Wyciąg najważniejszych informacji z umowy

Wzór umowy o dofinansowanie Beneficjenta z MG – najważniejsze postanowienia
UWAGA!!! Przeczytanie niniejszego wyciągu ze wzoru umowy nie może zastąpić uważnej lektury
CAŁEJ UMOWY. Wątpliwości co do interpretacji jej zapisów w sposób jednoznaczny może
rozstrzygnąć wyłącznie Ministerstwo Gospodarki.
Poniższy wyciąg nie stanowi interpretacji umowy i nie jest wiążący dla Beneficjenta, ma na celu
jedynie zwrócenie uwagi Beneficjenta na istotne postanowienia umowy. Wykonawca nie odpowiada
za ewentualne błędne odczytanie zapisów umowy. W razie jakichkolwiek wątpliwości, Beneficjent
powinien konsultować treść umowy z Ministerstwem Gospodarki.
1. WNIOSEK O DOFINANSOWANIE
Wniosek o dofinansowanie, złożony przez Beneficjenta w czasie naboru, jest załącznikiem do umowy
o dofinansowanie i jej integralną częścią. Modyfikacja treści wniosku jest więc tożsama
z modyfikacją treści umowy i może przebiegać jedynie w sposób przewidziany w umowie (zob. par.
9 – Zmiany w Projekcie). Działania opisane we wniosku o dofinansowanie są przedmiotem umowy i
składają się na całość działań, określaną jako Projekt.
Wyjątek – bez zmiany umowy Beneficjent może dokonywać przesunięcia wydatków, jeśli przesuwana
kwota nie przekracza 10% kwoty przypadającej na wydatek, z którego jest przesuwana.
2. CZAS REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent rozpoczyna realizację Projektu w momencie zaciągnięcia pierwszego zobowiązania
związanego z realizacją Projektu (par. 6 pkt. 6) – w praktyce: np. w momencie dokonania płatności
zaliczki za powierzchnię targową na pierwszych targach objętych dofinansowaniem. Beneficjent
kończy realizację Projektu w dniu złożenia wniosku o płatność końcową, czyli maksymalnie 30 dni po
zakończeniu ostatniego działania ujętego we wniosku o dofinansowanie.
Uwaga! Za każdym razem za dzień złożenia dokumentów (np. wniosku o płatność końcową)
uznawany jest dzień wpłynięcia dokumentów do Ministerstwa Gospodarki (nie decyduje tzw. „data
stempla”).
3. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania przepisów oraz postanowień umownych
dotyczących udzielania zamówień publicznych od początku realizacji Projektu – czyli od
zaciągnięcia pierwszego zobowiązania. Nie ma znaczenia dzień, w którym Beneficjent faktycznie
podpisze umowę o dofinansowanie!
W praktyce, dokonywanie zakupów towarów i usług w związku z realizacją Projektu, musi odbywać
się według procedury przewidzianej w umowie. Jest ona szczegółowo opisana w par. 12.
a) Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania zapisów ustawy Prawo zamówień
publicznych, o ile wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy – w praktyce reguluje to art. 3
tej ustawy i co do zasady, nie dotyczy Beneficjentów z branży kosmetycznej, jednak należy to
w każdym przypadku sprawdzić i skonsultować z prawnikiem!
b) Beneficjent niezobowiązany do stosowania ustawy stosuje się do zapisów umowy.
Przy zamówieniach, których wartość przekracza 14 tys. EUR netto ma obowiązek:
a. Wysłać zapytanie ofertowe do 3 potencjalnych dostawców (może to zrobić drogą
elektroniczną),
b. Beneficjent w odpowiedzi musi otrzymać przynajmniej jedną ofertę; może ją wybrać,
c. W przypadku otrzymania większej ilości ofert niż jedna, Beneficjent wybiera
najkorzystniejszą,
d. Oferty mogą być przesyłane drogą elektroniczną,
e. Wybór oferty Beneficjent dokumentuje protokołem w formie pisemnej,
f. Umowę na zakup towaru lub usługi Beneficjent zawiera w formie pisemnej.
c) Przy zamówieniach, których wartość nie przekracza 14 tys. euro netto, Beneficjent musi
skierować zapytanie ofertowe do trzech potencjalnych dostawców i wybrać najkorzystniejszą
spośród otrzymanych ofert (nie ma wymogu dokumentacji w formie pisemnej).
„Dowodówki” przeprowadzania zakupów w określony w umowie sposób należy posiadać
w dokumentacji! Oprócz wymaganych dokumentów w formie pisemnej (protokół, umowa), należy
zachować np. kopie wysłanych e-mailem lub faksem zapytań ofertowych oraz otrzymanych ofert.
4. STOSOWANIE LOGOTYPÓW PO IG I UE
Beneficjent powinien stosować się do zasad promocji i informacji (m.in. stosować odpowiednie
logotypy na dofinansowanych materiałach) również od momentu podjęcia działań realizujących
Projekt (czy też produkcji materiałów później dofinansowanych) – a nie od dnia, w którym faktycznie
podpisze umowę.
Logotypy można pobrać tutaj:
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Unia Europejska, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
5. WYSOKOŚĆ DOFINANSOWANIA
Beneficjent otrzymuje zwrot do 75% poniesionych wydatków.
Kwota 200 tys. euro (wynikająca z zasady de minimis) to maksymalna kwota dofinansowania możliwa
do otrzymania i może stanowić do 75% wartości całego Projektu (działań opisanych we wniosku
o dofinansowanie). To znaczy, że cały projekt może być wart ponad milion złotych.
Beneficjent może składać wniosek o dofinansowanie działań, których wartość jest niższa niż 200 tys.
EUR. Może też złożyć wniosek, gdzie wartość przekracza 200 tys. euro. Dofinasowanie, które otrzyma,
będzie wynosić nie więcej niż 200 tys. euro i jednocześnie nie więcej niż 75% poniesionych kosztów.
Jeżeli Beneficjent korzysta z innych środków publicznych (np. Paszport do eksportu), ma obowiązek
pilnować limitów pomocy publicznej (200 tys. EUR - de minimis).
6. KWALIKIFOWALNOŚĆ VAT
Podatek VAT może zostać uznany za wydatek kwalifikowalny jedynie w przypadku, gdy Beneficjent
nie ma możliwości jego odzyskania (w praktyce, np. w przypadku ponoszenia kosztów w państwach,
z którymi Polska nie podpisała umowy o zwrocie VAT-u; rzeczywiste trudności w odzyskiwaniu VAT-u
z pewnych krajów nie mają znaczenia, jeśli istnieje umowa międzypaństwowa). Kwalifikowalność
wszystkich rodzajów wydatków określona jest w par. 6.
7. KSIĘGOWOŚĆ
Należy uważnie zapoznać się z technicznymi wymogami dotyczącymi prowadzenia księgowości
Projektu, określonymi w par. 7.