alert prawny POZYSKANIE ŚRODKÓW Z KRAJOWEGO

KRAJOWY FUNDUSZU SZKOLENIOWY JAKO SZANSA NA
UZYSKANIE WSPARCIA CELEM PODNIESIENIE KOMPETENCJI
PRACOWNIKÓW
Źródło prawa: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r.
w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2014 poz.
639)
1. Kto może ubiegać się o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego?
PRACODAWCA
O dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego mogą wystąpić wszyscy pracodawcy
w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku
pracy, którzy zamierzają inwestować w podnoszenie swoich własnych kompetencji lub
kompetencji osób pracujących w firmie.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 25 ww. ustawy pracodawca to jednostka organizacyjna,
chociażby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia co najmniej jednego
pracownika.
Nie jest pracodawcą osoba prowadząca działalność gospodarczą niezatrudniającą żadnego
pracownika.
Nie ma znaczenia na jaki rodzaj umowy o pracę zatrudnieni są pracownicy korzystający
z kształcenia wspieranego środkami KFS, a także czy jest to praca na pełen czy część etatu.
Ponadto – pracodawca jako osoba pracująca może skorzystać z kształcenia ustawicznego
finansowanego przez KFS na takich samych zasadach jak jego pracownicy.
1
OSOBA PROWADZĄCA JEDNOOSOBOWĄ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ
Art. 69a ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy stanowi, że środki
KFS przeznaczone są na finansowanie działań w obszarze kształcenia ustawicznego
pracowników i pracodawców jednocześnie art. 2 ust. 1 pkt 25 powyższej ustawy definiuje
pojęcie pracodawcy jako jednostkę organizacyjną lub osobę fizyczną, o ile zatrudnia
przynajmniej jednego pracownika.
Oznacza to, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniające
pracowników nie mogą korzystać ze środków KFS.
Tym samym, nie może skorzystać ze wsparcia środkami KFS osoba prowadzącą działalność
gospodarczą niezatrudniająca żadnego pracownika lub np. zatrudniająca wykonawców na
podstawie umowy o dzieło czy współpracująca wyłącznie ze współmałżonkiem.
WAŻNE!
Czy wspólnicy spółki partnerskiej, spółki jawnej będący pracodawcą mogą ubiegać się o środki
z KFS?
NIE. Pracodawcą w tym przypadku jest bezpośrednio spółka.
Wspólnik może otrzymać
dofinansowanie do szkolenia w ramach KFS tylko w sytuacji kiedy posiada podpisaną umowę
o pracę ze spółką.
 Czy prezes spółki z o.o. może ubiegać się o środki na organizację szkolenia dla siebie
w ramach KFS?
TAK, ale tylko wtedy gdy ma podpisaną umowę o pracę ze spółką z o.o. Akt powołania prezesa
nie jest wystarczający do otrzymania dofinansowania.
2. Na co można przeznaczyć środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego?
Finansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawcy oznacza, że środki KFS
można przeznaczyć na:



określenie potrzeb pracodawcy w zakresie kształcenia ustawicznego w związku
z ubieganiem się o sfinansowanie tego kształcenia ze środków KFS,
kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie
umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
2


badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy
zawodowej po ukończonym kształceniu,
ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym
kształceniem.
Jakie szkolenia mogą zostać dofinansowane?
Każde szkolenie, o ile pracodawca uzna je za potrzebne. Nie muszą być one tematycznie
związane z głównym obszarem jego działalności. Pracodawca sam wybiera do tego firmę
szkoleniową, mając na uwadze, aby wydatki były celowe i oszczędne. Kwalifikowalny jest
jedynie koszt samego szkolenia.
WAŻNE!
Nie można się ubiegać o środki z KFS na potrzeby refundacji kosztów dojazdu na szkolenie,
cateringu, noclegu, zakupu książek. Dofinansowaniu podlega jedynie usługa szkoleniowa.
3. Jaki będzie poziom dofinansowania?
Mikroprzedsiębiorca może otrzymać dofinansowanie 100% kosztów kształcenia jednak nie
więcej niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika. Pozostali
przedsiębiorcy mogą otrzymać dofinansowanie na poziomie 80 %. Przeciętne wynagrodzenie
w I kw. 2015 roku wynosiło 4054,89 zł ( trzykrotność 12164,67 zł).
Finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawcy, udzielane
pracodawcom prowadzącym działalność gospodarczą stanowi pomoc de minimis.
4. Procedura otrzymania środków z KFS oraz rozliczenia środków.
A) ZŁOŻENIE WNIOSKU DO WŁAŚCIWEGO URZĘDU PRACY
Pracodawca zainteresowany uzyskaniem środków na finansowanie kosztów kształcenia
ustawicznego pracowników i pracodawcy składa w powiatowym urzędzie pracy właściwym
ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsca prowadzenia działalności wniosek w postaci
papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca prowadzący działalność gospodarczą do wniosku zobowiązany jest dołączyć:

wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis, jakie otrzymał w roku, w którym
ubiega się o pomoc oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat, albo oświadczenie
o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie,
3

formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis
Wnioski są rozpatrywane zgodnie z kolejnością ich wpływu i w terminie 30 dni od dnia
złożenia wniosku pracodawca powinien otrzymać informację o sposobie jego rozpatrzenia.
Po zawarciu umowy z urzędem na realizację działań w ramach KFS pracodawca zobowiązany
jest dokonać wyboru usługodawcy i realizatora kształcenia ustawicznego i poinformować
urząd o dokonanym wyborze (termin realizacji: nie później niż 30 dni od dnia otrzymania
środków).
B) ISTOTNE ELEMENTY UMOWY O FINANSOWANIE Z KFS DZIAŁAŃ
OEBJMUJĄCYCH
KSZTAŁCENIE
USTAWICZNE
PRACOWNIKÓW
I PRACODAWCY
WAŻNE!
Najczęściej zauważane nieprawidłowości, które wymagają wyjaśnień/uzupełnienia wniosku:
- uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenie ustawicznego przedstawione w sposób ogólny, bez
wyraźnego związku ze stanowiskiem pracy osoby, która ma być objęta wsparciem w ramach
realizowanych działań,
- nieprawidłowo wyliczony wkład własny pracodawcy,
- brak złożonego podpisu przez pracodawcę lub osobę reprezentującą pracodawcę na wniosku
i/lub wymaganych dokumentach,
- złożenie wniosku przez osobę, która nie posiada umocowania do tej czynności,
- brak wymaganych załączników, najczęściej: statutu, umowy spółki, zaświadczeń.
o uzyskanej pomocy de minimis lub oświadczenia pracodawcy informującego
Pracodawca
ma takiej
obowiązek:
o nieuzyskaniu
pomocy,
a) zawrzeć z pracownikiem umowę określającą prawa i obowiązki stron, w zakresie
zasad zwrotu środków w przypadku nieukończenia przez pracownika kształcenia
ustawicznego z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania
z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 ustawy – Kodeks Pracy.
b) przekazać na żądanie Urzędu Pracy dane dotyczące:
 liczby osób objętych działaniami finansowanymi udziałem środków KFS według:
 płci,
 grup wieku 15 – 24 lata, 25 – 34 lata, 35 – 44 lata, 45 i więcej,
 poziomu wykształcenia ,
4
 liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace
o szczególnym charakterze.
 liczby osób, które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu
– finansowanych z udziałem środków KFS,
 liczby osób, które ukończyły z wynikiem pozytywnym kurs, studia podyplomowe lub
przystąpiły do egzaminu – finansowanych z udziałem środków KFS.
c) powiadomienia na piśmie Urzędu Pracy o każdej zmianie okoliczności mających
wpływ na realizację umowy o finansowanie działań obejmujących kształcenie
ustawiczne pracowników i pracodawcy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni
roboczych od dnia uzyskania informacji o wystąpieniu danej okoliczności, w tym
w szczególności o:
 ustaniu stosunku pracy z pracownikiem objętym kształceniem ustawicznym,
 przerwaniu kształcenia ustawicznego przez pracownika finansowanego z udziałem
środków KFS.
d) do niezwłocznego, nie później niż w terminie 7 dni roboczych pisemnego
informowania w okresie trwania niniejszej umowy o wszelkich zmianach
w dokumentach stanowiących podstawę prawną funkcjonowania pracodawcy,
a w szczególności miejsca prowadzenia działalności lub świadczenia pracy
pracowników objętych niniejszą umową.
Pracodawca zobowiązany jest w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kształcenia ustawicznego
przedstawić rozliczenie otrzymanych środków KFS poprzez złożenie uwierzytelnionych za
zgodność z oryginałem, czytelnym podpisem przez osobę reprezentującą pracodawcę, kopii
faktur, potwierdzających wydatkowanie otrzymanego dofinansowania i wkładu własnego
(jeśli dotyczy) ujętego w rozliczeniu wraz z dowodem uregulowania należności.
Faktury zawierać winny :

wyszczególnienie dokładnego zakresu działania objętego kształceniem ustawicznym.
C) ZWROT ŚRODKÓW Z KFS PRZEZ PRACODAWCĘ
Pracodawca zwraca środki z KFS wraz z odsetkami w wysokości ustawowej naliczonymi od
dnia otrzymania dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania Urzędu
Pracy w przypadku:


nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika z uwzględnieniem powodu
rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania z nim umowy o pracę na
podstawie art. 52 ustawy – Kodeks Pracy-rozwiązanie przez pracodawcę bez
wypowiedzenia z winy pracownika,
rozwiązania przez pracodawcę z pracownikiem umowy o pracę w trakcie trwania
kształcenia ustawicznego,
5




nieukończenia kształcenia ustawicznego pracownika lub pracodawcy,
wydatkowania środków KFS niezgodnie z przeznaczeniem tj. na działania o innym
zakresie, adresowane do innych grup lub innej liczby osób, realizowane w innym
terminie niż wskazany we wniosku załączonym do umowy,
zamknięcia lub zawieszenia działalności gospodarczej przez pracodawcę,
złożenia niezgodnych z prawdą informacji, zaświadczeń lub oświadczeń w zakresie,
o których mowa w art. 37 ust. 1 i 2 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących
pomocy publicznej.
D) CZYM JEST UMOWA O PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH?
Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności
przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Źródło prawa: art. 1031 - art. 1036 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy
(Dz.U.2014.1502 z dnia 2014.11.04)
Najważniejsze znaczenie dla rozpoczęcia procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych
przez pracownika ma decyzja pracodawcy. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa
się bowiem z inicjatywy pracodawcy albo za zgodą pracodawcy, jeżeli z propozycją
podnoszenia kwalifikacji zawodowych wystąpi pracownik. Taka decyzja pracodawcy
uzewnętrznia się w umowie (tzw. umowie szkoleniowej) dotyczącej wzajemnych praw
i obowiązków stron stosunku pracy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
przez pracownika. Decyzja pracodawcy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych ma
znaczenie nadrzędne i powinna poprzedzać korzystanie przez pracownika z obligatoryjnych
świadczeń z tym związanych oraz ewentualne przyznanie mu przez pracodawcę świadczeń
fakultatywnych.
Uprawnienia obligatoryjne:


urlop szkoleniowy;
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć
na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy
pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
6
Uprawnienia fakultatywne:





Opłacenie szkolenia;
Opłacenie dojazdu na szkolenie;
Podręczniki;
Noclegi;
Wyżywienie.
Umowa szkoleniowa w swojej treści, oprócz uprawnień obligatoryjnych i fakultatywnych,
może dodatkowo zawierać porozumienie w postaci zobowiązania pracownika do
pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji – do 3 lat - OKRES
ODPRACOWANIA.
Uprawnienia przewidziane w przepisach Kodeksu pracy nie będą jednak przysługiwały
pracownikowi, który nie ujawnia pracodawcy faktu nauki, nie zwraca się o wyrażenie zgody
na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, natomiast występuje o udzielenie np. urlopu
szkoleniowego na egzamin kończący studia wyższe.
Warunkiem korzystania ze świadczeń gwarantowanych ustawowo jest bowiem zgoda
pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Zgoda pracodawcy
na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna dotyczyć takiego
procesu kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje
kwalifikacje zawodowe i w konsekwencji spełnił oczekiwane wymagania kwalifikacyjne.
Zgoda pracodawcy powinna zatem obejmować pełen, zamknięty proces kształcenia,
umożliwiający pracownikowi faktyczne podniesienie kwalifikacji zawodowych, do
oczekiwanego poziomu.
Pracodawca jest zobowiązany do udzielania zwolnień z całości lub części dnia pracy
w wymiarze wynikającym z programu obowiązkowych zajęć w ramach podnoszenia
kwalifikacji zawodowych oraz czasu potrzebnego na punktualne dotarcie na nie.
WAŻNE!
Studia podyplomowe nie uprawniają do uzyskania urlopu szkoleniowego.
Urlop szkoleniowy nie przysługuje dla pracowników przygotowujących się na egzaminy kończące
naukę na poszczególnych latach studiów.
Zwolnienie z całości lub części dnia pracy nie będzie przysługiwało, gdy program nauki przewiduje
zajęcia wyłącznie w czasie dla pracownika wolnym od pracy (np. w weekendy).
7