Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Wolontariatu

Warszawa, 3.07.2013
Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Wolontariatu Seniorów 2013
(dot. wniosków złożonych w terminie do 28.03.2013)
Uprzejmie informujemy, że ostateczne wyniki selekcji będą ogłoszone 5 lipca 2013.
Informacje o wynikach selekcji zostaną zarówno opublikowane na stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Grundtvig jak i zostaną przekazane
drogą listowna wszystkim wnioskującym organizacjom. Organizacje, których wnioski zostaną odrzucone, otrzymają informacje o powodach odrzucenia.
Jeżeli Państwa wniosek (projekt) uzyska dofinansowanie w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”-Grundtvig w akcji Projekty Wolontariatu
Seniorów, prosimy zapoznać się z procedurą dalszego postępowania:
1. Narodowa Agencja przesyła Beneficjentowi oficjalne pismo informujące o wyniku selekcji.
Pisma przesyłane są pocztą tradycyjną na adres kontaktowy wnioskodawcy podany we wniosku o dofinansowanie. Powiadomienia przesyłane są
maksymalnie 2 tygodnie po podjęciu decyzji selekcyjnych przez Narodową Agencję. W treści pisma będą podane szczegółowe informacje o ewentualnych
dodatkowych dokumentach jakie beneficjent będzie zobligowany dosłać.
Narodowa Agencja zaleca wstrzymanie się z ponoszeniem jakichkolwiek wydatków związanych z realizacją projektu (np. zakup biletów czy działania
przygotowawcze – jeśli dotyczy) do momentu uzyskania wiążącej informacji od kiedy ponoszenie wydatków jest uprawnione. Informacja ta będzie podana
w Umowie Finansowej – będzie to data 1 sierpnia 2013 lub późniejsza.
Dodatkowo wnioskodawcy, wobec których Narodowa Agencja musi przeprowadzić badanie zdolności operacyjno – finansowej otrzymają dodatkową
informację na ten temat
2. Beneficjent przekazuje instytucji partnerskiej informację o otrzymaniu dofinansowania i uzyskuje od niej potwierdzenie, że instytucja partnerska
również uzyskała dofinansowanie.
Narodowa Agencja nie wymaga oficjalnego potwierdzenia od instytucji partnerskiej, że projekt będzie realizowany. Sugerujemy jedynie (dla Państwa bezpieczeństwa)
kontakt z instytucją partnerską i upewnienie się, że nadal chce ona realizować z Państwem projekt.
Zawieranie umów finansowych -kolejne kroki obejmują:
1) Ankieta Beneficjenta - wypełniana przez Beneficjenta online (poprzez System Dokumentów OnLine FRSE: http://online.frse.org.pl) i
przesyłana pocztą tradycyjną (wraz z dodatkowymi dokumentami); zawiera dane podstawowe, adresowe i bankowe Beneficjenta. Ankieta jest
dla Narodowej Agencji podstawą do przygotowania umowy finansowej.
Zgodnie z opinią Zespołu Rozliczeń Finansowych FRSE Narodowa Agencja rekomenduje, by rachunek bankowy, na który Narodowa Agencja
przekaże zaliczkę był rachunkiem prowadzonym w walucie EUR, gdyż koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych,
na przestrzeni całego okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi i nie podlegającymi refundacji ze strony Narodowej
Agencji.
2) Umowa finansowa – przygotowywana przez Narodową Agencję na podstawie danych zawartych w Ankiecie Beneficjenta i dodatkowych
dokumentach. Gotowe umowy są udostępniane Beneficjentom do pobrania w Systemie Dokumentów OnLine FRSE. Umowy finansowe są
przygotowywane w kolejności otrzymywania poprawnie wypełnionych ankiet. Beneficjent przesyła podpisane przez siebie 2 egzemplarze umowy
do Narodowej Agencji pocztą tradycyjną, poleconą.
4. Podpisanie umowy finansowej przez Narodową Agencję i odesłanie jednego egzemplarza do Beneficjenta.
5. Wypłata I raty dofinansowania.
Po podpisaniu umowy przez obie strony - Beneficjenta i Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty
dofinansowania) na rachunek beneficjenta podane w umowie, w terminie do 30 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony.
6. Realizacja projektu.
W trakcie realizacji projektu Narodowa Agencja może przeprowadzić w siedzibie Beneficjenta wizytę monitoringową, jak również w przypadku
wylosowania Beneficjenta kontrolę on-the-spot. O obu tych wizytach Beneficjent jest informowany z wyprzedzeniem.
7. Złożenie raportu postępów
Po pierwszym roku realizacji, do dnia 1.05.2014 należy złożyć raport dokumentujący dotychczasową realizację projektu. Raport jest dla Narodowej
Agencji narzędziem monitorującym realizację projektu, oraz umożliwia wstępne ocenę projektu jako ewentualnego przykładu „dobrej praktyki”.
8. Złożenie raportu końcowego.
Po zrealizowanym projekcie należy rozliczyć się z wykorzystania przyznanego dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Beneficjent ma
60 dni od daty końcowej działania określonej w umowie, tj. do dnia 20.09.2015, na przesłanie raportu końcowego do Narodowej Agencji. W tym terminie
Beneficjent jest także zobowiązany do uzupełniania bazy EST - http://www.llp.org.pl/est.html . Przed wypełnieniem raportu prosimy zapoznać się z:
"Wytycznymi do raportów końcowych w ramach Programu 'Uczenie się przez całe życie' dla kontraktu 2012”.
9. Wypłata II raty dofinansowania
Wypłata II raty dofinansowania będzie dokonana w terminie do 60 dni od daty przysłania przez beneficjenta raportu końcowego do Narodowej Agencji.
Należy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez określony w umowie okres.
Informujemy, że część umów finansowych podlega kontroli szczegółowej (tzw. desk-check). Wówczas Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu
końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów finansowych. W tym przypadku NA zwróci się do Beneficjenta z oficjalnym
pismem o konieczności dosłania oryginałów dokumentów, na podstawie których zostały przez niego naliczone koszty oraz poda kategorie budżetowe, w
ramach których poprosi o dokumentowanie wydatków.
Spotkanie z Beneficjentami Projektów Wolontariatu Seniorów w roku 2012
Miło nam poinformować, że w 2012 r., podobnie jak w roku ubiegłym, planujemy organizację spotkania z Beneficjentami akcji Projekty Wolontariatu
Seniorów (selekcja 2012). Spotkanie odbędzie się najprawdopodobniej w końcówce lipca br. i będzie miało na celu zaznajomienie z najważniejszymi
zasadami akcji (w tym zasadami finansowymi), poznanie oczekiwań Komisji Europejskiej oraz Narodowej Agencji w stosunku do realizatorów projektów, a
także przekazanie doświadczeń ze zrealizowanych już projektów. Udział w spotkaniu ma także umożliwić poznanie się organizacji i późniejsze wzajemne
wspieranie się w trakcie realizacji projektów. Już teraz serdecznie zapraszamy wszystkich Beneficjentów do udziału w spotkaniu!