AtoM – założenia systemu

Dariusz Bednarek
ICA AtoM - założenia i
możliwości zastosowania
systemu
w Archiwach Państwowych.
Wprowadzenie
W 1990 roku Międzynarodowa Rada Archiwów ( ICA ) objęła kierownictwo
nad procesem standaryzacji w archiwach. W jego wyniku zostały stworzone
cztery standardy opisu archiwalnego funkcjonujące obecnie:
ISAD (G): MIĘDZYNARODOWY STANDARD OPISU ARCHIWALNEGO,
CZĘŚĆ OGÓLNA Wersja 2, 1999
ISAAR (CPF): Międzynarodowy standard archiwalnych haseł
wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin,
Wersja druga, 2004
ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival
Holdings, First edition (Międzynarodowy standard do opisu instytucji z
zasobem archiwalnym), Wydanie 1, 2008
ISDF: International Standard for Describing Functions, First Edition
(Międzynarodowy standard do opisu funkcji), Wydanie 1, 2007
Wprowadzenie
Dla potrzeb realizacji w praktyce międzynarodowych norm został opracowany
system ICA AtoM (International Council on Archives - Access to Memory).
ICA AtoM jest oprogramowaniem do opisu archiwalnego bazującym w 100% na
standardach Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA). System rozwijany jest od
2008 roku (wersja 1.0-beta powstała 1 lipca 2008 r.) przez kanadyjską firmę
Artefactual na zlecenie Międzynarodowej Rady Archiwów i udostępniany na
zasadach open source.
Pierwszą stabilną wersję 1.1 udostępniono 22 listopada 2010 roku, która stała
się podstawą dla przekładu na język polski. Ostatecznie polska wersja
językowa została opracowana dla dostępnej od 29 listopada 2011 roku wersji
AtoM 1.2 przez Tomasza Dominika Broniszewskiego.
Najnowsza wersja (1.3) ukazała się 27 sierpnia 2012r. Usunięto z niej szereg
mankamentów zgłaszanych przez użytkowników wcześniejszych wersji.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Brak narzędzi informatycznych do zarządzania i udostępniania
rosnącego zasobu cyfrowego Archiwum Państwowego we Wrocławiu
spowodował zainteresowanie dostępnym oprogramowaniem służącym
tym celom. Szczególną uwagę zwrócił ICA AtoM.
Analizując kolejne wersje dostrzeżono duże możliwości tego
systemu umożliwiające jego uniwersalne wykorzystanie dla celów
archiwalnych.
W styczniu 2012 r. podjęto w Archiwum Państwowym we Wrocławiu
decyzję o wdrożeniu systemu ICA AtoM , traktowanego, jako projekt
badawczy.
Wdrożenie miało odpowiedzieć na pytania, czy ICA AtoM w obecnej
wersji 1.2, może samodzielnie zaspokajać potrzeby polskiego
archiwum, jeżeli nie, to jakie są w nim potrzebne zmiany lub
oprogramowanie wspomagające.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Polskie przepisy archiwalne opierają się na zbiorze kilkudziesięciu
normatywów powstałych w okresie od lat 50tych XX wieku do 2012
roku. Od strony formalno-prawnej międzynarodowe standardy nie są
obowiązujące w Polsce, w praktyce są uwzględniane w przepisach
wydawanych od końca lat 90tych XX wieku.
Obowiązujące normatywy wprowadzone przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych regulują opis archiwalny dotyczący ściśle
określonych tematów, dzięki czemu istnieje możliwość
przyporządkowania ich do poszczególnych poziomów opisu, możliwe
więc było zastosowanie ich w ICA AtoM.
Wstępne wyniki wdrażania systemu zostały zaprezentowane w 2012
roku we Wrocławiu na VI Powszechnym Zjeździe Archiwistów
Polskich na panelu Standaryzacja w archiwistyce światowej i
polskiej. Teoria a praktyka zorganizowanym w Archiwum
Państwowym we Wrocławiu.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Główne cechy ICA AtoM:
aplikacja internetowa - pracująca w oparciu o serwer www (np.
Apache), bazę danych (np. MySQL)
napisany w języku PHP z użyciem frameworku Symphony
100% open source (do pracy systemu nie jest wymagany żaden
komercyjny komponent)
do pracy z systemem wystarczy dowolna przeglądarka www
wielojęzyczny interfejs użytkownika (aktualnie dostępnych 15
wersji językowych, w tym polska)
możliwość obsługi kilku instytucji przez jedną instalację
schemat opisu spełniający międzynarodowe standardy
wbudowane repozytorium obiektów cyfrowych umożliwiające
również linkowanie do obiektów zewnętrznych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Spełnienie podstawowych wymagań stawianych systemowi:
ustandaryzowany, wielopoziomowy opis archiwalny zgodny z
międzynarodowymi normami archiwalnymi
możliwość dołączenia cyfrowych wersji prezentacyjnych opisywanych
dokumentów
technologia umożliwiająca dostęp do zasobu przez wielu użytkowników
jednocześnie
możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych obiektów (zespoły,
repozytoria) w systemie
dobre perspektywy rozwoju oprogramowania, czyli ciągłe doskonalenie
produktu przez twórców na podstawie uwag zgłaszanych przez
użytkowników oraz postępującego rozwoju technologii
polski interfejs użytkownika
możliwość tworzenie raportów (inwentarzy) zgodnych z polskimi
normami
niski koszt wdrożenia
system realizuje funkcję przydzielania uprawnień do zasobów
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Funkcjonalność ICA AtoM:
Komunikacja z systemem AtoM odbywa się poprzez przeglądarkę
www. Oczywistą zaletą takiego podejścia jest brak konieczności
instalacji klienta systemu na każdym stanowisku i możliwość
pracy z dowolnego komputera podpiętego do sieci.
System umożliwia obsługę kilku archiwów przez jedną instalację
ICA AtoM
ICA Atom jest systemem żywym. Jego niedogodności są
sukcesywnie usuwane w kolejnych wersjach. Uwidacznia to nowa
wersja 1.3 dzięki, której lista wad uległa znacznej redukcji.
Poprzez oparcie się na standardach Międzynarodowej Rady
Archiwów system może stać się podstawą do wymiany
międzynarodowej i krajowej metadanych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Funkcjonalność ICA AtoM:
System dedykowany jest do prezentacji zasobu w internecie
(opisy + wersje prezentacyjne skanów). Poprzez funkcję importu z
plików (xml, csv) może pobierać dane z systemów zewnętrznych.
Dzięki temu można wykorzystać istniejące bazy accesowe (Iza,
Sezam) bądź też inne dowolne,
konieczne jest jedynie jednorazowe dokonanie mapowania danej
bazy na schemat opisu ISAD (G).
System można dostosowywać do własnych potrzeb poprzez
tworzenie dodatkowych narzędzi jak np. do generowania raportów.
Ze względu na fakt przechowywania przez AtoM danych (opisów
archiwalnych) w postaci jawnej w bazie danych (MySQL) dostęp
do nich jest relatywnie prosty. Możliwe, zatem jest stworzenie
generatora raportów zgodnych z polskimi przepisami
metodycznymi, umożliwiającego przykładowo wydruk inwentarzy
książkowych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Postulaty i wnioski:
Unowocześnienie polskich przepisów archiwalnych i
dostosowanie ich do międzynarodowych standardów ułatwi
wykorzystywanie systemu przez archiwistykę polską.
System w udostępnionej postaci sprawdza się przede wszystkim
w przypadku inwentaryzowania zasobu aktowego. W przypadku
zasobu wymagającego specyficznego, mocno rozbudowanego
opisu, najlepszym rozwiązaniem wydaje się być użycie (oprócz
samego AtoMu) systemu dedykowanego dla tego typu zasobu.
Aby uniknąć duplikacji pracy dane raz wprowadzone do systemu
dedykowanego powinny być następnie wyeksportowane do
AtoMu. Dodatkowo rekordy powinny być ze sobą "zlinkowane" tj.
rekord w systemie dedykowanym powinien zawierać odsyłacz do
rekordu w systemie AtoM i na odwrót.
ZASTOSOWANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU
Doświadczenia z pierwszej fazy wdrażania systemu ICA AtoM w
Archiwum Państwowym we Wrocławiu pozwoliły na jego praktyczne
wykorzystywanie w chwili obecnej w trzech zakresach:
Inwentaryzacji zasobu
Przygotowania do prezentacji zasobu w internecie (opisy + wersje
prezentacyjne skanów) lub poprzez sieć wewnętrzną dla potrzeb
użytkowników pracowni naukowej
Migracji metadanych z istniejących archiwalnych baz danych (łącznie
z oddziałami zamiejscowymi). Dokonano już migracji danych z baz
SEZAM i IZA 4. Trwają prace nad kolejnymi bazami.
System ICA AtoM wykorzystywany jest równolegle z tradycyjnymi bazami
danych. Dla celów inwentaryzacyjnych wykorzystywany jest przede
wszystkim w przypadku akt USC. Jego funkcjonalność zadecydowała o
zwiększeniu liczby osób pracujących na tym systemie, w związku z
jednym z priorytetów działania, jakim jest zapewnienie metadanych dla
masowo digitalizowanych ksiąg USC z mikrofilmów. Obecnie w systemie
znajduje się 1185 zespołów zawierających 115 000 jednostek.
Dalsze możliwości zastosowania ICA AtoM
Możliwości tkwiące w systemie ICA AtoM już w chwili obecnej, pozwalają
na jego wykorzystanie w znacznie szerszym niż ma to miejsce obecnie
zakresie, bez konieczności dodatkowych prac. Może to być możliwe w
przypadku podjęcia decyzji organizacyjnych, pozwalających na jego
wykorzystanie. Przykładem może być:
Projekt indeksacji ksiąg metrykalnych w systemie AtoM, realizowanej
wspólnie z genealogami niemieckimi, który wkracza już w zakres
współpracy międzynarodowej.
Wykorzystanie systemu ICA AtoM na przedpolu archiwalnym.
Podstawowe funkcje w nim tkwiące, pozwalają na zaproponowanie
jednostkom będącym pod nadzorem całkowicie darmowego narzędzia
do wykorzystania. Konieczne jest jedynie przeszkolenie pracownika do
pracy w systemie. Funkcja obsługi wielu repozytoriów pozwoli
archiwum państwowemu na bieżącym gromadzeniu w jednym miejscu
metadanych ze wszystkich kontrolowanych jednostek. Przykładowo
możliwe będzie stworzenie wirtualnego inwentarza obejmującego
jednostki już posiadane w zasobie archiwum wraz z przyszłymi
dopływami.
Dalsze możliwości zastosowania ICA AtoM
Wykorzystanie do realizacji Zarządzenia nr 16 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2012 roku w sprawie
współpracy archiwów państwowych z podmiotami, których materiały
archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego
zasobu archiwalnego.
Analogicznie jak w przypadku zasobu państwowego, można
zaproponować partnerom całkowicie darmowe narzędzie, zarządzane
przez archiwum państwowe.
Zaproponowane wykorzystanie system ICA AtoM poza obszarem
archiwów państwowych stanowi realizację jednego z głównych celów, dla
których został stworzony ten system. Ułatwienia wymiany metadanych, w
tym przypadku na poziomie krajowym. Stworzenie takiego projektu
umożliwiłoby prezentację całości materiałów archiwalnych Polski,
zarówno metadanych jak i obrazów cyfrowych.
Wnioski końcowe
System ICA AtoM może być wykorzystywany równolegle z innymi
aplikacjami. Jego użycie nie oznacza konieczności całkowitej rezygnacji z
wcześniej używanego oprogramowania. Może służyć do obsługi tylko
ściśle określonych zadań.
Dalszy rozwój ICA AtoM na gruncie archiwistyki polskiej w znacznym
stopniu uzależniony jest od:
zmian w metodyce krajowej, unowocześnieniu jej i całkowitym
zintegrowaniu z normami międzynarodowymi
zwiększeniu liczby osób zajmujących się problemami metodycznymi i
technicznymi związanymi z przeniesieniem systemu na grunt polski,
szczególnie z Departamentu Archiwistyki NDAP.
Dziękuję za uwagę
Proszę o pytania