Zobacz instrukcję
Transkrypt
Zobacz instrukcję
ŚDM KRAKÓW 2016 Instrukcja rejestracji pielgrzymów Witamy w systemie rejestracji pielgrzymów na ŚDM Kraków 2016! Przed rozpoczęciem procesu rejestracji, prosimy o uważne przeczytanie poniższej instrukcji. Wstęp Rejestracja pielgrzymów będzie się odbywać grupami. Każda grupa będzie koordynowana i reprezentowana przez Opiekuna i jego Zastępcę, którzy muszą być pełnoletni. Przewidziana jest także odrębna rejestracja indywidualna dla biskupów i wolontariuszy (patrz: odpowiednie działy w tym systemie rejestracyjnym). Sugerowany przedział wiekowy uczestników ŚDM, to 14-30 lat 1. Opieka nad osobą niepełnoletnią zostanie powierzona osobie pełnoletniej, wystarczającą dojrzałej i odpowiedzialnej, po uprzedniej pisemnej zgodzie rodziców bądź opiekuna prawnego owej osoby niepełnoletniej (każdy opiekun pełnoletni może sprawować opiekę maksymalnie nad 10 osobami niepełnoletnimi). Dokument zgody rodziców, bądź opiekuna prawnego jest dostępny w fazie drugiej rejestracji (opiekun osoby niepełnoletniej musi mieć przy sobie ten dokument w czasie wszystkich Wydarzeń Centralnych ŚDM). Proces rejestracji grup będzie się składać z dwóch faz: Fazy 1 i Fazy 2. Faza 1 W Fazie 1 rejestracji, będzie możliwa rejestracja dowolnej grupy liczącej od 1 do 5.000 uczestników (tzw. „makrogrupa"). Opiekun grupy będzie musiał wypełnić wszystkie cztery zakładki koloru niebieskiego, w formularzy, który jest dostępny na tej stronie (register.wyd.va). Aby grupy mogły zapisać się z dużym wyprzedzeniem, w Fazie 1 będą wymagane jedynie niektóre dane ogólne: kraj pochodzenia grupy, imię, nazwisko i kontakt do Opiekuna grupy, przewidywana liczba uczestników, język itp. W tej fazie nie będą wymagane żadne opłaty. Konferencje Episkopatów oraz Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty mogą jednak wskazać inny przedział wiekowy dla młodych, którzy wezmą udział w ŚDM w obrębie ich grup. 1 1 Wszystkie podmioty - od Konferencji Episkopatów, poprzez Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty, aż po diecezje i parafie - w Fazie 1 rejestracji zadeklarują zamiar udziału w ŚDM, podając orientacyjną liczbę pielgrzymów, aby Komitet Organizacyjny w Krakowie mógł odpowiednio zorganizować ich przyjęcie oraz miejsca spotkań. Rejestracji będą mogły dokonać nie tylko duże zorganizowane grupy, ale także małe, powstające spontanicznie, oraz pielgrzymi indywidualni - wszyscy korzystając z tego samego formularza rejestracji; zaleca się jednak, by małe grupy i pielgrzymi indywidualni dołączali do grup organizowanych na poziomie parafialnym, diecezjalnym lub innym. Przewidziana jest także rejestracja grup „międzynarodowych", złożonych z pielgrzymów z różnych krajów, którzy chcą razem uczestniczyć w ŚDM w ramach jednej grupy. Na zakończenie Fazy 1 rejestracji zostanie utworzone konto, poprzez które Opiekun grupy (lub jego Zastępca) będzie miał dostęp do Strefy Użytkownika, w celu uzupełnienia lub zmiany danych już wprowadzonych. Po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Komitet Organizacyjny ŚDM (które nastąpi maksymalnie w ciągu 3 dni), przez utworzone konto będzie możliwe przejście do Fazy 2 rejestracji. Ważne: ponieważ potwierdzenie utworzenia konta i dalsze informacje będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne jest, aby Opiekun grupy wpisał poprawnie swój adres e-mail, a następnie często sprawdzał skrzynkę mailową, upewniając się, że odebrane wiadomości nie zostały zapisane w folderze SPAMU. Faza 2 Jeżeli grupa zarejestrowana w Fazie 1 nie przekracza 150 uczestników, Opiekun w Strefie Użytkownika będzie mógł przejść do Fazy 2 i uznać wszystkich za jedną podgrupę, potwierdzając lub zmieniając dane już wprowadzone oraz podając kolejne szczegółowe informacje o grupie. W przeciwnym przypadku, Opiekun będzie musiał podzielić makrogrupę na różne podgrupy, z których każda nie może liczyć więcej niż 150 osób oraz musi mieć własnego Opiekuna i Zastępcę. W tym celu, będzie musiał podać imię, nazwisko oraz adres e-mail Opiekuna i Zastępcy każdej podgrupy (Opiekun i/lub Zastępca makrogrupy, wskazany w Fazie 1, może być Opiekunem i/lub Zastępcą tylko jednej z podgrup). Tworzenie podgrup może odbywać się etapami, w miarę jak będą pozyskiwanie konieczne dane. Każdej podgrupie zostanie przydzielone konto do logowania się do własnej Strefy 2 Użytkownika oraz numer rejestracyjny, który odtąd będzie konieczny we wszystkich kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w Krakowie i Papieską Radą ds. Świeckich, a także przy przelewach bankowych i płatnościach. Zakładki (w kolorze zielonym) wymagające podania bardziej szczegółowych danych w celu dokończenia Fazy 2 rejestracji, będą mogły być wypełnione bezpośrednio przez Opiekuna podgrupy albo przez Opiekuna makrogrupy, po zalogowaniu się do Strefy Użytkownika. Opiekun musi również dokonać wyboru „Pakietu Pielgrzyma" (http://www.krakow2016.com/pakiet-pielgrzyma) najbardziej odpowiedniego dla potrzeb podgrupy (z zakwaterowaniem lub bez, z wyżywienia lub bez itd.) i zadbać o dokonanie płatności przelewem bankowym lub za pomocą karty kredytowej, zgodnie z informacjami, które zostaną podane w trakcie procedowania płatności. Pojawi się również prośba o ofiarę w wysokości 10 Euro od osoby na Fundusz Solidarnościowy, aby umożliwić młodym z krajów będących w trudnej sytuacji ekonomicznej udział w ŚDM. Również w Fazie 2 będzie możliwe zarejestrowanie grupy jako „międzynarodowej". Każdą podgrupę musi charakteryzować ten sam rodzaj uczestnictwa w ŚDM (takie same daty przyjazdu i wyjazdu, taki sam rodzaj „Pakietu Pielgrzyma"). Komitet Organizacyjny w Krakowie dołoży wszelkich starań, aby każdej podgrupie przydzielić wspólne miejsce katechezy oraz - w przypadku prośby o zakwaterowanie - wspólne miejsce noclegu lub przynajmniej w tej samej strefie. Aby ułatwić organizację i przyjęcie grup, będzie wymagane podanie szczegółowych danych dotyczących kapłanów, osób niepełnosprawnych, a także pielgrzymów, którzy wymagają wizy na wjazd do Polski. Dla każdej osoby niepełnoletniej. Opiekun grupy będzie musiał pobrać z systemu odpowiedni formularz zgody na uczestnictwo w ŚDM, który powinni podpisać rodzice lub opiekunowie prawni danego uczestnika. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu Składki za „Pakiety”. Opiekun (lub Zastępca) będzie mógł wydrukować VOUCHER, który należy okazać w dniu przyjazdu do Krakowa, w odpowiednim punkcie przyjęcia wskazanym na Voucherze; na tej podstawie Opiekun będzie mógł odebrać Plecaki Pielgrzyma i przekazać je członkom swojej grupy wraz z materiałami niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM. Uwaga: łączna liczba uczestników wskazanych przez Opiekuna makrogrupy w Fazie 1 rejestracji powinna być możliwie precyzyjna, niemniej pozostaje nadal liczbą orientacyjną. 3 Dlatego, jeśli podczas Fazy 2 rejestracji liczba pielgrzymów okaże się mniejsza od przewidywanej, będzie można zmniejszyć liczbę podgrup i/lub przypisać każdej podgrupie mniejszą liczbę pielgrzymów. Z drugiej strony, jeśli podgrupa uiści Składkę Partycypacyjną za „Pakiety Pielgrzyma", jej rejestracja zostanie uznana za zakończoną. W związku z tym, wszelkie prośby dotyczące zmian w podgrupach, będą wymagały uruchomienia specjalnej procedury „PONOWNEGO OTWARCIA" zgłoszenia. PRZYKŁADY REJESTRACJI: A. Duże grupy (ponad 150 osób) Przykład 1: Koordynator Diecezji X rejestruje w Fazie 1 (zakładki koloru niebieskiego) 4.000 osób, zakładając, że tyle osób z jego diecezji będzie mogło przyjechać na ŚDM w grupach tworzonych przez parafie. Koordynator diecezji w tym momencie będzie zbierać tylko najważniejsze informacje dotyczące grup (imię, nazwisko, e-mail opiekuna i zastępcy). Następnie, w Strefie Użytkownika, będzie mógł aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację Fazy 2 (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. Przykład 2: Konferencja Episkopatu, która przewiduje udział 20.000 osób ze swojego kraju, wybiera 4 Opiekunów, którzy dokonują rejestracji 4 makrogrup po 5.000 osób każda (o ile to możliwe nadając grupom zbliżone nazwy, łatwe do skojarzenia i zapamiętania, np.: KEP 01, KEP 02, KEP 03 i KEP 04). Każda z makrogrup będzie musiała później zostać podzielona na podgrupy, należące do określonych diecezji. Opiekun każdej makrogrupy musi zatem postępować w sposób opisany w poprzednim przykładzie: najpierw zebrać tylko najważniejsze informacje dotyczące podgrup (imię, nazwisko, e-mail Opiekuna i Zastępcy) oraz aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację Fazy 2 (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. W przypadku różnych podgrup z tej samej diecezji, zalecane jest wybranie nazw łatwych do skojarzenia (itd. Diecezja Mediolan 01, Diecezja Mediolan 02 itd.). Przykład 3: Odpowiedzialny za Ruch, Stowarzyszenie lub Wspólnotę międzynarodową może zgłosić udział np. 1.500 pielgrzymów z różnych krajów, rejestrując makrogrupę „międzynarodową". Następnie, powinien wyznaczyć Opiekunów i Zastępców dla różnych 4 podgrup, aktywując im konta umożliwiające przejście do Fazy 2 rejestracji, pamiętając, że podgrupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów Każda z podgrup może samodzielnie określić, czy jest podgrupą „krajową" czy „międzynarodową". Również w tym przypadku, aby łatwiej zidentyfikować grupy, należy nadać im nazwy łatwe do skojarzenia (np. FIAC 01, FIAC 02 itd.). UWAGA: Aby wziąć udział w katechezie, każda podgrupa „międzynarodowa" będzie musiała wybrać język wspólny dla większości osób danej podgrupy. Ze względu na to, że trzeba będzie wskazać jedną datę przyjazdu i wyjazdu, podgrupa musi podać daty odpowiadające dla większości uczestników (jest zalecane, aby przyjazdy i odjazdy podgrupy odbywały się możliwie w jednym terminie). Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty międzynarodowe będą mogły również zdecydować się na rejestrację i udział w ŚDM w ramach grup organizowanych w obrębie swojego kraju, diecezji czy parafii. B. Małe grupy (do 150 osób) Opiekun dokonuje Fazy 1 rejestracji grupy. Jeśli wszyscy uczestnicy mają ten sam rodzaj „Pakietu Pielgrzyma" oraz te same daty przyjazdu i wyjazdu, Opiekun może przejść do Fazy 2, pozostawiając wszystkich jako członków tej samej podgrupy. W przeciwnym przypadku, będzie musiał podzielić początkową grupę na mniejsze podgrupy, grupując je według dat przyjazdu i wyjazdu oraz wybranego rodzaju „Pakietu Pielgrzyma", postępując według wskazań z poprzednich przykładów. 5