Wystąpienie Pdf - Informator Przetargowy

LLU – 4101-13-04/2012
P/12/150
WYSTĄPIENIE
POKONTROLNE
I. Dane identyfikacyjne kontroli
Numer i tytuł kontroli
Jednostka
przeprowadzająca
kontrolę
P/12/150 – Realizacja zadań w zakresie kultury przez jednostki samorządu
terytorialnego
Najwyższa Izba Kontroli
Delegatura w Lublinie
Kontrolerzy
Jacek Romanowski, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli
nr 82172 z dnia 23 sierpnia 2012 r.
Wojciech Szukała, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli
nr 82181 z dnia 11 września 2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 1-2,1a-2a)
Jednostka
kontrolowana
Kierownik jednostki
kontrolowanej
Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie, Al. Warszawska 96, 20-824 Lublin
Mieczysław Kseniak, Dyrektor
(dowód: akta kontroli str. 3)
II. Ocena kontrolowanej działalności
Ocena ogólna
Uzasadnienie
oceny ogólnej
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości1
działalność kontrolowanej jednostki w latach 2010 – 2011 w I półroczu 2012 roku
w zbadanym zakresie.
Pozytywną ocenę uzasadnia w szczególności:
− prowadzenie działalności kulturalnej oraz gospodarczej zgodnie ze statutem
i planami pracy,
− wykorzystanie dotacji podmiotowych Województwa Lubelskiego i Ministerstwa
Rolnictwa i Rozwoju Wsi na finansowanie statutowej działalności bieżącej
Muzeum,
− wykorzystanie dotacji celowych zgodnie z ich przeznaczeniem,
− realizacja projektu współfinansowanego ze środków europejskich „Miasteczko
prowincjonalne Europy Środkowej – I etap” zgodnie z umową i wnioskiem
o dofinasowanie,
− udzielenie zamówień publicznych wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami
ustawy Prawo zamówień publicznych.
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
− nienaliczenia kary umownej (1.562,10 zł) za nieterminową realizację umowy na
„Wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej sygnalizacji
Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości,
negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie
dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę
opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie
1
2
−
−
−
−
−
−
pożaru i włamania w obiektach położonych na terenie Muzeum oraz robót
elektroenergetycznych”,
nieterminowego zwrotu niewykorzystanej części dotacji (3.722,40 zł) na zakup
materiałów do remontu obiektów zabytkowych,
nienaliczenia w 2012 r. odsetek (83 zł) za zwłokę w uregulowaniu należności za
korzystanie z mediów i wynajem terenu na spotkanie okolicznościowe,
przekroczenia w 2010 r. planu finansowego kosztów,
żądania od wykonawców zamówienia publicznego na „Wykonanie dokumentacji
projektowo-kosztorysowej dotyczącej sygnalizacji pożaru i włamania (…)”,
dokumentu nieprzewidzianego w przepisach o zamówieniach publicznych,
zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego na
„Wykonanie planowanych działań promocyjnych oraz stworzenie Platformy
internetowej dla Projektu: Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej
w Muzeum Wsi Lubelskiej – etap I” niezgodnie z umową,
nieprzeprowadzenia w 2010 r. kontroli okresowej obiektów budowlanych,
polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli
i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania
czynników występujących podczas użytkowania obiektu.
III. Opis ustalonego stanu faktycznego
1.
1.1.
Opis stanu
faktycznego
Stan organizacyjny Muzeum Wsi Lubelskiej
Podstawy prawne działalności Muzeum
Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie (dalej: „Muzeum” lub „MWL”) utworzone zostało
uchwałą Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej z dnia 18 marca 1969 r. Decyzją
Ministra Kultury z dnia 14 grudnia 2001 r. MWL wpisane zostało do Państwowego
Rejestru Muzeów.
(dowód: akta kontroli str. 4-6)
Muzeum posiada statut nadany, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada
1996 r. o muzeach2, uchwałą Sejmiku Województwa Lubelskiego z dnia 10 września
2010 r., w uzgodnieniu z Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN).
Statut zawiera dane wskazane w art. 6 ust. 2 ustawy o muzeach i jest aktualny.
MWL jest samorządową instytucją kultury prowadzoną wspólnie przez Województwo
Lubelskie (WL) oraz Ministra Rolnictwa i Rozwoju. Ogólny nadzór nad Muzeum
sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
a nadzór w zakresie określonym w ustawie z dnia 25 października 1991 r.
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej3, Zarząd Województwa
Lubelskiego i Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
(dowód: akta kontroli str. 7-13)
Organizację wewnętrzną Muzeum określa Regulamin Organizacyjny nadany przez
Dyrektora MWL, zaopiniowany przez Zarząd Województwa Lubelskiego oraz przez
Komisję Zakładową NSZZ Solidarność Muzeum Wsi Lubelskiej. Tryb wprowadzenia
Regulaminu Organizacyjnego Muzeum był zgodny z art. 13 ust. 3 ustawy
o działalności kulturalnej.
(dowód: akta kontroli str. 322)
2
Dz.U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24 ze zm., dalej: ustawa o muzeach.
3
Dz.U. z 2012, poz. 406, dalej: ustawa o działalności kulturalnej.
3
Dane zawarte w rejestrze instytucji kultury prowadzonym przez Urząd
Marszałkowski Województwa Lubelskiego (dalej: Urząd Marszałkowski), dotyczące
oznaczenia i organizacji Muzeum (wg stanu z 24.08.2012 r.), były zgodne ze stanem
faktycznym.
(dowód: akta kontroli str. 322)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
1.2.
Opis stanu
faktycznego
Zasady rachunkowości oraz dokumentacja systemu kontroli
zarządczej
W okresie objętym kontrolą obowiązywały zasady rachunkowości ustanowione
zarządzeniem Dyrektora Muzeum z 30 kwietnia 2007 r., a następnie zarządzeniem
z 12 maja 2011 r. Ponadto od 2 września 2010 r. obowiązywało zarządzenie
wprowadzające zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych związanych
z realizacją projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych. Dokumentacja
opisująca przyjęte zasady rachunkowości spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości4.
Księgi rachunkowe prowadzono przy użyciu komputerowego systemu finansowoekonomicznego SFINKS firmy PC-BEST ze Szczecina, który został zatwierdzony do
stosowania przez Dyrektora MWL. System finansowo-ekonomiczny SFINKS spełniał
wymogi określone w UoR, a obligatoryjne elementy ksiąg prowadzone były zgodnie
z zasadami określonymi w art. 13 tej ustawy.
(dowód: akta kontroli str. 14-22, 23-24, 324)
Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składały się m.in.:
− regulamin kontroli wewnętrznej (wprowadzony zarządzeniem Dyrektora
Muzeum z 7 grudnia 2004 r., zmieniony zarządzeniem z 24 września 2008 r.),
w którym określono m.in. zadania, funkcje i zasady kontroli wewnętrznej,
organizację kontroli wewnętrznej i jej formy oraz zakres i obszary kontroli
funkcjonalnej, merytorycznej i formalnej;
− instrukcja obiegu dowodów księgowych (wprowadzona zarządzeniem Dyrektora
z 3 stycznia 2005 r.);
− instrukcja kontroli finansowej (wprowadzona zarządzeniem Dyrektora
z 21 kwietnia 2008 r.), określająca stanowiska odpowiedzialne za poszczególne
czynności i procedury kontrolne dotyczące: realizacji dochodów i przychodów,
zaciągania zobowiązań, udzielania zamówień publicznych, dokonywania
wydatków budżetowych, gospodarki mieniem.
(dowód: akta kontroli str. 322)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
1.3.
Opis stanu
faktycznego
Powołanie organów zarządzających i doradczych instytucji
kultury oraz realizacja przez organy doradcze przypisanych
im zadań
W § 11 statutu MWL (w brzmieniu obowiązującym od 10 września 2010 r.)
postanowiono, że Muzeum kieruje Dyrektor przy pomocy zastępców, których
powołuje i odwołuje Dyrektor. W § 7 Regulaminu organizacyjnego przewidziano
4
Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: UoR.
4
stanowiska zastępcy dyrektora ds. marketingu i strategii rozwoju oraz zastępcy
dyrektora ds. naukowych i programowych.
W okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia zakończenia kontroli Muzeum kierował
Dyrektor przy pomocy Zastępcy Dyrektora ds. Marketingu i Strategii Rozwoju,
powołanego z dniem 1 maja 2006 r. przez Zarząd Województwa Lubelskiego5.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że nie powołał zastępcy dyrektora
ds. naukowych i programowych z powodu znacznego wzrostu kosztów zatrudnienia.
Obowiązki wynikające z tego stanowiska przejął na siebie.
(dowód: akta kontroli str. 10, 27, 297-299, 322)
Zgodnie z art. 11 ustawy o muzeach oraz § 14 statutu przy MWL działa Rada
Muzeum, która składa się z dziewięciu członków powołanych przez Zarząd
Województwa Lubelskiego.
(dowód: akta kontroli str. 11, 322)
W § 15 statutu postanowiono, że w Muzeum mogą działać kolegia doradcze, które
powołuje Dyrektor z własnej inicjatywy lub na wniosek co najmniej połowy
zatrudnionych w nim muzealników.
W Muzeum działa Kolegium ds. Zbiorów (Muzealiów). Zarządzeniem z 2 marca
2006 r. Dyrektor Muzeum zatwierdził dotychczasowy, siedmioosobowy skład tego
Kolegium. W okresie objętym kontrolą odbyło się jedno posiedzenie Kolegium
(12.03.2012 r.). Na posiedzeniu tym członkowie Kolegium zaakceptowali ofertę
cenową zakupu mebli na wyposażenie pomieszczeń w obiektach powstającego
w Muzeum miasteczka oraz wyrazili opinię, że brama kuta z Różanki powinna trafić
do placówki muzealnej.
(dowód: akta kontroli str. 11, 25-26, 30)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
1.4.
Opis stanu
faktycznego
Ustalone
nieprawidłowości
Ocena cząstkowa
Stan i struktura zatrudnienia
W dniu 30 czerwca 2012 r. Muzeum zatrudniało 75 osób (zatrudnienie w etatach
wynosiło 73,35), w tym 28 pracowników merytorycznych, 25 pracowników
administracyjno-technicznych (24,75 etatów) i 22 pracowników obsługi
(20,6 etatów). W porównaniu do 2009 roku zatrudnienie wzrosło o trzy osoby
(2,75 etatu). Zatrudniono dwóch pracowników merytorycznych i jednego pracownika
obsługi. Stan zatrudnienia zwiększony został ze względu na bezpieczeństwo
ekspozycji muzealnej i prawidłowe funkcjonowanie Muzeum. W Studium
Wykonalności projektu „Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej” przewidziane
zostało zwiększenie zatrudnienia w sferze kultury o pięć osób.
(dowód: akta kontroli str. 28-29)
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki
w zbadanym zakresie.
5 Według statutu obowiązującego w 2006 r. powołanie zastępców dyrektora należało do kompetencji Zarządu Województwa
Lubelskiego
5
2.
2.1.
Opis stanu
faktycznego
Działalność statutowa Muzeum
Planowanie zadań statutowych
Plany działalności na lata 2010 - 2012 zawierają streszczenie planu pracy oraz
szczegółowe plany poszczególnych działów Muzeum (Naukowego, Inwentarzy
Muzealiów i Informacji Naukowej, Edukacji Muzealnej, Ekspozycji Wnętrz
Muzealnych, Ekspozycji i Konserwacji Krajobrazu, Budowlano-Konserwatorskiego
i Inwestycyjnego, Działu Marketingu) z wyszczególnieniem zadań oraz m.in. miejsca
i terminu ich realizacji, a także realizatorów. Plany działalności MWL przekazane
zostały do Urzędu Marszałkowskiego.
(dowód: akta kontroli str. 322-323)
Na lata 2010 – 2012 zaplanowano zadania dotyczące wszystkich form działalności
określonych w statucie Muzeum.
Urząd Marszałkowski nie wpływał na plany działalności merytorycznej, nie
przekazywał wytycznych ani dokumentów ramowych.
(dowód: akta kontroli str. 9-10, 297-299, 322-323)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
2.2.
Opis stanu
faktycznego
Zakres i formy działalności kulturalnej realizowanej w latach
2010 – 2012 (I półrocze)
W latach 2010 – 2012 (I półrocze) Muzeum realizowało zadania ujęte w planach
działalności. Prowadzono m.in. badania i kwerendy nad wyposażeniem wnętrz
w muzealnym miasteczku, badania związane z życiem codziennym ludności
żydowskiej i dotyczące samorządów na Lubelszczyźnie w okresie międzywojennym.
Pozyskiwano zabytki i prowadzono prace związane z inwentaryzowaniem zbiorów.
Organizowano ekspozycje czasowe towarzyszące pokazom: sianokosy,
żniwowanie, wykopki. W maju 2010 r. został oddany dla zwiedzających nowy obiekt
- „plebania z Żeszczynki”, z ekspozycją wnętrz urządzonych w stylu lat trzydziestych
ubiegłego wieku. Opracowano dokumentację zagospodarowania parku dworskiego
i indeks roślin (w 2010 r.), dokumentację roślinnego sektora miasteczka (2011 r.).
Prowadzono prace agrotechniczne zgodnie z regułami przedwojennej gospodarki
ekstensywnej oraz prace związane z obsługą i utrzymaniem zwierząt. W zakresie
edukacji muzealnej przeprowadzono łącznie 418 zajęć muzealnych, w których
wzięło udział
8.701 uczestników. W 2010 r. Muzeum odwiedziło 68.421 osób, w 2011 r. 65.133,
a w I półroczu 2012 r. frekwencja wyniosła 31.126 osób. Ponad 28% zwiedzających
stanowiły zorganizowane grupy, głównie młodzież szkolna (od 77% do 87%).
W ramach „Roku gospodarczego, tradycji i obrzędów” zorganizowano zaplanowane
pokazy i widowiska, m.in.: „Przedwiośnie”, „Niedziela Palmowa”, „Pokaz orki polnej
i wiosennych prac polowych”, „Święto wiatraka”, „Jarmark koński”, „Noc św. Jana
w skansenie”, „Żniwowanie w skansenie”, „Dożynki dworskie”.
Realizowane zadania były zgodne z określonymi w statucie i art. 2 ustawy
o muzeach.
(dowód: akta kontroli str. 32 – 34, 36 – 54)
W badanym okresie nie zlecano innym podmiotom realizacji zadań z zakresu
statutowej działalności kulturalnej.
(dowód: akta kontroli str. 35)
6
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
2.3.
Prowadzenie działalności innej niż kulturalna
Opis stanu
faktycznego
Muzeum prowadziło dodatkową działalność polegającą na: organizowaniu spotkań
okolicznościowych na terenie i w obiektach skansenu, prowadzeniu sklepiku
z pamiątkami, prowadzeniu piwiarni, organizacji wycieczek. Prowadzenie tego typu
działalności przewidziano w statucie.
(dowód: akta kontroli str. 12, 31, 65, 68, 76, 80, 105, 323)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w badanym obszarze.
3.
3.1.
Opis stanu
faktycznego
Planowanie i realizacja przychodów i kosztów
Planowanie i realizacja przychodów
1. W planach na lata 2010 – 2012 uwzględniono następujące źródła przychodów:
dotacje na działalność bieżącą z budżetu Województwa Lubelskiego (dalej: budżetu
WL) oraz Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi (współorganizatora), dotacje celowe
z budżetu WL (m.in. na remont obiektów zabytkowych i realizację inwestycji) oraz
z MKiDN (na zakupy inwestycyjne), z działalności kulturalnej Muzeum (w tym ze
sprzedaży biletów wstępu do Muzeum i prowadzenia edukacyjnych zajęć
muzealnych), z działalności gospodarczej (organizacji spotkań okolicznościowych
i wycieczek, sprzedaży towarów i materiałów w sklepiku z pamiątkami i w piwiarni),
z pozostałych usług (wstęp na sesje zdjęciowe, wynajęcie powierzchni na reklamę,
z produkcji roślinnej i zwierzęcej).
Główna Księgowa Muzeum wyjaśniła, że w planie przychodów na 2010 r. nie ujęto
dotacji celowej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej (dalej: „WFOŚiGW”) na konserwację drzewostanu ze względu na brak
zgłoszenia takiej potrzeby z Działu Konserwacji Krajobrazu. Wniosek złożono po
ogłoszeniu przez WFOŚiGW warunków otrzymania dotacji.
Urząd Marszałkowski informował Muzeum o wysokości dotacji (bieżącej i na
realizację inwestycji) przewidzianych w projekcie budżetu WL, a po jego uchwaleniu,
o ostatecznej kwocie dotacji na dany rok. O zmianach wysokości dotacji w trakcie
roku Urząd informował Muzeum po uchwaleniu zmian przez Sejmik WL.
Przewidziana w projekcie budżetu oraz ustalona w uchwale budżetowej na 2010 r.
dotacja bieżąca w kwocie 3.124,9 tys. zł w trakcie roku została zwiększona do
3.278,9 tys. zł, a dotacja inwestycyjna (wkład własny na projekt „Miasteczko
prowincjonalne Europy Środkowej”, zwane dalej „Miasteczko”) zmniejszona
z 1.000 tys. zł do 720,1 tys. zł.
W projekcie budżetu oraz w uchwale budżetowej na 2011 r. dotację bieżącą przyjęto
w wysokości 3.358,5 tys. zł. Przewidziana w projekcie budżetu oraz ustalona
w uchwale budżetowej na 2011 r. dotacja celowa na inwestycje - 2.032,9 tys. zł
w trakcie roku została zwiększona do kwoty 2.488,2 tys. zł (2.415,3 tys. zł na
„Miasteczko” oraz 72,9 tys. zł na projekt systemu sygnalizacji pożaru). Ponadto
w trakcie roku z budżetu WL przyznana została dotacja celowa na zakup materiałów
na remont zabytków w kwocie 70 tys. zł.
7
W projekcie budżetu oraz w uchwale budżetowej na 2012 r. dotację bieżącą przyjęto
w wysokości 3.358,5 tys. zł, a celową na inwestycje - 3.775,3 tys. zł. W trakcie roku
dotację celową na inwestycje zwiększono do wysokości 4.904,9 tys. zł
(4.104,9 tys. zł na Miasteczko i 800 tys. zł na wykonanie systemu sygnalizacji
pożaru).
(dowód: akta kontroli str. 55-56, 61,69-70,73-74,76, 82, 87-90, 93-104, 306-307)
2. Na 2010 rok zaplanowano przychody z działalności bieżącej w wysokości
4.023,9 tys. zł, a zrealizowano 4.109,8 tys. zł (102,1% planu), z tego dotacje
stanowiły 81,8%, a pozostałe przychody (własne) 18,2%. Nie wykonano m.in.
planowanych przychodów ze sprzedaży biletów wstępu (uzyskano 279,2 tys. zł,
87,2% planu), organizacji spotkań okolicznościowych (wykonano 47,8 tys. zł, 86,3%
planu). Nie uzyskano planowanych dotacji celowych z MKiDN (planowano 25 tys. zł)
oraz WFOŚiGW (planowano 3 tys. zł). Wyższe od planowanych uzyskano m.in.
przychody z prowadzenia edukacyjnych zajęć muzealnych (wykonano 20,4 tys. zł,
136,3% planu) oraz pozostałych usług (wykonanie 82,7 tys. zł, 206,7%
planowanych). Na 2010 r. zaplanowano również przychody z dotacji celowych na
inwestycje – projekt „Miasteczko”: z budżetu WL (wkład własny w ramach RPO)
w kwocie 720,1 tys. zł, wykonano 299 tys. zł (41,2% planu) oraz z Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego (dalej: „RPO WL”) w kwocie
969,3 tys. zł, wykonano 411,2 tys. zł (42,4% planu).
(dowód: akta kontroli str. 56, 61, 65, 105)
W roku 2011 z działalności bieżącej uzyskano przychody w kwocie 4.219,5 tys. zł,
co stanowiło 98,8% prognozowanych (4.271,5 tys. zł). Dotacje stanowiły 83,2%,
a pozostałe przychody 16,8% tych przychodów. Nie wykonano planowanych
przychodów z organizacji spotkań okolicznościowych (uzyskano 31,6 tys. zł, 52,6%
planu), a także nie uzyskano dotacji z WFOŚiGW (planowano 3 tys. zł). Wyższe od
planowanych uzyskano przychody z prowadzenia edukacyjnych zajęć muzealnych
(wykonano 24,4 tys. zł, 122,1% planu) oraz organizacji wycieczek (wykonano
1,4 tys. zł, tj.138,9% planu).
W 2011 r. planowano również przychody z dotacji celowych na inwestycje z budżetu
WL na: wykonanie projektu sygnalizacji pożaru i włamania w obiektach Muzeum
w kwocie 72,9 tys. zł, wykonanie 63,5 tys. zł (po zwrocie VAT), tj. 87,1% planu;
„Miasteczko” (wkład własny w ramach RPO) w kwocie 2.415,3 tys. zł, wykonanie
2.398,6 tys. zł (99,3% planu). Dotację z RPO WL na „Miasteczko” uzyskano
w wysokości planowanej (3.190 tys. zł).
(dowód: akta kontroli str. 76, 79, 105, 107-108)
Na rok 2012 zaplanowano przychody z działalności bieżącej w wysokości
4.196,5 tys. zł. W I półroczu 2012 r. zrealizowano przychody w kwocie 2.025,9 tys. zł
(48,3% planowanych), z tego 85,4% stanowiły dotacje, a pozostałe przychody –
14,6%. Zaplanowane wpływy z dotacji na projekt „Miasteczko” – z budżetu WL (na
wkład własny) w kwocie 4.104,9 tys. zł oraz z RPO WL - 3.956,72 tys. zł, wykonano
w wysokości – odpowiednio: 891,3 tys. zł (21,7% planu) oraz 1.177,2 tys. zł
(29,7% planu). Do 30.06.2012 r. nie uzyskano środków z tytułu planowanych dotacji
celowych: z MKiDN na zakupy inwestycyjne i modernizację pracowni konserwacji
w kwocie 23,6 tys. zł (umowę zawarto w czerwcu 2012 r.), z budżetu WL na
wykonanie sygnalizacji pożaru oraz przyłącza i robót energetycznych w kwocie
800 tys. zł (umowę zawarto w lipcu 2012 r.).
(dowód: akta kontroli str. 81-83,88, 92, 105)
8
Art. 52 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych6
stanowi, że ujęte w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów
publicznych przychody stanowią prognozy ich wielkości.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że w 2010 r. i 2011 r. nie zrealizowano
przychodów z dotacji MKiDN, gdyż wnioski nie zostały zakwalifikowane. W 2010
i 2011 roku nie zrealizowano przychodów z dotacji WFOŚiGW z powodu braku
pilnych zadań i środków niezbędnych do zagwarantowania 50% udziału własnego.
Niewykonanie w 2010 r. planu przychodów ze sprzedaży biletów związane było
z zubożeniem społeczeństwa, dużą konkurencją ofert spędzania wolnego czasu,
powodziami i intensywnymi opadami deszczu. Różnice pomiędzy planem,
a wykonaniem przychodów z prowadzenia zajęć edukacyjnych wynikały ze
zwiększenia dostępności do oferty edukacyjnej na stronie internetowej.
Niewykonanie planów przychodów z organizacji spotkań okolicznościowych wynika
ze spadku zainteresowania tą formą oferty w związku z konicznością rezygnacji
z własnej gastronomi (brak warunków sanitarno-higienicznych) na rzecz obcych
usług cateringowych, które nie zyskały przychylności zwiedzających. Nabór na
organizowanie wycieczek uzależniony jest od warunków atmosferycznych.
(dowód: akta kontroli str. 297-305)
3. W 2010 i 2011 r. organizatorzy (Województwo Lubelskie, Minister Rolnictwa
i Rozwoju Wsi) przekazali dotacje w zaplanowanej wysokości. W 2012 r. dotacja
podmiotowa Województwa Lubelskiego przekazywana była zgodnie
harmonogramem przyjętym uchwałą Zarządu Województwa. Z przyznanej przez
MRiRW dotacji podmiotowej w kwocie 95 tys. zł, w dniu 27.08.2012 r. Muzeum
otrzymało 71,2 tys. zł.
W 2011 r. Województwo Lubelskie przyznało dotację bieżącą w wysokości
3.428,5 tys. zł, w tym: 3.358,5 tys. zł na bieżącą działalność statutową i 70 tys. zł
jako dotację celową na zakup materiałów na potrzeby remontu zabytkowych
obiektów Muzeum. W pozostałych przypadkach organizatorzy nie wskazywali
zadań, na jakie należy przeznaczyć środki z dotacji na działalność bieżącą.
(dowód: akta kontroli str. 94, 97, 100, 102 – 104, 111-120)
4. W latach 2010 – 2012 (I półrocze) MWL nie realizowało zadań objętych
mecenatem państwa i nie otrzymywało dotacji na takie zadania.
(dowód: akta kontroli str. 35)
5. W latach 2010 - 2011 Muzeum złożyło cztery wnioski do MKiDN
o dofinansowanie realizowanych zadań kwotą 219,7 tys. zł, które zostały
rozpatrzone negatywnie. Trzy nie uzyskały limitu punktowego niezbędnego do
otrzymania rekomendacji, a jeden odrzucono ze względów formalnych (we wniosku
nie zawarto wyceny obiektów wraz z zaświadczeniami o oryginale, gdyż
rozpoznanie i pozyskiwanie miało mieć miejsce podczas realizacji zadania).
(dowód: akta kontroli str. 121)
6. Na koniec 2010 r. należności MWL wynosiły 7.763,83 zł, a na koniec 2011 r.
24.410,03 zł. Należności wymagalne wynosiły – odpowiednio 7.763,83 zł
oraz 3.135,50 zł i dotyczyły m.in. czynszu za lokal mieszkalny. Wg stanu na
30.06.2012 r. należności z tytułu dostaw i usług wynosiły 17.027,86 zł, w tym
wymagalne 9.962,97 zł. Należności wymagalne dotyczyły m.in. korzystania
z mediów (4.166,01 zł), wynajmu terenu na spotkanie okolicznościowe (2.650 zł).
6
Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm., dalej: ufp.
9
W stosunku do należności z tytułu czynszu za lokal mieszkalny (3.480,11 zł na
koniec 2010 r.) prowadzona jest egzekucja sądowa. Pozostałe należności zostały
uregulowane.
Muzeum nie naliczyło odsetek za 33 dni zwłoki w uregulowaniu należności w kwocie
4.166,01 zł (termin płatności 31.05.2012 r., uregulowano 03.07.2012 r.) i za 36 dni
zwłoki w uregulowaniu należności w wysokości 2.650 zł (termin płatności
06.06.2012 r., uregulowano 12.07.2012 r.). Wezwania do uregulowania odsetek za
zwłokę (49 zł i 34 zł) Muzeum wystawiło w trakcie niniejszej kontroli - 14.09.2012 r.
W dniu 03.10.2012 r. na rachunek Muzeum wpłynęły odsetki w kwocie 34 zł.
Dane dotyczące należności, zawarte w sprawozdaniach Rb-N, sporządzonych na
koniec IV kwartału 2010 r., IV kwartału 2011 r. oraz II kwartału 2012 r., były zgodne
z ewidencją.
(dowód: akta kontroli str. 216-230)
7. Szczegółową kontrolą objęto przychody z edukacji muzealnej, organizacji spotkań
okolicznościowych, sprzedaży towarów i materiałów w sklepiku z pamiątkami,
piwiarni i gastronomi w kwocie: 513.154,21 zł tj. 29,2% uzyskanych przychodów
(1.754.748,21 zł bez dotacji).
Stwierdzono, że za lekcje muzealne i zajęcia warsztatowe wystawiono faktury,
opłaty pobierano zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej Muzeum.
Spotkania okolicznościowe organizowano na podstawie zawartych umów, a opłaty
pobierano zgodnie z cennikiem usług i towarów wprowadzonym przez Dyrektora
Muzeum zarządzeniami z 15.04.2009 r. i 28.03.2011 r. Towary w sklepiku
z pamiątkami, piwiarni i gastronomi sprzedawano zgodnie z cennikiem
wprowadzonym przez Dyrektora Muzeum ww. zarządzeniami. Przychody ujmowano
w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym planem kont.
Muzeum posiadało zezwolenie Prezydenta Miasta Lublin z 23.09.2008 r. na
sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu oraz
piwa zawierającego powyżej 4,5% alkoholu w piwiarni przy Al. Warszawskiej.
Zezwolenie jest ważne od 01.10.2008 r. do 31.08.2013 r. W latach 2010 – 2012
Muzeum wniosło opłaty za korzystanie z zezwolenia w wysokości 525 zł rocznie.
(dowód: akta kontroli str. 135-139, 323)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Muzeum nie naliczyło odsetek w kwocie 83 zł za zwłokę w uregulowaniu
należności, podczas gdy zgodnie z art. 42 ust. 5 ufp (w brzmieniu obowiązującym od
11.02.2012 r.) jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania
przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter
cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych
czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.
Główna Księgowa [...] 7wyjaśniła, że pierwotnie nie naliczono odsetek za zwłokę w
uregulowaniu należności, gdyż po telefonicznych monitach o zapłatę dłużnicy prosili
o nienaliczanie odsetek z powodu ich trudnej sytuacji ekonomicznej.
(dowód: akta kontroli str. 306-307)
Tajemnica ustawowo chroniona art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.
Nr 112, poz. 1198 ze zm.).
7
10
3.2.
Opis stanu
faktycznego
Planowanie i realizacja kosztów działalności
1. W planach kosztów Muzeum uwzględniało koszty wynagrodzeń i pochodnych,
świadczenia na rzecz pracowników, koszty materiałów (m.in. do imprez kulturalnych,
zakup muzealiów, księgozbiory, środki produkcji rolnej), usługi (m.in. dotyczące
imprez), koszty prac konserwatorskich, zakup towarów do sprzedaży, koszty
mediów, amortyzację, podatki i opłaty. Planując koszty, Muzeum nie sporządzało
pełnej kalkulacji kosztów dla poszczególnych imprez organizowanych w ramach
„Roku gospodarczego”.
Główna Księgowa [...] 8wyjaśniła, że kalkulacje sporządzane są na podstawie
danych z lat poprzednich, gdyż w Muzeum nie można precyzyjnie ustalić kosztów
wykonania produktu. Koszty poszczególnych imprez w różnych latach zawierają
różne składniki uzależnione od aktualnej kondycji finansowej Muzeum.
(dowód: akta kontroli str. 57-58, 62-63, 71-72, 109-110, 306-307)
2. W planach finansowych działalności Muzeum uwzględniono koszty planowanych
remontów i konserwacji, w tym m.in. zakupu części zamiennych i remontowych oraz
materiałów do konserwacji. Koszty remontów i konserwacji planowano na podstawie
sporządzanych przez Dział Budowlano-Konserwatorski i Inwestycyjny rocznych
planów pracy, zwierających przedsięwzięcia i zakres prac z terminem realizacji
i szacunkowymi kosztami.
(dowód: akta kontroli str. 61- 63, 81-84, 107-110, 122 – 134)
3. W latach 2010 – 2012 Muzeum planowało dwie inwestycje: budowę „Miasteczka
prowincjonalnego Europy Środkowej – etap I” oraz wykonanie systemu sygnalizacji
pożaru i włamania w obiektach Muzeum i robót energetycznych. Nie planowano
inwestycji kapitałowych.
(dowód: akta kontroli str. 61- 63, 81-84, 107-110)
4. Plan finansowy na 2010 r. w trakcie roku był trzykrotnie zmieniany. Przychody
i koszty działalności bieżącej zwiększono o 184 tys. zł (z 3.839,9 tys. zł do
4.023,9 tys. zł). Plan finansowy na 2011 r. zmieniano czterokrotnie. Przychody
i koszty działalności bieżącej zwiększono o 80 tys. zł (z 4.191,5 tys. zł do
4.271,5 tys. zł). Do 3.09.2012 r. plan finansowy na 2012 rok zmieniono trzykrotnie.
Przychody i koszty działalności bieżącej zwiększono o 70 tys. zł (z 4.126,5 tys. zł do
4.196,5 tys. zł). Pozostałe zmiany planów dotyczyły dotacji majątkowej na projekt
„Miasteczko”. Zmian dokonano m.in. w związku ze zwiększeniem dotacji na
działalność bieżącą (podmiotowej) oraz przyznaniem dotacji celowych – na remonty
i na inwestycje. Zmiany planu finansowego Muzeum dokonywane były zgodnie z art.
52 ust. 2 i 3 ufp, nie powodowały konieczności zmian realizacji planowanych zadań
kulturalnych.
(dowód: akta kontroli str. 323-324)
5. W 2010 r. MWL poniosło koszty działalności bieżącej w wysokości 4.189,5 tys. zł,
tj. 104,1% kosztów planowanych (4.023,9 tys. zł), a w 2011 r. - 4.210 tys. zł,
tj. 98,6% kosztów planowanych (4.271,5 tys. zł). W I półroczu 2012 r. poniesiono
koszty działalności bieżącej w wysokości 2.108,9 tys. zł, tj. 50,2% kosztów
planowanych (4.196,5 tys. zł).
(dowód: akta kontroli str. 140)
Tajemnica ustawowo chroniona art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.
Nr 112, poz. 1198 ze zm.).
8
11
6. W roku 2010 r. i 2011 w Muzeum prowadzono analizy przychodów i kosztów
działalności merytorycznej (poszczególnych imprez kulturalnych „Roku
gospodarczego”).
W 2010 r. rozliczono przychody ze sprzedaży biletów i koszty: umów z zespołami
artystycznymi, materiałów, umów z twórcami, umów z pracownikami oraz transportu
twórców. Analiza przychodów i kosztów 23 imprez wykazała, że w przypadku
20 imprez odnotowano zysk (82,4 tys. zł), a trzy imprezy przyniosły stratę (m.in.
„Jarmark koński” – strata 1,7 tys. zł i „Z zagrody na jarmark” – strata 5,8 tys. zł).
W 2011 r. rozliczono przychody ze sprzedaży biletów i koszty: umów z twórcami
i kapelami, materiałów, posiłki, wynajem kabin toaletowych i transport. Analiza
przychodów i kosztów 19 imprez wykazała, że wszystkie przyniosły zysk (łącznie
99,4 tys. zł). W 2011 r. sporządzono także analizę sprzedaży produktów
muzealnych (bilety, lekcje, fotografie ślubne) i sprzedaży towarów (sklep,
gastronomia, piwiarnia).
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że w wyniku analizy kosztów i przychodów
z działalności merytorycznej (poszczególnych imprez kulturalnych „Roku
gospodarczego”) niektóre z wydarzeń zostały merytorycznie dopracowane. Z uwagi
na małe zainteresowanie zostały wycofane dwie edycje „Jarmarku końskiego”.
Zrezygnowano z wydarzenia „Pożegnanie zimy i powitanie wiosny”, z organizacji
„Dnia matki i dziecka” i „Świętego Mikołaja”, a także z kosztownych opraw
artystycznych poszczególnych wydarzeń.
(dowód: akta kontroli str. 141-149, 298, 302, 325)
7. Koszty poniesione na utrzymanie MWL (zakup materiałów, media, prace
remontowe i konserwatorskie, usługi) wyniosły: w 2010 r. – 838.305,97 zł, w 2011 r.
– 788.397,42 zł, w I półroczu 2012 r. – 406.879,96 zł.
(dowód: akta kontroli str. 140)
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że podejmowane były próby racjonalizowania
kosztów utrzymania obiektów poprzez analizy porównawcze wydatków
w poszczególnych latach. Jednak aktualny stan techniczny obiektów i infrastruktury
(awarie wodociągów, przeciekające pokrycia dachowe) nie pozwala na
podejmowanie dalszych racjonalnych działań zmierzających do obniżenia kosztów.
(dowód: akta kontroli str. 298, 302)
8. W latach 2010 r. – 2012 (I półrocze) dotacje podmiotowe Województwa
Lubelskiego i MRiRW wykorzystane zostały na statutową działalność bieżącą, na
zdania opisane w pkt 2.2. niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
(dowód: akta kontroli str. 32 – 34, 36 – 54, 150-160)
W badanym okresie Dyrektor Muzeum ośmiokrotnie występował do Marszałka
Województwa Lubelskiego o zwiększenie dotacji podmiotowej na bieżące
funkcjonowanie jednostki, podając kwotę oraz planowane przeznaczenie
wnioskowanej kwoty (np. dokonanie niezbędnych remontów budynków muzealnych
i administracyjno-gospodarczych, sfinansowanie przeglądów stanu technicznego
46 obiektów budowlanych).
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że przyznanie w 2010, 2011 i 2012 r. dotacji
podmiotowych na działalność bieżącą na poziomie niższym niż oczekiwany przez
Muzeum miało ujemny wpływ na realizację zadań statutowych, jednak bez zakłóceń
była prowadzona działalność związana z ekspozycją, naukowa, z gromadzeniem
zbiorów, edukacją muzealną, konserwacją i zabezpieczeniem muzeum. Wpłynęło to
jednak na ograniczenie wydatków na badania terenowe i zakup muzealiów. Prace
budowlano-konserwatorskie prowadzono tylko w niezbędnym zakresie, nie podjęto
prac celem włączenia do ekspozycji posadowionych budynków.
12
(dowód: akta kontroli str. 161-181, 298, 302-303)
9. W 2010 r. MWL otrzymało z WFOŚiGW dotację celową w wysokości 2.500 zł na
„Konserwację drzewostanu na terenie Muzeum”. Zgodnie z umową z 2.09.2010 r.
Muzeum zobowiązało się przeznaczyć dotację na ww. zadanie, którego planowany
koszt wynosił 5.000 zł i wykonać je do 30.11.2010 r.
Dotację w kwocie 2.336,50 zł wykorzystano z godnie z przeznaczeniem, w terminie
do 15 października 2010 r. Całkowity koszt zadania wyniósł 4.573,00 zł, z tego 50%
(2.336,50 zł) sfinansowano ze środków własnych Muzeum.
(dowód: akta kontroli str. 182-190)
W 2011 r. Muzeum otrzymało, na podstawie umowy z 25.08.2011 r., z budżetu WL
dotację celową w kwocie 70.000 zł z przeznaczeniem na zakup materiałów na
potrzeby remontu obiektów zabytkowych, prowadzonego i zakończonego w 2011 r.
Do 31.12.2011 r. na zakup materiałów, które zostały zużyte do remontu ośmiu
obiektów zabytkowych Muzeum wykorzystało 66.277,60 zł dotacji (po zwrocie VAT –
60.680,66 zł). Zakupione materiały na pokrycia dachowe obiektu Karczmiska
(rachunek nr 7/2011 na kwotę 3.722,40 zł) nie zostały do dnia 31.12.2012 r.
wbudowane. Ostatni protokół wykonania prac, świadczący o wykorzystaniu dotacji,
sporządzono 21.12.2011 r. Niewykorzystaną dotację zwrócono na rachunek Urzędu
Marszałkowskiego wraz z odsetkami za zwłokę (11 zł) 13.01.2012 r.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że Muzeum nie wykorzystało na remont
obiektów kwoty 3.722,40 zł ze względu na warunki atmosferyczne, silne opady
śniegu oraz ze względu na przerwę świąteczną. Materiały zostały wbudowane
do dnia 5 stycznia 2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 191-199, 211-214, 298, 303)
Na podstawie umowy zawartej 31.08.2011 r. z Województwem Lubelskim, Muzeum
otrzymało dotację celową (inwestycyjną) w kwocie 72.870 zł na wykonanie projektu
sygnalizacji pożaru i włamania w obiektach oraz robót energetycznych. Do
31.12.2011 r. na wykonanie ww. projektu Muzeum wykorzystało 70.920 zł (po
zwrocie VAT – 63.500 zł). Kwota 1.950 zł wydatkowana na opracowanie opisu
i wymagań technicznych do projektu nie została przez Urząd Marszałkowski uznana,
gdyż Muzeum zapłaciło za to opracowanie z własnych środków przed uzgodnieniem
z dotującym. Niewykorzystana dotacja została 13.01.2012 r. (w terminie) zwrócona
na rachunek Urzędu Marszałkowskiego.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że nie uzgodnił z Urzędem Marszałkowskim
wydatkowania 1.950 zł na opracowanie opisu i wymagań technicznych projektu
sygnalizacji pożaru i włamania, ponieważ był przeświadczony, że wydatek jako
element całego projektu zostanie uwzględniony w umowie. Umowa została
podpisania w sierpniu, podczas gdy działania dotyczące projektu musiały być
podjęte we wcześniejszym terminie.
(dowód: akta kontroli str. 199-212, 215, 298, 303)
Na podstawie umów z: 26.07.2010 r., 31.01.2011 r. (z aneksem z 25.07.2011 r.)
oraz z 9.03.2012 r. (z aneksem z 22.06.2012 r.), Województwo Lubelskie przyznało
Muzeum dotacje inwestycyjne na sfinansowanie wkładu własnego do projektu
„Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej – I etap”, realizowanego przy
współfinansowaniu środkami Unii Europejskiej w łącznej kwocie 7.240,2 tys. zł.
W latach 2010 – 2012 (I półrocze) Muzeum wykorzystało dotacje zgodnie
z przeznaczeniem i rozliczyło zgodnie z ww. umowami. Łącznie wykorzystano
3.588,9 tys. zł, w tym koszty kwalifikowalne stanowiły 2.035,0 tys. zł, a 1.553,9
tys. zł VAT zwrócony na rachunek Urzędu Marszałkowskiego. Środki dotacji
13
przekazywane były Muzeum po złożeniu w Urzędzie Marszałkowskim wniosków
z zestawieniem faktur, kopiami faktur i kopiami protokołów odbioru.
(dowód: akta kontroli str. 211-212, 236-255)
10. W kontrolowanym okresie Muzeum poniosło wydatki majątkowe w wysokości
6.939,8 tys. zł, z tego 6.876,9 tys. zł sfinansowano z dotacji celowych – z budżetu
Województwa Lubelskiego i RPO WL, a 62,9 tys. zł ze środków własnych. Na
realizację projektu „Miasteczko” przeznaczono 6.823,3 tys. zł. Pozostałą kwotą
sfinansowano m.in. wykonanie projektu sygnalizacji pożaru i włamania (65,4 tys. zł)
oraz wykonanie awaryjnego oświetlenia przeciwpożarowego (8,8 tys. zł).
(dowód: akta kontroli str. 64, 75, 86, 211-212)
11. W okresie od 01.01.2010 r. do 30.06.2012 r. przeprowadzono 5 postępowań
w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego.
Szczegółową kontrolą objęto cztery postępowania:
− na pełnienie funkcji menadżera Projektu i sprawowanie nadzoru inwestorskiego;
umowa z 07.05.2010 r., zawarta z Przedsiębiorstwem Techniczno-Usługowym
PROELBUD, wartość zamówienia wg umowy 675.148,00 zł brutto;
− na sporządzenie dokumentacji wykonawczej i wykonanie robót budowlanych
związanych z realizacją inwestycji pn. „Miasteczko prowincjonalne Europy
Środkowej w Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie – etap I”; umowa z 05.10.2010 r.,
zawarta z Przedsiębiorstwem Budownictwa Specjalistycznego i Konserwacji
Zabytków „Arcus” sp. z o.o. z/s w Lublinie; data końcowa realizacji 31.10.2012 r.;
wartość zamówienia wg umowy 11.980.400,00 zł brutto;
− na wykonanie planowanych działań promocyjnych oraz stworzenie Platformy
internetowej dla Projektu (I przetarg unieważniony oraz II przetarg zakończony
wyłonieniem wykonawcy); umowa z 29.11.2010 r., zawarta z Medical
Communications sp. z o.o. w Warszawie, z terminem realizacji do 30.11.2012 r.;
wartość zamówienia wg umowy 172.098,32 zł brutto (aneksowana 22.03.2011 r. do
173.498,97 zł); w umowie przewidziano jednorazową zapłatę wynagrodzenia po
wykonaniu całego zakresu zamówienia; do czerwca 2012 r. dokonano trzech
płatności za częściowe wykonanie zamówienia: 1.220,00 zł - 28.12.2010 r.,
38.622,00 zł - 12 i 13.05.2011 r. oraz 63.718,03 zł - 26 i 27.06.2012;
− na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej sygnalizacji
pożaru i włamania w obiektach położonych na terenie Muzeum Wsi Lubelskiej oraz
robót elektroenergetycznych; umowa z 09.11.2011 r., wartość zamówienia
wg umowy 78.105,00 zł brutto, termin realizacji ustalono na 15.12.2011 r.; przedmiot
umowy odebrano 19.12.2011 r., poniesione wydatki były zgodne z umową.
W wyniku analizy ww. zamówień stwierdzono m.in., że:
− przedmiot zamówienia i jego wartość opisano zgodnie z art. 29 - 35 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych9,
− specyfikacje istotnych warunków zamówienia („SIWZ”) zawierały elementy
określone w art. 36 pzp, a ich modyfikacje wprowadzano zgodnie z art. 38 ust 4,
4a, 4b i 6 pzp,
− wyboru najkorzystniejszej oferty dokonywano na podstawie kryteriów oceny ofert
określonych w SIWZ, stosownie do art. 91 i 91a pzp,
− odrzucano oferty wykonawców w przypadkach określonych w art. 89 pzp,
− dopełniono obowiązku zawiadamiania wykonawców i zamieszczania informacji
o wyborze oferty zgodnie z art. 92 ust. 1 i 2 pzp,
− w umowach z wykonawcami wprowadzono postanowienia dotyczące kar
9
Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm., dalej: pzp.
14
umownych w przypadku niewywiązania się wykonawcy z umowy lub wadliwego
jej wykonania,
− treści umów zawartych z wybranymi wykonawcami były zgodne ze złożonymi
przez nich ofertami,
− zmian umów o zamówienie publiczne dokonywano z zachowaniem przesłanek
z art. 144 ust. 1 pzp.
Powyższe wskazuje na zrealizowanie przez Muzeum wniosków dotyczących
zawierania w umowach z wykonawcami postanowień dotyczących zabezpieczenia
interesów zamawiającego, skierowanych przez NIK po kontroli przeprowadzonej
w 2002 r. w temacie „Realizowanie przez j.s.t. inwestycji własnych” (P/02/142).
(dowód: akta kontroli str. 332-348)
12. Zobowiązania MWL na koniec 2010 r. wynosiły 149,1 tys. zł, na 31.12.2011 r. –
164,4 tys. Zł, a na koniec I półrocza 2012 r. – 143,9 tys. zł. Zobowiązania te były
niewymagalne, zgodne z ewidencją i dotyczyły zakupów towarów i usług, podatku
dochodowego od osób fizycznych i PFRON, składek ZUS. Wszystkie zobowiązania
uregulowane zostały w terminie.
(dowód: akta kontroli str. 228-229, 231-235)
13. W badanym okresie Muzeum realizowało jeden projekt współfinansowany ze
środków europejskich: „Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej w Muzeum
Wsi Lubelskiej w Lublinie – I etap” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013, osi priorytetowej VII Kultura, turystyka
i współpraca międzyregionalna, działania 7.1 Infrastruktura kultury i turystyki.
Projekt realizowano na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej
z Województwem Lubelskim 13 lipca 2010 r., zmienionej aneksem z 18 kwietnia
2011 r. Całkowita wartość projektu wynosi 13.226,3 tys. zł, a wydatki kwalifikowalne
10.758,3 tys. zł, w tym: dofinansowanie ze środków europejskich w kwocie
nieprzekraczającej 7.530,8 tys. zł i stanowiącej nie więcej niż 70% całkowitych
wydatków kwalifikowalnych, wkład własny beneficjenta w wysokości nie mniejszej
niż 3.227,5 tys. zł i stanowiący nie mniej niż 30% kwoty całkowitych wydatków
kwalifikowalnych. Rozpoczęcie realizacji projektu określono na 02.08.2010 r.,
zakończenie rzeczowe na 30.11.2012 r., zakończenie finansowe na 28.12.2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 256-268)
Do dnia 30.06.2012 r. na realizację projektu „Miasteczko prowincjonalne Europy
Środkowej” poniesiono wydatki kwalifikowalne w kwocie 6.826,2 tys. zł, wydatki
w kwocie 4.778,4 tys. zł (70%) sfinansowane zostały ze środków europejskich
(EFRR), a 2.047,9 tys. zł (30% wkład własny) z dotacji z budżetu WL (2.035 tys. zł)
i ze środków własnych Muzeum (12,9 tys. zł).
(dowód: akta kontroli str. 211-212, 236-255, 311-321)
Zarządzeniem Dyrektora z 2 września 2010 r. wprowadzono: aneks do polityki
rachunkowości w zakresie zasad rozliczania funduszy strukturalnych, zasady obiegu
dokumentów finansowo–księgowych związanych z realizacją projektu „Miasteczko”,
wykaz osób i instytucji zajmujących się stroną finansowo-księgową projektu, wykaz
osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów finansowo–księgowych
projektu. Muzeum prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową dotyczącą
realizacji ww. projektu w sposób umożliwiający wypełnienie obowiązków
sprawozdawczych dla wszystkich wydatków realizowanych w ramach projektu.
(dowód: akta kontroli str.236-255, 316-321, 324)
Przedmiotem projektu „Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej” jest budowa
miasteczka. Do 30 czerwca 2012 r. Muzeum złożyło łącznie 27 wniosków
o płatność, w tym 13 za odpowiedni okres, 10 o płatność zaliczkową i 4 wnioski
skorygowane. Wnioski o płatność zostały pozytywnie zweryfikowane pod względem
15
formalnym, merytorycznym i finansowym przez Instytucję Zarządzającą RPO WL,
zaliczki rozliczone. We wniosku o płatność projektu z 29.06.2012 r., za okres do
27.06.2012 r., Muzeum wykazało wydatki kwalifikowalne od początku realizacji
projektu w kwocie 6.826,2 tys. zł.
Środki wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem, wydatki objęte dofinansowaniem
były kwalifikowalne i poniesione zostały w okresie określonym w umowie
o dofinansowanie.
W I kwartale 2012 r. w realizacji projektu powstały opóźnienia Z powodu złych
warunków atmosferycznych wykonano 60% robót zaplanowanych w tym kwartale.
Do 30.06.2012 r. powstałe opóźnienia nie zostały nadrobione w zakresie: budowy
zespołu budynków nr 1 (wykonano 94,3% wydatków planowanych do 30.06.2012 r.),
budowy zespołu budynków nr 2 (wykonano 94,6% wydatków planowanych), budowy
zespołu budynków nr 3 (wykonano 94,1% wydatków planowanych),
zagospodarowania terenu (wykonano 35,9% planowanych wydatków), modernizacji
infrastruktury technicznej (wykonano 77,6% planowanych wydatków).
Roboty budowlane w zakresie modernizacji instalacji sanitarnej, sieci c.o., i wod.kan. (1.114,5 tys. zł) oraz prace dotyczące systemu wspomagania zwiedzania
(83,2 tys. zł) wykonane zostały do 30.06.2012 r. zgodnie harmonogramem.
(dowód: akta kontroli str. 236-259, 269-296, 316-321, 324-325)
Kontrola kosztów Muzeum w kwocie 6.962,8 tys. zł, stanowiącej 39,9% wszystkich
kosztów poniesionych przez Muzeum w badanym okresie (17.448,2 tys. zł),
wykazała, że koszty te dotyczyły działalności MWL, były prawidłowo
udokumentowane i ujęte w księgach rachunkowych.
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. W 2010 r. przekroczono plan kosztów ogółem o 165.640,06 zł, podczas gdy
przychody wykonano wyższe od prognozowanych o 85.888,30 zł. Plan
przekroczono w pozycjach: wynagrodzenia – o 172.951,90 zł, składki na
ubezpieczenie społeczne - o 1.439 zł, świadczenia na rzecz pracowników –
o 2.395,04 zł, energia, woda, gaz – o 21.213,37 zł, podatki i opłaty – o 41.284,79 zł,
amortyzacja – 21.660,48 zł, pozostałe koszty – o 5.090,13 zł.
(dowód: akta kontroli str. 105, 140)
Art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o działalności kulturalnej stanowi, że podstawą gospodarki
finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, instytucja
kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy o finansach
publicznych. Art. 52 ust. 2 ustawy finansach publicznych stanowi, że ujęte
w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych koszty
mogą ulec zwiększeniu, jeżeli zrealizowano przychody wyższe od prognozowanych
i zwiększenie kosztów nie spowoduje zwiększenia dotacji z budżetu lub zwiększenia
planowanego stanu zobowiązań.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że przekroczenie planu kosztów w roku 2010
nastąpiło z przyczyn trudnych do przewidzenia i niezależnych od Muzeum. Nastąpił
wzrost kosztów mediów: energii elektrycznej, wody i gazu. Powodzie w kraju
spowodowały drastyczny wzrost ubezpieczeń majątku i podatków. Surowa zima
i pożar w administrowanym „Dworku Krychowskich” i związane z tym koszty
naprawy spalonych dachów i pomieszczeń także przyczyniły się do przekroczenia
planowanych kosztów. W 2010 r. pod naciskiem związków zawodowych
podwyższono płace pracowników. Wzrost opłat był efektem wzrostu stawek
ubezpieczenia i wprowadzenia niekorzystnych przepisów dotyczących PFRON.
16
Wzrost amortyzacji powstał na skutek wprowadzenia do użytkowania nowych
środków trwałych.
(dowód: akta kontroli str. 298, 301-302, 574-575)
2. Niewykorzystaną część dotacji na zakup materiałów do remontu obiektów
zabytkowych (3.722,40 zł) Muzeum zwróciło na rachunek Urzędu Marszałkowskiego
(wraz z odsetkami za zwłokę - 11 zł) osiem dni po terminie określonym w umowie
z 25.08.2011 r. Zgodnie z § 4 ust. 2 umowy termin zwrotu niewykorzystanej dotacji
upływał 05.01.2012 r., tj. 15 dni po wykorzystaniu dotacji (21.12.2011 r.), a zwrotu
dokonano 13.01.2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 191-199, 211-213)
Dyrektor Mieczysław Kseniak i Główna Księgowa [...]10 wyjaśnili, że w związku z
zastrzeżeniami Urzędu Marszałkowskiego, zawartymi w piśmie z 4.01.2012 r.,
rozliczenie dotacji z 19.12.2011 r. było kilkakrotnie korygowane i do dnia 12.01.2012
r. nie byli w stanie stwierdzić czy korekty rozliczenia zostały ostatecznie przyjęte.
Niepewność co do kwot uznanych za rozliczone spowodowała, że dotacja została
zwrócona osiem dni po terminie wraz z należnymi odsetkami.
(dowód: akta kontroli str. 308-310)
3. Od wykonawców, biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia na
„Wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej sygnalizacji pożaru
i włamania w obiektach położonych na terenie Muzeum oraz robót
elektroenergetycznych”, żądano złożenia wraz z ofertą „dokumentu
poświadczającego wizję lokalną na terenie, którego dotyczy zamówienie publiczne,
potwierdzonego przez przedstawiciela zamawiającego”. W załączniku do SIWZ
podano, że warunkiem przystąpienia do przetargu jest dokonanie wizji lokalnej
obiektu, potwierdzonej przez przedstawiciela zamawiającego.
Żądany dokument nie mieścił się w katalogu oświadczeń i dokumentów,
przewidzianych w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy Pzp oraz przepisach
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie
rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form,
w jakich dokumenty mogą być składane11. Ponadto, nierówno traktowano
wykonawców, którzy wraz z ofertą nie przedłożyli żądanego dokumentu. Jednego
z oferentów (INSAP sp. z o.o.) wykluczono, bez uprzedniego wezwania do
uzupełnienia oferty, drugiego (Przedsiębiorstwo Techniczno Usługowe
PROELBUD), którego cena ofertowa była o 53.509,32 zł brutto wyższa od ceny
wykonawcy odrzuconego, wezwano do przedłożenia tego dokumentu. Stanowiło to
naruszenie art. 26 ust. 3 ustawy pzp oraz zasad uczciwej konkurencji i równego
traktowania wykonawców, wynikających z art. 7 ust. 1 pzp. Wybrano uzupełnioną
ofertę firmy PROELBUD. W związku z uznaniem zasadności przekazanej przez
INSAP informacji o zaniechaniu wezwania tego wykonawcy do uzupełnienia
dokumentu poświadczającego wizję lokalną, powtórzono czynności badania ofert
i dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, złożonej przez firmę INSAP. Wybrany
wykonawca uchylił się od zawarcia umowy, w związku z czym zamawiający udzielił
zamówienia firmie Przedsiębiorstwo Techniczno Usługowe PROELBUD - w trybie
przewidzianym w przepisach art. 94 ust. 3 Pzp.
(dowód: akta kontroli str. 334-336, 349-387)
Dyrektor Muzeum wyjaśnił, że od wykonawców wymagano przedłożenia dokumentu
poświadczającego przeprowadzenie wizji lokalnej na terenie objętym zamówieniem,
Tajemnica ustawowo chroniona art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.
Nr 112, poz. 1198 ze zm.).
10
11
Dz. U. Nr 226 poz. 1817.
17
dążąc do uzyskania możliwie najlepszych rozwiązań projektowych. Konieczność
zapoznania się z uwarunkowaniami lokalnymi wynikała ze specyfiki ukształtowania
terenu, różnorodności potencjalnych zagrożeń dla obiektów oraz różnic
technicznych w istniejących już systemach sygnalizacji pożaru. Nie wezwano
jednego z wykonawców do uzupełnienia oferty o dokument potwierdzający
przeprowadzenie wizji lokalnej, gdyż zamawiający w swych działaniach kierował się
oświadczeniem członka komisji przetargowej, wg którego wyłącznie firma
PROELBUD uzyskała od tego pracownika poświadczenie przeprowadzenia wizji.
Na tej podstawie błędnie uznano, że firma INSAP nie przeprowadziła wizji lokalnej.
Odwołanie złożone przez INSAP zamawiający uznał za zasadne.
(dowód: akta kontroli str. 389-391)
4. Zamawiający nie naliczył kar umownych w kwocie 1.562,10 zł za nieterminową
realizację zamówienia: „Wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej
dotyczącej sygnalizacji pożaru i włamania (…)”. Zgodnie z umową, do obowiązków
wykonawcy należało m.in. uzyskanie pozwolenia na budowę dla całości
zaprojektowanych robót. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie przez
zamawiającego wykonanej dokumentacji miał być protokół zdawczo-odbiorczy,
podpisany przez obie strony umowy. Protokół podpisano 19.12.2011 r., tj. cztery dni
po terminie realizacji zamówienia ustalonym w umowie (15.12.2011 r.).
(dowód: akta kontroli str. 381-388)
Dyrektor Muzeum Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że wykonawca przedłożył
terminowo dokumentację, która nie zawierała jednak wymaganego w SIWZ
pozwolenia na budowę (przedmiot umowy odebrano 19.12.2011 r., po uzupełnieniu
o pozwolenie). Jako przyczynę odstąpienia od naliczania kar umownych wskazał
krótki termin realizacji zamówienia oraz brak możliwości przyspieszenia terminu
wydania pozwolenia na budowę przez właściwy organ.
(dowód: akta kontroli str. 392, 394)
5. Dokonywanie płatności wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia
publicznego niezgodnie z postanowieniami umownymi.
W umowie na realizację zamówienia publicznego pn. „Wykonanie planowanych
działań promocyjnych oraz stworzenie Platformy internetowej dla Projektu:
Miasteczko prowincjonalne Europy Środkowej w Muzeum Wsi Lubelskiej – etap I”
przewidziano jednorazową zapłatę wynagrodzenia po wykonaniu całego zakresu
zamówienia. Umowa była zgodna ze SIWZ. W trakcie realizacji zamówienia
dokonano częściowych odbiorów przedmiotu umowy, a następnie zapłaty
wynagrodzenia - w oparciu o faktury wystawione przez wykonawcę. Do
30.06.2012 r. dokonano zapłaty 103.560,03 zł brutto, tj. 59,7% całkowitego
wynagrodzenia umownego.
(dowód: akta kontroli str. 339-341, 396-440)
Dyrektor Muzeum Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że przy podpisywaniu umowy
wykonawca złożył jako załącznik do umowy harmonogram realizacji zadania.
Harmonogram został sporządzony na prośbę menadżera Projektu i miał posłużyć do
aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik do
umowy podpisanej przez Muzeum w Zarządem Województwa Lubelskiego
o dofinansowanie inwestycji w ramach RPO WL na lata 2007-2013. Jako przyczynę
dokonywania płatności częściowych wykonawcy wskazał błędną interpretację
danych dostarczonych do aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego
realizacji zadania.
(dowód: akta kontroli str. 392-395)
18
3.3.
Opis stanu
faktycznego
Sytuacja finansowa instytucji kultury
W 2010 r. działalność Muzeum zamknęła się stratą bilansową netto w wysokości
79,7 tys. zł, co w porównaniu do roku 2009 (zysk 50,7 tys. zł) stanowi pogorszenie
wyniku o 130,4 tys. zł. W porównaniu do roku poprzedniego przychody spadły
o 5,1%, a koszty o 2,2%. Dotacje podmiotowe organizatorów na działalność bieżącą
zmniejszyły się o 4,3%, a pozostałe przychody (w tym ze sprzedaży biletów oraz ze
sprzedaży towarów i materiałów) wrosły z o 9,7%.
W 2011 r. działalność zamknęła się stratą netto w kwocie 2,1 tys. zł. Poprawa
wyniku w stosunku do roku poprzedniego wyniosła 77,6 tys. zł. W porównaniu do
roku 2010 przychody wzrosły o 2,7%, a koszty o 0,5%. Dotacje podmiotowe
organizatorów na działalność bieżącą zwiększyły się o 2,7%, a pozostałe przychody
zmniejszyły się o 5,1%, przy czym przychody ze sprzedaży biletów wzrosły o 17,8%.
W I półroczu 2012 r. strata netto wyniosła 87,4 tys. zł. Wykonano 48,3%
planowanych na 2012 r. przychodów działalności bieżącej i 50,3% kosztów.
(dowód: akta kontroli str. 105-106)
W latach 2010 – 2012 (I półrocze) dotacje otrzymane na zakupy środków trwałych
ewidencjonowano na przychody przyszłych okresów. Księgując w koszty
amortyzację środków trwałych zakupionych z dotacji lub otrzymanych nieodpłatnie
dokonywano równoległego zapisu zwiększającego pozostałe przychody operacyjne.
Z tego tytułu na konto pozostałe przychody operacyjne zaksięgowano: w roku 2010
– 78.195,59 zł, w 2011 r. – 77.610,90 zł, w I półroczu 2012 r. – 38.805,48 zł.
(dowód: akta kontroli str. 21, 326-330)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym zakresie stwierdzono
nieprawidłowości opisane w pkt 3.1. oraz 3.2.
Uwagi dotyczące
badanej działalności
W latach 2010 – 2011 dotacje otrzymane na zakupy środków trwałych księgowano
na przychody przyszłych okresów, podczas gdy art. 29 ust. 3 pkt 2 ustawy
o działalności kulturalnej, w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2011 r., stanowił, że
dotacje budżetowe na finansowanie rozwoju instytucji zwiększają fundusz instytucji
kultury. Księgując w koszty amortyzację środków trwałych zakupionych z dotacji lub
otrzymanych nieodpłatnie dokonywano równoległego zapisu zwiększającego
pozostałe przychody operacyjne, co do 31.12.2011 r. pozostawało w sprzeczności
z art. 41 UoR, w związku z zasadami gospodarki finansowej określonymi w art. 29
ustawy o działalności kulturalnej, obowiązującymi do końca 2011 r. Należy wskazać,
że od 2012 r. - w związku ze zmianą ustawy o działalności kulturalnej - stosowany
przez Muzeum sposób księgowania ww. dotacji jest zgodny z prawem.
Główna Księgowa Muzeum wyjaśniła, że w 2010 i 2011 r. dotacje na finansowanie
inwestycji księgowano na przychody przyszłych okresów ze względu na
nieprecyzyjność przepisów, a także za radą biegłych badających sprawozdanie
finansowe, którzy uważali, że fundusz instytucji kultury powinien przedstawiać
pierwsze wyposażenie jednostki w środki trwałe oraz zmniejszenia i zwiększenia ich
wartości początkowej.
(dowód: akta kontroli str. 21, 306-307, 326-330)
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości
działalność w badanym obszarze.
19
4.
4.1.
Stan prawny nieruchomości i utrzymanie obiektów
budowlanych użytkowanych przez Muzeum
Stan prawny nieruchomości
Opis stanu
faktycznego
Muzeum dysponuje gruntami o łącznej powierzchni 23,3197 ha, wchodzącymi
w skład 15 działek ewidencyjnych - z czego: jedna działka (nr 16/5) stanowi
własność Muzeum, dwie działki (nr 24/1 i nr 2/4) pozostają w ustanowionym na jego
rzecz użytkowaniu wieczystym, natomiast 12 działek (nr: 24/3, 24/4, 24/7, 24/8,
24/9, 24/12, 24/14, 24/16, 25/2, 25/3, 25/7, 25/9) przewidziano pod teren Muzeum
w planie zagospodarowania przestrzennego, i w ewidencji geodezyjnej MWL
wskazane zostało jako ich użytkownik. Muzeum nie posiada umowy lub decyzji
w sprawie ustanowienia użytkowania ww. 12 działek.
W odniesieniu do ostatniej grupy działek radca prawny Muzeum w złożonych
wyjaśnieniach poinformował, że uregulowanie stanu prawnego przez uwłaszczenie
MWL na podstawie art. 202 ust. 1 i ust. 2, w związku z art. 200 ustawy z dnia
21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami, jest niemożliwe z powodu braku
regulacji prawnej na rzecz Skarbu Państwa działek 24/4; 24/7; 24/8; 24/9; 24/14;
25/2; 25/3; 25/9, których prawo własności Skarb Państwa może jedynie nabyć przez
zasiedzenie. Po usunięciu ww. przeszkody Muzeum wystąpi z wnioskiem
o ustanowienie prawa użytkowania wieczystego gruntów obejmujących ww. działki
i nabycie prawa własności budynków i urządzeń wzniesionych na tym gruncie.
Z informacji uzyskanej aktualnie w Wydziale Geodezji Urzędu Miasta wynika,
iż Urząd jest w trakcie przygotowywania dokumentacji niezbędnej do złożenia
w sądzie o stwierdzenie prawa własności w/w działek przez Skarb Państwa.
Dział III księgi rejestrowej instytucji kultury nie zawiera informacji o wyposażeniu
Muzeum w nieruchomości przez organizatora. Podano w nim wartość środków
trwałych, zapasów magazynowych i inwentarza żywego oraz wysokość należności
i środków pieniężnych wg stanu na dzień 31.12.1998 r., wraz z informacją o złożeniu
bilansu za 1998 r. Bilanse za lata objęte kontrolą były składane w Urzędzie
Marszałkowskim.
(dowód: akta kontroli str. 471-507)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie
stwierdzono nieprawidłowości.
Uwagi dotyczące
badanej działalności
Uregulowania wymaga stan prawny niektórych nieruchomości.
4.2.
Opis stanu
faktycznego
Stan techniczny budynków
Muzeum prowadzi książki obiektów dla wszystkich obiektów budowlanych.
Na podstawie próby 4 z 45 obiektów budowlanych Muzeum Wsi Lubelskiej: Dworu
z Huty Dzierążyńskiej, Kościoła z Matczyna, budynku biurowego i Dworu z Leonina
stwierdzono, że dla budynków prowadzono w sposób prawidłowy książki obiektów,
przewidziane w art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane12.
W latach 2010-2012 przeprowadzano roczne kontrole okresowe instalacji gazowych
oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych),
wymagane przepisami art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy Prawo budowlane.
W 2011 r. przeprowadzono kontrolę okresową elementów budynku, budowli
i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania
czynników występujących podczas użytkowania obiektu.
12
Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.
20
Ostatnie kontrole okresowe (co najmniej raz na 5 lat) przeprowadzono w 2009 r.
Kontrole zostały przeprowadzone przez osoby posiadające stosowne uprawnienia,
zgodnie z art. 62 ust. 4-5 ustawy Prawo budowlane.
(dowód: akta kontroli str. 508-521)
W wyniku czynności kontrolno-rozpoznawczych, przeprowadzonych w lutym 2011 r.
przez pracownika Komedy Miejskiej PSP w Lublinie, Komendant Miejski PSP wydał
23 marca 2011 r. decyzję nakazującą Muzeum usunięcie (w wyznaczonych
terminach) stwierdzonych uchybień.
(dowód: akta kontroli str. 522-527)
W celu realizacji zaleceń Komendanta Miejskiego PSP: metodą gospodarczą
usunięto niebezpieczne okładziny z dróg komunikacyjnych i zabezpieczono
przejścia płytami gipsowo-kartonowymi ognioochronnymi, zlecono opracowanie
projektu oświetlenia awaryjnego dróg ewakuacyjnych w budynku administracyjnobiurowym i w dworze z Leonina, a także wykonanie tego oświetlenia w dworze
z Leonina, zlecono opracowanie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego a także
wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej sygnalizacji pożaru
i włamania. Wykonane prace nie wymagały zgłoszenia do organu administracji
architektoniczno-budowlanej. Nie wykonano oświetlenia awaryjnego dróg
ewakuacyjnych w budynku administracyjno-biurowym.
(dowód: akta kontroli str. 528-558)
Dyrektor Muzeum pismem z 01.02.2012 r. poinformował Komendanta Miejskiego
PSP o realizacji otrzymanych zaleceń w tym oświetlenia awaryjnego dróg
ewakuacyjnych w budynku administracyjno-biurowym. Poinformowano jednocześnie
o niezakończeniu czynności zmierzających do wyposażenia obiektów
w kompleksowy system sygnalizacji pożarowej, wskazując na trudności
w pozyskaniu środków finansowych oraz konieczność przeprowadzenia procedur
przetargowych. Komendant Miejski PSP przychylił się do wniosku Dyrektora
Muzeum, przedłużając termin realizacji zalecenia do 31.12.2013 r.
(dowód: akta kontroli str. 559-567)
W wyniku realizacji zaleceń kontroli PSP w listopadzie 2011 r. opracowano
instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, zawierającą elementy ustalone w § 6
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca
2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków i innych obiektów
budowlanych i terenów13.
(dowód: akta kontroli str. 568-573)
Potrzeby remontowe wynikające z ustaleń kontroli okresowych oraz kontroli
przeprowadzonej przez przedstawiciela państwowej straży pożarnej zostały
uwzględnione w planach remontowych Muzeum.
(dowód: akta kontroli str. 122-134)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. W 2010 r. nie przeprowadzono kontroli okresowej, polegającej na sprawdzeniu
stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na
szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących
podczas użytkowania obiektu, w żadnym z 45 obiektów budowlanych Muzeum.
(dowód: akta kontroli str. 508-521)
13
Dz. U. Nr 109, poz. 719.
21
Art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy Prawo budowlane stanowi, że obiekty budowlane
powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę
kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu
technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe
wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas
użytkowania obiektu.
Dyrektor Mieczysław Kseniak wyjaśnił, że przyczyną braku przeglądów była trudna
sytuacja finansowa Muzeum. Poinformował, że zlecono przeprowadzenie
przeglądów instalacji grzewczych i wentylacji (przeglądów przewidzianych w art. 62
ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy Prawo budowlane), natomiast pracownicy Muzeum
prowadzili stały monitoring stanu technicznego obiektów.
(dowód: akta kontroli str. 392, 394)
2. Do dnia zakończenia kontroli NIK w budynku administracyjno-biurowym nie
funkcjonuje oświetlenie awaryjne dróg ewakuacyjnych, o wykonaniu którego
Dyrektor poinformował Komendanta Miejskiego PSP w dniu 01.02.2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 559-561)
Dyrektor wyjaśnił, że w roku 2011 wykonano prace instalacyjne związane
z wyposażeniem budynku administracyjno-biurowego w awaryjne oświetlenie dróg
ewakuacyjnych. Z uwagi na brak środków nie zamontowano jedynie opraw, co
będzie wykonane w październiku 2012 r.
(dowód: akta kontroli str. 441, 443)
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości,
działalność w badanym obszarze.
IV. Wnioski
Wnioski pokontrolne
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa
Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r.
o Najwyższej Izbie Kontroli14, wnosi o:
1. naliczenie i wyegzekwowanie kary umownej w kwocie 1.562,10 zł za
nieterminową realizację umowy na „Wykonanie dokumentacji projektowokosztorysowej dotyczącej sygnalizacji pożaru i włamania (…)”,
2. terminowe dokonywanie zwrotu niewykorzystanych dotacji,
3. ustalanie i egzekwowanie przypadających Muzeum należności z tytułu odsetek
za zwłokę w regulowaniu należności,
4. ponoszenie kosztów do wysokości ujętej w rocznych planach finansowych,
z uwzględnieniem zmian dokonanych zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy finansach
publicznych,
5. żądanie od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów przewidzianych
w przepisach o zamówieniach publicznych,
6. dokonywanie zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcom w terminach
i kwotach zgodnych z postanowieniami umów o zamówienie publiczne,
14
Dz.U. z 2012 r., poz.82
22
7. dokonywanie, co najmniej raz w roku, kontroli okresowych obiektów
budowlanych w zakresie przewidzianym w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy Prawo
budowlane,
8. bezzwłoczne dokończenie prac instalacyjnych awaryjnego oświetlenia dróg
ewakuacyjnych w budynku administracyjno-biurowym.
V. Pozostałe informacje i pouczenia
Prawo zgłoszenia
zastrzeżeń
Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla
kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.
Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje
prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia
pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się
do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie.
Obowiązek
poinformowania
NIK o sposobie
wykorzystania uwag
i wykonania wniosków
Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli,
w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych
działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin
przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu
zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.
Lublin, dnia 6 grudnia 2012 r.
Najwyższa Izba Kontroli
Delegatura w Lublinie
Kontrolerzy
Jacek Romanowski
Główny specjalista kontroli państwowej
Dyrektor
Adam Pęzioł
........................................................
podpis
........................................................
podpis
Wojciech Szukała
Główny specjalista kontroli państwowej
........................................................
podpis
23