Dokumentacja pracownicza (Prezentacja)

Dokumentacja pracownicza (Prezentacja)

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA
Opracowała
Anna Dziechciarz
Podstawa prawna
Opis zasad kompletowania i prowadzenia akt osobowych pracownika oraz
innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy zostały uregulowane
w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja
1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. Ust. nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Część A akt osobowych – dokumentacja związana z ubieganiem
się o zatrudnienie
1)
2)
3)
4)
5)
Kwestionariusz osobowy kandydata do pracy,
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty
potwierdzające okresy zatrudniania,
Świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku zatrudniania osoby w związku
z przygotowaniem zawodowym,
Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku,
Dokumenty potwierdzające prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego
(jeśli dokumenty zostały dostarczone po zawarciu umowy powinny znaleźć się
w części B akt osobowych),
Część A akt osobowych – dokumentacja związana z ubieganiem
się o zatrudnienie cd.
6)
7)
8)
9)
Dokumenty potwierdzające odbycie stażu organizowanego przez urząd pracy,
Dokumenty potwierdzające okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
Świadectwa ukończenia szkół i kursów odbytych przed podjęciem pracy,
Zaświadczenie o równoległym zatrudnieniu niezakończonym w momencie
podjęcia zatrudnienia u obecnego pracodawcy.
Część B akt osobowych – dokumentacja związana z
zatrudnieniem
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Kwestionariusz osobowy pracownika,
Umowa o pracę,
Informacja o warunkach zatrudnienia,
Zakres obowiązków – jeżeli został przekazany w formie pisemnej,
Karta szkolenia wstępnego w zakresie bhp,
Oświadczenie o zapoznaniu się pracownika z ryzykiem zawodowym,
Zaświadczenie o szkoleniu w zakresie ppoż.,
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka
Część B akt osobowych – dokumentacja związana z
zatrudnieniem cd.
o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień określonych w przepisach
art. 189¹ Kodeksu pracy (składane corocznie),
9) Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
albo do wyliczenia się,
10) Wypowiedzenie/porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy,
11) Polecenie wykonywania innej pracy niż wskazana w umowie o pracę na
warunkach określonych w art. 42 § 4 Kodeksu pracy ,
12) Dokumenty związane z przyznaniem nagrody lub wyróżnienia,
Część B akt osobowych – dokumentacja związana z
zatrudnieniem cd.
13) Dokumenty związane z udzieleniem kary porządkowej i wyjaśnienia pracownika
z nią związane,
14) Świadectwo pracy z zakończonego równoległego zatrudnienia pracownika,
15) Umowa „lojalnościowa”,
16) Orzeczenie lekarskie o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na
dotychczasowym stanowisku, o których mowa w art. 53 § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy,
17) Orzeczenie o niepełnosprawności, orzeczenie ZUS o niezdolności do pracy dla
celów rentowych,
18) Orzeczenie lekarskie o przeprowadzeniu badań okresowych lub kontrolnych,
Część B akt osobowych – dokumentacja związana z
zatrudnieniem cd.
19) Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji w trakcie zatrudnienia (kursy,
szkolenia, studia itp.),
20) Dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego,
urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu
ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
21) Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika
uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186 ⁷ Kodeksu pracy),
22) Umowa o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy,
23) Informacja dotycząca wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku
obrony,
Część B akt osobowych – dokumentacja związana z
zatrudnieniem cd.
24) wnioski pracownika w zakresie: indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowanie
do niego skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy, która jest świadczona
wyłącznie w piątek, sobotę, niedziele i święta,
25) Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową
we wszystkich sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Część C akt osobowych – dokumentacja związana z ustaniem
zatrudnienia
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
Dokumenty związane ze skróceniem okresu wypowiedzenia,
Pismo pracownika dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz
niewypłacenia ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
Kopia świadectwa pracy,
Potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem
egzekucyjnym,
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzeniem badań okresowych
po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty, które mogą ale nie muszą być przechowywane w
aktach osobowych
1)
2)
CV, list motywacyjny (w części A akt osobowych),
Akty stanu cywilnego (w części B akt osobowych – kopie potwierdzone za
zgodność z oryginałem).
Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi
pracownika związane ze stosunkiem pracy
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Karty ewidencji czasu pracy,
Wnioski urlopowe,
Wnioski o opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
Wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach
nadliczbowych,
Pisemne zobowiązanie pracownika do pracy w godzinach nadliczbowych,
Pisemne polecenie wykorzystania czasu wolne w zamian za nadgodziny,
Zwolnienia lekarskie,
Wniosek pracownicy o łączne wykorzystanie przerw na karmienie piersią,
Zaświadczenie lekarskie o karmieniu dziecka piersią (załącznik do wniosku),
Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi
pracownika związane ze stosunkiem pracy cd.
10) Umowy cywilnoprawne i dokumenty z nimi związane,
11) Umowy ze specjalistami z poza zakładu (np. behapowiec, lekarz medycyny pracy),
12) Dokumentacja dostarczona na potrzeby kapitału początkowego inne niż
świadectwa pracy,
13) Dokumenty związane z dodatkowym ubezpieczeniem pracownika,
14) Dokumentacja ZUS i podatkowa,
15) Oświadczenia o dochodach związana z pomocą z ZFŚS,
16) Zaświadczenia o zarobkach,
17) Pisemne nagany, które nie są związane z karami porządkowymi lub rozwiązaniem
stosunku pracy.
Dziękuję za uwagę
W razie pytań proszę o kontakt
[email protected]