KODEKS ETYKI_vPL_B C

Kodeks ETYKI
Grupy BOUYGUES
i
Grupy COLAS
Treść
strona
Wstęp ....................................................................................................................................... 3
1.Zgodność z literą prawa ................................................................................................ 4
2. Szacunek dla innych ..................................................................................................... 4
3. Interes Grupy................................................................................................................... 5
4. Relacje wewnątrz Grupy .............................................................................................. 5
5. Konflikt interesów .......................................................................................................... 5
6. Komunikacja oraz informacja – Uczciwość wobec udziałowców.................. 6
7. Ochrona mienia ............................................................................................................... 6
8. Transakcje finansowe – Księgowość....................................................................... 7
9. Kontrola wewnętrzna .................................................................................................... 8
10. Jakość ............................................................................................................................... 8
11. Zrównoważony rozwój ............................................................................................... 8
12. Poszanowanie środowiska ........................................................................................ 8
13. Akcje charytatywne - Sponsoring ......................................................................... 9
14. Działalność polityczna ................................................................................................ 9
15. Działania komercyjne – relacje z klientami oraz dostawcami ................... 9
16. Korupcja ........................................................................................................................ 10
17. Wdrożenie Kodeksu Etycznego............................................................................. 11
18. Zgłaszanie nieprawidłowości ................................................................................. 11
1
Efektywność oraz przyszłość Grupy Bouygues zależy od zaufania, którym zechcą
obdarzyć nas klienci, pracownicy, udziałowcy oraz partnerzy z sektora prywatnego i
publicznego. Nasz dalszy rozwój jest możliwy tylko poprzez uczciwe i otwarte podejście
do nich.
Zaufanie to można zbudować szczególnie, poprzez postępowanie zgodne z zasadami, o
których w ostatnich latach często wspominałem. Po konsultacjach z Komitetem Etyki i
Sponsoringu przy Zarządzie Bouygues, podjąłem decyzję o zebraniu i przedstawieniu
tych zasad w formie Kodeksu Etycznego, który zostanie rozesłany wszystkim
pracownikom Grupy.
Rozesłanie niniejszego Kodeksu nie jest częścią strategii komunikacyjnej, którą nazwałem
„marketyką” (od połączenia słów marketing i etyka), nie mamy tutaj również do
czynienia z przepisywaniem przepisów prawa. Są to raczej postawy, których jestem
zwolennikiem od dłuższego czasu. W ostatnich latach spotkałem się z wieloma
pracownikami oraz menagerami w celu przedyskutowania z nimi kwestii etycznych.
Podczas tych spotkań zrozumiałem, że opublikowanie Kodeksu jest obecnie możliwe bez
wzbudzania negatywnych konotacji, których starałem się uniknąć, a mianowicie chodzi o
ewentualność odebrania tegoż Kodeksu jako przejawu hipokryzji. Wprost przeciwnie,
niniejsza publikacja jest częścią naszej polityki trwałego i zrównoważonego rozwoju.
Na mocy niniejszego Kodeksu, Grupa zobowiązuje się prowadzić działalność gospodarczą
zgodnie z najbardziej surowymi standardami. Kodeks ten ma za zadanie mobilizację
naszych organizacji oraz polepszenia standardów naszego zachowania. Celem Kodeksu
jest otrzymanie jeszcze większego poparcia naszych managerów oraz pracowników dla
podstawowych, respektowanych przez nas wszystkich wartości.
Prawdą jest, że nie ma substytutu zdrowego rozsądku oraz etyki osobistej opartej na
szacunku oraz odpowiedzialności. Wartości te posłużą Wam jako najbezpieczniejsza
wskazówka w odnalezieniu właściwego podejścia. Poprzez wyrażenie oddania dla spraw
Grupy, Kodeks pomoże pracownikom wybrać właściwe sposoby zachowania w
konkretnych sytuacjach, dzięki odniesieniu się do jasnych i precyzyjnych reguł.
Postępowanie w zgodzie z niniejszym Kodeksem jest dla nas wszystkich obowiązkiem jak
i priorytetowym środkiem zapewnienia postępu oraz nieskazitelności.
Po dokonaniu konsultacji z Komitetem Etyki oraz Sponsoringu, zdecydowałem się
powierzyć Jeanowi- Francis Guillemin, Sekretarzowi Zarządu stanowisko Pracownika ds.
Etyki Grupy, zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie.
Martin Bouygues
Prezes oraz Dyrektor Generalny
2
Wstęp
Kodeks Etyczny Grupy wzywa wszystkich pracowników do stosowania etyki zawodowej
przedstawionej w formie „zasad regulujących działania”, które we wszystkich
okolicznościach oraz we wszystkich krajach, muszą stanowić indykator zachowania
pracowników. Zasady te nie są jedynie pochodną rozważań moralnych czy też przepisów
prawa, i nie stanowią tylko przypomnienia o potrzebie przestrzegania prawa. Dążeniem
ich jest promowanie profesjonalnego zachowania w każdych okolicznościach.
Możemy osiągnąć cele zapisane w Kodeksie jedynie w sposób przemyślany i z poczuciem
odpowiedzialności jednostkowej, jako że Kodeks nie może w kółko powtarzać ani
uzupełniać zbioru przepisów, norm, standardów wewnętrznych oraz umów regulujących
działania pracowników oraz jednostek Grupy. Kodeks nie jest również w stanie opisać
wszystkich sytuacji, w których znajdą się pracownicy podczas wykonywania swoich
zadań. Istnieje wiele sytuacji nieuregulowanych żadnymi prawami, zasadami czy innymi
standardami, które wymagają kierowania się szacunkiem, sprawiedliwością oraz
uczciwością. Rozważenie tych sytuacji w świetle powyższych zasad jest indywidualną
decyzję każdego z pracowników. Dlatego też troskliwość, zdrowy rozsądek oraz
racjonalny osąd sytuacji wymagany jest od każdego pracownika.
Być może spółka, w której pracownik wykonuje swoją pracę posiada spisane zasady
mające na celu zapewnienie lepszej zgodności z przepisami, zasadami oraz obowiązkami
regulującymi ich działalność biznesową: niniejszy Kodeks nie zastępuje ich. Aczkolwiek,
każda ze spółek w Grupie sama musi ustanowić zasady wewnętrzne przystosowane do jej
działalności i w odpowiednim wymiarze pogodzić je z zasadami przedstawionymi poniżej.
Jeżeli w niektórych sytuacjach niniejszy Kodeksu okaże się niekompletny lub
nieprecyzyjny, jeżeli pracownicy będą odczuwać niepewność lub wątpliwości co do tego
jak powinni się zachować w danej sytuacji, powinni skonsultować się ze swoim
przełożonym oraz/lub z działem prawnym czy z działem zasobów ludzkich, ewentualnie z
osobą odpowiedzialną za zrównoważony rozwój.
Pracownicy, dział prawny i dział zasobów ludzkich oraz osoby odpowiedzialne za
zrównoważony rozwój mogą kontaktować się z Pracownikiem do spraw Etyki Grupy w
związku z jakimikolwiek sytuacjami lub kwestiami dotyczącymi etyki. Ponadto, Pracownik
ds. Etyki Grupy będzie przedstawiał politykę oraz kwestie ogólne związane z etyką
Komitetowi Etyki oraz Sponsoringu, który jest częścią Zarządu Bouygues. Pracownik ds.
Etyki Grupy jest również odpowiedzialny za to, aby procedura zgłaszania
nieprawidłowości zdefiniowana w niniejszym Kodeksie działała we właściwy sposób.
Pracownik ds. Etyki Grupy jest mianowany przez Prezesa Grupy, na podstawie konsultacji
z Komitetem Etyki oraz Patronatu przy Zarządzie Bouygues.
3
1.Zgodność z literą prawa
Grupa oraz jej pracownicy będą postępować zgodnie z prawem oraz regulacjami
obowiązującymi w kraju, w którym wykonują oni swoje czynności biznesowe.
Pracownicy muszą unikać działań oraz zachowań sprzecznych z prawem, w które
byliby zaangażowani oni sami lub inni pracownicy, ich spółka lub Grupa.
Mimo, że nie możemy oczekiwać od wszystkich, że staną się specjalistami do spraw
legislacji mającej zastosowanie w ich działalności zawodowej, poszczególni
pracownicy muszą posiadać wystarczającą wiedzę na temat zasad i przepisów
dotyczących wykonywanych przez nich czynności, bez względu na to czy te czynności
są wykonywane we Francji czy w innym państwie.
Ta podstawowa wiedza pozwoli im zdecydować w jakim momencie należy
skonsultować się z przełożonymi, z działem prawnym lub działem zasobów ludzkich,
bądź też ewentualnie z doradcami zewnętrznymi.
Postępowanie zgodne z zasadami regulującymi kwestię pracy oraz zatrudnienia,
bezpieczeństwa i higieny, jak również ochrony środowiska wymaga szczególnej
czujności.
2. Szacunek dla innych
Zarządzanie zasobami ludzkimi oraz relacje między pracownikami ogólnie opierają się
na zasadach wzajemnego zaufania i szacunku oraz troski o to by traktować innych z
godnością.
Statut Zasobów Ludzkich Grupy stanowi punkt
indywidualnych pracowników w ich codziennej pracy.
odniesienia,
wskazówkę
dla
Zamiarem Grupy jest stosowanie sprawiedliwej, zgodnej z prawem polityki dotyczącej
zasobów ludzkich. Grupa będzie wystrzegać się, przede wszystkim, wszelkich
przejawów bezprawnej dyskryminacji.
Wszelkie formy psychicznego czy seksualnego molestowania, wywierania nacisku czy
znęcania się są zabronione.
Należy zagwarantować zgodność z przepisami regulującymi kwestie związane z
prywatnością
pracowników,
zwłaszcza
z
przepisami
dotyczącymi
plików
elektronicznych.
Zapewnienie oraz polepszanie bezpieczeństwa pracowników podczas wykonywania
przez nich czynności zawodowych jest naszą nieustającą troską.
Grupa ma również intencję postępowania zgodnego z Powszechną Deklaracją Praw
Człowieka
Narodów
Zjednoczonych
oraz
z
fundamentalnymi
zasadami
Międzynarodowej Organizacji Pracy zwłaszcza w kontekście pracy wykonywanej przez
nieletnich oraz pracy przymusowej.
4
3. Interes Grupy
Pracownicy muszą, we wszystkich okolicznościach, zachowywać się uczciwie oraz
kierować się interesem Grupy. Dobre imię oraz reputacja Grupy dotycząca
oferowanych przez nią usług i produktów stanowi o jej rozwoju oraz trwałości.
Wszyscy pracownicy powinni szczególnie wystrzegać się zachowań oczerniających
Grupę.
Pracownicy Grupy powinni zwrócić szczególną uwagę na ochronę oraz rentowność
inwestycji dokonywanych przez udziałowców Grupy.
Satysfakcja Klienta jest celem nadrzędnym Grupy. Zaufanie Klientów zdobywa się
oraz utrzymuje poprzez poszanowanie praw klienta oraz stałą troskę o składanie tylko
takich zobowiązań, które jesteśmy w stanie wypełnić.
4. Relacje wewnątrz Grupy
Jeżeli istnieje potrzeba współpracy pomiędzy kilkoma podmiotami w Grupie, powinny
one okazywać taką samą dobrą wolę jak w stosunku do klientów, dostawców oraz
partnerów zewnętrznych. W interesie Grupy powinny one podjąć wszelkie kroki, które
pozwolą na uniknięcie sporów. Natomiast, jeżeli sporu nie da się uniknąć, należy
poszukać sprawiedliwego rozwiązania, a każda ze stron konfliktu powinna działać w
duchu pojednania, w sposób przejrzysty oraz w dobrej wierze.
Zasadniczo, od wszystkich pracowników wymaga się ochrony interesów spółki w
której wykonują swoją pracę, aczkolwiek powinni oni mieć również świadomość, że
interes Grupy wymaga, aby wszyscy zadbali o jakość oraz sprawny przebieg
wewnętrznych relacji, bez względu na to jakiej dziedziny relacje te dotyczą: umów
zawartych w normalnym trybie, relacji komercyjnych i finansowych, ale również
relacji w zakresie zasobów ludzkich, na przykład dotyczących mobilności wewnątrz
Grupy.
5. Konflikt interesów
Biorąc pod uwagę obowiązek działania w dobrej wierze wobec Grupy, pracownicy nie
powinni podejmować innych działań, czy to w sposób pośredni czy bezpośredni, jak
również nie powinni wydawać żadnych oświadczeń powodujących konflikt interesów
ze spółką.
W szczególności, pracownicy nie powinni mieć udziałów ani inwestować w biznes, czy
to klienta Grupy, dostawcy czy firmy konkurencyjnej, jeżeli ta inwestycja mogłaby
wpłynąć na ich zachowanie w wykonywaniu obowiązków w Grupie.
Wszyscy pracownicy są zobowiązani otrzymać pisemną autoryzację od dyrektora
swojej spółki przed zawarciem jakiejkolwiek transakcji z firmą, w której pracownik lub
członek rodziny pracownika jest kluczowym inwestorem lub zajmuje wyższe
stanowisko.
Pracownicy nie mogą akceptować zewnętrznych zleceń pracy oferowanym ich przez
dostawcę, klienta czy firmę konkurencyjną, które mogłyby wpłynąć na wykowywaną
przez nich w Grupie pracę lub na podejście w wykonywaniu swoich obowiązków w
Grupie.
5
Wszyscy pracownicy są zobowiązani poinformować swoich przełożonych o wszelkich
zleceniach zewnętrznych, zatrudnieniu natury zawodowej i ogólnie o każdej formie
konfliktu interesów.
Zdrowy rozsądek poszczególnych osób oraz indywidualne uczciwe podejście ma
zapewnić nie pojawianie się konfliktu interesów.
6. Komunikacja oraz informacja – Uczciwość wobec udziałowców
Dążymy do tego aby komunikacja w Grupie była przejrzysta oraz odpowiedzialna.
Celem jest aby partnerzy Grupy oraz pracownicy posiadali precyzyjne informacje na
temat działalności Grupy.
Grupa zamierza dostarczać zwłaszcza swoim udziałowcom rzetelnych i dobrych
jakościowo informacji.
Właściwe zarządzanie Grupą wymaga od poszczególnych pracowników, bez względu
na ich stopień zaszeregowania, przykładania najwyższej wagi do jakości oraz
dokładności informacji rozpowszechnianych przez nich w Grupie.
Pracownicy nie mogą ujawniać stronom spoza Grupy, poufnych informacji,
posiadanych ze względu na charakter wykonywanej pracy lub po prostu ze względu
na przynależność do Grupy. Nie powinni ich również udostępniać pracownikom Grupy
którzy nie posiadają uprawnienia dostępu do nich. Szczególną czujność należy
zachować w stosunku do wyników finansowych, prognoz oraz innych danych
finansowych, przejęć i sprzedaży, nowych produktów, know-how, oraz technik, ofert
komercyjnych i informacji na temat zasobów ludzkich. Obowiązek zapewnienia
poufności nie ustaje nawet wtedy kiedy pracownicy opuszczają Grupę.
Zakaz ujawniania obejmuje, w szczególności, pewne informacje oraz inicjatywy
komunikacyjne. Relacje z mediami, inwestorami, analitykami finansowymi oraz
władzami publicznymi i organami regulacyjnymi mogą być utrzymywane tylko przez
wyznaczonych funkcjonariuszy oraz wyspecjalizowane działy, takie jak dział
komunikacji, finansów czy działań regulacyjnych. Informacje, zarówno poufne jak i
nie, a także inicjatywy komunikacyjne, nie mogą być ujawniane ani podejmowane
przez funkcjonariusza, pracownika lub dział, który nie otrzymał na to zezwolenia.
Szczególnie osoby posiadające dostęp do kluczowych tajemnic służbowych muszą
zachować nadzwyczajną ostrożność w kontekście swoich obowiązków, kompetencji
oraz powściągliwości.
7. Ochrona mienia
Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za ochronę majątku Grupy. Należą do niego nie
tylko ruchomości, nieruchomości oraz wartości niematerialne uznane oraz
zdefiniowane przez prawo, ale również pomysły i know-how wygenerowane przez
pracowników Grupy. Listy klientów, podwykonawców, dostawców, informacje na
temat rynków, praktyki techniczne i komercyjne, oferty komercyjne oraz opracowania
techniczne, oraz wszelkie dane i informacje do których pracownicy mają dostęp
podczas wykonywania swoich czynności stanowią część mienia Grupy. Mienie to jest
chronione i pracownicy są zobowiązani chronić je nawet po zaprzestaniu pracy w
Grupie.
6
Ani fundusze, ani mienie Grupy nie może być wykorzystane dla celów niezgodnych z
prawem ani dla celów, które nie mają związku z działalnością Grupy. Dlatego też, nie
można urządzeń, sprzętów, funduszy, usług oraz ogólnie aktywów spółki używać w
celach prywatnych. Pracownicy w żadnym wypadku nie powinni używać aktywów
Grupy w celach prywatnych, ani pozwalać na użycie tychże aktywów przez stronę
trzecią.
Zwłaszcza, systemy komunikacji oraz sieć wewnętrzna stanowią własność Grupy i
należy je użytkować tylko w celach służbowych. Użycie w celach prywatnych jest
dozwolone tylko w granicach rozsądku, jeżeli jest to niezbędne, aby utrzymać
równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Użycie tych systemów i sieci
w celach niezgodnych z prawem, zwłaszcza do przesyłania wiadomości o treściach
rasistowskich, seksualnych lub obraźliwych jest zabronione.
Zabronione jest nielegalne kopiowanie oprogramowania stosowanego przez Grupę i
używanie go w sposób nieautoryzowany.
Wszelkie dokumenty i informacje, zawierające własność intelektualną, przemysłową
czy artystyczną oraz know-how, które stanowią o silnej pozycji Grupy są chronione.
8. Transakcje finansowe – Księgowość
Operacje oraz transakcje dokonywane przez Grupę muszą być ewidencjonowane w
sposób dokładny i zgodny z prawdą w księgach każdej ze spółek, zgodnie z
obowiązującymi zasadami oraz z procedurami wewnętrznymi.
Szczególnie pracownicy dokonujący wpisów księgowych, muszą wykazać się
skrupulatnością i uczciwością oraz upewnić się, że każdy wpis jest poparty
odpowiednią dokumentacją.
Wszystkie operacje transferu funduszy wymagają specjalnej ostrożności, zwłaszcza w
odniesieniu do tożsamości korzystającego oraz powodu transferu.
Ujawnienie informacji finansowych oraz transakcji giełdowych dokonywanych przez
pracowników, dotyczących notowanych akcji Grupy, czy to w ramach obowiązków
służbowych czy z powodów osobistych, musi być zgodne z przepisami oraz zasadami
regulującymi czynności finansowe. Ujawnienie niewłaściwych informacji czy
dystrybucja, bądź użycie informacji poufnych, jak również manipulacje giełdowe są
traktowane jak przestępstwo.
Obowiązkiem każdego pracownika jest zachowanie w tajemnicy wszystkich niepublicznych informacji, które mogłyby wpłynąć na cenę akcji Bouygues, lub akcji
innej z notowanych spółek będącej członkiem Grupy, tak długo jak ta informacja nie
zostanie podana do publicznej wiadomości. Użycie takiej informacji w sposób
bezpośredni czy pośredni dla własnych korzyści lub umożliwienie stronie trzeciej
przeprowadzenie transakcji giełdowej jest zabronione.
Pracownicy mający wątpliwości lub pytania, zwłaszcza Ci będący w posiadaniu
informacji poufnych, mogą konsultować się z Pracownikiem ds. Etyki Grupy, aby
upewnić się, że ich działania są etycznie akceptowalne oraz zgodne z obowiązującymi
zasadami dotyczącymi opcji na akcję oraz transakcji z udziałem akcji wyemitowanych
przez spółkę z Grupy.
7
9. Kontrola wewnętrzna
Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za swój wkład w kontrolę wewnętrzną oraz
działania audytu. Wymagana jest przejrzystość i uczciwość umożliwiająca
identyfikację oraz usunięcie wszelkich istotnych niedociągnięć i słabości.
Wszelkie utrudnianie sprawnego przebiegu kontroli, czy to przeprowadzanych przez
departamenty wewnętrzne czy biegłych rewidentów, jak również zatajenie informacji
w związku z kontrolą jest zabronione i stanowi poważne naruszenie niniejszego
Kodeksu Etycznego.
10. Jakość
Zachowanie odpowiedniej jakości jest jednym z kluczowych priorytetów Grupy.
Stosowane technologie oraz procesy uwzględniają wymogi dotyczące
bezpieczeństwa oraz środowiska umownego i prawnego.
jakości,
Certyfikat jakości – bezpieczeństwa- środowiska dla naszych systemów zarządzania
wystawiony przez niezależną firmę zewnętrzną zwiększa zaufanie naszych klientów w
kwestii wywiązania się ze złożonych przez nas zobowiązań.
Każdy z pracowników jest zobowiązany przyczyniać się do nieustającej poprawy
wewnętrznych systemów zarządzania ryzykiem oraz ułatwiać identyfikację
podstawowych przyczyn niepowodzeń.
11. Zrównoważony rozwój
Zrównoważony rozwój jest wpisany w strategię szeregu działań biznesowych w
Grupie. Pozostając w zgodzie ze swoją kulturą oraz zasadami, Grupa zobowiązuje się
dostarczać usługi klientom, zachowując przy tym odpowiedzialność cywilną oraz
środowiskową.
Poprzez stosowanie zasady zrównoważonego wzrostu oraz na podstawie konkretnych
działań, podmioty w Grupie muszą uwzględnić w swoich strategiach oraz procesach,
ochronę środowiska i zasobów naturalnych, poprawę warunków życia, wymianę
doświadczeń, stosowanie najlepszych technologii oraz udział udziałowców w sprawach
ich dotyczących.
12. Poszanowanie środowiska
Celem Grupy jest osiągnięcie najwyższego standardu w dziedzinie ochrony
środowiska.
Każdy z pracowników jest zobowiązany dołożyć wszelkich starań aby utrzymać
bezpieczne środowisko pracy w celu ochrony zdrowia. Poszczególni pracownicy są
również odpowiedzialni za to, aby zapobiec lub zminimalizować negatywny wpływ
wykonywanej pracy na środowisko naturalne. Ochrona środowiska, zachowanie
różnorodności biologicznej oraz ekosystemów, zanikanie naturalnych zasobów oraz
zarządzanie odpadami i substancjami toksycznymi stanowią przedmiot troski
wszystkich pracowników w Grupie.
8
13. Akcje charytatywne - Sponsoring
Akcje charytatywne oraz inicjatywy sponsoringu są dozwolone jeżeli w sposób
efektywny służą one sprawie dobra ogólnego czy działaniom obywatelskim
zdefiniowanym przez Grupę lub jej podmioty. Tego typu akcje i inicjatywy wymagają
jednak wcześniejszej pisemnej zgody dyrektora zaangażowanej spółki. Ponadto,
muszą one być odnotowane w księgach spółki.
14. Działalność polityczna
Grupa szanuje zobowiązania swoich pracowników, którzy jako obywatele biorą udział
w życiu publicznym. Aczkolwiek, Grupa jako taka pragnie zachować neutralność
polityczną.
Pracownicy mają zatem prawo korzystać ze swojej wolności do wygłaszania opinii
oraz działań politycznych poza kontekstem zawodowym, na swój koszt i wyłącznie na
polu prywatnym. Żadne aktywa Grupy nie mogą być użyte do działań politycznych. Z
moralnego punktu widzenia, pracownicy muszą przestrzegać zasady nie angażowania
Grupy czy którejkolwiek ze spółek w Grupie w tego typu działania. Ponadto,
pracownikom zabrania się ujawniania swoich powiązań z Grupą.
We Francji finansowanie partii politycznych lub wybranych przedstawicieli czy
kandydatów przez spółkę jest surowo zabronione.
W innych krajach udział ten jest dopuszczalny, albo podlega przepisom prawa.
Zgodnie z generalną polityką Grupy, nie finansujemy partii politycznych ani polityków.
Natomiast, jeżeli w danym kraju, spółka w sytuacji społecznej tam panującej
zmuszona jest zachować się zgodnie z ogólnie przyjętą praktyką, wszelki udział w
finansowaniu powinien odbyć się zgodnie z obowiązującymi przepisami i zapisany w
księgach spółki. Oprócz tego, potrzebna jest wcześniejsza, pisemna zgodę dyrektora
spółki, która bierze udział w finansowaniu.
W każdym wypadku, udział taki powinien być ograniczony do rozsądnych kwot
stosowanych w tym kraju i nie może mieć na celu promowania niczyich interesów.
Każdy pracownik biorący udział w podejmowaniu decyzji państwowych, władz
publicznych czy lokalnych w ramach swojej działalności politycznej musi powstrzymać
się od podejmowania decyzji dotyczących Grupy lub jej podmiotów.
15. Działania komercyjne – relacje z klientami oraz dostawcami
Spółki w Grupie muszą traktować wszystkich swoich klientów oraz dostawców
uczciwie i sprawiedliwie, bez względu na rozmiar ich działalności oraz ich sytuację.
Działania komercyjne we Francji oraz za granicą będą przeprowadzane zgodnie z
obowiązującym w danym kraju schematem, z którym powinni zapoznać się
pracownicy. Szczególnie zaś, spółki w Grupie powinny przestrzegać określonych zasad
dotyczących zamówień publicznych, bez względu na kraj w którym prowadzą
działalność gospodarczą.
Spółki w Grupie mogą czerpać korzyści tylko i wyłącznie z uczciwej i otwartej walki o
rynek. Działania komercyjne oraz zamówienia realizowane przez pracowników Grupy
muszą być przeprowadzone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji. Ponadto,
9
pracownicy muszą powstrzymać się od działań czy zachowań ograniczających
konkurencję, mogących stanowić nieuczciwą praktykę sprzeczną z ochroną
konkurencji. Dotyczy to zwłaszcza przetargów publicznych lub umów podpisywanych z
organami władz lokalnych lub państwowych. Jako że prawo konkurencji jest złożone i
zmienne, oraz że istnieje możliwość nałożenia kar administracyjnych, sądowych oraz
cywilnych, pracownicy powinni wszystkie swoje wątpliwości konsultować z działem
prawnym.
Pracownicy nie mogą oferować, ani świadczyć przysług czy korzyści, zarówno
finansowych jak i innych, stronom trzecim. W szczególności, zabronione jest
składanie obietnic i przekazywanie upominków oraz darmowych usług, chyba że jest
to kwestia grzecznościowa albo zwyczajowa gościnność, albo jeżeli upominki są
symboliczne lub niewielkie. Zasadniczo, działania komercyjne muszą być zgodne ze
stosownymi, obowiązującymi przepisami prawa oraz nie mogą przekraczać granic
rozsądnych, zwyczajowych praktyk dla grupy zawodowej lub kraju w którym są
stosowane.
Działalność komercyjna może wymagać wsparcia ze strony przedstawicieli,
konsultantów czy pośredników w sektorach, w których obecność Grupy jest
ograniczona, bądź ze względu na ich umiejętności techniczne.
Korzystanie z usług pośredników jest uzasadnione tylko w powyższym zakresie i tylko
w przypadku gdy usługi przez nich świadczone są uczciwe. Ich wynagrodzenie
powinno być dostosowane do świadczonych przez nich usług, a płatność powinna
nastąpić na podstawie umowy zawartej zgodnie z przepisami wewnętrznymi.
Dyrektorowie spółek korzystających z usług pośredników mają obowiązek
nadzorowania takiego lokalnego wsparcia. Ich zadaniem jest również upewnienie się,
że usługi świadczone przez pośredników, są w pełni zgodne z obowiązującymi w
danym kraju zasadami.
Pracownikom nie wolno odbierać, czy to w sposób bezpośredni czy pośredni, żadnych
pieniędzy, prezentów, pożyczek i innych korzyści materialnych od stron prowadzących
interesy z Grupą. Akceptowalne są tylko przypadki zwyczajowej grzeczności lub
gościnności, posiłki połączone ze spotkaniami biznesowymi oraz inne wydarzenia
mieszczące się w zakresie rozsądnych praktyk zwyczajowych w danym kraju czy
grupie zawodowej. Upominki inne niż materialne, są dozwolone jeżeli ich wartość jest
niska i jeżeli taka praktyka jest zgodna z praktyką zwyczajową. Każdy pracownik
powinien sam odpowiedzieć sobie na pytanie, czy przyjęcie danego upominku lub
korzyści jest zgodne z prawem, czy może to wpłynąć na jego działania w Grupie i czy
osoba dająca upominek może domniemywać, iż pracownik przyjmując upominek lub
korzyść zgadza się na pewne ustępstwa. Pracownicy zobowiązani są poinformować
osoby zarządzające o wszelkich próbach agitacji lub oferowanych im korzyści.
16. Korupcja
Negocjacje oraz realizacja kontraktów nie może przyczynić się do zachowań lub
działań będących przejawem aktywnej lub biernej korupcji, lub do współudziału w
wywieraniu nacisków czy faworyzowaniu. Zwłaszcza zaś zgodnie z konwencją
Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju o zwalczaniu przekupstwa z 17
grudnia 1997 roku, zabronione jest korumpowanie zagranicznych funkcjonariuszy
publicznych w każdej formie.
10
17. Wdrożenie Kodeksu Etycznego
Każdy z podmiotów działających w Grupie jest odpowiedzialny za wdrożenie
niniejszego Kodeksu Etycznego, w świetle ograniczeń oraz specyficznego charakteru
swojej działalności, jak również biorąc pod uwagę położenie geograficzne.
Wszyscy pracownicy zobowiązani są postępować według zasad zawartych w
niniejszym Kodeksie Etycznym, zgodnie ze swoimi zadaniami i obowiązkami. W tym
celu,
pracownicy
powinni
zachować
czujność
w
stosunku
do
siebie,
współpracowników, zespołów oraz osób za które są odpowiedzialni.
18. Zgłaszanie nieprawidłowości
Gdy pracownicy zetknąć się z problemem etycznym, winni oni poinformować o tym
swego bezpośredniego przełożonego lub dyrektora spółki, w której są zatrudnieni.
Pracownicy powinni dać wyżej wspomnianym managerom odpowiednią ilość czasu na
udzielenie odpowiedzi lub podjęcie decyzji dotyczącej dalszego postępowania.
Obowiązkiem bezpośrednich przełożonych i kierownictwa spółki jest pomoc w
rozwiązywaniu trudności, które mogą napotkać pracownicy. W przypadku pojawienia
się wątpliwości należy skonsultować się z działem prawnym lub działem zasobów
ludzkich, bądź też ewentualnie z zewnętrznymi doradcami.
Wobec pracownika, który w dobrej wierze zgłasza naruszenie zasad wymienionych w
niniejszym Kodeksie nie mogą zostać podjęte żadne działania.
Pracownicy mogą również skorzystać z narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości
dostępnych w Grupie zgodnie z ogólną autoryzacją wydaną przez CNIL (Narodowa
Komisja Ochrony Informacji i Wolności) decyzją nr 2005-305 z dnia 8 grudnia 2005
roku. Narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości w Grupie działa według następujących
zasad:
Zakres stosowania narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości w Grupie.
•
Narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości dotyczy następujących obszarów:
korupcja,
•
nieprawidłowości księgowe,
•
nieprawidłowości giełdowe.
Osoby
uprawnione
do
nieprawidłowości w Grupie.
•
korzystania
z
narzędzia
do
zgłaszania
Zgłaszanie nieprawidłowości może dotyczyć następujących pracowników:
korupcja: kierownictwo spółki, kierownicy i pracownicy działu zaopatrzenia,
projektów, produkcji, usług korporacyjnych, IT, handlowego i marketingu.
•
nieprawidłowości księgowe: kierownictwo spółki, kierownicy i pracownicy działu
konsolidacji, księgowości, zarządzania środkami pieniężnymi i finansami.
•
nieprawidłowości giełdowe: kierownictwo spółki, kierownicy i pracownicy działu
zarządzania środkami pieniężnymi i finansami i ogólnie wszyscy pracownicy, którzy
mogą mieć dostęp do informacji objętych tajemnicą zawodową.
11
Korzystanie z narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości w Grupie.
Korzystanie z narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości jest opcjonalne. Narzędzie
powinno być wykorzystywane zgodnie z odpowiednimi przepisami i procedurami i
wyłącznie w przypadkach, kiedy niemożliwe jest przekazanie informacji poprzez
bezpośrednich
przełożonych,
prawnie
dostępne
narzędzia
do
zgłaszania
nieprawidłowości lub system kontroli w Grupie lub spółce. Fakt powstrzymywania się
przez pracownika przed użyciem narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości nie może
być podstawą do wyciągnięcia w stosunku do niego jakichkolwiek konsekwencji.
Osoby zgłaszające nieprawidłowości muszą podać swoje dane osobowe, które
traktowane będą z najwyższą poufnością.
Nadużycie narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości będzie skutkowało wszczęciem
postępowania dyscyplinarnego i działań prawnych wobec osoby nadużywającej
narzędzia. Natomiast użycie narzędzia w dobrej wierze, nawet jeżeli przedstawione
fakty okazują się następnie nieścisłe lub nie zostają udowodnione, nie będzie
skutkowało konsekwencjami dyscyplinarnymi wobec osoby zgłaszającej nadużycie.
Osoby,
wobec
których
nieprawidłowości w Grupie.
wykorzystano
narzędzie
do
zgłaszania
Osoba zgłaszająca nieprawidłowości może przekazać informacje i dane wyłącznie
Pracownikowi ds. Etyki Grupy. W związku z tym, Pracownik ds. Etyki Grupy
zobowiązany jest do zachowania najwyższej dyskrecji.
W celu zapewnienia dyskrecji osobie zgłaszającej nieprawidłowości, Pracownik ds.
Etyki Grupy dołoży wszelkich starań, by w trakcie rejestracji i przetwarzania
zgłoszonej nieprawidłowości ujawnione zostały wyłącznie informacje i dane niezbędne
do weryfikacji i przetworzenia zgłoszenia nieprawidłowości.
Zasadniczo, każda osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i/lub przetwarzanie
zgłoszeń nieprawidłowości musi zachować najwyższą dyskrecję, nie używać danych i
informacji dla innych celów, przestrzegać zasad ograniczonego czasu przechowywania
takich danych i informacji oraz zniszczyć i zwrócić wymienione dane i informacje
zgodnie z ustalonymi przepisami.
Treści podlegające zgłaszaniu nieprawidłowości w Grupie.
Pod uwagę brane będą wyłącznie fakty, dane i informacje przedstawione w sposób
obiektywny,
dotyczące
bezpośrednio
obszarów
podlegających
zgłaszaniu
nieprawidłowości (korupcja, nieprawidłowości księgowe, nieprawidłowości giełdowe) i
niezbędne do zweryfikowania działań.
Pracownik ds. Etyki Grupy przedstawi domniemane fakty, informacje i dane oraz
wszelkie kryteria niezbędne do ich opisania w komunikatach.
Prawa osób, wobec których
nieprawidłowości w Grupie.
wykorzystano
narzędzie
do
zgłaszania
Każda osoba, której dotyczy zgłoszona nieprawidłowość informowana będzie o
dotyczących
jej
danych,
gdy
tylko
zarejestrowane
zostanie
zgłoszenie
nieprawidłowości, przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych lub w inny sposób.
Osoba ta będzie miała dostęp do tych danych i będzie mogła zażądać ich poprawienia
lub usunięcia jeżeli dane będą błędne, wątpliwe lub nieaktualne.
Jeżeli konieczne jest podjęcie środków ostrożności, w szczególności w celu
zabezpieczenia
przed
zniszczeniem
dowodów
dotyczących
zgłoszenia
nieprawidłowości, osoba, której dotyczy zgłoszona nieprawidłowość zostanie o niej
poinformowana dopiero po podjęciu takich środków.
12
•
Osobom, których dotyczą zgłaszane nieprawidłowości przedstawione zostaną w
szczególności następujące informacje:
kopia przepisów dotyczących procedury zgłaszania nieprawidłowości w Grupie,
•
sformułowane przeciwko danej osobie zarzuty,
•
listę wszystkich działów poinformowanych o zgłoszeniu nieprawidłowości,
•
zasady i warunki korzystania z prawa wglądu w dane i ich poprawiania.
Osoby, których dotyczą zgłaszane nieprawidłowości nie mogą w żadnym przypadku
poznać tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowość.
Konsekwencje użycia narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości w Grupie.
Po przeanalizowaniu zgłoszenia nieprawidłowości, Pracownik ds. Etyki Grupy
poinformuje odpowiednie osoby z kierownictwa spółki. Następnie przeprowadzą oni
właściwe dochodzenie i zdecydują o konsekwencjach wszelkich stwierdzonych
nieprawidłowości, takich jak działania dyscyplinarne lub przekazanie sprawy władzom
administracyjnym lub sądowym.
Wszelkie dane ujawnione w trakcie zgłaszania nieprawidłowości poprzez narzędzie,
ale nie należące do kategorii określonych powyżej zostaną zniszczone przez
Pracownika ds. Etyki Grupy, z wyjątkiem przypadku, gdy dane te dotyczą istotnych
interesów spółki lub fizycznej bądź moralnej integralności jej pracowników. W takim
przypadku, Pracownik ds. Etyki Grupy może zdecydować o powiadomieniu
kierownictwa lub/i odpowiednich władz.
Okres przechowywania danych osobowych
Po weryfikacji, wszystkie dane zostaną zniszczone przez Pracownika ds. Etyki Grupy
w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia postępowania weryfikacyjnego z wyjątkiem
przypadku, gdy wszczęte zostało postępowanie dyscyplinarne lub podjęto kroki
prawne przeciwko osobie, której dotyczyło zgłoszenie nieprawidłowości lub osobie,
która dokonała zgłoszenia nieprawidłowości w sposób niewłaściwy. W takim
przypadku dane będą przechowywane do zakończenia postępowania.
13
Pracownik ds. Etyki Grupy
Jean-François Guillemin
Sekretarz zarządu
Bouygues
Email: [email protected]
Niniejsza broszura wydrukowana została przez Celer, PEFC w trakcie oczekiwania na certyfikat. PEFC jest
organizacją wydającą certyfikaty zrównoważonej gospodarki leśnej i prowadzi kompleksowe kontrole aż do
wytworzenia produktu końcowego. Kodeks Etyczny wydany został przez Dział Komunikacji Korporacyjnej
grupy Bouygues.
- przedruk 2008 Bouygues
32 Avenue Hoche
75008 Paris, France
www.bouygues.com
Tłumaczenie: Dział Tłumaczeń Bouygues
James Lee
Francuskojęzyczna wersja niniejszego Kodeksu Etycznego jest wersją oryginalną i autoryzowaną.
Wprowadzanie jakichkolwiek zmian do niniejszego Kodeksu Etycznego jest surowo zabronione. Wszelkie
przedruki lub rozpowszechnianie Kodeksu Etycznego grupy Bouygues wymaga wcześniejszego zawarcie
umowy z Bouygues S.A.
14
Kodeks Etyczny: punkty kluczowe
W niniejszym Kodeksie Etycznym, Grupa Bouygues przedstawia podstawowe zasady
które zamierza stosować, biorąc pod uwagę swoją odpowiedzialność względem
klientów, pracowników, udziałowców, sektora publicznego oraz prywatnego oraz
ogólnie względem społeczeństwa obywatelskiego.
Bouygues oczekuje od wszystkich pracowników Grupy respektowania poniższych
kluczowych wartości na swoich stanowiskach pracy:
1.
surowe przestrzeganie przepisów prawa, regulacji oraz standardów
wewnętrznych, zwłaszcza tych związanych z ochroną zdrowia, bezpieczeństwem
oraz ochroną środowiska naturalnego;
2.
szacunek dla pracowników, zwłaszcza przez postępowanie zgodne
Powszechną Deklaracją Praw Człowieka Narodów Zjednoczonych oraz
fundamentalnymi zasadami Międzynarodowej Organizacji Pracy;
3.
uczciwość, obiektywizm oraz przejrzystość wobec klientów, udziałowców i
partnerów;
4.
skrupulatność oraz odpowiedzialność w sprawach kontroli wewnętrznej,
ksiąg i informacji finansowych;
5.
postępowanie zgodne z zasadami zapewniającymi wolną konkurencję,
odmowa propozycji korupcyjnych w jakiejkolwiek formie, a szczególnie w
formie zabronionej przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju;
6.
lojalność wobec firmy, zwłaszcza poprzez unikanie konfliktu interesów czy
pogwałcenie poufności informacji, jak również wszelkie zakazane transakcje
giełdowe z udziałem notowanych akcji Grupy;
7.
duch współpracy w relacjach wewnątrz Grupy;
8.
ochrona majątku należącego do Grupy, szczególnie przez zaniechanie użycia
w celach prywatnych;
9.
nieustająca próba osiągnięcia
zrównoważonego rozwoju;
10.
wysokiej
jakości
oraz
trwałego
z
z
i
neutralność polityczna firmy, w szczególności poprzez unikanie udziału w
finansowaniu działalności politycznej.
15