Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej 30.000 euro

Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej 30.000 euro

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych
równowartości 30.000 euro
1.
2.
3.
4.
§1
Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 Ustawy,
tj. zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro (bez
podatku od towarów i usług), w tym także zamówień realizowanych etapami lub w częściach, przy łącznej ich
wartości do kwoty 30.000 euro (bez podatku od towarów i usług).
Użyte w tekście terminy oznaczają:
1) Ustawa - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013
r., poz. 907 z późn. zm.);
2) Regulamin - niniejszy Regulamin.
3) Wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro/równowartość kwoty (w zł) - kwotę obliczoną
w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiącą podstawę przeliczania wartości
zamówień publicznych, określaną na podstawie przepisów rozporządzenia, o którym mowa w art. 35 ust.
3 Ustawy;
4) Wartość zamówienia – całkowitą wartość szacunkową Zamówienia, ustaloną z zachowaniem należytej
staranności, na podstawie przepisów art. 32-35 Ustawy, w szczególności z uwzględnieniem zakazu
dzielenia Zamówienia na części i zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy;
5) Zamówienia – umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są
usługi, dostawy lub roboty budowlane, bez względu na źródło finansowania;
6) Zlecenie – udzielenie zamówienia do kwoty 5.000 zł netto na podstawie DRUKU Z-1, bądź DRUKU –
zbiorcze zestawienie zapotrzebowania - w rozumieniu obowiązującej w Szpitalu Procedury P-34 ”Zakupy„
7) Szpital/Zamawiający – Szpital Morski im. PCK Sp. z o. o. z siedzibą w Gdyni;
8) Rozeznanie rynku – postępowanie mające na celu wyłonienie Wykonawcy i udzielenie Zamówienia w
sposób zapewniający zachowanie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców,
realizowane zgodnie z niniejszym Regulaminem;
9) Wykonawca – osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości
prawnej, która ubiega się o udzielenie Zamówienia.
10) Kierownik Zamawiającego – Zarząd Szpitala Morskiego im. PCK Sp. z o. o..;
11) Członek Zarządu – Prezes Zarządu albo inny członek Zarządu Szpitala, powołany na to stanowisko
uchwałą Rady Nadzorczej Szpitala,
12) Dział Zamówień Publicznych – jednostka organizacyjna Szpitala, odpowiedzialna za przestrzeganie w
Szpitalu zasad udzielania zamówień publicznych;
13) Komórka wnioskująca – jednostka organizacyjna Szpitala, lub samodzielne stanowisko, inicjująca,
przygotowująca i przeprowadzająca Rozeznanie rynku.
Zamówienia powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania
najlepszych efektów przy możliwe najniższych w danej sytuacji kosztach.
Zawarcie z dotychczasowym Wykonawcą dodatkowych umów nieobjętych umową podstawową, a
niezbędnych do jej prawidłowego wykonania, jest możliwe dla usług lub robót budowlanych, jeśli tych
dodatkowych usług lub robót budowlanych nie można było wcześniej przewidzieć.
§2
Przygotowanie Rozeznania rynku
1. Zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro (bez podatku
od towarów i usług), w tym także zamówienia realizowane etapami lub w częściach, przy łącznej ich wartości
do kwoty 30.000 euro (bez podatku od towarów i usług), realizuje Komórka wnioskująca, która jest
odpowiedzialna za ich realizację.
2. Komórka wnioskująca przygotowuje z należytą starannością:
1) oszacowanie wartości zamówienia, zgodnie z postanowieniami art. 32 i nast. Ustawy,
2) opis przedmiotu zamówienia, dokonany zgodnie z art. 29-31 Ustawy,
3) kryterium oceny ofert wraz z podaniem ich znaczenia.
3. Za prawidłowe, dokonane z należytą starannością, przygotowanie elementów o których mowa ust. 2 powyżej,
odpowiada Kierownik komórki wnioskującej.
§3
Rozeznanie rynku
Strona 1 z 3
1. Komórka wnioskująca przeprowadza rozeznanie rynku poprzez wysłanie za pośrednictwem poczty, faksu lub
poczty elektronicznej, zapytania o ofertę, do co najmniej 3 Wykonawców. Dopuszcza się możliwość
skierowania zapytania ofertowego do mniejszej liczby Wykonawców ze względu na specjalistyczny charakter
zamówienia.
2. W przypadku, gdy szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwotę 10.000 złotych bez podatku od
towarów i usług, lub równowartość tej kwoty wyrażonej w euro ustalonej zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 powyżej,
zapytanie o ofertę umieszcza się również na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego.
3. Wybór oferty najkorzystniejszej polega na porównaniu złożonych ofert pod względem kryteriów określonych w
zapytaniu o ofertę. Wyboru oferty najkorzystniejszej można dokonać, jeżeli wpłynęły dwie oferty, a także jeśli
wpłynęła tylko jedna oferta, w sytuacji, gdy pozyskanie dwóch ofert jest utrudnione z uwagi na
uwarunkowania rynku lub termin realizacji zamówienia.
4. W przypadku dostaw, towarów lub usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych
wybór najkorzystniejszej oferty może nastąpić po zapoznaniu się z ofertami potencjalnych Wykonawców,
prezentowanymi na ich stronach internetowych, w katalogach, folderach, ofertami wysłanymi przez
potencjalnych Wykonawców z własnej inicjatywy itp.
5. Jeżeli w danym przypadku nie jest możliwe dokonanie rozeznania rynku, należy wykazać we wniosku
okoliczność uzasadniającą konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. W takich
wypadkach, nie przygotowuje się zapytania o ofertę, o którym mowa w § 2 ust. 5 powyżej.
6. Dla zamówień udzielanych jednorazowo, odstąpienie od zastosowania procedury rozeznania rynku, o której
mowa w ust. 1-5 powyżej, może nastąpić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Kierownika Zamawiającego,
w następujących przypadkach:
1) wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a Zamawiający nie dysponuje czasem odpowiednim do
przeprowadzenia procedury rozeznania rynku, w szczególności w przypadku awarii, zagrożenia dla
bezpieczeństwa ludzi lub mienia;
2) zamówienie będzie realizowane w formie pisemnej umowy, a jego wykonanie będzie uzależnione od
szczególnych przymiotów osobistych Wykonawcy, np. specjalistycznej wiedzy lub doświadczania, dorobku
naukowego, wyłącznych uprawnień;
3) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 5.000 złotych bez podatku od towarów i usług lub jej równowartości
wyrażonej w euro i ustalonej zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 powyżej.
7. W celu monitorowania zamówień nieprzekraczających kwoty 5.000 złotych zł bez podatku od towarów i usług lub
jej równowartości wyrażonej w euro i ustalonej zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 powyżej ,w danym roku Kierownik
komórki wnioskującej i realizującej przedmiotowe zamówienia raz na kwartał sporządza zbiorcze zestawienie
udzielonych zamówień w podziale na kategorie i rodzaje (wzór stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego
Regulaminu.)
8. Niedozwolone jest kierowanie zapytań ofertowych do podmiotów, które wcześniej wykonały zamówienie z
nienależytą starannością w szczególności :
1) nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie;
2) dostarczyli towary o niewłaściwej jakości;
3) nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi;
4) wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów.
9. Dopuszcza się negocjowanie cen oferty z Wykonawcami, do których zostało wysłane zapytanie ofertowe.
10. Powody uzasadniające odstąpienie od procedury rozeznania rynku powinny zostać w sposób szczegółowy opisane
we w wniosku o zatwierdzenie zamówienia.
11. Zasady określone w ust. 1-4 powyżej obowiązują bez żadnych wyłączeń dla zamówień o wartości większej niż
6.000 euro i nie przekraczającej 30.000 euro współfinansowanych ze środków UE.
§4
Umowy
1. Udzielenie Zamówienia dokonuje się poprzez zawarcie pisemnej umowy z Wykonawcą wybranym w sposób
określony w § 3 powyżej, z zastrzeżeniem przepisów prawa wymagających zachowania formy szczególnej.
2. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest
zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. szkolenia, zakup biletów), jak również
Zamówień których wartość nie przekracza kwoty 5000,00 złotych bez podatku od towarów i usług lub jej
równowartości wyrażonej w euro i ustalonej zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1 powyżej. Obowiązek zawierania umowy
w formie pisemnej zachodzi również wówczas, gdy celowe jest potwierdzenie warunków odpowiedzialności
Wykonawcy z tytułu niewłaściwego wykonania umowy, w szczególności gwarancji lub rękojmi.
3. Umowę zawiera się na czas określony. Zawarta umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach
określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. Do w/w umów stosuje się przepisy ustawy z dnia 23
kwietnia 1964r. Kodeks cywilny.
Strona 2 z 3
4. Umowę sporządza Komórka wnioskująca, przy ścisłej współpracy Radcy Prawnego.
5. Umowę sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jednym dla Wykonawcy i dwóch dla
Zamawiającego.
6. Treść umowy przed jej zawarciem musi zostać zaopiniowana przez Radcę Prawnego.
7. Umowa ze strony Zamawiającego zostaje podpisana przez Kierownika Zamawiającego.
8. Nadzór merytoryczny nad realizacją umowy sprawuje Kierownik Komórki wnioskującej.
9. Przepisy ustępów od 4 do 7 powyżej stosuje się odpowiednio w przypadku aneksów do umów.
§5
Dokumentacja postępowania
1. Udokumentowaniu procedury rozeznania rynku służy:
1) Karta zamówienia, której wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2) Dla zamówień o wartości szacunkowej od 6 000 euro do 14 000 euro dofinansowanych w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 z
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, komórka wnioskująca jest zobowiązana dodatkowo
wypełnić kartę zamówienia „unijną” (Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu),
3) Wniosek/zlecenie o zatwierdzenie zamówienia (Załącznik nr 3 i 3a do niniejszego Regulaminu),
4) cała korespondencja, oferty,
5) umowa.
2. Komórka wnioskująca zobowiązana jest prowadzić „Rejestr zamówień publicznych poniżej 30.000 euro”
Rejestracja powinna obejmować wszystkie postepowania:
1) 1)Rejestr wniosków/zlecenia (na podstawie DRUKU Z-1, bądź DRUKU – zbiorcze zestawienie
zapotrzebowania - Procedura P-34 ”Zakupy„) z pozostałą dokumentacją jako kolejny numer sprawy w
teczce zamówień poniżej 30 000 euro (oznaczenie teczki spraw - kod 254 - w” Rzeczowym Wykazie Akt”);
2) Wykaz udzielonych zamówień poniżej 30 000 euro będący wykazem sprawdzonych pod względem
merytorycznym faktur przekazanych do Działu Finansowo-Księgowego (wg wzoru stanowiącego Załącznik
nr 4 do niniejszego Regulaminu).
3. Dokumentację z postępowania, o której mowa w ust. 1 powyżej, przechowuje się przez okres 5 lat od dnia
zakończenia procedury wyboru Wykonawcy, z wyłączeniem postepowań poniżej 30.000 euro realizowanych z
dofinansowania ze środków UE, gdzie dokumentację taką przechowuje się zgodnie z podpisaną Umową o
dofinansowanie..
§6
Postanowienia końcowe
1. Zasady wynikające z Regulaminu niczym nie uchybiają postanowieniom powszechnie obowiązującego prawa.
W razie jakichkolwiek rozbieżności między powyższymi postanowieniami a postanowieniami obowiązujących
przepisów prawa, zastosowanie znajdą te ostatnie.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Szpitala.
Strona 3 z 3