PRZETARG NA SIWZ Załącznik nr 1 do umowy

ZAPYTANIE OFERTOWE
Nr DWOiP-I/NMF7-01/14 z dnia 25.09.2014 roku
W związku z realizacją projektu „Upowszechnienie stosowania kar nieizolacyjnych i środków
probacyjnych w systemie sądownictwa karnego”. Zadanie realizowane jest w ramach projektu
„Upowszechnianie stosowania kar nieizolacyjnych i środków probacyjnych w systemie sądownictwa
karnego” realizowanym przez Departament Wykonania Orzeczeń i Probacji w Ministerstwie
Sprawiedliwości w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego w Obszarze Programowym nr 32
„Wsparcie Służby Więziennej, w tym sankcji pozawięziennych”
1. Zamawiający: Ministerstwo Sprawiedliwości , Al. Ujazdowskie 11, 00-567 Warszawa.
2. Przedmiot zamówienia:
2.1.
Przedmiotem zamówienia jest Usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z obsługą
techniczną, usługą cateringu, noclegu, jak i transferu gości z zagranicznych z lotniska do
hotelu i z hotelu na lotnisko na potrzeby konferencji otwierającej projekt. Zadanie
realizowane jest w ramach projektu „Upowszechnianie stosowania kar nieizolacyjnych i
środków probacyjnych w systemie sądownictwa karnego”
2.2.
Miejscem organizacji konferencji jest Warszawa – szczegółowy opis znajduje się w SOPZ.
2.3.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym opis zadań Wykonawcy związanych z
realizacją
zamówienia,
przewidywany
termin
realizacji
zamówienia
znajduje
się
w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do
zapytania ofertowego. Wzór umowy z Wykonawcą na realizację zamówienia stanowi
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
2.4.
Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i
konferencji
2.5.
Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie, Zamawiający nie dopuszcza składania
ofert częściowych. Złożona oferta musi odzwierciedlać wymagania Zamawiającego
przedstawione w SOPZ.
3. Wykonawca – warunki udziału:
Wykonawca musi spełniać obligatoryjne warunki opisane w Szczegółowym opisie przedmiotu
zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Projekt finansowany ze środków funduszy norweskich oraz ze środków krajowych
Strona 1 z 3
4. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają wszystkie warunki udziału i tym samym nie
podlegają odrzuceniu, na podstawie następującego kryterium:
łączna cena brutto oferty – waga kryterium 100% – max. 100 pkt
Sposób obliczenia punktów: cena najtańszej oferty/cena oferty ocenianej x 100 = liczba punktów.
Wartość (cena) oferty musi być podana w złotych brutto i netto i musi obejmować wszystkie koszty
poniesione w związku z realizacją zamówienia, tj. zawierać wszelkie należności Wykonawcy związane z
wykonaniem przedmiotu zamówienia, w szczególności koszty powiązane z organizacją konferencji
zgodnie z zapisami Załącznika nr 1 jak również należny podatek VAT oraz wszelkie inne wyroby i
świadczenia niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia, w tym ewentualne upusty, rabaty. Ceny
jednostkowe produktów muszą uwzględniać wszystkie koszty składające się na realizację zamówienia.
W przypadku rozbieżności w treści oferty Zamawiający przyjmie, że prawidłowo podano łączną cenę
oferty brutto bez względu na sposób jej obliczenia; jeżeli cena oferty podana liczbą nie odpowiada
cenie oferty podanej słownie, przyjmie za prawidłową cenę oferty podaną słownie.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta w toku oceny ofert nie zostanie
odrzucona tj. spełni wszystkie wymagania Zamawiajacego,i będzie ofertą z najniższą ceną (oferta
najkorzystniejsza), z którym zostanie podpisana umowa.
5. Sposób przygotowania i złożenia oferty przez Wykonawcę:
Wykonawca w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zobowiązany jest:
5.1.
złożyć podpisaną ofertę (skan lub wersja papierowa) wg wzoru Formularza oferty
(Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego) zawierającą wszystkie wymagane
informacje.
Oferty, które nie spełnią powyższych warunków zostaną odrzucone
i nie będą podlegały dalszej ocenie.
6. Termin składania ofert:
Ofertę należy złożyć e-mailowo w terminie do dnia 29 września 2014r. do godziny 13:00 (liczy się
data wpływu) na adres: [email protected] lub osobiście, pocztą lub kurierem na adres
siedziby Ministerstwa Sprawiedliwości, Departament Wykonania Orzeczeń i Probacji, główny
specjalista Natalia Falender (ul. Chopina 1, 00-559 Warszawa) do dnia 29 września 2014r. do godz.
13:00 (liczy się data wpływu) z dopiskiem „Oferta-organizacja konferencji, Marcin Marciniak DWOiP”.
Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę oraz zawierać datę sporządzenia. Zeskanowane oferty
będą akceptowane.
Projekt finansowany ze środków funduszy norweskich oraz ze środków krajowych
Strona 2 z 3
7. Pozostałe informacje:
7.1.
Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzane jest zgodnie z art. 4 pkt
8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Procedurą Ministerstwa Sprawiedliwości
nr B.1.4.3. Zakup towarów i usług bez konieczności stosowania ustawy – Prawo zamówień
publicznych dla zamówień których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty
30 000 euro – w formie otwartego naboru ofert.
7.2.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego
etapie bez podania przyczyny.
7.3.
Z wybranym Wykonawcą (który otrzyma największą liczbę punktów) podpisana zostanie
umowa
o świadczenie
usług, wg. wzoru przedstawionego we
Wzorze
umowy
z Wykonawcą (Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).
7.4.
Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy zostanie zobowiązany do podania
łącznej ceny brutto i netto oferty w rozbiciu na cenę brutto i netto dla każdej z kategorii.
7.5.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zarchiwizowane do celów
zachowania ścieżki audytu.
7.6.
Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert wycofać swoją ofertę , lecz nie
może dokonywać w niej zmian. W przypadku wycofania oferty, Wykonawca może złożyć
nową ofertę.
7.7.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień
dotyczących złożonej oferty.
8. Kontakt w sprawie zapytania ofertowego:
Natalia Falender, Departament Wykonania Orzeczeń i Probacji, tel. (22) 23 90 729
Lista załączników do zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2. Wzór umowy z Wykonawcą na realizację zamówienia
Załącznik nr 3. Formularz Oferty.
Projekt finansowany ze środków funduszy norweskich oraz ze środków krajowych
Strona 3 z 3