docINSTRUKCJA w sprawie diet i innych należności za czas podróży
download 
Reklamacja Transkrypt
INSTRUKCJA w sprawie diet i innych należności za czas podróży
INSTRUKCJA w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań Polsko-Japońskiej Wyższej Szkoły Technik Komputerowych w Warszawie §1 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o pracodawcy lub Uczelni, należy przez to rozumieć Polsko-Japońską Wyższą Szkołę Technik Komputerowych w Warszawie (PJWSTK). 2. Ilekroć w Instrukcji mowa jest o: rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych na terenie kraju, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002r., Nr 236 poz. 1990 z późniejszymi zmianami), rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych poza granicami kraju, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późniejszymi zmianami), rozporządzeniu ministra, w kontekście użytkowania pojazdów nie będących własnością PJWSTK, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27 poz. 271 z późniejszymi zmianami), delegowanym, rozumie się przez to pracownika, studenta, doktoranta lub inną osobę wykonującą na rzecz Uczelni zadania wyznaczone przez Rektora lub kierowników jednostek organizacyjnych, kierowniku jednostki, rozumie się przez to: Rektora, Kanclerza, Prorektorów, Vice Kanclerza oraz Kwestora, Rektorze, rozumie się przez to także właściwych co do kompetencji prorektorów, Kanclerzu, rozumie się przez to także jego zastępców, . §2 1. Niniejsza Instrukcja wprowadza szczegółowe zasady i procedury obowiązujące przy: - odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w PJWSTK podróży służbowych na obszarze kraju, - odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w PJWSTK podróży służbowych poza granicami kraju, - używaniu do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością PJWSTK, 1 - wykonywaniu na rzecz uczelni zadań przez studentów, doktorantów i osoby niezatrudnione w PJWSTK, - odbywaniu studenckich praktyk zawodowych, - zapraszaniu gości zagranicznych w ramach programów i umów zawartych przez PJWSTK. 2. W sprawach nie opisanych niniejszą Instrukcją zastosowanie mają przepisy obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych, wymienione w § 1 niniejszej instrukcji. Rozliczenie podróży służbowej następuje w oparciu o dokumentację, której wzory są załącznikami do Instrukcji. Podróże służbowe pracowników PJWSTK §3 1. Podróż służbowa to podróż odbywana przez pracownika do innej miejscowości niż miejscowość stałego wykonywania pracy, dokonywana na służbowe polecenie przełożonego (kierownika jednostki organizacyjnej PJWSTK) w celu realizacji zadania służbowego, w miejscowości oznaczonej jako cel podróży. 2. Wniosek o wydanie polecenia wyjazdu służbowego składa pracownik. Wniosek ten powinien zawierać: Cel, miejsce i termin wyjazdu; Zgodę bezpośredniego przełożonego pracownika; Określenie źródła finansowania wyjazdu – tj. jakie koszty obciąży podróż służbowa; W przypadku konieczności odbycia podróży samochodem – prośbę o zgodę na ten środek lokomocji; W przypadku delegacji finansowanych z kosztów działalności naukowej lub związanych z dydaktyką – zgodę Rektora; W przypadku wyjazdów w sprawach administracyjnych – zgodę Kanclerza; W przypadku. Gdy zwrot kosztów delegacji będzie refundowany przez sponsora lub inną instytucję – stosowny dokument, z którego wynika źródło finansowania. Wzór wniosku o wydanie polecenia wyjazdu służbowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Za zgodą bezpośredniego przełożonego, po wypełnieniu wniosku, pracownik może uczestniczyć, jako członek zarządu towarzystw naukowych, komisji PAN, komisji resortowych, CKK itp. w posiedzeniach tych organów (tzw. delegacje stałe). Koszty udziału pracowników w posiedzeniach ponoszą organizatorzy 4. W przypadku, gdy koszty udziału mają być rozliczane przez PJWSTK, a następnie refundowane przez jednostkę zapraszającą na posiedzenie, do wniosku należy dołączyć zaproszenie. 5. Nauczyciele akademiccy, zapraszani na obrony doktorskie lub kolokwia habilitacyjne przez inne jednostki organizacyjne, składają wniosek za zgodą bezpośredniego przełożonego. Koszty podróży służbowej pokrywa strona zapraszająca. 6. W przypadku nie rozliczenia delegacji przez stronę zapraszającą można dokonać rozliczenia w PJWSTK dołączając do delegacji zaproszenie, na podstawie którego zostanie obciążona jednostka zapraszająca. 7. Wydanie polecenia następuje w formie wystawienia dokumentu, zaewidencjonowanego w jednostce delegującej, będącego poleceniem wyjazdu (wyjazdy krajowe zał. nr 2, wyjazdy zagraniczne zał. nr 3). Osobami upoważnionymi do wystawienia polecenia wyjazdu są kierownicy jednostek uczelni. 8. Kierownik jednostki określa w poleceniu wyjazdu: 2 - imię i nazwisko osoby delegowanej, miejsce wykonania polecenia służbowego (zadania), czas trwania podróży (od dnia do dnia), cel podróż (zadanie do wykonania), środek lokomocji (ze wskazaniem rodzaju środka transportu, klasy, marki i pojemności silnika samochodu, numeru rejestracyjnego, stawki za 1 kilometr przebiegu itp.). 9. Kierownik jednostki weryfikuje także kwotę proponowanej przez delegowanego zaliczki. 10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach polecenie wyjazdu służbowego bez zachowania procedury określonej w ust. 2-5 wystawia Kancelaria na polecenie Rektora lub Kanclerza. 11. Polecenie, o którym mowa w ust.10 powinno zawierać dane, o których mowa w ust.8. §4 1. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują: - diety, - zwrot kosztów podróży w obie strony, środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika, chyba że zapewniono pracownikowi transport, - zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że zapewniono pracownikowi nocleg, - zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że zapewniono pracownikowi transport na miejscu (np. samochód służbowy lub delegowanego), - zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (dotyczy podróży trwających co najmniej 10 dni), - zwrot innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków merytorycznych. 2. Dieta na obszarze kraju nie przysługuje pracownikowi, który: 1. Otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie (jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety to pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety); 2. Został oddelegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego albo do miejscowości, w której mieści się siedziba miejsca pracy; 3. Korzystał z bezpłatnego całodziennego wyżywienia; 3. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości jego udokumentowania. 4. Na wniosek pracownika kierownik jednostki przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie kosztów podróży przedłożone do rozliczenia po 31 stycznia, a dotyczące roku ubiegłego - nie podlega rozliczeniu. §5 1. Wysokość diet oraz zasady ich naliczenia określają rozporządzenia wymienione w § 1. 2. Diety krajowe są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. 3. Diety zagraniczne są przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. W przypadku otrzymywania za granicą bezpłatnego całodobowego wyżywienia delegowanemu przysługuje 25% diety. Gdy zapewniono częściowe wyżywienie 3 przysługuje odpowiednio: za śniadanie 15% diety, za obiad 30% diety, za kolację 30% diety, na inne wydatki 25% diety. §6 1. Środek transportu właściwy dla odbycia podróży określa na „poleceniu wyjazdu” kierownik jednostki organizacyjnej PJWSTK. Podstawowym środkiem transportu jest pociąg II klasy. Przy określaniu środka transportu delegujący powinien kierować się zasadą racjonalizacji kosztów podróży, z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień komunikacyjnych. 2. Pracownikowi przysługuje prawo odbycia podróży służbowej środkami PKP wg następujących zasad: DŁUGOŚĆ TRASY DO 200 KM OD 201 KM DO 500 KM POWYŻEJ 500 KM 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PRZEJAZD II klasa pociągu pospiesznego II klasa pociągu ekspresowego (IC, EC) II klasa wagon sypialny lub kuszetka Rektorowi, Prorektorom, Dziekanom, Kanclerzowi, Kwestorowi oraz profesorom zwyczajnym i nadzwyczajnym przysługuje przejazd w I klasie pociągów pospiesznych lub ekspresowych. W przypadku podróży odbywanej prywatnym samochodem, osoba delegowana zobowiązana jest do zawarcia umowy, określonej w § 10 instrukcji. Zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości ceny biletu określonego w poleceniu wyjazdu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem ulg, jakie pracownikowi przysługują (niezależnie od tytułu przysługiwania ulgi). Do rozliczenia wyjazdu obowiązkowo należy dołączyć bilety. Zwrot kosztów za przejazd samochodem prywatnym następuje w oparciu o umowę oraz rozliczenie, wymienione w § 10 instrukcji. Pracownik nie może dokonać samowolnej zmiany środka transportu, określonego w poleceniu wyjazdu służbowego, pod rygorem nierozliczenia kosztów przejazdu – z zastrzeżeniem ust. 6. Pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, jeśli zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie. Pracownik nie może składać oświadczeń, aby uzyskać zwrot za przejazd według cennika PKP, jeśli samowolnie i świadomie zmienia środek transportu określony przez pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu. W przypadku, gdy nie określono środka transportu przyjmuje się, iż przejazd ma nastąpić koleją, wagonem 2 klasy, a w przypadku braku połączenia kolejowego, najtańszym środkiem transportu (najniższej klasy lub kategorii), jakim można odbyć podróż. W przypadku krajowej podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na zasadach wymienionych w rozporządzeniu ministra. §7 Pracownikowi, który ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości określonej rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem (prywatnym, służbowym) lub gdy zapewniono mu 4 bezpłatny dojazd (organizator konferencji, strona zagraniczna itp.) oraz w przypadku, gdy uzyskał zgodę pracodawcy na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej. §8 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości wynikającej z faktury VAT (rachunku, noty), wystawionej na PJWSTK w Warszawie. Zasadą jest korzystanie z noclegu w hotelu o standardzie maksimum 3 gwiazdkowym. Zastrzeżenie to nie dotyczy Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Kwestora. 2. W przypadku nie przedłożenia prawidłowo wystawionej faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt określony rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, oraz gdy zapewniono pracownikowi nocleg (bezpłatny lub sfinansowany w ramach opłaty konferencyjnej). Kierownik jednostki organizacyjnej delegującej pracownika może wskazać standard miejsca zakwaterowania osoby delegowanej. 3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7 rano. 4. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także w przypadku, gdy delegacja trwa dłużej niż 1 dzień, lecz odległość od miejsca wykonywania zadania służbowego do miejscowości stałego lub czasowego zameldowania pracownika jest mniejsza niż 50 km. 5. Przy wyjazdach zagranicznych zwrot kosztów następuje w granicach limitów określonych rozporządzeniem ministra. §9 1. Pracownikowi przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków merytorycznych, związanych z podróżą służbową, miedzy innymi: kosztów służbowych rozmów telefonicznych, opłat parkingowych, hotelowych, kart wstępu na targi, wystawy, opłat za uczestnictwo w konferencji lub sympozjum. 2. Przy podróży służbowej samochodem prywatnym pracownikowi nie przysługuje zwrot opłat dodatkowych, takich jak opłata za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe. Używanie przez pracownika do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością PJWSTK § 10 1. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na wykorzystanie do odbycia podróży służbowej prywatnych środków transportu. 2. Delegowany, który ma wykorzystać do odbycia podróży służbowej samochód, motocykl lub motorower nie będący własnością PJWSTK, ma obowiązek zawarcia właściwej umowy podpisywanej w imieniu uczelni przez Kanclerza (zał. nr 5) oraz prowadzenia karty ewidencji przebiegu pojazdu (zał. nr 6). Umowę należy podpisać przed rozpoczęciem podróży służbowej. Oryginał umowy podpisanej przez pracownika, kierownika jednostki i Kanclerza delegowany przekazuje do Kwestury. 5 3. Zwrot kosztów użytkowania pojazdu następuje na podstawie wymienionej ewidencji, którą należy przedstawić do wglądu przy składaniu delegacji do rozliczenia w Kwesturze. Kartę ewidencji przebiegu pojazdu, odrębnie dla każdego miesiąca, sporządza użytkownik pojazdu. Kartę, po potwierdzeniu odbycia podróży służbowej przez kierownika jednostki organizacyjnej, delegowany przekazuje do Kwestury w terminie do 5 dnia następnego miesiąca. W przypadku podróży zagranicznych zwrot kosztów następuje na podstawie oświadczenia (zał. nr 7) dołączonego do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej (zał. nr 10 ). 4. Zastosowane przy rozliczeniu stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe, niż określone w rozporządzeniu ministra, wymienionym w § 1. Wysokość stawki określa w poleceniu wyjazdu kierownik jednostki, przy zachowaniu zasady, iż normą jest stawka w wysokości 50 % stawki wynikającej z rozporządzenia ministra. Jeżeli samochodem jadą 2 lub więcej osób to stosuje się stawkę maksymalną, wynikającą z rozporządzenia ministra. 5. W przypadku nie sprecyzowania stawki uznaje się za należną stawkę wykazaną i zatwierdzoną w dokumencie rozliczającym podróż (zał. nr 6 i 7) 6. Delegowany, odbywający podróż służbową samochodem prywatnym, zobowiązany jest do przejazdu możliwie najkrótszą drogą. 7. Na wszystkich delegacjach i Kartach Ewidencji Przebiegu Pojazdu musi być wpisany numer i data umowy, określonej w ust.2. § 11 Pracownicy uczelni, użytkujący samochody prywatne na potrzeby PJWSTK w przejazdach lokalnych, mają obowiązek zawarcia z Uczelnią właściwej umowy (zał. nr 8). Podpisana przez obie strony umowa powinna być złożona w Kwesturze. Zwrot kosztów użytkowania pojazdów prywatnych do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, rozliczonego zgodnie z przedłożonym przez pracownika oświadczeniem (zał. nr 9). Zaliczki i rozliczenia § 12 1. W przypadku, gdy polecenie wyjazdu zawiera wniosek delegowanego pracownika o wypłacenie zaliczki, jej wysokość akceptuje i decyzję o jej wypłaceniu podpisuje Kanclerz. Wypłata zaliczki na podróż krajową następuje w formie gotówkowej, w kasie uczelni lub przelewem, bezpośrednio przed terminem wyjazdu. 2. Wypłata zaliczki na podróż zagraniczną następuje w walucie obcej, w kasie banku lub w formie przelewu, bezpośrednio przed terminem wyjazdu. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w równowartości przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej – wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wypłaty zaliczki. Wypłata dokonywana jest w formie gotówkowej w kasie uczelni lub w formie przelewu. 3. Rozliczenie zaliczki następuje w formie dopłaty lub zwrotu pobranych środków (zał. nr 2 podróże krajowe, zał. nr 10 podróże zagraniczne). W przypadku nie rozliczenia w terminie pobranej zaliczki może ona zostać potrącona z wynagrodzenia i innych należności pracownika. 4. Rozliczenie zaliczki na podróż zagraniczną, wypłaconej w walucie polskiej, następuje wg kursu średniego NBP danej waluty z dnia poprzedzającego dzień powrotu osoby delegowanej z podróży zagranicznej. 6 5. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej lub krajowej należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenia złożone po wymienionych terminach, zwłaszcza, gdy dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego, mogą zostać nie przyjęte do realizacji. 6. Dla wymienionych zaliczek rejestry i rozliczenia prowadzi Kwestura. Podróże osób niebędących pracownikami PJWSTK § 13 1. W celu realizacji zadań Uczelni kierownicy jednostek organizacyjnych mogą wystawiać polecenia wyjazdu także osobom innym, niż pracownicy PJWSTK. Dla podróży na obszarze kraju stosuje się druk będący załącznikiem nr 2, a dla podróży zagranicznych załącznik nr 4 (doktoranci zał. nr 3) do instrukcji. Osoby nie będące pracownikami uczelni, w przypadku korzystania z samochodów prywatnych, zobowiązane są dołączyć do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej oświadczenie według wzoru, stanowiącego załącznik nr 7 do instrukcji. 2. Przez osoby inne niż pracownicy rozumie się w szczególności osoby zatrudnione w PJWSTK na podstawie umów o dzieło i umów zlecenia, studentów, doktorantów lub pracowników innych uczelni i jednostek badawczych. 3. Osoby niebędące pracownikami Uczelni, a wykonujące zadania na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, mogą otrzymać zwrot kosztów podróży i noclegów na terenie kraju na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem, że umowa ta zawiera postanowienia o zwrocie kosztów podróży. 4. Do zadań Uczelni, uzasadniających wyjazdy osób wymienionych w ust. 2, zalicza się w szczególności wykonywanie prac badawczych, usługowych, dydaktycznych, recenzowanie dorobku i prac zmierzających do uzyskania stopni naukowych, prezentowanie dorobku Uczelni lub reprezentowanie Uczelni. 5. W przypadku podróży osób niebędących pracownikami diety oraz inne należności z tytułu podróży, o ile ich wysokość nie przekracza wielkości określonych w rozporządzeniach ministra, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz są zwolnione z podatku dochodowego. § 14 1. Rodzaj i wysokość należności, przysługujących osobom niebędącym pracownikami uczelni, określa Rektor lub kierownik jednostki na drukach polecenia wyjazdu (zał. nr 1) lub skierowania (zał. nr 3). Należności te nie mogą przekraczać stawek ustalonych w rozporządzeniach ministra, wymienionych w § 1, chyba że należności określono w umowach i porozumieniach zawartych przez PJWSTK z innymi podmiotami lub w zasadach realizacji programów. 2. Osobom niebędącym pracownikami uczelni nie wypłaca się zaliczek na poczet kosztów podróży krajowych. Świadczenia dla uczestników praktyk zawodowych oraz obozów naukowych § 15 1. Studentom, odbywającym praktyki zawodowe w kraju, może zostać przyznany zwrot poniesionych kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia do wysokości diet oraz 7 2. 3. 4. 5. ryczałtu za nocleg, przysługujących delegowanym. W uzasadnionych przypadkach, zamiast zwrotu kosztów, może nastąpić wypłata diet (bez ryczałtu za nocleg). Świadczenia nie przysługują, gdy praktyki odbywane są w miejscu zamieszkania lub pobierania nauki przez studenta, a także w przypadku, gdy student nie ponosił wymienionych wydatków. Wymienione świadczenia można przyznać studentom kierowanym na obozy naukowe i seminaria wyjazdowe z wyłączeniem plenerów. Rozliczenia kosztów dokonuje student, a w przypadku grupy - opiekun praktyk, koła lub agendy studenckiej. Odbycie podróży i zajęć potwierdza opiekun, dziekan lub pełnomocnik Rektora. Rozliczenie kosztów praktyk zawodowych oraz udziału w obozach naukowych i seminariach wyjazdowych dokonywane jest na drukach stanowiących załączniki nr 11 i 12. § 16 1. Studentom kierowanym na praktyki zagraniczne nie przyznaje się świadczeń, chyba że należności określono w umowach i porozumieniach zawartych przez PJWSTK z innymi podmiotami lub w zasadach realizacji programów finansujących wyjazd. 2. Rozliczenie kosztów praktyk zagranicznych dokonywane jest na drukach stanowiących załącznik nr 10. Świadczenia na rzecz gości zagranicznych § 17 1. Jednostki organizacyjne PJWSTK mogą zapraszać gości zagranicznych. Wniosek o zaproszenie gości stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji. 2. Goście zagraniczni, przybywający do uczelni w celu wykonania zadań wynikających z umów zawartych z podmiotami zagranicznymi, mogą otrzymać świadczenia związane z kosztami pobytu w wysokościach przewidzianych w tych umowach. 3. Koszty pobytu gości zagranicznych, przybywających na zaproszenie naszej uczelni w celach związanych z działalnością dydaktyczną lub badawczą, w zależności od ustaleń odpowiednio: Rektora, Prorektorów, Dziekanów i Kanclerza, mogą obejmować koszty podróży i noclegów. 4. Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych załatwiają we własnym zakresie wydziały. Formalności związane z przyjęciem gości kierownictwa uczelni oraz pozostałych jednostek organizacyjnych uczelni załatwia Kancelaria. 5. Finansowanie pobytu gości zagranicznych, przybywających w ramach programów i umów, odbywa się na następujących zasadach: a) w przypadku, gdy programy i zawarte umowy przewidują zakres i wysokość świadczeń dla gości, ich wypłata następuje zgodnie z tymi zasadami. b) w pozostałych przypadkach świadczenia nie mogą być wyższe niż: diety na wyżywienie i kieszonkowe gości: 120 zł za każdy dzień pobytu wypłacane (na podstawie pokwitowania, druk stanowi załącznik nr 14) za maksimum 30 dni, koszt zakwaterowania w obiektach uczelni, a w przypadku braku miejsc - w hotelu, udział w jednej imprezie kulturalnej (cena biletu do 100 zł), udział w jednym uroczystym posiłku (wartość do 80 zł na osobę), 8 zwrot poniesionych kosztów przejazdów lokalnych (na podstawie biletów, rachunków lub dowodów zapłaty). c) w uzasadnionych przypadkach Rektor - na wniosek kierownika jednostki zapraszającej gości zagranicznych (zał. nr 13) - może wyrazić zgodę na ustalenie świadczeń w innych wysokościach. 6. Osoba, wyznaczona przez kierownika jednostki uczelni zapraszającej gości zagranicznych, pobiera zaliczkę, z której ponosi wydatki związane ze świadczeniami wymienionymi w punkcie 1. Rozliczenia zaliczki należy dokonać w terminie do 7 dni po zakończeniu wizyty. Rozliczenie dokonywane jest w oparciu o faktury, noty, bilety i pokwitowanie diet. Dokumentowanie kosztów podróży § 18 1. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów podróży: a) rachunek kosztów podróży – rozliczenie kosztów podróży na terenie kraju, b) rachunek kosztów podróży służbowej poza granicami kraju – rozliczenia wydatków z pobranej zaliczki w walucie obcej - rozliczenie następuje w walucie otrzymanej zaliczki, c) faktury lub rachunki na wydatki merytoryczne związane z celem podróży, wymienione w § 9, wystawione na PJWSTK w Warszawie, d) bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe lub faktury ich zakupu wystawione na PJWSTK w Warszawie, e) przy rozliczaniu biletów lotniczych konieczne jest dołączenie oryginału karty pokładowej – pod rygorem nierozliczenia delegacji, f) ewidencja przebiegu pojazdu wraz z odpowiednią umową, określoną w § 10 2. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów pobytu gości zagranicznych: a) koszty podróży – bilet lub faktura (kopia dokumentu) wystawiona na PJWSTK i potwierdzona za zgodność przez opiekuna gościa (w przypadku ewentualnych trudności związanych z udokumentowaniem kupna biletu, można wyprzedzająco dokonywać jego zakupu lub poprosić gościa o odesłanie biletu, a należność za bilet przekazać na wskazany rachunek bankowy). b) koszty noclegów – faktura lub rachunek wystawione na PJWSTK. c) faktury lub rachunki na wydatki merytoryczne związane z celem podróży, wymienione w § 9, wystawione na PJWSTK w Warszawie i potwierdzone za zgodność przez opiekuna gościa. 3. Dla udokumentowania przejazdu taksówką (po uzyskaniu wcześniejszej zgody) wymagana jest faktura VAT wystawiona na PJWSTK w Warszawie. 4. Dokumentowania nie wymagają należności ustalone w formie ryczałtów. 5. Rachunki wymienione ust. 1a i 1b, sporządzone przez osobę delegowaną, winny być: sprawdzone pod względem merytorycznym i podpisane przez osobę zlecającą wyjazd na okoliczność wykonania zadania oraz sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym. Rachunki wraz z dokumentami potwierdzającym poszczególne wydatki należy składać do rozliczenia w Kwesturze. 9 Podróże odbywane w ramach projektów współfinansowanych ze środków europejskich § 19 1. W przypadku, gdy podróż jest odbywana w ramach projektu wniosek o wyjazd podpisuje dodatkowo Kierownik Projektu 2. Rozliczenie zaliczki wymaga podpisania przez Kierownika Projektu dokumentu delegacji. Ustalenia końcowe § 20 1. Ze względu na wymogi szczególnego dokumentowania wydatków w wielu umowach, zwłaszcza gdy koszty podróży są finansowane ze środków funduszy strukturalnych, programów i umów międzynarodowych, wskazane jest potwierdzenie w miejscu pobytu osoby delegowanej, mimo że obowiązujące w kraju przepisy prawne takiego obowiązku nie nakładają. Cel podróży, określany w poleceniach wyjazdu, winien jednoznacznie wskazywać zadanie do wykonania. Stosowanie skrótów bądź lakonicznych określeń jest kwestionowane przez organy kontrolujące. 2. Rachunki kosztów podróży winny być wypełniane w sposób staranny i czytelny. Osoby składające rachunki kosztów podróży winny podawać nr rachunków bankowych dla celów bezgotówkowego rozliczania należności. 3. Pracownicy, studenci i doktoranci naszej uczelni, którzy wykonują zadania na rzecz innych uczelni, ministerstw, stowarzyszeń itp. rachunki kosztów podróży winni składać do rozliczenia bezpośrednio w tych jednostkach. Koszty podróży w tych przypadkach nie mają związku z kosztami PJWSTK, a rozliczanie ich za pośrednictwem naszej uczelni powoduje komplikacje pod względem podatkowym oraz wiąże się z dodatkowymi czynnościami wystawiania i wysyłania faktur lub not, rejestrowania ich i dochodzenia należności od danej jednostki. 4. Pracownikowi, którego obowiązki służbowe polegają na częstych wyjazdach na obszar przydzielonego mu rejonu działania, Rektor może przydzielić miesięczny limit na jazdy lokalne. 5. Diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego i nie powiększają podstawy składki na ubezpieczenie społeczne – do wysokości określonej w odrębnych przepisach (rozporządzenie ministra) – są przychodami nieoskładkowanymi i nieopodatkowanymi. 6. Czas podróży służbowej poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji: Lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, Lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, Morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. Ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną. 10 Instrukcji Załącznik nr 1do WNIOSEK O DELEGOWANIE W PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ PRACOWNIKA PJWSTK Przewidywane WARTOŚĆ koszty szacowana podróży Data Jednostka budżetowa PJWSTK (źródło Uwagi bilet finansowania) samochód służbowy samochód prywatny Imię i nazwisko delegowanego Miejsce delegacji Termin delegacji Diety Cel delegacji Noclegi Przejazdy miejscowe Koszt konferencji wg załaczonej informacji organizatora Razem WNIOSKODAWCA imię i nazwisko data i podpis data i podpis Nr zlecenia Akceptacja Komórki Obsługi Projektów Badawczych/Unijnych lub Dyrektora Administracyjnego ZATWIERDZAM: Rektor PJWSTK data i podpis Sposób realizacji wniosku (bilety, hotele, koszty konferencji) Dyrektor Administracyjny PJWSTK data i podpis Nadano numer delegacji Z a l i c z k a Zaliczka na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu słuzbowego nr__________ w kwocie zł słownie zł dla imię i nazwisko delegowanego data podpis zatwierdzającego Zaliczkę w kwocie zł otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie 14 dni po zakończonej podróży upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenie kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. data podpis delegowanego Załącznik Nr 2 do Instrukcji 11 Pieczątka firmowa jednostki Potwierdzenie pobytu służbowego (pieczątka, podpis, data pobytu) nieobligatoryjnie POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO nr ………...…. z dnia ………..……… Dla …………………………………………. Do ………………………………………….. Na czas od ……………. do ……….……… Cel podróży……………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. Środek lokomocji …………………………. …………………………………………….... …………………………………………….. data podpis zlecającego wyjazd Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie ………………zł słownie:………………………… …………………………………………………………………………………………….… na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr ……….…..……….. Podpis delegowanego………….…………… . Zatwierdzono na kwotę zł…………… słownie …………………………………………… Zatwierdzam dnia …………….. ……………………… Kierownik jednostki ……………………….. Kwestor UWAGA: ten formularz może być zastąpiony typowym drukiem polecenia wyjazdu, pod warunkiem, że zawiera elementy wymienione w tym załączniku. 12 ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY wyjazd miejscowość data przyjazd godzina Sprawdzono pod względem: (data i podpis) merytorycznym formalno rachunkowym miejscowość data godzina Środek lokomocji* Koszt zł uwagi Ryczałt za dojazdy RAZEM PRZEJAZDY DIETY ilość…..…. stawka…..…… NOCLEGI wg rachunków lub Zatwierdzono do wypłaty z kosztów: NOCLEGI ryczałt ………..…………………………….. ilość………….. stawka……………… INNE WYDATKI wg załączników RAZEM słownie …………………….. …………………………….…..………… …………………………………………zł …………… …………… kwestor kierownik jednostki Niniejsze rozliczenie przedkładam: data …………… podpis delegowanego………………. Zaliczkę w kwocie zł:…………………………. Słownie zł…………………………………. …………………………………………………………………………………………………. Otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć ją w terminie 14 dni po zakończeniu podróży, upoważniam równocześnie PJWSTK do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia i innych należności. …………………………………….. imię i nazwisko delegowanego …………………………………….. data i podpis delegowanego *Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych . 13 Załącznik Nr 3 do Instrukcji __________________________ Warszawa. dnia_________________ Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko _________________________________ Wydział _____________________________________ Katedra _____________________________________ Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail _____________________________________ Adres zameldowania /z kodem/ REKTOR PJWSTK WNIOSEK / SKIEROWANIE Uprzejmie proszę o skierowanie za granicę do __________________________________ _______________________________________________________________________________ miasto, instytucja od ____________________________________ do _____________________________________ w celu *_________________________________________________________________________ w ramach /odpowiednie zaznaczyć/ - urlopu szkoleniowego w okresie _____________________________ W związku z powyższym proszę o: 1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________ odjazd z Warszawy ___________________________ powrót ____________________________________ 2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą: liczba diet _____________________ liczba noclegów ________________ dieta dojazdowa ________________ komunikacja miejska ____________ 3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na pokrycie kosztów ______________________________________________ wg załączników. _______________________________ 1/ naukowym /prowadzenie badań naukowych, udział w konferencji, sympozjum, innym spotkaniu naukowym/; 2/ podjęcia działalności dydaktycznej; 3/ szkoleniowym np. studia doktoranckie, studia podyplomowe, staż habilitacyjny, staż naukowy, specjalizacja zawodowa, kurs językowy lub inny kurs podnoszący kwalifikacje zawodowe, praktykę zawodową/ 14 4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________ 5. Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego wypadku) _______________________________________________________ 6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności)______________ ______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Oświadczam, że stan mojego zdrowia umożliwia mi wyjazd zgodnie z wnioskiem. Po przedłużeniu z własnej woli pobytu za granicą poza terminem podanym w skierowaniu - koszty utrzymania i ubezpieczenia poniosę we własnym zakresie. Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni po powrocie do kraju oraz wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od Uczelni. Wnioskujący ___________________________________________________________________ (data, podpis delegowanego) Stanowisko Kierownika Katedry_____________________________________________________ (data, podpis i pieczątka) Decyzja Rektora ___________________________________________________________________ (data, podpis i pieczątka) 1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach 2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190, poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043) 15 Załącznik Nr 4 do Instrukcji __________________________ Warszawa. dnia_________________ Imię i nazwisko osoby kierowanej _________________________________ Telefon kontaktowy, e-mail _____________________________________ Stałe miejsce zamieszkania /z kodem/ _____________________________________ Katedra kierująca ____________________________________ Wydział kierujący REKTOR PJWSTK WNIOSEK / SKIEROWANIE DOTYCZY OSÓB INNYCH NIŻ PRACOWNICY i DOKTORANCI PJWSTK Proszę o wyrażenie zgody na sfinansowanie kosztów wyjazdu za granicę do: _______________________________________________________________________________ Kraj miasto, instytucja od ____________________________________ do _____________________________________ w celu _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ W związku z powyższym proszę o: 1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________ odjazd z Warszawy ___________________________ powrót ____________________________________ 2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą: liczba diet _____________________ liczba noclegów ________________ dieta dojazdowa ________________ komunikacja miejska ____________ inne__________________________ 3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na pokrycie kosztów _______________________________________________ wg załączników. 4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________ Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego wypadku) _______________________________________________________________________ 6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności) _____________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 16 Rozliczenie kosztów wyjazdu należy dokonać w ciągu 14 dni po powrocie do kraju osoby kierowanej. Wnioskujący _____________________________________________________________________ (data, podpis i pieczątka kierownika projektu lub innego dysponenta środków) Stanowisko Kierownika Katedry ______________________________________________________ (data, podpis i pieczątka) Decyzja Rektora _________________________________________________________________ (data, podpis i pieczątka) 1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach 2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190, poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043) 17 Załącznik Nr 5 do Instrukcji UMOWA NR* ......./20.../........ zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy PJWSTK reprezentowaną przez .............................................................................................................. a Panem/Panią …..................................................................................................................... zam. ......................................................................................................................................... zatrudnionym w …………………………………………………………………..……….... § 1. Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki ..................................................... nr rej.................................... o pojemności silnika służbowych PJWSTK. § 2. .............................................. do celów Delegowany używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. § 3. Pojazd może być używany do jazd zamiejscowych pod warunkiem wpisania samochodu do polecenia wyjazdu służbowego, jako środka lokomocji. § 4. Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. § 5. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron. ............................................ (Delegowany) ........................................................................................ (Kierownik Jednostki Organizacyjnej) .......................................................... ( Kanclerz) * numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym zawarto umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni 18 Załącznik Nr 6 do Instrukcji Numer rejestracyjny pojazdu:……………………….. Pojemność silnika:…………………………………... ……………………………………….…………….... Nazwisko i imię pracownika (właściciela)* Jednostka organizacyjna PJWSTK …………………………………………………….… Adres (zamieszkania) pracownika (właściciela)* Ewidencja przebiegu pojazdu Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych. Nr kolejny wpisu Data wyjazdu Opis trasy wyjazdu (skąd – dokąd) Cel wyjazdu Liczba faktycznie przejechanych kilometrów Stawka za 1 km przebiegu zł gr Wartość [5] x [6] zł 1 2 3 4 5 6 7 Podpis pracodawcy Uwagi 8 9 gr Podsumowanie miesiąca: Niepotrzebne skreślić Podpis pracownika ………………………………….. Podpis kierownika jednostki PJWSTK ……………………………..…………… 19 Załącznik Nr 7 do Instrukcji Warszawa. dnia_______________ _________________________________ Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko _________________________________ Wydział __________________________________ Katedra OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż odbyłem/am zagraniczną podróż służbową własnym samochodem (na podstawie umowy nr ........... z dnia ............................ ) : marki __________________________, nr rejestracyjny___________________________ pojemność silnika __________________________________________________________ na trasie __________________________________________________________________ w okresie_________________________________________________________________ przebieg km_______________________________________________________________ Proszę o wypłacenie należnej kwoty gotówką w kasie* / przelewem na mój rachunek rozliczeniowy nr* _________________________________________________________ w banku ________________________________________________________________ _________________________ Podpis Zwrot kosztów za ww. podroż wynosi: _______________________km x _______________zł/km = ______________________zł słownie: _________________________________________________________________ _____________________________ Podpis sporządzającego rozliczenie 20 Załącznik Nr 8 do Instrukcji UMOWA (limit) NR* ......./20.../........ zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy: 1.PJWSTK reprezentowaną przez ............................................................................................ a …............................................................................................................................................ 2. Panem/Panią.......................................................................................................................... zam. ......................................................................................................................................... zatrudnionym u w/w Pracodawcy, zwanym dalej Pracownikiem. § 1. Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki ..................................................... nr rej. ......................................... o pojemności silnika .........................................do celów służbowych PJWSTK. § 2. Pracownik używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. § 3. Ustala się miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w wysokości do ............km. § 4. Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. § 5. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron. ............................................. (pracownik) .............................................................................. (Kierownik Jednostki Organizacyjnej) ............................................................ ( Kanclerz ) * numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym zawarto umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni 21 Załącznik Nr 9 do Instrukcji ......................................................... (Imię i nazwisko) Warszawa, dnia ............................. .......................................................... (jednostka organizacyjna) ........................................................... (nr rejestracyjny samochodu) Kwestura PJWSTK w miejscu OŚWIADCZENIE Proszę o wypłacenie ryczałtu za m-ce ............................................................................. w wysokości ..................................................................... przyznanego na podstawie umowy nr ........... z dnia ........................ z tytułu korzystania z własnego samochodu do przejazdów służbowych na terenie m.st. Warszawy. Jednocześnie oświadczam, że w miesiącu ........................................................................... 1) korzystałem/am z urlopu wypoczynkowego w okresie .....................................................* (dni robocze) 2) korzystałem/am ze zwolnienia lekarskiego ......................................................................* (dni robocze 3) inne usprawiedliwione nieobecności w pracy ..................................................................* (dni robocze) 4) korzystałem/am z delegacji służbowych w dniach ............................................................ Nie korzystałem/am z przejazdów samochodem służbowym bądź taksówką. Proszę o wypłacenie należności z tytułu ryczałtu gotówką w kasie* (przelewem na mój rachunek rozliczeniowy nr ....................................................................... * w banku……………………………………………………..…………………………….. )* ....................................................... (podpis pracownika) * - niepotrzebne skreślić Poz. 1 – 3 potwierdza Dział Spraw Osobowych 22 Załącznik Nr 10 do Instrukcji ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ___________________________________ _______________________________________ (nazwisko i imię, stopień służbowy delegowanego) (nazwa jednostki delegującej) Delegacja służbowa do _________________________________ (wymienić kraj) Pobyt za granicą trwał od __________ godz. _______do __________ godz. ________ ogółem _____________ w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________ w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________ (podać czas pobytu w poszczególnych krajach) Waluta PLN A. OTRZYMAŁEM ZALICZKĘ: 1 Na podstawie przelewu 2 Z innych źródeł (podać jakie) 3 Ogółem dysponowałem kwotą Źródło finansowania: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (podać kod kosztów tematu / projektu , numer rachunku bankowego projektu oraz walutę w jakim jest prowadzony) B. WYDATKOWAŁEM: 1 Diety (ilość x stawka) Waluta 2 Noclegi (koszty hotelu) 3 Koszty podróży (wg cen biletu za przejazd*): 4 Ryczałt za dojazd (dieta dojazdowa): 5 Dojazd środkami komunikacji miejskiej: 6 Inne wydatki: 7 Ogółem wydatkowałem: PLN * w przypadku przejazdu samochodem prywatnym załączyć druk rozliczenia (zał. nr 6 do Instrukcji) DO ZWROTU ______________________________________________________________ DO WYPŁATY ______________________________________________________________ Data ___________________ podpis__________________________________ (Podpis delegowanego) 23 ZESTAWIENIE: w złotych EUR 1 Pobrana zaliczka (poz A.3) 2 Wydatkowano 3 Do zwrotu dla PJWSTK 4 Do wypłaty 5 Adnotacje: Kurs z dn……….................. tab……………. zł …….…………. ………………………………………………………….……….. ……………………………………………………….………….. …………………………………………………………………… Zatwierdzono merytorycznie Dnia ___________ podpis _________________ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym Dnia ___________ podpis _________________ Kwestura, Dział Finansowy Zatwierdzono dnia _________________ na kwotę ______________________zł z tego: _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ (podać kod kosztów tematu / projektu) ______________________ _____________________ Kierownik projektu Rektor/Kanclerz/Dyrektor 24 Załącznik Nr 11 do Instrukcji Wydział ……………………………………. Rok studiów ……….….. grupa……………. Warszawa, dnia ………………….….. ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY Rozliczenie kosztów podróży studentów do miejscowości ……………………………………. związanej z ……………………………………………………….…………………………….. (podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.) WYJAZD miejscowość data lp godzina Imię i nazwisko PRZYJAZD miejscowość data Koszt przejazdu Koszt noclegów Diety ilość dni x dieta godzina Razem zł środek lokomocji Pokwitowanie odbioru Razem wypłacono Do odbioru należności upoważniono pana/panią ….……………………………………………. Słownie do wypłaty zł …………………………………………………………………………… Potwierdzam odbycie podróży: ……………..…………………. data, imię i nazwisko opiekuna, podpis 25 Załącznik Nr 12 do Instrukcji Wydział ……………………………………. Imię i nazwisko ……………………………. Rok studiów ……….….. grupa……………. Warszawa, dnia ………………….….. ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY Rozliczenie kosztów podróży do miejscowości ………………….……………………………. związanej z ……………………………………………………….…………………………….. (podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.) WYJAZD miejscowość data PRZYJAZD godzina miejscowość data godzina środek lokomocji koszt przejazdu Razem koszt przejazdu Diety: …………zł x ………… dni = …………………………….. _________________ Noclegi: ……………………………………………..…………….. _________________ RAZEM _______________ zł Słownie zł ………………………………………………………………………………………… Potwierdzam odbycie podróży: ……………………………………. Podpis osoby wyjeżdżającej: ……………………………………. data, imię i nazwisko opiekuna, podpis 26 Załącznik Nr 13 do Instrukcji __________________________ Warszawa. dnia_________________ Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko _________________________________ Wydział _____________________________________ Katedra _____________________________________ Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail REKTOR PJWSTK WNIOSEK/ZAPROSZENIE Proszę o wyrażenie zgody na zaproszenie do PJWSTK gościa z zagranicy: Tytuł , imię i nazwisko Instytucja, miasto, kraj Charakter przyjazdu: staż szkoleniowy i badawczy na podstawie umów i porozumień _______________________________________________ w ramach kontaktów indywidualnych w ramach programów Unii Europejskiej ____________________________________________ __________________________________________ udział w imprezach __________________________________________________________ przyjazdy o charakterze organizacyjnym/przeprowadzanie rozmów n.t. współpracy, podpisania umów (z kim)_________________________________________ dot. współpracy w zakresie ____________________________________________________________________ inne przyjazdy, jakie ____________________________________________________________ przyjazd na koszt strony: polskiej / zagranicznej Przewidywany termin wizyty od _________________________ do _________________________ Opiekun gościa __________________________________________________________________ Zakwaterowanie gościa Uczelni w hotelu - nazwa od ___________ do ___________ _________________________________ Wypłacenie zaliczki w wysokości ____________________________ złotych. Na pokrycie kosztów wyżywienia, zakwaterowania poza uczelnią i innych __________________________________________________________________________________ Zakup biletu lotniczego _____________________________________________________________ Wydatki związane z zaproszeniem gościa zostaną uregulowane ze środków: Rodzaj środków i nr konta kosztów _____________________________________________________ nr rachunku bankowego projektu _______________________________________________________ niepotrzebne skreślić wymienić jakie 27 Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów przyjazdu gościa w ciągu 1 tygodnia po zakończeniu wizyty oraz wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od Uczelni. Wnioskujący _____________________________________________________________________ data i odpis składającego wniosek Stanowisko Kierownika Katedry______________________________________________________ data, podpis i pieczątka Decyzja Rektora _________ ________________________________________________________ data, podpis i pieczątka 28 Załącznik Nr 14 do Instrukcji Name ………………………..……… Country………………………..……. Passport no………………………..… RECEIPT for the amount of ……..… zloty, say: ………………………………………………… zloty, which I have received from the Warsaw PJWSTK as allowance for living expenses for the period from ……….….…. to……...….….... (the amount of ……zl per day). Accomodation costs will be paid by the Institute. Received ……………………………….. (signature of foreign guest) POKWITOWANIE na kwotę zł………… słownie: ……………………….zł otrzymaną od PJWSTK w Warszawie na pokrycie kosztów utrzymania od dnia…………. do dnia …………….(kwota…………zł dziennie). Koszty zakwaterowania pokryje Uczelnia. 29 30
