Wystąpienie Zakład Gospodarki Komunalnej w Skąpem

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
Zielona Góra, 2009-12-11
RIO.I-092/156/09
Pani
Honorata Kuriata
Kierownik Zakładu Gospodarki
Komunalnej w Skąpem
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn.
Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 8 października
do 12 października 2009 r. doraźną kontrolę w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Skąpem
(ZGK) w zakresie: zgodności dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady
(politykę) rachunkowości ze stanem prawnym, gospodarowania środkami trwałymi oraz
udzielania zamówień publicznych w 2008 r. Wyniki kontroli zawarto w protokole
podpisanym w dniu 15 października 2009 r. w siedzibie Zakładu.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Pani Kierownik wystąpienie pokontrolne.
W zakresie przestrzegania w ZGK zasad gospodarki finansowej kontrolujący
stwierdził, Ŝe osoba zatrudniona na stanowisku starszego księgowego, wykonuje faktycznie
obowiązki przewidziane dla głównego księgowego, określone w art. 45 ust. 1 ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U Nr 249, poz. 2104
z późn. zm.). Z wyjaśnień Kierownika Zakładu wynika, Ŝe nieprawidłowość spowodowana
jest błędną interpretacją przepisów prawa.
Od 01 stycznia 2010 r. warunki zatrudniania głównego księgowego jednostki sektora
finansów publicznych określone będą w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
Sprawdzając zgodność dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,
kontrolujący ustalił, Ŝe w ZGK nie zostały ustalone zasady ochrony danych, w tym
w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, co jest
niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst
jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Z wyjaśnień Kierownika Zakładu
wynika, Ŝe brak stosownych regulacji spowodowany jest nieznajomością prawa.
Kontroli poddano równieŜ prawidłowość prowadzenia ewidencji środków trwałych
w Zakładzie. Stwierdzono, Ŝe ewidencja środków trwałych (księga inwentarzowa) nie jest
prowadzona zgodnie z klasyfikacją rodzajową ustaloną w załączniku do rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT)
(Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.). Brak jest podziału na poszczególne rodzaje środków
trwałych. Z wyjaśnień Starszego księgowego wynika, Ŝe nieprawidłowość spowodowana jest
błędną interpretacją przepisów prawa.
W toku kontroli stwierdzono równieŜ, Ŝe w przyjętych procedurach kontroli
finansowej nie określono zasad likwidacji środków trwałych, mimo faktycznego
dokonywania tych czynności. Nie ujęto takŜe zasad wykorzystania maszyn i urządzeń
technicznych uŜytkowanych w Zakładzie, w tym stosownych norm (m.in. zuŜycia paliwa,
itp.). Stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach
publicznych kontrola finansowa obejmuje m.in. ustalenie i stosowanie procedur dotyczących
procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień
publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej
za ustalenie tych procedur – Kierownika Zakładu wynika, Ŝe brak stosownych regulacji
spowodowany jest nieznajomością prawa.
Kontrolujący ustalił, Ŝe w 5 przypadkach zapisy w księdze inwentarzowej poprawiano
korektorem, co jest niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w myśl którego
stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie
nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie
2
daty. Z wyjaśnień Starszego księgowego wynika, Ŝe nieprawidłowość spowodowana jest
pomyłką.
Kontrola wykazała, Ŝe do konta 013 „pozostałe środki trwałe”, 020 „wartości
niematerialne i prawne” nie jest prowadzona ewidencja pomocnicza. Jest to niezgodne
z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w myśl której konta ksiąg pomocniczych
prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, w tym takŜe środków trwałych
w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych
nakłada równieŜ załącznik nr 1 do zarządzenia nr 13/2005 Kierownika Zakładu Gospodarki
Komunalnej z dnia 31 grudnia 2005 r. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej – Starszego
księgowego wynika, Ŝe nieprawidłowość spowodowana jest błędną interpretacją przepisów
prawa.
Zgodnie z rejestrem prowadzonym przez Kierownika Zakładu łączna wartość 2
zamówień udzielonych w 2008 r. wyniosła 510.020,95 zł. Kontroli poddano zamówienie
dotyczące „Dostawy nowej minikoparki z przyczepą do jej przewozu” przeprowadzone
w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości 105.800 zł.
Kontrola wykazała, Ŝe nie zostało sporządzone i przekazane Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, stosownie do
obowiązku wskazanego w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 233, poz. 1655 z późn. zm.). Zgodnie
z powyŜszymi przepisami Zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych
zamówieniach, które przekazuje Prezesowi Urzędu w terminie do dnia 1 marca kaŜdego roku
następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Z wyjaśnień Kierownika Zakładu
wynika, iŜ przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacji przepisów prawa.
Kontrolujący ustalił, Ŝe ogłoszenie o zamówieniu nie zawierało
informacji
o moŜliwości składania ofert częściowych oraz informacji o moŜliwości złoŜenia oferty
wariantowej, co jest niezgodne z art. 41 pkt 4 i 5 Prawa zamówień publicznych.
W wyjaśnieniach Kierownik Zakładu stwierdziła, Ŝe stosowne informacje zawarto
w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Do postępowania przystąpił tylko jeden
wykonawca, składając w terminie swoją ofertę.
Kontrolujący stwierdził, iŜ oferta ta nie odpowiadała wymogom SIWZ, dotyczącym
rozmiarów lemiesza hydraulicznego koparki. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień
publicznych zamawiający odrzuca ofertę jeŜeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
3
W wyjaśnieniach Kierownik Zakładu stwierdziła, iŜ po głębszej analizie rynku stwierdzono,
Ŝe sprzęt o podanych parametrach nie jest produkowany. Oferty nie odrzucono, poniewaŜ
wysokość lemiesza nie była najwaŜniejszym parametrem w SIWZ, a do postępowania
przystąpiła tylko jedna firma. Odrzucenie jej oferty wiązałby się z koniecznością
przeprowadzenia nowej procedury. Tymczasem koparka była niezbędna do połoŜenia sieci
wodociągowej z miejscowości Międzylesie do Podłej Góry.
W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, ze zamawiający zamieścił ogłoszenie
o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych po 42 dniach od zawarcia
umowy, czym naruszył przepis art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Z wyjaśnień
Kierownika Zakładu wynika, iŜ przyczyną opóźnienia była zmiana na stanowisku osoby
zajmującej się zamówieniami publicznymi w Urzędzie Gminy, prowadzącej równieŜ
zamówienia Zakładu.
Przedstawiając powyŜsze ustalenia i uwagi, działając na podstawie art. 9 ust. 2 i 3
ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o podjęcie skutecznych działań
zmierzających do pełnego usunięcia nieprawidłowości i zapobieŜenia ich powstaniu
w przyszłości, a w szczególności o:
1. Powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego pracownikowi
jednostki, stosownie do art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych (Dz. U Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), a od dnia 01 stycznia 2010 r.
stosownie do art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.
Nr 157, poz. 1240)
2. Określenie w przyjętej polityce rachunkowości zasad ochrony danych, w tym
w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223).
3. Prowadzenie ewidencji środków trwałych (księgi inwentarzowej) zgodnie z klasyfikacją
rodzajową ustaloną w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia
1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn.
zm.).
4. Określenie w przyjętych procedurach kontroli finansowej zasad likwidacji środków
trwałych, a takŜe zasad wykorzystania maszyn i urządzeń technicznych uŜytkowanych
w Zakładzie, stosownie do art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
4
5. Poprawianie błędów w zapisach księgi inwentarzowej, zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1
ustawy o rachunkowości.
6. Prowadzenie ewidencji pomocniczej do kont 013 „pozostałe środki trwałe”, 020 „wartości
niematerialne i prawne”, stosownie do art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz
załącznika nr 1 do zarządzenia Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej nr 13/2005
z dnia 31 grudnia 2005 r.
7. Sporządzanie i przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego
sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych zgodnie z art. 98 ust. 1 i 2 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r.
Nr 233, poz. 1655 z późn. zm.).
8. Zamieszczanie w treści ogłoszeń o zamówieniu publicznym wszystkich informacji
wymaganych art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Odrzucanie przez zamawiającego ofert, jeŜeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji
istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień
publicznych.
10. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 95
ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeŜenia do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Andrzej Skibiński
Do wiadomości:
1. Rada Gminy Skąpe,
2. Wójt Gminy Skąpe,
5
3. RIO.II,
4. aa.
6