zarządzanie zespołami zadaniowymi w administracji rządowej

ZARZĄDZANIE ZESPOŁAMI
ZADANIOWYMI
W ADMINISTRACJI
RZĄDOWEJ
TRENER:
„imię i nazwisko”
„miejsce”
„data”
PLAN SZKOLENIA
⇒ Zespoły zadaniowe w funkcjonowaniu urzędu administracji
rządowej – rodzaje, organizacja, cele i zadania
⇒ Warunki efektywnej współpracy i budowanie zespołu – cechy,
etapy, role grupowe, procesy, motywowanie, przezwycięŜanie
sytuacji konfliktowych
⇒ Organizacja pracy grup zadaniowych – zarządzanie przez cele,
techniki pracy grupowej
⇒ Zarządzanie pracą zespołów zadaniowych – rola lidera, style
kierowania, przywództwo
ZESPOŁY ZADANIOWE
W FUNKCJONOWANIU
URZĘDU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ
ZESPOŁY ZADANIOWE
W dynamicznie zmieniającym się środowisku pojawia się konieczność
wykorzystywania w działaniach organizacji mniejszych, sprawniejszych
i bardziej elastycznych struktur.
DuŜe, sformalizowane struktury mają silną tendencję do zbytniej dbałości
o utrzymanie sprawdzonych, „starych” metod działania.
Jednocześnie trudno wyobrazić sobie zaniechanie całego szeregu
realizowanych przez duŜe struktury działań.
Rozwiązaniem jest rozdzielenie zadań pomiędzy zespoły zadaniowe,
które mają zdolność do efektywnego realizowania powierzonych działań
oraz tendencje do wypracowania nowych form funkcjonowania.
PRACA W ZESPOŁACH ZADANIOWYCH (1)
Organizacje odnoszące sukcesy przejawiają najczęściej następujące formy działania:
⇒ zespoły obarczone większym działaniem sprawnie wyodrębniają podzespoły,
które realizują zadania cząstkowe
⇒ zespoły w organizacji przenikają się swymi strukturami i nie są przywiązane do
konkretnego miejsca lub obszaru funkcjonalnego
⇒ następuje znaczne ograniczenie biurokracji wypieranej konkretnymi
procedurami i procesami
⇒ struktury organizacyjne ulegają wyraźnemu spłaszczeniu
⇒ zespoły w naturalny sposób potrzebują liderów, co powoduje obniŜenie
poziomu decyzyjności
⇒ członkowie chętniej poddają się ocenie członków tej samej grupy
PRACA W ZESPOŁACH ZADANIOWYCH (2)
Organizacje odnoszące sukcesy przejawiają najczęściej następujące formy działania:
⇒ zespoły wyzwalają inicjatywę, współpracownicy chętniej podejmują wyzwania
⇒ migracja miedzy zespołami nie jest niebezpieczna dla organizacji a pozwala
unikać rutyny
⇒ w środowisku zespołu nauka i doskonalenie zachodzą w optymalny sposób
⇒ w środowisku opanowanym przez pracę zespołową skracają się kanały
komunikacyjne
⇒ zespoły elastyczniej reagują na wykorzystanie w swych pracach zasobów
zewnętrznych
WARUNKI EFEKTYWNEJ WSPÓŁPRACY
I BUDOWANIE ZESPOŁU
PRACA ZESPOŁOWA
PRACA ZESPOŁOWA POZWALA WYKORZYSTAĆ WIELE WŁAŚCIWOŚCI GRUPY SPOŁECZNEJ
I ZWIĘKSZYĆ JEJ EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁANIA
NajwaŜniejsze związane z grupą cechy i efekty to:
⇒ EFEKT SYNERGII - wspólny wysiłek grupy pozwala na generowanie szerszej gamy pomysłów
i informacji niŜ suma jednostek z osobna
⇒ EFEKT KULI ŚNIEGOWEJ - komentarze jednych uczestników grupy wywołują repliki innych, co
wywołuje reakcję łańcuchową i wciąga innych uczestników do dyskusji, powodując większą ilość
generowanych informacji i pomysłów
⇒ EFEKT STYMULACJI - grupa wyzwala większą motywację i entuzjazm do wykonywania danego
zadania przez kaŜdego członka grupy z osobna
⇒ EFEKT BEZPIECZEŃSTWA - uczestnicy grupy posiadają większe poczucie bezpieczeństwa, co jest
przyczyną bardziej śmiałego ujawniania własnych rzeczywistych motywów i opinii. W dyskusji grupowej
jednostki częściej tracą samokontrolę nad treścią własnych sądów niŜ w wypowiedziach
indywidualnych
⇒ EFEKT SPONTANICZNOŚCI - wypowiedzi uczestników grupy są z reguły bardziej naturalne
i spontaniczne niŜ wypowiedzi indywidualne
CECHY EFEKTYWNEGO ZESPOŁU:
1. JASNE ZASADY POSTĘPOWANIA
2. UZGODNIONE I ZNANE CELE
3. OTWARTOŚĆ I UMOśLIWIENIE KONFRONTACJI
4. POPARCIE I ZAUFANIE
5. WSPÓŁPRACA
6. JAWNE PRZEZWYCIĘśANIE KONFLIKTÓW
7. JASNE PROCEDURY
8. ODPOWIEDNIE I KOMPETENTNE KIEROWNICTWO
9. REGULARNE PRZEGLĄDY
10. UMOśLIWIENIE INDYWIDUALNEGO ROZWOJU
11. DOBRE RELACJE WEWNĘTRZNE
SKUTECZNE ZESPOŁY:
⇒
więcej planują, wiąŜąc poszczególne działania z celem ogólnym
⇒
przejawiają mniej postaw obronnych w trakcie narad czy dyskusji
⇒
poszczególne osoby bardziej angaŜują się w działania, o których dawniej
dowiadywały się zbyt późno
⇒
w trakcie narad poświęcają więcej uwagi celom krótko- i średniookresowym
⇒
w większym stopniu umoŜliwiają wzajemne poleganie na sobie oraz
uzgodnienie celów
⇒
prowadzą do wyŜszej wydajności i do większego zaufania ze strony ludzi
z zewnątrz
⇒
dostosowują się do zmieniających się warunków i nacisków
ZALETY PRACY ZESPOŁOWEJ:
⇒
praca zespołowa zwiększa wydajność
⇒
praca w zespołach wprowadza elementy auto-motywacji
⇒
praca zespołowa zwiększa kreatywność i zdolność rozwiązywania problemów
⇒
praca zespołów stwarza szanse na generowanie zmian
w organizacji
⇒
praca zespołowa wiąŜe się ze wsparciem i pomocą
⇒
praca zespołowa przyśpiesza proces edukacji i doskonalenia
⇒
praca zespołowa chroni przed zjawiskiem wypalenia zawodowego i rutyny
EFEKTYWNY ZESPÓŁ
⇒ wie dokąd zmierza, ustala cele moŜliwe do zrealizowania
⇒ wykorzystuje wszystkie swoje zasoby w sposób energiczny
i nowatorski
⇒ przygotowuje wiele róŜnych wariantów działania, w miarę potrzeby elastycznie stosuje
doraźne strategie
⇒ sprawdza osiągane postępy
⇒ członkowie ufają sobie wzajemnie, wierzą w powodzenie na podstawie realistycznej
oceny faktów
⇒ członkowie są wraŜliwi na relacje interpersonalne, potrafią układać konstruktywnie
stosunki z innymi
ETAPY ROZWOJU ZESPOŁU
ETAP I
TESTOWANIE
orientacja / testowanie
ETAP II
WALKA
róŜnicowanie / docieranie
ETAP III
ORGANIZACJA
integracja / normowanie
ETAP IV
DOJRZAŁOŚĆ
praca / współdziałanie
ROLE W ZESPOLE:
⇒
KOORDYNATOR
⇒
PRACOWNIK FIRMY
⇒
POMYSŁODAWCA
⇒
BADACZ ZASOBÓW
⇒
SĘDZIA
⇒
PRACOWNIK ZESPOŁU
⇒
KONTROLER
ROLE W ZESPOLE
REALIZACJA
KONTROLER
KONTROLER
PRACOWNIK
PRACOWNIK
ZESPOŁ
ŁU
ZESPO
ZESPOŁU
SSĘDZIA
ĘDZIA
PRACOWNIK
PRACOWNIK
FIRMY
FIRMY
LIDER
LIDER
KOORDYNACJA
KOORDYNATOR
KOORDYNATOR
PODJĘCIE
INICJATYWY
POMYSŁ
ŁODAWCA
POMYS
POMYSŁODAWCA
BADACZ
BADACZ
ZASOBÓ
ÓW
ZASOB
ZASOBÓW
TWORZENIE
ALTERNATYWNYCH
ROZWIĄZAŃ
KONFLIKT
„Konflikt jest czasem nieunikniony...
wcześnie dostrzeŜony i odpowiednio potraktowany moŜe słuŜyć integracji”
- wg prof. Janusza Ł. Grzelaka
POZYTYWNE FUNKCJE KONFLKITU W ZESPOLE:
⇒
FUNKCJA MOTYWACYJNA
⇒
FUNKCJA EKSPLORACYJNA
⇒
FUNKCJA INNOWACYJNA
⇒
FUNKCJA INFORMACYJNA
NEGATYWNE ASPEKTY KONFLIKTU:
⇒ zaburzenia współpracy i komunikacji pomiędzy członkami
organizacji
⇒ powstawanie negatywnych stereotypów i negatywnych emocji
⇒ pokusa odwoływania się do autorytarnych metod kierowania
⇒ wytwarzanie się solidarności grupowej skierowanej przeciwko
innym członkom organizacji itp.
Bardzo waŜna jest zatem wiedza o przyczynach konfliktu,
jego istocie oraz dynamice rozwoju
FAZY KONFLIKTU:
⇒ krystalizacja przesłanek konfliktu
⇒ utajona faza konfliktu
⇒ mobilizacja i organizacja stron (w wypadku konfliktu grupowego)
⇒ eskalacja konfliktu
⇒ krytyczna faza konfliktu
⇒ poszukiwanie sposobów rozwiązania konfliktu
⇒ rozwiązanie konfliktu
STYLE ROZWIĄZYWANIA KONFLIKTÓW
A
S
E
R
T
Y
W
N
O
Ś
Ć
RYWALIZACJA
otwarta
konfrontacja
WSPÓŁPRACA
manipulacja
KOMPROMIS
UNIKANIE
AKOMODACJA
KOOPERATYWNOŚĆ
KONFLIKTY MIĘDZY ZESPOŁAMI
Relacje wewnątrz zespołu w sytuacji konfliktu między zespołami charakteryzuje:
⇒ wrogość wobec innych zespołów
⇒ nieufność wobec informacji pochodzących z zewnątrz
⇒ przekonanie o konieczności obrony własnego „terytorium”
⇒ silne poczucie przynaleŜności i lojalność wobec członków zespołu
⇒ silne zaangaŜowanie w zadania realizowane przez własny zespół
Relacje między zespołami charakteryzuje:
⇒ obniŜony poziom interakcji i komunikacji
⇒ nieufność członków zespołu wobec siebie
⇒ negatywne stereotypy dotyczące innych zespołów
⇒ nacisk na strategię, a nie na rozwiązanie problemów merytorycznych
ORGANIZACJA PRACY
ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH
ZASADY SPRAWNEGO REALIZOWANIA CELÓW
ABY SPRAWNIE REALIZOWAĆ CELE W PRACY ZESPOŁOWEJ NALEśY WZAJEMNE
STOSUNKI OPRZEĆ NA:
⇒ PRECYZYJNEJ PERCEPCJI
⇒ SPRAWNEJ KOMUNIKACJI
⇒ ODPOWIEDNICH EMOCJACH
⇒ PATRZENIU W PRZYSZŁOŚĆ
⇒ CELOWOŚCIOWEJ PERSPEKTYWIE
ROLA ZASAD W PRACY ZESPOŁU
WPROWADZAJĄCEGO ZMIANĘ
⇒ naturalny schemat tworzenia się zasad w zespole - nawet bez procesu uzgadniania
⇒ schemat wypracowywania zasad pracy ze swoimi współpracownikami
⇒ znaczenie wypracowania akceptowalnych zasad
⇒ metody wypracowywania poŜądanych zasad współpracy w organizacji
⇒ znaczenie motywacji w pracy zespołowej w realizacji procesu zmiany
⇒ sukces jako najsilniejszy motywator w organizacji
⇒ znaczenie wzajemnego wsparcia i wyrozumiałości w pokonywaniu lęku przed zmianą
i poraŜką
⇒ rola zaangaŜowania zespołu i jego wpływ na realizację zdefiniowanego celu
⇒ komunikacja w pracy zespołu wdraŜającego zmianę
TECHNIKI PRACY ZESPOŁOWEJ
Schemat postępowania w rozwiązywaniu problemów organizacji i zarządzania
⇒ FAZA DIAGNOZY
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
sformułowanie problemu w sposób ogólny
ustalenie jego cech podstawowych
zdefiniowanie problemu w wyniku analizy i diagnozy stanu istniejącego
sformułowanie celu badań i ograniczeń, jakie mogą wystąpić przy jego rozwiązywaniu
określenie kryteriów, jakie będą brane pod uwagę przy ocenie i akceptacji wariantów rozwiązań
⇒ FAZA POSZUKIWAŃ
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
⇒
zebranie, zestawienie i przeanalizowanie informacji
wyciągnięcie wniosków diagnostycznych
tworzenie wariantów koncepcji rozwiązań problemu
wykorzystanie kreatywności tkwiącej w psychice ludzkiej, poprzez aktywizację umysłów za pomocą
róŜnego rodzaju technik stymulujących twórcze myślenie
wstępna ocena i selekcja wariantów koncepcji moŜliwych do realizacji
uporządkowanie wariantów według kryteriów
TECHNIKI PRACY ZESPOŁOWEJ
Schemat postępowania w rozwiązywaniu problemów organizacji i zarządzania
⇒FAZA DECYZJI
⇒
wybór jednego z zestawionych i oszacowanych wariantów rozwiązań
⇒
szczegółowe jego zaprojektowanie
⇒
przełoŜenie idei na język praktycznej procedury postępowania projektowego
i wdroŜeniowego
⇒FAZA OCENY
⇒
obserwacja funkcjonowania w praktyce nowego rozwiązania (nowej lub zracjonalizowanej
organizacji)
⇒
dokonywanie korekt, jeŜeli istnieje taka potrzeba
⇒
po upływie ustalonego czasu, stosownego do zasięgu i charakteru wprowadzonych zmian,
oszacowanie ich społeczno-ekonomicznych efektów
TWÓRCZE POSZUKIWANIE ROZWIĄZAŃ PROBLEMU
Wydzielić moŜna trzy nurty heurystyki: refleksyjną, pragmatyczną i informatyczną:
⇒ refleksyjna - zmierza do zrozumienia istoty twórczego rozwiązywania zadań oraz sposobów ich
uczenia się i nauczania
⇒ pragmatyczna - oznacza podejście zorientowane na cel, czerpiące inspirację przede wszystkim
z potrzeb praktyki wynalazczej i słuŜące tej praktyce
⇒ informatyczna - wykorzystuje środki i metody informatyczne oraz maszyny cyfrowe
i inne środki techniczne do rozwiązywania zadań
ZALETY TECHNIK HEURYSTYCZNYCH
⇒ suma wiadomości i pomysłów zespołu jest większa niŜ izolowanych jednostek
⇒ moŜliwość wykorzystania zróŜnicowanych postaw, zdolności intelektualnych poszczególnych osób
dla optymalizowania rozwiązań o wielokierunkowym zastosowaniu
⇒ zespół daje okazję do stałej współpracy i intensyfikowania wysiłku intelektualnego poprzez
moŜliwości stawiania pytań i poszukiwania nań odpowiedzi, stwarza komfort wynikający
z moŜliwości komunikowania się z innymi, wspólnego rozwaŜania niepewności, ale takŜe
„podtrzymywania na duchu”, tworzenia warunków twórczego myślenia
⇒ tworzenie dobrego nastroju, utrzymywania wiary we własne moŜliwości, ochrona przed obawami
popełnienia pomyłki
⇒ poczucie więzi zespołowej ułatwia ponoszenie poraŜek oraz osłabia oddziaływanie poczucia ryzyka
PRZYKŁADY TECHNIK PRACY ZESPOŁOWEJ
⇒ BURZA MÓZGÓW (Technika Osborna)
•
DYSKUSJA 66 (Philips Buzz Session)
•
BRAINWRITTING – 635
⇒ TECHNIKA GORDONA – synektyka
•
Technika podświadomych źródeł pomysłów
•
Technika wejść i wyjść
•
Techniki pobudzania skojarzeń
⇒ ANALIZA MORFOLOGICZNA
⇒ TECHNIKA DELFICKA
⇒ METODA SZEŚCIU KAPELUSZY
PLANOWANIE SPOTKAŃ W PRACY ZESPOŁOWEJ
PODSTAWOWE PYTANIA
⇒ Dlaczego? – jakie są cele spotkania?
⇒ Co? – co powinno być zawarte w punktach dyskusji? Jaką analizę trzeba przeprowadzić?
⇒ Co chce się osiągnąć? Lista celów oraz ich selekcja, zgodnie z trzema kryteriami:
•
praktycznością (co jest rzeczywiście moŜliwe do osiągnięcia)
•
zasięgiem (kogo naleŜy zainteresować prezentacją)
•
czasem (czy jest to właściwy czas na prezentację danego materiału)
⇒ Jak to osiągnąć?
•
Jak długie powinno być spotkanie?
•
Ile czasu moŜe trwać dyskusja?
•
Jakie pomoce wizualne pomogą w osiągnięciu celu?
•
Czy uczestnicy posiadają juŜ dość informacji?
•
Jaką formę powinna przyjąć prezentacja?
•
Jak i czy przedstawiać wyniki badań?
ZACHOWANIE SIĘ OSOBY PROWADZĄCEJ SPOTKANIE
⇒ Podstawowym wymogiem jest, aby słuchacze słyszeli prowadzącego - powinien mówić głośno, wyraźnie,
powoli, nie obniŜać głosu przy końcówkach zdań
⇒ Pierwszym jego zadaniem jest nawiązanie kontaktu ze słuchaczami, przyciągnięcie ich uwagi
i zdobycie zaufania - powinien więc niewerbalnie okazywać zaangaŜowanie i entuzjazm wobec tematu
spotkania i pozytywną postawę wobec słuchaczy
⇒ Prowadzący powinien utrzymywać kontrolę nad uczestnikami spotkania - powinien obserwować salę, w razie
potrzeby zacząć mówić głośniej, uciszyć słuchaczy, wyjaśniać to, co wydaje się być niejasne, reagować
na destrukcyjne zachowanie
⇒ Przebieg spotkania powinien być sprawny - plan spotkania powinien być dokładnie przygotowany
i przedstawiony uczestnikom, materiały powinny być ułoŜone w porządku, tak aby prowadzący unikał
gorączkowego szukania, powinien mieć przygotowane odpowiedzi na ewentualne wątpliwości i
zastrzeŜenia ze strony słuchaczy, jak najmniej zaglądać do notatek
⇒ Spotkanie powinno być przyjemne i łatwe do zapamiętania – prowadzący powinien nawiązywać do
doświadczenia słuchaczy, wykorzystywać dramatyczne lub zabawne przykłady, stosować róŜne techniki
przekazu i metody aktywizujące
⇒ Prowadzący powinien być traktowany „serio” - przedstawiając się powinien uzasadnić swoją obecność jako
prezentującego oraz nie powinien zbyt swobodnie na początku podchodzić do spotkania
ZARZĄDZANIE PRACĄ
ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH
STYLE KIEROWANIA
NASTAWIENIE NA RELACJE
KONSULTACYJNY
NAKAZOWY
PARTYCYPACYJNY
DELEGUJĄCY
DOJRZAŁOŚĆ
ZACHOWANIA POśĄDANE W ZESPOLE ZADANIOWYM
Proponowanie
Zachowanie, dzięki któremu powstają nowe sugestie
i propozycje.
Budowanie
Zachowanie, które zwykle przyjmuje formę propozycji,
poszerzającej lub rozwijającej to co powiedział ktoś inny.
Wspieranie
Zachowanie, które w sposób jasny i świadomy stanowi deklarację
zgody z inną osobą i jej poglądami.
Sprawdzanie
zrozumienia
Podsumowywanie
Poszukiwanie
informacji
Udzielanie informacji
Włączanie
Zachowanie, które ma na celu upewnienie się,
Ŝe dotychczasowe ustalenia są zrozumiałe.
Zachowanie mające na celu podsumowanie, w skróconej formie,
dyskusji lub biegu wydarzeń.
Poszukiwanie faktów, opinii lub wyjaśnień.
Dostarczanie faktów, opinii, wyjaśnień.
Świadome włączanie osób do dyskusji.
PODSUMOWANIE