W poszukiwaniu straconego czasu

Region Gda
ski NSZZ „Solidarno
http://www.solidarnosc.gda.pl
W poszukiwaniu straconego czasu
Czas ‒ jedno z najwa niejszych poj
filozoficznych, okre la kolejno
zdarze oraz odst py
mi dzy zdarzeniami. Jest dobrem rzadkim. Czasu nie da si kupi ani zaoszcz dzi , nie da si
go zmagazynowa i niczym zast pi . Upływa stale i nieodwracalnie. Codziennie ka dy z nas
ma go tyle samo. Pracownik, który przepracował 25 lat, sp dził w pracy około 50 tysi cy godzin.
Od tego, jak wykorzystamy te godziny, b dzie zale ała nasza obecna kariera i przyszła
emerytura.
Złodzieje czasu
Podobno czasem nie da si
zarz
dza
, mo
na jedynie doskonali
zarz
dzanie sob
w czasie
Problem polega na tym, e wi kszo
osób nie potrafi racjonalnie go zagospodarowa . Aby to
poprawi nale y przeprowadzi kilkudniowe obserwacje przebiegu dnia. Polega to na tym, e
po prostu notujemy wszystkie kolejne zaj cia z kilkuminutow dokładno ci . Notujemy
spotkania, rozmowy, telefony, czas pracy merytorycznej, przerwy zaplanowane i
niezaplanowane. Nast pnie analizujemy notatki, zwracaj c szczególn uwag na to, które
zaj cia si przeci gn ły i jaki był tego powód, ile razy i z jakich przyczyn przerywano nam
prac . Notatki robione przez kilka dni poka
, w jaki sposób organizujemy dzie pracy,
poznamy zakłócenia, własnych „złodziei czasu . Czyli czynniki zewn trzne i wewn trzne.
Zewn trzne czynniki przyczyniaj ce si do straty czasu to oddziaływania rodowiska, np.
problemy z komputerem i Internetem, nadmiar korespondencji elektronicznej, udział w
zebraniach, rozmowy ze współpracownikami, poszukiwanie zgubionych przedmiotów, osoby
odwracaj ce nasz uwag od zada . Przyczyny wewn trzne to, mówi c wprost, nasze cechy,
które powoduj opó nienia. S elementem własnej osobowo ci, trudno jest wi c powi za je ze
nieekonomiczn organizacj czasu pracy. Wewn trzne czynniki straty czasu to przede
wszystkim: brak asertywno ci, unikanie delegowania zada , nieumiej tno
ustalania
priorytetów, wykonywanie wielu zada w tym samym czasie, odkładanie pracy na potem,
nieumiej tno
koncentracji, brak odpoczynku.
Metody
Istnieje co najmniej kilka praktycznych sposobów radzenia sobie z niekontrolowanym upływem
czasu, jednym z nich jest precyzyjne okre lanie celów zawodowych, poniewa jasne okre lenie
celu ułatwia jego osi gni cie. Poprawnie sformułowany cel powinien spełnia kryterium
SMART. Okre lenie to jest skrótem pochodz cym z j zyka angielskiego, w przeło eniu na j zyk
polski oznacza, e cel powinien by : S ‒ specific, musi by jasno sprecyzowany; M ‒
measurable, cel powinien by mierzalny; A ‒ ambitious ‒ powinien by ambitny, poniewa
ambitne cele motywuj do działania; R ‒ realistic, realistyczny, osadzony w realnym otoczeniu,
T ‒ timely, powinien by osadzony w czasie, trzeba okre li czas, w którym chcemy go
1/2
Region Gda
ski NSZZ „Solidarno
http://www.solidarnosc.gda.pl
zrealizowa . Cele wyznaczone za pomoc metody SMART dobrze sprawdzaj si przy celach
krótko- i rednioterminowych, cele długoterminowe na ogół nie spełniaj kryteriów metody.
Szukanie priorytetów, czyli odró
nianie rzeczy wa
nych od pilnych
Umiej tno
odró niania rzeczy wa nych od pilnych pomaga w ustalaniu priorytetów
wykonywanych zada i podwy sza efektywno
pracy. Jedn z metod wspomagaj cych
ustalenie priorytetów jest zasada Pareto. Opracowana przez włoskiego ekonomist , głosi, e 80
procent wyników wypływa tylko z 20 procent przyczyn, to znaczy, e 80 procent produktywno ci
pracownika jest wynikiem 20 procent dnia pracy. Wi kszo
ludzi uwa a, e wszystkie
przyczyny maj tak sam wag , e ka dy klient, produkt i kontakt jest tak samo wa ny i
korzystny dla przedsi biorstwa. Tymczasem tylko kluczowe czynniki przyczyniaj si do
powstania najkorzystniejszych wyników. W praktyce oznacza to, e: 20 procent produktów firmy
daje jej 80 procent zysków, 20 procent klientów przynosi 80 procent warto ci sprzeda y.
Aktywne słuchanie
Wi kszo
dnia pracy sp dzamy rozmawiaj c, ale czy rozumiemy si nawzajem?
Przeprowadzone badania wskazuj , e 40‒70 procent czasu pracy sp dzamy na rozmowach.
Umiej tno
aktywnego słuchania przyczynia si znacznie do zmniejszenia strat czasu.
Aktywne słuchanie pozwala wytworzy poczucie zaufania i akceptacji drugiej osoby Pomaga
rozmówcy na dokładne zanalizowanie i organizacj wypowiedzi, tak by prze ledzi tok
rozumowania rozmówcy. Techniki stosowane w treningu umiej tno ci aktywnego słuchania to:
parafraza, czyli powtórzenie wypowiedzi naszego rozmówcy, ale w innej formie; klaryfikacja, tj.
pro ba o rozwini cie tematu, który nie został całkowicie przez nas zrozumiany, mo na tutaj
poprosi o podanie jakich przykładów; zadawanie pyta , które pozwol rozmówcy na szersze
wypowiedzenie si i zach c do dalszej rozmowy; odzwierciedlanie uczu , polegaj ce na
u wiadomieniu rozmówcy jego uczu .
Racjonalne zarz dzanie czasem nie jest sztuk tak trudn , aby wi kszo
z nas nie mogła jej
opanowa . Przeszkody, które pojawiaj si w trakcie wypracowania tej umiej tno ci, raczej s
wynikiem słabej samomotywacji ni nadmiaru zada . Przedstawione wybrane metody mog
stanowi wst p do rozwini cia umiej tno ci zarz dzania czasem. W praktyce funkcjonuje
wi cej metod słu
cych doskonaleniu tego przymiotu. Rozwijaj one umiej tno
planowania i
organizowania czasu pracy, zwi kszaj samomotywacj do wykonywania zada i, aby były
skuteczne, powinny by dopasowane do osobistych predyspozycji, bran y i zajmowanego
stanowiska.
Renata Tkaczyk
[email protected]
2/2
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)