Treść zapytania - Bujalski Sp. z oo

Bujalski Sp. z o.o.
11-001 Dywity
ul. Spółdzielcza 23
Dywity, dnia 13.09.2016
Zapytanie ofertowe
W związku z realizacją przez Firmę Bujalski Sp. z o.o. projektu pt.: „Nowe technologie informacyjnokomunikacyjne kluczem do wzrostu konkurencyjności w przedsiębiorstwie Bujalski Sp. z o.o.”
dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Warmia i Mazury Działanie 1.4.3, zwracam się z prośbą o przygotowanie i przesłanie
oferty, na dostawę oprogramowania i terminali dotykowych oraz realizacji szkoleń z zakresu obsługi i
administrowania systemem.
KOD CPV
72268000-1
30231100-8
80533100-0
System rejestracji czasu pracy wraz z obsługą planowania i rozliczania zleceń produkcyjnych.
Firma Bujalski Sp. z o.o. poszukuje dostawcy który opracuje, wdroży i uruchomi system rejestracji czasu
pracy oraz planowania i rozliczania zleceń produkcyjnych oraz dostarczy terminale i zrealizuje szkolenia.
Oprogramowanie będzie zintegrowane z wykorzystywanym w zakładzie systemem ERP. Firma Bujalski Sp.
z o.o. zakłada podział prac na poniższe etapy:
I.
Instalacja i wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy oraz rozliczania zleceń produkcyjnych, w tym
dostawa terminali dotykowych i realizacja szkoleń z zakresu obsługi i administrowania systemem.
II.
Instalacja i wdrożenie systemu planowania czynności produkcyjnych
- opisany szczegółowo w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
Ofertę wypełnioną komputerowo należy przedstawić na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do
niniejszego zapytania (załącznik do pobrania w wersji elektronicznej ze strony: www.bujalski.com.pl oraz w
biurze projektu w siedzibie Firmy).
.
Ofertę proszę złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego, wysłać pocztą lub przesyłką kurierską na
adres: Bujalski Sp. z o.o., 11-001 Dywity, ul. Spółdzielcza 23 lub podpisaną i zeskanowaną mailowo
na adres [email protected] bądź podpisaną przesłać faksem na nr: +48 89 522 06 06, do dnia
29.09.2016 godz. 12:00 (decyduje moment wpływu dokumentacji do biura Wnioskodawcy). Przy
wyborze opcji odpowiedzi na zapytanie ofertowe faxem bądź mailem oferent dostarczy niezwłocznie
oryginał przedmiotowej oferty drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście.
Cena brutto realizacji projektu powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.
Kryteria wyboru najlepszej oferty oraz informacje o wagach punktowych do realizacji zamówienia, to:
1) Cena (kwota brutto) – 30pkt
2) Potwierdzone referencjami doświadczenie przy wdrażaniu systemów rejestracji czasu pracy – 5pkt
3) Termin realizacji – 5pkt
4) Funkcjonalność – 40pkt
5) Gwarancja – 5pkt
6) Wsparcie techniczne – 5pkt
7) Koszty eksploatacji - roczny koszt świadczenia wsparcia technicznego uprawniający do bezpłatnych
aktualizacji oprogramowania (kwota brutto) – 10pkt
Opis sposobu przyznawania punktacji:
Ocena w pkt. 1 dokonana zgodnie ze wzorem:
( najniższa wartość spośród złożonych ofert / wartość oferty badanej ) * 30pkt
Ocena w pkt. 2 dokonana zgodnie z poniższym schematem (wybór nie więcej niż jednej pozycji):
5 pkt – powyżej 11 referencji
3 pkt – od 6 do 10 referencji
1 pkt – do 5 referencji.
Ocena w pkt. 3 dokonana zgodnie z poniższym schematem (wybór nie więcej niż jednej pozycji):
5 pkt – deklaracja realizacji w terminie 60 dni liczonych od ostatecznego terminu składania ofert
4 pkt – deklaracja realizacji w terminie 120 dni liczonych od ostatecznego terminu składania ofert
3 pkt – deklaracja realizacji w terminie 180 dni liczonych od ostatecznego terminu składania ofert
2 pkt – deklaracja realizacji w terminie 240 dni liczonych od ostatecznego terminu składania ofert
1 pkt – deklaracja realizacji w terminie powyżej 240 dni liczonych od ostatecznego terminu składania ofert do
29.06.2017r włącznie
Ocena w pkt. 4 dokonana zgodnie ze wzorem (można wybrać więcej niż jedną pozycję):
a+b+c+d
gdzie:
20 pkt – w obszarach kadrowym oraz planowania produkcji program automatycznie informuje operatorów o
błędnie zaplanowanym planie pracy i produkcji oraz przekroczeniach wynikających z aktualnych
przepisów Kodeksu Pracy
10 pkt – możliwość integracji z usługą Active Directory za pomocą loginu i hasła oraz Single sign-on
5 pkt – możliwość wyświetlenia przez pracowników produkcji planu pracy na aktualny dzień
5 pkt – możliwość wyświetlenia przez pracowników produkcji raportu zrealizowanych prac za aktualny dzień
Ocena w pkt. 5 dokonana zgodnie z poniższym schematem (wybór nie więcej niż jednej pozycji):
5 pkt – gwarancja powyżej 36 miesięcy
3 pkt – gwarancja od 24 miesięcy do 36 miesięcy
1 pkt – gwarancja od 12 miesięcy do 23 miesięcy
Ocena w pkt. 6 dokonana zgodnie ze wzorem (można wybrać więcej niż jedną pozycję):
a+b+c
gdzie:
2 pkt – nielimitowany, bezpłatny dostęp do telefonicznego wsparcia technicznego
2 pkt – możliwość świadczenia wsparcia zdalnego w zakresie szkoleń, konfiguracji, optymalizacji
1 pkt – zdeklarowany czas usunięcia usterki nie dłuższy niż 7 dni roboczych
Ocena w pkt. 7 dokonana zgodnie ze wzorem:
( najniższa cena spośród złożonych ofert / cena oferty badanej ) * 10pkt
Ofertę mogą złożyć podmioty spełniające następujące warunki:
• Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem niniejszego zamówienia.
• Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
• Nie są kapitałowo ani osobowo powiązane z Zamawiającym.
• Posiadają doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań związanych z rejestracją czasu pracy oraz mogą
przedstawić przynajmniej 5 referencji potwierdzających wdrożenie tego typu systemów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• Negocjacji z wybranym oferentem.
• Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu w oryginały dokumentów
odnoszących się do informacji zawartych w ofercie.
• Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje
powstania żadnych zobowiązań wobec stron. O wyniku postępowania zostaniecie Państwo
poinformowani pisemnie.
Z poważaniem
Tomasz Bujalski
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Szczegółowy opis projektu
System rejestracji czasu pracy wraz z obsługą planowania i rozliczania zleceń produkcyjnych.
Firma Bujalski Sp. z o.o. poszukuje dostawcy który opracuje, wdroży i uruchomi system rejestracji czasu pracy oraz
planowania i rozliczania zleceń produkcyjnych. Oprogramowanie będzie zintegrowane z wykorzystywanym w zakładzie
systemem ERP. Firma Bujalski Sp. z o.o. zakłada podział prac na poniższe etapy:
I.
Instalacja i wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy oraz rozliczania zleceń produkcyjnych, w tym dostawa
terminali dotykowych i realizacja szkoleń z zakresu obsługi i administrowania systemem
II.
Instalacja i wdrożenie systemu planowania czynności produkcyjnych
Zakres wdrożenia (dla obu etapów):
1.
System rejestracji czasu pracy zgodny z obowiązującymi przepisami.
2.
System produkcyjny zgodny z wytycznymi z niniejszego zapytania ofertowego.
3.
Wykorzystanie komputerów stacjonarnych posiadanych przez Zamawiającego dla rejestracji zleceń produkcyjnych.
Na ten moment jest to 8 stanowisk komputerowych z zainstalowanymi systemami operacyjnymi Microsoft
Windows.
4.
Dostarczenie siedmiu (7) terminali rejestrujących.
5.
Istniejący system będzie oparty o karty w technologii UNIQUE 125 kHz – dostawca zobligowany jest do
pozostawienia tej technologii i dostosowania do niej swojego systemu.
6.
Możliwość automatycznej synchronizacji czasu ze wskazanym serwerem NTP.
7.
System obejmujący 250 pracowników z możliwością rozwoju.
8.
Licencja główna oprogramowania + 3 dodatkowe licencji na kolejne stanowiska komputerowe w formie pływającej
(do liczby maksymalnie zalogowanych równocześnie operatorów systemu).
9.
Instalacja wszystkich składników oprogramowania na urządzeniach Zamawiającego.
10. Integracja z programem produkcyjnym Zamawiającego.
11. Montaż urządzeń realizowany przez Zamawiającego.
12. Przeszkolenie minimum 10 pracowników z obsługi i administrowania systemem.
13. Całkowite zakończenie wdrożenia potwierdzone protokołem do 29.06.2017r
Wymogi dla systemu – Etap I:
1.
Przeprowadzenie w trakcie wdrożenia integracji z programem produkcyjnym w zakresie pobrania zleceń z systemu
produkcyjnego.
2.
Przeprowadzenie integracji z systemem kadrowo – płacowym.
3.
Możliwość rejestracji zleceń przez pracownika z wykorzystaniem karty zbliżeniowej i dedykowanego
oprogramowania na stanowiskach rejestrujących.
4.
System ma ewidencjonować czas pracy nad każdym zleceniem i czynnościami które wchodzą w skład zlecenia z
przypisaniem do osoby rejestrującej (pracownika).
5.
Wykorzystanie komputerów stacjonarnych posiadanych przez Zamawiającego dla rejestracji zleceń produkcyjnych
i rejestracji czasu pracy. Na ten moment jest to 8 stanowisk komputerowych.
6.
Możliwość zarządzania danymi z pozycji oprogramowania, wprowadzania zmian i korekt.
Wymogi dla systemu – Etap II:
1.
Planowanie czynności produkcyjnych dla pracowników lub grup pracowników.
2.
System ma dostarczać informację co do ilości godzin jakie mogą być przypisane pracownikowi oraz ilości godzin
jakie wymagane są na realizację zlecenia.
3.
Możliwość zaplanowania danego zlecenia do danego pracownika ale tylko w ramach dostępnej puli godzinowej.
System ma pilnować przekroczenia w tym zakresie.
Wymagania dla terminali:
1.
Ekran dotykowy o przekątnej nie mniejszej niż 10” i nominalnej rozdzielczości nie mniejszej niż 1024*768.
2.
System operacyjny umożliwiający uruchamianie aplikacji dedykowanych dla systemów rodziny Windows,
umożliwiający integrację z usługą Active Directory, objęty wsparciem technicznym producenta.
3.
Odporność przedniego panelu na kurz i wodę.
4.
Chłodzenie urządzenia w trybie pasywnym.
5.
Minimum 2GB pamięci RAM.
6.
Minimum dwurdzeniowy procesor.
7.
Dysk o pojemności nie mniejszej niż 32GB.
8.
Minimum jeden interfejs LAN 1Gbps.
9.
Minimum jeden interfejs USB.
10. Minimum jeden głośnik.
11. Czytnik kart zbliżeniowych w standardzie UNIQUE.
12. Deklarujący się zużyciem prądu na poziomie nie wyższym niż 50W.
13. Minimum 24 miesiące gwarancji.
Integracja z systemem ERP
Minimalny zakres integracji w obszarze:
a)
b)
Kadrowym:
i.
Import (nr pracownika; nazwisko; imię)
ii.
Eksport (nr pracownika; data; czas zdarzenia; identyfikator zdarzenia)
Produkcyjnym:
i.
Import (nr zlecenia; nazwa kartoteki; czas technologiczny; termin dostawy)
Pozostałe warunki
Zakup licencji i poniesione w ramach wdrożenia koszty uprawniają firmę Bujalski do nieograniczonego czasem
korzystania z proponowanego rozwiązania bez ponoszenia dodatkowych wydatków.
Sposób funkcjonowania systemu na stanowiskach produkcyjnych
1.
Czynności realizowane przez Pracownika w celu rejestracji zlecenia i zdarzeń systemu RCP:
a)
Logowanie do systemu kartą zbliżeniową (konieczne jest posiadanie uruchomionej aplikacji na urządzeniu
rejestrującym) Po zalogowaniu widoczny jest panel z dwoma „opcjami”: Produkcja, Praca Start.
b)
Rejestracja zdarzenia „Praca Start” – wybór opcji „Praca Start” co zapisuje zdarzenie do systemu RCP.
Potwierdzenie wyboru poprzez przyłożenie karty zbliżeniowej do czytnika.
c)
Rejestracja zlecenia produkcyjnego – pracownik wybiera opcję „Produkcja”, następnie zlecenie oraz czynność.
Potwierdza wybór przykładając kartę zbliżeniową do czytnika.
d)
Na koniec pracownik wybiera opcję wylogowania lub system realizuje wylogowanie po upływie określonego
czasu.
e)
W celu rejestracji innego zlecenia w trakcie dnia pracownik wykonuje kroki opisane w podpunktach a, c, d.
f)
Kończąc pracę w danym dniu pracownik wybiera opcję „Praca Koniec”. Potwierdza wybór przykładając kartę
zbliżeniową do czytnika. Opcja „Praca Koniec” równocześnie kończy ostatnio realizowane zlecenie i rejestruje
zakończenie dnia pracy w systemie RCP.
Zgodnie z powyższym opisem pracownik zawsze musi osobno zarejestrować zdarzenie „Praca Start” oraz
zdarzenie systemu zadaniowego.
Zdarzenie „Praca koniec” jest „zintegrowane” z zamknięcie aktualnie realizowanego zlecenia.
2.
Jeżeli w trakcie dnia pracownik przechodzi do kolejnego zlecenia, automatycznie zamykane jest aktualnie
realizowane zlecenie. Jeżeli chce zakończyć zlecenie i nie rozpoczynać kolejnego (np. ma wezwanie do kadr,
szkolenie BHP lub inną czynność nie będącą czynnością produkcyjną) to wybiera zlecenie PNM (Praca na rzecz
mistrza)(opisane w pkt. 5-6).
3.
Brak możliwości pracy równoległej na kilku zleceniach w trakcie dnia.
4.
Jakiekolwiek zdarzenia Wyjść w Czasie Pracy (WCP) typu przerwa, wyjście prywatne, wyjście służbowe itp. są
rejestrowane jako „Praca na rzecz mistrza”(PNM).
5.
„Praca na rzecz mistrza”(PNM) jest osobnym zleceniem. Każdy pracownik ma mieć możliwość jego
zarejestrowania. Przy rejestracji powinna być opcja dopisania notatki, tak by widoczna była w oprogramowaniu.
6.
Po zarejestrowaniu PNM, Mistrz z pozycji oprogramowania modyfikuje to zlecenie i zgodnie z notatką dopisuje
czas do innego wskazanego w notatce zlecenia. Następuje modyfikacja zdarzeń.
Sposób funkcjonowania systemu na stanowiskach biurowych
1.
Dopuszczalna jest rejestracja tylko zdarzeń systemu RCP. Brak rejestracji dla systemu zadaniowego.
2.
Czynność realizowane przez Pracownika w celu rejestracji zdarzeń systemu RCP:
a)
Logowanie do systemu kartą zbliżeniową (konieczne jest posiadanie uruchomionej aplikacji na urządzeniu
rejestrującym). Po zalogowaniu widoczny jest panel z dwoma „opcjami”: Produkcja, Praca Start.
b)
Rejestracja zdarzenia „Praca Start” - wybiera opcję „Praca Start” co zapisuje zdarzenia do systemu RCP.
Potwierdza wybór przykładając kartę zbliżeniową do czytnika.
c)
Na koniec pracownik wybiera opcję wylogowania lub system realizuje wylogowanie po upływie określonego
czasu.
d)
Wystarczająca jest rejestracja raz dziennie (jedno zdarzenia). Pracownik nie musi dodatkowo wybierać
zdarzenia praca koniec.
Sposób funkcjonowania modułu planowania produkcji
1. Każde zlecenie ma założony czas technologiczny. Czas ten ma być rozdzielony na pracowników którzy będą
realizować zlecenie.
2. Porównanie normy pracy z czasem zaplanowanym.
3. System ma wyliczyć normę:
a)
Uwzględniamy nieobecności na zasadzie – każda nieobecność pomniejsza normę, np. jeżeli na 5 dni
roboczych dla pracownika pełny etat mamy 2 dni UW + 1 dzień L4 to norma będzie wskazywać 16h
(pozostały tylko 2 dni robocze).
b)
Norma ma się wyświetlać dla grupy pracowników z uwzględnieniem powyższych zasad.
4. Pracownicy produkcyjni będą „grupowani” według parametrów (grupa, atrybut bądź inny stworzony na potrzeby
modułu planowania) które będą odpowiadać „Brygadom”.
5. Norma wyliczana jest na zasadzie – plan pracy RCP minus nieobecności.
Raportowanie
1.
Podstawowym formatem raportów zarówno dla modułu RCP jak i produkcji jest tabela przestawna której widok
można eksportować do pliku PDF oraz arkusza kalkulacyjnego. Przykłady podstawowych raportów:
a)
b)
c)
d)
e)
2.
Zestawienia dotyczące systemu produkcyjnego podzielone są ze względu na:
a)
pracownika – czas pracy: poświęcony na realizację konkretnego zlecenia, z rozbiciem na czynności będące
składowymi zlecenia, monitorowanie postępu prac nad konkretnym zleceniem;
b)
zlecenie - efektywność produkcji: porównanie czasu technologicznego z rzeczywistym, porównanie
efektywności pracowników przy realizacji podobnych zleceń;
c) czynność – porównanie czasu wykonania czynności przez różnych pracowników, porównanie czasu wykonania
czynności w ramach różnych zleceń, porównanie czasu zakładanego na wykonanie danej czynności z czasem
rzeczywistym
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
Formularz ofertowy
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące dostawy oprogramowania i terminali rejestrujących oraz
realizacji szkoleń w ramach realizowanego przez firmę Bujalski Sp. z o.o. projektu pt.: „Nowe technologie
informacyjno-komunikacyjne kluczem do wzrostu konkurencyjności w przedsiębiorstwie Bujalski Sp.
z o.o.”, składam ofertę zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia wskazanymi w Zapytaniu
ofertowym z dnia 13.09.2016.
NAZWA I SIEDZIBA OFERENTA
Nazwa
Adres
E-mail, telefon kontaktowy
Imię i nazwisko osoby do kontaktu
NAZWA PROJEKTU:
Nowe technologie informacyjno-komunikacyjne
przedsiębiorstwie ‘Bujalski’ Sp. z o.o.
kluczem
do
wzrostu
konkurencyjności
w
Ocena poszczególnych kryteriów
L.p.
Opis
Spełnia
Potwierdzone referencjami doświadczenie przy wdrażaniu systemów rejestracji czasu pracy
1.
5 pkt – powyżej 11 referencji
2.
3 pkt – od 6 do 10 referencji
3.
1 pkt – do 5 referencji
Termin realizacji
1.
2.
3.
4.
5 pkt – deklaracja realizacji w terminie 60 dni liczonych od ostatecznego terminu
składania ofert
4 pkt – deklaracja realizacji w terminie 120 dni liczonych od ostatecznego terminu
składania ofert
3 pkt – deklaracja realizacji w terminie 180 dni liczonych od ostatecznego terminu
składania ofert
2 pkt – deklaracja realizacji w terminie 240 dni liczonych od ostatecznego terminu
składania ofert
Nie spełnia
L.p.
Opis
5.
1 pkt – deklaracja realizacji w terminie powyżej 240 dni liczonych od ostatecznego
terminu składania ofert do 29.06.2017r włącznie
Spełnia
Nie spełnia
Funkcjonalność
1.
2.
3.
4.
20 pkt – w obszarach kadrowym oraz planowania produkcji program
automatycznie informuje operatorów o błędnie zaplanowanym planie pracy i
produkcji oraz przekroczeniach wynikających z aktualnych przepisów Kodeksu
Pracy
10 pkt – możliwość integracji z usługą Active Directory za pomocą loginu i hasła
oraz Single sign-on
5 pkt - możliwość wyświetlenia przez pracowników produkcji planu pracy na
aktualny dzień
5 pkt - możliwość wyświetlenia przez pracowników produkcji raportu
zrealizowanych prac za aktualny dzień
Gwarancja
1.
5 pkt – gwarancja powyżej 36 miesięcy
2.
3 pkt – gwarancja od 24 miesięcy do 36 miesięcy
3.
1 pkt – gwarancja od 12 miesięcy do 23 miesięcy
Wsparcie techniczne
1.
2.
3.
2 pkt – nielimitowany, bezpłatny dostęp do telefonicznego wsparcia technicznego
2 pkt – możliwość świadczenia wsparcia zdalnego w zakresie szkoleń, konfiguracji,
optymalizacji
1 pkt – zdeklarowany czas usunięcia usterki nie dłuższy niż 7 dni roboczych
Koszty eksploatacji - roczny koszt świadczenia wsparcia technicznego uprawniający do bezpłatnych
aktualizacji oprogramowania
Cena :
*Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów potwierdzających zamieszczone informacje.
OFEROWANA CENA (KWOTA BRUTTO)
L.p.
1.
Nazwa projektu
Nowe technologie informacyjno-komunikacyjne kluczem do wzrostu
konkurencyjności w przedsiębiorstwie ‘Bujalski’ Sp. z o.o.
Cena
Podana cena uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia z podatkiem VAT.
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczam, że:
1. Spełniam warunki pozwalające na realizację zamówienia, tj.:
• Posiadam uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem niniejszego zamówienia.
• Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
• Nie jestem kapitałowo ani osobowo powiązany z Zamawiającym.
• Posiadam doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań związanych z rejestracją czasu pracy oraz mogę
przedstawić przynajmniej 5 referencji potwierdzających wdrożenie tego typu systemów.
2. Zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz przyjmuję warunki
w nim zawarte.
3. W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie
wskazanym przez Zamawiającego.
……………………………………………
(data i podpis Wykonawcy)