WORD 2000 - KORESPONDENCJA SERYJNA

WORD 2000 - KORESPONDENCJA SERYJNA
KORESPONDENCJA SERYJNA
- pomaga tworzyć formularze, faktury, etykiety adresowe.
Dokument końcowy powstaje z połączenia informacji zawartych w dwóch plikach : pliku danych i
dokumentu głównego, zawierającego np. formę listu. W dokumencie głównym umieszczamy
nazwy pól rekordów. W trakcie łączenia edytor pobiera informacje z pliku danych i umieszcza je w
odpowiednim miejscu dokumentu głównego. Operacja łączenia nie musi być wykonywana dla
wszystkich rekordów. Łączenie moŜe następować w fazie wydruku1 lub wynik łączenia zapisywany
jest w nowym pliku.
naleŜy:
1. przygotować dokument główny:
2. przygotować źródło danych:
otworzyć istniejący plik lub utworzyć nowy i wprowadzić dane
3. zredagować tekst listu,
4. sprawdzić poprawność i scalić dokument z danymi
1. dokument główny - deklaracja
NaleŜy wejść do menu Narzędzia i wybrać opcję
Korespondencja seryjna. Zostanie
otworzone wtedy okno dialogowe Pomoc
korespondecji seryjnej ( rys. a).
JeŜeli nie zostanie zadeklarowany dokument
główny, wtedy w oknie dialogowym korespondencji
seryjnej nie będą aktywne opcje Źródło danych.
NaleŜy wybrać przycisk Utwórz, z pojawiającej się
listy wybrać formę dokumentu głównego, tzn. list,
etykiety adresowe, koperty lub katalog, a
następnie zdecydować czy dokument będzie
tworzony w bieŜącym oknie (przycisk Aktywne
okno), czy ma zostać otworzone nowe okno
dokumentu (przycisk Nowy dokument główny).
Na ekranie pojawi się nowy pasek narzędzi.
2. plik danych
Jest to baza danych. Musi zawierać potrzebne w
Rys. A
dokumencie głównym dane jak nazwisko, adres,
moŜe zawierać inne pola np. powitanie, poŜegnanie itp. Plik z danymi moŜna załoŜyć w okienku
korespondencji seryjnej lub otworzyć istniejący plik z tabelą . Dane mogą być zapisane równieŜ
w innej aplikacji np. w arkuszu Excel. W obu wypadkach naleŜy kliknąć przycisk Pobierz dane
a następnie z listy wybrać odpowiednią opcję, tzn. Utwórz źródło danych... lub Otwórz źródło
danych....
Oto przykładowy plik z danymi:
Tabela A
tytuł
Pan
imię
Jan
nazwisko
Nowak
stanowisko
firma
adres
ul.Nowa
4
kod
90567
miasto
Łódź
powitanie
Cześć Stary!
poŜegnanie
Trzymaj się
komy_Ŝycze
mojemu
kumplowi
czego_zycze
zdrówka
Prof.
Jan
Kowalski
Rektor
UŁ
ul
Narutowi
cza 65
90000
Łódź
Panie
Rektorze!
Z
powaŜaniem
Panu
wielu
dalszych
sukcesów
1
wtedy wynik połączenia powstaje bezpośrednio na wydruku
oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
WORD 2000 - KORESPONDENCJA SERYJNA
Aby go załoŜyć naleŜy wybrać opcję Utwórz źródło danych... Wówczas otwiera się okno
dialogowe w którym moŜna:
Rys. B
•
dodać pole
wpisać w okienko Nazwa pola nazwę pola, np. komu_Ŝyczę i wybrać przycisk Dodaj nazwę pola
•
usunąć zaproponowane pole
wybrać nazwę pola z listy Nazwy pól w wierszu nagłówkowym i wybrać przycisk Usuń nazwę pola
•
zmienić kolejność pól
wybrać przyciski Przenieś
Po ustaleniu wszystkich pól wybierz przycisk OK., podaj nazwę pliku z danymi (upewnij się, w
jajim jesteś folderze) i wprowadź dane (do tabeli lub do formularza).
W oknie formularza pojawiają się przyciski:
Dodaj nowy
dodanie nowego rekordu
Usuń
skasowanie rekordu
Odtwórz
cofnięcie zmian
Znajdź
wyszukiwanie rekordu
przejście do widoku tabeli
PokaŜ źródło
OK
zamknięcie okna wraz z zapisaniem pliku danych
wyszukiwanie rekordów
po wybraniu przycisku Znajdź otwiera się okno, w którym podajemy co i w jakim polu chcemy
znaleźć. W okno Znajdź wpisujemy wyraz lub frazę, a w oknie W polu wybieramy nazwę pola.
Po wpisaniu wszystkich danych kliknij OK.
3. dokument główny - redagowanie
Wróciliśmy do okna dokumentu głównego, w którym pojawił się dodatkowy pasek narzędziowy:
c d
e
f
g h
i
j k l
ł
m
e
Rys. C nowe ikony: a) wstaw pole z pliku danych, b) wstaw pole worda, c) PokaŜ scalane dane, d) Pierwszy rekord, e) Poprzedni
rekord, f) Idź do rekordu, g) Następny rekord, h) Ostatni rekord, i) Pomocnik korespondencji seryjnej, j) Sprawdź poprawność, k)
Scal do nowego dokumentu, l) Scal na drukarkę, ł) Korespondencja seryjna, m) Znajdź rekord, n) Edycja źródła danych.
a
oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
b
WORD 2000 - KORESPONDENCJA SERYJNA
Aby wprowadzić informację z bazy ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu i wybieramy przycisk
Wstaw pole korespondencji seryjnej , po czym wybieramy z listy nazwę pola. Nazwa ukaŜe się
w nawiasie << >>2. NaleŜy pamiętać o znakach przestankowych między nazwami pól. MoŜna
zmieniać krój i wielkość liter w nazwach pól - wtedy dołączane konkretne wartości pól będą
drukowane zmienioną czcionką.
MoŜna wstawiać równieŜ pola Worda ( patrz instrukcje sterujące). Oto przykład listu:
«Tytuł» «Imię» «Nazwisko» vvv
«Firma»
«Adres1»
«KodPocztowy» «Miasto»
«powitanie»
Z okazji Świąt BoŜego Narodzenia Ŝyczę «komu_Ŝyczę» «czego_Ŝyczę»
«poŜegnanie»
Adam Kowalski
4. Scalanie
Na pasku narzędzi pokazała się ikona Sprawdź poprawność. Po wyborze tej ikony mamy do wyboru
opcje:
• symuluj scalanie i raportuj o błędach w nowym dokumencie
• zakończ scalanie, zatrzymując się na kaŜdym błędzie
• zakończ scalanie bez zatrzymania. Raportuj o błędach w nowym dokumencie.
W trakcie scalania wykrywane są błędy takie jak brak w pliku danych pól uŜytych w dokumencie
głównym lub pomyłki literowe w nazwach pól. O ile nie zostało nic zmienione w parametrach
Korespondecji Seryjnej, sprawdzanie poprawności zakończy się łączeniem dokumentu głównego
z danymi do nowego dokumentu o nazwie Korespondencja seryjna 1 lub inny numer. Dokument
będzie miał tyle stron, ile rekordów jest w bazie, a zamiast nazw pól podane będą dane.
filtrowanie rekordów
Do wydruku moŜna wybrać tylko niektóre rekordy, np. osoby mieszkające poza Łodzią. Wybranie
tych rekordów nazywamy filtrowaniem. W oknie Pomocnik korespondencji seryjnej (wybierz ikone
lub z menu Narzędzia Korespondencja seryjna) naleŜy wybrać przycisk Opcje kwerend. Na
zakładce Filtruj rekordy wybieramy pole względem którego będziemy filtrować, rozwijamy listę
warunków i wybieramy odpowiedni, a następnie wpisujemy zawartość okienka Porównaj z . Jeśli
warunek jest bardziej rozbudowany wypełniamy kolejne wiersze.
Przykładowy warunek:
Teraz do dokumentu głównego zostaną dołączone tylko rekordy spełniające powyŜszy warunek.
Tym razem skorzystaj z ikony Scal do nowego dokumentu
drukowanie
W aktywnym oknie musi być dokument główny. Wybieramy ikonę Korespondencja seryjna i przycisk
Scalaj, a następnie w okienku Scalaj do określamy czy tworzymy nowy plik, czy wysyłamy zadanie
na drukarkę. MoŜna równieŜ zdecydować, czy łączyć wszystkie rekordy czy tylko te o podanych
numerach (przedział od do), oraz czy drukować puste linie gdy pola są puste. JeŜeli chcemu
wykonać łączenie bez sprawdzania, istnieje moŜliwość wyboru ikon: Scal do nowego dokumentu lub
Scal na drukarkę.
2
lub w innej formie, jeśli w opcjach widoku ( Narzędzia/Opcje...) będzie włączona opcja Kody pól
oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
WORD 2000 - KORESPONDENCJA SERYJNA
instrukcje sterujące
Umieszczamy je w dokumencie głównym jako pola (przycisk Pole Worda). Rozszerzają moŜliwości
redakcyjne dokumentów. W większości przypadków w miejscu wstawienia pola pojawi się tekst
będący wynikiem jego działania, np. numer strony, data, wynik obliczeń lub nazwisko autora
dokumentu. Istnieje specjalna grupa pól, których działanie wykorzystuje się do sterowania
przebiegiem procesu scalania.
Po wstawieniu instrukcji sterującej, która wymaga zdefiniowania zakładki (np. Pytaj lub Przypisz
zakładkę) naleŜy wstawić tę zakładkę poprzez umieszczenie pustego pola i wpisaniu weń nazwy
zakładki. Puste pole wstawiamy za pomocą klawiszy Ctrl i F9.
pytaj
Instrukcja pytająca o tekst, który ma być wprowadzony z klawiatury w czasie łączenia dokumentów.
np. godzina, która jeszcze nie jest określona.
Ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu tekstu, klikamy przycisk Pole Worda i wybieramy
pozycję Pytaj... .Otworzy się okno, w którym precyzujemy parametry instrukcji. W okienku zakładka
wpisujemy nazwę zakładki3, w okienku wezwanie wpisujemy tekst, który ma pojawić się na ekranie
w czasie łączenia4, a w okienku domyślny tekst zakładki moŜna wprowadzić tekst, który będzie
stanowił podpowiedź. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno dające moŜliwośc sprawdzenia
czy działanie jest poprawne. W trakcie łączenia w kaŜdym egzemplarzu będzie wyświetlane okno z
prośbą o wpisanie potrzebnej informacji5. NaleŜy pamiętać o wstawieniu w puste pole nazwy
zakładki (patrz instrukcje sterujące).
przypisz zakładkę
wprowadzając tę instrukcję do dokumentu tworzymy zakładkę. Przypisana zakładce wartość
zostaje uŜyta we wszystkich egzemplarzach. Przez definiowanie wielu zakładek uzyskujemy
moŜliwość łatwej modyfikacji dokumentu głównego, polegającej jedynie na zmianie wstawionej
zakładki.
Klikamy przycisk Pole Worda i wybieramy pozycję Przypisz zakładkę. Otwiera się okno, w które
wpisujemy nazwę i wartość zakładki. Np. w tekście Ŝyczeń moŜna zamiast nazwy świąt zdefiniować
zakładkę Z1 o treści : BoŜego Narodzenia, oraz zakładkę Z2 o treści: Wielkiej Nocy, a nastepnie w
puste pole (Ctrl i F9) wstawiać odpowiednią nazwę zakładki.
jeśli to w przeciwnym razie (nie wymaga pustego pola)
Dzięki tej instrukcji moŜemy, w zaleŜności od spełnienia warunku, umieszczać w dokumencie inne
informacje. Np. osobom zamieszkałym w Łodzi dołączać zdanie: Zobaczymy się wkrótce.
Ustawiamy kursor, klikamy przycisk Pole Worda i wybieramy pozycję Jeśli...to...w.... przeciwnym
razie. Otwiera się okno dialogowe,w które naleŜy wpisać warunek i odpowiedni tekst np.:
3
za jej pomocą bęrdze szybki dostęp do definiowanej instrukcji.
ten tekst naleŜy tak zredagować, aby uŜytkownik zrozumiał, Ŝe właśnie w tym momencie ma wpisać potrzebną informację.
5 o ile nie została włączona opcja Pytaj raz
oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
4