974_Or_załącznik_zasady stosowania systemu komunikacji

Projekt „Sprawny Samorząd. Wdrażanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z
terenu województwa opolskiego i śląskiego”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki ,Priorytetu V „Dobre rządzenie” Działania 5.2. „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Poddziałania 5.2.1.
„Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej ”
ZP.271.20.41.2011.SL
Załącznik do zarządzenia
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
nr 974/Or/2012 z dnia26 lipca 2012 r.
Zasady stosowania w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle systemu komunikacji
wewnętrznej, obejmującego sieć Intranet oraz elektroniczne wewnętrzne komunikatory
głosowe z możliwością zestawiania wideokonferencji .
1. Cel wprowadzenia w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązku stosowania
systemu komunikacji wewnętrznej, obejmującego sieć Intranet oraz elektroniczne
wewnętrzne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania wideokonferencji.
Celem wprowadzenia obowiązku stosowania systemu komunikacji wewnętrznej
obejmującego sieć Intranet oraz elektroniczne wewnętrzne komunikatory głosowe z
możliwością zestawiania wideokonferencji, jest zapewnienie w Urzędzie Miasta KędzierzynKoźle optymalnej skuteczności i efektywności przepływu informacji, w tym:
1) najkrótszego możliwego czasu otrzymywania przez wybranego odbiorcę
wysłanych przez nadawcę komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści
poleceń i dokumentów,
2) identyczności założonej przez nadawcę i osiągniętej liczby oraz rodzaju
odbiorców komunikatu wewnętrznego lub informacji o treści poleceń i
dokumentów.
3) zgodności zastosowanych procedur i metod wykorzystania informatycznych
narzędzi komunikacji wewnętrznej z obowiązującymi przepisami prawa .
4) prawidłowości komunikacji pionowej i poziomej.
2. Przedmiot i zakres obowiązku stosowania w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle
systemu komunikacji wewnętrznej, obejmującego sieć Intranet oraz elektroniczne
wewnętrzne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania wideokonferencji.
Obowiązkiem stosowania systemu komunikacji wewnętrznej, obejmującego sieć Intranet oraz
elektroniczne wewnętrzne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania
wideokonferencji objęte są :
1
Projekt „Sprawny Samorząd. Wdrażanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z
terenu województwa opolskiego i śląskiego”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki ,Priorytetu V „Dobre rządzenie” Działania 5.2. „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Poddziałania 5.2.1.
„Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej ”
ZP.271.20.41.2011.SL
1) w zakresie stosowania sieci Intranet - wszystkie stanowiska pracy wyodrębnione w
strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, posiadające dostęp do
wewnętrznej sieci informatycznej;
2) w zakresie stosowania elektronicznych wewnętrznych komunikatorów głosowych z
możliwością zestawiania wideokonferencji - wszystkie wyodrębnione w strukturze
organizacyjnej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle stanowiska kierownicze, w tym
stanowiska Zastępców Prezydenta Miasta , Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta
3. Terminologia
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o :
1) Zasadach- należy przez to rozumieć zasady stosowania w Urzędzie Miasta KędzierzynKoźle systemu komunikacji wewnętrznej, obejmującego sieć Intranet oraz elektroniczne
wewnętrzne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania wideokonferencji
2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kędzierzyn – Koźle;
3) Kierowniku Urzędu – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle;
4) sieci Intranet – należy przez to rozumieć udostępnione w wewnętrznej sieci
informatycznej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle narzędzia komunikacji wewnętrznej,
oparte o funkcjonalności opisane we Wzorcu nr 1, stanowiącym integralną część
niniejszych Zasad;
5) elektronicznych wewnętrznych komunikatorach głosowych – należy przez to
rozumieć elektroniczne wewnętrzne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania
wideokonferencji, oparte o funkcjonalności opisane we wzorcu nr 2, stanowiącym
integralną część niniejszych Zasad ;
6) Instrukcji stosowania optymalnych modeli oraz informatycznych narzędzi
komunikacji wewnętrznej – należy przez to rozumieć zamieszczoną w sieci Intranet
instrukcję obejmującą w szczególności :
a) opis dobrych praktyk komunikacji wewnętrznej w urzędach administracji
publicznej,
b) procedury oraz metody korzystania z :
- sieci Intranet,
- elektronicznych wewnętrznych komunikatorów głosowych.
opracowaną według Wzorca nr 3, stanowiącego integralną część niniejszych Zasad;
4. Odpowiedzialność za zarządzanie siecią Intranet i elektronicznymi wewnętrznymi
komunikatorami głosowymi oraz zapewnienie prawidłowości ich działania
Z zastrzeżeniem przestrzegania reguł określonych w Instrukcji stosowania optymalnych
modeli oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej, odpowiedzialność za :
1) zarządzanie siecią Intranet i elektronicznymi wewnętrznymi komunikatorami
głosowymi, w tym zapewnienie właściwej organizacji i struktury udostępniania za ich
pośrednictwem komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści poleceń i
dokumentów – spoczywa na Kierowniku Wydziału Organizacyjnego Urzędu oraz - w
ramach nadzoru - Sekretarzu Miasta Kędzierzyn-Koźle;
2
Projekt „Sprawny Samorząd. Wdrażanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z
terenu województwa opolskiego i śląskiego”, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki ,Priorytetu V „Dobre rządzenie” Działania 5.2. „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Poddziałania 5.2.1.
„Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej ”
ZP.271.20.41.2011.SL
2) prawidłowość, terminowość, aktualność oraz rzetelność udostępnianych za
pośrednictwem sieci Intranet i elektronicznych wewnętrznych komunikatorów głosowych
komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści poleceń i dokumentów - spoczywa na
osobie zajmującej stanowisko kierownicze, o którym mowa w ust.2 pkt.2, właściwe ze
względu na rodzaj i treść komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści poleceń i
dokumentów;
3) prawidłowe działanie infrastruktury technicznej sieci Intranet i elektronicznych
wewnętrznych komunikatorów głosowych, w szczególności okablowania i urządzeń
aktywnych wewnętrznej sieci logicznej, sprzętu komputerowego oraz oprogramowania
niezbędnego do ich funkcjonowania – spoczywa na kierowniku Biura Informatyki i
Ochrony Informacji Urzędu.
5. Dokumentacja czynności wykonanych w zakresie zarządzania oraz zapewnienia
prawidłowości działania sieci Intranet i elektronicznych wewnętrznych komunikatorów
głosowych.
Pełna dokumentacja czynności wykonanych w zakresie zarządzania oraz zapewnienia
prawidłowości działania sieci Intranet i elektronicznych wewnętrznych komunikatorów
głosowych przechowywana jest w postaci elektronicznej w bazach danych sieci Intranet oraz
elektronicznych wewnętrznych komunikatorów głosowych, a także w postaci dokumentów
tradycyjnych, w zakresie ustalonym przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle w akcie
określającym tryb zarządzania dokumentami w Urzędzie, w Wydziale Organizacyjnym
Urzędu.
3