Przeczytaj cały opis wdrożenia ()

Firma GEV zbliża się ku
wizji biura bez papieru
GEV
Handel hurtowy
Canon Polska Sp. z o.o.
Ul. Mołdawska 9
02-127 Warsaw
Poland
Tel: +48 22 430 60 00
Fax: +48 22 430 60 11
www.canon.pl
GEV - Studium przypadku
Firma GEV zbliża się ku
wizji biura bez papieru
Wprowadzenie
Mieszcząca się w Oberndorfie koło
Salzburga firma GEV, specjalizująca
się w częściach zamiennych
do komercyjnych urządzeń
gastronomicznych, dysponuje
magazynem obejmującym stale
ponad 50 000 części 450 producentów.
Firma jest istotnym łącznikiem
między dostawcami, firmami
usługowymi i samymi kuchniami
prowadzącymi komercyjną działalność
gastronomiczną lub działającymi na
terenie placówek socjalnych lub opieki
zdrowotnej. Aby znaleźć właściwą
część, klienci mogą skorzystać z
drukowanych katalogów GEV lub
sklepu internetowego, gdzie mają
dostęp do ilustracji, rysunków i
danych technicznych ułatwiających
proces wyszukiwania. Firma stawia
sobie za cel realizację 97% zamówień
tego samego dnia i wysyła dziennie
średnio 240 paczek z częściami,
generując miesięcznie około 3500
faktur sprzedaży oraz dokumentów
wysyłkowych i obsługując około 300
faktur przychodzących.
Taki model działalności przyczyniał
się do generowania ogromnych
ilości dokumentów papierowych,
a w wyniku stosowania ręcznego
systemu zarządzania dokumentami
personel tracił mnóstwo czasu na
samo wyszukiwanie informacji. GEV
zwrócił się do firmy Canon z prośbą
o opracowanie dostosowanego
rozwiązania podnoszącego
efektywność i zwiększającego
wydajność. Dzięki temu wizja
biura bez papieru, będąca celem
dyrektora zarządzającego, stała się
rzeczywistością — w 2012 r. materiały
na temat roku finansowego 2011
dostarczono doradcy finansowemu na
jednej pamięci USB.
W poszukiwaniu biura bez papieru
Szeroka oferta produktów i dążenie do
realizacji zamówień w tym samym dniu wiążą
się z kilkoma wyzwaniami organizacyjnymi.
„Obecnie da się uzyskać
dostęp do wszystkich
danych także w sposób
zdalny, dzięki czemu mogę
przeglądać dane księgowe
firmy nawet wówczas, gdy
przebywam poza biurem.”
Ponieważ firma zatrudnia zaledwie siedem
osób, jest niezwykle ważne, by personel
mógł skupić się na podstawowej działalności
i nie tracił cennego czasu na wyszukiwanie
dokumentów. Dyrektor zarządzający Friedrich
Staller stale monitoruje obieg dokumentów
w zespole, dzięki czemu odkrył, że ręczne
zarządzanie i przetwarzanie stawało się coraz
bardziej żmudnym aspektem codziennej
działalności, a pracownicy tracili nawet cztery
godziny tygodniowo na samo wyszukiwanie
informacji. Kiedy Staller obliczył, że stanowi
to dziesięć procent czasu pracy zespołu,
potrzeba zastosowania rozwiązania do
elektronicznego przetwarzania zamówień i
obsługi faktur stała się oczywista.
W istocie Staller borykał się z tym problemem
od dziesięciu lat i w tym czasie analizował
różne rozwiązania w zakresie obiegu
dokumentów. Mimo przetestowania kilku
systemów okazało się, że w rzeczywistości
żaden z nich nie spełnia specyficznych potrzeb
firmy. Wspomina on: „Moim ostatecznym
celem było biuro bez papieru, umożliwiające
przetwarzanie i archiwizowanie wszystkiego
metodą elektroniczną oraz zaprzestanie
zbędnego drukowania wiadomości e-mail”.
Dążenia te wynikały z potrzeby zwiększenia
wydajności i efektywności, co zdaniem Stallera
można było osiągnąć poprzez umożliwienie
każdemu pracownikowi dostępu do
niezbędnych informacji oraz ich pobierania
zgodnie z realizowanymi zadaniami.
Zniechęcony bezowocnym poszukiwaniem
rozwiązania, Staller postanowił zawęzić
kryteria. Z tego rodzaju podsumowania
potrzebnych funkcji mogłoby z pewnością
skorzystać wiele małych i średnich firm.
„Chciałem niezawodnego rozwiązania,
które byłoby łatwe w obsłudze i dawało
się dostosować do naszych potrzeb. Na
rynku dostępnych jest wiele starannie
opracowanych produktów, ale w przypadku
małych firm, takich jak moja, z zaledwie
siedmioma pracownikami, niektóre
rozwiązania do zarządzania dokumentami
nigdy by się nie zwróciły”.
Doskonałe dopasowanie
Staller zwrócił się o pomoc do firmy
Canon, która poleciła mu indywidualny
system obiegu dokumentów, obejmujący
udoskonaloną obsługę procesów
biznesowych (m.in. przetwarzanie faktur)
przy użyciu platformy do zarządzania
dokumentami firmy Canon. Po analizie z
zadowoleniem stwierdził, że charakteryzuje
się ono skalowalnością i modułowością,
co umożliwi bezproblemową integrację
z istniejącym modelem biznesowym. W
firmie GEV już wcześniej wdrożono system
planowania zasobów przedsiębiorstwa
(ERP), łączący wewnętrzne i zewnętrzne
zarządzanie informacjami w całej organizacji
i obejmujący administrowanie finansami,
księgowością, produkcją, sprzedażą, obsługą
oraz kontaktami z klientem. Oznaczało to,
że wybrane rozwiązanie należy połączyć z
systemem ERP — zdaniem Stallera udało się
to osiągnąć bez problemów.
Od czasu wdrożenia rozwiązania firmy
Canon wszystkie dokumenty utworzone w
systemie ERP są automatycznie wysyłane
do elektronicznego archiwum, opatrzone
etykietami umożliwiającymi łatwą identyfikację
i pobieranie. Interwencja personelu jest zbędna,
ponieważ odpowiednie skrypty są uruchamiane
w tle, wyzwalane przez polecenie drukowania,
a po utworzeniu dokumentu można go z
łatwością wyszukać przy użyciu różnych
kryteriów. W efekcie rozwiązanie zwiększa
szybkość, z jaką pracownicy firmy GEV mogą
uzyskać dostęp do właściwych dokumentów, a
tym samym zapewnia oszczędności w zakresie
wydajności i efektywności. Poprawiło się
także bezpieczeństwo, ponieważ użytkownicy
dokumentów mogą obecnie ustawiać prawa
dostępu do folderów i dokumentów; ponadto
nie ma potrzeby przechowywania duplikatów
dokumentów, które są dostępne w jednym
miejscu.
Jak wyjaśnia Staller: „Bezproblemowa
współpraca rozwiązania do zarządzania
dokumentami firmy Canon i naszego
istniejącego systemu ERP była dla nas kwestią
podstawową. System ERP jest niezbędny
w różnych aspektach naszej działalności,
m.in. księgowości, a dzięki rozwiązaniu
do zarządzania dokumentami udało się
przezwyciężyć niektóre jego ograniczenia”.
„Na przykład jeśli klient zapomniał dołączyć
informację o przelewie bankowym, takie
płatności były w przeszłości przesyłane na
specjalne konto, a później musiałem je
przeglądać ręcznie, co zabierało mnóstwo
czasu. W systemie ERP nie dało się
wyodrębnić wszystkich niezapłaconych faktur
na określoną kwotę, ale od czasu wdrożenia
rozwiązania do zarządzania dokumentami
mogę wyszukać potrzebne dokumenty w kilka
sekund. Kolejny przykład to przetwarzanie
otwartych not kredytowych. Uzyskanie wykazu
z ERP przyprawiało nas o ból głowy, a dziś
zajmuje to niecałe 10 sekund. Poza tym
obecnie da się uzyskać dostęp do wszystkich
danych także w sposób zdalny, dzięki czemu
mogę przeglądać dane księgowe firmy nawet
wówczas, gdy przebywam poza biurem”.
Po błyskawicznym szkoleniu Staller był
w stanie konfigurować własne kategorie
archiwizowania, a ponadto zaimportował
do systemu zarządzania dokumentami
historyczne dane firmy z poprzednich
GEV - Studium przypadku
siedmiu lat, mając pewność, że system jest
w pełni zgodny z wszystkimi wymogami
organów podatkowych. Rozwiązanie ułatwia
personelowi firmy GEV także wyszukiwanie
korespondencji e-mail związanej z
dokumentami dzięki korzystaniu z reguł
archiwizowania wszystkich dokumentów
bezpośrednio w systemie zarządzania
dokumentami, co także przyczynia się do
oszczędności czasu.
Rozwiązanie obejmuje funkcję skanowania
i mechanizm optycznego rozpoznawania
znaków (OCR), co umożliwia zapisywanie
skanowanych dokumentów wysyłki i faktur
gotówkowych jako plików z możliwością
przeszukiwania, co zdaniem Stallera pomogło
zoptymalizować procesy biznesowe. „Na
skanerze mamy skonfigurowane dwa
profile skanowania — dla dokumentów
drukowanych jednostronnie i dokumentów
drukowanych po obu stronach. To wszystko —
resztą zajmuje się system, wykonujący pełne
wyszukiwanie tekstowe w celu rozpoznania
najważniejszych pól na fakturach i dowodach
dostawy, a następnie opatrujący je etykietami
i rejestrujący w odpowiedniej kategorii”.
Faktury przychodzące także są skanowane lub
importowane, a następnie rozwiązanie firmy
Canon przechwytuje dane przy użyciu funkcji
przetwarzania faktur. Od razu rozpoznaje
ona nazwy dostawców i wprowadza do
systemu kluczowe dane, które są następnie
sprawdzane przy użyciu mechanizmu OCR i
zestawu reguł rozwiązania oraz weryfikowane
przez członka personelu. W rezultacie
wszystkie faktury dostawców, w formie
papierowej lub elektronicznej, mogą być
automatycznie rejestrowane i przesyłane do
systemu zarządzania dokumentami, a ręczna
interwencja potrzebna jest tylko wówczas, gdy
faktura nie jest zgodna z regułami rozwiązania.
Oszczędzanie papieru to
oszczędność czasu
Jak twierdzi Staller, w ciągu zaledwie roku
udało się zredukować czas potrzebny do
wyszukiwania dokumentów do jedynie 2%
wydajności zespołu, co stanowi redukcję o
80%. Twierdzi on: „Nastąpił ogromny wzrost
wydajności, a zamówienia są księgowane
w ciągu najwyżej dwóch dni roboczych”. Na
podstawie tych wymiernych oszczędności
czasu — odpowiadających jednemu pełnemu
etatowi — Staller szacuje, że rozwiązanie
zwróciło się w ciągu niecałych 12 miesięcy.
O zaufaniu pokładanym w kompetencjach
firmy Canon świadczy fakt, że zainwestował on
w rozwiązanie łączące magazyn firmy GEV z
systemem do zarządzania dokumentami w celu
usprawnienia integracji obiegu dokumentów.
Zdecydowane skrócenie czasu wyszukiwania
przyczyniło się także do poprawy obsługi
klientów, ponieważ otrzymują oni
odpowiedzi na pytania w ciągu sekund,
a nie godzin. Staller wymienia także inne
nieoczekiwane oszczędności osiągnięte
dzięki nowemu systemowi. „Wysyłamy
5000 paczek miesięcznie, co generuje stosy
potwierdzeń nadania, które w przeszłości
archiwizowaliśmy w formie papierowej,
zapełniając w każdym miesiącu około 16
segregatorów. Zajmowały one mnóstwo
miejsca, a obecnie ich nie potrzebujemy,
dzięki czemu zbliżyliśmy się o kolejny krok do
utopijnej wizji biura bez papieru”.
„W systemie ERP nie dało
się wyodrębnić wszystkich
niezapłaconych
faktur na określoną
kwotę, ale od czasu
wdrożenia rozwiązania
do zarządzania
dokumentami mogę
wyszukać potrzebne
dokumenty w kilka
sekund.”
„Nastąpił ogromny wzrost wydajności,
a zamówienia są księgowane w
ciągu najwyżej dwóch dni roboczych.
Zbliżyliśmy się o kolejny krok do utopijnej
wizji biura bez papieru ”
F riedrich Staller
Managing Director
GEV
Canon Europe Ltd
Canon Polska Sp. z o.o.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
www.canon.pl
www.canon-europe.com