Instrukcja przygotowania wniosku w Systemie Dokumentów OnLine

Komentarze

Transkrypt

Instrukcja przygotowania wniosku w Systemie Dokumentów OnLine
INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA WNIOSKU ON-LINE W AKCJI
„Projekty Wolontariatu Seniorów”
1. Logowanie się do systemu możliwe jest po uprzednim założeniu konta w Systemie Dokumentów OnLine FRSE:
http://online.frse.org.pl. (patrz: FRSE OnLine_Instrukcja rejestracji_BENEFICJENT.pdf)
2. Po zalogowaniu się należy wybrać Program Grundtvig klikając na pole „Wybieram”.
3. Należy przejść do zakładki „Wnioski”.
4. Należy wybrać formularz „Wniosek o dofinansowanie” klikając na pole „Wypełnij”.
Istnieje
możliwość
wypełnienia
wniosku
jednorazowo
lub
etapami.
Każdorazowo
należy
kliknąć
, w przeciwnym wypadku wpisany dotychczas tekst i dane nie zostaną zapisane.
W przypadku wypełniania wniosku etapami, po ponownym zalogowaniu do systemu w celu kontynuowania
wypełniania wniosku należy wejść w zakładkę „Moje dokumenty”.
Zapisane szkice można przed wysłaniem:
- wielokrotnie edytować
- wydrukować wersję roboczą
Szkic można również usunąć
. UWAGA!: Ta operacja jest nieodwracalna!
UWAGA!: Wniosek, który nie został jeszcze wysłany on-line ma napis w poprzek strony „SZKIC”.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013
Wniosek składa się z kilku sekcji:
Należy wypełnić wszystkie wymagane pola (podświetlone na czerwono) w każdej sekcji.
Jeżeli któreś z wymaganych pól nie zostanie wypełnione lub zostanie wypełnione niepoprawnie (np. niewłaściwy
format adresu e-mail, kodu pocztowego etc.), nie będzie możliwe złożenie wniosku. Wtedy na górze strony
pojawi się odpowiedni komunikat, a niepoprawnie wypełnione pola zostaną zaznaczone kolorem czerwonym.
Należy wówczas uzupełnić brakujące pola lub skorygować błędny wpis.
Wielkość pól tekstowych we wnioskach jest ograniczona liczbą znaków. Każdorazowo taka informacja jest
podana przy polu zawierającym powyższe ograniczenie.
UWAGA: Treść wniosków składanych przez obydwie organizację, polską i organizację zagraniczną, musi być
identyczna. Proszę się upewnić, iż wniosek on-line zawiera treść identyczną jak we wniosku opracowanym
wspólnie z organizacją zagraniczną.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013
5. Wybrane wskazówki dotyczące wypełnienia wniosku:
5.1. W zakładce ‘Description’ , pkt 5.4 Topics, wstawiamy jedynie numer wybrany z Tabeli F, opis pojawi się
automatycznie.
5.2. W zakładce ‘Description’ , pkt 5.7 Number of…., liczba wolontariuszy wysyłanych oraz przyjmowanych musi
odpowiadać liczbie wolontariuszy zaplanowanej przez drugą organizację.
Liczba pracowników zaangażowanych w projekt, jest dowolna w każdej organizacji.
Poniżej przykładowe wypełnienie tabeli.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013
5.3. W zakładce ‘Description’ , pkt 5.8 Provisional dates of…. liczba wysyłanych wolontariuszy musi odpowiadać
pkt 5.7. Pobyt wolontariusza jest liczony na minimum 3 tygodnie. Z założeniem iż tydzień = 7 dni.
Przykład: 21 dni = 3 tygodnie, 27 dni = 3 tygodnie, 28 dni = 4 tygodnie.
System automatycznie liczy tygodnie, po wstawieniu dat.
Poniżej przykładowe wypełnienie tabeli. Organizacja polska wysyła 6 wolontariuszy, oraz gości 4 wolontariuszy.
Wolontariusze wyjeżdżają grupami po dwie osoby w trakcie dwóch lat trwania projektu.
Po kliknięciu na ołówek mamy możliwość edytowania każdego wiersza osobno. Kliknięcie ikonki X umożliwia
usunięcie wiersza.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013
5.3. W zakładce ‘Requested eu funding’ , liczba wysyłanych/goszczonych wolontariuszy oraz długość pobytu
musi odpowiadać pkt 5.7 oraz pkt 5.8 .
Poniżej przykładowe wypełnienie budżetu, przy założeniu :
- partnerem w projekcie jest Belgia (dla innych krajów mogą obowiązywać inne stawki na podróż);
- organizacja wysyła 6 wolontariuszy, na podróż każdego wolontariusza ubiega się o 400EUR;
- organizacja przyjmuje 4 wolontariuszy na 3 tygodnie (stawka 1279EUR/wolontariusza obowiązuje tylko w
Polsce);
- ubiega się o dofinansowanie na przygotowanie każdego wolontariusza do wyjazdu na wolontariat w kwocie
800EUR/osobę (stawka obowiązująca w Polsce);
- ubiega się o dofinansowanie na przygotowanie każdego wolontariusza przyjeżdżającego do Polski w kwocie
300EUR/osobę (stawka obowiązująca w Polsce).
Poniżej wyliczone dofinansowanie dotyczy jednej organizacji partnerskiej w projekcie.
Dla każdej organizacji w projekcie należy wypełnić oddzielną część budżetową.
Po kliknięciu na ołówek mamy możliwość edytowania każdego wiersza osobno. Kliknięcie ikonki X umożliwia
usunięcie wiersza.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013
6. Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych rubryk należy kliknąć na pole
.
7. Opcję wysyłania dokumentu należy potwierdzić klikając na pole „Tak, wyślij dokument” - wniosek zostanie
przesłany on-line. Wówczas zniknie na wydruku napis „szkic”.
8. W celu wydrukowania dokumentu należy kliknąć na
.
Ostateczna wersja wniosku, przesłana elektronicznie, otrzymuje unikalny kod kreskowy (widoczny w prawym
dolnym rogu każdej strony wydruku), znika również napis „SZKIC”. Dopiero taki dokument należy przesłać pocztą
jako ostateczną wersję wypełnionego formularza wniosku.
9. Wydrukowany wniosek musi zostać podpisany w części 4 Declaration of honour przez prawnego
reprezentanta/ów organizacji wnioskującej, którego dane znajdują się we wniosku, oraz widnieją na
załączonych do wniosku dokumentach. W tej części powinna się również znaleźć pieczęć organizacji
wnioskującej.
10. Do oryginału podpisanego wniosku oraz jego dwóch kopii należy dołączyć dodatkowe wymagane
dokumenty, opisane na stronie internetowej
http://www.grundtvig.org.pl/sites/grundtvig.org.pl/files/page/2011/12/wymagana_dokumentacja_wniosku_20
13.pdf .
11. Pełną dokumentację należy przesłać do dnia 28 marca 2013 (decyduje data stempla pocztowego)
listem poleconym do polskiej Narodowej Agencji na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu "Uczenie się przez całe życie" - Grundtvig
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
z dopiskiem: „Projekty Wolontariatu Seniorów”
UWAGA!: Złożenie wniosku on-line nie jest wystarczające! Obowiązkowo należy przesłać wersję papierową
podpisaną i opieczętowaną, najpóźniej ostatniego dnia składania wniosków (28 marca 2013 - decyduje data
stempla pocztowego).
Po wydrukowaniu wniosku, a przed jego podpisaniem, zaleca się sprawdzenie czy wszystkie dane i informacje są
poprawne. Po złożenie wniosku on-line nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian we wniosku. Szkic
zostanie przekształcony w dokument, zostanie zablokowana jego edycja.
Chcąc dokonać zmian Wnioskodawca będzie musiał wypełnić nowy wniosek. Zawsze w takiej sytuacji prosimy o
kontakt z programem Grundtvig.
Projekty Wolontariatu Seniorów - instrukcja przygotowania wniosku on-line 2013

Podobne dokumenty