ZARZĄDZENIE NR 122/2011 WÓJTA GMINY DŁUGOŁĘKA z dnia 9

ZARZĄDZENIE NR 122/2011
WÓJTA GMINY DŁUGOŁĘKA
z dnia 9 maja 2011 r.
w sprawie przesyłek nie otwieranych przez punkty kancelaryjne w Urzędzie Gminy Długołęka.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 ze zm.) oraz § 42 ust. 3 i 4, załącznika nr 1do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) zarządzam, co następuje:
§ 1. Zarządzenie określa wykaz rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty
kancelaryjne Urzędu Gminy Długołęka.
§ 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) punkty kancelaryjne – Biuro Podawcze, Sekretariat w Urzędzie Gminy Długołęka;
2) przesyłka imienna - rozumie się przez to wszelkie przesyłki, na których adresat oznaczony jest tylko z imienia i nazwiska bez wskazania komórki organizacyjnej lub stanowiska pracy ; 3) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - to przesyłka rejestrowana, która może zawierać monety, banknoty,
papiery wartościowe, wartości dewizowe i inne przedmioty wartościowe wysyłane z ubezpieczeniem zawartości na
kwotę zadeklarowaną przez nadawcę.
§ 3. Punkty kancelaryjne obowiązuje zakaz otwierania przesyłek:
1) adresowanych imiennie do pracowników, którzy nie wyrazili zgody na otwieranie przesyłek imiennych do nich
kierowanych, które przekazują adresatom,
2) adresowanych imiennie do Radnych,
3) opatrzonych przez nadawcę klauzulą: „zastrzeżone”, ”tajemnica skarbowa”, „poufne”,
4) listowych z zadeklarowaną wartością, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
5) ofert przetargowych, które wpłynęły w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
6) ofert konkursowych (konkursy na dyrektorów jednostek organizacyjnych, nabory na stanowiska urzędnicze lub
inne).
§ 4. 1. Przesyłki imienne kierowane na adres urzędu do pracowników Urzędu Gminy otwierane są na
podstawie pisemnego upoważnienia stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Aktualny wykaz pracowników, którzy wyrazili zgodę na otwieranie przesyłki imiennej prowadzi Biuro
Podawcze.
§ 5. Na każdej przesyłce niepodlegającej otwarciu umieszcza się w wolnym miejscu pieczątkę wpływu
określającą datę otrzymania pisma i kolejny numer wpływu .
§ 6. 1. Korespondencję imienną wpływającą na adres Urzędu Gminy Długołęka do osób, które nie wyraziły
rejestruje się bez otwierania jako ,,kopertę zamkniętą’’,
zgody na otwieranie jej w punkcie kancelaryjnym Urzędu,
ID: JKRHF-HTLTV-BLRJD-OKSIB-RAUEF. przyjety.
Strona 1 / 2
nadaje kolejny numer wpływu i przekazuje się bez otwierania adresatowi z zapisem w Dzienniku korespondencji przychodzącej - rejestr centralny jako „przesyłka imienna”.
§ 6. 1. Korespondencję imienną wpływającą na adres Urzędu Gminy Długołęka do osób, które nie wyraziły
zgody na otwieranie jej w punkcie kancelaryjnym Urzędu, rejestruje się bez otwierania jako ,,kopertę zamkniętą’’,
nadaje kolejny numer wpływu i przekazuje się bez otwierania adresatowi z zapisem w Dzienniku korespondencji przychodzącej - rejestr centralny jako „przesyłka imienna”.
2. Jeżeli pracownik stwierdził, że przesyłka dotyczy spraw służbowych i winna być zarejestrowana to adresat
niezwłocznie przekazuje do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze. § 7. W przypadku, gdy przesyłka imienna do osoby, która nie złożyła upoważnienia do otwierania imiennych
przesyłek została nieopatrznie otwarta:
1) pracownik, który dokonał otwarcia przekłada przesyłkę do zaklejonej nowej koperty,
2) niezwłocznie przekazuje przesyłkę adresatowi z informacją o przyczynie otwarcia,
3) sporządza notatkę ze szczegółowym opisem zdarzenia i przekazuje ją bezpośredniemu przełożonemu.
§ 8. Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura Obsługi Wójta. § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. ID: JKRHF-HTLTV-BLRJD-OKSIB-RAUEF. przyjety.
Strona 2 / 2