polityka informacyjna

19.11.2015
POLITYKA INFORMACYJNA
Polityka informacyjna AXA TFI S.A.
Preambuła
AXA TFI S.A. („Towarzystwo”) prowadzi politykę informacyjną zgodnie
z wewnętrznymi procedurami oraz standardami i wytycznymi Grupy AXA, czyniąc
jednocześnie zadość wymogom dotyczącym polityki informacyjnej zawartym
w Zasadach Ładu Korporacyjnego dla Instytucji Nadzorowanych, wydanych przez
Komisje Nadzoru Finansowego oraz zasadom składania i rozpatrywania reklamacji
wynikających z Ustawy z dnia 05.08.2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez
podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym. Niniejsza Polityka jest
wyciągiem z procedur i standardów obowiązujących w Towarzystwie oraz zawiera
informacje dotyczące sposobu i organizacji udostępniania informacji
o Towarzystwie akcjonariuszom oraz uczestnikom rynku, w szczególności
obecnym i przyszłym Klientom Towarzystwa.
Sposób upowszechnienia Polityki informacyjnej
Polityka podlega upowszechnianiu poprzez zamieszczenie jej na witrynie internetowej www.tfi.axa.pl.
Dialog z interesariuszami
1. Dialog z interesariuszami jest jednym z filarów zaangażowania społecznego Towarzystwa w ramach
prowadzonej strategii odpowiedzialności korporacyjnej.
2. W odniesieniu do uczestników rynku oznacza to dialog minimum w ramach przynależności do organizacji
branżowych czy współpracy z organizacjami non-profit.
Upowszechnianie informacji poprzez media i wystąpienia publiczne
Osoby uprawnione do wystąpień publicznych mają obowiązek zapewnić w ramach swoich obowiązków
służbowych, że informacje oraz komunikaty były wyczerpujące, uczciwe, terminowe, ścisłe i zrozumiałe oraz
zgodne z wymaganiami prawnymi. Wymogi te dotyczą wszystkich informacji ujawnianych publicznie,
oświadczeń ustnych, prezentacji, konferencji prasowych oraz rozmów z przedstawicielami mediów w sprawach
dotyczących Towarzystwa.
Upowszechnianie informacji poprzez witrynę internetową
1. Witryna internetowa pod adresem www.tfi.axa.pl jest głównym miejscem upowszechniania informacji na
temat Towarzystwa.
2. Na witrynie internetowej publikowane są co najmniej dane kontaktowe, ogólne informacje opisujące
działalność Towarzystwa, a także kluczowe dane dotyczące zarządzanych funduszy.
1/3
Zasady i terminy udzielania odpowiedzi Klientom oraz uprawnionym organom na wnioski oraz zapytania
1. Wnioski i zapytania można składać w następujący sposób w każdej jednostce Towarzystwa obsługującej
klientów.
a. drogą pocztową na adres siedziby Towarzystwa: AXA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.,
ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa
b. osobiście w siedzibie Towarzystwa z zachowaniem formy pisemnej
c. formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected]
d. telefonicznie pod numerem 22 555 04 45 (koszt połączenia zgodnie z taryfą operatora)
e. ustnie podczas osobistej wizyty w jednostce Towarzystwa.
2. Terminy udzielenia odpowiedzi przez Towarzystwo:
a. W przypadku, gdy z charakteru zapytania wynika konieczność udzielenia Klientowi lub uprawnionemu
organowi odpowiedzi, odpowiedź taka powinna zostać udzielona w terminie 30 dni, chyba, że z treści
zapytania wynika inny termin.
b. Zapytania, które nie wymagają przesłania Klientowi lub uprawnionemu organowi odpowiedzi powinny
zostać obsłużone niezwłocznie. W przypadku konieczności podjęcia działań na skutek przesłanego
zapytania, Towarzystwo udziela odpowiedzi w terminie 30 dni.
Zasady i terminy rozpatrywania reklamacji
1. Reklamacja to wystąpienie Klienta skierowane do Towarzystwa (w tym skarga i zażalenia), zawierające
zastrzeżenia dotyczące usług świadczonych przez Towarzystwo. Złożenie reklamacji niezwłocznie po
powzięciu zastrzeżeń ułatwi i przyspieszy rzetelne jej rozpatrzenie.
2. Zapytania, informacje oraz reklamacje można składać w następujący sposób w każdej jednostce
Towarzystwa obsługującej klientów.
a. drogą pocztową na adres siedziby Towarzystwa: AXA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.,
ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa
b. osobiście w siedzibie Towarzystwa z zachowaniem formy pisemnej
c. formie elektronicznej na adres [email protected]
d. za pomocą formularza dostępnego po zalogowaniu w portalu transakcyjnym, na stronie
https://atlanticfundservices.eu/int2axa/tfi/axa/Contact.app?menuOpt=contact
e. telefonicznie pod numerem 22 541 76 06 (koszt połączenia zgodnie z taryfą operatora)
f. ustnie podczas osobistej wizyty w jednostce Towarzystwa.
3. Odpowiedź Towarzystwa na reklamację zostanie udzielona w formie pisemnej albo pocztą elektroniczną,
jeżeli osoba składająca reklamację złoży wniosek o udzielnie odpowiedzi w tej formie. Dodatkowo
na wniosek osoby składającej reklamację Towarzystwo potwierdza pisemnie lub w inny uzgodniony sposób
fakt jej złożenia.
4. W przypadku gdy Towarzystwo nie posiada danych kontaktowych osoby składającej reklamację, przy jej
składaniu należy podać następujące dane: imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres e-mail
(w przypadku wyboru takiej formy kontaktu).
5. Towarzystwo udzieli odpowiedzi na reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni
od dnia otrzymania reklamacji.
6. W szczególnie skomplikowanych przypadkach, uniemożliwiających rozpatrzenie reklamacji i udzielenie
odpowiedzi w terminie 30 dni, Towarzystwo wyśle w tym terminie informację w której: (i) wyjaśni przyczynę
opóźnienia; (ii) wskaże okoliczności które muszą zostać ustalone dla rozpatrzenia sprawy; oraz (iii) określa
przewidywany termin rozpatrzenia reklamacji i udzielenia odpowiedzi, który nie moze przekroczyć 60 dni od
dnia otrzymania reklamacji.
7. Klient może złożyć do Towarzystwa odwołanie od rozstrzygnięca reklamacji, które zostanie rozpatrzone
przez Towarzystwo w terminie 30 dni.
Zasady udostępniania informacji akcjonariuszom
1. Towarzystwo zapewnia akcjonariuszom równy dostęp do informacji udostępnianych w związku
z posiadaniem statusu akcjonariusza.
2. Co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia akcjonariusz otrzymuje ogłoszenie
o zwołaniu walnego zgromadzenia zawierającego datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia oraz
szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany statutu w ogłoszeniu powołane zostaną
dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian. Jeżeli jest to
2/3
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
uzasadnione znacznym zakresem zamierzonych zmian statutu, ogłoszenie może zawierać projekt nowego
tekstu jednolitego statutu wraz z wyliczeniem nowych lub zmienionych postanowień statutu.
Podczas obrad walnego zgromadzenia Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego
żądanie informacji dotyczących Towarzystwa, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej
porządkiem obrad.
Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Towarzystwu, spółce z nim
powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych,
handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.
Członek zarządu może odmówić udzielenia informacji, jeżeli udzielenie informacji mogłoby stanowić
podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej.
W przypadku, o którym mowa w ust. 3, zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym
zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Zarząd jest obowiązany udzielić informacji nie
później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia.
W przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza walnym zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji
dotyczących Towarzystwa, zarząd może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie przy uwzględnieniu
ograniczeń wynikających z ust. 4.
W dokumentacji przedkładanej najbliższemu walnemu zgromadzeniu, zarząd ujawnia na piśmie informacje
udzielone akcjonariuszowi poza walnym zgromadzeniem wraz z podaniem daty ich przekazania i osoby,
której udzielono informacji. Informacje przedkładane najbliższemu walnemu zgromadzeniu mogą nie
obejmować informacji podanych do wiadomości publicznej oraz udzielonych podczas walnego
zgromadzenia.
Akcjonariusz, któremu odmówiono ujawnienia żądanej informacji podczas obrad walnego zgromadzenia
i który zgłosił sprzeciw do protokołu, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu
do udzielenia informacji w terminie tygodnia od zakończenia walnego zgromadzenia, na którym odmówiono
udzielenia informacji.
Postanowienia końcowe
Polityka jest aktualizowana niezwłocznie po wprowadzeniu zmian w procedurach i standardach mających wpływ
na Politykę informacyjną. Za aktualizację Polityki informacyjnej odpowiada dyrektor komunikacji korporacyjnej.
3/3