Artykuł w wersji pdf - Support Online Sp. z o. o.

Komentarze

Transkrypt

Artykuł w wersji pdf - Support Online Sp. z o. o.
Dodawanie podpisów i stopek dla Exchange
2010 SP1 – porównanie aplikacji
Zarządzanie firmową pocztą to niełatwe zadanie. Gdy uporamy się z konfiguracją serwera
Exchange i testowaniem wszystkich aspektów jego działania, przychodzi pora na dopracowanie
szczegółów i wyciągnięcie jak największej ilości funkcjonalności z dostarczonego przez Microsoft
oprogramowania. W średnich i dużych firmach, w których mamy do czynienia z wieloma
oddziałami i działami funkcjonalnymi nie lada problemem może być zachowanie standardów
firmowego wizerunku wśród klientów. Jedną z takich wizytówek jest wiadomość e-mail wysyłana
do klienta.
Biorąc pod uwagę popularne rozwiązania firmy Microsoft – serwer Exchange i klient
Outlook – każdy z użytkowników ma możliwość tworzenia podpisów i stopek we własnym
programie pocztowym. Bardzo często bywa tak, że nikt nie sprawuje kontroli nad tym, w jakiej
formie pracownik wysyła swoją wiadomość poczty elektronicznej do klienta. Możliwość wysłania
maila w formacie tekstowym, RTF czy HTML, w dodatku w różnym układzie graficznym daje już
nieskończoną ilość kombinacji efektu końcowego – elektronicznego listu, który otrzyma odbiorca.
Zachowanie standardów firmowych ma duże znaczenie dla opinii o firmie wśród klientów
oraz łatwiejszej współpracy między podmiotami. Jednym z elementów ułatwiających identyfikację
osoby i firmy, która wysłała maila jest stopka i podpis pod wysłaną wiadomością. Rozgraniczenie
omawianych terminów stopki i podpisu wynika z faktu, że podpis traktowany jest jako
personalizacja osoby wysyłającej maila, natomiast stopka jako wizerunek organizacji globalnie.
Od wersji 2007 Microsoft udostępnił możliwość konfiguracji takiej stopki globalnej –
firmowej oraz dodawania jej do wszystkich wysyłanych wiadomości. Możliwości tego narzędzia są
jednak niewielkie wobec wymagań obecnego rynku. Lukę tę dostrzegli szybko producenci
oprogramowania, którzy oferują aplikacje uzupełniające braki wbudowanej w serwer Exchange
funkcji. Aplikacji tych jest kilka. W tym artykule porównane zostaną dwa programy komercyjne,
zbliżone oferowanymi opcjami oraz sposobem licencjonowania na tle możliwości Exchange. Będą
to Mail Disclaimers oraz CodeTwo Exchange Rules.
MOŻLIWOŚCI PODPISU WBUDOWANE W EXCHANGE
Stopkę na poziomie serwera Exchange ustawia się za pomocą reguły transportowej roli Hub
Transport z konsoli graficznej (EMS) lub konsoli zarządzania (EMC).
W zależności od wersji serwera – czy jest to 2007 czy 2010, mamy do dyspozycji odmienne
możliwości. Oba wydania posiadają następujące funkcje:


stopka w formacie .txt,
użycie reguł podobnych jak w kliencie poczty Outlook, na podstawie których stopka będzie
dodawana do wysyłanej wiadomości, np.: do wszystkich, do osób w tej samej organizacji,
spoza organizacji, będących członkami grupy dystrybucyjnej, maili zawierających określony




tekst, czy adres e-mail w polu Od: i DW:,
możliwość prostego formatowania tekstu stopki, tj. określenie koloru, ograniczonego
wyboru kroju czcionki i jej wielkości,
dodanie separatora między właściwą wiadomością a stopką w postaci linii poziomej,
wybór akcji w przypadku niemożliwości dodania stopki, spowodowanej np. przez
kodowanie wiadomości – możemy zdefiniować, aby serwer wysłał ją mimo to bez podpisu,
utworzył oddzielny mail ze stopką lub odrzucił wiadomość, generując NDR,
utworzenie wykluczenia, dla którego stopka nie zostanie dodana, mimo spełnienia
wcześniejszych reguł. W ten sposób możemy też rozwiązać problem pojawiania się stopki
przy każdym przesłaniu tego samego maila dalej.
W Exchange 2010 otrzymujemy dodatkowe możliwości, takie jak:



Dodawanie pól Active Directory – automatycznie można w ten sposób uzyskać
podstawienie danych dostępnych w konfiguracji konta użytkownika domeny, np. imię,
nazwisko, telefon i wiele innych, łącznie ze specjalnie przygotowanymi w tym celu polami
AD wykorzystywanymi przez deweloperów aplikacji. To najważniejsza różnica, ponieważ
funkcjonalność ta pozwala na spersonalizowanie stopki dla wysyłanej wiadomości.
Możliwość stworzenia podpisu w formacie HTML, co znacznie rozszerza możliwości
opracowania szaty graficznej.
Dodanie obrazka, np. logo firmy. Jest to jednak ograniczone do grafiki dostępnej online, tzn.
nie zaszytej w samej wiadomości, lecz dołączanej w postaci linka – co oznacza, że odbiorca
zobaczy ją tylko wtedy, gdy będzie miał dostęp do firmowej sieci komputerowej lub
Internetu, a program pocztowy czy antywirusowy nie zablokują jej.
Pomimo dodania przez Microsoft w Exchange 2010 znacznych udogodnień dla administratorów
w procesie tworzenia i zarządzania firmowymi podpisami, ciągle nie są one w stanie zaspokoić
wszystkich wymagań, w szczególności przedsiębiorstw z rozbudowaną hierarchią funkcjonalną,
posiadających wiele grup dystrybucyjnych i użytkowników korzystających z kilku adresów e-mail.
Dzięki znajomości tematu przez firmy trzecie, szybko powstało oprogramowanie stworzone
specjalnie w celu zaprojektowania i zarządzania podpisami dołączanymi w treści wiadomości
pocztowych. Jedną z takich aplikacji jest Mail Disclaimers firmy Exclaimer.
MAIL DISCLAIMERS
Produkt angielskiej firmy to aplikacja, którą instalujemy bez
problemu na działającym serwerze Exchange. Po uruchomieniu rzuca się w
oczy mnogość opcji, która na początku potrafi przytłoczyć i rodzi pytanie o
potrzebę istnienia wszystkich tych „wodotrysków” do prostego
wydawałoby się celu jakim jest stworzenie stopki.
Poniżej rysunek prezentuje wygląd okna głównego.
Rysunek 1 - okno główne w Mail Disclaimer
Gdy jednak zaczniemy od planowania potrzeb organizacji wobec wykorzystania zmiennych i
sterowanych automatycznie na podstawie reguł stopek, może się okazać, że nie każda aplikacja
napisana do tego celu spełni nasze założenia. Wystarczy bowiem pomyśleć o tym, że jeden
użytkownik może być członkiem kilku grup dystrybucyjnych i wysyłać maile w ich imieniu za
każdym razem z innego adresu e-mail. Wobec takiego zadania sprawa zaczyna być dość
skomplikowana.
Początkowy problem z przystosowaniem się do przeładowanego informacjami okna
programu nagrodzi właśnie mnogość opcji i kombinacji w jakich możemy zaprojektować i zarządzać
stopkami. Tym bardziej, że na starcie otwiera nam się okno pomocy z informacjami o
podstawowych operacjach w programie.
Opcje Mail Disclaimers, których nie oferuje standardowa instalacja Exchange 2010
Dlaczego chciałbym kupić taką aplikację jako manager IT danego przedsiębiorstwa? Zacznę
od końca – dla mnie najbardziej istotną zaletą tego programu jest możliwość użycia zewnętrznego
edytora szablonów produkcji tej samej firmy. Oznacza to, że część graficzną pracy można przydzielić
grafikom, bądź działowi marketingu, a administratorom pozostaje wybór odpowiednich reguł
wysyłania wiadomości i stosowania akcji na obrabianym przez program e-mailu.
Lista możliwości aplikacji jest bardzo długa. Porównując z tymi oferowanymi przez
Exchange, uwagę przykuwają:

aktualizacja elementów wysłanych w Outlooku – po wysłaniu maila i dodaniu przez serwer
stopki, folder elementów wysłanych zostanie odświeżony na podstawie informacji serwera
o dołączonym podpisie, przy czym mamy wybór – aktualizacja wyglądu tego samego
elementu lub stworzenie nowego (wówczas zobaczymy dwie wiadomości – oryginalną
przed i zmienioną po dodaniu stopki),

bogata biblioteka edytowalnych szablonów – pozwala na szybki start z wdrożeniem
firmowych stopek, o ile któryś z szablonów przypadnie nam do gustu. Jest ich bardzo dużo,
a możliwości dostosowania do własnych potrzeb spore,

obrazy w stopce są dołączane do treści maila - dzięki temu nawet mocno zabezpieczone
programy klienckie do odbioru poczty nie powinny ich blokować, dodatkowo są one
automatycznie skalowane i kompresowane,

nieograniczona długość i objętość podpisu – możemy wprowadzić tyle tekstu i grafiki ile
potrzebujemy,

podgląd tworzonej stopki na żywo w edytorze oraz części testowej aplikacji – nie ma
konieczności testowania przygotowywanego podpisu poprzez zapisywanie zmian na
serwerze Exchange – program zasymuluje nam efekt końcowy podczas projektowania,

rozbudowany kreator polis – policy tester – polis, na podstawie których stworzymy logikę
dodawania podpisu do maila – podobnie jak w serwerze Exchange są to reguły zbliżone do
tych użytych w Outlooku. Działanie polis dodatkowo może być kontrolowane czasowo,

rozpoznawanie czy stopka nie została już wcześniej dodana i jeżeli tak, nie dodawanie
kolejnej, by zachować przejrzystość wysyłanej wiadomości,

możliwość dodawania kanału RSS,

wstawianie banerów reklamowych,

automatyczne dodawanie plików wizytówek w formacie .vcard.
Nie wymienione pozostałe opcje programu, np. użycie pól Active Directory w podpisie,
pokrywają się z tymi oferowanymi w instalacji serwera Exchange 2010, z tym że są bardziej
rozbudowane i łatwiej je wdrożyć, dzięki prostemu edytorowi.
Instalacja i konfiguracja
Instalacja i konfiguracja programu dzięki wbudowanemu kreatorowi nie przysparza
problemów.
Do interfejsu i opcji programu trzeba się przyzwyczaić. Pierwsze wrażenie, jakie robi
program, to trochę nieintuicyjny interfejs i złe rozmieszczenie elementów, ale z czasem może to być
zaletą aplikacji, gdyż opcji oferowanych jest sporo.
Mail Disclaimers powinien być instalowany na serwerze Exchange z rolą Hub Transport.
Zarządzanie
Aplikacja jest również przewidziana do pracy w środowisku wieloserwerowym. Zawarto w
niej opcję zdalnej instalacji na pozostałych serwerach Exchange w organizacji dzięki dodatkowej
usłudze systemowej instalowanej wraz z programem - remote deployment service.
Dzięki instalacji w sieci serwerów Exchange, nawet największa firma może zachować
centralne zarządzanie stopkami w firmie, co nie jest oczywiste przy innych aplikacjach tego typu.
Licencjonowanie
Licencje kupujemy per user, co oznacza, że porównujemy ilość posiadanych i planowanych
skrzynek mailowych z ilością potrzebnych licencji. Dodatkowo w pierwszym roku musimy wykupić
wsparcie techniczne.
CODETWO EXCHANGE RULES
Drugą z prezentowanych i przetestowanych w środowisku produkcyjnym, dość popularną
aplikacją jest CodeTwo Exchange Rules. Jest on dostępny w dwóch opcjach – PRO, bardzo zbliżonej
funkcjonalnością do Mail Disclaimers oraz standardowej, sporo tańszej i trochę okrojonej. Dla
możliwości wyboru: większy koszt czy niższa cena, zaprezentowana zostanie ta druga, tańsza opcja.
O cenach na dzień 30.03.2012 będzie informacja na końcu artykułu.
Mniej skomplikowany, tańszy, lecz zapewniający podstawową funkcjonalność program
CodeTwo Exchange Rules stanowi ciekawą alternatywę jako wypełniający lukę między dostępnymi
w Exchange 2010 opcjami reguł transportowych a rozbudowanym kombajnem Mail Disclaimers.
Okno aplikacji nie zawiera wiele opcji i jest przejrzyste. Widzimy na nim zastosowane reguły
oraz możliwość szybkiego dodania nowej lub przetestowania i podglądu a także edycji istniejącej.
Rysunek 2 - okno główne CodeTwo Exchange Rules
W porównaniu do przedstawionego wcześniej Mail Disclaimers, CodeTwo wręcz poraża
prostotą i przejrzystością interfejsu. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że program nie jest w stanie
wykonać skomplikowanych operacji jakich od niego oczekujemy, tj. zarządzania regułami
transportowymi i dodawaniem stopki na ich podstawie. W rzeczywistości jednak radzi sobie z tym
całkiem nieźle. Intuicyjny interfejs pozwala natychmiast znaleźć potrzebne funkcje.
W porównaniu do możliwości serwera Exchange 2010 w dziedzinie dodawania stopek, aplikacja
CodeTwo oferuje znacznie więcej:

dodawanie podpisów bazujących na adresie e-mail nadawcy i/lub odbiorcy,

wykorzystanie pól Active Directory w podpisie,

stopka/podpis dodawane na podstawie reguł, z wykorzystaniem członkostwa w grupach lub
jednostkach organizacyjnych (OU) Active Directory,

podgląd stworzonego podpisu/stopki w elementach wysłanych klienta poczty (nie działa
jeżeli zastosowane są reguły przenoszące maila do innego folderu niż element wysłane),

dodawanie obrazków, logo, zdjęć,

zaawansowane formatowanie tekstu i obrazków we wbudowanym edytorze,

narzędzie podglądu zapisanego projektu i testowania stworzonej stopki bez wprowadzania
zmian na serwerze,

wsparcie dla kampanii marketingowych,

odświeżenie elementów wysłanych w kliencie poczty o dodaną przez serwer stopkę,

wsparcie dla wszystkich znanych klientów poczty, tj. Microsoft Office Outlook, Outlook Web
Access (OWA), Outlook Mobile Access (OMA), Blackberry, PDA, Outlook Express,
Thunderbird, Entourage dla Mac OS, iPhone,

przyjazny i poręczny help podczas użytkowania aplikacji,

opcja archiwizacji maili dla zachowania dodatkowej kopii obrabianych wiadomości e-mail.
Rozpoczęcie pracy nad nowym podpisem/stopką rozpoczyna się od stworzenia reguły, na
podstawie której aplikacja będzie mogła zdecydować, czy dodać ją do wysyłanej wiadomości, czy
też nie. Do wyboru mamy przemyślane reguły i jest ich wystarczająca ilość. Nie jest to może tak
rozbudowana lista jak w Mail Disclaimers, jednak powinna pokryć zapotrzebowanie na logiczne
rozwiązanie tematu stopek w przedsiębiorstwie.
Podczas testów natknąłem się jednak na potencjalną sytuację nie do opisania regułami
CodeTwo Exchange Rules – gdy jeden użytkownik należy do kilku grup dystrybucyjnych i wysyła
maile w ich imieniu. Na tym punkcie Mail Disclaimers wydaje się bardziej elastycznym produktem.
Rysunek 3 - ustalanie reguł w aplikacji CodeTwo Exchange Rules
Następnie przechodzimy do edytora, w którym komponujemy graficzny układ i rozstawienie
poszczególnych elementów stopki. Jego możliwości są wystarczające. Do złudzenie przypomina wyglądem
Outlooka. Łatwo i szybko możemy dodać potrzebny tekst, obrazki, pola Active Directory. Dzięki temu proces
tworzenia stopki jest przyjemny i efektywny – nie tracimy czasu na zagłębianie się w dokumentacji.
Rysunek 4 - edycja stopki
Po zapisaniu projektu stopki możemy przetestować go „wirtualnie”, tzn. bez wdrażania jej na
serwerze Exchange. Możemy następnie przejść do edycji kolejnej reguły transportowej. Po przetestowaniu
wszystkich ustawień, kolejności i poprawności ich działania nie zapomnijmy o zapisaniu zmian (ikona
dyskietki) przed wyjściem z programu. Zdarzyło mi się szukać problemów gdzie indziej, podczas, gdy
wyszedłem z programu bez zapisania zmian.
Instalacja
W przypadku instalacji na pojedynczym serwerze jest ona banalnie prosta – wybieramy folder
docelowy – musi być do dysk lokalny, domyślnie „C:\Program Files\CodeTwo\CodeTwo ExchangeRules
2010”. Gdy przychodzi do instalowania w środowisku wieloserwerowym, zaczynają się trudności. Wówczas
postępujemy następująco:

jeżeli mamy kilka serwerów z rolą Hub Transport ale wykorzystywany jest tylko jeden z nich –
program instalujemy tylko tam,
jeżeli mamy kilka serwerów z rolą Hub Transport i wykorzystujemy kilka z nich lub pracują w klastrze
– na każdym z nich aplikację należy zainstalować i aktywować osobnym kluczem, a więc znacznie
podraża to całą inwestycję.

Zarządzanie
CodeTwo Exchange Rules może być zarządzane tylko w miejscu instalacji, co jest dość niewygodne,
gdyż instalujemy program bezpośrednio na serwerze Exchange. Każda edycja reguły bądź stopki zmusza nas
do logowania się na serwer. Dodatkowo, gdy któryś z administratorów otworzył wcześniej konsolę
programu i zostawił otwartą, aplikacja na drugim koncie nie uruchomi się – nie pojawi się nawet żaden
komunikat. Dopiero rzut oka w menedżer zadań Windows uzmysłowi nam, że ktoś pozostawił uruchomioną
aplikację. Uruchomić ją będziemy mogli dopiero, gdy poprzednia zostanie zamknięta.
Nie mamy także możliwości wydelegowania części prac na zewnątrz, chyba, że założymy konto
zwykłego użytkownika na serwerze, co nie jest raczej częstym i pożądanym zjawiskiem. W tym względzie
zewnętrzny edytor Mail Disclaimers wydaje się strzałem w dziesiątkę. Żmudne tworzenie szablonów
pozostawiamy wtedy grafikom.
Nic także nie pomoże nam w instalacji CodeTwo na wieloserwerowym środowisku – tutaj znowu
Mail Disclaimers bierze górę. Exchange Rules przeznaczony jest bowiem dla instalacji jednoserwerowej.
Centralne zarządzanie oferuje wersja PRO.
Licencjonowanie
Tak jak i w poprzednio przedstawionej aplikacji licencje kupuje się per user, czyli w zależności od
ilości skrzynek pocztowych. Należy pamiętać o wcześniej wspomnianej sytuacji instalacji w środowisku
wieloserwerowym.
Porównanie funkcji
Exchange 2007, 2010, Mail Disclaimers, CodeTwo ExchangeRules, CodeTwo Exchange Rules Pro
Funkcja
Exchange Exchange Mail
CodeTwo
2007
2010
Disclaimers Exchange
Rules
Stopka w formacie tekstowym
Stopka w formacie HTML
Stopka w formacie RTF
Zaawansowane
formatowanie HTML
Edytor reguł transportowych
Edytor graficzny stopki
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
CodeTwo
Exchange
Rules
PRO
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Podgląd w elementach wysłanych
Wstawianie pól Active Directory
Szybkie wstawianie pól AD
Łatwy wybór użytkowników i grup
AD
Możliwość użycia jednostek OU AD
Wstawianie stopki w dowolnym
miejscu wiadomości
Wiele reguł dla jednej wiadomości +
Kontrola nad wstawieniem stopki +(ręczna
tylko raz
- regułą)
Wstawianie grafiki
+
+
+(ręczna
- regułą)
+(tylko
jako link)
Dynamiczne użycie grafiki
Automatyczne usuwanie zbędnych
linii
Biblioteka gotowych szablonów
Wstawianie kanału RSS
Dodawanie banerów
Różne formaty stopki - RTF, tekst,
HTML dla jednego szablonu
Polisy kontrolowane czasowo
Możliwość dodawania pliku .vcard
do wiadomości
Wizualne testowanie stopki bez
wdrażania zmian na serwerze
Wsparcie
dla
instalacji
wieloserwerowej
Wsparcie dla mailingu firmowego
Archiwizacja maili
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+(częściowo) +
+
+
+
+
Porównanie cen na dzień 30.03.2012
Aplikacja
Koszt licencji dla liczby
użytkowników (zł)
Liczba użytkowników 50
100
150
Mail Disclaimers
1135
2143
3231
CodeTwo
Exchange 625
1125
1585
Rules
CodeTwo ER PRO
825
1485
2089
Koszt wsparcia technicznego
dla liczby użytkowników (zł)
50
100
150
233
432
650
190
340
480
230
415
579
Artykuł opracował Maciej Ochal,
MCSA, Support Online Sp. z o.o.
Źródła:
1.
2.
3.
4.
5.
Opracowanie własne
http://www.msexchange.org
http://www.exclaimer.com
http://www.codetwo.pl
http://technet.microsoft.com
Firma Support Online świadczy usługi informatyczne dla firm oraz
instytucji. W ramach obsługi IT oferujemy instalację, konfigurację oraz
zarządzanie serwerami Exchange oraz dodatkowymi aplikacjami
realizującymi zadania edytorów podpisów i stopek. Jeśli są Państwo
zainteresowani wsparciem w tym zakresie lub innymi usługami
informatycznymi – zapraszamy do kontaktu.
Support Online Sp. z o.o.
tel. + 22 335 28 00
e-mail: [email protected]
www.support-online.pl

Podobne dokumenty