Zarządzanie finansowe projektem 2012
Transkrypt
Zarządzanie finansowe projektem 2012
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012 SPIS TREŚCI: 1. Ogólne zasady finansowe 2. Polityka kursowa 3. Typy podstawowych kontroli 4. Dokumentacja projektu 5. Najczęstsze wady raportów PROGRAM LEONARDO DA VINCI OGÓLNE ZASADY FINANSOWE • uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym w umowie, • zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków, • zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy, • brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV, • ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji. PROGRAM LEONARDO DA VINCI OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY NIEUPRAWNIONE • VAT – jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć • straty związane z różnicami kursowymi nie są kosztem projektu • koszty nie związane z realizowanym projektem PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12 tygodni. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych. PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez NA w PLN lub EUR – w zależności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. UWAGA: Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu. PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA c.d. I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN •W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki. •W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej 1 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową 2. 1 2 dla pierwszej płatności zaliczkowej: od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów dla ostatniej płatności zaliczkowej: do ostatniego dnia okresu kwalifikowalności kosztów PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009 -2&Delim=,&Language=en Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki. PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych) proszę zastosować: • miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=20092&Delim=,&Language=en PROGRAM LEONARDO DA VINCI POLITYKA KURSOWA c.d. W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=200 9-2&Delim=,&Language=en PROGRAM LEONARDO DA VINCI TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: • podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot – w siedzibie beneficjenta • po zakończeniu działania tzw. desk check - w siedzibie Narodowej Agencji PROGRAM LEONARDO DA VINCI TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot” • cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd. PROGRAM LEONARDO DA VINCI TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola po zakończeniu działania „desk check” zza biurka • cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się, że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub powtarzającymi się błędami. PROGRAM LEONARDO DA VINCI KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów księgowych, oryginałów dowodów księgowych). Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu „desk check” - w siedzibie NA): PROGRAM LEONARDO DA VINCI DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: • podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; • podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników – jeżeli nie wynika to z faktury; • podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; PROGRAM LEONARDO DA VINCI DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. • podróż samochodem prywatnym lub firmowym – w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR. - lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego – w zależności, który wariant jest najtańszy). Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent. PROGRAM LEONARDO DA VINCI DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących). PROGRAM LEONARDO DA VINCI Załączniki - Dowody księgowe Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: • zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, • opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……, • krótki opis czego dotyczy, • dekrety, • oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), zamieszczoną na stronie internetowej www.leonardo.org.pl • ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach PROGRAM LEONARDO DA VINCI Załączniki - Dowody księgowe c.d. Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: • w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; • w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy. PROGRAM LEONARDO DA VINCI Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe Życie”: Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu „Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci”. PROGRAM LEONARDO DA VINCI Najczęstsze wady raportów: KONTROLA RUTYNOWA: • brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu – część VI „Załączone dokumenty”), • niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, KONTROLA DESK CHECK: • nieuporządkowana dokumentacja, • błędy rachunkowe, • zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, • niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych. PROGRAM LEONARDO DA VINCI Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145, [email protected] Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142 [email protected] PROGRAM LEONARDO DA VINCI