Załącznik Nr 1. Opis przedmiotu zamówienia - wfos

Transkrypt

Nr sprawy: BS/ZA/GS/203/8/09
Załącznik nr 1
Strona 1 z 27
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - Zintegrowany System
Informatyczny
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie, przeszkolenie oraz instalacja i zakup
oprogramowania dotyczącego zintegrowanego systemu informatycznego dla WFOŚiGW w Szczecinie
(centrala + Biuro terenowe w Koszalinie), a w szczególności:
1) Dostawa bezterminowych licencji oprogramowania aplikacyjnego (ZSI) opisanego szczegółowo w
niniejszym załączniku.
2) Wdrożenie ZSI m.in.:
a) dopasowanie oprogramowania do wymagań Zamawiającego,
b) zmapowanie w ZSI procesów biznesowych Zamawiającego,
c) przygotowanie formatek i raportów pozwalających na realizację zadań związanych z obsługą
wniosków oraz kart informacyjnych zadań (w tym formatek do umieszczenia na stronie
internetowej pozwalającej na składanie wniosków),
d) dostarczenie dokumentacji powykonawczej,
3) Szkolenie personelu Zamawiającego z obsługi ZSI.
4) Przeniesienie danych z obecnie użytkowanego oprogramowania do ZSI.
5) Świadczenie usług gwarancyjnych i serwisowych w zakresie przedmiotu zamówienia (sprawowanie
trzyletniego okresu nadzoru autorskiego nad ZSI, licząc od daty zakończenia prac potwierdzonych
protokółem odbioru podpisanym przez obie strony).
Wymagania dotyczące ZSI a zawarte w poniższym załączniku są bezwzględnie wymagane.
Niespełnienie któregokolwiek z parametrów (opisu wymagania funkcjonalnego) powoduje
automatyczne odrzucenie Oferty.
1.
Wymagania Ogólne (WO).
Kod
Opis wymagania funkcjonalnego
WO-01
System i jego nowe wersje maja być dostarczone w wersji polskojęzycznej. Komunikacja ma
następować w języku polskim.
WO-02
System ma udostępniać pomoc kontekstową dla Użytkowników na wszystkich ekranach.
WO-03
System ma umożliwiać szyfrowanie połączeń
WO-04
WO-05
WO-06
Oferent ma dokonać migracji danych z programu FK, PiK oraz „środki trwałe” oraz migracji i scalenia
2 baz danych z programu Ekofun zawierających około 100MB danych dotyczących realizowanych
wniosków.
W ramach projektu mają zostać przeprowadzone następujące szkolenia:
1) minimum 40 godzinne szkolenie dla 3 administratorów oferowanego Systemu przeprowadzone
w siedzibie Zamawiającego,
2) minimum 24 godzinne szkolenie dla 44 lub - w przypadku wzrostu zatrudnienia w Funduszu większej liczby, użytkowników oferowanego Systemu w grupach nie większych niż 5 osób,
przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego,
3) szkolenie ma być przeprowadzone na danych dostarczonych przez Zamawiającego.
Poszczególne moduły Systemu mają mieć własne menu, dostosowane do konkretnych potrzeb
Zamawiającego.
SIWZ – przetarg nieograniczony na usługę dostawy, wdrożenia, przeszkolenia oraz zakup oprogramowania dotyczącego
zintegrowanego systemu informatycznego dla Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Szczecinie
WO-07
WO-08
WO-09
WO-10
WO-11
WO-12
WO-12
Załącznik nr 1
Strona 2 z 27
System ma posiadać wbudowany kalendarz pozwalający na definiowanie dni roboczych i tym
samym na automatyczne przeliczanie terminów realizacji określonych czynności.
System ma umożliwiać edytowanie list słownikowych (np. słownik podgrup wniosków, nazwy
wnioskodawców, nazwisk pracowników poszczególnych wydziałów Funduszu).
System po wprowadzeniu wyróżnika (np. NIP lub nazwa wnioskodawcy) ma uzupełniać dane w
powiązanych polach (np. dane teleadresowe wnioskodawcy).
System ma umożliwiać definiowanie alertów, które w zależności od wartości określonych pól w
zapisanym rekordzie umożliwiają automatyczne wykonywanie akcji typu: wysłanie poczty
elektronicznej o konfigurowalnej treści (zawierającej określenia będące wartościami pól programu)
oraz wysłanie pop-up.
System ma umożliwiać łatwą i jednoznaczną identyfikację użytkowników wykonujących czynności w
systemie.
System umożliwi odtworzenie pełnej historii aktywności użytkownika w systemie w dowolnym
okresie.
System ma umożliwić podział użytkowników na grupy i przypisywanie praw dostępu do określonych
grup. Jeden użytkownik może być członkiem wielu grup.
WO-13
System ma umożliwiać pobieranie informacji o użytkownikach z usług katalogowych (LDAP).
WO-14
Administrator ma mieć możliwość nadawania uprawnień dostępu do konkretnych danych (odczyt,
zapis, modyfikacja) oraz uniemożliwiać dokonywania zmian przez nieuwierzytelnione właściwie
osoby. Podział będzie wynikać ze struktury organizacyjnej oraz roli, jaką użytkownik pełnić będzie w
poszczególnych etapach realizacji wniosku.
WO-15
Administrator ma mieć możliwość definiowania ról i grupowania uprawnień w ramach tych ról.
WO-16
WO-17
System ma zapewniać potwierdzenie daty, czasu i czynności wskazanych przez administratora
Systemu, wykonywanych przez pracowników.
System ma zapewnić jednoznaczne informacje o wyjątkach pozwalających administratorowi na
odpowiednią reakcję.
WO-18
System ma wymagać wpisywania wartości zgodnie z ustalonymi formatami (np. daty, kwoty, tekst).
WO-19
System ma umożliwiać stosowanie zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania danych (ze
względu na wartości kilku pól).
WO-20
System ma umożliwiać zapis wyników raportów do plików w formatach TXT, XLS, DOC, XML.
WO-21
WO-22
WO-23
Współpraca modułów z aplikacjami typu MS Word, MS Excel, MS Access w zakresie
importu/eksportu danych.
System ma umożliwiać dokonywanie korekt wprowadzonych danych i załączników, zachowując
historię zmian. Wprowadzanie zmian ma być możliwe dla użytkowników ze specjalnymi
uprawnieniami.
System ma umożliwiać automatyczną rejestrację i śledzenie historii zmian określonych załączników.
Program ma zapewnić, że załącznik nie będzie mógł zostać usunięty lub zmodyfikowany bez
pozostawienia wyraźnego śladu.
WO-24
System ma umożliwiać zbieranie informacji o obciążeniu pracą poszczególnych pracowników.
WO-25
System ma umożliwiać tworzenie sprawozdań z pracy poszczególnych pracowników/wydziałów za
określony okres (np. rok, kwartał, miesiąc).
WO-26
Poszczególne moduły systemu powinny wykorzystywać wspólną Bazę Danych.
WO-27
WO-28
WO-29
WO-30
System ma mieć możliwość wprowadzania danych online z różnych lokalizacji (centrala i biuro
terenowe).
System ma automatycznie rejestrować oraz utrzymywać historię dat i czasów kolejnych działań
dotyczących spraw i identyfikatorów pracowników dokonujących zmian.
System ma umożliwiać wprowadzanie szablonów dokumentów:
1) Uchwał,
2) Zarządzeń,
3) Pełnomocnictw,
4) Umów,
5) Aneksów,
6) Opinii,
7) Pism,
8) Raportów,
9) Sprawozdań,
10) Innych według potrzeb Zamawiającego.
Wzór szablonu zostanie uzgodniony z Zamawiającym.
System ma umożliwić generowanie dokumentów na podstawie szablonów, w których część danych
będzie automatycznie wypełniana z bazy danych. System ma umożliwiać ręczną korektę danych na
generowanych dokumentach. Wzory szablonów zostaną uzgodnione z Zamawiającym.
WO-30
WO-31
WO-32
WO-32
WO-33
WO-34
WO-35
WO-36
WO-37
WO-38
WO-39
Załącznik nr 1
Strona 3 z 27
Szablon może składać się z tekstu, tabel, obrazków (jpg, gif, bmp, tif).
Szablony pism winny być zdefiniowane w ten sposób by:
1) zawierać część pól wypełnianych automatycznie przez system,
2) zawierać możliwość wprowadzania fragmentów tekstu przez operatora a dotyczących
zagadnień merytorycznych.
System powinien umożliwiać zmianę fragmentów związanych z Corporate Identity (np. nagłówki,
stopki, logo) jednocześnie we wszystkich szablonach.
System powinien umożliwiać, by każde pismo wyemitowane wg szablonu było rejestrowane w bazie
danych w powiązaniu z wnioskiem/umową, którego dotyczy.
System ma zawierać mechanizmy typu listy pojedynczego wyboru, listy wielokrotnego wyboru,
„radio buttons”, kalendarza, „checkbox” itp.
System powinien mieć możliwość generowania i emisji pism grupowych zawierających informacje o
zmianie reguł lub parametrów realizacji umów przez beneficjentów.
System powinien rejestrować dodatkowo informacje dotyczące emitowanych pism, a w tym:
1) datę utworzenia pisma,
2) symbol/kod użytkownika, który je utworzył,
3) daty modyfikacji,
4) symbol/kod użytkowników, którzy dokonali modyfikacji,
System winien oferować wyszukiwanie pism wg wymienionych kryteriów jak również wg wszelkich
cech pisma.
System ma umożliwiać generowanie korespondencji na podstawie wprowadzonych,
zabezpieczonych przed modyfikacjami niektórych treści szablonów dokumentów. Dodatkowo
powinna istnieć możliwość modyfikowania szablonów przez użytkowników posiadających
odpowiednie uprawnienia
System ma umożliwiać eksportowanie wybranych danych celem tworzenia zaawansowanych
zestawień (format eksportu TXT, XLS, DOC, XML). System ma umożliwiać definiowania szablonów
eksportu.
System ma posiadać wbudowany generator raportów:
1) Zawierający dostęp do wszelkich danych wprowadzonych w systemie,
2) Pozwalający na filtrowanie danych wg dowolnych warunków,
3) Pozwalający na stosowanie szablonów raportów.
System zawiera w sobie narzędzie umożliwiające graficzną prezentację danych w postaci:
1) wykresów słupkowych,
2) wykresów kołowych.
WO-40
Mechanizm generowania dowolnych raportów i zestawień o zróżnicowanej analityce.
WO-41
Obsługa drukarek atramentowych, laserowych, igłowych oraz drukarek etykiet.
WO-42
Obsługa wydruków w formatach do A3 na kartkach pojedynczych z możliwością zapisu wydruku do
pliku oraz podglądu na ekranie.
WO-43
Ścisłe dostosowanie systemu i jego modułów do polskiego ustawodawstwa i charakteru działalności.
WO-44
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu system operacyjny właściwy dla serwera bazy danych, wraz
z instalacją oraz skonfigurowaniem wymienionego oprogramowania na serwerze Zamawiającego
także udzielenie licencji na korzystanie z niego.
2.
Wymagania Techniczne (WT).
Kod
WT-01
WT-02
Zamawiający wymaga aby wszystkie moduły zintegrowanego systemu informatycznego napisane
były w tej samej technologii, a baza danych pracowała na różnych platformach systemowych
(Windows 2003 Server, Windows 2008 Server, SUSE Linux, Red Hat Enterprise Linux).
Działanie na stanowiskach użytkowników w środowisku graficznym MS Windows XP Professional
SP 2 lub nowszym.
WT-03
System powinien pracować w architekturze Klient-Serwer.
WT-04
System powinien umożliwiać pracę przez Internet (wielooddziałowa struktura).
WT-05
Praca przez Internet musi wykorzystywać bezpieczny protokół transmisji/szyfrowanie połączeń.
WT-06
System zaprojektowany z zastosowaniem informatycznego modelu 3-warstwowego:
1) warstwa bazy danych,
2) warstwa logiki biznesowej,
3) warstwa prezentacyjna (interfejs użytkownika).
WT-07
WT-08
WT-09
WT-10
WT-11
WT-12
WT-13
WT-14
WT-15
WT-16
WT-17
WT-18
WT-19
WT-20
Załącznik nr 1
Strona 4 z 27
Baza Danych powinna być bazą SQL i zapewniać :
1) relacyjność,
2) integralność danych,
3) pełną kontrolę transakcji,
4) skalowalność.
Warstwa prezentacyjna (interfejs użytkownika) w wersji przeglądarkowej (Java, PHP, ASP, ASP.NET
lub równoważnej). Praca w przeglądarce MS Internet Explorer a także w innych przeglądarkach.
Możliwość wprowadzania danych przez przeglądarkę internetową w siedzibie firmy i z innego
miejsca poza firmą.
Aplikacja w całości zainstalowana na serwerze aplikacji natomiast na stacjach roboczych wystarczy
zainstalowanie przeglądarki internetowej.
Wzajemne współdziałanie modułów poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych
przechowywanych na serwerze.
Monitorowanie wszystkich zdarzeń związanych z eksploatacją systemu(wprowadzanie danych, ich
modyfikacja itp.), wraz z przechowywaniem informacji o użytkowniku obsługującym zdarzenie.
Przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym (Real Time Processing) z kontrolą dostępu do
pojedynczego rekordu przez więcej niż jeden proces (proces lub użytkownik).
Praca w czasie rzeczywistym - każde działanie podjęte w programie ma swoje odzwierciedlenie w
całym systemie.
Możliwość pracy z oddziałami terenowymi w czasie rzeczywistym.
System musi być polskojęzyczny oraz dokumentacja w języku polskim (w postaci wydruku oraz na
nośniku CD) pozwalająca na samodzielną naukę obsługi każdego modułu.
Dostawca ma przekazać Zamawiającemu pełny opis, sporządzony w języku polskim, struktury bazy
danych wraz z jej charakterystyką.
System powinien posiadać mechanizmy ograniczające ryzyko wprowadzenia nieprawidłowych
danych, na przykład:
1) walidacja wartości poszczególnych pól formularzy wejściowych z danymi słownikowymi,
2) wprowadzanie wartości pól formularzy z istniejących w systemie tablic,
3) kontrola krzyżowa zależności występowania pól np. jeśli wybierze się pole „firma” to pojawia
się miejsce na „nip” lub pole to staje się aktywne.
Odporność struktur danych (baz danych) na uszkodzenia oraz szybkie odtworzenie ich zawartości i
właściwego stanu, jak również łatwość wykonania ich kopii bieżących.
Aktualizacja informacji w bazach danych podczas rutynowych czynności wykonywanych na
stanowiskach pracy.
WT-21
System musi zapewniać sprawny i bezpieczny mechanizm wykonywania kopii bezpieczeństwa.
WT-22
Elastyczny i rozbudowany system tworzenia kopii rezerwowych.
WT-23
Wykonanie archiwizacji musi być możliwe w czasie normalnej pracy systemu.
WT-24
WT-25
WT-26
WT-27
WT-28
WT-29
Mechanizmy gwarantujące spójność danych.
Wspólny system haseł zabezpieczających przed dostępem osób niepowołanych z uwzględnieniem
przyznawania praw do różnych funkcji poszczególnym operatorom.
Zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem, które muszą funkcjonować na poziomie klienta
(aplikacja) i serwera (serwer baz danych).
Wielopoziomowy system dostępu umożliwiający dostęp określonym grupom osób do określonej
kategorii danych.
Wymagania dotyczące interfejsu użytkownika:
1) interfejs powinien być intuicyjny i ergonomiczny (uporządkowanie pól zgodne z kolejnością i
częstością wypełniania, optymalna liczba okien wymaganych do zrealizowania funkcji),
2) komendy i komunikaty dla użytkownika powinny być w języku polskim,
3) obsługiwany przy pomocy myszy i klawiatury,
4) jednolity wygląd ekranów (uporządkowanie pól, umieszczenie przycisków, opisy pól w
ustalonej konwencji),
5) jednolite działanie typowych funkcji (wyszukiwanie, sortowanie, przeglądanie, drukowanie itp.)
dostępnych z różnych ekranów,
6) w przypadku istotnych operacji na danych (np. usuwanie danych) wskazana jest możliwość
potwierdzania zamiaru wykonania operacji,
7) mechanizmy podpowiedzi do wszystkich pól,
8) wyposażony w pomoc kontekstową,
9) komunikaty o błędach lub nieprawidłowościach działania systemu powinny być wyświetlane w
języku polskim sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika.
System odpowiada warunkom technicznym oraz pozwala na adaptację warunków organizacyjnych
(przy jego eksploatacji), jakie powinny spełniać systemy informatyczne przetwarzające dane
osobowe – zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z
Załącznik nr 1
Strona 5 z 27
2002 r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) i z rozporządzeniami wykonawczymi do niej.
WT-30
WT-31
WT-32
WT-33
WT-34
WT-35
WT-36
Bezpieczeństwo:
1) System uprawnień odpowiadający zdefiniowanej strukturze organizacyjnej Funduszu z
określeniem ról użytkowników w Systemie,
2) Zabezpieczenie przed dostępem do przeglądania i edycji danych poprzez konieczność
podania nazwy użytkownika i hasła (w tym zastosowanie kart mikroprocesorowych),
3) Zarządzanie użytkownikami oraz grupami użytkowników,
4) Przypisywanie uprawnień do użytkowników i grup,
5) Raport logowań użytkowników,
6) Automatycznie zamykanie sesji po upływie czasu określonego w konfiguracji systemu, od
przerwania pracy z systemem, a nie wylogowaniu się,
7) Pełna historia aktywności użytkownika w systemie,
8) Operacje na danych osobowych zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych,
9) Definiowanie wymagań odnośnie hasła (minimalna długość, zawartość znaków, historia
haseł).
System udostępnia graficzne narzędzie służące do definiowania procesów w szczególności:
1) tworzenie diagramów definiujących obiegi dokumentów i zadań,
2) tworzenie schematów struktury organizacyjnej Funduszu,
3) określanie odpowiedzialności za poszczególne sprawy i zadania,
4) definiowanie słowników zmiennych opisujących określone typy spraw,
5) definiowanie formularzy służących do wpisywania danych o sprawach.
System zawiera w sobie funkcje wspierające korespondencję seryjną, umożliwiające:
1.
definiowanie szablonów listów standardowych,
2.
automatyczne generowanie listów standardowych w ramach opracowywania spraw,
3.
możliwość zdefiniowania jednego szablonu listów standardowych w różnych wersjach
językowych.
Możliwość skanowania dokumentów, danych multimedialnych np. tekst umowy, zdjęcia inwestycji,
zeskanowane faktury itd. i przechowywania ich postaci źródłowej w bazie danych.
Obsługa rejestru kontroli realizacji zadań.
Możliwość wystawienia określonego zakresu danych lub dokumentów dla stałych klientów
bezpośrednio w Internecie.
Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych źródłowych np. poprzez
wprowadzanie automatycznymi dekretami księgowymi w programie F-K zrealizowanych operacji
finansowych dla umów, które po zaksięgowaniu dowodu pojawiają się w wykazie operacji
finansowych danej umowy.
WT-37
Pełna integracja z systemem ZUS Płatnik.
WT-38
Integracja Systemu z bankowymi systemami płatności np. BOSCOM, BRESOK, MultiCash.
WT-39
Pełna integracja modułu sprawozdawczości aplikacji z pakietem MS Office (Word, Excel).
WT-40
System umożliwi wymianę informacji z otoczeniem (eksportowanie danych z baz danych systemu na
stronę WWW Zamawiającego).
WT-41
Czas reakcji na zgłoszenie awarii nie dłuższy niż 8 godz. roboczych od momentu zgłoszenia.
WT-42
Możliwość zdalnego serwisu przez Internet w czasie rzeczywistym.
WT-43
Obecna ilość użytkowników: 44, szacowany roczny przyrost 5%.
WT-44
Wniosek wraz z załącznikami zawiera średnio 100 stron.
WT-45
Liczba administratorów: 3.
WT-46
Wymóg pracy systemu w posiadanym przez Zamawiającego środowisku wirtualnym opartym na
Vmware Vsphere 4 Advanced - współpraca z mechanizmami Fault Tolerance i High Availability.
3.
Moduł Obsługi Działalności Statutowej Umowy/Wnioski (UW).
Kod
UW-01
System ma rejestrować i ewidencjonować wnioski o pomoc finansową.
UW-02
System ma monitorować stan realizacji umów.
UW-03
System ma wykorzystywać centralną bazę zawierającą wszelkie informacje o realizacji wniosków
oraz interesantach.
UW-04
UW-05
UW-06
UW-07
UW-08
UW-09
UW-10
UW-11
UW-12
UW-13
UW-14
UW-15
UW-16
UW-17
UW-18
UW-19
UW-20
UW-21
Załącznik nr 1
Informacje o wnioskach i interesantach zawarte w centralnej bazie danych mają być dostępne dla
poszczególnych pracowników zgodnie z rolami zdefiniowanymi w systemie.
System ma zapewnić, że przyjęte zgłoszenie wniosku nie będzie mogło zostać usunięte lub
zmodyfikowane bez zostawienia wyraźnego śladu.
System ma mieć możliwość przechowywania w bazie danych zeskanowanej dokumentacji
(wybranych dokumentów uznanych przez Biuro za istotne dla sprawy) związanej z wnioskiem
włącznie ze zdjęciami.
Możliwość przechowywania w bazie danych dokumentów elektronicznych (pliki MS Word, arkusze
kalkulacyjne, zeskanowane dokumenty itp.) związanych z daną umową.
System ma umożliwiać dołączanie załączników na dowolnym etapie realizacji wniosku i/lub umowy
oraz kierowanie informacji o nich po otwarciu okna sprawy przez pracownika, który zajmuję się
daną sprawą. Każda sprawa może posiadać wiele załączników. Jeden wpływający dokument może
być przyporządkowany do kilku spraw.
System ma wiązać logicznie wszystkie dokumenty, które dotyczą konkretnej sprawy na wszystkich
etapach jej realizacji.
System ma umożliwiać dołączanie do wniosków załączników – w szczególności „harmonogramu
rzeczowo-finansowego” oraz „karty efektu ekologicznego”.
System ma umożliwiać dołączanie do umowy „Harmonogramu rzeczowo-finansowego” oraz „Karty
efektu ekologicznego” wg ustalonego wzorca załącznika.
System ma umożliwiać opatrywanie załączanych dokumentów komentarzami.
System ma umożliwiać dodawanie do bazy danych wartości wynikających z różnych dokumentów
(przykładowo załączany będzie skan dokumentu będącego zabezpieczeniem lecz równocześnie w
systemie wpisywane będą informacje o zabezpieczeniach). Podane wartości mają być widoczne
przez system – przykładowo, gdy zbliżać się będzie termin utraty ważności zabezpieczenia system
będzie wysyłał odpowiedni monit.
System ma umożliwiać dodawanie całej korespondencji wraz z datami oraz nazwiskami
pracowników, dotyczącej spraw:
1) Pism z prośbą o dosłanie dodatkowych dokumentów,
2) Zapytań od wnioskodawców,
3) Odpowiedzi na zapytania,
4) Informacji o decyzjach Zarządu,
5) Odwołań od decyzji Zarządu,
6) Aneksów i projektów aneksów,
7) Umów i projektów umów.
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie listy zadań/wniosków na Zarząd i do Rady
Nadzorczej według szablonu ustalonego z Zamawiającym.
System ma umożliwiać modyfikację statusu i warunków realizacji umów w przypadku zmiany decyzji
Zarządu i/lub Rady Nadzorczej Funduszu dotyczącej danego wniosku.
System powinien automatycznie generować treść opinii o wniosku dla Zarządu i/lub Rady
Nadzorczej w oparciu o przygotowane wzorce i dawać możliwość przechowywania treści tych opinii
w bazie danych w formacie zgodnym z MS Word. Powinien także dawać możliwość ręcznego
korygowania zapisów przed skierowaniem na posiedzenie zarządu, rady.
System ma umożliwiać wystawianie promes zgodnie z ustalonymi szablonami.
System powinien automatyczne generować w oparciu o przygotowane wzorce treści pism
informujących wnioskodawcę o przyznaniu (np. promesa) lub nie przyznaniu pomocy.
System ma automatycznie generować umowy do wniosków (w oparciu o przygotowane wzorce),
które zostały zaakceptowane przez odpowiednio uprawnione do tego organy. Możliwość
przechowywania treści umowy w bazie danych w formacie zgodnym z MS Word.
System ma umożliwiać rejestrację daty nadania wnioskowi statusu „kompletny” wraz z nazwiskiem
pracownika odpowiedzialnego za wniosek.
UW-22
System ma umożliwiać anulowanie wniosku.
UW-23
System ma umożliwiać wypowiedzenie umowy.
UW-24
UW-25
UW-26
Strona 6 z 27
System ma umożliwiać wystawianie potwierdzeń złożonych wniosków z zaznaczeniem daty, numeru
wniosku, informacji o beneficjencie, rodzaju wniosku oraz nazwiska przyjmującego wniosek
pracownika.
System ma umożliwiać tworzenie oraz nadzorowanie wykonywania planów kontroli. System ma
umożliwiać gromadzenie danych dotyczących wyników kontroli realizacji przedsięwzięć
(sprawozdań) współfinansowanych przez Fundusz, z zaznaczeniem charakteru kontroli (planowa,
dodatkowa).
System ma zawierać centralną bazę wnioskodawców wraz z danymi teleadresowymi:
1) Unikalny numer w bazie Systemu,
2) NIP,
Załącznik nr 1
Strona 7 z 27
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
UW-27
Regon,
Nazwa pełna,
Nazwa skrócona,
Kod pocztowy,
Adres,
Powiat (pole słownikowe),
Gmina (pole słownikowe),
Rodzaj:
a) Samorząd i jednostki organizacyjne samorządu:
 województwo,
 powiat,
 gmina,
 związek powiatów,
 związek gmin,
b) Pozostałe jednostki sektora finansów publicznych:
 Wojewoda i jego jednostki organizacyjne (w tym parki krajobrazowe, WIOŚ, itp.),
 szpitale,
 placówki oświatowe,
 policja,
 państwowa straż pożarna,
 inne,
c) Inne:
 podmioty gospodarcze,
 spółdzielnie,
 ochotnicza straż pożarna,
 stowarzyszenia,
 fundacje,
 pozostałe,
11) Status prawny Wnioskodawcy,
12) Nazwisko osoby reprezentującej,
13) Numer telefonu,
14) Inne w miarę potrzeb Zamawiającego.
System ma umożliwiać przypisywanie danych różnych osób kontaktowych w ramach tego samego
podmiotu, odpowiedzialnych za konkretne projekty oraz za współpracę z konkretnym
merytorycznym zespołem/stanowiskiem.
UW-28
System ma umożliwiać przyjmowanie wniosków przez Internet za pomocą Portalu Beneficjenta.
UW-29
System ma umożliwiać przeglądanie historii wniosków, umów i aneksów.
UW-30
System ma umożliwiać nadawanie statusów umowom:
1) Do podpisania,
2) Czynna (podpisana i realizowana),
3) Umorzona warunkowo,
4) Zrealizowana,
5) Rozwiązana,
6) Wypowiedziana,
7) Zawarta ugoda.
UW-31
System ma umożliwiać bieżącą zmianę statusu wniosku/umowy uprawnionym pracownikom.
UW-32
UW-33
UW-34
UW-35
System ma umożliwić zaznaczenie rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania na każdym etapie
postępowania o dofinansowanie.
System ma kontrolować wielkości wprowadzanych danych (na przykład kwota wpisywana do umowy
nie może być wyższa niż kwota, jaka została zatwierdzona powiązaną Uchwałą). System ma
umożliwiać wprowadzanie kilku uchwał Zarządu/Rady Nadzorczej przy jednym wniosku.
System powinien umożliwiać ocenę wskaźnikową kontrahentów. Mechanizm powinien pozwalać na
wyliczenie swobodnie definiowanych wskaźników finansowych dla danego kontrahenta np.
zyskowność netto sprzedaży, płynność-wskaźnik bieżący, płynność wskaźnik szybki, wskaźnik
zadłużenia, rotacje należności handlowych, rotacje zobowiązań handlowych, zadłużenie/sprzedaż w
%, zwrot netto kapitału.
System ma umożliwiać tworzenie w oparciu o zarejestrowane wnioski, wykazów/sprawozdań
wniosków w rozbiciu:
1) terytorialnym (według obszarów),
2) dziedzinowym (ochrona wód i atmosfery),
3) według kontrahentów (np. urzędy gmin, miast),
4) według rodzajów typu pomocy (np. pożyczka, dotacja),
Załącznik nr 1
Strona 8 z 27
5)
6)
7)
8)
9)
10)
UW-36
według rodzajów zadań (np. budowa oczyszczalni, dokumentacja stanu przyrody),
według zlewni (np. zlewnia Odry),
według rodzajów finansowania (np. środki krajowe, Fundusz Spójności),
według typu zadania (np. zadanie inwestycyjne, nieinwestycyjne),
według przyjęcia wniosku do planu udzielania pomocy,
według innych kryteriów w oparciu o wprowadzane dane dotyczące wniosku (np.
wnioskowana kwota pomocy większa od ….)
System powinien umożliwiać planowanie na etapie wniosków operacji finansowych dla różnych
wariantów pomocy finansowej (dotacje, pożyczki, dopłaty) – tworzenie symulacji.
UW-37
Prowadzenie kartoteki umów dla różnych wariantów pomocy finansowej.
UW-38
Możliwość automatycznego tworzenia dla umowy planu wypłat i spłat.
UW-39
System ma automatycznie planować umorzenia pożyczki według różnych wariantów.
UW-40
System ma umożliwiać sporządzanie symulacji odsetek w różnych wariantach.
UW-41
System ma automatycznie naliczać odsetki według różnych wariantów, w tym pokazywać informację
o odsetkach bieżących nienależnych
UW-42
System ma umożliwiać zmianę terminów spłat rat.
UW-43
UW-44
UW-45
UW-46
UW-47
UW-48
System powinien mieć możliwość generowania planu umorzeń zawierającego listę umów
kwalifikujących się do umorzenia w danym roku kalendarzowym, z możliwością symulowania
wpływu zmiany stopy umorzenia na wpływy z tytułu spłat pożyczek.
Możliwość tworzenia planu finansowego uwzględniającego :
1) wypłaty w bieżącym roku i latach następnych (wpływ na plany finansowe kolejnych lat),
2) zobowiązania z zawartych umów,
3) zobowiązania z ostatecznych decyzji,
4) zobowiązania wymagające akceptacji Rady Nadzorczej,
5) zapewnienia środków do obsługi zobowiązań,
6) zobowiązania lat następnych,
7) planowane umorzenia,
8) przychody z tytułu naliczonych odsetek uwzględniające spłaty rat i umorzenia,
9) przychody z tytułu spłat rat uwzględniające planowane umorzenia,
10) należności tytułu spłat kapitału pożyczek,
11) należności z tytułu odsetek od pożyczek,
12) przychody statutowe.
System ma umożliwiać drukowanie wniosków, umów i aneksów na podstawie uzgodnionych i
zabezpieczonych przed zmianami szablonów (powinna istnieć możliwość stworzenia
niestandardowej umowy) i umożliwiać przechowywanie treści umowy w bazie danych w formacie
zgodnym z MS Word.
System ma umożliwiać tworzenie Kart Informacyjnych Zadania dostępnych dla uprawnionych
pracowników Funduszu. Z poziomu KIZ ma być dostępna cała historia rozpatrywania i realizacji
wniosku:
1) Informacje wpisane w trakcie przyjmowania wniosku,
2) Informacje o realizacji wniosku (korespondencja, nazwiska pracowników, daty),
3) Rejestr przebiegu spłaty pożyczki (sprawdzenie czy jest opóźnienie, ile dni, jak się zmniejszy
umorzenie, naliczone odsetki).
System ma umożliwiać rejestrację kart informacyjnych zadań oraz wniosków w podziale na biura
terenowe, kierunki (dziedziny) i ich podgrupy i jednostki administracyjne (gmina, powiat,
województwo).
System ma umożliwiać rejestrację następujących danych dotyczących kart informacyjnych zadań:
1) Wnioskodawca + adres,
2) Nazwa zadania + lokalizacja,
3) Termin realizacji,
4) Koszt całkowity,
5) Nakłady planowane do poniesienia w danym roku,
6) Wydatki planowane na dany rok z podziałem na:
a) środki własne,
b) źródła finansowania oraz kwotę,
c) wnioskowane środki WFOŚiGW:
 dotacja,
 pożyczka
 dopłata do kredytu.
7) Nakłady do poniesienia w latach następnych, z podziałem na źródła,
8) Stan przygotowania zadania,
9) Dotychczasowy udział WFOŚiGW w finansowaniu zadania,
UW-49
Załącznik nr 1
Strona 9 z 27
10) Liczba punktów,
11) Uwagi,
12) Inne.
System ma umożliwiać wpisywanie do każdego wniosku następujących danych:
1) Nazwa i dane wnioskodawcy,
2) Kod i nazwa zadania (pole słownikowe),
3) Lokalizacja,
4) Opis zadania,
5) Status wniosku (pole słownikowe):
a) nowy,
b) przetwarzany,
c) do uzupełnienia,
d) kompletny,
e) skierowany do rozpatrzenia,
f) rozpatrzony - oczekujący na uzupełnienie dokumentów,
g) rozpatrzony - oczekujący na podpisanie umowy,
h) zrealizowany - zawarta umowa,
i) odrzucony.
6) Datę przyjęcia wniosku,
7) Dane pracownika przyjmującego/wprowadzającego wniosek do systemu,
8) Dane pracownika prowadzącego wniosek,
9) Lokalizacja,
10) Koszt całkowity,
11) Wnioskowana kwota,
12) Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej,
13) Numer umowy,
14) Data zawarcia umowy,
15) Kwota dotacji z wyszczególnieniem rat wypłat,
16) Kwota przekazanych środków z wyszczególnieniem rat wypłat,
17) Kwota pożyczki z wyszczególnieniem rat wypłat,
18) Kwota dopłat z wyszczególnieniem wypłat,
19) Typ zadania (inwestycyjne, nieinwestycyjne),
20) Źródła finansowania (środki własne, udział: NFOŚiGW, GFOŚiGW, PFOŚiGW, kredyty
bankowe, Ekofundusz, RPO, PROW, POIiŚ, inne) System ma umożliwiać dodawanie nowych
źródeł finansowania.
21) Termin rozpoczęcia,
22) Termin zakończenia,
23) Termin osiągnięcia efektu ekologicznego,
24) Wielkość planowanego efektu ekologicznego,
25) Koszt jednostkowy,
26) Aneksy do umowy,
27) Rozliczenie końcowe i jego termin, planowany i rzeczywisty,
28) Efekt rzeczywisty, ekologiczny i rzeczowy.
29) Termin rozliczenia/udokumentowania efektu ekologicznego i rzeczowego
30) Data wpływu wniosku o umorzenie,
31) Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej dotyczącej umorzenia,
32) Kwota umorzenia i data umorzenia,
33) Przeznaczenie środków z umorzenia i data wykorzystania środków,
34) Rozliczenie umorzenia według daty wpływu,
35) Wykorzystanie środków z umorzenia – zmiany terminów lub zadań,
36) Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej o wypowiedzeniu umowy.
37) Kwota środków postawionych w stan wymagalności,
38) Data spłaty wymagalnych kwot,
39) Obszar (pole słownikowe): i kodowe
a) Ochrona wód,
b) Gospodarka wodna,
c) Ochrona atmosfery,
d) Ochrona powierzchni ziemi,
e) Ochrona przyrody,
f) Edukacja ekologiczna,
g) Przeciwdziałanie nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska,
h) Monitoring środowiska,
i) Fundusze Pomocowe,
40) Podgrupy obszarów działalności (np. oczyszczalnie ścieków, sieci kanalizacyjne, kotłownie).
41) Terminów rozliczenia finansowego i merytorycznego poszczególnych transz wypłat z
możliwością wpisania komentarza w przypadku przekroczenia terminu. System powinien
UW-50
Załącznik nr 1
Strona 10 z 27
wykorzystywać wpisane terminy do generowania informacji o wysokości przysługującego
umorzenia.
System ma umożliwiać wyszukiwanie wniosku po wszystkich wpisywanych danych, w
szczególności:
1) Biurze terenowym przyjmującym wniosek i nazwisku pracownika prowadzącego wniosek,
2) Numerze wniosku,
3) Numerze uchwały zarządu lub RN
4) Numerze umowy
5) Dacie uchwały zarządu lub RN
6) Wnioskodawcy,
7) Gminie,
8) Powiecie,
9) Kwocie,
10) Obszarze,
11) umorzeniu
12) Nazwie zadania,
13) Kodzie zadania
14) Formie dofinansowania (pożyczka, dotacja, dopłata do oprocentowania, przekazanie
środków),
15) Korzystaniu ze środków zewnętrznych - krajowych,
16) Korzystaniu ze środków Funduszu Spójności oraz innych źródeł zagranicznych,
17) Dacie zawarcia umowy,
18) Dacie złożenia wniosku.
UW-51
System ma umożliwiać łączenie (przypisanie) umowy z wnioskiem.
UW-52
Nadawanie numeru umowy ma następować dopiero w momencie, gdy pracownik zatwierdzi umowę
(w trakcie pracy nad umową nie ma potrzeby jej numerowania).
UW-53
System ma umożliwić oraz dopilnować, by Umowa została potwierdzona przez wszystkie wydziały.
UW-54
System ma umożliwiać bezpośrednie powiązanie umów z ich aneksami.
UW-55
System ma umożliwiać rejestrowania następujących danych dotyczących umowy:
1) Beneficjenta,
2) Rodzaju beneficjenta (gmina, powiat, inny),
3) Rodzaju pomocy (pole słownikowe),
4) Przyznanych kwot,
5) Dat i numerów uchwał oraz innych decyzji Zarządu,
6) Dat i numerów uchwał oraz innych decyzji Rady Nadzorczej,
7) Daty podpisania umowy,
8) Numeru umowy,
9) Daty wygaśnięcia umowy,
10) Nazwy zadania,
11) Lokalizacji zadania (powiat, gmina),
12) Oznaczenia kierunku dofinansowania,
13) Oprocentowania,
14) Źródła finansowania,
15) Kosztu całkowitego zadania,
16) Całkowitych planowanych nakładów,
17) Terminu rozpoczęcia zadania,
18) Terminu zakończenia zadania - planowanego i rzeczywistego,
19) Terminu osiągnięcia efektu ekologicznego - planowanego i rzeczywistego,
20) Terminu rozliczenia umowy - planowanego i rzeczywistego,
21) Efektów ekologicznych - planowanych i rzeczywistych,
22) Efektów rzeczowych - planowanych i rzeczywistych,
23) Cykli wypłat,
24) Cykli spłat,
25) Rodzaju i daty ważności zabezpieczeń,
26) Numerów i dat aneksów do umowy,
27) Osób przygotowujących,
28) Daty i numeru uchwały Zarządu umarzającej pożyczkę,
29) Kwoty i daty umorzenia,
30) Przeznaczenia środków z umorzenia,
31) Terminów rozliczenia umorzenia,
32) Daty i numeru wypowiedzenia/rozwiązania umowy,
33) Nazwisko pracownika prowadzącego umowę,
34) Innych.
UW-56
UW-57
UW-58
UW-59
UW-61
Załącznik nr 1
Strona 11 z 27
System ma umożliwiać wyszukiwanie umowy po wszystkich wpisywanych danych, w szczególności:
1) Biurze terenowym przyjmującym wniosek i nazwisku pracownika prowadzącego umowę,
2) Numerze wniosku,
3) Numerze uchwały Zarządu lub Rady Nadzorczej,
4) Numerze umowy,
5) Formie zabezpieczeń,
6) Dacie uchwały Zarządu lub Rady Nadzorczej,
7) Dacie umowy,
8) Dacie wpływu,
9) Wnioskodawcy,
10) Gminie,
11) Powiecie,
12) Kwocie,
13) Obszarze,
14) Rodzaju pomocy (pole słownikowe):
a) Pożyczka,
b) Dotacja,
c) Przekazanie środków,
d) Dopłaty do oprocentowania kredytów,
e) Umorzenia,
f) Nazwie dziedziny,
g) Korzystaniu ze środków z Funduszu Spójności lub innych źródeł zagranicznych.
System ma umożliwiać aneksowanie umów. Wniosek o aneks ma zawierać:
1) Opis przyczyn,
2) Nowe terminy realizacji zadania,
3) Nowy efekt rzeczowy oraz termin jego osiągnięcia,
4) Nowy efekt ekologiczny oraz termin jego osiągnięcia,
5) Nowe warunki spłaty,
6) Harmonogram wypłat transz dotacji/pożyczki,
7) Zabezpieczenie pożyczki,
8) Kwota dofinansowania,
9) Harmonogram rzeczowo – finansowy,
10) Inne.
Do wniosku o aneks powinna być możliwość załączania opinii dotyczących złożonego wniosku.
Wniosek powinien być automatycznie generowany i przechowywany w bazie danych w formacie
zgodnym z MS Word.
Dane do umów i aneksów mają być wstawiane z bazy danych – w tym z ostatniej (zaakceptowanej)
wersji „Arkusza negocjacji”. Powinna istnieć możliwość ręcznego korygowania danych.
System ma umożliwiać gromadzenie danych o planowanych i osiągniętych efektach ekologicznych
w podziale na kategorie dofinansowania:
1) Ochrona powietrza:
a) emisja dwutlenku siarki [Mg/rok],
b) emisja dwutlenku azotu [Mg/rok],
c) emisja tlenku węgla [Mg/rok],
d) emisja dwutlenku węgla [Mg/rok],
e) emisja pyłu [Mg/rok],
f) oszczędność energii cieplnej [GJ/rok],
g) zmniejszenie zużycia energii elektrycznej [MWh/rok],
h) ograniczenie hałasu [dB],
i) Inne,
2) Ochrona ziemi:
a) stworzenie możliwości do wprowadzenia w sposób zorganizowany odpadów do środowiska
[m3/rok] lub (ha)
b) możliwość segregacji odpadów [Mg/rok],
c) stworzenie warunków do odzysku surowców wtórnych [Mg/rok], w poszczególnych
kategoriach: szkoło, tworzywa sztuczne, złom itp. z możliwością dodawania nowych
kategorii przez użytkownika.
d) rekultywacja terenu wysypisk [ha],
e) bezpieczne składowanie padłych zwierząt (zbiornice padliny) [Mg/rok],
f) gospodarcze wykorzystanie odpadów [Mg/rok],
g) unieszkodliwianie i usuwanie azbestu [m],
h) utylizacja odpadów niebezpiecznych [m3/rok],
i) inne,
3) Ochrona wód:
a) wybudowana sieć kanalizacyjna [mb],
b) wybudowane przyłącza [szt],
4)
5)
6)
7)
8)
Załącznik nr 1
Strona 12 z 27
c) nowe i/lub zmodernizowane oczyszczalnie [szt],
d) przepustowość przekazanych do eksploatacji nowo wybudowanych lub zmodernizowanych
oczyszczalni [m3/doba]
e) ograniczenie ładunku zanieczyszczeń BZT5 odprowadzanych do ścieków (Mg O2/rok),
f) ograniczenie ładunku zanieczyszczeń ChZT odprowadzanych do ścieków [Mg O2/rok],
g) ograniczenie ładunku zanieczyszczeń N ogólny odprowadzanych do ścieków [Mg N / rok),
h) ograniczenie ładunku zanieczyszczeń P ogólny odprowadzanych do ścieków [Mg P/rok),
i) ograniczenie ładunku zanieczyszczeń zawiesiny odprowadzanych do ścieków [Mg/rok),
j) stworzenie możliwości podłączenia posesji [szt],
k) Inne,
Gospodarka wodna:
a) budowa i modernizacja zbiorników wodnych [powierzchnia lustra wody] [pojemność
retencyjna],
b) budowa i modernizacja budowli hydrostatycznych [liczba],
c) modernizacja i regulacja rzek i cieków powierzchniowych [mb],
d) budowa i modernizacja wałów przeciwpowodziowych [mb],
e) wydajność stacji uzdatniania wody [m3/h],
f) budowa sieci wodociągowej [mb],
g) wykonanie przyłączy [szt],
h) Inne,
Edukacja ekologiczna:
a) Budowa, remont, adaptacja obiektów, służących prowadzeniu edukacji ekologicznej (szt.) i
( mb),
b) Zakup wyposażenia ośrodków edukacji ekologicznej (szt),
c) Działania szkoleniowe (szt.) i (liczba osób),
d) Programy edukacyjne (szt.) i (liczba osób),
e) Opracowanie i wykonanie materiałów popularyzujących ochronę środowiska i postawy
proekologiczne (szt.) i (nakład),
Inne działania Edukacyjne (szt.) i (liczba odbiorców)Ochrona przyrody:
a) opracowane i wykonane plany ochrony [szt],
b) renowacja gniazd [szt],
c) pielęgnacja drzew [szt],
d) modernizacja opryskiwaczy polowych i sadowniczych [szt],
e) zakup materiału zarybieniowego [kg],
f) zalesienie gruntów [ha],
g) pielęgnacja pomników przyrody [szt.],
h) wykupy gruntów [ha],
i) restytucja i reintrodukcja gatunków (szt.) i/lub (ha)
j) wspieranie realizacji programów czynnej ochrony przyrody. (szt.) i (ha)
k) ochrona i konserwacja parków zabytkowych i pomników przyrody (szt.)
l) ochrona różnorodności przyrodniczej (szt.)
m) ochrona w ramach obszarów Natura 2000 (szt.) i (ha)
n) Inne.
Monitoring środowiska:
a) zakup sprzętu i aparatury pomiarowej [szt],
b) Inne,
Przeciwdziałanie nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska:
a) zakup pojazdów specjalnych [szt.]:
 ciężkie samochody ratowniczo-gaśnicze [szt.],
 średnie samochody ratowniczo-gaśnicze [szt.],
 lekkie samochody ratowniczo-gaśnicze [szt.],
 podnośniki hydrauliczne [szt.],
 inne pojazdy specjalne [szt.],
 zabudowa lub modernizacja pojazdów specjalnych [szt.],
 podnośniki hydrauliczne [szt.],
 inne pojazdy specjalne [szt.],
b) zakup łodzi i pontonów [szt.],
c) zakup sprzętu ratowniczego [szt.],
 pompy [szt.],
 sprzęt hydrauliczny [szt.],
 poduszki pneumatyczne [szt.],
 skokochrony [szt.],
 sprężarki [szt.],
 kabiny dekontaminacyjne i namioty ewakuacyjne [szt.],
 moduły gaśnicze, działka wodno-pianowe i generatory piany [szt.],
UW-62
UW-63
UW-64
UW-65
UW-66
UW-67
UW-68
Załącznik nr 1
Strona 13 z 27
 węże pożarnicze [szt.],
 inne,
d) zakup wyposażenia osobistego i ubrań [szt.]:
 ubrania gazoszczelne [szt.],
 ubrania żaroodporne [szt.],
 ubrania specjalne [szt.],
 sprzęt nurkowy [szt.],
 aparaty powietrzne [szt.],
 hełmy [szt.],
 inne [szt.],
e) unieszkodliwienie substancji niebezpiecznych [Mg ],lub (m3)
f) rekultywacja terenu [ha],
g) inne.
System ma umożliwiać automatyczne dokonywania przeliczeń jednostek, w których opisywane są
efekty ekologiczne:
1) [GJ/rok] na [kWh/rok],
2) [m2 ] na [ha],
3) [Mg/rok] na [m3/rok ], z możliwością zmiany gęstości przeliczanego odpadu,
4) [kJ] na [GJ],
5) Inne.
System ma umożliwiać dopisywanie innych efektów w poszczególnych dziedzinach.
Obsługa pomocy publicznej:
1) rejestracja pomocy publicznej na etapie: wniosku, umowy, aneksu, wniosku o umorzenie,
2) kalkulator do symulowania wyliczeń pomocy publicznej (ekwiwalentu dotacji netto i brutto;
kalkulatorów EDN/EDB),
3) generowanie sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej,
4) generowanie okresowych sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej zgodnie z wymogami
GUS.
Rejestracja do każdej umowy danych z faktur lub rachunków przedstawionych przez
pożyczkobiorcę.
System ma umożliwiać przekazywanie przez wydziały merytoryczne dyspozycji przelewu.
System ma umożliwiać przypominanie o zbliżających się ważnych datach (np. terminie rozpatrzenia,
dacie wypłaty, terminie udzielenia odpowiedzi, terminie rozliczenia umowy, terminie spłaty raty)
przez wysyłanie monitu do osoby prowadzącej sprawę lub innych osób.
System ma umożliwiać obsługę umorzeń, rozliczenia po terminie, zmiany przeznaczenia i terminu
wykorzystania środków z umorzenia, zmiany nazwy zadania, realizację decyzji o postawieniu
środków w stan wymagalności itd. Umorzenia mają być powiązane z umową główną.
UW-69
System ma umożliwiać rozliczanie rat.
UW-70
System powinien umożliwiać raportowanie niepełnego spłacenia rat na określony dzień -informacja
o zaległościach.
UW-71
W przypadku spłat system ma umożliwiać spłacanie w pierwszej kolejności części odsetkowej.
UW-72
UW-73
UW-74
UW-75
UW-76
UW-77
UW-78
System ma umożliwiać wprowadzanie nowych warunków spłaty (z możliwością zachowania starego
harmonogramu/warunków spłat).
System ma mieć możliwość sporządzenia „Podsumowania umowy” zawierającego informacje
dotyczące realizacji sprawy.
System ma umożliwiać prowadzenie rejestru zabezpieczeń i depozytów do umów.
System ma umożliwiać automatyczne księgowanie wartości zabezpieczeń na kontach
pozabilansowych (w tym przy wykreślaniu zabezpieczeń).
System ma umożliwiać warunkowe przyznawanie dofinansowania (np. pod warunkiem przesłania
dodatkowych dokumentów). Taki komentarz wraz z nadzorowaną przez System datą ma znaleźć się
w Systemie.
System ma umożliwiać (z poziomu modułu UW ) dostęp do wszystkich dokumentów i operacji, które
zostały uruchomione z poziomu modułu Kancelaria zgodnie z nr sprawy.
System ma umożliwiać wprowadzenie do umów klauzul zabezpieczających zindywidualizowanych
dla poszczególnych transakcji.
UW-79
System ma umożliwiać automatyczne tworzenie zawiadomienia o odsetkach, wezwań do zapłaty.
UW-80
System ma umożliwiać tworzenie korespondencji seryjnej dla zawiadomień o odsetkach do zapłaty.
UW-81
System ma mieć możliwość eksportu każdej tabeli do arkusza kalkulacyjnego.
UW-82
System powinien umożliwiać naliczanie odsetek od kapitału, należnych Funduszowi za cały okres
Załącznik nr 1
Strona 14 z 27
umownej spłaty pożyczki umorzonej.
4.
Moduł Obsługa Zarządu i Rady Nadzorczej (OZ).
Kod
OZ-01
OZ-02
OZ-03
OZ-04
OZ-05
OZ-06
System ma umożliwiać sporządzanie, obsługę i rejestrację dowolnych wniosków na posiedzenie
Zarządu oraz Rady Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami.
System ma generować dowolne wnioski na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej w
powiązaniu z danymi z modułu Umowy i Wnioski (UW) zgodnie z ustalonymi szablonami.
System ma umożliwiać opatrywanie wniosków na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej
opiniami. Do jednego wniosku może być podpięte kilka opinii (z biur terenowych i
wydziałów/zespołów merytorycznych).
System ma umożliwiać wycofywanie wniosków na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej (np.
ze względu na konieczność dosłania/uzupełnienia dodatkowych dokumentów).
System ma generować protokoły, projekty uchwał oraz uchwały z posiedzenia Zarządu oraz Rady
Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami.
System ma umożliwiać rejestrację:
1) numerów, dat podjęcia i rodzajów decyzji Zarządu i Rady Nadzorczej,
2) szczegółów dotyczących decyzji Zarządu lub Rady Nadzorczej zawartych w uchwale:
a) rodzaj dofinansowania,
b) kwota dotacji,
c) kwota pożyczki,
d) kwota umorzenia,
e) nazwa wnioskodawcy,
f) nazwa zadania,
g) wysokość oprocentowania,
h) rodzaj zabezpieczenia pożyczki,
i) data i numer umowy (w przypadku uchwały umorzeniowej lub zmieniającej warunki umowy
– data umorzenia pożyczki),
j) przeznaczenie środków z umorzenia i data realizacji zadania, na które przeznaczone mają
zostać środki z umorzenia części pożyczki,
k) ewentualne dodatkowe warunki dofinansowania/umorzenia pożyczki,
l) zmiana warunków umorzenia,
m) data spłaty środków postawionych w stan wymagalności,
n) osoba odpowiedzialna za realizację uchwały itd.
o) powód odmowy,
p) powód przesunięcia sprawy na inny termin,
q) inne wg potrzeb zamawiającego.
OZ-07
System musi umożliwiać dopisanie do protokołu informacje o protokolancie.
OZ-08
System ma umożliwiać generowanie listy obecności na Zarządzie i Radzie Nadzorczej.
OZ-09
OZ-10
5.
System ma umożliwiać generowanie sprawozdań z działalności Zarządu na podstawie kalendarza
spotkań (spotkania odbyte i planowane).
System ma umożliwiać wprowadzanie zmian do treści decyzji i protokołów wcześniej już
wygenerowanych.
Moduł Finansowo-Księgowy (FK).
Kod
FK-01
FK-02
FK-03
Moduł finansowo-księgowy winien zapewnić prowadzenie księgowości zgodnie z ustawą o
rachunkowości i w oparciu o wzorcowy plan kont (używany przez Zamawiającego).
Konta księgi głównej mają być budowane w podziale na konta aktywne, pasywne, aktywnopasywne, pozabilansowe.
System ma umożliwić wystawianie faktur i korekt oraz umożliwić ich automatyczne powiązanie z
dekretami księgowych.
FK-04
System ma zapewniać prowadzenie rejestru VAT.
FK-05
Wprowadzane dowody księgowe mają być rejestrowane w dziennikach użytkowników.
FK-06
FK-07
FK-08
FK-09
FK-10
FK-11
FK-12
FK-13
FK-12
FK-13
Załącznik nr 1
Strona 15 z 27
Operacje gospodarcze rejestrowane w innych modułach mają być przenoszone bezpośrednio do
modułu księgowego i automatycznie księgowane na poszczególnych kontach analitycznych i
syntetycznych.
W przypadku braku możliwości automatycznego uaktualnienia księgi głównej po zaksięgowaniu
operacji system ma zapewnić funkcjonalność przetwarzania dnia, zapisującego operacje na kontach
syntetycznych.
Konta syntetyczne w księdze głównej winny zawierać historię wszystkich transakcji za każdy dzień
oraz saldo.
System ma zapewnić bieżącą kontrolę poprawności księgowania dowodów księgowych zgodności
stron WN=MA.
System ma zapewnić automatyczne tworzenie dekretów księgowych z faktur oraz wystawionych
przelewów na dany dzień.
System ma umożliwiać eksport przelewów do programów obsługujących przekaz elektroniczny.
Rozwiązanie to powinno pozwolić na bezpośrednie przekazywanie drogą elektroniczną przelewów
bankowych za pomocą np. home banking, boscom, bresok, multicashe, videotel, goniec, itd.
System ma umożliwiać współpracę z programami przesyłania przelewów bankowych z
wykorzystaniem np. modemu telefonicznego.
System ma umożliwiać sporządzanie przelewów dla banków w dowolnym formacie określonym
przez bank.
System ma zapewnić automatyczne rozksięgowanie danych z wyciągów bankowych
wprowadzonych do systemu.
System ma zapewnić ewidencję faktur sprzedaży i zakupu oraz prowadzenie rejestru zgodnie z
wymogami VAT.
FK-14
System ma umożliwić generowanie wydruku do przelewów bankowych.
FK-15
System ma umożliwiać tworzenie sald pożyczkobiorców, miesięczne wydruki zaległości kontrahenta.
FK-16
System ma umożliwiać rejestrowanie faktur oraz rachunków przedstawianych do rozliczenia.
FK-17
System ma umożliwić generowanie not odsetkowych przy naliczeniu odsetek z datą do przodu.
FK-18
System ma umożliwić automatyczne wykonanie księgowań na kontach księgi głównej przy
akceptacji wypłaty pożyczki.
FK-19
System ma umożliwić informowanie o braku zabezpieczeń w momencie akceptacji wypłaty.
FK-20
FK-21
FK-22
FK-23
FK-24
FK-25
FK-26
System ma umożliwić drukowanie dzienników wszystkich operacji wykonanych w danym dniu w
rozbiciu na poszczególnych użytkowników jak również zbiorczo.
System ma umożliwić drukowanie raportów użytkowników dokonujących zmian parametrów danego
modułu.
System ma umożliwić prowadzenie ewidencji wartościowej na kontach pozabilansowych dla
zabezpieczeń i niskocennych składników majątku oraz automatyczne wyksięgowanie, a przypadku
likwidacji środka lub całkowitej spłaty pożyczki.
System ma przechowywać historię sald konta syntetycznego oraz analitycznego odzwierciedlającą
wszystkie transakcje.
System ma umożliwiać automatyczne przenoszenie kwot nierozliczonych w ramach planu
finansowego zadania na kolejny rok kalendarzowy.
System ma umożliwiać generowanie upomnień w terminie zapadalności odsetek oraz raportów
dotyczących przeterminowanych wpłat.
System ma umożliwiać generowanie raportów dotyczących ilości spłat, kwot spłat, nowych klientów,
którzy zostali zakwalifikowani do egzekucji.
FK-27
System ma umożliwiać wystawienie tytułu egzekucyjnego (skutkujące brakiem naliczania odsetek).
FK-28
W systemie ma być możliwość zamknięcia miesiąca. Uprawnieni użytkownicy mają mieć prawo
wprowadzenia korekt do zamkniętego miesiąca.
FK-29
System ma umożliwić dekretację dyspozycji przelewu.
FK-30
FK-31
FK-32
FK-33
FK-34
FK-35
System ma umożliwiać realizację faktur związanych z bieżącą pracą Funduszu, w tym księgowanie
faktur w podziale na kody CPV.
System ma umożliwiać tworzenie rejestru zamówień publicznych, bieżącego zliczania wykorzystania
kodów CPV oraz sporządzania planów zamówień publicznych.
System ma umożliwiać sporządzenie wydruku operacji wykonanych na dowolnym koncie.
System ma umożliwiać wczytywanie i księgowanie listy płac dostarczanej w postaci pliku w
określonym formacie.
System ma zapewniać komputerowe rozliczanie kasy, wystawianie podstawowych dokumentów
kasowych i bieżącą kontrolą stanu kasy.
System ma zapewnić bezpośrednie księgowanie dokumentów kasowych na poszczególnych
Załącznik nr 1
Strona 16 z 27
kontach.
FK-36
System ma umożliwić generowanie raportu kasowego, systemowe uzgadnianie kasy i zmykanie
kasy.
FK-37
System ma umożliwiać wystawienie faktur i korekt.
FK-38
System ma umożliwiać automatyczna dekretację faktur i korekt.
FK-39
System ma zapewnić automatyczną rejestrację faktur do rejestru sprzedaży.
FK-40
FK-41
FK-42
FK-43
FK-44
FK-45
FK-46
FK-47
FK 48
FK-49
FK-50
FK-51
FK-52
FK-53
6.
System ma umożliwić podział na dziedziny oraz produkty dla pożyczek, dotacji i umorzeń oraz
generowanie raportów w podziale na te grupy.
System ma umożliwić generowanie upomnień dla rat i odsetek pożyczek oraz raportów
przeterminowanych spłat.
System ma umożliwić automatyczne rozwiązanie rezerwy w dochody przy spłacie pożyczki.
System ma umożliwić tworzenie planu umorzeń z umów w danym roku kalendarzowym wraz z
możliwością uzupełniania zmian na podstawie podjętych uchwał.
System powinien udostępniać rejestr (kartotekę) umów w celu rejestracji rzeczywistych operacji na
umowach w zakresie wartości operacji, rodzaju operacji, daty operacji, daty rozliczenia.
System ma umożliwiać automatyczne rozpisanie operacji na umowach (np. odsetek, kapitału,
umorzeń itd.).
System ma umożliwiać automatyczną dekretację operacji finansowej dla umowy w systemie FK nie
wymagająca ponownego wprowadzania w systemie obsługi działalności statutowej.
System powinien udostępniać kartotekę Środków Trwałych.
System ma umożliwić tworzenie potwierdzeń sald na dany moment roku dla pożyczkobiorców i
kontrahentów oraz przygotowanie do wydruku.
System ma tworzyć wydruki: dzienniki, zestawienia obrotów i sald, zapisy na kontach, inne
wymagane.
System ma uwzględniać podział na 2 biura, pozwalając na księgowanie w każdym osobno, mając
możliwość podglądu i wydruku danych oddzielnie oraz zbiorczo (razem).
System ma zapewnić transfer danych z poprzednio użytkowanych systemów (księgowych,
płacowych, tabel excel) do nowego programu i zapewnić ciągłość funkcjonowania.
System ma umożliwić księgowanie odsetek naliczonych a nie wymagalnych na koniec miesiąca w
przychody i koszty.
System ma umożliwiać osobną rejestrację operacji księgowych związanych z obsługą Pomocy
Technicznej POIiŚ:
- przeliczanie obrotów wydatków związanych z PT POIiŚ i uzupełnianie zapłat wydatków POIiŚ o
odpowiednie zapisy,
- odpowiednie uzupełnianie dekretów księgowych,
- powiązanie zapłat POIiŚ (wiązanie dekretów wydatków PT POIiŚ z dekretami zapłat tych
wydatków oraz rejestrowanie informacji dotyczących m.in. kwalifikowalności danego wydatku,
szczegółowego opisu poniesionego wydatku),
- plan kont z funkcją obroty wydatków POIiŚ,
- generowanie zestawień dekretów PT POIiŚ za dany okres,
- współpraca z modułem MOP,
- generowanie zestawień obrotów,
- i inne według potrzeb Zamawiającego.
Moduł Środki Trwałe (ST).
Kod
ST-01
ST-02
ST-03
ST-04
Oferent ma dokonać migracji środków trwałych prowadzonej w programie FK i kartotek
operacyjnych w Excelu.
Moduł ma umożliwiać ewidencję środków trwałych i rozliczenia majątku trwałego zgodnie z
zasadami rachunkowości wynikającymi z Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z
późniejszymi zmianami oraz z najnowszymi zasadami podatkowymi określonymi przez Ustawę o
podatku od osób prawnych/osób fizycznych w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych.
System ma umożliwiać wyliczanie amortyzacji oraz księgowanie środków trwałych metodami:
liniową, degresywną, jednorazową, liniową wg wartości, liniową wg miesięcy lub metodami
dopuszczonymi prawnie w innych krajach: równomierną, progresywną i odwrotną.
System ma umożliwić prowadzenie analitycznej ewidencji:
1) środków trwałych,
ST-05
ST-06
ST-07
ST-08
ST-09
ST-10
ST-11
ST-12
Załącznik nr 1
Strona 17 z 27
2) wartości niematerialnych i prawnych,
3) drobnego inwentarza (składniki majątkowe o wartości do 500 PLN, podlegające ewidencji
ilościowej, nie zaliczane do środków trwałych),
4) niskowartościowe wyposażenie o wartości do 1 000 PLN podlegające ewidencji ilościowej i
wartościowej,
5) nakładów inwestycyjnych.
System ma umożliwiać tworzenie rejestrów środków trwałych w podziale na:
1) lokalizację (biura oraz pomieszczenia w danym biurze),
2) użytkowników,
3) grupy.
System ma umożliwiać wprowadzanie zmian w stanie środków trwałych z zastosowaniem
następujących dokumentów:
1) przyjęcie środka trwałego (OT),
2) zmiana miejsca użytkowania (MT),
3) przekazanie/przyjęcie środka trwałego (PT),
4) likwidacji środka trwałego (LT).
System ma umożliwiać prowadzenie pełnej ewidencji majątku trwałego od momentu zaplanowanego
przyjęcia, poprzez rzeczywiste przyjęcie do eksploatacji, aż do momentu zdjęcia z ewidencji (np.
poprzez jego likwidację lub sprzedaż).
System ma umożliwiać planowanie amortyzacji wraz z planowaniem zakupów i sprzedaży środków
trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
System ma umożliwiać możliwość przeszacowania majątku trwałego (grupowych zmian wartości i
umorzenia) według zadanych kryteriów.
System ma mieć możliwość korzystania ze słownika Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
System ma umożliwiać analizę umorzenia, amortyzacji i wartości majątku trwałego oraz planowanie
związanych z tym kosztów.
Środki trwałe mają być przechowywane w podziale na grupy oraz księgowane na odrębnych
kontach.
ST-13
System ma umożliwiać naliczanie amortyzacji podatkowej i umorzenia.
ST-14
System ma umożliwiać tworzenie planów amortyzacji.
ST-15
System ma umożliwić zwiększenie i zmniejszenie wartości środka trwałego.
ST-16
System ma umożliwić likwidację środka trwałego.
ST-17
System ma umożliwiać sporządzanie „karty środka trwałego” zawierającej historię wszystkich
operacji na środku trwałym.
ST-19
System ma umożliwiać prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych
ST-20
System ma umożliwiać raportowanie z transakcji na środku trwałym.
ST-21
ST-22
ST-23
ST-24
ST-25
ST-26
ST-27
ST-28
ST-29
System ma umożliwiać przeprowadzenie inwentaryzacji (ma umożliwiać generowanie arkuszy
spisowych w podziale na lokalizacje).
System ma wspomagać inwentaryzacę majątku trwałego (inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza,
okresowa, okresowa-indywidualna).
System ma umożliwiać sporządzania dokumentów dotyczących różnic inwentaryzacyjnych.
System ma umożliwiać generowanie raportów:
1) Roczne zestawień środków trwałych (dla GUS)
2) Zestawienie F03 o stanie i ruchu środków trwałych
3) Całościowe zestawienie majątku w podziale na biura
System ma umożliwiać generowanie i wydruk zestawień wg zadanych warunków z podziałem na
środki trwałe: przyjęte, zlikwidowane, służące ochronie środowiska, okresowo umarzane itd.
System ma umożliwiać automatyczny dekret księgowy do FK z naliczonego umorzenia i amortyzacji
obejmujący :
1) księgowanie amortyzacji podatkowej i bilansowej,
2) księgowanie ulg inwestycyjnych,
3) księgowanie kosztów rodzajowych wg stanowisk kosztów,
4) księgowanie dodatkowe wg wymagań użytkownika.
Współpraca modułu z systemami finansowo-księgowymi/modułem FK w zakresie eksportu danych o
amortyzacji oraz kosztach opodatkowania i ubezpieczeń.
System ma umożliwiać tworzenie zestawień i raportów umożliwiających uzyskanie wszystkich
wymaganych informacji dotyczących ewidencjonowanego majątku.
Obliczanie podatku od nieruchomości, generowanie danych do deklaracji dla poszczególnych gmin i
rejestrowanie miesięcznych kosztów wynikających z podatku.
ST-30
ST-31
ST-32
Załącznik nr 1
Strona 18 z 27
Ewidencja ubezpieczeń majątku i rejestrowanie miesięcznych kosztów wynikających z ubezpieczeń
majątkowych.
Automatycznie tworzenie poleceń księgowania według ustalonego wcześniej schematu dekretacji
zarówno dla dokumentów jak i amortyzacji oraz umorzenia z możliwością przeksięgowań kosztów
amortyzacji z zespołu "4" na zespół "5".
Analiza scenariuszy kosztów wynikających z zaplanowanych przychodów lub rozchodów majątku
trwałego (realizacja planów inwestycyjnych).
ST-33
Współpraca z modułem FK.
ST-34
Rejestracja przychodów, rozchodów, przesunięć składników majątkowych oraz wykonywanie innych
operacji niezbędnych do prawidłowego ewidencjonowania tych składników np. wstrzymanie lub
wznowienie amortyzacji majątku.
7.
Moduł Płace i Kadry (PiK).
Kod
PiK-01
PiK-02
PiK-03
PiK -04
PiK -05
PiK -06
PiK -07
System ma umożliwiać rejestrację pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę
(informacje o pracowniku jak i zawartej umowie).
System ma umożliwiać rejestrację pracowników zatrudnionych na podstawie umów
cywilnoprawnych (informacje o pracowniku jak i o zawartych umowach cywilnoprawnych).
System ma umożliwiać ewidencję danych kadrowych o pracownikach z zakresu:
1) danych podstawowych (np. numer ewidencyjny, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców,
stały i tymczasowy adres zamieszkania, itp.),
2) informacji o członkach rodziny,
3) informacji o okresach nauki, wykształceniu, ukończonych szkołach, zdobytych tytułach
naukowych lub specjalnościach, zawodach,
4) informacji o okresach zatrudnienia,
5) informacji o uprawnieniach do zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
6) informacji o potrąceniach obligatoryjnych,
7) informacji o kontach bankowych,
8) informacji o badaniach lekarskich,
9) umów na używanie prywatnych samochodów do celów służbowych oraz rejestracja
oświadczeń, na podstawie których naliczany i wypłacany jest ryczałt samochodowy,
10) informacji o posiadanych kwalifikacjach,
11) informacji o przysługującym wymiarze urlopu,
12) danych o zaszeregowaniu pracownika,
13) danych o dodatkach i potrąceniach stałych itd.
System ma umożliwiać ewidencję danych osobowych pracowników.
System ma umożliwiać wydruk dokumentów:
1) Karta pracownicza,
2) Umowa o pracę,
3) Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
4) Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia,
5) Świadectwo pracy,
6) Zmiana stanowiska,
7) Zmiany zaszeregowania,
8) Zaświadczenie o pracy,
zgodnie z ustalonymi szablonami.
System ma umożliwiać sporządzanie list pracowników z możliwością wprowadzania dowolnych
warunków filtrowania danych oraz swobodne definiowanie kolumn danych.
System ma umożliwiać tworzenie zestawień danych kadrowych z warunkami definiowanymi przez
użytkownika.
PiK -08
System ma umożliwiać przeniesienie danych pracownika do zbioru archiwalnego.
PiK -09
System ma umożliwiać sporządzanie ilościowych statystyk (z możliwością rozbicia na etaty) o stanie
i strukturze zatrudnienia, przyjęciach i zwolnieniach pracowników w danym okresie, sporządzanie
statystyk wieku, płci i wykształceniu pracowników.
PiK -10
System ma przechowywać tylko jedne dane kadrowe.
PiK -11
System ma umożliwiać naliczanie płac dla pracowników dowolnej grupy zawodowej, wg systemu
wynagradzania określonego przez Zamawiającego. Liczba systemów wynagradzania oraz
składników płacowych musi być nieograniczona.
PiK -12
PiK -13
PiK -14
PiK -15
PiK -16
PiK -17
PiK -18
PiK -19
PiK -20
PiK -21
PiK -22
Załącznik nr 1
System ma umożliwiać sporządzanie dowolnej ilości dodatkowych list wypłat (poza normalnymi
okresami obliczeniowymi).
System ma umożliwiać rejestrację i prowadzenie rozliczeń wypłat z tytułu zawartych umów-zleceń
oraz umów o dzieło. Wydruk umów i rachunków.
System ma umożliwiać rozliczanie wypłat pracowników poprzez indywidualne rachunki
rozliczeniowo - oszczędnościowe (w tym sporządzanie wydruków przelewów indywidualnych lub
zbiorowych).
System ma umożliwiać wydruki list specjalnych (wg dowolnych składników wynagradzania )
imiennych lub w rozbiciu na poszczególne działy.
System ma umożliwiać generowanie rozdzielnika kosztów.
System ma umożliwiać generowanie dekretu księgowego z kosztów wynagrodzeń łącznie z
kosztami narzutów na wynagrodzenia wg dowolnie zdefiniowanych stanowisk kosztów.
System ma umożliwiać stosowanie zmiennego procentu narzutów na wynagrodzenie związanego ze
stanowiskiem kosztów.
System ma umożliwiać prowadzenie ewidencji i rozliczania podatkowego pracowników w tym:
1) roczną kartotekę podatkową,
2) wydruk dokumentów PIT - 11/8,
3) wydruk dokumentów PIT – 40.
System ma umożliwiać prowadzenie kartoteki ubezpieczeń społecznych w tym:
1) rejestracja podstaw składek,
2) składek emerytalnych,
3) składek rentowych,
4) składek wypadkowych,
5) składek chorobowych przekazanych do ZUS.
System ma umożliwiać prowadzenie kartoteki zasiłkowej wraz z rejestracją zasiłków,
automatycznym lub ręcznym rozliczaniem kontynuacji zasiłków oraz obliczaniem i rejestracją
podstaw do zasiłków.
System ma umożliwiać ewidencjonowanie i rozliczanie dowolnie zdefiniowanych Kart Pracy.
Generowanie list obecności.
PiK -23
Rejestracja przez system absencji oraz jej typów.
PiK -24
Automatyczne rozliczanie absencji.
PiK -25
System ma umożliwiać prowadzenie Kartoteki Urlopów Wypoczynkowych.
PiK -26
System ma obliczać i rejestrować podstawy do urlopów.
PiK -27
PiK -28
PiK -29
PiK -30
Strona 19 z 27
System ma mieć możliwość wprowadzenia algorytmów obliczenia urlopów wypoczynkowych oraz
zasiłków ZUS.
System ma umożliwiać ewidencję danych o absencji pracownika z możliwością przenoszenia
danych do modułu związanego z płacami oraz sporządzanie miesięcznych i rocznych statystyk
absencji z podziałem na: działy, kategorie, rodzaje stanowisk, z możliwością sporządzania
imiennych statystyk absencji.
System ma umożliwiać rejestrację i rozliczanie realnych spłat pożyczek z kasy zapomogowopożyczkowej, zakładowego funduszu mieszkaniowego, pobranych zaliczek, itp.
System ma umożliwiać generowanie wielomiesięcznych zestawień zbiorczych z możliwością
swobodnego ich definiowania:
1) dla pracowników - kartoteka zarobkowa,
2) dla przedsiębiorstwa - tzw. rejestr płac,
3) dla przedsiębiorstwa - tzw. rejestr kosztów i narzutów płac.
PiK -31
System powinien umożliwiać generowanie rozdzielnika kosztów wynagrodzeń wg zleceń.
PiK -32
System powinien posiadać słownik zleceń.
PiK -33
System powinien umożliwiać generowanie dekretu księgowego z rozdzielnika kosztów wg zleceń.
PiK -35
System ma automatycznie przekazywać dekrety księgowe do systemu "Finansowo-Księgowego".
PiK -36
System ma umożliwiać sporządzanie wydruków:
1) zestawień składników płac (tzw. zbiorówki),
2) „sortów pieniężnych” wg działów,
3) danych o pracowniku (obszerny wydruk większości danych przechowywanych w systemie na
temat pracownika),
4) wydruk informacji o stażu pracy,
5) wydruk zaświadczenia o zarobkach,
6) wydruk informacji o zarobkach (w różnych konfiguracjach),
7) wydruk umowy o pracę,
PiK -37
PiK -38
PiK -39
Załącznik nr 1
Strona 20 z 27
8) wydruk angażu,
9) wydruk umowy zlecenia,
10) wydruk świadectwa pracy,
11) wydruk zgłoszenia NIP3,
12) wydruk karty zasiłków rodzinnych,
13) wydruk karty potrąceń obligatoryjnych,
14) wydruk stanu urlopu,
15) wydruk karty pracy,
16) wydruk danych o zasiłkach,
17) wydruk ZUS Z-3,
18) wydruk ZUS Z-7,
19) wydruk ZUS Z-21,
20) wydruk ZUS Z-17,
21) wydruk karty obecności,
22) wydruk listy płac w różnych układach (w tym w formie pasków),
23) wydruk listy zbiorczej,
24) wydruk przelewów,
25) wydruk rocznej kartoteki wynagrodzeń,
26) wydruk deklaracji PIT4, PIT8A, PIT11, PIT8B, PIT40, IFT,
27) wydruk zestawienia obniżonych składek na FUZ,
28) wydruk druków RMUA (możliwość grupowania według struktury organizacyjnej),
29) wydruk rocznego zestawienia składek (w poszczególnych miesiącach i narastająco).
System ma umożliwiać eksport przelewów do programów obsługujących przekaz elektroniczny..
Rozwiązanie to powinno pozwolić na bezpośrednie przekazywanie drogą elektroniczną przelewów
bankowych za pomocą np. home banking, boscom, bresok, multicashe, videotel, goniec, itd.
System ma umożliwiać współpracę z programami przesyłania przelewów bankowych z
wykorzystaniem np. modemu telefonicznego.
System ma umożliwiać sporządzanie przelewów dla banków w dowolnym formacie określonym
przez bank.
PiK -40
System ma umożliwiać współpracę z programem Płatnik – eksport formularzy rozliczeniowych.
PiK -41
System ma umożliwiać:
1) przeszukiwanie danych przy wykorzystaniu filtrów definiowalnych przez użytkownika oraz
eksport do różnych formatów w tym do formatu EXCEL,
2) raportowanie danych o czasie pracy w postaci tabeli,
3) raportowanie danych o zatrudnieniu w postaci tabeli,
4) raport danych o absencjach i zasiłkach w postaci tabeli,
5) raport danych o wynagrodzeniu i innych należnościach w postaci tabeli,
PiK -42
System ma umożliwiać definiowanie przelewów i ich realizację.
PiK -43
automatyczne obliczanie stażów pracy
PiK -44
obsługa wynagrodzeń wskaźnikowych
PiK -45
historia zatrudnienia
PiK -46
przygotowywanie polecenia księgowania
8.
Moduł Płatności Masowych (PM).
Kod
PM-01
Wspólna dla całego systemu kartoteka dostawców i odbiorców.
PM-02
Internetowy dostęp do wyciągów z rachunków z różnych banków.
PM-03
Historia operacji na rachunkach bankowych.
PM-04
Łączenie wyciągów z wielu rachunków w jeden fizyczny plik.
PM-05
Dzielenie wyciągu z rachunku w zależności od rodzajów operacji.
PM-06
Udostępnienie wyciągu elektronicznego w ustalonym formacie akceptowanym przez system FK.
PM-08
Wydruk dokumentów wpłat z uwzględnieniem indywidualnych numerów rachunków dla płatników.
PM-09
Niestandardowa rejestracja wyciągu w systemie FK.
Załącznik nr 1
PM-10
Rozrachunki z kontrahentami.
PM-11
Obsługa kasy połączona z systemem FK.
PM-12
Zarządzanie poleceniami przelewów.
9.
Strona 21 z 27
Moduł Generator Raportów (GR).
Kod
GR-01
GR-02
GR-03
GR-04
GR-05
GR-06
Moduł Generator Raportów ma mieć możliwość:
1) definiowania dla każdego użytkownika indywidualnych zestawień z zarejestrowanych danych
w module Umowy/Wnioski, każdy użytkownik modułu ma możliwość definiowania własnych
zestawień wspomagających jego pracę (np. planowane i zrealizowane wypłaty dotacji,
pożyczek),
2) definiowania warunków selekcji dla zakresu danych, która ma zostać ujęta lub pominięta w
zestawieniu (np. wnioski z wszystkich dziedzin oprócz edukacji ekologicznej),
3) definiowania dla każdego zestawienia różnego rodzaju sum częściowych (np. pomoc
udzielona gminie w rozbiciu na dziedziny),
4) ukrywania dla każdego zestawienia informacji szczegółowych z pozostawieniem jedynie sum
częściowych oraz sumy końcowej,
5) dla każdego zestawienia definiowania kolumn, które mają się znaleźć w zestawieniu oraz
definiowania kolejności w jakiej mają się pojawić w zestawieniu,
6) w każdym zestawieniu, zdefiniowania uporządkowania informacji wg wybranych przez siebie
kolumn (np. posortowanie zestawienia wg dziedzin, a następnie w obrębie każdej dziedziny
numerami umów),
7) zmiany przez użytkownika szerokości, opisu, koloru oraz innych parametrów każdej kolumny
w zestawieniu,
8) zapamiętania definicji zestawień dla wszystkich użytkowników w centralnej bazie danych co
powoduje, że niezależnie od miejsca pracy (siedziba firmy, praca poza siedzibą firmy poprzez
sieć Internet) użytkownik ma dostęp do zdefiniowanych przez siebie zestawień,
9) eksportu danych z raportu do ogólnie stosowanych formatów, w tym xml oraz PDF.
10) przeniesienia każdego przeliczonego zestawienia na drukarkę, do dokumentu w formacie
zgodnym z MS Office w postaci takiej jaką widzi użytkownik na ekranie monitora swojego
komputera,
11) przechowania w centralnej bazie danych dla wszystkich zestawień, treść ostatnio
przeliczonego zestawienia, co pozwala przeglądać ostatnie wyniki bez konieczności
uruchamiania funkcji przeliczającej zestawienie.
1) System powinien zapewniać, że w ramach generatora będą dostępne wszystkie dane
gromadzone w strukturach (tabelach) bazy relacyjnej „System do obsługi procesów
Funduszu”,
2) System powinien umożliwiać wykorzystanie całych tabel oraz ich poszczególnych pól do
definiowania szablonów raportów.
3) Powinno być możliwe definiowania wyboru danych (filtrowania) wg dowolnych warunków
logicznych z wykorzystaniem tabel i ich pól w ramach bazy danych System do obsługi
procesów Funduszu.
System do obsługi procesów Funduszu, w ramach Generatora Raportów powinien udostępniać
Moduł definicyjny - moduł ten ma służyć do definiowania sprawozdań i ich zapamiętywania w bazie.
W ramach Generatora Raportów powinien być dostępny Moduł analityczny - moduł ten powinien
mieć charakter wykonawczy. Po jego uruchomieniu powinno odbyć się przetwarzanie
zdefiniowanych raportów i ich udostępnianie (wizualizacja na ekranie lub wydruk).
Oczekuje się, że w ramach generatora dostępna będzie funkcja obsługująca import danych ze
sprawozdań składanych przez wnioskodawców/beneficjentów (Bilans, Rachunek Zysków i Strat) w
postaci zestandaryzowanej.
System ma umożliwiać tworzenie, w podziale na dane wypełniane na podstawie list słownikowych,
gotowych raportów:
1) Wykaz złożonych wniosków,
2) Wykaz wniosków na listach priorytetów,
3) Wykaz wniosków współfinansowanych przez UE,
4) Wykaz wniosków o dofinansowywanie w formie dotacji,
5) Wykaz wniosków o dofinansowanie w formie pożyczki,
6) Wykaz wniosków o dofinansowanie w formie dopłat do kredytów,
7) Inne, w miarę aktualnych potrzeb Funduszu.
GR-07
GR-08
GR-09
Załącznik nr 1
Strona 22 z 27
System ma umożliwiać generowanie następujących gotowych raportów według wzoru ustalonego
przez Zamawiającego:
1) Decyzje umorzeniowe,
2) Efekty ekologiczne,
3) Terminowość spłat,
4) Dotyczących udzielonej pomocy publicznej zgodnej z akceptowanymi programami lub pomocy
publicznej de minimis,
5) Wykazów wniosków na listach przedsięwzięć priorytetowych oraz listach zadań przyjętych do
dofinansowania decyzją Zarządu,
6) Wykazów promes,
7) Wykazów wniosków współfinansowanych przez UE,
8) Zestawień dotyczących efektów ekologicznych,
9) Wielkość dofinansowania i kosztów całkowitych z podziałem na kierunki/dziedziny,
10) Raportów definiowanych przez użytkownika.
System ma umożliwiać sporządzanie następujących raportów na potrzeby rocznego sprawozdania:
1) Zbiorcze zestawienie podpisanych umów w podziale na kierunki finansowania zawierające
informacje o liczbie i kwotach umów dotacji i umów pożyczek oraz aneksów,
2) Zestawienie dofinansowania udzielonego przez Fundusz na realizację zadań
proekologicznych z uwzględnieniem podziału terytorialnego na powiaty, z wyszczególnieniem
pożyczek i dotacji,
3) Zestawienie umów podpisanych w podziale na terytorialny zasięg obsługi podmiotów przez
Biura Terenowe z wyszczególnieniem pożyczek i dotacji,
4) Informacje o wykonanych kontrolach w podziale na dziedziny ochrony środowiska z
wyszczególnieniem Biur Terenowych,
5) Przychody z wyszczególnieniem planowanych i wykonanych,
6) Wpłaty z Urzędu Marszałkowskiego w poszczególnych miesiącach,
7) Wydatki z wyszczególnieniem planowanych i wykonanych,
8) Dofinansowanie w poszczególnych dziedzinach ochrony środowiska z wyszczególnieniem
pożyczek i dotacji,
9) Dynamika wypłat dotacji w poszczególnych miesiącach i latach,
10) Dynamika wypłat pożyczek w poszczególnych miesiącach i latach,
11) Realizacja planu w podziale na kierunki dofinansowania,
12) Realizacja decyzji finansowych z poprzedzającego roku w podziale na kierunki
dofinansowania,
13) Lista przedsięwzięć priorytetowych w podziale na kierunki dofinansowania,
14) Realizacja planu działalności i wniosków dodatkowych w podziale na kierunki dofinansowania,
15) Wielkość środków rozdysponowanych w podziale na kierunki dofinansowania,
16) Wielkość środków finansowych przeznaczonych na realizację inwestycji i liczba podpisanych
umów w podziale na kierunki dofinansowania,
17) Decyzje finansowe na rok następny w podziale na kierunki dofinansowania,
18) Dopłaty do oprocentowania kredytów preferencyjnych w podziale na kierunki dofinansowania,
19) Umorzenia w podziale na kierunki dofinansowania,
20) Efekt ekologiczny w podziale na kierunki dofinansowania,
21) Struktura dofinansowania w podziale na typy zadań,
22) Struktura dofinansowania w podziale na rodzaj wnioskodawców,
23) Realizacja listy przedsięwzięć priorytetowych w podziale na powiaty z zaznaczeniem numerów
umów i kwot dotacji i pożyczek (całościowa oraz dla poszczególnych kierunków
dofinansowania),
24) Realizacja przedsięwzięć przyjętych do dofinansowania,
25) Wykaz umorzonych pożyczek,
26) Wykaz efektów ekologicznych w podziale na kierunki dofinansowania.
System ma mieć możliwość tworzenia rejestrów, na bazie których możliwe będzie raportowanie po
wszystkich wpisanych parametrach (np. lat, kierunków dofinansowania):
1) Udzielonych pożyczek,
2) Udzielonych dotacji,
3) Udzielonych dopłat do kredytów,
4) Aneksowanych umów,
5) Złożonych zabezpieczeń,
6) Wypowiedzianych i rozwiązanych umów,
7) Depozytów,
8) Inne.
GR-10
System ma umożliwić tworzenie zestawień z operacji finansowych związanych z umowami.
GR-11
System ma umożliwić definiowanie dowolnych zestawień dotyczących pożyczek, dotacji, umorzeń.
GR-12
System ma umożliwić przygotowywanie zestawień z realizacji planów finansowych w podziale na
Załącznik nr 1
Strona 23 z 27
obszary działalności.
GR-13
GR-14
GR-15
GR-16
GR-17
GR-18
System ma umożliwić automatyczne tworzenie sprawozdań finansowych, bilansu, rachunku
wyników, przepływów, sprawozdań F01, Deklaracji VAT-7, sprawozdań OŚ-4, informacji o
należnościach i zobowiązaniach w dowolnym momencie.
System ma umożliwiać tworzenie:
1) Planów wypłat,
2) Planów spłat.
System ma umożliwiać tworzenie następujących raportów:
1) Zaległych spłat,
2) Zaległych wypłat (gdy wnioskodawca nie dostarczy niezbędnych dokumentów),
3) Spłat pożyczek,
4) Sald na koniec roku,
5) Wypłat pożyczek,
6) Dotacji,
7) Dopłat do kredytów,
8) Raportów odwróconych sald.
W module mają być dostępne następujące rejestry:
1) Uchwał,
2) Umorzeń,
3) Negatywnych umorzeń (nieprzyznanych),
4) Postawienia w stan wymagalności,
5) Kartotek pożyczek,
6) Zabezpieczeń,
7) Innych.
W systemie ma być możliwość raportowania różnic między rzeczywistymi a planowanymi terminami
spłat.
System ma umożliwić automatyczne tworzenie i drukowanie następujących sprawozdań i zestawień
finansowych:
1) kontrola i analiza aktualnej sytuacji finansowej Funduszu (stan środków finansowych na dzień
sporządzenia sprawozdania, analiza wskaźnikowa, plan kont),
2) kontrola i analiza stanu finansów oraz relacji przychody - koszty,
3) kontrola i analiza poziomu zdefiniowanych wcześniej wskaźników finansowych (np. wskaźnik
bieżącej płynności, majątek obrotowy netto, stopnie pokrycia majątku trwałego kapitałem
własnym, pokrycie aktywów zobowiązaniami zadłużenia długoterminowego itd.),
4) analiza zapisów i obrotów na planie kont (wydruk dziennika planu kont, zestawienie obrotów
planu kont, wydruk obrotów planu kont),
5) Bilans na dzień,
6) Rachunek zysku i strat - kalkulacyjny,
7) Rachunek zysku i strat - porównawczy,
8) Sprawozdanie z przepływu środków finansowych (metoda pośrednia i
metoda bezpośrednia),
9) Sprawozdanie F01,
10) Deklaracja VAT-7,
11) Deklaracja CIT-2,
12) Deklaracja CIT-8,
13) Rachunek wyników,
14) Sprawozdanie OŚ-4 - Informacja o należnościach i zobowiązaniach przedsiębiorców,
15) RB-N – sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywach finansowych,
16) RB-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,
17) RB-UN, RB-UZ
18) generowanie zbiorczego raportu finansowego, zawierającego syntetyczną informację dającą
ogólny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa (np. dla Zarządu),
19) obliczanie tzw. ekwiwalentu dotacji netto EDN, w dwóch wariantach: ustawowy - korzystający
z wzorów zawartych w ustawie, przepływowy - oparty na analizie przepływu finansowego,
20) zestawienia z operacji finansowych związanych z umowami,
21) zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
22) oraz innych według potrzeb Zamawiającego.
10. Moduł Portal Beneficjenta (PB).
Kod
PB-01
Portal internetowy powinien być zintegrowany z bazą danych poprzez tzw. Integrator. Zakres
PB-02
PB-03
PB-04
PB-05
PB-06
PB-07
PB-08
PB-09
PB-10
PB-11
PB-12
PB-13
PB-14
Załącznik nr 1
Strona 24 z 27
informacji udostępniany dla beneficjentów i zakres dostępu do danych zależy od wymagań
Zamawiającego i jest modelowany w Integratorze.
Wszystkie informacje gromadzone w bazie danych mogą być udostępnione w portalu w tym np.
statusy (stan realizacji wniosku lub umowy, także stan realizacji In. Spraw – np. wniosku o aneks do
umowy, o wcześniejszą spłatę, o umorzenie itp).
Dokumenty/dane informujące beneficjentów o stanie rozliczeń z Funduszem z tytułu zawartych
umów powinny być generowane automatycznie przez bazę danych (np. w nocy) lub na żądanie
przez upoważnionego pracownika Funduszu.
Dostęp do portalu poprzez wejście na aktualnej stronie WWW Zamawiającego.
Indywidualny dostęp beneficjentów do swoich danych poprzez zabezpieczenie unikalnym dostępem
(nazwa użytkownika i hasło).
Indywidualny dostęp beneficjentów do swoich danych poprzez zabezpieczenie unikalnym dostępem
(kwalifikowany podpis elektroniczny lub niekwalifikowany podpis elektroniczny zaufany przez
WFOŚiGW).
Konto beneficjenta powinno być zakładane przez Zamawiającego.
Możliwość zmiany przez Beneficjenta indywidualnego hasła do swojej strony portalu.
Możliwość dostępu do danych jedynie po prawidłowej i potwierdzonej autoryzacji.
Możliwość przesyłania i odbierania wiadomości elektronicznej w ramach strony danego
beneficjenta.
Możliwość umieszczania na stronach internetowych portalu aktualnych treści o działalności
statutowej WFOŚiGW wraz z możliwością ich modyfikacji bez konieczności znajomości
jakiegokolwiek języka programowania.
Portal powinien składać się z części ogólnodostępnej i części indywidualnej (dostępnej tylko po
zalogowaniu się uprawnionego beneficjenta).
Część ogólnodostępna powinna zawierać następujące elementy:
1) Aktualności i Ogłoszenia:
a) Aktualności,
b) Ogłoszenia.
2) Działalność:
a) Rejestr zawartych umów,
b) Mapa zawartych umów (rodzajami umów w rozbiciu na lata, według powiatów lub gmin),
c) Rejestr wniosków,
d) Efekty ekologiczne (rodzajami efektów w rozbiciu na lata wg powiatów lub gmin),
e) Efekty rzeczowe (rodzajami efektów w rozbiciu na lata wg powiatów lub gmin).
3) Możliwość założenia wniosku o rejestracje konta w portalu (dane beneficjenta i informacja o
wniosku trafiają administratora gdzie są akceptowane lub odrzucane).
4) Możliwość pobierania przez wnioskodawców/beneficjentów wszelkiego rodzaju:
a) wniosków,
b) regulaminów,
c) materiałów informacyjnych dotyczących działalności statutowej,
d) wzorów formularzy sprawozdań.
5) Aktualne zasady, kryteria i inne dokumenty wewnętrzne regulujące sprawę udzielania
dofinansowania ze środków Zamawiającego.
6) Inne według potrzeb Zamawiającego.
Część prywatna powinna zawierać następujące elementy:
1) Dane beneficjenta. Moduł powinien umożliwić aktualizację danych przez beneficjenta np.
zmiana adresu itd. Dane przekazywane są za pomocą portalu do administratora systemu,
który po weryfikacji i akceptacji aktualizuje kartotekę beneficjenta.
2) Rozliczenia:
a) Karta planowanego rozliczenia,
b) Uzgodnienia salda umów,
c) Rozliczenie umów na dzień,
d) Czynne umowy pożyczek, dotacji lub dopłat do kredytów,
e) Powiadomienia o odsetkach,
f) Administrator powinien mieć możliwość wybrania jakie dokumenty maja się pokazywać.
3) Wnioski:
a) Wykaz wniosków złożonych z informacją o statusie (np. niekompletny, przed decyzja itd.),
b) Możliwość złożenia wniosku w wersji elektronicznej wg zdefiniowanych przez
Zamawiającego formularzy/szablonów (nie eliminuje konieczności przesłania do funduszu
„normalnego wniosku”) – GENERATOR WNIOSKÓW,
c) Możliwość importowania wypełnionych wniosków do modułu Umowy i Wnioski,
d) W procesie wypełniania wniosków poprzez stronę portal powinien być dostęp do bazy
słownikowej ujednoliconej z baza słownikową Zintegrowanego systemu Informatycznego,
e) Możliwość obsługi kontroli błędów w procesie rejestrowania/wypełniania wniosków.
4) Umowy:
Załącznik nr 1
Strona 25 z 27
a) Wykaz czynnych umów kontrahenta.
Korespondencja:
a) Skrzynka nadawcza,
b) Skrzynka odbiorcza.
6) Aktualności (z części ogólnodostępnej).
7) Działalność WFOŚiGW (z części ogólnodostępnej).
8) Inne według potrzeb Zamawiającego a generowane z bazy danych.
Możliwość prezentacji danych pozyskanych z bazy danych ZSI w formie tabelarycznej z
zastrzeżeniem wybranych pól przez Zamawiającego jako niedostępnych/poufnych.
Możliwość wizualizacja danych z bazy ZSI na mapie administracyjnej województwa - prezentowanie
wybranych danych w postaci graficznej na mapie administracyjnej województwa z podziałem na
powiaty i gminy. Zakres prezentowanych danych może obejmować np. wartość zawartych umów,
efekty ekologiczne wg zadanych przez operatora warunków.
5)
PB-15
PB-16
11. Moduł Obsługi POIiŚ (MOP).
Kod
MOP-01
Zgodność modułu z wymaganiami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata
2007-2013.
MOP-02
Zgodność modułu z Rozporządzeniem Rady (WE) 1828/2006 z dn. 8.12.2006.
MOP-03
Zgodność modułu z instrukcją do wypełniania formularza wniosku o dofinansowanie w ramach
POIiŚ.
MOP-04
Rejestracja wniosków i umów, kontroli realizacji umów, rejestracja operacji finansowych.
MOP-05
Moduł powinien umożliwiać sprawozdawczość w zakresie rejestrowanych danych.
MOP-06
Moduł powinien umożliwiać import/eksport danych do/i z SIMIK w formacie xml.
MOP-07
Moduł powinien być zintegrowany z innymi modułami LSI jak UW, FK.
MOP-08
MOP-09
MOP-10
Integracja modułu z Generatorem Raportów wykonanym dla Ministerstwa Środowiska (pozwoli na
wczytanie danych z pliku XML do zbioru tymczasowego wniosków w LSI).
Moduł powinien umożliwiać rejestrację wniosku o dofinansowanie w ramach POIiŚ w podziale na:
a) wnioski,
b) lokalizacje,
c) źródła finansowania,
d) plan finansowy,
e) wskaźniki produktu/rezultatu,
f) działania promocyjne,
g) harmonogram projektu,
h) podział kosztów,
i) dokumenty,
j) oceny,
k) weryfikacje formalne i merytoryczne
l) i inne według potrzeb Zamawiającego.
Moduł powinien umożliwiać wprowadzanie informacji dotyczących umów i decyzji w podziale na:
a) zarejestrowane umowy i decyzje (tekst umowy, dane dotyczące wniosku, opcja
eksportu/importu danych do/i z SIMIK, wykazy – zestawienia dotyczące projektu),
b) wnioski o płatność,
c) lokalizacje projektów,
d) operacje finansowe,
e) źródła finansowania projektów,
f) plan finansowy,
g) wskaźniki produktu/rezultatu,
h) harmonogramy rzeczowo-finansowe,
i) kontrole (z rozbiciem m.in. na dokumenty, nieprawidłowości, zespół kontrolny, wnioski
pokontrolne, zalecenia, lista sprawdzająca).
12. Moduł Kancelaria/Komunikacja Wewnętrzna (KN).
Kod
Załącznik nr 1
Strona 26 z 27
KN-01
System ma umożliwiać definiowanie struktury organizacyjnej i ścieżki obiegu dokumentów
(workflow) z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury organizacyjnej.
KN-02
Każda sprawa ma być opatrzona unikalnym identyfikatorem.
KN-03
System ma automatycznie nadawać sygnatury pismom.
KN-04
Możliwość automatycznego nadawania nazwy dokumentów oraz ich numeracji według zasad
ustalonych na etapie wdrożenia.
KN-05
System ma w czytelny sposób pokazywać sprawy realizowane, sprawy nowe oraz sprawy zaległe.
KN-06
KN-07
KN-08
KN-09
KN-10
KN-11
KN-12
KN-13
KN-14
KN-15
KN-16
KN-17
KN-18
System ma posiadać mechanizm pozwalający na określanie czasu na wykonanie określonych
czynności (typu akceptacja lub dodanie nowego dokumentu) oraz możliwość definiowania eskalacji
sprawy, w przypadku jej nie zrealizowania w określonym czasie, zgodnie z podaną ścieżką
eskalacji.
W zależności od rodzaju sprawy ma być ona kierowana na zdefiniowaną ścieżkę realizacji
zawierającą zdefiniowane sposoby akceptowania i adresowania dokumentów.
System ma umożliwiać zaburzenie zdefiniowanej ścieżki realizacji przez użytkowników
posiadających odpowiednie uprawnienia.
System ma umożliwiać przypisanie sprawy do jednostki organizacyjnej, a następnie do konkretnego
pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania. Przypisanie pracownika ma być realizowane
przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
W Systemie ma być zdefiniowany widok zawierający listę aktywnych spraw konkretnych
użytkowników wraz z datą realizacji oraz mechanizmem przypominających o kończącym się
terminie.
System ma umożliwiać zmianę pracownika przydzielonego do realizacji sprawy przez użytkowników
posiadających odpowiednie uprawnienia (oraz w przypadku zastępstw sprawy automatycznie mają
być przekazywane w systemie do odpowiednich osób).
System ma umożliwiać bezzwłoczne poznanie szczegółów dotyczących realizowanej sprawy, w tym
miejsca jej statusu, w którym sprawa znajduje się w konkretnym momencie oraz osoby
odpowiedzialnej, wraz z dostępem do informacji o historii załatwiania sprawy.
W przypadku, gdy do sprawy zostaną dodane nowe dokumenty system ma mieć możliwość tego
wyraźnego wskazania dla osób zajmujących się sprawą oraz wysłania im odpowiedniej informacji
(email/pop-up).
System ma umożliwiać dołączanie do spraw załączników we wszystkich formatach akceptowanych
przez system operacyjny użytkownika – w szczególności w formatach zgodnych z wymogami
wynikającymi z Ustawy i dokumentów pochodnych. Możliwość dołączania wielu skanów do jednego
zlecenia/sprawy.
Możliwość wprowadzania dokumentów do systemu w wielu punktach jednocześnie.
System ma zapewniać funkcjonalność „check listy”, umożliwiającą wprowadzanie warunków
pozwalających na przeniesienie sprawy do dalszej realizacji (na przykład wymóg zaznaczenia
wszystkich pól typu „checkbox”, istnienie konkretnego dokumentu).
System ma umożliwiać dołączanie do spraw – i do treści pism, zarówno tworzonych „ręcznie”, jak i
generowanych przez system wg ustalonych wzorów - treści uchwał Zarządu i Rady Nadzorczej.
Możliwość obsługi rozproszonej kancelarii, zdecentralizowane rejestrowanie korespondencji
wchodzącej i wychodzącej.
KN-19
Możliwość dodawania wielu nadawców do jednego pisma.
KN-20
Zapisywanie w historii sprawy notatek oraz innych załączników dotyczących realizowanej sprawy.
KN-21
KN-22
KN-23
KN-24
KN-25
System ma umożliwiać ewidencjonowanie następujących czynności:
1) Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
2) Prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) Sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4) Wysyłanie korespondencji i przesyłek, w tym korespondencji seryjnej,
5) Przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, itp.
6) Udzielanie informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych Zespołów
Merytorycznych lub stanowisk pracy.
System ma umożliwiać prowadzenie ksiąg kancelaryjnych w podziale na korespondencję
wychodzącą i przychodzącą, wnioski, rozliczenia, korespondencję wewnętrzną.
System ma umożliwiać utrzymywanie kilku miejsc wprowadzania informacji: kancelarii i sekretariatu
w centrali biura Funduszu oraz Biurze Terenowym.
System ma umożliwiać zaznaczanie sposobu, w jaki przychodziła/wychodziła korespondencja (list,
faks, poczta elektroniczna, itp.).
System ma umożliwiać kierowanie korespondencji do konkretnych wydziałów oraz załączanie ich
skanów.
Załącznik nr 1
Strona 27 z 27
KN-26
System ma umożliwiać przypisywanie pism do konkretnych spraw związanych z obsługą wniosków
oraz załączanie ich skanów.
KN-27
System ma umożliwiać dekretację pisma do odpowiedniej osoby lub jednostki organizacyjnej.
KN-28
KN-29
KN-30
KN-31
KN-32
KN-33
KN-34
KN-35
KN-36
KN-37
KN-38
System powinien zawierać kalendarz kontaktów i harmonogramów dla danego użytkownika lub ich
grupy (komórki organizacyjnej).
System powinien umożliwiać tworzenie wspólnych dla użytkowników folderów (np. książka
telefoniczna).
Dynamiczne dostosowanie procesów do zmian zachodzących w Funduszu (np. jeżeli stanowisko
pracy „Dyrektor Biura” obsadzone zostanie przez nowego pracownika, zmiana ta zostanie
automatycznie uwzględniona we wszystkich procesach, w których to stanowisko było ujęte).
System ma oferować możliwość wprowadzania zleceń/spraw gdzie minimalne dane opisujące
sprawę to:
1) nadawca (klient),
2) data pisma,
3) data zarejestrowania sprawy,
4) wymagany termin realizacji,
5) symbol sprawy,
6) opis z możliwością wprowadzenia zmiennych definiowalnych dla typu sprawy.
Powiadamianie osób zaangażowanych w realizację zleceń o nowowprowadzonych komentarzach
do sprawy. Możliwość potwierdzenia przeczytania notatki (sygnowanie).
Praca w ramach projektów:
1) grupowanie dynamiczne spraw w projekty (np. wszystkie uwagi zgłoszone przez klienta X
dotyczące sprawy Y w określonym przedziale czasu należą do sprawy Y u klienta X),
2) określanie członków grupy projektowej,
3) określenie praw dostępu do projektu,
4) organizowanie spotkań w ramach projektu,
5) kontrola realizacji poszczególnych spraw wchodzących w skład projektu,
6) Łączenie dokumentów w sprawy oraz w teczki zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem
Akt.
Definiowanie ograniczeń dostępu dla określonych spraw/projektów:
1) określanie kategorii spraw o ograniczonym dostępie (np. wszystkie sprawy/projekty z zakresu
administracji systemu są dostępne tylko dla użytkowników o określonej roli),
2) ograniczenie praw dostępu dla konkretnych spraw w ramach tego samego typu sprawy,
3) określanie praw dostępu indywidualnie dla określonych projektów dla członków grupy
projektowej.
Raportowanie i analizowanie realizacji spraw:
1) powiadomienie przełożonego, jeżeli zadanie nie zostało terminowo zrealizowane
2) kontrola obciążenia zadaniami poszczególnych komórek organizacyjnych i osób
3) kontrola realizacji projektów (statusy)
4) statystyka zleceń zgłoszonych przez poszczególnych klientów
Prowadzenie bazy danych osób i instytucji:
1) wpisywanie, edycja i usuwanie danych osób i firm w tym import i export danych kontaktowych
w formacie VCF,
2) określanie uprawnień do edycji i usuwania danych osób i firm,
3) możliwość ustawianie listy najczęściej wykorzystywanych danych („moich klientów”),
4) możliwość wprowadzania grup cech, które poszerzą standardowy formularz do wprowadzania
danych,
5) odnotowywanie historii kontaktów z osobą lub firmą (notatka, spotkanie, list, rozmowa
telefoniczna),
6) wgląd w archiwum wpisanych kontaktów i archiwum prowadzonych w przeszłości dla danej
osoby lub firmy spraw,
7) informacja o ilości spraw aktualnie prowadzonych dla osoby lub firmy,
8) baza adresowa nadawców, wyposażona powinna być w wyszukiwarkę, umożliwiającą szybkie
wyszukanie danego nadawcy.
Możliwość prowadzenia rejestrów urzędowych: kancelaryjnych, uchwał, wniosków, zarządzeń i
innych zdefiniowanych przez zamawiającego na etapie wdrożenia.
Możliwość zaawansowanego wyszukiwania spraw i dokumentów (wg różnych atrybutów).

Załącznik Nr 1. Opis przedmiotu zamówienia - wfos

Transkrypt

Podobne dokumenty

Języki programowania - Tematy projektów w semestrze 2011Z (20

Załącznik nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmioyu zamówienia

Załącznik nr 1 do siwz

Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowa specyfikacja techniczno

pobierz

Odpowiedź nr 7

wymagane podanie konkretnych

Załącznik nr 2 do SIWZ

Książka adresowa pracowników NCBR