Planowanie finansowe w partrnerstwie IV

Planowanie finansowe w
organizacjach pozarządowych
Zespół trenerów FAOW
Definicja budżetu
• finansowy plan
gromadzenia i
wydatkowania środków w
określonym czasie;
• zestawienie wszystkich
przewidywanych
kosztów i przychodów
związanych z
prowadzeniem określonej
działalności w przyjętym
okresie.
Budżet a inne ważne pojęcia
• Zarządzanie finansami
pozyskiwanie źródeł
finansowania działalności
organizacji i lokowanie ich w
składnikach majątkowych w
sposób pozwalający na
realizację celów strategicznych.
• Budżet - plan finansowy;
przedstawia koszty i przychody.
• Kosztorys (preliminarz wydatków)
- prezentuje jedynie koszty.
• Zestawienie przepływu środków
(cash flow) – pokazuje
rzeczywiste przepływy gotówki w
danym czasie; ile wpłynie na
nasze konto i ile będziemy
musieli wydać.
Budżetowanie
• Metoda bieżącego
zarządzania
określająca zasady
planowania i
wykorzystania
środków finansowych
potrzebnych do
realizacji celów
organizacji,
• Główne
elementy
budżetowej
metody
zarządzania
to:
opracowanie budżetu,
bieżąca kontrola i
jego realizacja.
Budżetowanie
Prowadzenie ewidencji księgowej
dotyczącej projektu pozwala:
•
•
•
•
uściślić plany,
zakomunikować je różnym strukturom
organizacji,
wyznaczyć punkty odniesienia dla
monitorowanych zadań,
ostrzec obszary problemowe zanim
wystąpią.
Etapy procesu budżetowania
• Ustalenie celów
finansowych
organizacji.
• Wybór metody
budżetowania.
• Zebranie potrzebnych
informacji i
opracowanie założeń
budżetowych.
• Sporządzenie kalkulacji
kosztów i
przychodów.
• Sprawdzenie i
zatwierdzenie budżetu.
• Kontrola wykonania
Metody tworzenia budżetu
1. Z uwzględnieniem struktury
organizacji
• metoda oddolna,
• metoda odgórna.
2. Wybór punktu wyjścia:
• metoda przychodowa,
• metoda kosztowa.
3. Wykorzystanie informacji z
lat ubiegłych
• metoda przyrostowa,
• metoda „od zera".
Jakich informacji potrzebujemy?
•
•
•
•
•
•
•
ramy czasowe budżetu (budżet
roczny, kwartalny,
miesięczny),
format budżetu (grupy kosztów,
wybór arkusza
kalkulacyjnego, układ
graficzny),
dane finansowe z ubiegłych lat,
aktualne i sprawdzone ceny
rynkowe określonych
produktów i usług,
prognozy dotyczące
wskaźników
makroekonomicznych i
przewidywane zmiany w
prawie,
plan kont,
znajomość „metodologii"
Klasyfikacja kosztów
Podział kosztów wg ich
rodzajów - grupowanie
kosztów o podobnym
charakterze, m.in.
- koszty osobowe,
- podróże,
- zakwaterowanie i
wyżywienie,
- sprzęt,
- publikacje,
- koszty administracyjne,
- itd.
Klasyfikacja kosztów
•
Podział kosztów ze względu
na ich
reagowanie na zmiany skali
prowadzonej
działalności
- stałe,
- zmienne
• Podział kosztów
uwzględniający ich związek z
prowadzoną działalnością
(układ kalkulacyjny)
- bezpośrednie,
- pośrednie.
Sporządzanie i zatwierdzanie
budżetu
Funkcje sporządzania
i zatwierdzania
budżetu powinny być
rozdzielone.
Budżet jest
wewnętrznym
dokumentem
zatwierdzanym przez
dyrektora/prezesa lub
zarząd organizacji.
Kilka innych uwag
•
•
•
•
•
Sposób kalkulacji
poszczególnych pozycji
powinien być jasny i czytelny nie posługuj się wyłącznie
kwotami całkowitymi.
Uwzględnij
czas
trwania
procesu aplikowania -dowiedz
się, kiedy pieniądze wpłyną na
wasze konto.
Pomyśl zawczasu o potrzebnym
ci przepływie gotówki tzw. cash
flow i ustal właściwie transze.
Pamiętaj o doliczeniu kosztów
pośrednich.
Nie naciągaj ani niepotrzebnie
nie tnij - budżet powinien
odzwierciedlać rzeczywistość.
Najczęściej zapominane i
niedoszacowywane koszty
•
•
•
•
•
•
•
Pozapłacowe koszty personelu
(obowiązkowe badania
lekarskie, szkolenia BHP,
świadczenia urlopowe itp.),
Koszty remontów, napraw i
konserwacji,
Koszty ubezpieczeń (biura i
sprzętu, czasem OC, NWW),
Koszty obowiązkowych opłat i
podatków o kosztowym
charakterze,
Koszty zatrudnienia
ochotników,
Koszty rozwoju organizacji
(koszty fundraisingu, szkoleń
pracowników),
Koszty oceny działalności
organizacji (ewaluacja
działalności programowej,
audyt finansowy),