REGULAMIN świadczenia usługi

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI WIRTUALNEGO BIURA
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez Biurtex Group sp. z o.o. z
siedzibą w Warszawie, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego
przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000616707,
NIP: 7010575444, REGON: 364411712 usługi Wirtualnego biura znajdującego się w
siedzibie Biurtex Group sp. z o.o. pod adresem: Al. Jerozolimskie 91/504, 02-001
Warszawa.
2. Biurtex Group sp. z o.o. jest najemcom nieruchomości stanowiącej lokal niemieszkalny
nr 504 położony w Warszawie (02-001) przy Al. Jerozolimskich 91 uprawnionym do
oddania powołanego lokalu lub jego cześci w najem lub do bezpłatnego używania osobie
trzeciej.
3. Regulamin stanowi ogólne warunki Umowy o Świadczenie Usług.
4. Usługodawca i Przedsiębiorca będą dalej zwani łącznie „Stronami”, a każdy z nich
indywidualnie „Stroną”.
5. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na podstronie Biurtex Group sp. z o.o. pod adresem
www.biurtex.pl w sposób umożliwiający jego pozyskanie, utrwalanie i odtwarzanie w tym
w formacie pdf za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się
Przedsiębiorca jak również stanowi załącznik do Umowy o Świadczenie Usług przekazanej
Przedsiębiorcy w formie papierowej lub w formie pdf na wskazany w Umowie o
Świadczenie Usług adres e-mail Przedsiębiorcy.
6. Przedsiębiorca ma obowiązek podać prawdziwe dane.
7. Usługodawca zaleca korzystanie z Serwisu w następujących przeglądarkach: Google
Chrome, Internet Explorer, Firefox.
8. Informacja o usłudze Wirtualnego Biura wraz z należnym za nią Wynagrodzeniem są
dostępne pod adresem www.biurtex.pl.
9. Usługodawca oświadcza, że informacje, o których mowa w ust. 8 powyżej nie stanowią
oferty, a jedynie zaproszenie do zawarcia Umowy.
§2
Definicje
Wyrazy pisane w Regulaminie wielką literą mają znaczenie, jakie Strony nadały im
poniżej:
1. Dane Kontaktowe – oznacza następujące dane teleadresowe Biurtex Group sp. z o.o., pod
którymi Przedsiębiorca może się skontaktować z Usługodawcą od poniedziałku do piątku od
godziny 9:00 do 17:00:
-1-
a) Aleje Jerozolimskie 91/504, 02-001 Warszawa,
b) nr tel. kom.: 733 770 268
c) adres e-mail: [email protected]
2. Formularz Zgłoszeniowy - oznacza formularz, który Przedsiębiorca zobowiązany jest
wypełnić i przesłać Usługodawcy aplikując o przyjęcie do Wirtualnego biura;
3. Lokal – oznacza lokal nr 504 położony w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 91, w którym
świadczona jest usługa Wirtualnego biura;
4. Przedsiębiorca – oznacza osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę
prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zawrze z
Usługodawcą Umowę o Świadczenie Usług;
5. Regulamin – oznacza niniejszy Regulamin świadczenia usługi Wirtualnego biura;
6. Sala konferencyjna - oznacza pokój spotkań biznesowych zlokalizowany w budynku Biurtex
Group sp. z o.o. przy Al. Jerozolimskich 91/504, 02-001 Warszawa, wyposażony w stół, krzesła,
flipczart magnetyczny.
7.
Serwis
–
oznacza
platformę
internetową,
funkcjonującą
pod
adresem
http://panel.biurtex.pl/login za pośrednictwem której Przedsiębiorca może wypełnić i przesłać
Usługodawcy Formularz Zgłoszeniowy,
8. Strona internetowa – oznacza stronę internetową Usługodawcy prowadzoną pod adresem
www.biurtex.pl
9. Umowa/Umowa o Świadczenie Usług
- oznacza umowę na świadczenie usługi
Wirtualnego biura,
10. Usługodawca – oznacza Biurtex Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, pod adresem: Al.
Jerozolimskie 91/504, 02-001 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000616707, NIP: 7010575444, REGON:
364411712;
11. Wirtualne biuro - oznacza usługę polegającą na udostępnianiu Przedsiębiorcom adresu:
Al.Jerozolimskie 91/504, 02-001 Warszawa, na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej
oraz świadczeniu obsługi biurowej dla Przedsiębiorcy, której zakres został wskazany w § 4 pkt
2 Regulaminu;
12.Wynagrodzenie – oznacza wynagrodzenie należne Usługodawcy na podstawie Umowy o
Świadczenie Usług,
13. Wynagrodzenie dodatkowe – oznacza wynagrodzenie należne Usługodawcy za dostęp
Przedsiębiorcy do Sali Konferencyjnej ponad limit godzin określony w §4 pkt. 2 Regulaminu.
§3
Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług
1. Umowa o Świadczenie Usług może zostać zawarta przez Usługodawcę i
a. osoby fizyczne, które na dzień zgłaszania chęci przystąpienia do Wirtualnego biura
prowadzą
działalność gospodarczą;
b. osoby fizyczne, które zamierzają zarejestrować działalność gospodarczą;
c. osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
prowadzące już działalność gospodarczą;
d. osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
będące na etapie organizacji działalności (m.in. spółki kapitałowe w organizacji)
2. Przedsiębiorca może składać ofertę zawarcia Umowy o Świadczenie Usług lub zapytania
na adres e-mail Usługodawcy podany w Danych Kontaktowych.
3. Warunkiem skorzystania z usługi Wirtualnego biura jest wypełnienie Formularza
Zgłoszeniowego
dostępnego na Stronie internetowej i przesłanie wypełnionego
Formularza Zgłoszeniowego Usługodawcy na adres e-mail podany w Danych
Kontaktowych.
-2-
4. Usługodawca nie jest związany kolejnością przesyłanych Formularzy Zgłoszeniowych, o
których mowa w pkt. 3 oraz może podejmować decyzje o wyrażeniu zgody na zawarcie
Umowy o Świadczenie Usług według ustalonej przez siebie kolejności.
5. Na podstawie wypełnionego przez Przedsiębiorcę Formularza Zgłoszeniowego
Usługodawca przedstawi Przedsiębiorcy warunki usługi Wirtualnego biura.
6. Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług następuje w miejscu i terminie ustalonym przez Strony, w tym
poza lokalem Usługodawcy lub na odległość - poprzez przesłanie podpisanych przez Strony
oświadczeń woli, w tym za pośrednictwem adresu e-mail – po ustaleniu przez Strony wszystkich
kwestii, które będą przedmiotem negocjacji.
7. Umowa o Świadczenie Usług może zostać zawarta na czas nieokreślony lub czas określony. Okres
obowiązywania Umowy o Świadczenie Usług zostanie szczegółowo określony w Umowie.
8. Usługi Wirtualnego biura świadczone są w dni powszednie od godziny 8:00 do godziny
16:00 w siedzibie Usługodawcy.
9.
Po wcześniejszym ustaleniu z Usługodawcą (drogą elektroniczną, za pośrednictwem adresu e-mail
Usługodawcy podanego w Danych Kontaktowych) możliwy jest wynajem Sali Konferencyjnej w
godzinach dostosowanych do potrzeb Przedsiębiorcy.
§4
Zakres i warunki świadczenia usług Wirtualnego biura
1. Po zawarciu Umowy o Świadczenie Usług, w ramach usługi Wirtualnego biura
Przedsiębiorca może korzystać z pakietu usług określonych w pkt. 2 poniżej.
2. Zakres usługi Wirtualnego biura obejmuje:
a. udostępnienie adresu IP na siedzibę Przedsiębiorcy;
b. usługi biurowe:
 przyjmowanie korespondencji w formie papierowej,
 możliwość skanowania przychodzącej korespondencji w dowolnej ilości,
 telefoniczne
powiadamianie
o
korespondencji,
która
przyszła
do
Przedsiębiorcy, na numer telefonu podany przez Przedsiębiorcę w Umowie o
Świadczenie Usług, w terminie 2 dni od dnia otrzymania korespondencji,
 mailowe powiadamianie o korespondencji, która przyszła do Przedsiębiorcy,
na adres e-mail podany przez Przedsiębiorcę w Umowie o Świadczenie Usług,
w terminie 2 dni od dnia otrzymania korespondencji,
 przesyłanie korespodencji, która przyszła do Przedsiębiorcy za pośrednictwem
Poczty Polskiej na adres korespondencyjny podany Przedsiębiorcę w Umowie o
Świadczenie Usług w terminie 7 dni od dnia otrzymania korespondencji,
 przesyłanie korespondencji, która przyszła do Przedsiębiorcy na adres e-mail
podany przez Przedsiębiorcę w Umowie o Świadczenie Usług w terminie 2 dni
od dnia otrzymania korespondencji,
c. dostęp do Sali Konferencyjnej w łacznym wymiarze godzin miesięcznie w
zależności od wybranego pakietu.
3. Niewykorzystane w danym miesiącu przez Przedsiębiorcę godziny dostępu do Sali
Konferencyjnej nie przechodzą na kolejne miesiące i nie są podstawą do naliczenia
niższego Wynagrodzenia za świadczone usługi Wirtualnego Biura,
4. Przedsiębiorca może dokonać rezerwacji Sali Konferencyjnej za dodatkowym
wynagrodzeniem („Wynagrodzenie Dodatkowe)”.
5. Rezerwacja Sali Konferencyjnej powinna być dokonywana drogą telefoniczną lub drogą
elektroniczną za pośrednictwem poczty e-mail
z wyprzedzeniem co najmniej 24
godzinnym. Korespondencja e-mailowa powinna być kierowana na adres e-mail
Usługodawcy podany w Danych Kontaktowych.
-3-
§5
Wynagrodzenie i płatności
1. Wynagrodzenie Dodatkowe wynosi 36,90 zł za każdą rozpoczętą godzinę zegarową
korzystania z Sali Konferencyjnej.
2. Wynagrodzenie wskazane w Umowie o Świadczenie Usług i Wynagrodzenie Dodatkowe
zostało wyrażone w walucie polskiej i zawiera należne podatki.
3. W razie zmiany przepisów odnośnie podatku VAT Wynagrodzenie i Wynagrodzenie
dodatkowe wskazane w Umowie o Świadczenie Usług zostanie przeliczone według
nowych obowiązujących stawek podatku VAT, o czym Usługodawca zawiadomi
Przedsiębiorcę.
4. Sposób zapłaty Wynagrodzenia zostanie ustalony pomiędzy Stronami w Umowie o
Świadczenie Usług. Wynagrodzenie Dodatkowe będzie płatne na podstawie faktury VAT
wystawionej przez Usługodawcę w ostatnim dniu miesiąca, w który Przedsiębiorca
korzystał z Sali Konferencyjnej, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania
powołanej faktury przez Przedsiębiorcę.
5. Wynagrodzenie Dodatkowe będzie obliczane na koniec miesiąca w którym Przedsiębiorca
korzystał z Sali Konferencyjnejna podstawie zestawienia godzin dostępu przygotowanego
przez Usługodawcę i przesłanego Przedsiębiorcy wraz z fakturą VAT, o której mowa w
pkt. 4 powyżej.
6. Faktury VAT będą wysyłane pocztą elektroniczną na adres e-mail Przedsiębiorcy
wskazany w Umowie o Świadczenie Usług, na co Przedsiębiorca wyraża zgodę.
7. Przedsiębiorca jest zobowiązany dokonać płatności Wynagrodzenia na rachunek bankowy
Usługodawcy wskazany w treści faktury VAT.
8. W przypadku opóźnienia w płatności Przedsiębiorca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz
Usługodawcy odsetek ustawowych za opóźnienie.
9. Zmiana wysokości Wynagrodzenia oraz Wynagrodzenia Dodatkowego wymaga zawarcia aneksu do
Umowy o Świadczenie Usług.
§6
Uprawnienia i obowiązki stron
1. Wszelkie informacje dotyczące Przedsiębiorców korzystających z usługi Wirtualnego biura
będące w posiadaniu Uslugodawcy są objęte tajemnicą handlową.
2. Usługodawca ma prawo wykorzystywać informacje o Przedsiębiorcach w swoich
materiałach informacyjnych, prezentacjach oraz raportach. Nie dotyczy to informacji
stanowiących tajemnicę handlową. Na każdorazowe żądanie Usługodawcy Przedsiębiorca
jest zobowiązany przekazywać informacje o prowadzonej przez niego działalności w
wymaganej formie i zakresie.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo ograniczenia dostępności do Sali Konferencyjnej w
przypadku organizowania szkoleń, konferencji i innych okolicznościowych spotkań (za
wyjątkiem spotkań biznesowych). W takim przypadku nie stanowi to zmiany Umowy o
Świadczenie Usług pomiędzy Stronami, zaś Przedsiębiorca nie będzie rościł z tego tytułu
odszkodowania.
4. Usługodawca zobowiązuje się dochować należytej staranności w zabezpieczeniu Lokalu,
jednak nie odpowiada za rzeczy Przedsiębiorcy oraz ich gości i klientów pozostawione w
Sali Konferencyjnej.
5. Przedsiębiorca zobowiązuje się pokryć koszty przesyłania adresowanej do niego
korespondencji na wskazany przez niego adres korespondencyjny.
6. Przedsiębiorca nie może, bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy dokonywać w
całości lub części Lokalu jakichkolwiek zmian, w szczególności zmian mogących naruszyć
konstrukcję budynku, w którym mieści się Lokal, wywołać uszkodzenie sprzętu
-4-
biurowego znajdującego się w Lokalu, w tym poprzez instalację oprogramowania lub inne
działania.
7. Przedsiębiorca zobowiązuje się do zawiadomienia Usługodawcy o konieczności dokonania
napraw, wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego, uszkodzenia
jakiegokolwiek sprzętu bądź o innych nieprawidłowościach występujących w Lokalu.
8. Przedsiębiorca odpowiada za bezpieczeństwo osób uczestniczących w prowadzonej przez
niego działalności oraz zobowiązuje się do ponoszenia odpowiedzialności materialnej za
szkody powstałe na osobie i mieniu jakichkolwiek osób w związku z prowadzoną przez
Przedsiębiorcę działalnością na terenie siedziby Usługodawcy.
9. Przedsiębiorca przejmuje na siebie pełną odpowiedzialność za swoich pracowników,
klientów i gości za spowodowanie szkód w Lokalu oraz w budynku, w którym mieści się
Lokal oraz na majątku Usługodawcy i jego kontrahentów (w tym innych przedsiębiorców
korzystających z usług wirtualnego biura). w szczególności w udostępnionych
pomieszczeniach i sprzęcie biurowym znajdującym się w Lokalu, a także za
ich
niewłaściwe zachowanie naruszające interesy i dobra osobiste Usługodawcy i jego
kontrahentów.
10. Przedsiębiorca zobowiązany jest do dbania o należyty stan wykorzystywanego mienia w
ramach usługi Wirtualnego biura i oddania go w stanie nie pogorszonym z chwilą
rozwiązania, wygaśnięcia lub odstąpienia od umowy.
10. Usługi wirtualnego biura świadczone przez Usługodawcę dotyczą wyłącznie
Przedsiębiorcy i bez pisemnej zgody Uslugodawcy nie jest możliwe odstępowanie,
podnajem, bezpłatne użyczanie podmiotom trzecim, zarówno sprzętu znajdującego się w
Lokalu, jak i powierzchni Lokalu oraz pozostałych elementów znajdujacych się w Lokalu.
§7
Odpowiedzialność
1. Usługodawca jest odpowiedzialny względem Przedsiębiorcy za szkodę wynikającą z
niewykonania lub nienależytego wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy o
Świadczenie Usług tylko gdy szkoda powstanie z winy umyślnej Usługodawcy.
2. Jeżeli działanie lub zaniechanie Usługodawcy, z którego wyniknie szkoda będzie stanowić
niewykonanie lub nienależyte wykonanie któregokolwiek zobowiązania Usługodawcy
wynikającego z Umowy o Świadczenie Usług, Przedsiębiorcy nie będzie przysługiwać
roszczenie o naprawienie szkody z tytułu czynu niedozwolonego.
3. Postanowienie ust. 2 powyżej nie ma zastosowania do szkody na osobie.
4. Usługodawca nie odpowiada za ewentualne szkody, w tym rzeczywiste straty oraz
utracone korzyści powstałe z tytułu nie odbierania przez Przedsiębiorcę w terminie
jakichkolwiek przesyłek.
5. Usługodawca nie odpowiada za ewentualne szkody, w tym rzeczywiste straty oraz
utracone korzyści powstałe z tego tytułu, że pod adresem Lokalu jest jedynie
zarejestrowana firma Przedsiębiorcy i nie jest to adres do kontaktów bezpośrednich z
Przedsiębiorcą.
§8
Zasady rezygnacji z usługi Wirtualnego biura
1. W przypadku rezygnacji z usługi Wirtualnego biura, wygaśnięcia Umowy o Świadczenie
Usług lub jej wypowiedzenia przez Usługodawcę Przedsiębiorca ma obowiązek w
przeciągu dwóch tygodni od dnia zakończenia obowiązywania Umowy wykreślić ze
wszystkich rejestrów dotychczasowy adres udostępniony w ramach Umowy i nie może
posługiwać się udostępnionym adresem na podstawie Umowy w informacjach o
Przedsiębiorcy oraz w kontaktach z kontrahentami i klientami. Usługodawca po
-5-
rozwiązaniu umowy poinformuje operatorów pocztowych o pozbawieniu Przedsiębiorcy
prawa do używania adresu nieruchomości Usługodawcy.
2. W sytuacji niewypełnienia powyższych obowiązków, Usługodawca ma prawo wystawić
Przedsiębiorcy fakturę VAT za bezumowne korzystanie z jego adresu udostępnionego w
ramach Umowy, za okres od zakończenia obowiązywania Umowy do momentu
zaprzestania korzystania z adresu Usługodawcy w wysokości dwukrotności miesięcznego
Wynagrodzenia ustalonego w Umowie o Świadczenie Usług, za każdy miesiąc
bezumownego korzystania z adresu Wirtualnego biura.
3. Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę bez wypowiedzenie ze skutkiem
natychmiastowym w przypadkach:
a) Gdy Przedsiębiorca zalega z zapłatą opłaty przez okres dłuższy niż 14 dni;
b) W przypadku rażącego naruszenia postanowień niniejszej Umowy przez
Przedsiębiorcę.
§9
Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych podanych przez Przedsiębiorcę jest Usługodawca Biurtex Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie pod adresem: Al. Jerozolimskie 91/504,
02-001 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd
Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII Gospodarczy Krajowego
Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000616707, NIP: 7010575444, REGON:
364411712.
2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z powszechnie obowiązującymi normami
prawnymi, w szczególności z ustawą o ochronie danych osobowych.
3. Szczegółowe postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych oraz plików cookies
wykorzystywanych przez Usługodawcę znajdują się w polityce prywatności
zamieszczonej na Stronie Internetowej.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy Regulaminem a Umową o Świadczenie
Usług pierwszeństwo ma Umowa.
2. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej: www.biurtex.pl
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
4. Przedsiębiorcy, którzy zawarli Umowę o Świadczenie Usług zostaną powiadomieni o
zmianie Regulaminu wiadomością wysłaną na adres e-mail wskazany w Formularzu
Zgłoszeniowym i Umowie na 14 dni zanim zmieniony Regulamin zacznie obowiązywać.
5. Przedsiębiorca akceptuje lub odmawia akceptacji zmienionego Regulaminu. W
przypadku braku akceptacji zmienionego Regulaminu Przedsiębiorca wypowiada Umowę
o Świadczenie Usług ze skutkiem natychmiastowym.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 29.07.2016r.
-6-