Szybki start - instrukcja obsługi SPS Admi

Szybki start – instrukcja obsługi SPS Admi
Instrukcja zawiera opis następujących funkcjonalności:
1. Logowanie do systemu SPS Admi
2. Konfiguracja OSK
3. Definiowanie szkoleń
4. Definiowanie uprawnień grup użytkowników
5. Utworzenie ewidencji osób szkolonych
6. Wprowadzenie zasobów OSK
7. Dodanie kursanta, zapisanie go na kurs
8. Uruchomienie kursu
9. Obsługa modułu Kalendarz/Grafiki 10. Przygotowanie zgłoszeń koniecznych do wysłania do starostwa powiatowego
11. Wydruk dokumentów wygenerowanych przez system
12. Rozliczenia kursantów
13. Rozliczenia pracowników
14. Uruchomienie i nadzór nad szkoleniami e-learningowymi
15. Panel Kursanta
16. Panel Instruktora/Wykładowcy
17. Przygotowanie wzoru dokumentów obowiązujących w OSK
18. Funkcjonalności Strony Startowej
19. Ustawienie poczty i konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych e-mailem
20. Obsługa profilu PKK
21. Obsługa drukarki fiskalnej
22. Konfiguracja i wysłanie dokumentów zgłoszeniowych za pomocą faxu
1. Logowanie do systemu SPS Admi
Przeglądarki rekomendowane, z których należy korzystać użytkując SPSADMI to Mozilla Firefox
lub Google Chrome. Żeby zalogować się do systemu, należy w dowolnej przeglądarce otworzyć
stronę internetową dedykowaną dla ośrodka, która zostanie podana przez Państwa Opiekuna.
W rubryce login i hasło trzeba wprowadzić dane. Przy pierwszym logowaniu należy zmienić hasło.
Uwaga! Istnieje możliwość uruchomienia usługi przypomnienia hasła do kont poszczególnych
użytkowników. Warunkiem jej włączenia jest wpisanie adresu e-mail w czasie dodawania nowej
osoby w dziale Kadra lub Kursanci. Adres e-mail wpisujemy w zakładce Informacje pozostałe.
2. Konfiguracja OSK
Żeby rozpocząć pracę z systemem SPS Admi, należy dokonać konfiguracji danych dotyczących
ośrodka szkolenia. Trzeba wybrać moduł Kadra. Wstępna konfiguracja ośrodka zostanie wykonana
przez producenta aplikacji. Dlatego w module Kadra, po pierwszym uruchomieniu aplikacji będą
znajdować się dane właściciela ośrodka. Żeby je zmienić, należy wybrać moduł Kadra, po czym
w zakładce Wszyscy odnaleźć właściciela na liście, na koniec kliknąć w ikonkę Edytuj (symbol
notesika z ołówkiem). Po wprowadzeniu potrzebnych zmian trzeba je jeszcze zapisać.
Żeby dodać nowego pracownika, wystarczy kliknąć w zakładkę o tej samej nazwie. Następnie
trzeba zdefiniować jego dane. Dzieje się to poprzez nadanie loginu oraz hasła. Kolejnym krokiem
jest przypisanie nowego pracownika do odpowiedniej grupy w ośrodku oraz uzupełnienie jego
podstawowych danych osobowych. Przy wybraniu grupy Wykładowca lub Instruktor niezbędne
jest określenie szkoleń, do jakich pracownik będzie miał uprawnienia. Dodatkowo należy wybrać
status instruktora/wykładowcy. Jeśli w liście rozwijanej wskażemy status Nieaktywny, to wtedy
Instruktor/Wykładowca nie będzie wyświetlał się na listach wyboru, np. w czasie planowania
wydarzeń w Kalendarzu. Funkcja ta może być wykorzystana w przypadku, gdy instruktor/
wykładowca zawiesił współpracę z ośrodkiem. Kolejny pracownik zostaje wprowadzony do bazy
ośrodka po zapisaniu wszystkich danych.
Uwaga! Przy dodawaniu nowego użytkownika wskazane jest podanie adresu e-mail. Pozwoli to na
automatyczne włączenie przypomnienia hasła użytkownika. Jest to możliwe w zakładce Informacje
pozostałe w oknie Edycja danych pracownika. Dodatkowo w tym oknie istnieje także możliwość
wpisania danych teleadresowych. W polu ulica nie ma możliwości wpisania nazwy ulicy wraz
ze znakami specjalnymi, takimi jak cudzysłów.
3. Definiowanie szkoleń
Żeby zdefiniować nowe szkolenie, trzeba wybrać moduł Ustawienia i kliknąć w funkcję Nowe
szkolenie. Automatycznie pojawi się okno. Należy wpisać tam nazwę szkolenia, określić jego
kategorię, typ oraz ceny. Przycisk Dodaj kończy konfigurację danego szkolenia.
4. Definiowanie uprawnień grup użytkowników
Żeby zdefiniować uprawnienia poszczególnych grup użytkowników systemu SPS Admi, trzeba
wybrać moduł Ustawienia i kliknąć w zakładkę Użytkownicy, grupy. Znajdziemy w niej listę grup
zdefiniowanych w ośrodku. Po kliknięciu w symbol żółtego kluczyka przy wybranym użytkowniku
otworzy się okno Definiuj uprawnienia. Możemy w nim wskazać moduły, do których będzie miał
dostęp użytkownik i wyłączyć dostęp do tych, gdzie nie powinien go mieć. W zakładce istnieje
także możliwość zdefiniowania nowych grup, które nie zostały stworzone przez producenta
oprogramowania. Żeby zdefiniować nową grupę, należy kliknąć w zakładkę Definiuj grupy.
Po wprowadzeniu danych trzeba wybrać Dodaj. Wszystko po to, żeby zapisać nową grupę
użytkowników w ośrodku. W momencie definiowania uprawnień grupa jest nadrzędna wobec
osoby, dla której to wykonujemy.
5. Utworzenie ewidencji osób szkolonych
Żeby założyć książkę ewidencji osób szkolonych, należy w module Ustawienia wybrać zakładkę
Dokumenty. Klikając przycisk Definiuj Ew. Osób szkolonych trzeba wypełnić wszystkie pola
oznaczone czerwonym kolorem. Przycisk Dodaj kończy konfigurację.
W module Ewidencja został umieszczony także Rejestr Wydanych Zaświadczeń. Możliwe jest
tam przeglądanie i drukowanie elektronicznie wydanych zaświadczeń.
6. Wprowadzanie zasobów OSK
System SPS Admi umożliwia również definiowanie zasobów, którymi dysponuje dany OSK.
Żeby to zrobić, należy wejść do modułu Zasoby, następnie kliknąć funkcję Dodaj zasób.
Po pojawieniu się okna Definiuj zasób trzeba podać nazwę oraz określić jego typ. Po utworzeniu
zasobu system automatycznie przypisze do niego kolor. Będzie on pomocny w czasie planowania
jego wydarzeń (w module Kalendarz /Grafiki).
7. Dodawanie kursanta, zapisywanie go na kurs
Żeby zdefiniować w systemie nowego kursanta oraz zarządzać jego szkoleniami, należy przejść
do modułu Kursanci. Funkcja Dodaj kursanta otworzy okno, w którym trzeba wprowadzić
podstawowe dane kandydata na kierowcę. Dodatkowo należy wybrać status kursanta. Jeśli w liście
rozwijanej wskażemy status Nieaktywny to wtedy kursant nie będzie wyświetlał się na listach
wyboru, np. w czasie planowania wydarzeń w Kalendarzu. Funkcja ta może zostać wykorzystana
w momencie, kiedy kursant zawiesi szkolenie. Po ich zapisaniu, w tym samym oknie, w zakładce
Informacje pozostałe można opcjonalnie wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące kursanta
(np. jego dane teleadresowe).
Uwaga! W polu ulica nie ma możliwości wpisania nazwy ulicy wraz ze znakami specjalnymi, taki jak
cudzysłów.
W module Kursanci w zakładce Informacje pozostałe istnieje także możliwość przypisania kursanta
do wybranego Starostwa Powiatowego, którego dane automatycznie pojawią się w wniosku
o wydanie prawo jazy, który generowany jest z systemu. W tym celu należy wybrać opcję Zmień
dane dostępnej w oknie Informacje pozostałe.
Kolejna zakładka w tym samym oknie to Lista szkoleń. Pozwala na przypisanie kursanta
do konkretnego szkolenia. Można to zrobić po określeniu kategorii szkolenia i wyborze pozycji
ze szkoleń zdefiniowanych (z listy rozwijanej).
W tym oknie istnieje także możliwość jednoczesnego zapisania Kursanta na więcej niż jedno
szkolenie, np. jeśli jeden Kursant odbywa w Ośrodku więcej niż jeden kurs w jednym czasie.
W zakładce Lista szkoleń znajduje się także okno Lista kursów. Po prawej stronie w tym oknie
widoczny jest status rozliczeń danego kursu w firmie e-kierowca. Jeśli w zakładce znajduje
się informacja TAK – oznacza to, że firma e-kierowca wystawiła już FV za dostęp do e-learningu
wygenerowany dla tego kursanta.
Żeby edytować dane kursanta, należy kliknąć w ikonę Edytuj (znaczek notesika z ołówkiem), przy
wierszu, w którym zapisany jest kursant.
Żeby zapisać kandydata na kierowcę na kurs, należy wybrać moduł Kursy i kliknąć przycisk Dodaj
kurs. W pojawiającym się oknie Definiuj szkolenie, w zakładce Informacje podstawowe należy
wprowadzić informacje dotyczące nowego kursu.
Po zapisaniu danych (poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz) uaktywni się zakładka Lista Kursantów.
Zostaną tam wyświetlone dane wszystkich osób oczekujących na kurs danej kategorii.
Żeby zapisać kandydatów na kierowców na nowo dodany kurs, należy przeciągnąć kursorem
nazwiska (z okna Bez kursu do okna Przypisani) oraz zaktualizować, klikając w przycisk Aktualizuj.
Uwaga! Podczas zakładania kursu należy zachować odpowiednią kolejność działań. Pierwszym
krokiem jest utworzenie nowego szkolenia w module Ustawienia, drugim - wprowadzenie
kandydatów na kierowców do modułu Kursanci. Ostatnim krokiem jest utworzenie kursu i zapisanie
na niego kursantów. Jeśli Kursant odbywa w Ośrodku jednocześnie więcej niż jeden kurs (np. jest
na kursie na kat. A i kat. B) należy zapisać Kursanta i uruchomić dla niego kurs dla drugiej kategorii
w powyżej podany sposób.
Przed uruchomieniem kursu można kursanta usunąć. Jednak pomimo tego jego dane nadal będą
się znajdować w ewidencji danych OSK. Skutkuje to tym, że będzie się pojawiał np. w kursach. Jeśli
kursant jest zapisany na uruchomiony kurs to możemy jedynie zamknąć mu szkolenie. Nie ma także
możliwości usunięcia kursanta, gdy w Kasie są już jakieś dotyczące go zobowiązania.
8. Uruchomienie kursu
Żeby uruchomić kurs należy wejść do moduł Kursy, wybrać zakładkę Planowane a następnie
kliknąć na zieloną strzałkę znajdującą się przy wierszu, w którym zapisany jest kurs.
Edycję zapisanych danych wykonuje się poprzez kliknięcie w ikonę Edytuj (znaczek notesika
z ołówkiem), przy wierszu, w którym zapisany jest kurs.
Uwaga! Po uruchomieniu kursu nie ma możliwości przypisania do niego nowych kursantów.
W celu wydrukowania planu zajęć teoretycznych należy zaplanować wydarzenia w Kalendarzu dla
wybranego kursu a następnie wejść do modułu Kursy. W module Kursy należy wskazać wybrany
kurs i edytować jego dane. W oknie edycja kursu należy wejść do zakładki Plan zajęć wskazać
wybrany dokument a następnie wybrać opcję znajdująca się na dole okna Drukuj dokumenty
kursu i wybrać Plan kursu. W zależności od tego, jakie wydarzenia będą zaplanowana dla danego
kursu w Kalendarzu tak Plan zajęć będzie się automatycznie aktualizował.
9. Obsługa modułu Kalendarz/Grafiki
Do planowania jazd, wykładów i Egzaminu Wewnętrznego służy moduł Kalendarz/Grafiki.
Żeby zaplanować np. jazdę w Kalendarzu, należy zaznaczyć (kliknąć kursorem) na Kalendarzu
odpowiedni zakres czasowy. Wtedy automatycznie pojawi się okno Tworzenie wydarzenia należy
wybrać w nim instruktora (Kadra) oraz pojazd (Zasoby), po czym wybrać kursanta do zaplanowanej
jazdy. Po zapisaniu, w kalendarzu zostaje zaznaczone wydarzenie. Można je edytować, przenosząc
kursorem termin i godzinę lub klikając prawym przyciskiem myszy, wybierać odpowiednią opcję.
W optymalnym zaplanowaniu pracy i koordynacji terminów pomocny może okazać się widok
na Kalendarz. Można tam wyświetlić i zestawić wszystkie zaplanowane prace. Dodatkowo możemy
uzyskać widok na inne zakresy Kalendarza: dzienne, tygodniowe, dwutygodniowe i miesięczne.
Taki widok otworzy się nam po wybraniu jednej z opcji na górze Kalendarza (Dzień, Tydzień,
2 Tygodnie, Miesiąc).
Kalendarz
System umożliwia przeglądanie Kalendarza w zależności od potrzeby.
W widoku Mój Kalendarz istnieje możliwość podejrzenia spraw, które dotyczą osoby zalogowanej
w danym momencie do aplikacji. Z kolei widok Organizacyjny pozwala na podgląd danych, które
znajdują się w systemie i dotyczą spraw planowanych w wewnątrz ośrodka. Praktyczny dotyczy
tematu zajęć praktycznych zaplanowanych w OSK, Teoretyczny zawiera informacje na temat zajęć
teoretycznych. Bardzo istotne jest to, że w Kalendarzu na czerwono zaznaczone są dni wolne
od pracy, które możemy zdefiniować w zakładce Dni wolne, w module Ustawienia.
Wykładowca, instruktor, kursant nie ma możliwości ingerencji w grafik. Może tylko w wpisać w nim
wydarzenie, które następnie będzie skutkować niedostępnością w grafiku OSK.
W module Kursanci istnieje możliwość podglądu szeregu przydatnych informacji na temat
kursanta. Chodzi m.in. o ilość godzin, które odbył podczas szkolenia praktycznego i teoretycznego.
Planowanie wykładów w OSK zgodnie z układem lekcji w Systemie SPS.
W celu zaplanowania Wykładów należy utworzyć okno wydarzenia w Kalendarzu następnie wybrać
zakładkę Wykłady SPS. Z poniżej podanych list należy wskazać Kurs, którego dotyczą wykłady
a także wybrać Temat zajęć, które w danym dniu będą prowadzone. Poza tym w pojawiającym
się oknie należy także wskazać czas prowadzenia zajęć, wykładowcę i salę wykładową. W celu
zaplanowania wykładów dla kursów prowadzonych za pomocą e-learningu należy utworzyć okno
wydarzenia w Kalendarzu następnie wybrać zakładkę Wykłady w Super OSK. System SPSADMI
pozwala na zaplanowanie dla kursów prowadzonych za pomocą e-learningu dwóch rodzajów
zajęć – Pierwszej Pomocy i CKO.
Z list należy wskazać Kurs, którego dotyczą wykłady a także wybrać Temat zajęć, które w danym
dniu będą prowadzone. Poza tym w pojawiającym się oknie należy także wskazać czas prowadzenia
zajęć, wykładowcę i salę wykładową.
10. Przygotowanie zgłoszeń koniecznych do wysłania do starostwa powiatowego
System SPS Admi automatycznie generuje elektronicznie dokumenty konieczne do wysłania
do starostwa powiatowego. Dokumenty pojawiają się w module Zgłoszenia, w zakładce
Dokumenty do podpisu. Poza tym, w module Strona Startowa wyświetlają się alerty, które będą
przypomniały o konieczności wysłania zgłoszenia do starostwa powiatowego w odpowiednim terminie.
Zgłoszenie rozpoczęcia kursu – dokument zostanie automatycznie wygenerowany po
uruchomienie kursu.
Zgłoszenie zakończenia kursu – dokument zostanie automatycznie wygenerowany po
zakończeniu kursu.
Zgłoszenie egzaminu wewnętrznego – dokument zostanie automatycznie wygenerowany po
zaplanowaniu egzaminu wewnętrznego w module Kalendarz/Grafiki.
Każda zakładka w module Zgłoszenia zawiera szczegółowy filtr, który pozwala na wygodne
wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w aplikacji.
11. Wydruk dokumentów wygenerowanych przez system
Drukowanie książki ewidencji osób szkolonych jest możliwe w module Ewidencja, w zakładce
Książka Ewidencji Osób Szkolonych. Żeby to zrobić, należy z wybieranej listy wskazać numer
książki, którą będziemy drukować, następnie kliknąć na funkcję Drukuj książkę.
Drukowanie karty przeprowadzonych zajęć wybranego kandydata na kierowcę jest możliwe
w module Kursanci. Żeby to zrobić, trzeba wybrać z listy kursanta, następnie kliknąć w ikonę
Edytuj. W pojawiającym się oknie Edytuj kursanta należy otworzyć zakładkę Lista szkoleń, po
czym rozwinąć listę obok napisu Lista kursów (umieszczona jest na dolnej belce okna) i wybrać
z listy rozwijanej dokument Karta przeprowadzonych zajęć - pusta. Karta ta drukuje się z danymi
kursanta, pozostałe informacje należy wpisać w sposób tradycyjny. Drugim rodzajem Karty jest
Karta przeprowadzonych zajęć – wypełniona.
Karta ta wypełniana jest automatycznie danymi z systemu. Warunkiem automatycznego wypełnienia
Karty jest planowanie zajęć praktycznych i teoretycznych w Kalendarzu.
Karta przeprowadzonych zajęć – wypełniona w Super OSK wypełniana jest automatycznie przez
system SPSADMI. W tym celu należy uruchomić kurs z e-learningiem i w Kalendarzu zaplanować
wydarzenie – Pierwsza Pomoc i CKO. Po zaliczeniu przez Kursanta wszystkich modułów w e-learningu
Karta przeprowadzonych zajęć wypełniona w Super OSK zostanie wypełniony automatycznie.
Dziennik zajęć w Super OSK wypełniany jest automatycznie przez system SPSADMI. W tym
celu należy uruchomić kurs z e-learningiem po zaliczeniu przez Kursanta wszystkich modułów
w e-learningu Dziennik zajęć w Super OSK zostanie wypełniony automatycznie.
Drukowanie Indywidualnego Identyfikatora możliwe jest także w module Kursanci, w zakładce
Lista szkoleń. Żeby to zrobić, należy rozwinąć listę Drukuj dokumenty kursanta (umieszczona
jest na dolnej belce okna) i wybrać plik Indywidualny Identyfikatora Kursanta.
Drukowanie dokumentu KP/KW możliwe jest w module Kasa, w zakładce Lista operacji. Żeby
wydrukować dokument KP/KW, należy kliknąć w funkcję Dodaj Operację. Następnie wybrać
typ operacji (wpłata lub wypłata), wskazać wpłacającego, odniesienie, tytuł operacji i kwotę.
Po zapisaniu danych operacja pojawi się na liście. Wydrukowanie jej możliwe jest przez kliknięcie
w ikonę symbol Drukuj KP/KW. Korzystając z tej opcji istnieje możliwość zarejestrowania wpłat
od kursantów, jak i wypłat, których dokonujemy, np. dla instruktorów lub innych pracowników
ośrodka.
Drukowanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia możliwe jest w module Ewidencja, w zakładce
Rejestr Wydanych Zaświadczeń.
Należy pamiętać o tym, że rozpoczynamy kurs, na którym może być zapisanych wiele osób. Jednak
kończymy go osobno dla każdego kursanta. Jest to związane z faktem, że różne osoby mogą
kończyć kurs w innym czasie.
Uwaga! Podane w Indywidualnym Identyfikatorze hasło jest pierwszym, które kursant powinien
zmienić w czasie pierwszego logowania. Po jego zmianie ze względów bezpieczeństwa ośrodek nie
ma podglądu do nowego hasła kursanta.
12. Rozliczenia kursantów
System SPS Admi umożliwia przeprowadzenie rozliczeń za kursy, dodatkowe godziny i inne usługi.
Każdy kursant, który zostaje zapisany na kurs automatycznie obciążany jest zobowiązaniem w
wysokości naliczonej opłaty. Możliwość sprawdzenia wysokości zobowiązania istnieje w module
Kasa, w zakładce Lista zobowiązań. W tym module jest także możliwość dodania kolejnego
zobowiązania. Należy wskazać kursanta, rozwinąć listę jego zobowiązań, następnie wybrać
opcję Dodaj zobowiązanie. W pojawiającym się oknie Definiuj zobowiązanie należy wskazać
odniesienia zobowiązania, np. kursu lub braku odniesienia (np. gdy wpisujemy dodatkowe jazdy
lub innego rodzaju zobowiązania). W module Kasa istnieje możliwość zarejestrowania wpłat,
które niwelują zobowiązania kursantów. Dodanie nowej operacji (wpłaty, wypłaty) jest możliwe
w zakładce Lista operacji. Można to zrobić klikając w funkcję Dodaj operację. Także w swoim
panelu kursant ma możliwość podglądania swoich rozliczonych i nierozliczonych zobowiązań.
Żeby sprawdzić ilość operacji kasowych przeprowadzonych w danym dniu, należy wskazać
oczekiwany Zakres dat, następnie kliknąć w symbol filtru (znajduje się obok zakresu daty).
Pojawiająca się lista będzie zawierała wszystkie operacje kasowe (wpłaty i wypłaty), które miały
miejsce w wybranym przez nas zakresie czasowym.
W zakładkach Lista operacji i Lista zobowiązań istnieje możliwość korzystania z zaawansowanego
filtru, który pozwala na wygodne wyszukiwanie potrzebnych informacji.
13. Rozliczania pracowników
Za pomocą programu SPS Admi można także rozliczać pracowników. Żeby wykonać rozliczenie,
należy rozpocząć od zdefiniowania stawek wynagrodzenia pracownika. Trzeba wybrać moduł
Kadra, następnie wskazać pracownika i kliknąć w okno Edytuj. W pojawiającym się oknie
Edytuj pracownika, w zakładce Wymiar pracy należy określić stawkę godzinową, określić
procent wynagrodzenia od stawki bazowej, w zależności od rodzaju sytuacji. Funkcja ta pozwala
na określenie innej stawki dla instruktora, który prowadził jazdę i dla tego przebywającego w czasie
jazd w warsztacie lub nie prowadzącego jazdy z powodu absencji kursanta. Rozliczenie godzin
następuje w oknie Edytuj pracownika, a dokładniej w zakładce Rozliczenie godzin.
Uwaga! Żeby wykonać rozliczenie wykładowcy, należy zaplanować działania w Kalendarzu.
Przygotowanie rozliczenia wybranego instruktora odbywa się poprzez kliknięcie w linijkę pod
napisem Typ godziny i wybranie z listy rodzaju zdarzenia. Po wybraniu wszystkich godzin
do rozliczenia istnieje możliwość wydrukowania ich w postaci dokumentu PDF.
14. Uruchamianie i nadzór nad szkoleniami z e-learningiem
Żeby uruchomić szkolenia z e-learningiem, należy w module Ustawienia utworzyć nowe szkolenie.
Dzieje się to przez kliknięcie w zakładkę Nowe szkolenie. Trzeba wprowadzić nazwę szkolenia
i odznaczyć okno Szkolenie z e-learningiem. Dodatkowo należy wskazać kategorię prawa jazdy,
której będzie dotyczyło szkolenie i wprowadzić pozostałe dane. Po kliknięciu w ikonę Dodaj
wszystkie dane zostaną zapisane.
Kolejnym krokiem w kierunku uruchomienia kursu z e-learningiem jest odznaczenie opcji
Szkolenie z e-learningiem w czasie zapisywania kursanta na szkolenie. Jest to możliwe w module
Kursanci, w zakładce Dodaj kursanta – Lista szkoleń. Po zapisaniu zmian w danych kursanta,
w zakładce Informacje podstawowe należy wydrukować Indywidualny Identyfikator Kursanta.
Za jego pomocą kandydat na kierowcę może logować się do swojego panelu SPS Admi i uczyć się
korzystając z e-learningu.
System SPSADMI pozwala także na wydrukowanie postępów w e-learningu Kursanta. Żeby tego
dokonać należy wejść do modułu Kursanci, wybrać zakładkę Na kursie i kliknąć w symbol wykresu,
który znajduje się po lewej stronie obok nazwiska kursanta. W pojawiającym się oknie Postęp
kursanta w zakładce Aktualny postęp możliwe jest zapisanie aktualnego postępu. Następnie
należy przejść do zakładki Postęp zapisany wybrać odpowiedni dokument klikając w symbol
zielonej strzałki. Dokument zawierający informacje na temat Postępu kursu zostanie wyświetlony
w osobnym oknie istnieje możliwość zapisania go na dysku lub wydrukowania.
15. Panel Kursanta Każdy kursant, który zostanie wprowadzony do systemu SPS Admi otrzyma indywidualny
identyfikator pozwalający mu na logowanie się do swojego panelu. Żeby zalogować się
do systemu, Kursant powinien w rekomendowanej przeglądarce otworzyć stronę internetową
dedykowaną dla danego ośrodka, w którym odbywa kurs korzystając z loginu i hasła, który otrzyma
wraz z Indywidualnym Identyfikatorem Kursanta. Kandydat na kierowcę w swoim panelu może
przeglądać dotyczące go wydarzenia, zaplanowane w module Kalendarz/Grafiki. W module
Mój profil, w zakładce Przypisane kursy kursant może obejrzeć swój kurs i korzystać z nauki
za pomocą e-learningu (jeśli ośrodek zapisał go na taki kurs). W zakładce Rozliczenia modułu Mój
profil kursant może sprawdzać stan swoich rozliczeń z ośrodkiem. W zakładce Rozliczenia istnieje
możliwość wylistowania operacji, które miały miejsce w kasie po wskazaniu zakresu czasowego.
16.Panel Instruktora/Wykładowcy
Każdy instruktor/wykładowca, który zostanie wprowadzony do systemu SPS Admi otrzyma login
i hasło pozwalający mu na logowanie się do swojego panelu. Żeby zalogować się do systemu
instruktor/wykładowca powinien w rekomendowanej przeglądarce otworzyć stronę internetową
dedykowaną dla danego ośrodka, którego jest pracownikiem korzystając z loginu i hasła, który
otrzyma z ośrodka. Instruktor/wykładowca może w swoim panelu przeglądać wydarzenia,
zaplanowane w module Kalendarz/Grafiki. W module Kursy może sprawdzić w ilu trwających
lub zaplanowanych kursach został wskazany jako instruktor prowadzący. W module Kursanci
może podglądać postępy w szkoleniu e-learningowym kursantów, którzy znajdują się na kursach,
gdzie jest instruktorem prowadzącym. W Panelu instruktora/wykładowcy możliwe jest także
odpowiadanie na pytania, które do e-kursu zadają kursanci. Jest to możliwe w Panelu E-Instruktora,
który jest dostępny w module Mój profil instruktor/wykładowcy może podglądać i odpowiadać
na pytania, które Kursanci przesyłają w czasie szkolenia za pomocą e-learningu. Panel umożliwia
sortowanie pytań wg następujących kryteriów: OD KURSANTÓW, Z ODPOWIEDZIĄ, ZAMKNIĘTE
BEZ ODPOWIEDZI, WSZYSTKIE. Po udzieleniu odpowiedzi na pytanie przez instruktora/wykładowcę
system automatycznie wysyła odpowiedź do Kursanta.
17. Przygotowanie wzoru dokumentów obowiązujących w OSK
W czasie przygotowania nowego wzoru dokumentu istnieje możliwość skorzystania z szablonów
przypisanych do takich grup w OSK jak: Kadra, Kursanci, Kursant, Kurs (np. Regulamin Kursanta
na Kursie), Zasoby, Kursy. Przed wydrukowaniem dokumentu istnieje możliwość edycji bez
ingerencji w jego strukturę.
18. Funkcjonalności Strony Startowej
Strona startowa pełni funkcję informacyjną. W oknie Kalendarz aplikacja wyświetla informacje
na temat spraw zaplanowanych w Kalendarzu wydarzeń, które dotyczą osoby zalogowanej
w aplikacji. Dodatkowe funkcje pozwalają też na podglądanie działań zaplanowanych na kolejne
dni lub tych, które się odbyły wcześniej.
Okno Zgłoszenia informuje nas o utworzonych przez aplikację zgłoszeniach, datach ich utworzenia,
dacie do jakiej powinien zostać wysłany do urzędu. W kolumnie Przeterminowane można
sprawdzić, czy czas na przesłanie dokumentów już minął.
Okno Kadra, zasoby, alerty informuje użytkownika m.in. o tym kiedy wygasają badania lekarskie
instruktorów, kiedy należy wymienić w aucie gaśnice lub wykonać przegląd auta.
19. Ustawienie poczty i konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych
Odpowiednie ustawienie poczty potrzebne jest do elektronicznego przesyłania dokumentów
zgłoszeniowych do starostwa. Pierwszy krok to zdefiniowanie serwera poczty. Najpierw trzeba
kliknąć na moduł Ustawienia i w zakładce Poczta wybrać opcję Definiuj serwer poczty. W polu
Nazwa serwera należy wprowadzić nazwę serwera, na którym znajduje się wybierany przez nas
adres e-mail. W polu Adres serwera, Szyfrowanie, Port serwera wprowadzamy dane techniczne.
Znajdziemy je u dostawcy poczty, z której korzystamy.
Poniżej umieszczamy dane techniczne wybranych serwerów pocztowych.
Dane niezbędne do skonfigurowania bezpłatnej poczty onet.pl
Serwer poczty wychodzącej SMTP: smtp.poczta.onet.pl. Port serwera poczty wychodzącej - 465.
Zabezpieczenie - SSL.
Dane niezbędne do skonfigurowania płatnej poczty onet.pl
Serwer poczty wychodzącej SMTP: poczta.onet.pl, Port serwera poczty wychodzącej (SMTP): 465.
Zabezpieczenie - SSL.
Dane niezbędne do skonfigurowania poczty wp.pl
Serwer poczty wychodzącej - smtp.wp.pl. Port serwera poczty wychodzącej –
465. Zabezpieczenie – SSL.. Dane niezbędne do skonfigurowania poczty gmail.com
Serwer poczty wychodzącej SMTP - smtp.gmail.com
Port: 465 lub 587
Zabezpieczenie - SSL.
Drugim krokiem jest zdefiniowanie konta poczty przez wybranie opcji Definiuj konto poczty.
W oknie Serwer poczty, z listy rozwijanej wybieramy nazwę serwera, dla którego chcemy
zdefiniować konto poczty. W oknie Adres e-mail wpisujemy adres e-mail, Nazwa - imię i nazwisko
nadawcy poczty e-mail lub nazwę OSK. Będzie się ona wyświetlała jako nadawca wiadomości.
W oknie Użytkownik wpisujemy nazwę użytkownika poczty, natomiast w oknie Hasło - hasło
do podanego powyżej konta pocztowego.
Żeby skonfigurować wysyłanie dokumentów zgłoszeniowych, należy wybrać zakładkę Zgłoszenia.
Znajduje się ona w module Ustawienia. Trzeba zaznaczyć elektroniczny sposób wysyłki dokumentów
zgłoszeniowych. Istnieje także możliwość wskazania sposobu podpisania dokumentów. Możemy
zdecydować, czy będziemy korzystać z własnego podpisu albo dostawcy oprogramowania.
Trzeba także wybrać adres (e-mail, który konfigurowaliśmy wcześniej lub [email protected]).
W przypadku wyboru [email protected], należy wskazać adres zwrotny, gdzie mają zostać
przesyłane dokumenty zwrotne. W temacie i treści e-maila należy stworzyć szablon wiadomości,
który posłuży do wysłania dokumentów do starostwa.
20. Obsługa profilu PKK
Konfiguracja połączenia
Aby przygotować system do obsługi PKK, należy wejść do modułu Ustawienia i wybrać zakładkę
Dane ośrodka i oddziałów. Przy wierszu z nazwą ośrodka klikamy na opcję Edytuj wiersz.
W otwartym oknie Definiuj ośrodki, file, oddziały w części Starostwo/urząd miast – komunikacja
należy wpisać swoje hasło i login do programu Portal OSK i kliknąć na przycisk Aktualizuj. Zarówno
hasło jak i login powinniście Państwo otrzymać od starostwa lub PWPW.
Przypisywanie PKK kursanta do ośrodka
Aby przypisać PKK kursanta do swojego ośrodka, należy najpierw przypisać go do konkretnego
szkolenia (patrz w instrukcji: Dodawanie kursanta, zapisywanie go na kurs).
Następnie należy wejść do modułu Kursanci i przy wierszu z imieniem i nazwiskiem kursanta
wybrać opcję Edytuj. W otwartym oknie Edytuj kursanta klikamy na przycisk Lista szkoleń. Przy
wierszu Lista szkoleń proszę wybrać opcję Edytuj, co uaktywni przycisk Przypisz PKK kursanta.
Proszę wpisać PKK kursanta oraz jego PESEL (PESEL, jeżeli jest, pobierze się automatycznie),
a następnie kliknąć na przycisk Pobierz. W tym momencie system połączy się z systemem starostwa
i wyświetlą się dane kursanta ze zdjęciem do weryfikacji. Następnie potwierdzamy operację
przyciskiem Przypisz i system przypisuje PKK do ośrodka.
Zwrot PKK kursanta
Aby zwrócić PKK kursanta (np. w wypadku jego rezygnacji z kursu), należy wejść do modułu
Kursanci i przy wierszu z imieniem i nazwiskiem kursanta wybrać opcję Edytuj. W otwartym oknie
Edytuj kursanta klikamy na przycisk Lista szkoleń. Przy wierszu Lista szkoleń proszę wybrać
opcję Edytuj, co uaktywni przycisk Zwróć PKK kursanta. Po kliknięciu na ten przycisk, system
łączy się z systemem starostwa i wyświetlą się dane kursanta ze zdjęciem do weryfikacji.
21.Obsługa drukarki fiskalnej
Konfiguracja drukarki w Systemie SPS Admi
Przed rozpoczęciem konfiguracji drukarki w programie, należy ściągnąć ze strony www.java.com/
pl/download i zainstalować darmowy komponent Javy.
Następnie należy wejść w moduł Ustawienia i wybrać zakładkę Konfiguracja drukarki fiskalnej
i kliknąć na przycisk Konfiguruj. W otwartym oknie Testowanie i konfiguracja drukarki proszę
wybrać z rozwijanych list odpowiedni typ drukarki i port drukarki. Informacje te uzyskacie
Państwo od dostawcy sprzętu. Po prawidłowym wyborze i wydrukowaniu próbnego paragonu
o wartości 1gr., proszę zapisać konfigurację.
Praca z drukarką fiskalną
Aby wydrukować paragon fiskalny, należy wejść w moduł Kasa i wybrać zakładkę Dodaj operację.
W otwartym oknie Definiuj operację kasową proszę zaznaczyć Typ operacji, i z rozwijanych list
zdefiniować operację oraz wpisać kwotę. Można od razu zapisać i wydrukować paragon bądź tylko
zapisać operację w systemie.
22. Konfiguracja i wysłanie dokumentów zgłoszeniowych za pomocą faxu
Konfiguracja systemu w celu wysłania dokumentów na numer faxu wybranego starostwa
powiatowego
Żeby wysyłać dokumenty zgłoszeniowe na numer faxu wybranego starostwa powiatowego należy
uruchomić moduł Ustawienia. W tym module należy uruchomić zakładkę Zgłoszenia edytować
dane dotyczące konfiguracji wysyłki. W tym celu należy kliknąć w symbol niebieskiej kartki
z żółtym długopisem, który znajduje się po lewej stronie obok nazwy ośrodka. W pojawiającym
się oknie Konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych należy wybrać sposób wysyłki
dokumentów zgłoszeniowych - elektroniczny (fax). W celu potwierdzenia czynności należy kliknąć
w przycisk Aktualizuj.
Wysłanie dokumentów zgłoszeniowych
Żeby wysłać wygenerowane dokumenty zgłoszeniowe należy uruchomić moduł Zgłoszenia.
W tym module należy uruchomić zakładkę Dokumenty do podpisu. Następnie należy zaznaczyć
dokumenty do wysyłki i kliknąć w opcję Zaznaczone dokumenty wyślij faxem.
W kolejnym kroku należy przejść do zakładki Dokumenty w kolejce podpis/fax. W celu
dokończenia wysyłki dokumentów należy kliknąć w opcję Odśwież, która znajduje się po lewej
stronie bezpośrednio pod Filtrem szczegółowym. Po dokonaniu tej czynności dokumenty zostaną
wysłane na numer faxu wybranego starostwa.
Wybór starostwa powiatowego
Żeby wskazać starostwo powiatowe, do którego będą przesyłane dokumenty należy uruchomić
moduł Ustawienia. Następnie należy kliknąć w zakładkę Dane ośrodka i oddziałów i edytować
dane ośrodka. W tym celu należy kliknąć w symbol niebieskiej kartki z żółtym długopisem, który
znajduje się po lewej stronie obok nazwy ośrodka. W pojawiającym się oknie Definiuj ośrodki, filie,
oddziały należy wybrać odpowiednie starostwo. Jest to możliwe po kliknięciu w funkcję Zmień
dane. Wybór starostwa możliwy jest z listy rozwijanej lub poprzez wpisanie nazwy miejscowości
w pasku, który znajduje się obok napisu Starostwo.