Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji dwóch edycji „Targów Nauki
i Kooperacji” zgodnie z poniższym opisem w ramach projektu systemowego pn. „Mazowiecka Sieć Ośrodków
Doradczo-Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)”, współfinansowanego ze środków Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer wiedzy,
Podziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji realizowanego przez Samorząd Województwa Mazowieckiego,
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy
Europejskich.
Cele wydarzenia:
„Targi Nauki i Kooperacji” mają za zadanie wsparcie przedsiębiorstw, instytucji i przedstawicieli nauki
prowadzących działalność innowacyjną, a także jednostek z otoczenia biznesu oraz innych ośrodków w zakresie
wymiany doświadczeń, nawiązywania kontaktów oraz inicjowania współpracy. Ponadto udział w Tragach Nauki
i Kooperacji zwiększy poziom świadomości wśród grup objętych wsparciem o możliwościach rozwoju ich
potencjału opartego na współpracy ze środowiskiem nauki i prowadzeniem prac badawczo-rozwojowych oraz
wdrożeniem innowacji.
Ponadto przedsięwzięcie ma za zadanie:
• integrację podmiotów gospodarczych i nakierowanie na współpracę;
• ułatwienie nawiązania kontaktu między ośrodkami naukowymi a przedsiębiorcami;
• zwiększenie świadomości na temat innowacyjnych rozwiązań nauki, a także ich roli w rozwoju
przedsiębiorstw;
• zwiększenie świadomości interesariuszy w zakresie podnoszenia konkurencyjności na rynku przez
wprowadzanie innowacji;
• przedstawienie oferty instytucji naukowo-badawczych, przedsiębiorstw oraz instytucji otoczenia biznesu,
a także zaprezentowanie osiągnięć w zakresie wdrażania innowacji.
Termin realizacji zamówienia:
I edycja Tragów Nauki i Kooperacji – dwa dni w terminie do 30 czerwca 2014 r.;
II edycja Tragów Nauki i Kooperacji – dwa dni w terminie od 1 września do 15 września 2014 r.
Realizacja wydarzenia podzielona jest na cztery etapy:
• pierwszy etap realizacji – obejmuje:
- opracowanie harmonogramu organizacji pierwszej edycji targów zostanie zrealizowane do 14 dni od dnia
podpisania umowy;
- opracowanie identyfikacji wizualnej i hasła promocyjnego dla Targów Nauki i Kooperacji (termin realizacji:
do 26 maja 2014 r.);
- przeprowadzenie rekrutacji i przedstawienie Zamawiającemu pełnej potwierdzonej listy Wystawców tejże
edycji; termin realizacji etapu: do 14 dni kalendarzowych przed terminem organizacji pierwszej edycji
targów,
• drugi etap realizacji – obejmuje rozpowszechnienie plakatu promującego Targi Nauki i Kooperacji,
przygotowanie projektu i publikacja informacji o Targach Nauki i Kooperacji w postaci banneru,
opracowanie i przygotowanie projektu, produkcja i rozpowszechnienie toreb płóciennych oraz zaproszenia
na targi, stworzenie oraz prowadzenie fan page, zorganizowanie relacji z mediami (media relations),
stworzenie oraz administracja podstrony www.msodi.mazovia.pl/targi, rekrutacja prelegentów,
sporządzenie raportu podsumowującego kampanię promocyjną pierwszej edycji targów, przygotowanie
raportu opartego na wynikach z ankiet ewaluacyjnych z pierwszej edycji targów, przygotowanie raportu z I
edycji targów zawierającego rekomendacje do zorganizowania II edycji targów, a także pozostałe działania
związane z organizacją pierwszej edycji targów; termin realizacji: do 7 dni roboczych po zorganizowaniu
pierwszej edycji targów;
• trzeci etap realizacji – obejmuje opracowanie harmonogramu organizacji drugiej edycji targów,
przeprowadzenie rekrutacji i przedstawienie Zamawiającemu pełnej potwierdzonej listy Wystawców tejże
edycji, wykonanie 500 naklejek na plakaty z datą oraz informacją na temat organizacji drugiej edycji Targów
Nauki i Kooperacji; termin realizacji etapu: do 14 dni kalendarzowych przed terminem organizacji drugiej
edycji targów,
• czwarty etap realizacji – obejmuje rozpowszechnienie plakatu promującego Targi Nauki i Kooperacji,
przygotowanie projektu oraz publikację informacji o Targach Nauki i Kooperacji w postaci banneru,
opracowanie i przygotowanie projektu, produkcję i rozpowszechnienie toreb płóciennych oraz zaproszenia
na targi, prowadzenie fan page, zorganizowanie relacji z mediami (media relations), administrację
podstrony www.msodi.mazovia.pl/targi, rekrutacja prelegentów, sporządzenie raportu podsumowującego
kampanię promocyjną drugiej edycji targów, przygotowanie raportu opartego na wynikach z ankiet
ewaluacyjnych z drugiej edycji targów oraz pozostałe działania związane z organizacją tejże edycji Targów
Nauki i Kooperacji; termin realizacji: do 7 dni roboczych po zorganizowanej drugiej edycji targów.
Targi odbędą się w dwóch następujących po sobie dniach: wtorek i środa lub środa i czwartek lub czwartek
i piątek w godzinach 10-18.
Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia:
A. Promocja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji;
B. Rekrutacja Wystawców, prelegentów oraz osób odwiedzających I i II edycję Targów Nauki i Kooperacji;
C. Organizacja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji;
D. Przygotowanie raportów.
Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie harmonogramu wszystkich działań wyszczególnionych
w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, w terminie do 14 dni od dnia podpisania umowy oraz
przekazanie do akceptacji Zamawiającego.
Ad. A. Promocja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji
Szczegółowy zakres:
1) Opracowanie identyfikacji wizualnej i hasła promocyjnego dla Targów Nauki i Kooperacji.
Przez identyfikację wizualną rozumie się przygotowanie i realizację spójnej koncepcji graficznej zawierającej:
• logo wydarzenia;
• key visual - wiodący motyw graficzny;
• jednolitą czcionkę;
• layout - interfejs strony internetowej,
która zostanie wykorzystana przy realizacji materiałów promocyjnych i informacyjnych, materiałów służących
do promocji w mediach.
Wizualizacja powinna korespondować z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki MSODI, a także z Systemem
Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze.
2) Rozpowszechnienie plakatu promującego Targi Nauki i Kooperacji.
Dystrybucja plakatów w nakładzie 500 sztuk (dla każdej edycji, łącznie 1000 szt.) do jednostek samorządów
lokalnych i administracji publicznej, uczelni wyższych, miejskich urzędów pracy, instytucji otoczenia biznesu,
ośrodków naukowo-badawczych, a także do innych zaproponowanych przez Wykonawcę miejsc
umożliwiających dotarcie do jak najszerszego grona grupy docelowej. Bazę z adresami ww. miejsc należy
przedstawić do akceptacji Zamawiającego.
3) Przygotowanie projektu i publikacja informacji o Targach Nauki i Kooperacji w postaci banneru na
min. 30 portalach internetowych związanych z tematyką (dla każdej edycji, portale mogę powtarzać się w
obu edycjach).
Projekt banneru i bazę z adresami ww. portali należy przedstawić do akceptacji Zamawiającego.
4) Opracowanie i przygotowanie projektu, produkcja i rozpowszechnienie:
• zaproszenia na Targi Nauki i Kooperacji w wersji elektronicznej oraz min. 100 szt. zaproszeń w wersji
drukowanej (dla każdej edycji, łącznie min. 200 szt. zaproszeń w wersji drukowanej dla obu edycji targów);
• programu Targów Nauki i Kooperacji wraz z mapka lokalizującą stoiska i wydarzenia towarzyszące, min.
1000 sztuk (dla każdej edycji, łącznie 2000 szt. dla obu edycji targów);
• toreb płóciennych czarnych z białym nadrukiem, pionowa orientacja torby, wymiary około: wysokość 40cm,
szerokość 35cm, min. 500 sztuk (dla każdej edycji, łącznie 1000 szt. dla obu edycji) - projekt graficzny nadruku
do akceptacji Zamawiającego);
• stworzenie oraz prowadzenie w okresie kwiecień-wrzesień 2014 fan page wydarzenia oraz zakładki
powitalnej na portalu społecznościowym. Utworzenie i administracja kontem z dostępnością dla
Zamawiającego.
5) Zorganizowanie relacji z mediami (media relations), polegające na:
• prowadzeniu biura prasowego;
• stworzeniu listy dziennikarzy, do których wysyłane będą komunikaty. Lista ta powinna zawierać min. 30
pozycji dziennikarzy (dla każdej edycji targów, lista dziennikarzy w obu edycjach może się powtarzać),
zajmujących się tematyką nauki i innowacyjności, jak również reprezentantów mediów regionalnych;
• przygotowaniu i dystrybucji materiałów prasowych, w tym wysyłce co najmniej 2 informacji prasowych do
w/w grupy dziennikarzy (dla każdej edycji);
• zamieszczenie informacji prasowych na łamach 4 gazet/magazynów branżowych (dla każdej edycji, łącznie 8
publikacji; gazety/magazyny branżowe mogą powtarzać się w obu edycjach);
• pozyskaniu min. 5 patronatów medialnych (rozpoznawalne media branżowe, lokalne, ogólnopolskie)- listę
patronatów przedstawić do akceptacji Zamawiającego (dla każdej edycji – patronaty mogą powtarzać się w obu
edycjach);
• kompleksowej organizacji i przeprowadzenie konferencji prasowej, otwierającej Targi Nauki i Kooperacji
w formie śniadania prasowego (dla każdej edycji, łącznie 2 konferencje prasowe).
6) Zorganizowanie relacji foto, tj.:
• przygotowanie z wydarzenia min. 500 zdjęć o rozdzielczości 300 dpi, poddanych obróbce graficznej,
obejmujących relacje ze wszystkich wydarzeń zawartych w programie Targów Nauki i Kooperacji (dla każdej
edycji, łącznie min. 1000 zdjęć);
• przekazanie materiału zdjęciowego na nośniku elektronicznym (płyta CD, DVD);
• uporządkowanej w taki sposób, aby Zamawiający mógł z łatwością zidentyfikować poszczególne punkty
programu.
7) Stworzenie i administracja podstrony www.msodi.mazovia.pl/targi obejmujące:
• uruchomienie podstrony do istniejącego kodu strony zgodnie z identyfikacją wizualną Targów Nauki
i Kooperacji;
• przygotowanie i wprowadzanie treści w porozumieniu z Zamawiającym, zgodnej ze strategią informacyjnopromocyjną oraz harmonogramem działań;
• aktualizacji treści w czasie w terminie maj-wrzesień 2014 r.
8) Sporządzenie raportu podsumowującego kampanię promocyjną po zrealizowaniu działań obowiązkowych
oraz dodatkowych zaproponowanych przez Wykonawcę w zarysie koncepcji kampanii załączonej do oferty
(raport dla każdej edycji, łącznie 2 raporty). Raport powinien zawierać:
• pełny, szczegółowy opis wszystkich działań realizowanych w ramach promocji;
• podsumowanie dotyczące efektywności wszystkich działań zrealizowanych podczas kampanii;
• zdjęcia (w przypadku plakatów), egzemplarze dowodowe (prasa), print screeny (bannery na portalach);
• opisanie trudności jakie powstały w trakcie jej trwania;
• rekomendacje i sugestie do przyszłych edycji.
Elementy dodatkowe:
•
Wykonawca może zaproponować dodatkowe elementy wzbogacające kampanię informacyjnopromocyjną, inne niż ww. wymienione, które w kreatywny, innowacyjny lub niecodzienny sposób wykraczają
poza klasyczne działania promocyjne;
•
dodatkowe elementy będą podlegać ocenie ofert;
•
zaproponowane elementy dodatkowe powinny być spójne z linią kreatywną kampanii oraz efektywne
kosztowo;
•
nieuwzględnienie elementów dodatkowych w ofercie nie spowoduje jej odrzucenia, ale wpłynie na ogólną
ilość punktów przyznaną za nowatorskie podejście.
Ad. B. Rekrutacja Wystawców, prelegentów oraz osób odwiedzających I i II edycję Targów Nauki i Kooperacji
(uczestników)
1) Rekrutacji Wystawców
a) Stworzenie dokumentacji związanej z rekrutacją Wystawców Targów Nauki i Kooperacji wraz
z formularzem i deklaracją Wystawców o uczestnictwie w Targach Nauki i Kooperacji, a także przeprowadzenie
tej rekrutacji – przedstawienie listy co najmniej 100 kandydatur (dla każdej edycji, łącznie co najmniej 200
kandydatur dla obu edycji) wraz z uzasadnieniem i przekazaniem do akceptacji Zamawiającemu do 21 dni
kalendarzowych przed wydarzeniem. Lista wystawców powinna zawierać informacje takie jak: nazwa jednostki,
status, opis działalności jednostki, opis działalności innowacyjnej. W momencie odrzucenia przez
Zamawiającego Wystawców, Zamawiający podejmuje się dostarczenia kolejnych kandydatur Wystawców w
liczbie odpowiedniej do zapewniania 100 wystawców, w terminie do 14 dni kalendarzowych przed
wydarzeniem. Pozyskanie informacji o otrzymanej dotychczas pomocy de minimis nastąpi na etapie rekrutacji
przedsiębiorstw do udziału w targach. Formularz zgłoszeniowy musi być zgodny z ROZPORZADZENIEM RADY
MINISTRÓW z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający
się o pomoc de minimis. Wystawca, który zostanie zakwalifikowany, będzie zobowiązany do podpisania
oświadczenia, że w czasie pomiędzy złożeniem oświadczenia a uzyskaniem pomocy de minimis od
Zamawiającego, nie będzie korzystał z innej pomocy, niż ta wskazana w przedstawionym na dzień składania
dokumentów formularzu. Wykonawca zbierze oświadczenia oraz przekaże je do Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia fachowej pomocy (doradca w zakresu pomocy publicznej) w celu
poprawnego wypełnienia formularza przez wystawców.
Na podstawie przekazanych formularzy Zamawiający dokona weryfikacji limitów udzielonej dotychczas pomocy
oraz ewentualnego wykluczenia z otrzymania pomocy, zgodnie z Ustawą z dnia 30 kwietnia 2004 r.
o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r., Nr 59, poz. 404 z późn. zm.
art. 31).
Jednocześnie, po udzieleniu wsparcia przedsiębiorcy Zamawiający wystawi wnioskodawcy zaświadczenie
o udzielonej pomocy de minimis.
b) Wystawcami Targów Nauki i Kooperacji będą:
•
jednostki naukowe: instytucje badawcze, uczelnie, jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty
badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe, Polska Akademia Umiejętności, Polska Akademia Nauk,
przedsiębiorcy posiadający status centrum badawczo-rozwojowego;
•
MŚP (firmy podejmujące działania innowacyjne lub planujące rozpocząć działania innowacyjne),
poszukujące partnera biznesowego; firmy badawczo-rozwojowe;
•
Instytucje typu „non profit” powołane statutowo do wspierania innowacji;
Instytucje
otoczenia biznesu:
•
- ośrodki przedsiębiorczości i innowacyjności: Centra Biznesu, Kluby Przedsiębiorczości, punkty konsultacyjne,
punkty konsultacyjno-doradcze, preinkubatory, inkubatory przedsiębiorczości, inkubatory technologiczne, itp.,
centra transferu technologii, parki naukowe, technologiczne;
- instytucje finansowe: Regionalne i Lokalne Fundusze Pożyczkowe, Fundusze Poręczeń Kredytowych, Fundusze
Kapitału Zalążkowego, Sieci Aniołów Biznesu
z województwa mazowieckiego lub posiadające swoją siedzibę na terenie województwa mazowieckiego.
W Tragach Nauki i Kooperacji w formie Wystawców musi brać udział przynajmniej 10 jednostek naukowych
(20 jednostek naukowych w obu edycjach targów).
Regulamin rekrutacji wystawców zostanie opracowany przez Wykonawcę zgodnie z następującymi wytycznymi,
a następnie zaakceptowany przez Zamawiającego:
•
Krajowe przepisy określające warunki udzielania pomocy de minimis, które zostały zawarte
w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2007r. w sprawie udzielania niektórych ulg w ramach
pomocy de minimis (Dz. U. Nr 76, poz. 498);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez
podmiot ubiegający się o pomoc de minimis z dnia 5 kwietnia 2010 r. (Dz. U. Nr 53, poz. 311).
Wsparcie wystawców w ramach przedsięwzięcia (obsługa, stoiska wystawiennicze, catering) będzie stanowić
pomoc publiczną, udzielaną zgodnie z przepisami rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia
2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 TWE do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L379, z dnia 28.12.2006) oraz
ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. z 2007
Nr 59, poz. 404 ze zm.).
Pomoc de minimis udzielona wszystkim wystawcom w ramach jednej edycji targów nie może przekroczyć
000 zł (kwota przeznaczona na pomoc de minimis, do podziału na wszystkich wystawców targów).
Łącznie w ramach dwóch edycji nie może przekroczyć 350 000 zł.
175
Wykonawca będzie odpowiedzialny za opracowanie zasad rekrutacji Wystawców targów, prowadzenie listy
Wystawców, podpisanie, wypełnienie dokumentów przez Wystawców oraz przekazanie Zamawiającemu: listy
obecności oraz, jeśli występują dane osobowe, oświadczenia uczestników projektu o wyrażenie zgody na
przetwarzanie danych osobowych i deklaracji uczestnictwa w projekcie.
2) Wybór prelegentów
a) Wykonawca przedstawi listę proponowanych prelegentów wraz z uzasadnieniem do akceptacji
Zamawiającemu przynajmniej na 21 dni kalendarzowych przed organizowanym wydarzeniem.
b) Przekazanie Zamawiającemu deklaracji prelegentów zawierających informację o tematyce i zakresie
przeprowadzanych wykładów.
c) 8 prelegentów prowadzących wykłady (po 4 prelegentów każdego dnia) – dla każdej edycji, łącznie 16
prelegentów dla obu edycji. Dopuszcza się, po akceptacji Zleceniodawcy, prowadzenie wykładów w trakcie
II edycji targów przez prelegentów, którzy prowadzili wykłady w I edycji. Tematyka wykładów w II edycji nie
może być taka sama jak w I edycji targów oraz zostanie przedstawiona do akceptacji Zamawiającego do 21 dni
kalendarzowych przed II Targami Nauki i Kooperacji.
d) W przypadku nie przybycia któregokolwiek z prelegentów Wykonawca zobowiązuje się zapewnić
zastępstwo przez osobę podaną na liście rezerwowej, spełniającej warunki prowadzenia wykładów.
3) Przedstawienie Zamawiającemu przynajmniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym
przedsięwzięciem pełnej i ostatecznej listy Wystawców, prelegentów oraz listy rezerwowej;
4) Ostateczna lista Wystawców oraz prelegentów podlega uzgodnieniu i zatwierdzeniu przez
Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do wskazania podmiotów uczestniczących w charakterze Wystawcy
oraz prelegenta w Targach Nauki i Kooperacji;
5) W przypadku nie przybycia któregokolwiek z Wystawców lub prelegentów, Wykonawca zobowiązuje się
zapewnić zastępstwo Wystawcą oraz prelegentem wskazanym na liście rezerwowej, spełniającym warunki
udziału w Targach Nauki i Kooperacji lub w wykładach.
6) Zawarcie umów z Wystawcami na przeprowadzenie usługi wystawienniczej oraz z prelegentami
na poprowadzenie wykładów leży po stronie Wykonawcy.
7) Uczestnicy Targów Nauki i Kooperacji oraz wykładów
a) Wykonawca będzie odpowiedzialny za opracowanie zasad rekrutacji uczestników targów, prowadzenie
listy uczestników, podpisanie, wypełnienie dokumentów przez uczestników oraz przekazanie Zamawiającemu:
ankiet ewaluacyjnych, lista obecności oraz, jeśli występują dane osobowe, oświadczenia uczestników projektu o
wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, deklaracji uczestnictwa w projekcie.
b) Opracowanie i obsługę elektronicznego formularza rekrutacji, do którego link zostanie umieszczony
na stronie projektu www.msodi.mazovia.pl, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.) oraz w rozporządzeniem Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 Nr 100, poz. 1024).
c) Grupą docelową wykładów będą osoby odwiedzające Targi Nauki i Kooperacji, czyli przedstawiciele
przedsiębiorstw z województwa mazowieckiego o największym potencjale wdrażania i dyfuzji produktów
innowacyjnych oraz naukowcy, doktoranci lub inne osoby pracujące w jednostkach naukowych mających
do czynienia na co dzień z badaniami nad innowacyjnymi rozwiązaniami, a także instytucje z otoczenia biznesu
w województwie mazowieckim.
d) Zapewnienie osób odwiedzających Targi Nauki i Kooperacji (uczestników): co najmniej 200 osób
odwiedzających targi (jedną edycję, łącznie obie edycje: 400 osób); do 50 uczestników w każdych z wykładów
z grupy docelowej targów (planowane jest przeprowadzenie 8 wykładów w każdej edycji targów, łącznie 16
wykładów w obu edycjach).
c) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia podczas pierwszej i drugiej edycji targów, łącznie,
minimalnej liczby uczestników wydarzenia w ramach następujących wytycznych:
osoby uczące lub kształcące się (nieaktywne zawodowo) – min.20 osób,
•
samozatrudnieni – min.120 osób,
•
zatrudnieni w mikroprzedsiębiorstwach – min.200 osób,
•
zatrudnieni w małych przedsiębiorstwach – min.215 osób,
•
zatrudnieni w średnich przedsiębiorstwach – min.50 osób,
•
zatrudnieni w dużych przedsiębiorstwach – min.10 osób,
•
zatrudnieni w administracji publicznej – min.240 osób,
•
zatrudnieni w organizacjach pozarządowych – min.40 osób.
•
Wykonawca odpowiada za zapewnienie wymaganej frekwencji na wydarzeniu.
Ad. C. Organizacja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji, w zakresie których Wykonawca odpowiada za:
1) Miejsce wydarzenia
Zapewnienie hali targowej:
a) lokalizacja: wielofunkcyjny kompleks wystawienniczy / hala targowa / centrum targowe/ centrum
targowo-kongresowe;
b) liczba wystawców (stoisk) – 100 wystawców (stoisk) dla każdej edycji, łącznie 200 wystawców (stoisk) dla
obu edycji targów; minimum jedna osoba, maksymalnie dwie osoby (wystawcy) przy każdym stoisku
wystawienniczym; minimum 100 osób, maksymalnie 200 osób (wystawców) przy każdym stoisku
wystawienniczym dla jednej edycji, łącznie dla obu edycji minimum 200 osób, maksymalnie 400 osób
(wystawców);
c) liczba osób odwiedzających targi – min. 200 dla każdej edycji, łącznie min. 400 osób odwiedzających targi
dla obu edycji;
d) kompleks wystawienniczy powinien znajdować się w promieniu do 15 km od centrum Warszawy (Pałacu
Kultury i Nauki);
e) na hali targowej powinno zostać wydzielone miejsce na stanowiska wystawiennicze dla: reprezentantów
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego, a także wydzielona sala/foyer na potrzeby cateringu
oraz sala konferencyjna na wykłady;
f)
dostęp do Internetu (sieć LAN, WiFi) oraz do prądu dla każdego ze stoisk targowych;
g) klimatyzacja;
h) nagłośnienie i 3 mikrofony bezprzewodowe na hali targowej;
i)
sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki:
–
lokalizacja: sala konferencyjna powinna znajdować się w budynku kompleksu wystawienniczego,
w sąsiedztwie do hali targowej, gdzie będą odbywały się Targi Nauki i Kooperacji. Liczba miejsc w sali
konferencyjnej: co najmniej 80, ustawienie krzeseł: teatralne;
–
mównica z mikrofonem na podwyższeniu dla prelegenta prowadzącego wykłady, fotel oraz stolik przy
fotelu (na którym prelegent będzie mógł trzymać notatki, odłożyć mikrofon, wskaźnik, itd.);
–
przynajmniej dwa laptopy z oprogramowaniem w pełni kompatybilnym z formatami, z których będą
prezentowane wykłady, laptopy kompatybilne z projektorem, co najmniej 2 elektroniczne wskaźniki;
–
dostęp do internetu – co najmniej jedno stanowisko na podeście;
–
dwa laptopy kompatybilne z formatami, z których będą prezentowane wykłady, nagłośnienie
i 3 mikrofony bezprzewodowe na sali konferencyjnej, ekran, projektor, komputer lub laptop współpracujący z
projektorem, kompatybilny z Internetem; nagłośnienie oraz obsługa wizualna powinna być tak zorganizowana,
by prezentacja multimedialna była widoczna oraz czytelna dla wszystkich uczestników znajdujących się na sali;
j)
klimatyzacja;
k) jedna recepcja zlokalizowana przy wejściu do hali targowej, druga przy wejściu do sali konferencyjnej
(2 stoły, 2 krzesła, 2 szklane pojemniki na wizytówki, lista obecności, rejestracja uczestników),
l)
pomieszczenie techniczne – miejsce przechowywania broszur informacyjnych, sprzętu itp.;
m) toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych;
n) szatnia z możliwością pozostawienia w niej bagażu dla każdego z uczestników Targów Nauki i Kooperacji,
o) na terenie Targów Nauki i Kooperacji powinny znajdować się co najmniej 3 ekrany (2 ekrany na hali
targowej, 1 ekran na sali konferencyjnej), na których będą wyświetlane krótkie prezentacje dotyczące projektu
systemowego MSODI (na sali konferencyjnej krótkie prezentacje dotyczące projektu systemowego MSODI
wyświetlane będą pomiędzy wykładami). Na ekranach będą również wyświetlane slajdy dotyczące innych
przedsięwzięć Samorządu Województwa Mazowieckiego, w tym m.in. konkursu Innowator Mazowsza.
Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania prezentacji i przekazania do akceptacji Zamawiającemu
przynajmniej na 7 dni roboczych przed planowanym przedsięwzięciem.
2) Projekt stoisk.
a) Wykonanie, przygotowanie oraz demontaż stoisk wraz z miejscami siedzącymi oraz stolikami
dla Wystawców, którzy wyrażą na to zapotrzebowanie lub udostępnienie powierzchni (min. 6m²) Wystawcom
nie wyrażającym zapotrzebowania na stoisko. Stoiska muszą być dopasowane do potrzeb Wystawcy;
powierzchnia każdego stoiska powinna wynosić minimum 6m².
b) projekt stoisk powinien być w pełni autorski i dopasowany do warunków technicznych oraz
organizacyjnych; projekt stoiska Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego powinien
uwzględniać logo Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie oraz logo MSODI –
Mazowieckiej Sieci Mazowieckiej, grafika powinna korespondować z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki
MSODI, a także z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze (dostarczonym przez Zamawiającego);
c) projekt stoisk uwzględniać będzie na jednej ze ścian każdego stoiska w widocznym miejscu logotypy firmy
lub instytucji, wystawiającej się w ramach tegoż stoiska.
Wykonawca, po konsultacji oraz ustaleniu potrzeb każdego z Wystawców stworzy projekt i przekaże go
Zamawiającemu nie później niż na 10 dni przed planowanym wydarzeniem.
W ramach tego etapu Wykonawca wykona stoiska zgodnie z projektem zaakceptowanym
i wybranym Zamawiającego, z materiałów przedstawionych przez Wykonawcę.
3) Utrzymanie i obsługa techniczna stoisk.
W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do:
a) utrzymania i obsługi technicznej stoisk obejmującej zapewnienie internetu na stoisku, niezwłoczne
usuwanie wszelkich wad i usterek przez cały czas trwania targów;
b) technicznego wsparcia w obsłudze sprzętu, m.in. sieci LAN.
Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący
z funkcjonowaniem stoiska.
Wszelkie koszty związane z wykonaniem, montażem, utrzymaniem, obsługą techniczną oraz demontażem
stoisk są uwzględnione w wysokości wynagrodzenia Wykonawcy. Zamawiający nie poniesie żadnych kosztów
ponad to ustalone wynagrodzenie.
4)
Opracowanie oraz przygotowanie identyfikatorów dla prelegentów i Wystawców.
5) Organizacja wykładów I edycji Targów Nauki i Kooperacji;
a) co najmniej 4 wykłady każdego dnia prowadzone przez przynajmniej 4 prelegentów każdego dnia (łącznie
w ciągu dwóch dni Targów Nauki i Kooperacji co najmniej 8 wykładów prowadzonych przez minimum
8 prelegentów w każdej edycji, łącznie co najmniej 16 wykładów oraz co najmniej 16 prelegentów w obu
edycjach targów); długość jednego wykładu około 90 minut;
b) do 50 uczestników na każdym z wykładów w obu edycjach targów. W wykładach uczestniczyć mogą osoby
odwiedzające Targi Nauki i Kooperacji, które wypełnią formularz i deklarację uczestnictwa w projekcie/
konkretnych wykładach, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z
Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004 roku
(Dz.U.2004.100.1024), na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285).
c) Zorganizowanie wykładów.
Tematyka wykładów ma dotyczyć aspektów takich jak:
1. Usługi finansowe w nowej generacji:
a. sprzedaż produktów finansowych w Internecie;
b. rola doradcy w wirtualnym świecie;
c. odpowiednie środowisko do nawiązywania relacji klient-doradca;
d. oczekiwania nowego typu klienteli – pokolenia Y;
e.
f.
g.
h.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
3.
a.
b.
c.
d.
4.
a.
b.
c.
d.
pośrednik, doradca finansowy, e-doradca finansowy – typ klienteli, świadczone usługi i różnice;
case study: zautymatyzowany model doradztwa finansowego działających w sieci, agregacja rachunków,
porównywarki doradców finansowych na podstawie serwisów inwestycyjnych i społecznościowych
(np. takich jak Betterment.com czy Wealthfront.com, PersonalCapital.com czy Optimize.ca);
obciążenie kosztu poszukiwania informacji jako jedna z najważniejszych cech globalnej sieci;
polaryzacja rynku jako jeden z możliwych kierunków polaryzacji rynku oraz jego podział na segment
dostępny dla klientów tzw. mass affluent oraz na segment dla klientów zamożnych.
Nowy Horyzont 2020:
jako odzwierciedlenie dążenia do realizacji koncepcji, osiągnięcia wzrostu i tworzenia miejsc pracy z myślą
o przyszłości;
jako kluczowe narzędzie wykorzystywane do realizacji inicjatywy przewodniej „Unia innowacji”
oraz do realizacji zobowiązań podjętych w ramach tej inicjatywy;
jako kompleks wszystkich istniejących funduszy unijnych na badania naukowe i innowację, w tym
programu ramowego w zakresie badań naukowych, działań związanych z innowacjami w ramach
programu ramowego na rzecz konkurencyjności i innowacji oraz Europejskiego Instytutu Innowacji
i Technologii (EIT);
Nowy Horyzont 2020 skupi swoje zasoby na trzech różnych, lecz wzajemnie się umacniających
priorytetach:
- doskonała baza naukowa (Excellence in science),
- wiodąca pozycja w przemyśle (Industrial leadership),
- wyzwania społeczne (Societal challenges);
Trzy nadrzędne cele Nowego Horyzontu 2020:
- zmniejszenie kosztów administracyjnych po stronie uczestników,
- przyspieszenie wszystkich procesów zarządzania wnioskami i dotacjami;
- zmniejszenie błędu finansowego.
uproszczenia strukturalne.
Prawo własności intelektualnej
prawo na dobrach niematerialnych;
regulacje prawa autorskiego (w ramach prawa cywilnego) oraz patentów i znaków towarowych (w ramach
prawa własności przemysłowej), tajemnice handlowe;
zakres ochrony poszczególnych praw własności intelektualnej w Polsce;
Światowa Organizacja Własności Intelektualnej.
Zastrzeżenie patentowe:
jak uzyskać patent na wynalazki, które są nowe, posiadają poziom wynalazcy oraz nadają się do
przemysłowego stosowania?
udzielenie przez urząd patentowy prawa wyłącznego, zakreślającego granice swobody działania
uczestników obrotu gospodarczego,
zastrzeżenia patentowe jako obowiązek i najważniejszy element dokumentacji zgłoszeniowej;
jakie wymagania pod adresem zastrzeżeń patentowych zawartych w dokumentacji zgłoszeniowej
formułują obowiązujące przepisy (w szczególności postanowienia ustawy prawo własności przemysłowej
oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 września 2001 r. w sprawie dokonywania
i rozpatrywania zgłoszeń wynalazków i wzorów użytkowych), a w ślad za nimi doktryna i orzecznictwo?
Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego szczegółowy scenariusz dodatkowych wykładów
o tematyce dotyczącej nauki i kooperacji podmiotów gospodarczych.
Wykonawca zapewni odpowiednią oprawę wykładów, jak również zagwarantuje potrzebne narzędzia
i materiały.
Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia kilku punktów widzenia w jednym zakresie oraz
zorganizowanie w ramach określonego zakresu tematycznego wykładów.
• Wykonawca zapewni maksymalnie 450 sztuk zestawów wykładowych (dla każdej edycji, łącznie 900 sztuk
zestawów wykładowych dla obu edycji targów). W skład każdego z zestawów będą wchodziły:
- program wykładów (dwóch dni Targów Nauki i Kooperacji);
- katalog z wykładów zawierający opisy sylwetek prelegentów wraz z krótkim streszczeniem ich prelekcji - druk
kolorowy na papierze kredowym, okładka laminowana miękka;
- identyfikator;
- materiały szkoleniowe – druk kolorowy na papierze kredowym, okładka laminowana miękka (skład
merytoryczny materiałów szkoleniowych będą stanowiły slajdy z prezentacji z wykładów);
- długopis (w kolorze czarnym z niebieskim wkładem),
- notes opatrzony w nadruki projektowe oraz promujące przedsięwzięcie;
• opracowanie graficzne, druk i dostarczenie fiszek dla prelegentów na stół prezydialny (po jednej dla każdego
prelegenta), umieszczenie fiszek na podstawkach wykonanych z pleksi;
• podczas organizacji Targów Nauki i Kooperacji (w tym także wykładów), Wykonawca jest zobowiązany do
przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych,
sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie;
• w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował halę lub salę na potrzeby
organizacji Targów Nauki i Kooperacji (w tym także wykładów), posiada regulamin korzystania z pomieszczeń
podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego
postanowień;
• najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem wykładów Wykonawca dokona próby generalnej w zakresie
zainstalowanego wyposażenia z udziałem wszystkich osób bezpośrednio zaangażowanych w ich realizację tj.:
osoby prowadzącej, pracowników obsługi technicznej;
• wszystkie opracowania i produkty w ramach zamówienia podlegają akceptacji Zamawiającego;
• wszystkie niewykorzystane materiały promocyjne oraz elementy wystawiennicze przekazane przed Targami
Nauki i Kooperacji przez Zamawiającego, zostaną zwrócone Zamawiającemu w nienaruszonej postaci;
• wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach muszą zawierać logo Unii Europejskiej,
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mazowsza oraz muszą być opatrzone słowami: Projekt „Mazowiecka
Sieć Ośrodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)” jest współfinansowany przez Unię
Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu Województwa
Mazowieckiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Logotypy oraz zasady ich
wykorzystania udostępni Zamawiający.
d) Dodatkowo zadaniem Wykonawcy będzie przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej wśród wszystkich
uczestników Targów Nauki i Kooperacji (minimum 450 ankiet ewaluacyjnych dla jednej edycji, minimum 900
ankiet ewaluacyjnych dla obu edycji targów). Dane zawarte w ankietach ewaluacyjnych będą gromadzone z
uwzględnieniem podziału na:
- płeć,
- informacje dotyczące wzrostu świadomości i wiedzy na temat znaczenia innowacji wśród uczestników Targów
Nauki i Kooperacji
- informacje na temat wzrostu zainteresowania innowacjami wśród uczestników targów po tymże wydarzeniu.
Zamawiający przekaże na wniosek Wykonawcy wzór ankiety ewaluacyjnej nie później niż na 5 dni roboczych
przed planowanym terminem Targów Nauki i Kooperacji. Po zakończonych targach Wykonawca zobowiązany
jest do przekazania Zamawiającemu w/w ankiet oraz przygotowania raportu opartego na ich wynikach.
6) Zapewnienie usługi hotelowej.
Wykonawca zobowiązuje się zorganizować Targi Nauki i Kooperacji oraz zarezerwować pokoje w hotelu
przynajmniej 3–gwiazdkowym na noc pomiędzy pierwszym i drugim dniem targów (w przypadku obu edycji
targów). Hotel powinien być usytuowany w bezpośrednim sąsiedztwie: wielofunkcyjnego kompleksu
wystawienniczego/ hali targowej/ centrum targowego/ centrum targowo-kongresowego, w którym odbędą się
targi lub w promieniu do 7 km od miejsca, w którym będą odbywały się targi. Pokoje odpowiadające
standardowi hotelu co najmniej trzygwiazdkowemu, zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r.
Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie, Dz.U.06.22.169 z późniejszymi zmianami.
W skład usługi hotelowej wchodzi:
a) rezerwacja maksymalnie 30 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych dla Prelegentów oraz przedstawicieli
Zamawiającego dla każdej edycji Targów Nauki i Kooperacji, łącznie maksymalnie 60 noclegów dla obu
edycji targów; Wykonawca zostanie poinformowany na maksymalnie 2 tygodnie przed wydarzeniem ile
pokoi zostanie zarezerwowanych;
b) rejestracja w hotelu w pierwszym dniu targów, wyrejestrowanie z hotelu drugiego dnia targów (podczas
obu edycji targów);
c) śniadania zapewnione przez hotel w drugim dniu targów (podczas obu edycji targów).
7) Zapewnienie obsługi cateringowej przez 2 dni Targów Nauki i Kooperacji (przerwy kawowe, w każdej
edycji targów).
• Wykonawca zobowiązuje się zapewnić obsługę cateringową, wydzieloną salę/foyer na potrzeby cateringu,
przerwy kawowe przez 2 dni targów dla prelegentów oraz wystawców Targów Nauki i Kooperacji w formie
szwedzkiego stołu w wydzielonej części sali lub oddzielnym pomieszczeniu; liczba osób dla jakiej należy
zapewnić wyżywienie to maksymalnie 210 z założeniem zapasu 50 osób (dla jednej edycji, maksymalnie dla
420 osób dla obu edycji targów, z założeniem zapasu 100 osób);
• w trakcie trwania rejestracji oraz części oficjalnej: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata
ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), sok pomarańczowy, sok jabłkowy, sok grejpfrutowy
woda mineralna gazowana i niegazowana (w butelkach o max. pojemności 0,5 l.), woda z cytryną, ciastka,
przekąski słone, kanapki, owoce1;
• dostarczenie naczyń i sztućców;
• obsługa cateringowa: bieżące sprzątanie stolików oraz miejsca przeznaczonego na catering, serwowanie
jedzenia oraz napoi, obsługa kelnerska min. 2 osób.
8) Zapewnienie uroczystej kolacji dla organizatorów, prelegentów oraz Wystawców targów
• Rozmieszczenie stołów, nakrycia, obsługa – wszystko na poziomie min. 3-gwiazdkowego hotelu;
• Liczba miejsc: maksymalnie 100 osób na jedną edycję targów (200 osób na obie edycje). Kolacja dla
zdeklarowanych Wystawców, prelegentów oraz przedstawicieli Zamawiającego;
• Obsługa kelnerska – minimum 3 osoby;
• Godzinę kolacji oraz propozycję menu 3-gwiazdkowego hotelu – Zamawiający zaakceptuje minimum 14 dni
kalendarzowych przed planowanym przedsięwzięciem – należy podać przynajmniej dwie propozycje
zorganizowania uroczystej kolacji.
• Menu na kolację powinno się składać minimum z:
- zup lub kremów (przynajmniej 2 rodzaje)2;
- przystawek mięsnych i bezmięsnych na zimno (minimum 4 rodzaje) w ilości co najmniej 80 g na osobę;
- sałatek (minimum 5 rodzajów – w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 150g na osobę, każda składająca się
z minimum 5 składników;
- dań głównych na gorąco (minimum 2 rodzaje). Będą to dania typu obiadowego do konsumpcji z użyciem noża
i widelca;
- ciepłych dodatków do dań na gorąco (minimum 2 rodzaje, np. ziemniaki opiekane, makaron, ryż, warzywa
gotowane) w ilości co najmniej 250 g na osobę;
- deseru, składającego się z: minimum 3 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g na osobę, z wyłączeniem
ciast drożdżowych), minimum 5 rodzajów owoców krojonych (w ilości co najmniej 50 g na osobę) oraz
minimum 2 rodzajów deserów podawanych w pucharkach (np. musy, galaretki, kremy) w ilości co najmniej 50 g
na osobę;
- lampki wina czerwonego oraz białego (po 3 lampki na osobę);
- napojów gorących (minimum 1 filiżanka kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka
herbaty dla każdej osoby – do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 – 2 g);
- napojów zimnych (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych – pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka
w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co
najmniej 0,25 l dla każdej osoby. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody
gazowanej).
9) Kompleksowa organizacja transportu:
a) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obecność prelegentów na prowadzonych przez nich wykładów,
od rozpoczęcia wykładów, do ich zakończenia.
1
2
Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym Wykonawcą
Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym Wykonawcą
b) Dodatkowo
Wykonawca
zapewni
transport
materiałów
promocyjnych
Zamawiającego
i wyposażenia stoisk z:
• Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Departament Rozwoju
Regionalnego i Funduszy Europejskich, Wydział Innowacyjności, al. Solidarności 61, Warszawa,
• Magazynu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26
w Warszawie,
na Targi Nauki i Kooperacji (dla obu edycji) oraz z powrotem, załaduje oraz przewiezie i rozładuje materiały
z miejsc oraz do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego w godzinach pracy Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po podpisaniu umowy między Zamawiającym oraz Wykonawcą,
strony ustalą wspólnie termin, a Zamawiający wyznaczy miejsce wydania materiałów i wyposażenia, do
transportu których zobowiązany jest Wykonawca. Ponadto, przed dokonaniem transportu, Wykonawca
zobowiązany jest do ustalenia z Zamawiającym oraz dostosowania rodzaju i wielkości auta, jakim ma być
dokonany tenże transport. Wykonawca zobowiązuje się do przewiezienia m.in.: publikacji książkowych (min.
300 dla każdej edycji, łącznie 600 dla obu edycji), bannerów, ulotek i broszur oraz stojaków na nie, ścianki
wystawienniczej MSODI oraz materiałów informacyjno-promocyjnych wskazanych przez Zamawiającego.
Przy organizacji drugiej edycji Targów Nauki i Kooperacji, Wykonawca dodatkowo będzie odpowiedzialny za:
• wykonanie 500 naklejek z datą oraz informacją na temat organizacji drugiej edycji Targów Nauki i Kooperacji
oraz zamieszczenia ich na 500 plakatach (zgodnie z szatą graficzną plakatu).
Ad. D. Przygotowanie raportów.
1. Przygotowanie raportu z I edycji targów zawierającego rekomendacje do zorganizowania II edycji targów.
Wykonawca, po zrealizowaniu wszystkich działań związanych z organizacją I edycji Targów Nauki i Kooperacji,
przygotuje oraz na 7 dni roboczych po wydarzeniu dostarczy Zamawiającemu raport z dotychczasowych działań
udokumentowanych zdjęciami wykonanymi cyfrowo (rozdzielczość min. 5 mega pikseli), również z zawarciem
informacji na temat Wystawców, list obecności uczestników targów i wykładów, ankiet ewaluacyjnych, a także
inne materiały, które mogą potwierdzać i obrazować przebieg targów.
Ponadto Wykonawca w raporcie zawrze informacje na temat Wystawców, tj. dokona spisu firm biorących
udział w tragach, profilu ich działalności oraz działań, jakie podjęli na rzecz promocji podczas tego wydarzenia.
Wykonawca będzie zobowiązany do zebrania podpisów uczestników wydarzenia na następujących
dokumentach oraz dostarczenia ich wraz z raportem: lista obecności uczestników targów oraz Wystawców
(zawierająca imię, nazwisko oraz potwierdzenie odebrania przez uczestników materiałów informacyjnopromocyjnych projektu), ankiety ewaluacyjne, jeśli występują dane osobowe, oświadczenia uczestników
projektu o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie.
Akceptacja przez Zamawiającego raportu z przebiegu Targów Nauki i Kooperacji będzie podstawą
do protokolarnego odbioru zadania w ramach niniejszego zamówienia.
Wykonawca zobowiązuje się do organizacji drugiej edycji Targów analogicznie do zapisów ze Szczegółowego
Opisu Przedmiotu Zamówienia dotyczących pierwszej edycji z uwzględnieniem rekomendacji oraz propozycji
działań na zniwelowanie ewentualnych trudności w kolejnych edycjach Targów Nauki i Kooperacji
uwzględnionych w raporcie (zaakceptowanych przez Zamawiającego).
Po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie do zdjęć dokumentujących przebieg Targów Nauki
i Kooperacji oraz wykładów i opracowań graficznych przechodzą bez ograniczeń na rzecz Zamawiającego.
2. Przygotowanie raportu końcowego z II edycji Targów Nauki i Kooperacji.
Wykonawca po zakończeniu drugiej edycji Targów Nauki i Kooperacji, adekwatnie jak w pierwszej edycji
targów, przygotuje raport końcowy (również z zawarciem informacji na temat Wystawców, list obecności
uczestników targów i wykładów, ankiet ewaluacyjnych). Wykonawca zapewni także dokumentację dowodową
z realizowanych działań (wraz z dokumentacją fotograficzną działań zapisanych na płycie CD/DVD). Wykonawca
dokona także pomiaru ogólnych efektów realizacji zadania. Wykonawca dostarczy raport wraz
z w/w dokumentacją do akceptacji Zamawiającego na 7 dni roboczych po wydarzeniu.
Informacje dodatkowe
1. Wykonawca, na potrzeby niniejszego zamówienia, jest zobowiązany do przestrzegania zasad wizualizacji
PO KL zgodnie z aktualnymi „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki” oraz do stosowania Folderu Systemu Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze
i Systemu Identyfikacji Marki MSODI, dostępnych na stronach www.efs.gov.pl, www.mazovia.pl,
www.msodi.mazovia.pl. Wobec czego, produkty przedmiotowego zamówienia (raporty, zaproszenia, plakaty,
ulotki, elektroniczny formularz rekrutacji, ankiety ewaluacyjne, itp.) muszą być oznakowane zgodnie
z ww. zasadami. Wykonawca wystąpi do Zamawiającego o udostępnienie wzoru logotypów do zastosowania.
2. Wykonawca zrealizuje zadanie w sposób rzetelny, z zachowaniem najwyższych standardów realizowanych
działań i zapewniając najlepsze rezultaty, zgodnie z obowiązującym prawem i zapisami umowy, podpisanej
z Zamawiającym.
3. Obowiązkiem Wykonawcy będzie realizacja zadania zgodnie z przepisami ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., poz. 101, Nr 926 z późn.zm.), w tym zgodnie
z postanowieniami § ……. wzoru umowy na realizację niniejszego zadania.
4. Zadanie zostanie zrealizowane również zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych, w tym z zasadą
równości szans kobiet i mężczyzn.
5. Wykonawca, na każdym etapie realizacji zamówienia będzie zobligowany do przedstawiania
Zamawiającemu dodatkowych wyjaśnień/informacji dotyczących realizacji niniejszego zamówienia.
6. Podczas organizacji targów Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa
powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz
ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie.
7. W przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował hale na potrzeby targów lub salę
na potrzeby organizacji wykładów, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez,
Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień.
8. Po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie do zdjęć dokumentujących przebieg wykładów oraz
opracowań graficznych przechodzą bez ograniczeń na rzecz Zamawiającego.
9. Wykonawca wyznaczy dwie osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym.
10. Wykonawca zwróci wszystkie elementy wystawiennicze przekazane przed targami i wykładami przez
Zamawiającego w nienaruszonej postaci.
11. Wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach muszą zawierać logo Unii Europejskiej,
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mazowsza oraz muszą być opatrzone słowami: Projekt „Mazowiecka
Sieć
Ośrodków
Doradczo
Informacyjnych
w zakresie innowacji (MSODI)” jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu Województwa Mazowieckiego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Logotypy oraz zasady ich wykorzystania udostępni Zamawiający.