pobierz - Constans Grupa

Komentarze

Transkrypt

pobierz - Constans Grupa
Załącznik nr 3
SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA
Dotyczy wyłonienia dostawcy usługi doradczej w ramach projektu
„Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych”
1.1 ZAMAWIAJĄCY:
Constans Grupa Sp. z o.o.
ul. Polska 13, 60-595 Poznań
NIP 778-00-00-998
1.2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Zakup analizy przedwdrożeniowej dla zdefiniowania zakresu szczegółowego realizacji, zebrania
informacji nt. stanu sieci, opisanie procesów zw. zarządzaniem w firmie, strukturą pracy, podziałem
zadań i uprawnień, określenie ról, standaryzacji i obiegu informacji, zakresu prac programistycznych –
1 szt.
1.3 ZAŁOŻENIA DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPIS PRZEDMIOTU
ZAMÓWIENIA):
1
Analiza przedwdrożeniowa stanowiąca usługę doradczą w ramach niniejszego zapytania
ofertowego służyć ma określeniu szczegółowych wytycznych dla wdrożenia systemu, określenia
szczegółowych funkcjonalności i powiązań w systemie, zdefiniowania ról osób i działów w
systemie i zaplanowanie wdrożenia systemu.
2
Realizacja analizy przedwdrożeniowej pozwoli na stworzenie dokumentu, który będzie podstawą
do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy i określenia wymagań szczegółowych
systemu B2B, czego efektem będzie wybór najkorzystniejszej oferty i wdrożenie sprawnie
funkcjonującego systemu opartego na realnych założeniach. pełna analiza przedwdrożeniowa musi
pozwolić na zdefiniowanie zakresu szczegółowego realizacji projektu, zebranie informacji nt.
stanu sieci teleinformatycznej, opisanie procesów związanych z zarządzaniem w firmie, strukturą
pracy, podziałem zadań i uprawnień, określeniu ról uczestników systemu, określeniu parametrów
szablonów projektów, określeniu standaryzacji obiegu informacji i dokumentacji, zdefiniowaniu
algorytmów rozliczeniowych kosztów i sprzedaży do prowadzenia rozliczeń i analiz
wielowymiarowych, opisu zmian programistycznych niezbędnych dla wdrożenia systemu. Analiza
musi definiować wszelkie niezbędne dane i wytyczne dla realizacji zakresu projektu wskazanego
w dokumencie „Szczegółowy opis projektu” Dokumentem potwierdzającym wykonanie analizy
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
1
przedwdrożeniowej będzie Raport wymagań administratora. Raport będzie podstawą do
przeprowadzenia postępowania o wybór wykonawców w zakresie dostawy poszczególnych
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, a także usług szkoleniowych.
3
Wykonawca usługi doradczej zobowiązany jest przygotowania specyfikacji realizacji usługi
doradczej wraz z uzasadnieniem dla zgodności zakresu usługi doradczej z przedmiotem
zamówienia.
4
Szczegółowe założenia do przedmiotu zamówienia stanowi dokument poufny pt.
„SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU „Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla
integracji i automatyzacji procesów biznesowych””. Zamawiający udostępni dokument do wglądu
w siedzibie Zamawiającego bez prawa do jego kopiowania na potrzeby przygotowania oferty w
ramach niniejszego postępowania. Wykonawca może otrzymać dokument do wglądu po
uprzednim uzgodnieniu terminu z przedstawicielem Zamawiającego, czego potwierdzeniem
będzie mailowe potwierdzenie terminu udostępnienia do wglądu wysłane przez Martę Cichą za
pośrednictwem następującego adresu mailowego: [email protected] .
5
Podstawowy opis projektu:
5.1 Przedmiotem projektu jest wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B, umożliwiającego
zautomatyzowanie i poprawę świadczenia procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą z
jego partnerami handlowymi.
5.2 Projekt zakłada wdrożenie systemu „Wirtualnego administratora” , za pomocą którego partnerzy
handlowi będą dokonywać wymiany informacji, danych, dokumentów rozliczeniowych i
umownych, a także będą mogli skorzystać z usługi zautomatyzowanej administracji w budynku.
5.3 Projekt zakłada również wdrożenie systemu elektronicznego rozliczania kosztów budynku z
partnerami handlowymi. Wdrożenie zintegrowanego systemu na wielu poziomach i przy udziale
wielu partnerów handlowych będzie oznaczało zasadniczą zmianę organizacyjną w firmie
Constans Grupa Sp. z o.o.
5.4 Wdrożony system pozwoli na pełną automatyzację w wymianie informacji i składaniu i
przyjmowaniu zleceń, zgłoszeń, problemów, weryfikowaniu ich na każdym etapie a także pozwoli
na zarządzanie sprawami administracji nieruchomości i spraw klientów firmy.
5.5 System wprowadzi przejrzystość spraw nieruchomości i rozliczeń finansowych budynku przy
wykorzystaniu zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Wdrożenie systemu pozwoli na
udostępnienie infrastruktury dla wirtualnego prowadzenia działalności gospodarczej przez
Wnioskodawcę i partnerów handlowych.
5.6 Poprzez wdrożony system nowoczesnego systemu B2B w firmie Constans Grupa Sp. z o.o.
możliwe będą następujące procesy w formie elektronicznej:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
2
a. Wymiana elektronicznych informacji biznesowych i promowanie nowych usług firmy, w tym
Wirtualne prowadzenie negocjacji oraz ustalanie warunków współpracy (potwierdzane
elektronicznym podpisem), prowadzenie wirtualnych kart klienta współtworzonych przez
Wnioskodawcę i jego partnerów handlowych dla pełnej ewidencji współpracy z partnerem.
b. Zautomatyzowane procesy zamówień oraz fakturowanie usług z wykorzystaniem modułu efaktura i e-podpis
c. Rozliczanie sprzedaży, kosztów nieruchomości i zleceń partnerów poprzez wdrożenie
programu rozliczeń kosztów eksploatacyjnych według definiowanych algorytmów
eliminującego pracę ręczną administracji i wprowadzającego automatyczną wymianę
informacji i danych i pozwalającego na bieżącą kontrolę wydatków współfinansowanych
przez partnerów handlowych, elektroniczna kontrola płatności i rozliczeń
d. Wirtualne zarządzanie harmonogramem funkcjonowania budynku i pracy administracji
budynku (udostępnianym partnerom handlowym dla kontroli stanu realizacji spraw,
organizacji pracy własnej)
e. Wirtualne zarządzanie awariami, zgłoszeniami napraw, reklamacjami, przeglądami (od
wirtualnego zgłoszenia, poprzez możliwość analizy etapu realizacji, zatwierdzania wykonania
sprawy, fakturowanie)
f. Elektroniczne administrowanie przez Wnioskodawcę instalacji klimatyzacji VRV na
nieruchomości (wyeliminowanie fizycznej obsługi w miejscu instalacji i wsparcia
konserwatora nieruchomości)
5.7 W ramach projektu zakłada się wdrożenie następujących elementów systemu:
a. Platforma internetowa do wirtualnej wymiany informacji i danych, zarządzania zadaniami,
prowadzenia rozliczeń finansowych z partnerami handlowymi
b. System typu e-handel do wirtualnego tworzenia kart partnerów handlowych pozwalających na
prognozowanie, planowanie, realizację umów, sprzedaż, serwis
c. System typu księgi handlowe do prowadzenia ewidencji kosztów, rozliczania budżetów z
partnerami handlowymi, zarządzania należnościami i zobowiązaniami wraz z panelami
menedżerskimi do analizy sytuacji finansowej przez Wnioskodawcę i partnerów pozwalające
na podejmowanie decyzji nt. współpracy i zasad realizacji procesów biznesowych. System
zawierać będzie bazę danych wykorzystywanych do działania platformy internetowej i
systemu typu e-handel.
5.8 Zastosowanie systemu klasy B2B według powyżej podanej struktury pozwoli na wdrożenie
wirtualnego administrowania nieruchomością oraz na rozszerzenie wachlarza usług świadczonych
na rzecz partnerów tj. poprzez włączenie ich w wirtualne i zautomatyzowane zarządzanie
budynkiem. Projekt zakłada wdrożenie e-podpisu, innowacyjnych rozwiązań technicznych, a także
technologii optymalizacji efektywności ekologicznej oraz zaawansowanej usługi w formule SaaS
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
3
pozwalającej partnerowi handlowemu na samodzielne korzystanie z narzędzi zdalnego menadżera
nieruchomości.
6
Zamawiający zastrzega następujące zasady płatności: 30 dni od daty podpisania ostatecznego
protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.
1.4 PODSTAWA REALIZACJI:
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
1.5 WARUNKI WSPÓŁPRACY NA ETAPIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1. Do odbioru przedstawiane muszą być kompletne opracowania będące wynikiem dostawy
usługi doradczej, zgodne ze złożonym zamówieniem i projektem.
2. Przed podpisaniem ostatecznego protokołu odbioru wykonawca zobowiązany będzie do
prezentacji wyników usługi doradczej wyznaczonym osobom z ramienia Zamawiającego.
Warunkiem podpisania protokołu odbioru jest podpisanie oświadczenia przez Zamawiającego
o kompletności przedmiotu zamówienia.
3. Wszelkie prace w zakresie wykonania usługi doradczej obciążają Wykonawcę.
4. Wszelkie
spotkania
niezbędne
do
przygotowania
analizy
przedwdrożeniowej
z
przedstawicielami Zamawiającego muszą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w dni
robocze w godzinach od 8.00-16.00.
5. Realizacja zamówienia musi zostać wykonana maksymalnie w ciągu 40 dni kalendarzowych
(podczas których wykonawca musi wykonać usługę w ciągu max 200 godzin zegarowych) od
daty podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Za zakończenie realizacji
zamówienia uznawana będzie data podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.
1.6 MIEJSCE, TERMIN i SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:
1. Miejsce składania ofert: Siedziba Constans Grupa, ul. Polska 13, 60-595 Poznań
2. Termin składania ofert: 31.07.2014r. godz. 14.00
3. Sposób składania ofert:
a. Oferta powinna zostać dostarczona osobiście/pocztą/kurierem w wersji
pisemnej do siedziby Biura Projektu tj. przy ul. Polskiej 13 w Poznaniu (60595) z dopiskiem „Oferta w ramach projektu pt. „Wdrożenie innowacyjnego
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
4
systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych”” w
terminie do 31.07.2014r. do godziny 14.00 (decyduje data wpływu do siedziby
Zamawiającego).
b. Oferta musi być sporządzona na piśmie trwałą techniką w języku polskim, pismem
czytelnym oraz podpisana przez osobę(y) uprawnione do reprezentowania
wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami
ustawowym.
c. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
d. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu.
e. Ewentualne poprawki winny być umieszczone czytelnie oraz opatrzone podpisem
jednej z osób podpisujących ofertę.
f. Dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za
zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, za wyjątkiem pełnomocnictwa, które
powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
g. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ją Wykonawca
bez prawa domagania się wynagrodzenia za jej sporządzenie.
h. Wymagane dokumenty do złożenia oferty:
i. Formularz ofertowy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1)
ii. Oświadczenia Wykonawcy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik
nr 2)
iii. Specyfikacja realizacji usługi doradczej zawierająca przynajmniej:
1. opis zakresu usługi doradczej
2. uzasadnienie dla zgodności zakresu usługi doradczej z przedmiotem
zamówienia
3. Oświadczenie o kompletności oferty i zgodności z opisem przedmiotu
zamówienia, w tym z dokumentem „SZCZEGÓŁOWY OPIS
PROJEKTU „Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla
integracji i automatyzacji procesów biznesowych””
4. Proponowany harmonogram pracy (podział na etapy, terminy)
5. Proponowana metoda współpracy
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
5
iv. Aktualny (nie starszy niż 3 miesiące od daty złożenia oferty) KRS lub
EDG
4. Każdy z Wykonawców ma obowiązek złożyć komplet dokumentów, o których mowa w pkt.
1.6 podpunkt 3c. Dokumenty powinny być podpisane przez osobę widniejącą w KRS lub
EDG. W przypadku składania oferty wspólnej ww. dokument składa każdy z Wykonawców
składających ofertę wspólną.
5. Jeżeli zasady reprezentacji nie wynikają jednoznacznie z KRS lub EDG, wymaga się złożenia
dokumentu jednoznacznie wskazującego osobę uprawnioną do reprezentowania składającego
ofertę (pełnomocnictwa).
1.7 PODSTAWA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ (KRYTERIA OCENY
OFERT)
1.
Najniższa cena oferty netto – 95 punktów
2.
Najkrótszy termin dostawy w dniach kalendarzowych – 5 punktów
Do oceny kierowane będą tylko oferty kompletne, złożone zgodnie z opisem podanym w pkt. 1.6
niniejszej specyfikacji zamówienia. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który otrzyma
największą liczbę punktów, przy spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający
zastrzega jednak, że Wykonawca wybrany zostanie spośród trzech porównywalnych ofert, które
spłyną w ramach postępowania.
1.8 OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. 45 dni
2. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę zobowiązuje się jednocześnie do zachowania
okresu związania ofertą przez minimum 45 dni.
1.9 PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:
1.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów przedstawionych w dokumencie.
2.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. O każdej
zmianie będzie informował Wykonawcę.
3.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej.
4.
Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
6
5.
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy na każdym
etapie bez podania przyczyny.
6.
Zamawiający zastrzega, że udzieli zamówienia wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszą
ofertę, spełniającą kryteria dostępu oraz mieszczącą się w budżecie projektu w zakresie wydatku
na zakup usług doradczych.
7.
Zamawiający umożliwia składanie ofert przez Konsorcjum.
8.
Zamawiający zastrzega, że Wykonawca zostanie wyłoniony spośród trzech ofert, które wpłyną w
ramach postępowania. Zamawiający informuje jednocześnie, że postępowanie będzie
prowadzone do momentu otrzymania trzech porównywalnych ofert.
9.
Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożonych ofert po ich otwarciu.
1.10 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1.
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
2.
nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne
i społeczne, chyba, że uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na
raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
3.
posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów
do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, którzy
będą ich podwykonawcami za zgodą Zamawiającego
4.
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
5.
nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
6.
złożą ofertę kompletną w zakresie spełnienia wymogów Projektu, w szczególności w odniesieniu
do zapisów Specyfikacji zamówienia.
7.
wyrażą zgodę na udostępnianie dokumentacji ofertowej Instytucji Zarządzającej, przed którą
Zamawiający będzie się rozliczać oraz innym instytucjom publicznym prowadzącym kontrolę
projektu.
8.
nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. nie następują wzajemne
powiązanie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą polegające na:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
7
a.
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b.
posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji;
c.
pełnieniu
funkcji
członka
organu
nadzorczego
lub
zarządzającego,
prokurenta,
pełnomocnika;
d.
pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w
związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu jest złożenie prawidłowo
wypełnionego i podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania.
1.11
1.
OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY:
Cenę oferty należy ustalić w oparciu o dokumentację postępowania. Niniejsza cena musi
obejmować wszelkie prace, nawet jeśli nie występują w opisie przedmiotu zamówienia a są
konieczne dla prawidłowego wykonania zadania.
2.
Cena oferty netto powinna zostać określona poprzez przemnożenie ceny jednostkowej za godzinę
usługi doradczej przez liczbę godzin przeznaczonych na realizację usługi (max. 200 godzin)
3.
Należy podać cenę oferty netto, wartość podatku VAT i określić na tej podstawie cenę oferty
brutto.
4.
Cena oferty powinna być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5.
W przypadku zastosowania przez Wykonawcę, stawki procentowej podatku VAT innej niż 23%,
Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty informację zawierającą podstawę prawną
zastosowania takiej stawki podatku VAT.
1.12 KONTAKT
Informacji na temat projektu udzielają osoby:
1.
Piotr Mazurek – [email protected]
2.
Marta Cicha – [email protected]
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w Waszą przyszłość
8

Podobne dokumenty