Baltona Shipchandlers Sp. z oo

Baltona Shipchandlers Sp. z o.o. – case study
05-07-2012r.
Decyzję o zakupie zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem
podjęliśmy w 2006r. O wyborze Comarch OPT!MA zdecydowała przede
wszystkim możliwość wybrania tylko tych modułów, które są nam potrzebne
do sprawnego funkcjonowania firmy, integracja kilku baz danych w centrali
oraz możliwość rozwijania systemu wraz z rosnącymi potrzebami spółki.
– mówi Dominik Ludwiczak,
Prezes Zarządu Baltona Shipchandlers Sp. z o.o.
O firmie
Baltona Shipchandlers Sp. z o.o. powstała na bazie
Działów
Zaopatrzenia
Statków
Przedsiębiorstwa
Handlowego „Baltona” S.A., które przeprowadzając
restrukturyzację wydzieliło ze swojej działalności
usługi związane z zaopatrywaniem statków. Jesteśmy
wyspecjalizowanym przedsiębiorstwem zajmującym się
zaopatrywaniem załóg statków morskich we wszelkie
produkty potrzebne do efektywnej pracy na morzu – mówi
Pan Dominik. Spółka oferuje szeroki wybór najwyższej
jakości produktów spożywczych oraz wyposażenie
techniczne statków, szereg publikacji, mapy morskie oraz specjalistyczne środki chemiczne. Jako jeden
z wiodących polskich shipchandlerów współpracuje z najlepszymi dostawcami i producentami
dzięki czemu klienci mogą być pewni jakości dostarczanych towarów oraz usług. Firma obecna jest
we wszystkich polskich portach, realizuje również dostawy shipchandlerskie poza granicami kraju
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania
Zanim zarząd Baltony Shipchandlers zdecydował się na wdrożenie systemu
do zarządzania przedsiębiorstwem – programu Comarch OPT!MA, spółka
korzystała już z programu informatycznego, jednak aplikacja ta nie była
w pełni satysfakcjonująca. Istniała potrzeba wielokrotnego wprowadzania
danych, co wiązało się czasochłonnością, brak było również analiz.
W 2006 roku zarząd Baltony postanowił zainwestować w zintegrowany
system, który pozwoliłby na sprawne zarządzanie Spółką zarówno
w centrali firmy, jak i w jednostkach podległych. Poszukiwaliśmy rozwiązania
nowoczesnego, jednak w przystępnej cenie, niezawodnego i sprawdzonego
przez innych użytkowników – mówi Pan Dominik.
Istotne było, aby nowy system umożliwiał dostosowanie do specyficznej działalności jaką jest
shipchandlerka, czyli aby był w pełni funkcjonalny Ponad to oprogramowanie miało wspomagać nadzór
wszystkich jednostek oraz efektywną obsługę klienta, zarówno w kraju, jak i zagranicą. Firmie zależało
również na sprawnej obsłudze magazynów i logistyki oraz na bezproblemowym przepływie danych.
Rozwiązanie
Po pozytywnej ocenie oprogramowania Comarch OPTIMA, zaprezentowanego przez firmę
Primaco Sp. z o.o. ze Szczecina, zarząd Baltony zdecydował się na zakup systemu. Na początku OPT!MA
obsługiwała trzy oddziały skumulowane w jednej bazie danych. Powodowało to jednak „mieszanie się”
dokumentów oraz wręcz niemożliwym było ocenić prosperowanie poszczególnych oddziałów z osobna.
Zdecydowaliśmy zatem, że niezbędnym jest prowadzenie osobnej ewidencji w trzech placówkach, z których
każda będzie posiadała osobną bazę danych. Umożliwiło to indywidualną ocenę działalności oraz pozwala
ujrzeć w jakich obszarach należy je rozwijać – dodaje Pan Dominik. Ponad to zadaniem oprogramowania
Baltona Shipchandlers Sp. z o.o. – case study
było jednoczesne zintegrowanie trzech baz danych Baltony w jednym
miejscu dla możliwości oceny prosperowania całej spółki
oraz prowadzenie księgowość całej firmy w wybranym, zewnętrznym
biurze rachunkowym. Wdrożone zostały następujące moduły:
Analizy, które z czasem zastąpiono rozbudowanym modułem
Business Intelligence,
Handel,
Kasa/Bank Plus.
Integracja wszystkich modułów Comarch OPT!MA zagwarantowało firmie swobodny przepływ informacji
dotyczących obszarów działania firmy, obsługiwanych przez program. Wynikająca z tego automatyzacja
procesów, pozwoliła Baltonie na znaczne usprawnienie wykonywanych operacji, podnosząc jednocześnie
ich jakość. Duże znaczenie miał również fakt stałego rozwijania systemu, co jest gwarancją dostosowania
do aktualnie obowiązujących przepisów. Wdrożenie przeprowadziła firma Primaco Sp. z o.o.
Korzyści
Główne korzyści, jakie wynikają z wdrożenia Comarch OPT!MA,
to m.in.:
sprawniejsza obsługa klientów,
kontrola nad sytuacją finansową firmy,
zgodność z aktualnymi przepisami,
zwiększenie wydajności pracowników,
zmniejszenie ilości pomyłek,
pełna obsługa różnych rodzajów faktur,
łatwy dostęp do aktualnych danych,
lepsza koordynacja pracowników,
efektywniejsze podejmowanie decyzji,
sprawniejsza wymianę informacji,
ofertowanie, łącznie z rozliczaniem śledzenia efektów oferty,
usprawnienie realizacji zadań biznesowych,
zintegrowanie i usystematyzowanie danych,
skrócenie czasu przygotowania raportów (do kilku minut).
Wybór systemu Comarch OPT!MA mogę uznać za trafny. Szukaliśmy nowoczesnego
i łatwego w obsłudze systemu informatycznego, który w przyszłości będziemy mogli łatwo
rozbudowywać o nowe obszary. Uważamy, że podjęliśmy słuszną decyzję zarówno w kwestii wyboru
systemu, jak i powierzenia jego wdrożenia firmie Primaco Sp. z o.o.
Dominik Ludwiczak,
Prezes Zarządu Baltona Shipchandlers Sp. z o.o.
Dane klienta:
Firma wdrażająca:
Baltona Shipchandlers Sp. z o.o.
ul. Fińska 1,
72-602 Świnoujście
www.baltona.pl
Primaco Sp. z o.o.
ul. Słoneczna 7
72-010 Police
tel. 91 464 78 45
www.primaco.pl