Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Wolontariatu
Transkrypt
Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Wolontariatu
Warszawa, 3.07.2013 Informacja dla Beneficjentów akcji Projekty Wolontariatu Seniorów 2013 (dot. wniosków złożonych w terminie do 28.03.2013) Uprzejmie informujemy, że ostateczne wyniki selekcji będą ogłoszone 5 lipca 2013. Informacje o wynikach selekcji zostaną zarówno opublikowane na stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Grundtvig jak i zostaną przekazane drogą listowna wszystkim wnioskującym organizacjom. Organizacje, których wnioski zostaną odrzucone, otrzymają informacje o powodach odrzucenia. Jeżeli Państwa wniosek (projekt) uzyska dofinansowanie w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”-Grundtvig w akcji Projekty Wolontariatu Seniorów, prosimy zapoznać się z procedurą dalszego postępowania: 1. Narodowa Agencja przesyła Beneficjentowi oficjalne pismo informujące o wyniku selekcji. Pisma przesyłane są pocztą tradycyjną na adres kontaktowy wnioskodawcy podany we wniosku o dofinansowanie. Powiadomienia przesyłane są maksymalnie 2 tygodnie po podjęciu decyzji selekcyjnych przez Narodową Agencję. W treści pisma będą podane szczegółowe informacje o ewentualnych dodatkowych dokumentach jakie beneficjent będzie zobligowany dosłać. Narodowa Agencja zaleca wstrzymanie się z ponoszeniem jakichkolwiek wydatków związanych z realizacją projektu (np. zakup biletów czy działania przygotowawcze – jeśli dotyczy) do momentu uzyskania wiążącej informacji od kiedy ponoszenie wydatków jest uprawnione. Informacja ta będzie podana w Umowie Finansowej – będzie to data 1 sierpnia 2013 lub późniejsza. Dodatkowo wnioskodawcy, wobec których Narodowa Agencja musi przeprowadzić badanie zdolności operacyjno – finansowej otrzymają dodatkową informację na ten temat 2. Beneficjent przekazuje instytucji partnerskiej informację o otrzymaniu dofinansowania i uzyskuje od niej potwierdzenie, że instytucja partnerska również uzyskała dofinansowanie. Narodowa Agencja nie wymaga oficjalnego potwierdzenia od instytucji partnerskiej, że projekt będzie realizowany. Sugerujemy jedynie (dla Państwa bezpieczeństwa) kontakt z instytucją partnerską i upewnienie się, że nadal chce ona realizować z Państwem projekt. Zawieranie umów finansowych -kolejne kroki obejmują: 1) Ankieta Beneficjenta - wypełniana przez Beneficjenta online (poprzez System Dokumentów OnLine FRSE: http://online.frse.org.pl) i przesyłana pocztą tradycyjną (wraz z dodatkowymi dokumentami); zawiera dane podstawowe, adresowe i bankowe Beneficjenta. Ankieta jest dla Narodowej Agencji podstawą do przygotowania umowy finansowej. Zgodnie z opinią Zespołu Rozliczeń Finansowych FRSE Narodowa Agencja rekomenduje, by rachunek bankowy, na który Narodowa Agencja przekaże zaliczkę był rachunkiem prowadzonym w walucie EUR, gdyż koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi i nie podlegającymi refundacji ze strony Narodowej Agencji. 2) Umowa finansowa – przygotowywana przez Narodową Agencję na podstawie danych zawartych w Ankiecie Beneficjenta i dodatkowych dokumentach. Gotowe umowy są udostępniane Beneficjentom do pobrania w Systemie Dokumentów OnLine FRSE. Umowy finansowe są przygotowywane w kolejności otrzymywania poprawnie wypełnionych ankiet. Beneficjent przesyła podpisane przez siebie 2 egzemplarze umowy do Narodowej Agencji pocztą tradycyjną, poleconą. 4. Podpisanie umowy finansowej przez Narodową Agencję i odesłanie jednego egzemplarza do Beneficjenta. 5. Wypłata I raty dofinansowania. Po podpisaniu umowy przez obie strony - Beneficjenta i Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania) na rachunek beneficjenta podane w umowie, w terminie do 30 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony. 6. Realizacja projektu. W trakcie realizacji projektu Narodowa Agencja może przeprowadzić w siedzibie Beneficjenta wizytę monitoringową, jak również w przypadku wylosowania Beneficjenta kontrolę on-the-spot. O obu tych wizytach Beneficjent jest informowany z wyprzedzeniem. 7. Złożenie raportu postępów Po pierwszym roku realizacji, do dnia 1.05.2014 należy złożyć raport dokumentujący dotychczasową realizację projektu. Raport jest dla Narodowej Agencji narzędziem monitorującym realizację projektu, oraz umożliwia wstępne ocenę projektu jako ewentualnego przykładu „dobrej praktyki”. 8. Złożenie raportu końcowego. Po zrealizowanym projekcie należy rozliczyć się z wykorzystania przyznanego dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Beneficjent ma 60 dni od daty końcowej działania określonej w umowie, tj. do dnia 20.09.2015, na przesłanie raportu końcowego do Narodowej Agencji. W tym terminie Beneficjent jest także zobowiązany do uzupełniania bazy EST - http://www.llp.org.pl/est.html . Przed wypełnieniem raportu prosimy zapoznać się z: "Wytycznymi do raportów końcowych w ramach Programu 'Uczenie się przez całe życie' dla kontraktu 2012”. 9. Wypłata II raty dofinansowania Wypłata II raty dofinansowania będzie dokonana w terminie do 60 dni od daty przysłania przez beneficjenta raportu końcowego do Narodowej Agencji. Należy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez określony w umowie okres. Informujemy, że część umów finansowych podlega kontroli szczegółowej (tzw. desk-check). Wówczas Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów finansowych. W tym przypadku NA zwróci się do Beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania oryginałów dokumentów, na podstawie których zostały przez niego naliczone koszty oraz poda kategorie budżetowe, w ramach których poprosi o dokumentowanie wydatków. Spotkanie z Beneficjentami Projektów Wolontariatu Seniorów w roku 2012 Miło nam poinformować, że w 2012 r., podobnie jak w roku ubiegłym, planujemy organizację spotkania z Beneficjentami akcji Projekty Wolontariatu Seniorów (selekcja 2012). Spotkanie odbędzie się najprawdopodobniej w końcówce lipca br. i będzie miało na celu zaznajomienie z najważniejszymi zasadami akcji (w tym zasadami finansowymi), poznanie oczekiwań Komisji Europejskiej oraz Narodowej Agencji w stosunku do realizatorów projektów, a także przekazanie doświadczeń ze zrealizowanych już projektów. Udział w spotkaniu ma także umożliwić poznanie się organizacji i późniejsze wzajemne wspieranie się w trakcie realizacji projektów. Już teraz serdecznie zapraszamy wszystkich Beneficjentów do udziału w spotkaniu!