dokoni CASE - Konica Minolta

dokoni CASE
Kategoria
Charakterystyka
– Przechwytywanie dokumentów
– Przetwarzanie dokumentów
– Dystrybucja dokumentów
– Zarządzanie treścią
Przechwytywanie
i zarządzanie
dokumentami
USPRAWNIENIE OBIEGU DOKUMENTÓW
W ŚRODOWISKU SHAREPOINT
Dokoni CASE to prosta w obsłudze aplikacja do zarządzania obiegiem dokumentów, która oparta jest na technologii
SharePoint. Zapewnia korzystne rozszerzenia i usprawnienie funkcjonalności zarządzania treścią w MS SharePoint.
W dzisiejszych czasach przetwarzanie dokumentów
i współpraca to nieodłączne aspekty codziennej pracy
w praktycznie każdym środowisku korporacyjnym.
Dokumenty są zwykle wykorzystywane i współdzielone
przez kilku pracowników, na przykład do zatwierdzania
faktur, przyjmowania i obsługi zamówień, delegowania zadań
oraz w wielu innych sytuacjach. Dostarczenie do właściwej
osoby zawsze prawidłowej i aktualnej treści dokumentu,
bez opóźnień i utraty informacji jest niezwykle istotne.
Dokoni CASE umożliwia natychmiastowe sprawdzenie
lokalizacji, a co ważniejsze, aktualnego statusu
dokumentów. Przykładowo, można ustalić właściwego,
tzn. uprawnionego, pracownika do wykonania danego
zadania oraz ograniczyć rodzaje dostępnych operacji
do tego konkretnego użytkownika. Równocześnie
aplikacja może zapewnić, że dany dokument będzie
przetwarzany dopiero wówczas, gdy wykonano
wszystkie wymagane czynności.
Rozwiązanie dokoni CASE oferowane jest w dwóch
wersjach, Standard i Premium. Obie zapewniają dużą
elastyczność i skalowalność oraz konkretne funkcje
zależne od wybranej wersji. Jako kompleksowy
moduł do zarządzania treścią przedsiębiorstw (ECM),
dokoni CASE oferuje przejrzyste funkcje obsługi
dokumentów oraz funkcje archiwizacji.
CHARAKTERYSTYKA dokoni CASE
GŁÓWNE CECHY
Zarządzanie treścią
– Indeksowanie dokumentów: Funkcja ta określa
odpowiedzialną upoważnioną osobę dla każdego typu
dokumentu, dozwolone operacje w systemie i oferuje
pełne wyszukiwanie tekstowe. Wszystkie wymagane
indeksy/metadane są sprawdzane przed umieszczeniem
dokumentu w kolejnej fazie cyklu życia (inny status lub
archiwizacja końcowa).
– Natychmiastowy podgląd dokumentu: dokoni CASE
oferuje listy kart dokumentu, które umożliwiają dodatkowy
podgląd wszystkich niezbędnych obiektów. Każdy
użytkownik może indywidualnie wybrać te listy oraz
uruchamiać zadania publiczne i prywatne. Użytkownicy
mogą tworzyć swoje własne widoki, takie jak „Moje
zadania”, „Na dzisiaj”, „Aktywne zadania”, „Zlecenia”.
– Modułowe procesy robocze: Dostępne ustawienia
procesów roboczych ułatwiają przekazywanie
dokumentów i informacji, są elastyczne i proste
w obsłudze. Pracownicy mogą w dogodny dla siebie
sposób spersonalizować swoje procesy robocze
wybierając wymagany moduł do tworzenia żądanych
działań. Nie wymaga to wsparcia technika firmy
Konica Minolta. Użytkownicy mogą również określać
konkretne uprawnienia dostępu, wymuszać konieczność
dokończenia dokumentu przed zmianą statusu na inny,
dodawać powiadomienia itp.
– Przyciski makro: Mogą one służyć do wprowadzania
predefiniowanych wartości w niektórych polach karty
dokumentu, zmiany statusu dokumentu oraz rozpoczynania
nowych zadań, takich jak żądanie polecenia lub
dodatkowego zatwierdzenia danego dokumentu.
– Scentralizowane archiwum (opcja): Funkcja
pomaga w przejrzystym organizowaniu ewidencji
dokumentacji i zapobiega utracie ważnych dokumentów.
Zapisy znacznika czasu dla poszczególnych plików
oraz blokowanie metadanych zapisanych dokumentów
zapewnia lepsze wsparcie dla zabezpieczenia
i przechowywania dokumentów.
– System powiadamiania: dokoni CASE poszerza
zakres standardowych funkcji powiadamiania w MS
SharePoint o krótkie wiadomości e-mail, które informują
użytkowników o wszelkich zmianach w ich dokumentach.
Każdorazowe przypisanie nowego właściciela do karty
dokumentu, dodanie nowego pliku, utworzenie nowego
działania, żądania lub komentarza sprawia, że dokoni
CASE automatycznie generuje i wysyła odpowiednie
powiadomienie e-mailem.
– Eksport/import dokumentów do i z innych źródeł:
Dokumenty można eksportować i importować z/do
dokoni Case do/z innych systemów, takich jak ERP
lub SAP, innych obiektów MS SharePoint, baz danych,
a także importować dokumenty zeskanowane za pomocą
urządzenia wielofunkcyjnego. Inne funkcje importowana/
eksportowania obejmują import ze skrzynki pocztowej
lub skrzynki danych oraz eksport do zewnętrznego
nośnika plików itp. Konkretne funkcje zależą od
modułów wybranych przez użytkownika. Wszystkie
wyeksportowane dane muszą zawierać sam plik oraz
metadane załączonego plik .xml.
– Usprawnienia urządzeń wielofunkcyjnych
Konica Minolta: Po zeskanowaniu przy pomocy
urządzenia wielofunkcyjnego Konica Minolta dokumenty
mogą być przetwarzane bezpośrednio przez dokoni CASE
dzięki funkcji OCR (optyczne rozpoznawanie znaków).
– Ulepszone zarządzanie i wyższy poziom
bezpieczeństwa: Możliwe jest określenie sposobu
zastępowania i określenie zadań dopuszczonych
dla konkretnych użytkowników w określonym stanie
dokumentu (dotyczy to również administratorów).
CHARAKTERYSTYKA dokoni CASE
SCHEMAT PROCESU
URZĄDZENIE WYJŚCIOWE
URZĄDZENIE WEJŚCIOWE
Zarządzanie procesami
Dokumenty
–
–
–
–
–
Indeksowanie dokumentów
Procesy ad-hoc
Zmiana właściciela dokumentu
Zmiana typu dokumentu
Dodawanie metadanych
Archiwizowanie
E-mail
– Znacznik czasu
– Blokowanie metadanych
Dostarczanie
Folder podręczny
E-mail
System ERP
Wyszukiwanie
Folder sieciowy
Przechowywanie
Archiwum
zewnętrzne
SPECYFIKACJA TECHNICZNA
MINIMALNE WYMAGANIA SYSTEMOWE
Systemy operacyjne Windows Server 2008 (32/64)
Windows 2008 R2 SP2 (32/64)
Windows 2012 (32/64)
Pamięć 8 GB wolnej pamięci RAM na serwerze fizycznym lub wirtualnym
Miejsce na twardym dysku 200 GB
CPU Procesor 64 bitowy, czterordzeniowy
Przeglądarka
Internet Explorer 8
internetowa
Internet Explorer 9
Internet Explorer 10
Obsługiwane języki
interfejs obsługowy
angielski, (chorwacki), czeski, fiński, polski, rumuński,
rosyjski, słowacki, słoweński, ukraiński
Obsługiwany język
dla administracji angielski
WYMAGANIA PROGRAMOWE
Microsoft SharePointSharePoint Foundation 2010 SP2
SharePoint Server Enterprise 2010
Serwer bazy danych SQL Server Express 2008
SQL Server Express 2012
Usługa katalogu Active Directory
Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. ul. Muszkieterów 15 02-273 Warszawa Polska www.konicaminolta.pl
04/2014
Obsługa i dostępność wymienionych specyfikacji i opcji może różnić się w zależności od systemów
operacyjnych, aplikacji, protokołów sieciowych oraz konfiguracji sieci i systemu.