Wytyczne IZ MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów

Załącznik do Uchwały Nr 361/14
Zarządu Województwa Małopolskiego
z dnia 03.04.2014r.
Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO
„
w zakresie kontroli i monitorowania projektów”
Dotyczy Osi priorytetowej I – VIII i Działania 9.3 z wyłączeniem osi II
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013
Kraków kwiecień 2014 r.
Spis treści
Podstawy prawne .................................................................................................................................. 5
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO .................................................................. 6
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów ............................................................... 6
2. Cele kontroli ................................................................................................................................... 6
3. Zakres kontroli ............................................................................................................................... 6
3.1. Kontrola merytoryczna projektu. ......................................................................................... 6
3.2. Kontrola zamówień publicznych .......................................................................................... 9
3.3. Kontrola finansowa projektu .............................................................................................. 10
4. Korekty finansowe ....................................................................................................................... 10
5. Uprawnienia kontrolujących ....................................................................................................... 11
6. Obowiązki Beneficjenta ............................................................................................................... 11
7. Zasady prowadzenia kontroli ..................................................................................................... 12
7.1. Powiadomienie o kontroli ................................................................................................... 12
7.2. Prowadzenie kontroli ........................................................................................................... 12
7.3. Informacja pokontrolna ....................................................................................................... 12
7.4. Zalecenia pokontrolne ......................................................................................................... 13
7.5. Wyniki kontroli ..................................................................................................................... 14
CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI
............................................................................................................................................................... 15
Obowiązki Beneficjenta .................................................................................................................. 15
II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU ........................................................................... 16
1. Zakres stosowania ....................................................................................................................... 16
2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości – INSTRUKCJA .... 17
2.1. Obszar I: Informacje ogólne ................................................................................................ 17
2.2. Obszar II: Promocja projektu .............................................................................................. 17
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu ............................................................................ 18
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT ....................................................................... 18
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie ................................................................. 20
2.5.1. Opis procedury ........................................................................................................... 20
2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód. ..................................................... 21
2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej .................................................................... 24
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi .......................................... 25
2.7. Obszar VII: Archiwizacja...................................................................................................... 25
2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych ............................................ 25
II.2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI .................................................................. 26
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów .......................... 26
2. Cel kontroli w okresie trwałości ................................................................................................ 26
3. Zakres kontroli............................................................................................................................. 27
4. Korekty finansowe. ...................................................................................................................... 27
5. Zasady prowadzenia kontroli ..................................................................................................... 27
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości .................................................................. 27
5.2. Powiadomienie o kontroli trwałości projektu ................................................................... 28
5.3. Prowadzenie kontroli ........................................................................................................... 28
5.4. Informacja pokontrolna ....................................................................................................... 28
Strona 2 z 29
5.5. Zalecenia pokontrolne ......................................................................................................... 28
5.6. Wyniki kontroli ..................................................................................................................... 28
Załączniki do Wytycznych
1. SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI ......
1.a. Ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT
1.b. Ankieta NFZ
2. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwałości
Strona 3 z 29
Wstęp
Poniższe Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji
Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień
publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego
zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm
Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu
w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP)
pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm.
Strona 4 z 29
Podstawy prawne
1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L
z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.),
2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE)
nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.),
3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z
2006r., Nr 371, s.1 ze zm.),
4. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84,
poz. 712 ze zm.),
5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn.
zm.),
6. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010r., nr 113, poz.
759),
7. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (t.j. Dz.U.2013.168),
8. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.2013.330),
9. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz.1623 z późn. zm.),
10. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.),
11. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych
z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód,
12. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach
realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 20072013 (MRPO).
Strona 5 z 29
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów
1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu
przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ.
2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ.
3. Kontrola projektu może obejmować:
a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie;
b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie,
c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego,
w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych z późn.
zm.,
4. Kontrola projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym
z realizacją projektu.
5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider
projektu.
6. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.
7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego
(zwanych w dalszej części Wytycznych „Kontrolującymi”) na podstawie pisemnego upoważnienia
do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ.
8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która może być przeprowadzona
na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień
publicznych. Dodatkowo IZ może przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu.
2. Cele kontroli
Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy,
w szczególności potwierdzenie, że:
a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone,
b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione,
c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami
wspólnotowymi i krajowymi.
3. Zakres kontroli
3.1. Kontrola merytoryczna projektu.
Kontrola merytoryczna obejmuje:
Strona 6 z 29
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym)
2. ustalenie
stopnia
wykonania
wskaźników
monitoringowych
zapisanych
we
wniosku
o dofinansowanie,
3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji,
4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, Beneficjent każdorazowo raz
do roku, w terminie do
31 marca kolejnego roku wypełnia „Sprawozdanie w zakresie
monitorowania projektu w okresie trwałości w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu
wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami
wniosku o dofinansowanie.
W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji
projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień
jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie.
Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia
kontroli w okresie trwałości projektów.
Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych Instytucji
Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją
projektów. W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iż przyjęte przez
Beneficjenta,
w
wewnętrznych
aktach
prawnych,
zasady
archiwizacji
zapewniają
przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie,
określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie.
Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod
kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych
z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji
o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca
realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań
informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku
aplikacyjnym.
Strona 7 z 29
3.2. Kontrola zamówień publicznych
Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie
przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm.
Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów
o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub
projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą
starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami
przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową
realizację
projektu
oraz
osiągnięcie
celów
i
wskaźników
zakładanych
we
wniosku
o dofinansowanie projektu.
Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałożenia korekt finansowych,
zgodnie z „Taryfikatorem” – dokumentem pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie
prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków
funduszy UE” wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ może nałożyć korektę
za inne naruszenia niż te wskazane w Taryfikatorze.
W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami
Taryfikatora, mając na uwadze, że określa on jedynie maksymalne stawki korekt za dane
naruszenie.
Poza
wymierzeniem
korekty
finansowej,
w
przypadku
uzasadnionego
przypuszczenia,
że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień
publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy
o stwierdzonych naruszeniach.
IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu.
Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie
z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona
w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji
i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej
zasady polega również na
jednakowym
traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Jednocześnie
Beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów
rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług,
dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. W razie wątpliwości
co do zastosowania ww. zasady ciężar dowodu
zachowania bezstronności i obiektywności
przy wyłanianiu wykonawcy każdorazowo spoczywa na Beneficjencie.
Strona 8 z 29
Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, że
wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek
racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię
wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość
wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent
winien dokumentować w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia
dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co
najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi
parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób
zgodny z przyjętymi kryteriami).
W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie
własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaży.
W
sytuacji
uzasadnionego
przypuszczenia,
że
w postępowaniu
o
udzielenie
zamówienia
publicznego w przypadku Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, doszło
do naruszenia powyższych zasad, a jednoczenie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić
dochowania obowiązków wynikających z ww. zasad wynikających, Instytucja Zarządzająca MRPO
wskaże na niekwalifikowalność kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia
w zakresie objętym ww. naruszeniem.
Strona 9 z 29
3.3. Kontrola finansowa projektu
Kontrola finansowa obejmuje:
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie,
2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu,
3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budżetowych dotyczących
projektu,
4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu.
Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien
prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczącymi zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków.
Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007
– 2013 na podstawie Umowy
o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej
w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez
Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zależności od rodzaju
prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie
projektu.
Kontrola finansowa obejmuje również weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ MRPO
zastrzega, iż w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT może budzić wątpliwość, IZ
MRPO może zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.
Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku
projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku
o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłożenia analizy finansowej (nie
dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których
wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln
euro).
Dodatkowo, podczas kontroli finansowej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej
w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie.
4. Korekty finansowe
W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji,
w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia,
za niekwalifikowalne należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada
kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.
Strona 10 z 29
5.
Uprawnienia kontrolujących
1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do:
a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania
przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę
państwową,
b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy
chronionej prawem),
c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli,
d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym
kontroli,
e) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących
przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący
sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej),
f)
zabezpieczania materiałów dowodowych,
g) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość
potwierdza Beneficjent,
h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli,
i)
sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach,
j)
przyjmowania oświadczeń.
Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu
z materiałami
i dokumentami
ustawowo
chronionymi
obowiązującymi
w
danej
jednostce
kontrolowanej.
6.
Obowiązki Beneficjenta
Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest:
a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
b) przedstawianie na żądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów
i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
c) sporządzanie
lub
przekazywanie
uwierzytelnionych
kopii,
odpisów
i wyciągów
z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i
pisemnych wyjaśnień w sprawach
dotyczących przedmiotu kontroli,
e) zapewnienie
nienaruszalności
zabezpieczonych
przez
kontrolujących
i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.
Strona 11 z 29
dokumentów
7.
Zasady prowadzenia kontroli
7.1. Powiadomienie o kontroli
1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej
5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma możliwość jednokrotnej zmiany
terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem
uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako
odmowa poddania się kontroli.
2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej
3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli.
7.2. Prowadzenie kontroli
1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku
kontroli dowodów.
Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia
i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy.
2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, oryginały
dokumentów
związanych
z
przedmiotem
kontroli
w
szczególności:
dowody
księgowe
potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek
o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz
udzielić szczegółowych wyjaśnień.
3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione
ewentualne zastrzeżenia złożone w tym zakresie do informacji pokontrolnej.
4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości
podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego.
5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio
zabezpieczają, w szczególności poprzez:
a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi,
b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.
7.3. Informacja pokontrolna
1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący
sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do
jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera
opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej
realizacji projektu na etapie trwałości projektu.
2. Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym
mowa w pkt. 1 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany.
Strona 12 z 29
4. Informacja
pokontrolna
podpisywana
jest
przez
członków Zespołu
kontrolującego
oraz
Beneficjenta.
5. Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej
zastrzeżenia do treści zawartych w Informacji.
6. Zastrzeżenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem
niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ.
7. Jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje
przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych
od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej
sprawia, iż staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej.
8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeżenia nie będą
uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeżeń przez Beneficjenta wymaga
dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłużenie tego terminu.
9. Kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od
Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu
ustalenia zasadności zastrzeżeń.
10.Jeżeli odpowiedź na zastrzeżenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9
zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany.
12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Kontrolujący zmieniają lub
uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają
poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną
wersją Informacji pokontrolnej.
13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Kontrolujący
przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa
egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji
pokontrolnej.
14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji
pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej
uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym
egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej.
15.Odmowa
podpisania
ostatecznej
informacji
pokontrolnej
nie
wstrzymuje
sporządzenia
i przekazania zaleceń pokontrolnych.
7.4. Zalecenia pokontrolne
1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od
otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej
wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je
Beneficjentowi.
2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
Strona 13 z 29
a. podstawę prawną sformułowania zaleceń,
b. informację o kontroli, do której się odnoszą,
c.
uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli
uchybień i nieprawidłowości.
3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach
podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku
niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.
7.5. Wyniki kontroli
Wyniki
kontroli
potwierdzające
i nieprawidłowości wskazanych w
prawidłową
realizację
projektu
lub
informacji pokontrolnej, zgodnie z
usunięcie
wydanymi Zaleceniami
pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
Strona 14 z 29
uchybień
CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE
TRWAŁOŚCI
Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego są
zobligowani
do
corocznego
sporządzania
i
składania
do
IZ
Sprawozdania w
zakresie
monitorowania projektu w okresie trwałości.
Obowiązki Beneficjenta
1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu,
tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) od dnia ostatniej
płatności na rzecz projektu, a w przypadku projektów, które nie miały wypłaconej płatności
końcowej od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (liczony od dnia obciążenia
rachunku
IZ
lub
od
dnia
zatwierdzenia
wniosku
o
płatność
końcową).
IK NSRO poinformowała jednocześnie, że możliwe jest odstąpienie od spełnienia warunku
dotyczącego wypłacenia beneficjentowi wkładu publicznego, jeżeli opóźnienie w wypłaceniu
tego wkładu nie nastąpiło z winy beneficjenta. Decyzję w powyższym zakresie podejmuje IZ i
informuje pisemnie beneficjenta o podjętej decyzji.
2. Każde sprawozdanie winno być przedłożone najpóźniej do dnia 31 marca, z zastrzeżeniem,
że sprawozdania za 2013 r. należy złożyć do 15 lipca 2014 r.
Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat
kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy i ostatni rok okresu
trwałości dane należy przedstawić odpowiednio dla pierwszego sprawozdania za okres licząc
od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do końca roku, a dla ostatniego roku okresu
trwałości do upływu daty okresu trwałości.
3. Sprawozdanie należy sporządzić, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych.
4. Sprawozdanie wraz z załącznikami należy sporządzić w Systemie Elektronicznym e-RPO.
Sprawozdanie może zostać złożone jedynie w wersji elektronicznej poprzez system (pod
warunkiem podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym);
lub
podpisanej wersji papierowej (wydruk utworzonej wersji elektronicznej w systemie).
W przypadku konieczności złożenia zaktualizowanej analizy finansowej stanowiącej załącznik
do Sprawozdania wymagana jest wersja elektroniczna analizy. W przypadku braku
funkcjonalności systemu elektronicznego e-RPO… IZ zamieszcza na stronie internetowej
www.fundusze.malopolska.pl komunikat zawierający informację o sposobie składania
Sprawozdania. Dokumenty stanowiące załączniki do sprawozdania, wymagane w zależności
od charakteru projektu (o których mowa w sprawozdaniu):

ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (zgodnie z załącznikiem nr
1a do niniejszych wytycznych);

zaktualizowana analiza finansowa;

kopia deklaracji VAT za styczeń lub za I kwartał roku, w którym jest składane
sprawozdanie;
Strona 15 z 29

kopia indywidualnej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku
VAT;

kopie dokumentów potwierdzające
realizację wskaźników rezultatu (np. umowy o
pracę, zdjęcia);

wyciąg z wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie
projektu;

oświadczenie,
w
którym
Beneficjent
zobowiąże
się
do
niezwłocznego
poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to
zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji podatkowej Dyrektora Izby
Skarbowej;

ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2,
6.3.a
oraz
1.2
w
zakresie
dotyczącym
sprzętu
medycznego);
zgodnie
z załącznikiem nr 1b do niniejszych wytycznych)

inne.
5. Sprawozdanie należy złożyć w siedzibie IZ w Krakowie z wyjątkiem sprawozdań składach
w systemie w wersji elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
6. IZ dokonuje weryfikacji złożonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności
w
przedłożonym
sprawozdaniu
IZ
wzywa
Beneficjenta
do
złożenia
poprawionego
sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie wskazanym
przez IZ.
7.
Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu
i kontroli trwałości projektu o której mowa poniżej.
II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU
Każdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi
ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej
płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary:

I: Informacje ogólne;

II: Promocja projektu;

III: Wskaźniki realizacji projektu;

IV: Kwalifikowalność podatku VAT;

V: Generowanie dochodu w projekcie;

VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi;

VII: Archiwizacja
1. Zakres stosowania
Monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały
dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone.
Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy :

Projekt zostanie rzeczowo zakończony;
Strona 16 z 29

Projekt zostanie finansowo zakończony;

Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;
a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania
Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia
rachunku IZ).
Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ, wówczas za datę
rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową .
Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione, O dacie zatwierdzenia wniosku Beneficjent zostaje
poinformowany.
W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu (obszar V) objęte zostaną projekty, których wartość
całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów:

objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de
minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu),

realizowanych w ramach Działań 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej,
7.4 Poprawa
bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych oraz 9.3
Przygotowanie inwestycji strategicznych..
Zgodnie z zapisami art. 55 ust.4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. IZ MRPO,
niezależnie od okresu trwałości danego projektu, zobowiązana jest do prowadzenia monitoringu
dochodowości projektów i korygowania dotacji w terminie do dnia 31.03.2017 r. Z uwagi na planowany
termin zamknięcia MRPO na lata 2007-2013 oraz uwzględniając czas niezbędny na weryfikację
dokumentacji, wszystkie projekty będą objęte ww. obowiązkiem do dnia 15 lipca 2016 r. W związku
z powyższym, sprawozdanie przedkładane do 15 lipca 2016 r, winno w części V odnosić się do okresu
od 01.01.2015 r. do 30.06.2016 r.
Monitorowanie w kolejnych latach sprawozdawczych będzie
prowadzone na podstawie bieżących zaleceń IZ MRPO.
2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości – INSTRUKCJA
2.1. Obszar I: Informacje ogólne
Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację czy od zakończenia realizacji
projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 rozporządzenia Rady nr 1083/2006. Zgodnie
z przytoczonym przepisem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje wynikające
ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej
i mające wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodujące uzyskanie
nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.
2.2. Obszar II: Promocja projektu
Strona 17 z 29
Beneficjent winien potwierdzić że nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu
zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu,
których używał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice
pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.
IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent
przygotowuje
w
związku
z realizacją
projektu,
informacji
o
udziale
Unii
Europejskiej
we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii
Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu.
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki
produktu zostały utrzymane? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o wartość docelową na zakończenie projektu
określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny wpisując
„utrzymane” w przypadku braku modyfikacji lub „zmodyfikowane” w przypadku zmian.
W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” należy opisać odstępstwa w zakresie wartości
osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu
realizacji projektu zostały osiągnięte? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku o dofinansowanie będącego
załącznikiem do umowy/aneksu podając wartość docelową na rok sprawozdawczy
następnie
wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku, za który składa sprawozdanie. W przypadku zmian w
osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od zakończenia kontroli końcowej projektu do
sprawozdania należy opisać powody powstałych rozbieżności.
Zgodnie z procedurą kontroli weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce
podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów.
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT
Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności:
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub
niekwalifikowalny?
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania
dalszej części sprawozdania w tym obszarze.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent jest czynnym podatnikiem VAT?
Strona 18 z 29
W przypadku gdy Beneficjent nie jest czynnym podatnikiem VAT nie wypełnia dalszej części
Sprawozdania w zakresie kwalifikowalności podatku VAT.
Jeżeli w ramach projektu podatek VAT był kosztem kwalifikowanym, a Beneficjent jest
czynnym
podatnikiem
VAT,
konieczne
jest
sporządzenie
Ankiety
do
oświadczenia
o kwalifikowalności podatku VAT (załącznik nr 1a do wytycznych)
W zakresie pytania nr 1.1 z załącznika 1a tj. Ankiety do oświadczenia o kwalifikowalności
podatku
VAT:
Czy
Beneficjent
posiada
indywidualną
interpretację
przepisów
prawa
podatkowego? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie a Beneficjent posiada
indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upoważnienia Ministra Finansów,
a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu winien dostarczyć do IZ
interpretację wraz z wypełnionym Sprawozdaniem.
Beneficjenci którzy posiadają Interpretację zwolnieni są z obowiązku składania wraz z wypełnionym
Sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres
trwałości projektu. Natomiast wymagane jest by Beneficjent wraz z wypełnionym Sprawozdaniem
składał oświadczenie, w którym zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO
o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej.
Zaznaczenie odpowiedzi „TAK” zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym
obszarze.
W zakresie pytania nr 5 sprawozdania, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z
wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku
należnego w związku z realizacją projektu? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/NIE DOTYCZY
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” należy określić kwotę korekty VAT oraz opisać
z jakiego powodu dokonano korekty.
Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopię
deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za każdy rok okresu trwałości projektu. Jeżeli ww.
deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest
dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota ww. korekty ma
związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie
Strona 19 z 29
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie
2.5.1. Opis procedury
1. Celem niniejszej procedury jest potwierdzenie poziomu dofinansowania projektów o całkowitej
wartości przekraczającej 1 mln euro, nie objętych pomocą publiczną a generujących przychody
w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, tj. projektów obejmujących
inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez
korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub
dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług
w których po okresie realizacji wystąpiły nowe źródła przychodów lub/i nastąpiła zmiana
polityki taryfowej.
2. Procedurę oparto na zapisach artykułu 55 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz
Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych
z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia
10.05.2013 r.
3. Realizacja niniejszej procedury obejmować będzie okres do momentu przedłożenia do Komisji
Europejskiej dokumentów zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na
lata 2007-2013 (MRPO).
4. Na mocy niniejszej procedury Beneficjenci zobowiązani będą do corocznego wypełniania części V
Sprawozdania w zakresie Generowania dochodu w projekcie.
5. Sprawozdanie winno być sporządzone za kolejne lata okresu trwałości, a przedstawione w nim
dane winny odnosić się do ww. okresów. Tym samym kolejne sprawozdania zawierać będę
informacje z następujących po sobie 5 lat okresu trwałości.
6. W przypadku pojawienia się nowych źródeł przychodów lub/i zmiany polityki taryfowej,
Beneficjent zobowiązany będzie do załączenia do ww. sprawozdania aktualizacji analizy
finansowej, sporządzonej zgodnie z zapisami pkt. 2.5.3. - Sposób aktualizacji analizy finansowej.
7. Aktualizacja
analizy
finansowej
podlegać
będzie
sprawdzeniu.
W
razie
wystąpienia
błędów/niejasności w przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji istnieje możliwość jej poprawy
lub/i uzupełnienia. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownemu sprawdzeniu.
8. W przypadku, gdy wskaźnik luki w finansowaniu będzie niższy od wskaźnika luki ex ante
1
(ustalonego na etapie aplikowania lub realizacji) , wystąpi konieczność zmniejszenia poziomu
dofinansowania poprzez zwrot nadwyżki. Zwrot o którym mowa odpowiadać będzie różnicy
pomiędzy dofinansowaniem ex ante, a nowym poziomem obliczonym przy uwzględnieniu
okoliczności wynikających z monitorowania.
9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu o których mowa w pkt. 8, IZ podejmować będzie
czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem
1
W przypadku projektów, które poprzednio nie generowały przychodów i tym samym nie liczyły wskaźnika luki jego wartość ex
ante traktuje się jako 100%.
Strona 20 z 29
dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których
mowa powyżej obciążają Beneficjenta.
10. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie danych prezentowanych w aktualizacji analizy
finansowej, uniemożliwiających ustalenie właściwego poziomu dofinansowania, IZ zastrzega sobie
prawo przeprowadzenia wizyty monitorującej.
2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód.
Pytanie nr 1 składa się z trzech części. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie należy odnieść się
do trzech aspektów, tj. „Czy projekt był realizowany w ramach Działań 4.1, 7.4 lub 9.3 MRPO?”,
Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? oraz „Czy całkowity koszt projektu jest
mniejszy lub równy 1 mln euro?”.
Czy projekt:
a) był realizowany w ramach Działań 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej ,
7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed
skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3 Przygotowanie inwestycji
strategicznych MRPO?
b) był objęty zasadami pomocy publicznej?
c) jest mniejszy lub równy 1 mln euro?
 TAK
 NIE
 TAK
 TAK
 NIE
 NIE
Przy czym w zakresie aspektu oznaczonego lit.:
„b)” „Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej?” odpowiedź „TAK” należy
zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna
Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla
instytucji otoczenia biznesu).
„c” „Czy calkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?” odpowiedź „TAK”
należy zaznaczyć w przypadku, gdy całkowita wartość projektu rozumiana jako suma kosztów
kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z podatkiem VAT jest mniejsza lub równa 1 mln euro.
Przy czym w celu określenia, czy całkowita wartość projektu jest mniejsza lub równa 1 mln euro,
stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów
stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia
wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
2
index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&Language=en) .
W przypadku trzykrotnego udzielenia odpowiedzi ”NIE” na pytanie nr 1 należy przejść do
kolejnych pytań, tj. pytań nr 2 i nr 3.
W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest
wymagane z uwagi na fakt, iż projekty:
2
Ponadto należy mieć na uwadze, iż wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości
progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdrażania i monitorowania projektu.
Strona 21 z 29
realizowane w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej, 7.4 Poprawa bezpieczeństwa
ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3 Przygotowanie inwestycji
strategicznych z reguły nie generują przychodów lub generują przychody niewspółmierne do
kosztów, tym samym na mocy niniejszych Wytycznych wyłącza się je z procedury monitorowanie
dochodu w projekcie.
objęte pomocą publiczną na mocy artykułu 55 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 są
wyłączone z procedury monitorowania dochodów.
których całkowita wartość nie przekracza równowartości 1 mln euro na mocy artykułu 55 ust. 5
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, są wyłączone z procedury monitorowania dochodów.
Pytanie nr 2 Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub/i nowe źródła przychodów, o których
mowa w art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006?
Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE
Odpowiadając na powyższe pytanie należy mieć na uwadze, iż:
-
w myśl art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, projekt generujący dochód
oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega
opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą
za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek
inne odpłatne świadczenie usług. Tym samym dokonując odpowiedzi na powyższe pytanie należy
dokonać analizy projektu pod kątem występowania ww. przychodów. Przy czym za nowe źródło
przychodów rozumie się np. wynajęcie powierzchni, gdy wcześniej tego nie planowano, lub
zwiększenie powierzchni wynajmowanej (wynajem dodatkowych pomieszczeń).
-
punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano
dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.
-
zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora
w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej, w wyniku realizacji projektu,
infrastruktury. Tym samym analizy w zakresie innych lub/i nowych źródeł przychodów należy
rozpatrywać z punktu widzenia ww. sposobu korzystania z infrastruktury.
-
odnosi się ono również do tych projektów, które do tej pory nie deklarowały żadnych przychodów,
tym samym przy ustalaniu poziomu dofinansowanie nie liczyły wskaźnika luki w finansowaniu.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien przedstawić inne lub/i nowe
źródła przychodów. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może
zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej , w celu weryfikacji
przyznanego poziomu dofinansowania.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” należy uzasadnić swoją odpowiedź.
Strona 22 z 29
W przypadku wątpliwości ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i
złożenie aktualizacji analizy finansowej.
Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie należy przejść do pytania nr 3.
Pytanie nr 3 Czy nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityce taryfowej
(cenowej)?
Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE
Odpowiadając na powyższe pytanie należy wziąć pod uwagę, iż:
-
zmiany w polityce taryfowej (cenowej) dotyczą sytuacji, w której stosowane obecnie ceny
w znaczący sposób odbiegają od cen planowych do tej pory a zmiany tej nie da się wyjaśnić
w sposób obiektywny i nie są one wynikiem zmian czynników zewnętrznych, niezależnych od
Beneficjenta (np. wzrost cen w gospodarce).
-
zmiany winno się rozpatrywać m.in. pod kątem:
o sposobu konstrukcji taryf (np. włączenie do kalkulacji taryf dodatkowych kosztów, które
wcześniej nie były traktowane jako koszty cenotwórcze np. amortyzacja lub zmiany elementów
składowych opłaty np. zmiana taryfy jednoczłonowej na dwuczłonową),
o w stosownym systemie ulg (np. rezygnacja z części ulg) czy wielkości dopłat,
-
punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano
dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.
-
zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora
w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej, w wyniku realizacji projektu,
infrastruktury. Tym samym analizy w zakresie zmian polityki taryfowej należy rozpatrywać z punktu
widzenia ww. podmiotów.
-
udzielenie odpowiedzi „NIE” będzie oznaczać, że nie nastąpiły zmiany w polityce cenowej lub
zmiany są mało istotne lub też wynikają wyłącznie z czynników zewnętrznych (np. wzrost cen
w gospodarce).
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” koniecznym będzie przedstawienia uzasadnienie
wskazującego odpowiednio opis zmian jakie wystąpiły i ich wpływu na dochodowość projektu
wraz z informacją na temat czynników, które je spowodowały, lub zaznaczenie, że nie nastąpiły
żadne zmiany w polityce taryfowej.
W przypadku wątpliwości ww. zakresie może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i
złożenie aktualizacji analizy finansowej.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien dokładnie uzasadnić, co rozumie
przez tą zmianę. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może
Strona 23 z 29
zobowiązać
beneficjenta
do
dokonania
aktualizacji
analizy
finansowej
w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania.
Inne aspekty, takie jak stwierdzone różnice pomiędzy faktycznym a oszacowanym ex ante z należytą
starannością popytem na dobra i usługi dostarczane przez projekt lub zmiany innych zewnętrznych
czynników ekonomicznych, np. znaczący wzrost cen w gospodarce, których nie można było
przewidzieć na etapie analizy ex ante nie będą traktowane jako przesłanki do żądania zwrotu części
dofinansowania od Beneficjenta.
2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej
1. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium
wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zgodnie z wersją obowiązującą na dzień sporządzania
aktualizacji.
2. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do
ww. Wytycznych.
3. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyższym pozostałe
projekcje np. tabele dotyczące analizy ekonomicznej, czy analizy wrażliwości nie są wymagane.
4. Aktualizacja analizy finansowej winna uwzględniać okoliczności określone w pytaniu 2 i 3.
5. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane m.in.
nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu.
Pozostałe dane w analizie finansowej należy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i
planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać przygotowane w cenach stałych lub
zmiennych, przy zastosowaniu odpowiedniej stopy dyskontowej (5 lub 8%).
6. Każda zmiana założeń lub obliczeń wymaga uzasadnienia, które winno wskazywać
merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które
ją spowodowały.
7. W ramach aktualizacji analizy finansowej należy przedłożyć następujące dokumenty, tj.:
pismo przewodnie,
aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych
rozdziałów (najczęściej wstęp oraz analizę finansową),
zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym
z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych do studium wykonalności).
Strona 24 z 29
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi
Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi
określonymi we wniosku aplikacyjnym.
2.7. Obszar VII: Archiwizacja
Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz
potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO
w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów oraz zapewnić, że
zgodnie z umową o dofinansowanie posiada procedury, które zapewnią przechowywanie
dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu.
Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany
do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej
niż do trzech lat od zamknięcia programu.
Informacja o dacie zamknięcia programu zostanie zamieszczona na stronie internetowej Instytucji
Zarządzającej MRPO.
2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych
Beneficjent winien wskazać aktualne dane kontaktowe(tj. adres do korespondencji, nr tel., nr fax,,
adres e-mail -również osoby sporządzającej sprawozdanie) w celu ułatwienia IZ kontaktu z
Beneficjentem.
Strona 25 z 29
II.2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI
Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat
w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem
przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady
(WE) 1260/1999.
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów
a. Kontrola w okresie trwałości projektów prowadzona jest w oparciu o „Metodykę doboru
projektów do kontroli w okresie trwałości MRPO”, stanowiącą Załącznik nr 2 do Wytycznych.
b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy:

projekt zostanie rzeczowo zakończony;

projekt zostanie finansowo zakończony;

Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;
a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania
Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia
rachunku IZ). Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ,
wówczas za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o
płatność końcową. Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku
Beneficjent zostaje poinformowany.
c.
Kontrola w okresie trwałości projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio
związanym z realizacją projektu.
d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli w okresie trwałości
poddawany jest Lider projektu.
e. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.
f.
Kontrola w okresie trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu
kontrolującego
na
podstawie
pisemnego
upoważnienia
do
przeprowadzenia
czynności
kontrolnych, wystawianego przez IZ.
2. Cel kontroli w okresie trwałości
Celem głównym kontroli w okresie trwałości jest ocena zachowania trwałości projektów zgodnie z art.
57 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje
w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeżeli w terminie
pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe
i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany
Strona 26 z 29
charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej
wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej
korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.
3. Zakres kontroli
Kontrola w okresie trwałości projektów potwierdza, czy:

w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 rozporządzenia
nr 1083/2006 oraz dodatkowo czy

projekt jest zgodny z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową,

cel projektu został zachowany,

Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu;

system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni,

Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych,

nie nastąpiły zmiany związane z kwalifikowalnością podatku VAT,

projekt generuje dochód.
4. Korekty finansowe.
W przypadku wystąpienia znaczącej modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu
poddanymi modyfikacji traktowane są jako nieprawidłowość, podlegają korekcie finansowej.
W przypadku naruszenia zasady trwałości stosuje się korektę finansową proporcjonalną do charakteru
i wagi naruszenia za okres, w którym doszło do naruszenia zasad określonych w art. 57
Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Wysokość korekty finansowej uwzględnia, w jakim stopniu
Beneficjent wypełnił zobowiązanie utrzymania inwestycji w okresie trwałości. W sytuacji, w której w
okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do
wagi naruszenia, za niekwalifikowalny należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej
sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.
5. Zasady prowadzenia kontroli
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości
1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania
i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania
w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości, o którym mowa w części II
Wytycznych.
2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodykę doboru projektów do kontroli
w okresie trwałości.
3. Kontrola w okresie trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących.
4. Kontrola w okresie trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds.
Kontroli projektów. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego mogą
Strona 27 z 29
być pracownicy innych Zespołów Departamentu Funduszy Europejskich/ Departamentów
UMWM/instytucji zewnętrznych.
5.2. Powiadomienie o kontroli o okresie trwałości projektu
IZ informuje Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej na 3 dni przed planowaną
kontrolą. Termin wizyty monitorującej może zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ.
5.3. Prowadzenie kontroli
Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest tożsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt.
8.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.4. Informacja pokontrolna
Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame
z zapisami pkt. 8.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.5. Zalecenia pokontrolne
Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame
z zapisami pkt. 8.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.6. Wyniki kontroli
Wyniki kontroli w okresie trwałości informują o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwałości projektu.
Strona 28 z 29
Strona 29 z 29