Zaplanuj rok

szkolenia i rozwój
Planowanie czasu
Zaplanuj rok
Jak efektywnie wykorzystać czas?
Przełom roku sprzyja tworzeniu planów i postanowień,
także zawodowych. To nic, że w przeszłości zapał do zmiany
nawyków i zachowań mijał w okolicach 2 stycznia, ale
teraz na pewno będzie inaczej: koniec ze zwlekaniem
z odpowiedziami na e-maile, perfekcyjna organizacja
dnia, porządek na biurku i w kalendarzu, konsekwentne
trzymanie się założonej godziny wyjścia z biura, praca
w domu jako wyjątek, a nie reguła. Jak sprawić, by nie była
to tylko lista pobożnych życzeń?
E
Beata
Uytenbogaardt
Szef polskiego oddziału
firmy PEPWORLDWIDE
(dawniej: IBT – Institute for
Business Technology
[email protected]
fektywność, jedno z najczęściej używanych słów w biznesie (zwłaszcza
w czasach spowolnienia i niepewności), odnosi się zazwyczaj do działań na poziomie całej firmy – doskonalenia procesów
i produktów, szukania oszczędności, wymiany aut na ekologiczne itp. Warto jednak pamiętać o potencjale tkwiącym w efektywności osobistej każdego pracownika. Poprawa
umiejętności organizacji czasu i miejsca pracy
jest w dwójnasób skuteczna: przyczynia się do
lepszych wyników biznesowych, a jednocześnie trwale podnosi satysfakcję i motywację
pracowników, którzy zyskują krzepiące przekonanie, że modne hasło o równowadze między pracą a życiem osobistym nie musi być
mrzonką.
Zrób to od razu
Przywrócenie poczucia kontroli nad czasem jest też jedną z najskuteczniejszych
form prewencji przed wypaleniem zawodowym oraz jego konsekwencjami psychicznymi i zdrowotnymi. Warto uświadomić
sobie i współpracownikom, że przyczyną dojmującego zmęczenia, częstych bólów głowy, kręgosłupa, mięśni, bezsenności czy apatii może być właśnie frustracja
82
PERSONEL I ZARZĄDZANIE styczeń 2013
z powodu wszechogarniającego nadmiaru,
natłoku rutynowych zadań i poczucia bezcelowości działania, skoro – niczym w opowieści o mitycznej hydrze – miejsce jednego „odfajkowanego” zadania zajmują trzy
kolejne.
Zanim nasi najlepsi ludzie zaczną myśleć
o zmianie pracy, pomóżmy im zmienić toksyczne nawyki. Zgodnie z naczelną zasadą
efektywności osobistej – „zrób to od razu!”
– przystąpmy niezwłocznie do praktycznego
działania.
Porządek musi być
Od czego więc zacząć? Od… porządku na
biurku. Mało ambitne? Tylko z pozoru.
99 proc. „królestw” pracowników wygląda podobnie: o swoje miejsce walczą stosy dokumentów, raportów, nieotwartych zaproszeń, luźnych kartek. Większość z nas
lubi iluzję, że mamy „pod ręką” wszystkie niezbędne do pracy dokumenty i narzędzia. Jesteśmy więc mistrzami odkładania
– najlepiej na wierzchu, by papiery rzucały się w oczy, bo nigdy nie wiadomo, kiedy
się przydadzą. Pamiętajmy, że każdy odłożony dokument oznacza odłożoną na później sprawę. Chcąc ją po pewnym czasie
szkolenia i rozwój
Planowanie czasu
załatwić, szukamy dokumentu, tracąc na to
swój czas. Kolejne minuty płyną, gdy przypominamy sobie, o co w sprawie chodziło.
Kerry Gleeson, autor książki Zrób to od razu i twórca programu Personal Efficiency
Program (PEP) zauważa, że nierzadko hojnie wynagradzani pracownicy spędzają godziny w pogoni za zgubionymi numerami
telefonów, korespondencją, e-mailami czy
na przekładaniu papierów z jednej sterty na
drugą, czyli zadaniami, które… nie mają
żadnego związku z prawdziwą pracą!
Zaprzyjaźnić się
z kalendarzem
Czas na porządki dobrze… zapisać w kalendarzu. Dokładnie tak! Między spotkaniem
z prezesem a przygotowywaniem prezentacji na spotkanie z klientem. Jeśli wydaje się
to przesadą, pamiętajmy, że realizm w planowaniu, umiejętność podziału dnia na bloki,
w których będziemy się koncentrować na zaplanowanych wcześniej działaniach, to podstawa dobrej organizacji. Nie zakładajmy, że
posprzątamy biurko (odpowiemy na zaległe
e-maile, zaktualizujemy informacje w intranecie, wypełnimy ankietę itp.) w pierwszej
wolnej chwili. Takie założenie to gwarancja, że nie wykonamy tych zadań nigdy albo
– w najlepszym razie – okupimy ich realizację
frustracją, że znów musieliśmy zostać w pracy po godzinach.
Kalendarz musi być naszym przyjacielem,
a nie wrogiem. Pracujmy z nim tak, by stał
się naszą najdoskonalszą nawigacją, która nie tylko doprowadzi nas skutecznie do
celu, lecz także ostrzeże przed ostrym zakrętem, czyli ponadnormatywnym spiętrzeniem zadań.
Sztuka żonglowania
Nie chodzi o to, ile czeka nas pracy, ale o to,
jak ją wykonujemy. Work smarter, not harder – czyli pracujmy sprytniej, a nie ciężej.
Tylko sztukmistrzowie potrafią żonglować
kilk(unast)oma piłeczkami naraz. Podobnie jest z zadaniami – badania dowodzą, że
Najbardziej popularne noworoczne postanowienia dotyczące zachowań
w pracy
koniec ze zwlekaniem z odpowiedziami na e-maile dotyczące pracy,
pamiętam, by przed wejściem na zebranie czy spotkanie, przełączać komórkę na tryb
milczący,
planuję i wpisuję od razu spotkania oraz terminy do kalendarza, by nie zakłócały
normalnego toku pracy,
porządek na biurku i organizacja – tak, by nie tracić czasu na szukanie potrzebnych
papierów i rzeczy,
ustalam priorytety, zamiast priorytet ustaleń,
nie będę wysyłać e-maili na zasadzie łańcuszka,
ustalam, o której godzinie kończę pracę w ciągu dnia i konsekwentnie się tego trzymam,
dążę do ciągłego doskonalenia rutynowej pracy,
zajmuję się najpierw rzeczami najtrudniejszymi i uciążliwymi, aby przyjemność
zostawić sobie na koniec,
traktuję swój kalendarz jak nawigację w samochodzie i czujnie sprawdzam, „co jest
za zakrętem”.
Źródło: www.pepworldwide.pl
efektywnie możemy działać, mając na głowie kilka (sześć, osiem) spraw. Niektórzy
eksperci idą krok dalej, kwestionując tak
modną ideę multi-taskingu – wszechstronność, elastyczność zawsze będą – oczywiście
– w cenie, ale faktem jest też, że „przełączanie” się pomiędzy zadaniami pochłania mnóstwo czasu. Twórzmy więc warunki, by móc
częściej pozwolić sobie na koncentrację na
jednym zadaniu – jeśli przygotowujemy prezentację, nie zaglądajmy co minutę do poczty elektronicznej, wyłączmy dzwonek w telefonie itp.
W żonglowaniu zadaniami kluczową rolę odgrywa umiejętność nadawania sprawom odpowiednich priorytetów i jasna definicja celów – począwszy od tych na najbliższy czas
(dzisiaj, najbliższy tydzień) po cele długoterminowe (miesiące, lata). Nie wypisujmy więc
w kalendarzach czy na żółtych karteczkach
dziesiątek rzeczy do załatwienia, bo wiadomo
z góry, że będzie to lista pobożnych życzeń.
Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne; nic tak nie zabija motywacji, jak frustracja
związana z nieustającym poczuciem, że zawodzimy i nie robimy tego, co zaplanowaliśmy.
styczeń 2013 PERSONEL I ZARZĄDZANIE
83
szkolenia i rozwój
Planowanie czasu
Wszystko pod kontrolą
Niemieckie przysłowie mówi: jeśli poświęcisz połowę czasu na planowanie, zrobisz, co
trzeba dwa razy szybciej. Planujmy więc zadania każdego dnia – na dzień następny. Raz
w tygodniu stwórzmy plan tygodniowy, raz
w miesiącu – miesięczny. Miejmy też harmonogram roczny, regularnie weryfikowany.
Ważne, by w kalendarzu uwzględniać nie tylko wydarzenia (spotkania, swoje nieobecności, dni wolne), lecz także czas na pracę nad
realizacją zadań, etapy projektów, czynności
rutynowe. System przypominaczy pozwoli na
skuteczny monitoring zadań.
W codziennym działaniu ważne jest, by
nie doprowadzać do sytuacji, kiedy zadanie staje się pożarem, a presja czasu wpływa dodatkowo na efekty pracy. I tak każdy
z nas ma wystarczająco dużo spraw nagłych,
awarii, niespodziewanych wydarzeń, których źródłem są inni ludzie.
84
PERSONEL I ZARZĄDZANIE styczeń 2013
Ważne, by kontrolowane przez nas zadania
nie były przyczyną dodatkowego stresu. Pracujmy tak, aby swoją energię maksymalnie
koncentrować na sprawach ważnych. Najlepiej, zgodnie z zasadą Pareto, skupić się na
20 proc. kluczowych działań, które przynoszą 80 proc. efektów.
Czas na audyt czasu
Zdarza się nam wpadać w pułapkę pozornie luźnego tygodnia, gdy w kalendarzu
wpisanych jest raptem kilka spotkań, a innym razem ze zdumieniem stwierdzamy,
że – pomimo natłoku zadań – udało się nam
wszystkie je zrealizować. W obu przypadkach poruszamy się trochę po omacku, bazując raczej na intuicji niż twardej wiedzy o sobie samych i rytmie pracy. Warto
więc wykonać jednorazowy test, który pokaże nam, jakie aktywności zawodowe
pochłaniają nam w tygodniu najwięcej
czasu.
szkolenia i rozwój
Planowanie czasu
Nawyk wykonywania zadań do razu
Klej na palcach
Przeanalizujmy swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Uśredniony obraz dnia pracy pozwoli nam zdiagnozować czynności,
które pożerają najwięcej czasu (i przyjrzeć się im pod kątem poprawy efektywności działania), da też odpowiedź, na
które zadania musimy przeznaczyć więcej miejsca w kalendarzu, by zmniejszyć
uczucie ciągłego niewyrabiania się. Audyt
pokaże nam też, jak dużą (zazwyczaj niedocenianą) część dnia zajmują nam zadania ad hoc .
Spotkany niedawno 70-letni przedsiębiorca, mogący energią i optymizmem zarazić niejednego nastolatka, powiedział mi
coś bardzo ważnego: tajemnicą jego zawodowego sukcesu, równoległego prowadzenia kilku firm, jest to, że jeśli zakłada, że
spędzi w pracy 8 godzin, to planuje je tak,
jakby miał do dyspozycji 6 godzin. Dzięki takiej filozofii zyskujemy luz, także psychiczny, przydatny nie tylko w przypadku
nagłych pożarów, lecz także po to, by spokojnie pomyśleć o przyszłych kierunkach
działań.
Wyobraź sobie, że masz klej na palcach. Bierzesz do ręki dokument i trzymasz go tak
Pomysł na życie
krótko- i długoterminowe najważniejsze dla Ciebie cele? Czy masz je zaplanowane
Pamiętajmy, że efektywność osobista to coś
więcej niż styl pracy, to filozofia życia. Wykorzystujmy więc złote zasady PEP także
po wyjściu z biura. Osoby, które zrewolucjonizowały swoje nawyki, zwracają uwagę na to, że ich życie stało się spokojniejsze,
bardziej poukładane, spędzają więcej czasu z rodziną, spotykają się częściej z przyjaciółmi i bez przeszkód realizują swoje pasje.
Wszystko dlatego, że suma zmian zachowań
w pracy i w domu sprawiła, że ich doba magicznie wydłużyła się o godzinę, 2 godziny,
sprawniej też mogą żonglować większą liczbą zadań. Warto wykorzystać przełom roku
do tego, by zmienić coś w swoim życiu na
lepsze. Od razu. Szybko przekonamy się, że
wszystko jest w naszym zasięgu (włącznie
z odchudzaniem, regularnym sprzątaniem,
nauką języka obcego i innymi typowymi postanowieniami noworocznymi), a miniony
długo, dopóki nie podejmiesz decyzji, co z nim zrobisz. Wyeliminuj ze swojego słownika
określenia typu „zaraz”, „potem”, „nie teraz”, „później”. Masz dwie opcje: załatwiasz
sprawę TERAZ, OD RAZU lub załatwiasz sprawę POTEM i planujesz w kalendarzu OD
RAZU termin, kiedy to zrobisz. W obydwu przypadkach zawsze podejmujesz decyzję,
kiedy tę sprawę zrealizujesz. Zacznij trening od dokumentów, które właśnie masz na
biurku.
Od trudnego do łatwego
Większość z nas odkłada wykonanie zadań, których nie lubi (bo są np. nudne).
Odkładamy także zadania trudne (lub te, które wydają się trudne). Odsuwamy je „na
później”, biorąc się za rzeczy łatwe, przyjemniejsze. Zastawiamy w ten sposób sami na
siebie pułapkę.
Jeśli takie niemiłe zadanie odłożysz, podświadomie będziesz przedłużać pobyt w sferze
komfortu, czyli w sferze spraw miłych czy łatwych do wykonania. A w tyle głowy cały
czas będziesz zmieć tę nieprzyjemną czynność, którą masz zrobić, i będzie Cię ona
dekoncentrować. Nie odkładaj jej. Po prostu wykonaj ją OD RAZU zamiast o niej myśleć!
Przypomnij sobie stan ulgi po załatwieniu sprawy, którą odwlekałeś i która męczyła Cię
od dłuższego czasu. To Twoja nagroda!
Najpierw zadania główne, potem e-maile
Często wydaje się nam, że śledzenie poczty na bieżąco jest ważnym i głównym
elementem pracy. Nic bardziej mylnego. Czytanie e-maili to tylko część rutyny
pracy każdego dnia. Decydujące w pracy jest realizowanie zaplanowanych
najważniejszych dla Ciebie zadań: na dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, rok. To właśnie
te zadania nazywamy Twoimi zadaniami głównymi. Czy masz zaplanowane swoje
w kalendarzu z rozbiciem na kroki ich realizacji? Jeśli jeszcze tego nie robisz, to zrób to
teraz – OD RAZU, inaczej cały Twój czas zabierze rutyna i sprawy nagłe.
4Z, czyli sposób (nie tylko) na e-maile
Ile razy zaglądasz do swojej skrzynki odbiorczej w komputerze lub komórce w ciągu
doby? Dziesięć, trzydzieści razy, więcej? Ile razy otwierasz i zamykasz ten sam e-mail,
zanim coś z nim zrobisz? Dwa, trzy razy, więcej? Pracuj z e-mailami w kilku blokach
czasowych. Dwóch, trzech, maksymalnie czterech. To wtedy jest czas na załatwienie
przychodzącej korespondencji według zasady 4Z (Zrób, Zaplanuj, Zleć lub Zniszcz).
Nigdy nie otwieraj e-maila, jeżeli wiesz, że i tak w danym momencie nic z nim nie
możesz zrobić. Zaoszczędzony czas i odzyskane skupienie uwagi wykorzystaj na pracę
nad zadaniami głównymi zaplanowanymi na dany dzień.
poniedziałek był ostatnim, w którym z trudem wstawało się z łóżka w poczuciu przytłoczenia myślami o nowych zadaniach i zaległościach z poprzedniego tygodnia.
styczeń 2013 PERSONEL I ZARZĄDZANIE
85