialny za prawidłowy przebieg realizacji
procedury.
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 4
Stron 9
Naczelnik Wydziału Rekrutacji i Rozwoju Zawodowego – jest odpowiedzialny
za przygotowanie Raportu.
4. Przebieg realizacji procedury
4.1. Rozmowa końcowa.
4.1.1. Zastępca dyrektora BAK po uzyskaniu informacji o zamiarze zakończenia
pracy przez pracownika w UKE informuje pracownika o możliwości
wyboru osoby, która przeprowadzi rozmowę końcową.
4.1.2. Zastępca dyrektora BAK informuję wskazaną przez pracownika osobę
o konieczności przeprowadzenia rozmowy końcowej i ustala jej termin.
Rozmowę końcową przeprowadza się z zachowaniem tajemnicy i dyskrecji
najpóźniej ostatniego dnia świadczenia pracy przez pracownika w UKE.
4.1.3. Osoba przeprowadzająca rozmowę końcową informuje pracownika
odchodzącego z pracy, że udzielone przez niego informacje będą podane
w dalszym opracowaniu anonimowo.
4.1.4. Pracownik ma prawo odmówić wzięcia udziału w rozmowie końcowej bez
podania przyczyny oraz bez ponoszenia negatywnych konsekwencji z tego
powodu.
4.1.5. Osoba przeprowadzająca rozmowę końcową wypełnia Kwestionariusz Exit
Interview.
Wzór Kwestionariusza Exit Interview stanowi załącznik do Procedury.
4.1.6. Osoba przeprowadzająca rozmowę końcową przekazuje wypełniony
Kwestionariusz Exit Interview do BAK-WRZ w terminie do 3 dni od dnia
przeprowadzenia rozmowy.
4.2. Opracowywanie raportu z rozmów końcowych.
4.2.1. Wyznaczony
pracownik
z przeprowadzonych rozmów.
BAK-WRZ
sporządza
Raport
4.2.2. Raport opracowywany jest nie rzadziej niż co kwartał, na podstawie nie
mniej niż pięciu kwestionariuszy. W przypadku zgromadzenia mniejszej
ilości kwestionariuszy, raport jest sporządzany w kolejnym kwartale,
w którym zgromadzonych zostanie co najmniej 5 kwestionariuszy.
4.2.3. Na podstawie Raportu podejmowane są działania, które służą ciągłemu
doskonaleniu warunków oraz organizacji pracy w UKE.
5. Przegląd procedury pod względem aktualności
Zastępca dyrektora BAK, nie rzadziej niż raz w roku oraz każdorazowo w przypadku
zmiany właściwych przepisów prawa, dokonuje przeglądu niniejszej procedury pod
względem jej aktualności i przekazuje wnioski do Dyrektora Generalnego UKE.
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 5
Stron 9
6. Wprowadzanie zmian do procedury
Propozycję dokonania zmiany procedury może zgłosić do zastępcy dyrektora BAK
kierownik komórki organizacyjnej UKE.
Numer: UKE-622500
Rozmowa końcowa
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 6
Stron 9
Załącznik do Procedury
Rozmowa końcowa (Exit interview)
Kwestionariusz Exit interview
Imię i Nazwisko Pracownika odchodzącego
[Data]
[Godzina spotkania]
[Miejsce spotkania]
Osoba przeprowadzająca wywiad
Okres zatrudnienia w UKE
Rodzaj stanowiska
kierownicze/niekierownicze
Komórka organizacyjna
Analiza przyczyn odejścia z pracy
Niezadowolenie z poziomu wynagrodzenia….
Niezadowolenie z zasad przyznawania nagród….
Jakie były główne przyczyny rezygnacji
z pracy w UKE?
(Proszę wskazać wszystkie istotne)
Przyczyny osobiste (przeprowadzka, zdrowie)….
Niezadowolenie z relacji z przełożonym…..
Niezadowolenie z atmosfery w zespole…..
Niezadowolenie ze sposobu organizacji pracy….
Zbyt małe możliwości rozwoju kompetencji….
Niesatysfakcjonujące perspektywy awansu….
Stresujące warunki pracy….
Inne, jakie?________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 7
Stron 9
Spośród wybranych powyżej przyczyn,
która była najważniejsza i dlaczego?
(następnie w zależności od odpowiedzi
należy przejść do pytań z tej kategorii
np. jeśli nasz rozmówca powiedziałby,
że przyczyną rezygnacji z pracy jest zła
atmosfera w zespole, następne pytania
miałyby na celu pogłębienie wiedzy na
ten temat.)
Organizacja pracy
Przykładowe pytania:
Jak ocenia Pan(i) sposób organizacji pracy/ zadań w UKE/ na Pana(i) stanowisku?
Czy Pana(i) obowiązki i zakres odpowiedzialności były jasno określone?
Czy zadania, które Pan(i) realizował(a), były zgodne z opisem Pana(i) stanowiska pracy?
Czy sposób realizacji zadań jest uporządkowany i przewidywalny?
Czy w sposób właściwy odbywało się zarządzanie czasem pracy?
Czy sposób podejmowania decyzji w UKE dotyczących Pana(i) zadań był przejrzysty?
Odpowiedzi pracownika:
Warunki finansowe zatrudniania (wynagrodzenie, świadczenia)
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 8
Stron 9
Przykładowe pytania:
Jak oceniłby Pan(i) zasady wynagradzania w UKE?
Czy zasady wynagradzania, nagradzania i przyznawania innych świadczeń są wg Pana(i) jasne
i sprawiedliwe?
Jakie aspekty tego systemu wynagradzania wymagają, Pana(i) zdaniem, poprawy?
Czy przyznawanie/nieprzyznanie nagrody było Panu(i) uzasadniane?
Czy czuł(a) się Pan(i) równo traktowany/a w zakresie wynagradzania?
Jakie aspekty systemu wynagrodzeń w UKE Pana(ią) najbardziej zadowalały?
Czy pakiet socjalny oferowany przez UKE był dla Pana (i) wystarczający?
Czy szerszy pakiet socjalny jest dla Pana(i) ważny przy wyborze pracodawcy?
Odpowiedzi pracownika:
Relacje, atmosfera w pracy
Przykładowe pytania:
Jak ocenia Pan(i) atmosferę pracy w UKE? Proszę uzasadnić odpowiedź.
Jak ocenia Pan(i) swoje relacje ze współpracownikami w zespole? Proszę uzasadnić odpowiedź.
Jak ocenia Pan(i) swoje relacje z bezpośrednim przełożonym? Proszę uzasadnić odpowiedź.
Czy czuł(a) się Pan(i) szanowany(a), doceniany(a)/ przez przełożonego? Proszę uzasadnić
odpowiedź.
Odpowiedzi pracownika:
Numer: UKE-622500
Urząd Komunikacji
Elektronicznej
Rozmowa końcowa
(Exit interview)
Wydanie
1/2011
Strona 9
Stron 9
Czynniki psychologiczne:
Przykładowe pytania:
Co czuł(a)/czuje Pan(i) na myśl o kolejnym dniu pracy w UKE?
Czy tak wyobrażał(a) Pan(i) sobie swoją pracę w UKE? Jeśli nie, to jak?
Czy ta praca dawała Panu(i) satysfakcję?
Czy czuł(a) się Pan(i) bezpiecznie (psychicznie punktu widzenia zasad bezpieczeństwa i higieny
pracy, emocjonalnie)?
Odpowiedzi pracownika:
Pytania końcowe
Czy Pracodawca mógłby wpłynąć na zmianę Pana(i) decyzji o odejściu z UKE ? Czy podwyższenie
wynagrodzenia powstrzymałaby Pana (ią) przed odejściem z pracy?Czy poleciłby Pan/poleciłaby Pani UKE jako pracodawcę swoim znajomym? Proszę uzasadnić
dlaczego?
Czym różni się Pana(i) nowe miejsce pracy od pracy w UKE?
(sektor prywatny/publiczny, branża, stanowisko, pakiet wynagrodzeń, możliwości rozwoju etc.)?
Co możemy Pana(i) zdaniem zrobić, aby UKE stało się lepszym miejscem pracy?
Odpowiedzi pracownika: