Informacja i Promocja SPPW

Wytyczne w sprawie informacji i promocji
dla
Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy
Spis treści
1. Wstęp ...................................................................................................................................... 3
2. Ogólne działania informacyjno-promocyjne Programu Współpracy .................................... 3
3. Działania informacyjno-promocyjne projektu ....................................................................... 3
4. Instrumenty przekazu informacji i promocji.......................................................................... 5
4.1 Tablice reklamowe i tablice pamiątkowe............................................................................. 5
4.2 Strona internetowa ............................................................................................................... 5
4.3 Plakat.................................................................................................................................... 5
4.4 Materiały informacyjne........................................................................................................ 6
4.5 Wydarzenia informacyjne .................................................................................................... 6
4.6 Dodatkowe działania............................................................................................................ 6
2
1. Wstęp
Działania informacyjne i promocyjne, dotyczące pomocy udzielanej w ramach SzwajcarskoPolskiego Programu Współpracy, zwanego dalej Programem Współpracy, mają na celu
podniesienie świadomości opinii publicznej dotyczącej jego realizacji. W ramach
podejmowanych działań zakłada się informowanie zarówno o moŜliwościach uzyskania
wsparcia, jak i o efektach wdraŜania Programu Współpracy. Informacja powinna być
skierowana zarówno do szerokiego kręgu odbiorców oraz do poszczególnych grup
zainteresowanych podmiotów.
WyróŜnia się dwa rodzaje działań informacyjno-promocyjnych: ogólne działania prowadzone
przez Krajową Instytucję Koordynującą (KIK) i Instytucje Pośredniczące (IP) oraz działania
promocyjne projektu, prowadzone przez Instytucje Realizujące. Krajowa Instytucja
Koordynująca i Instytucje Pośredniczące, są odpowiedzialne za podniesienie świadomości
opinii publicznej na temat istnienia i funkcjonowania Programu Współpracy, jak teŜ
dostępności środków w ramach poszczególnych obszarów tematycznych. Dodatkowo
Instytucja Realizująca jest odpowiedzialna za wzrost świadomości społeczeństwa na temat
udziału otrzymanych środków finansowych w realizowanych projektach.
2. Ogólne działania informacyjno-promocyjne Programu Współpracy
KIK/IP zapewnią, aby informacje dotyczące Programu Współpracy były przekazywane
potencjalnym Instytucjom Realizującym i szeroko rozumianej opinii publicznej. Strony
internetowe prowadzone przez KIK i IP, poświęcone Programowi Współpracy, powinny
dostarczać zaktualizowanych i szczegółowych informacji na temat moŜliwości
korzystania z Programu Współpracy przez potencjalne Instytucje Realizujące, przyznanych
dotacji i postępie w realizacji Programu Współpracy. Dodatkowo Instytucja Pośrednicząca
odpowiada za prowadzenie kampanii informacyjnej i promocyjnej dla poszczególnych
obszarów tematycznych, w tym dla wytypowanych w porozumieniu z KIK projektów
dofinansowanych ze środków Programu Współpracy. Instytucja Pośrednicząca prowadzi
stronę internetową dotyczącą podlegających jej obszarów tematycznych w ramach Programu
Współpracy.
Oprócz strony internetowej, będącej podstawową formą przekazu informacji, mogą mieć
zastosowanie następujące działania:
•
•
•
•
materiały drukowane, takie jak broszury, foldery, ulotki, dostępne na Ŝądanie;
konferencje, równieŜ prasowe, spotkania informacyjne, szkolenia dla beneficjentów,
inne wydarzenia
artykuły, informacje prasowe, wywiady itp., zamieszczane w krajowych,
regionalnych i lokalnych mediach
ogłoszenia w prasie dotyczące ogłoszeń o naborze wniosków
Ogólne działania informacyjno-promocyjne powinny być traktowane jako odrębne zagadnienie
tematyczne w raporcie rocznym, sporządzanym przez KIK, i prezentowanym na spotkaniu
rocznym.
3. Działania informacyjno-promocyjne projektu
Cel promocji
Celem działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez Instytucję Realizującą jest
zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Programu Współpracy
w realizowanym projekcie. Instytucja Realizująca powinna zadbać, aby informacja
o projekcie dotarła zarówno do otoczenia projektu, tj. społeczności lokalnej, pracowników
Instytucji, lokalnego sektora prywatnego, publicznego i pozarządowego, lokalnych mediów,
itp., jak i beneficjentów końcowych (np. uczestników szkoleń, dofinansowanych w ramach
Programu Współpracy).
Promocja we wniosku aplikacyjnym
Przygotowując wniosek o dofinansowanie naleŜy pamiętać o przedstawieniu planowanych
działań informacyjno-promocyjnych projektu. Instytucja Realizująca, która przygotowuje
Zarys Projektu zobowiązana jest do przedstawienia zwięzłego opisu planowanych działań
informacyjnych i promocyjnych dla Projektu. Instytucja Realizująca, która opracowuje
Kompletną Propozycję Projektu musi przygotować plan informacji i promocji Projektu, który
będzie wdraŜać i załączyć do wniosku aplikacyjnego. Plan informacji i promocji musi
zawierać wskazanie celów i grupę docelową, przedsięwzięcia i planowane metody wdraŜania,
planowany budŜet, informacje dotyczące odpowiedzialności za wdraŜanie planu.
Koszty działań informacyjnych i promocyjnych są kwalifikowalne i powinny zostać
uwzględnione w budŜecie. Prosimy zwrócić uwagę na zachowanie odpowiedniej proporcji
pomiędzy budŜetem na działania informacyjno-promocyjne projektu a całkowitą wartością
projektu. Formy promocji oraz kwota przeznaczona na promocję projektu powinny
odpowiadać jego wielkości, rodzajowi i celom.
Wizualizacja (logo)
Wszelkie materiały informacyjno-promocyjne (ulotki, broszury, plakaty, billboardy,
informacje prasowe, strona internetowa itp.) powinny zawierać logotyp SzwajcarskoPolskiego Programu Współpracy oraz formułę informującą o wsparciu. MoŜliwe jest
zamieszczenie równieŜ informacji o współfinansowaniu projektu z innych źródeł oraz
zastosowanie emblematu Instytucji Realizującej, partnera projektu, symboli narodowych
lub regionalnych, itp.
WyróŜnia się dwa rodzaje logotypów w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy. Logotyp zawierający cztery oficjalne nazwy Konfederacji Szwajcarskiej,
powinien być stosowany jako główny – na stronie internetowej, oficjalnych materiałach
drukowanych, tablicach informacyjnych, przy organizacji imprez promocyjnych, spotkań itp.
Logotyp zawierający jedynie nazwę Programu Współpracy powinien być stosowany wtedy,
gdy zastosowanie logotypu głównego nie jest moŜliwe, tj. w przypadku gdy wielkość lub
projekt graficzny produkowanego materiału promocyjnego nie pozwala na zastosowanie
logotypu głównego, np. na ulotkach, gadŜetach, materiałach do wielokrotnego powielania, itp.
Logotypów nie naleŜy stosować jednocześnie, tzn. nie powinno się umieszczać dwóch
róŜnych logotypów na tym samym materiale promocyjnym.
4
1. Logotyp główny
2. Logotyp uproszczony
Rodzaje działań promocyjnych
Działania informacyjno-promocyjne powinny jasno potwierdzać otrzymaną pomoc
na wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na kaŜdym materiale promocyjnym
(np. materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty).
Wybór konkretnych narzędzi promocji określonego projektu naleŜy do Instytucji Realizującej.
Dla inwestycji infrastrukturalnych, wymagana jest tablica informacyjna i tablica pamiątkowa
w miejscu powszechnie dostępnym.
4. Instrumenty przekazu informacji i promocji
4.1 Tablice reklamowe i tablice pamiątkowe
W miejscu realizacji inwestycji infrastrukturalnych, w momencie rozpoczęcia prac, muszą
zostać umieszczone tablice informacyjne. W ciągu 6 miesięcy od zakończenia prac
inwestycyjnych tablice te powinny być zastąpione przez stałe tablice pamiątkowe,
umieszczone w miejscu powszechnie dostępnym. NaleŜy pamiętać, iŜ w przypadku, gdy
inwestycja jest realizowana w kilku miejscach, naleŜy zastosować odpowiednią liczbę tablic
informacyjnych i pamiątkowych. Wytyczne dla tworzenia i zamieszczania tablic
informacyjnych oraz tablic pamiątkowych zostaną opublikowane, jak tylko będą dostępne.
4.2 Strona internetowa
Aby umoŜliwić dotarcie z informacją do szerokiego kręgu podmiotów, Instytucja Realizująca,
w przypadku posiadania strony internetowej, powinna zamieścić na niej informacje
o projekcie, wraz z logotypem głównym Programu Współpracy oraz formułą informującą
o wsparciu. Instytucja Realizująca moŜe równieŜ utworzyć oddzielną stronę internetową
poświęconą realizowanemu projektowi. Informacja na stronie internetowej powinna być
w miarę moŜliwości aktualizowana.
4.3 Plakat
W zakresie przedsięwzięć nieinwestycyjnych sugerowaną formą informacji i promocji
5
są plakaty informujące. Plakaty te winny być umieszczone w miejscu realizacji projektu oraz
siedzibie Instytucji Realizującej.
4.4 Materiały informacyjne
Publikacje (np. broszury, ulotki, newslettery) na temat projektu powinny zawierać
informację o dofinansowaniu oraz emblemat. W przypadku materiałów informacyjnych
udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe, elektroniczne bazy
danych dla potencjalnych beneficjentów), lub materiałów audio-wizualnych, zasady podane
powyŜej równieŜ powinny mieć zastosowanie.
4.5 Wydarzenia informacyjne
Wydarzenia informacyjne, takie jak konferencje, seminaria, inauguracje projektu, targi
i wystawy, organizowane w związku z wdraŜaniem projektów powinny mieć charakter
moŜliwie otwarty. Z kaŜdego wydarzenia na stronie internetowej powinna znaleźć
się odpowiednia relacja. Organizatorzy powinni informować instytucje Państwa-Darczyńcy
o wydarzeniach informacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby było moŜliwe
zorganizowanie stosownego udziału, jeŜeli będzie to uznane za konieczne.
4.6 Dodatkowe działania
Instytucja Realizująca moŜe uruchomić dodatkowe działania informacyjno-promocyjne,
jeŜeli uzna je za potrzebne. NaleŜy jednak pamiętać o tym, iŜ środki przeznaczone
na promocję projektu powinny odpowiadać jego wielkości, rodzajowi i celom.
6