FOB vs

FORMALNA OBSŁUGA BENEFICJENTA (FOB) vs. SPRAWOZDAWCZOŚĆ LOKALNA Słowo „kontra” zostało użyte w temacie dosyć przewrotnie, bo przecież we wszystkich systemach informatycznych jakiekolwiek obliczenia, analizy czy raporty są ściśle powiązane z wprowadzonymi do systemu danymi. W przypadku systemów informatycznych jest to tak ważne, że każda zmiana, błędnie wprowadzone dane, pomyłki czy pominięcie jakiejkolwiek informacji może sprawić że system może kwalifikować dane na zasadzie – czarne jest białe a białe jest czarne. Jeśli chodzi o SI Syriusz jeszcze do niedawna dane statystyczne były tylko ciągiem liczb które trudno było sprawdzić czy weryfikować, jednak wraz z upływem czasu nawet tu dało się odczuć pewne braki czy błędy występujące w takich informacjach jak zawód, umiejętności, uprawnienia, wykształcenie, języki itp. Pojawiły się nowe systemy zasilane z Syriusza takie jak Aplikacja Centralna, SEPI, praca.gov.pl gdzie inne osoby pracują na danych przez nas wprowadzonych do systemu. Ponadto potrzeba wykonywania dokładnych analiz czy selekcji, dodatkowo wymusiła rzetelność wprowadzenia poprawnych danych do systemu – wdrożenie systemu analitycznego SAC, uruchamianie programów specjalnych obejmujących konkretną grupę bezrobotnych (np. z sektora edukacyjnego) itp. Niedawno moduł sprawozdawczości lokalnej w Syriuszu zyskał funkcjonalność która pozwala podejrzeć jakie osoby bezrobotne są brane pod uwagę w wyliczeniach konkretnych wzorów sprawozdań. Wynik jest taki, że dane przestały być anonimowe, za poszczególnymi wyliczonymi liczbami statystycznymi znajdują się konkretne osoby bezrobotne. Na dzień dzisiejszy nie obejmuje to wszystkich sprawozdań ale myślę, że będzie to tylko kwestia czasu. Już od tego roku dane statystyczne są przesyłane w wersji elektronicznej z PUP do WUP, jednocześnie trafiają do systemu SAC, dlatego ważne jest aby z czasem pozbyć się wszystkich błędów pojawiających się przy wprowadzaniu danych. Niniejsze spotkanie poświecone jest kwestiom związanym z Formalną Obsługa Beneficjenta, nie mówimy o informacjach wprowadzanych w innych komórkach czy referatach, które są równie ważne. Pierwsze takie zagadnienie to data do statystyk. Zagadnienie które było już w PULSie, o którym wdrożeniowcy na ogół przy uruchamianiu systemu mówili, że ma być taka sama jak zdarzenia. Data ta pojawia się w różnych miejscach systemu, my ograniczymy się tylko do zakładki Zdarzenia i statusy. Tak jak mówiłem wcześniej, przez lata parametr ten nie był w ogóle weryfikowany, później w Syriuszu zaczęły pojawiać się komunikaty „Wprowadź datę do statystyk” – który uniemożliwiał zapisanie wprowadzonych danych bez wprowadzenia daty do statystyk. Dodatkowo zmiana w module Sprawozdawczość lokalna statusu sprawozdania na – Zatwierdzone – sprawia, że nie można wprowadzić daty w miesiącu już statystycznie obliczonym. Np. jeżeli byłyby naliczone sprawozdania za miesiąc 03.2014 i zostałyby one zweryfikowane i zatwierdzone i chcielibyśmy dzisiaj wprowadzić np. wyrejestrowanie z dniem 25.03.2014 i wprowadzimy taką samą datę do statystyk to pojawi się komunikat „Wprowadzona data do statystyk zawiera się w okresie, za który obliczono i zweryfikowano sprawozdanie MPiPS‐01”. Myślę że na tą chwilę Państwa statystycy jeszcze nie zatwierdzają sprawozdań i jest możliwe wprowadzenie daty do statystyk z poprzednich miesięcy, ale jak widzicie nic nie stoi na przeszkodzie żeby taką funkcję nawet od górnie aktywować. Wracając jednak do daty do statystyk i jej poprawnego wprowadzania. 1
Dla sprawozdań statystycznych nie wykonuje się korekt zatem wprowadzanie daty wcześniejszej niż data wprowadzenia danych nie miałaby sensu. Zasada jest prosta: jeżeli zdarzenie dotyczy aktualnego miesiąca to daty do statystyk nie wprowadzamy. Jeżeli jednak zdarzenie wprowadzane jest w miesiącu innym niż data zdarzenia należy wprowadzić datę do statystyk z dnia wprowadzania danych. Spójrzmy na to praktycznie w Syriuszu. Sprawozdanie MPiPS‐01 dział 1 – Struktura Bezrobotnych. Strona 1 ‐ Kolumny 1 i 2 pozostawimy w spokoju są to bezrobotni zarejestrowani w miesiącu sprawozdawczym, zakładając że dane osób bezrobotnych są wprowadzane na bieżąco oraz kolumny 5, 6, 7 i 8 które przedstawiają bezrobotnych zarejestrowanych w końcu miesiąca sprawozdawczego. Zatrzymajmy się na chwilę na kolumnie 3 i 4, bezrobotni którzy podjęli pracę. Może się zdarzyć że zgłoszenie podjęcia pracy trafia do nas po tygodniu. I tak np. jeżeli bezrobotny podjąłby pracę 30.05.2014 a zgłosi to do urzędu 06.06.2014, w dziale statystyk naliczone zostanie sprawozdanie MPiPS‐01 w dniu 04.06.2014 za miesiąc 05‐2014. Porównując daty widzimy, że ta osoba na pewno nie trafi do sprawozdania do kolumny 3 wiersza 1, chyba że w dniu 07.06.2014 naliczymy ponownie statystykę. Wpisanie daty do statystyk równej dacie podjęcia pracy też niewiele nam pomaga (dalej będzie to 30.05.2014), czyli na tą chwilę osoba zostanie statystycznie pominięta. Jednakże wprowadzenie daty do statystyk równej dacie rejestracji w systemie tj. 06.06.2014, sprawi że ta osoba pojawi się w statystyce czerwcowej. Okazuje się, że parametr data do statystyk jest bardzo ważny, błędnie wprowadzony może sprawić, że osoba nieaktywna w obliczeniach statystycznych może być długo aktywna lub w ogóle może nie być brana pod uwagę przy obliczeniu statystyki. Strona 2 i 3 sprawozdania MPiPS‐01 to jeszcze bardziej szczegółowe dane dotyczące osób zarejestrowanych i wyrejestrowanych. Strona 4 to aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu, potem jest kilka sprawozdań które dotyczą bardziej pozostałych referatów, aż docieramy do załącznika 2 sprawozdania MPiPS‐02 Bezrobotni wg rodzaju działalności ostatniego miejsca pracy i przy tym sprawozdaniu możemy także podejrzeć sobie składowe. Wszystkie dane pobierane do tego załącznika znajdują się w okresach zaliczanych danego klienta. Wracając jeszcze na chwile do omawianej wyżej daty do statystyk. Sprawozdanie omawiane powyżej naliczane jest co miesiąc, załącznik 2 naliczany jest raz na pół roku, co oznacza że jeżeli błędnie wprowadzimy datę do statystyk i osoba nie zostanie w ogóle ujęta w sprawozdaniu miesięcznym, ale na pewno (po dacie rejestracji – wyrejestrowania) zostanie uwzględniona w sprawozdaniu półrocznym i w tym momencie już sprawozdania nie zgadzają się nam o 1 osobę. Wracając do załącznika 2. Kolumny 1 – 3 przedstawiają dane osób bezrobotnych zarejestrowanych w okresie sprawozdawczym (okres sprawozdawczy tego sprawozdania to pół roku), kolumny 4 – 10 osoby bezrobotne w końcu okresu sprawozdawczego, kolumna 11 poszukujący pracy i kolumny 12 – 14 wolne miejsca pracy. Jeśli chodzi o rodzaj działalności, dane zbierane są na podstawie kodu PKD 2007 z organizacji podpiętej do okresu zaliczanego związanego z ostatnim zatrudnieniem przed rejestracją jako osoba bezrobotna/poszukująca pracy. Należy tutaj zwrócić uwagę przede wszystkim na wiersz 22 – działalność niezidentyfikowana. Brak wprowadzonego pracodawcy w ostatnim miejscu pracy lub też nieuzupełniony kod PKD 2007, sprawi, że komórki w wierszu 22 bardzo szybko zapełnią się dość sporymi liczbami. Na marginesie dodam, że bezrobotnych zliczanych w tym wierszu można bardzo łatwo zidentyfikować ponieważ to sprawozdanie posiada składowe. Podsumowując, mimo objaśnień MPiPS do załącznika mówiących o tym, że wiersz ten powinien wykazywać bezrobotnych i poszukujących pracy, których nie można zakwalifikować do odpowiedniej sekcji PKD z powodu braku wystarczającej informacji o działalności gospodarczej ostatniego pracodawcy, myślę że nie 2
powinien być zbyt często używany i w miarę możliwości powinniśmy uzupełniać kody PKD. I jeszcze jedna wskazówka na temat uzupełniania kodu PKD. Od Sygnity wiemy, kody PKD należy także uzupełniać jeżeli ktoś się zarejestrował po prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. W miejscu pracodawcy wprowadzamy wtedy dane prowadzonej uprzednio działalności. Co jeszcze ciekawego możemy dowiedzieć się z załącznika 2. Kolumna 2 i 3, czyli poprzednio pracujący w sektorze publicznym oraz ze zwolnień dotyczących zakładu pracy. Pracujący poprzednio w sektorze publicznym – na tej samej formatce co kod PKD znajduje się checkbox – sektor publiczny, zaznaczenie tego pola sprawia że pojawiają nam się dane w kolumnie 2. Zwolnienia dotyczące zakładu pracy. Przyjrzyjmy się okresom zaliczanym. Jest tam coś takiego jak – forma zwolnienia. Przeglądając formy zwolnienia, możemy pomyśleć, że w grupie osób zwolnionych z przyczyn dotyczących zakładów pracy powinny być osoby z takimi formami zwolnienia jak: WZP – wypowiedzenie ze strony pracodawcy i WPI – wypowiedzenie ze strony pracodawcy z przyczyn nie dot. Pracownika. Niestety Syriusz zlicza osoby zwolnione z przyczyn dotyczących zakładów pracy po zdarzeniach i statusach. Warto na to zwrócić szczególna uwagę. Podsumowując załącznik 2 oraz kody PKD, dodam jeszcze, że dostęp do wykazu pracodawców jest jeszcze z zakładki współpraca z kontrahentem. Tam znajduje się wykaz wszystkich organizacji wykorzystywanych we wszystkich komórkach merytorycznych. Jest to trochę inaczej rozwiązane niż w PULSie, bo tam były 2 osobne wykazy. W Syriuszu jeżeli uzupełnicie wszystkie informację dotyczące pracodawcy, może on być wykorzystany np. w pośrednictwie przy ofercie pracy, po zaznaczeniu checkboxu – pracodawca i uzupełnieniu pozostałych informacji. Pozostańmy jeszcze na chwilę w okresach zaliczanych. Ostatni zawód. Ogólnie wszystko jasne i czytelne. Wybieramy lupka ostatni zawód, kod uzupełnia nam się sam, zaznaczamy checkbox – czy uwzględniać w kwalifikacjach i wszystko. Czy na pewno? Tak jak chcieliśmy zawód ten, został przepisany automatycznie jako wykonywany do tablicy – kwalifikacje, dodatkowo z wyliczonym stażem pracy (jeżeli nie wierzymy możemy skorzystać z przycisku – wylicz). Możemy dodatkowo poprzez modyfikację uzupełnić dane czy osoba chciałby ten zawód wykonywać lub się go wyuczyć, czy w ogóle zaznaczyć, że jest on zakazany. Jest tutaj także takie pole jak zawód do statystyk, które powinno być dość dokładnie i często analizowane. Odnalezienie definicji zawodu do statystyk zajęło trochę czasu i jest dość zawiła, ale musimy pamiętać, że to właśnie zawód do statystyk jest wykorzystywany w wyliczeniach statystycznych, w monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych i podobnie jak data do statystyk nie do końca jest w pełni wykorzystywany. Przycisk ukryty pod nazwą – zawód do statystyk jest po to, abyśmy to my mając do wyboru kilka zawodów, które ma bezrobotny wybrali ten jeden właściwy. Takie też wyjaśnienia możemy otrzymać od firmy Sygnity. Podczas obliczania sprawozdań sprawdzany jest kod zawodu do statystyk. Jeżeli przepisujemy dane z okresu zaliczanego (poprzez zaznaczoną opcję „Czy uwzględniać w kwalifikacjach”) to użytkownik powinien również zaznaczyć, który z zawodów będzie brany pod uwagę podczas wyliczania statystyki. Nie zawsze jest tak, że osoba rejestruje się po liceum ogólnokształcącym i jedyne co możemy mu dodać jako zawód wyuczony to – brak zawodu i wtedy jest też to zawód do statystyk. Przy okazji braku zawodu – jeżeli dodajemy w kwalifikacjach brak zawodu, warto zanim wybierzemy z listy kod 000000, odznaczyć sobie checkboxy wykonywany i do wykonywania, a pozostawić tylko wyuczony, bo po wybraniu kodu 000000 z listy nie będziemy mieć takiej możliwości. Musimy pamiętać, że w przypadku zawodu wykonywanego, który wprowadzamy w okresach zaliczanych, a którego okres wykonywania 3
w czasie trwania jednej umowy (np. umowa‐zlecenie, umowa o dzieło) jest krótszy od 30 dni, SI Syriusz błędnie przepisze tą informację do zakładki – kwalifikacje (zawód). Jest to spowodowane różnicą w sposobie wyświetlania długości stażu pracy. W okresach zaliczanych staż ten zliczany jest z dokładnością do jednego dnia, a w zakładce kwalifikacje – z dokładnością do jednego miesiąca. Jeżeli ten sam zawód, wykonywany był na kilku umowach a jego staż pracy łącznie (po zsumowaniu okresów takich samych kodów zawodów), przekroczy długość 1 miesiąca, to taka wartość pojawi się dopiero w zakładce kwalifikacje przy danym zawodzie wykonywanym w miejscu staż pracy. Poprzez formatkę zawodów trafiliśmy do zakładki – kwalifikacje. Tutaj oprócz informacji o wspomnianym wcześniej zawodzie, możemy uzupełnić dane dotyczące wykształcenia, zawodu, uprawnień, umiejętności oraz języków obcych. Najbardziej rozbudowana jest zakładka dotycząca wykształcenia, 2 słowniki, 3 pola wybierane z listy, pola do ręcznego uzupełnienia. Najważniejsze jest pole z listy rozwijalnej o nazwie poziom i jest to lista definiowana na poziomie centralnym. W zależności od tego jaką wartość wybierzemy mogą nam się pojawić kolejne listy do wyboru. I tak, możliwość wyboru z listy rozwijalnej – typ, pojawi się dopiero po wybraniu co najmniej zasadniczego zawodowego, a lista rozwijalna – tytuł jest aktywna tylko z wykształceniem wyższym. Podobnie jest z kierunkiem i specjalizacją, które aktywują się dopiero od wykształcenia zasadniczego – zawodowego. Pole kierunek powinniśmy uzupełniać zawsze, poza wykształceniem średnim ogólnokształcącym, dodatkowo w przypadku wykształcenia wyższego w pole to powinniśmy wprowadzić wartość taka samą jaka wybierzemy z pola słownikowego – kierunek studiów wyższych, który jest słownikiem lokalnym, administrator ma możliwość modyfikacji, usuwania i dodawania w nim pozycji. Pole specjalizacja uzupełniamy w przypadku posiadania takich informacji ale nie jest ono tak ważne jak pole kierunek. Polem słownikowym jest też nazwa szkoły, dodatkowo ten słownik (o ile nie zmienił tego administrator) mamy możliwość uzupełniać samemu, dlatego ważne jest abyśmy wprowadzili możliwie jak najwięcej informacji, żeby w późniejszym czasie uniemożliwić dodanie tej samej pozycji. Poza nazwą i miejscowością szkoły, wybieramy tylko z listy rozwijalnej czy jest to szkoła specjalna, ze słownika centralnego typ szkoły a w przypadku szkoły wyższej kod szkoły wyższej – jest to też wartość słownikowa, ale uzupełniana na poziomie lokalnym przez administratora. Poniżej mamy 2 pola ‐ data obowiązywania od i do. W przypadku uzupełniania pola obowiązywania od musimy pamiętać że data ta nie może być późniejsza od daty ukończenia szkoły, którą chcemy wprowadzić w oknie kwalifikacji. Data obowiązywania do jest to nic innego jak zamkniecie pozycji. Pragnę zwrócić uwagę że na liście z nazwami szkół znajdują się także pozycje zamknięte, ale tutaj nie mamy się czego obawiać – Syriusz nie pozwoli nam wybrać szkoły, która w jakikolwiek sposób jest poza zakresem daty wprowadzonej w pozycji – data ukończenia szkoły. Zakładki uprawnienia i umiejętności są podobne. Tuż przed spotkaniem próbowałem odnaleźć taką słownikową definicję uprawnienia czy też umiejętności. Z uprawnieniem mamy do czynienia wtedy, kiedy jest w konkretnym zawodzie, a umiejętność kiedy rozszerza nam nasze kwalifikacje, ale nie obejmuje całego zawodu np.: stylizacja paznokci. Jako umiejętności wpisujemy także posiadanie prawa jazdy kat B. Musimy pamiętać, że wprowadzenie uprawnienia skutkuje wyłączeniem osoby bezrobotnej z grupy osób bez kwalifikacji zawodowych. Znając po krótce definicje uprawnienia i umiejętności możemy przyjrzeć się sposobom ich uzupełniania. I tak, wybieramy ze słownika, który możemy sami uzupełniać nazwę uprawnienia i umiejętności, w przypadku braku dodajemy nową i tutaj pragnę uczulić, żeby najpierw na 100% przekonać się, że podobnej pozycji nie ma w słowniku (później występuje kilkanaście pozycji z prawem jazdy lub podobne) można sobie uprościć szukanie poprzez znak %, który w Syriuszu zastępuje dowolny znak/znaki. Np. chcąc wyszukać prawo jazdy 4
kat…., możemy wpisać tylko %jazd (wyjdą nam wszystkie pozycje z jazdą, pojazdami itp.). Do niedawna było też tak, że można było przez pomyłkę wybrać pozycje nieaktywne, które nie były ukrywane przez system, teraz to się zmieniło, niemniej jednak zawsze należy zwracać uwagę czy ze słowników wybieramy pozycję aktualną. Po wybraniu nazwy uprawnienia możemy wprowadzić jego staż, daty od i do kiedy obowiązuje jeżeli jest to uprawnienie posiadane (jeżeli zaznaczymy do wyuczenia daty zrobią nam się nieaktywne) i ewentualne uwagi. Zakładka umiejętności ogranicza się tylko do nazwy, checkboxa do wyuczenia i pola opisu tekstowego. Podobnie jest ze znajomością języków, tylko tutaj słownik jest centralny, po wyborze języka możemy określić jego znajomość w mowie lub piśmie (biegły lub słaby) lub zaznaczyć do wyuczenia i wtedy pola ze znajomością staną się nieaktywne. Dodatkowo, wszystkie zdobyte i posiadane przez osobę bezrobotną certyfikaty językowe wprowadzamy w umiejętnościach, jest to o tyle ważne, że w przyszłości może zajść potrzeba wyszukiwania osób bezrobotnych po określonych stopniach lub certyfikatach znajomości języków obcych. Odnośnie języków jeszcze do niedawna mieliśmy poza mową i pismem znajomość w czytaniu. Dlatego niektóre osoby bezrobotne mogą mieć w zakładce kwalifikacje 3 znajomości, mimo braku takiego pola wyboru. Wspominam w tym miejscu o zakładce kwalifikacje, żeby zwrócić uwagę na częstsze aktualizacje tych wartości, po to żeby dane zawarte w systemie były jak najbardziej zbieżne z danymi aktualnymi klienta. Jak widzimy są to zakładki, które nie wymagają dużo czasu na ich wprowadzenie czy modyfikacje, ale za to ich zawartość pojawia się prawie we wszystkich modułach systemu Syriusz a przede wszystkim w omawianej statystyce lokalnej. Na początku spotkania pominąłem celowo sprawozdanie MPiPS‐01 dział 3 a w szczególności wiersz 10 i 11 przerwanie realizacji IPD w tym z powodu podjęcia pracy. Wiem że indywidualne plany działania to jest domena doradców zawodowych, ale z drugiej strony są to wszystkie działania którymi objęta jest dana osoba bezrobotna, także może się pojawić praktycznie w każdej zakładce systemu Syriusz. Zwróciłem uwagę na wiersz 11, w którym znajdują się dane o osobach bezrobotnych przerywających realizację IPD z powodu podjęcia pracy (podjecie pracy, prace interwencyjne, roboty publiczne). Czasami jest tak, że to właśnie w rejestracji wprowadzane są te właśnie zdarzenia, drukowane są decyzje. Dlatego myślę, że wprowadzenie tej informacji w momencie rejestracji zdarzenia dotyczącego podjęcia pracy, po pierwsze sprawi, że taka informacja w ogóle znajdzie się w kartotece bezrobotnego, a dodatkowo sprawi, że poprawnie wyliczane zostanie sprawozdanie MPiPS‐01 dział 3 przynajmniej w wierszu 11. Operacja ta nie wymaga od nas dużego zaangażowania czasowego. Wystarczy po zarejestrowaniu zdarzenia i wydruku decyzji, wejść w zakładkę – indywidualne plany działania, sprawdzić czy założone zostało IPD jeżeli tak zmodyfikować dane, sprawdzić czy plan nie został już zakończony (data zakończenia) i wprowadzić datę przerwania równą dacie zatrudnienia. Jeżeli datę tą wprowadzamy w miesiącu innym niż bieżący to powinniśmy uzupełnić jeszcze pole daty do statystyk, jeżeli mamy odrobinę więcej czasu w przyczynie przerwania możemy podać – podjęcie pracy. I to wszystko. Dzięki temu krótkiemu zabiegowi kolejne dane statystyczne naliczane dla Państwa urzędu będą bliższe rzeczywistości. To wszystkie zagadnienia wynikające na styku FOB i statystyki lokalnej, na które chciałem zwrócić uwagę na tym spotkaniu. Mam nadzieje, że te informacje będą przydatne w bieżącej pracy. Przygotował Rafał Gawroński 5