Broszura SEKAP

GMINA KOZY
Przyjazne Miejsce
43-340 Kozy
ul. Krakowska 4
tel: 33 8298650
e-mail: [email protected]
W ramach Priorytetu II. Działanie 2.2. Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 Gmina Kozy uzyskała środki z Unii Europejskiej
na rozpoczęcie projektu „WdroŜenie elektronicznych usług publicznych w Gminie Kozy”.
Celem tego projektu jest stworzenie warunków do rozwoju społeczeństwa informacyjnego,
które będzie posiadało szeroki dostęp do informacji poprzez drogę elektroniczną. Działania z
pewnością przyczynią się do:
Podniesienia jakości świadczonych przez Urząd usług
ObniŜenia kosztów związanych z ich przeprowadzeniem
Zwiększenie stopnia wykorzystania technologii informatycznych przez mieszkańców
Poprawa warunków rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej na terenie
Gminy
Tworzenie społeczeństwa informacyjnego przez zwiększanie zakresu usług
elektronicznych i płynących z nich potencjalnych korzyści dla obywateli.
W ramach e-Urzędu nasza Gmina została wyposaŜona w niezbędny sprzęt komputerowy
i biurowy połączony z serwerami, które dzięki połączeniu za pomocą odpowiedniego
oprogramowania dla e-Administracji stanowią podstawę do elektronicznej obsługi petenta. Na
całość urządzeń składają się takŜe elementy zapewniające bezpieczeństwo danych i
informacji, a wśród nich firewall, programy antywirusowe i urządzenie do tworzenia kopii
zapasowych oraz archiwizowania danych. Wszystko po to aby wszystkim zainteresowanym
zapewnić kompleksowe bezpieczeństwo przed wszelkiego rodzaju atakami i próbami
uzyskania dostępu do informacji przez osoby do tego niepowołane.
Na platformie e-Urząd, która została uruchomiona, kaŜda zainteresowana osoba, moŜe
pod odpowiednim adresem strony www (który zostanie podany do wiadomości po
zakończeniu wdraŜania projektu) lub po kliknięciu na link e-Urzędu na stronie www.kozy.pl
zapoznać się z najwaŜniejszymi informacjami dotyczącymi m.in.:
realizacji budŜetu gminy
rejestru Ewidencji Działalności Gospodarczej
Informacje te są ogólnodostępne dla wszystkich. Natomiast po wcześniejszej rejestracji i
zalogowaniu się na tej samej stronie (login i hasło są wydawane w Urzędzie Gminy Kozy)
kaŜdy będzie mógł uzyskać informacje o swoich zobowiązaniach podatkowych.
Regionalny Program Operacyjny
Województwa Śląskiego – realna odpowiedź na realne potrzeby
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
Informacje źródłowe na temat Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego
na lata 2007-2013 znajdują się na stronie www.rpo.silesia-region.pl
1
Po zalogowaniu i wybraniu podmiotu/podatnika na ekranie wyświetlona zostanie karta
główna z informacjami o rodzajach zobowiązań (podatek/opłata) ich kwotach zapłaconych i
saldzie ogólnym. Klikając w poszczególne odnośniki uzyskamy informacje o:
danych technicznych na podstawie których naliczono podatek
operacjach księgowych na naszym koncie (równieŜ ich historii)
liczbach i kwotach rat wraz z informacją o stanie ich spłaty
Cały proces komunikacji z platformą jest szyfrowany protokołem SSL. Bezpieczeństwo
poufność danych.
potwierdzają nam odpowiednie certyfikaty zapewniające
Na ekranie zobaczymy równieŜ informacje odnośnie
dotyczą i aktualnie mają swój bieg administracyjny w
spraw, które
Urzędzie.
nas
jeŜeli jesteśmy w
Elektroniczne załatwianie spraw moŜemy rozpocząć
posiadaniu elektronicznego podpisu kwalifikowanego (wiąŜe się to z jednorazową opłatą,
którą trzeba pokryć we własnym zakresie), lub podpisu elektronicznego CCSEKAP. Podpis
ten moŜna uzyskać w Urzędzie Gminy, wydawany jest zainteresowanym osobom bezpłatnie.
Podpis CCSEKAP umoŜliwi nam załatwienie urzędowej sprawy drogą elektroniczną. W tym
drugim przypadku jesteśmy jednak ograniczeni moŜliwością komunikowania się wyłącznie z
Urzędami z województwa śląskiego.
Docelowo projekt ten ma równieŜ umoŜliwić integrację z ministerialną platformą ePUAP
o zasięgu ogólnopolskim, co pozwoli nam komunikować się elektronicznie z wszystkimi
organizacjami administracji publicznej w całym kraju.
E - Urząd
Korzystanie z usług urzędu w postaci elektronicznej trzeba zacząć od załoŜenia skrzynki
kontaktowej na stronie www.sekap.pl w zakładce Logowanie. UmoŜliwia ona korespondencję
z urzędem, sprawdzanie i załatwienie sprawy oraz kontrolę niezbędnych płatności. Aby to
zrobić naleŜy kliknąć na napis Zarejestruj się znajdujący się poniŜej okna logowania.
2
Rejestracja skrzynki kontaktowej składa się z czterech kroków:
Krok 1:
Po przeczytaniu regulaminu naleŜy potwierdzić oświadczenie zaznaczając checkbox.
Następnie naleŜy wybrać podmiot rejestrujący skrzynkę kontaktową. W zaleŜności od
dokonanego wyboru (Osoba fizyczna lub Inny podmiot) ustalane są pola na kolejnym
formularzu. Po dokonaniu wyboru naleŜy nacisnąć przycisk Dalej.
Po kliknięciu tego przycisku pojawi się formularz identyfikacyjny nowego konta. Aby
kontynuować rejestrację naleŜy wypełnić wszystkie pola kolejnych zakładek, oznaczone
czerwoną gwiazdką, rzeczywistymi danymi.
Krok 2:
Wygląd tego formularza jest zaleŜy od wyboru dokonanego na poprzedniej stronie. Dla
typu Osoba fizyczna naleŜy uzupełnić swoje dane osobowe (pola oznaczone gwiazdką są
obowiązkowe).
3
Dla typu Inny podmiot formularz kroku drugiego wygląda następująco:
Krok 3:
W kroku 3 naleŜy uzupełnić dane kontaktowe. Większość pól nie jest wymagana ale im
więcej zostanie uzupełnionych tym mniej informacji będzie do uzupełnienia podczas
wysyłania e-dokumentu do urzędu
Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich pól, naleŜy zatwierdzić wprowadzone dane,
klikając przycisk Dalej, co spowoduje przeładowanie strony i wyświetlenie kolejnego kroku
rejestracji.
Krok 4:
Do pola Nazwa uŜytkownika naleŜy wprowadzić nazwę, która będzie loginem naszego
konta. Nazwę tę naleŜy zapamiętać gdyŜ będzie ona niezbędna do zalogowania się na stronie.
Do pól Hasło i Hasło (powtórzenie) naleŜy dwukrotnie wprowadzić (to samo) hasło, aby
zabezpieczyć się przed moŜliwością popełnienia błędu.
4
UŜytkownik moŜe wybrać dowolne odpowiadające sobie hasło. Hasło to nie powinno być
łatwe do odgadnięcia. Hasło musi mieć przynajmniej 8 znaków, oraz zawierać wielkie i małe
litery a takŜe cyfry lub znaki specjalne. Zalecane jest, aby uŜytkownicy zmieniali swoje hasła
dostępu, co 30 dni.
Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich pól, naleŜy zatwierdzić wprowadzone dane,
klikając przycisk Zakończ, co spowoduje przeładowanie strony i wyświetlenie komunikatu o
pomyślnie zakończonej rejestracji.
Kolejnym etapem jest potwierdzenie toŜsamości Skrzynki Kontaktowej umoŜliwiającej
dostęp do pełnej funkcjonalności (w szczególności wysyłania i odbierania korespondencji z
Urzędami). Aby to zrobić naleŜy odebrać e-mail aktywacyjny, który zostanie przesłany
automatycznie na adres e-mail podany podczas rejestracji. Następnie naleŜy kliknąć na link
znajdujący się w wiadomości. Po wykonaniu tej operacji wyświetli się komunikat
potwierdzający adres e-mail.
Po wykonaniu powyŜszych czynności moŜna zalogować się do Skrzynki Kontaktowej.
LOGOWANIE
Po kliknięciu na zakładce Logowanie na ekranie pojawi się okno autoryzacji dostępu do
danych, umoŜliwiające tzw. logowanie do portalu
Do pola Nazwa uŜytkownika naleŜy wpisać swój kod uŜytkownika (login), utworzony
podczas rejestracji.
Do pola Hasło naleŜy wpisać swoje hasło dostępu do portalu.
5
Zaznaczenie przełącznika Zapamiętaj mnie powoduje zapamiętanie loginu i hasła. Z
opcji tej moŜna korzystać tylko na prywatnym komputerze, w innym przypadku ktoś moŜe
skorzystać z naszego loginu i hasła podszywając się pod nas.
Po wykonaniu powyŜszych czynności naleŜy wcisnąć przycisk Zaloguj.
Po zalogowaniu na stronie pojawi się przedstawione na rysunku poniŜej okno portalu.
ZŁOśENIE WNIOSKU
Aby złoŜyć wniosek do danego Urzędu naleŜy wyszukać ten wniosek w Katalogu Usług.
MoŜna to zrobić na dwa sposoby, poprzez:
- Katalog Usług – wyszukanie konkretnej usługi a następnie Urzędu, do którego chcemy
złoŜyć wniosek,
- Urzędy – wyszukanie Urzędu, do którego chcemy złoŜyć wniosek a następnie wybranie
konkretnej usługi.
Zakładka Urzędy i zakładka Katalog usług słuŜą do wyboru usługi, którą świadczy dany
urząd. RóŜnica polega jedynie na sposobie dotarcia do formularza.
Po kliknięciu na zakładce Urzędy wchodzimy do portalu poprzez wybór urzędu i dopiero
po wybraniu konkretnego urzędu, naleŜy wybrać usługę, którą on oferuje. Natomiast wejście
do portalu poprzez zakładkę Katalog Usług narzuca nam odwrotną kolejność wykonania tzn.
rozpoczynamy pracę od wyboru usługi, a następnie wybieramy urząd.
Po kliknięciu na zakładce Urzędy na ekranie pojawi się okno Urzędy.
6
W tym oknie naleŜy wybrać urząd, z którego usług chcemy skorzystać np. Urząd miejski
= Miasta lub Urząd powiatowy = Powiaty itp. Po dokonaniu wyboru i kliknięciu na wybranej
nazwie okno zostanie przeładowane. W zaleŜności od dokonanego wyboru w kolejnym
okienku pojawią się nazwy np. miast, powiatów itp.
Następnie naleŜy wybrać urząd, do którego chcemy złoŜyć wniosek klikając na jego nazwę.
Po wybraniu miasta na ekranie pojawi się nazwa, adres i herb urzędu znajdującego się w
tym mieście, a poniŜej Katalog usług, które oferuje dana placówka
7
Po wybraniu rodzaju usługi pojawi się Karta Usługi. Znajduje się w niej ogólny opis usługi.
Na samym dole Karty Usługi znajduje się formularz elektroniczny:
8
Aby przejść do uzupełnienia treści formularza naleŜy być załogowanym (inaczej
otrzymamy tylko formularz do wglądu lub wydrukowania). Formularz zostanie otwarty po
kliknięciu w ikonę w kolumnie Operacje.
Po wypełnieniu formularza naleŜy kliknąć przycisk Zapisz formularz. Po zapisaniu
formularz będzie się znajdował w dokumentach roboczych.
DOKUMENTY ROBOCZE
Po wypełnieniu i zapisaniu formularza w dokumentach roboczych, naleŜy go spakować
tworząc tzw. e-paczkę zawierającą formularz wniosku z załącznikami (moŜna to zrobić za
pomocą przycisku Spakuj zaznaczone).
Po spakowaniu dokumentów naleŜy je podpisać kluczem z certyfikatem kwalifikowanym
lub CC SEKAP, (aby to zrobić naleŜy kliknąć ikonkę Podpisz paczkę).
9
Wyświetlone zostanie okno, w którym należy wskazać miejsce przechowywania podpisu
(za pomocą przycisku Opcje) a następnie podpisać paczkę (przycisk Podpisz).
Po wykonaniu powyższych czynności można wysłać dokumenty (e-paczkę) do urzędu drogą
elektroniczną, (aby to zrobić należy kliknąć ikonę Wyślij paczkę).
Po wysłaniu formularza do urzędu, kopia listu znajdzie się w dokumentach wysłanych.
Po dotarciu formularza do urzędu, otrzymamy automatyczne potwierdzenie tzw. UPO Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Potwierdzenie to trafi do dokumentów odebranych. Jeśli z
wysłanym formularzem wiąŜe się jakaś opłata, to w dokumentach odebranych będzie równieŜ
informacja o nowej opłacie.
10
Oprócz UPO otrzymujemy równieŜ informacje o wniosku. Zawiera ona numer z
dziennika korespondencji sekretariatu (numer sprawy). Numer ten umoŜliwia sprawdzenie
stanu sprawy, (na jakim etapie załatwienia jest dana sprawa).
11