Nazwa zasady: Zasady postępowania z prezentami i upominkami

1789 Norwood Avenue, Itasca, Illinois 60143-1095
|
630-893-1600
|
www.fellowes.com
Nazwa zasady: Zasady postępowania z prezentami i upominkami
Podpisujący zasadę: Wiceprezes i Główny Radca Prawny
Cel: Dzięki prezentom i upominkom można rozwijać wzajemne zrozumienie i dobrą wolę, ale, z drugiej strony,
utrudniają one przyjęcie obiektywnej postawy wobec osoby, która cię obdarowuje lub dostarcza rozrywki. Mówiąc w
skrócie, mogą tworzyć nowe „konflikty interesów”, a także podważać zaufanie do twoich decyzji biznesowych. Z tego
powodu firma Fellowes wprowadza zasady dotyczące wręczania i przyjmowania prezentów i upominków.
Dotyczy: Niniejsze zasady obowiązują wszystkich pracowników firmy Fellowes na całym świecie, włączając w to
pracowników w jej wszystkich spółkach zależnych i spółkach joint-venture, a także ich najbliższej rodziny, jak również
innych przedstawicieli firmy Fellowes.
Definicje: „Prezenty i upominki” oznacza wszystko, co posiada wartość, np. rabaty, pożyczki, korzystne warunki zakupu
produktu lub usługi, usługi, nagrody, transport, wykorzystywanie pojazdów innej firmy, korzystanie z ośrodków
wypoczynkowych, akcje lub inne papiery wartościowe, uczestnictwo w ofertach akcji, modernizacje domu, bilety i
talony podarunkowe.
Prezenty i upominki otrzymywane i przekazywane przez pracowników firmy Fellowes dzielą się na trzy kategorie:
ñ zwykle do zaakceptowania, o których możesz sam decydować;
ñ nigdy nie do zaakceptowania;
ñ możliwe do zaakceptowania, ale po uzyskaniu wcześniejszej zgody.
Zwykle do zaakceptowania: Pracownik firmy Fellowes może przyjąć i zachować prezenty o wartości poniżej 100
dolarów amerykańskich1 („wartość progowa”), o ile wartość prezentu stoi w zgodzie z przyjętymi praktykami
biznesowymi i nie można zostać posądzonym o niewłaściwą ocenę prowadzonych interesów. Pracownikom firmy
Fellowes nie wolno regularnie przyjmować prezentów z tego samego źródła. Pracownik firmy Fellowes odpowiada za
to, że w momencie przyjęcia prezentu ma on akceptowalną wartość. Posiłki lub rozrywki o wartości mniejszej niż
wartość progowa są akceptowalne pod warunkiem, że nie koliduje to z innymi punktami niniejszej zasady.
W przypadku dawania prezentów lub dostarczania rozrywki, pracownik firmy Fellowes musi zaznajomić się z zasadami
przyjmowania prezentów i upominków w firmie, w której pracuje przyszły obdarowany. O ile nie są one bardziej
restrykcyjne, powinien kierować się niniejszymi zasadami przyjmowania prezentów i upominków.
Jeżeli pracownikowi firmy Fellowes zaoferuje się prezent, którego wartość przekracza wartość progową i dlatego
zgodnie z niniejszą zasadą nie może zostać zaakceptowany, może on go przyjąć w imieniu firmy Fellowes w przypadku,
gdy odmowa, zwrot kosztów (po cenie rynkowej) lub zwrot prezentu stanowiłyby obrazę lub zakłopotanie, albo w
jakikolwiek inny sposób negatywnie wpłynęły na stosunki między firma Fellowes a dającym prezent. Prezent materialny
o wartości przekraczającej wartość progową zostanie zaakceptowany w imieniu firmy Fellowes, a, po aprobacie, staje się
własnością firmy Fellowes i, jeśli to możliwe, zostanie przeznaczony na cele dobroczynne. Jeśli pracownik Fellowes
przyjmie dar o wartości przekraczającej wartość progową, musi złożyć pisemne sprawozdanie swemu kierownikowi w
terminie trzydziestu dni.
1 100 dolarów to kwota maksymalna w USA, ale może zostać zmieniona. Spółki zależne mogą ustawić alternatywny
próg po konsultacji z Głównym Radcą Prawnym uwzględniając lokalne normy kulturowe i koszty utrzymania.
Wymagające wcześniejszej aprobaty: W następujących przypadkach wymagane jest wcześniejsze zatwierdzenie
przez Wiceprezesa Wykonawczego do Ogólnoświatowych Spraw Personalnych lub Głównego Radcę Prawnego:
ñ prezenty i rozrywka o szczególnie dużej wartości;
ñ jakakolwiek daleka podróż (w tym dzienne wyjazdy poza miejsce pracy i wyjazdy weekendowe);
ñ gratyfikacje (patrz: Zasady antykorupcyjne i anty-łapówkarskie firmy Fellowes).
Zawsze zabronione:
ñ wręczanie lub przyjmowanie pieniędzy jako prezentu;
ñ dawanie prezentów o jakiejkolwiek wartości pracownikom i przedstawicielom rządowym; dotyczy to także
próbek produktów Fellowes, które mogą służyć do użytku osobistego (patrz także: Zasady antykorupcyjne i
anty-łapówkarskie firmy Fellowes);
ñ wręczanie lub przyjmowanie prezentów zbyt kosztownych, albo zbyt często;
ñ dawanie jakichkolwiek prezentów w podzięce pracownikom państwowym;
ñ wręczanie lub przyjmowanie prezentów, które wpływałyby (lub mogły stwarzać pozory wpływania) na decyzje
biznesowe;
ñ wręczanie lub przyjmowanie prezentów zależnych od poziomu prowadzonych interesów;
ñ oferowanie prezentu, który zgodnie z twoją wiedzą naruszałby zasady przyjmowania prezentów w firmie
obdarowywanego;
ñ oferowanie lub przyjmowanie zaoferowanego udziału w imprezie rozrywkowej, takiej jak mecz sportowy, w
przypadku gdy osoba oferująca prezent nie będzie towarzyszyć osobie obdarowanej.
Moment wręczania i akceptowania prezentów: Ważny jest kontekst, w jakim wręczane są prezenty i upominki.
Prezenty są dozwolone jako oznaka wdzięczności za rozwijanie stosunków biznesowych, ale nigdy niedozwolone jako
próba nawiązania takich stosunków. Podobnie, udział w imprezie rozrywkowej ma służyć umacnianiu już istniejących
stosunków. Jest niedopuszczalne akceptowanie takiego udziału opłaconego przez dostawcę, zanim podejmie się
decyzję o współpracy. NIGDY nie wolno wręczać lub otrzymywać prezentów, które stanowiłyby argument w
negocjacjach o nawiązaniu współpracy. Takie sytuacje należy odróżniać od spotkań biznesowych, których częścią mogą
być wspólnie spożywane posiłki, a których głównym celem jest omawianie przyszłych ustaleń.
Darowizny na cele charytatywne: W celu rozwijania stosunków biznesowych dopuszczalne jest zabieganie o donacje
lub ich przekazywanie uznanym instytucjom charytatywnym. Prośby o darowizny skierowane do firmy Fellowes należy
kierować do zarządzającego programem GIVE. Firma Fellowes może prosić dostawców o donację na rzecz instytucji
charytatywnych pod warunkiem, że nie będzie to mieć wpływu na istniejące bądź przyszłe okoliczności prowadzenia
interesów.
Urzędnicy państwowi: Istnieją specjalne zasady, które stosuje się w stosunkach z organami rządowymi i
samorządowymi. Zwykle są one bardziej restrykcyjne niż niniejsze zasady ogólne, dlatego zanim zaczniesz rozważać
wręczenie prezentu urzędnikowi państwowemu, powinieneś skonsultować się z Działem Prawnym.
Zwrot prezentów: Pracownicy, którym wręczono lub oferowano niewłaściwy prezent, albo których potraktowano w
sposób preferencyjny, nie mogą wyrazić na to zgody, a sprawę muszą natychmiast zgłosić swemu przełożonemu lub
kontrolerowi swojego działu w firmie. Jeżeli nie istnieje możliwość odmowy przyjęcia prezentu, powinno się go zwrócić
z wyjaśnieniem, że łamie on zasady firmy Fellowes dotyczące przyjmowania prezentów. Jeśli zwrot nie jest możliwy,
albo ofiarodawca mógłby poczuć się urażony, należy przekazać prezent programowi GIVE, albo rozdzielić go
sprawiedliwie między wszystkich pracowników działu.
2
Szybkie wskazówki: Decydując, czy prezent, który zamierzasz wręczyć lub masz otrzymać, jest odpowiedni, porównaj
jego wartość z prezentami zwyczajowo dawanymi w twojej branży; przypomnij sobie, jak wiele prezentów już wręczyłeś
lub dostałeś od danego podmiotu; zastanów się, czy prezent jest odpowiedni dla twojej pozycji w firmie Fellowes;
pomyśl, jaki może być wpływ prezentu na rozwijanie pozytywnych stosunków z odbiorcą, a także jak ten prezent będzie
postrzegany przez osoby z zewnątrz.
Zatwierdzenie
_____________________________________________
Główny Radca Prawny
Data utworzenia: wrzesień 2014
Autor: Steven L. Carson
Data wystawienia:
Data wejścia w życie:
Data wprowadzenia zmian:
Zmieniony przez:
Data sprawdzenia:
3
I N N O VA T I O N I N M O T I O N