Wizyty Studyjne finansowanie i rozliczenie

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Wizyty Studyjne
Zasady udziału w wizytach
studyjnych w roku szkolnym
2013/2014
1
Spis treści:
•
•
•
•
•
•
•
•
Finansowanie działania-kategorie budżetowe
Koszty podróży
Koszty utrzymania
Okres wydatkowania kosztów
Polityka kursowa
Płatności na rzecz beneficjenta
Rozliczenie dofinansowania
Pytania i odpowiedzi
2
WIZYTY STUDYJNE
FINANSOWANIE DZIAŁANIA
Środki przyznane przez Narodową Agencję w ramach
wizyty studyjnej obejmują:
koszty utrzymania z uwzględnieniem ubezpieczenia
podróżnego,
koszty podróży i koszty wizy wjazdowej/wyjazdowej,
ewentualne koszty uczestnictwa osób ze specjalnymi
potrzebami/osób towarzyszących.
3
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY PODRÓŻY
Dofinansowanie obejmuje koszty podróży w obie
strony (z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym
odbywa się wizyta i z powrotem).
Wysokość dofinansowania w ramach tej kategorii
przyznana jest w zależności do jakiego kraju
odbywa się wizyta.
4
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY PODRÓŻY c.d.
Uczestnik może podróżować:
• samolotem – bilet w klasie ekonomicznej;
• pociągiem – bilet w drugiej klasie;
• autobusem, promem, statkiem;
• samochodem.
5
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY PODRÓŻY c.d.
W przypadku podróży samochodem osobowym uprawniona
kwota stanowi równowartość kosztu jednego biletu
kolejowego w drugiej klasie, autokarowego lub lotniczego
ekonomicznego - na trasie przejazdu samochodu, przy czym
wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji.
Jako dokumentację kosztów podróży samochodem należy
zachować:
oświadczenie, o fakcie odbycia podróży samochodem,
zaświadczenie z PKP lub PKS/linii lotniczych o wysokości
ceny biletu , ewentualnie wydruk ze strony internetowej.
6
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY PODRÓŻY c.d.
Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach
dofinansowania. Jedynie wyjątkowych przypadkach, po
przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten
wydatek.
7
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY UTRZYMANIA
Koszty utrzymania przeznaczone są na pokrycie kosztów
wyżywienia, noclegu, przejazdów lokalnych i
ubezpieczenia
Dofinansowanie to przyznawane jest w formie ryczałtu,
czyli beneficjent nie jest zobowiązany do przedstawienia
wysokości poniesionych wydatków.
8
WIZYTY STUDYJNE
KOSZTY UTRZYMANIA c.d.
Dla kontraktu 2013 Polska Narodowa Agencja
przyjęła 100% stawek zaproponowanych przez Komisję
Europejską.
Koszt utrzymania jest indywidualnie wyliczany dla
każdego
Uczestnika. Ilość stawek ryczałtowych (naliczonych) dla
wizyt wynosi od 3 do 5 –w zależności od czasu trwania
wizyty plus 1 dzienna stawka ryczałtowa na czas
odbywania podróży.
9
WIZYTY STUDYJNE
Nie ma możliwości
dokonywania przesunięć pomiędzy
kategoriami kosztów.
10
WIZYTY STUDYJNE
OKRES OBOWIĄZYWANIA
Okres kwalifikowalności kosztów = okres obowiązywania
zgodnie z Umową Finansową (art. 2.2).
Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym
w umowie są nieuprawnione i traktowane jako koszt
niekwalifikowany.
11
WIZYTY STUDYJNE
OKRES OBOWIĄZYWANIA c.d.
Okres działania art.2.3 Umowy Finansowej: działanie
rozpocznie się najwcześniej ….. zakończy się nie
później niż …..
Działanie zrealizowane poza okresem wskazanym w
Umowie Finansowej, może skutkować nie uznaniem
kosztów poniesionych w ramach kosztów podróży.
12
WIZYTY STUDYJNE
POLITYKA KURSOWA
Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być
wyrażone w euro. W tym celu Beneficjent dokona
przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na
euro.
13
WIZYTY STUDYJNE
POLITYKA KURSOWA
Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach
innych niż EUR należy stosować zgodnie z Umową
Finansową:
o miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony
przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie
internetowej na dzień dokonania płatności zaliczkowej
przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta
Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie
pisemnej o dacie przekazania płatności.
14
WIZYTY STUDYJNE
POLITYKA KURSOWA c.d.
Koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na
operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu
obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi.
15
WIZYTY STUDYJNE
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA
Obowiązkowe dokumenty:
końcowy raport ewaluacyjny (wydrukowany i
podpisany) z wypełnioną częścią merytoryczna oraz
finansową.
raport grupowy (dostępny na stronie internetowej)
16
WIZYTY STUDYJNE
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d.
Rozliczenie finansowe wizyty studyjnej polega na
wypełnieniu tabeli raportu finansowego zgodnie z
wzorem zawartym w raporcie końcowym.
Beneficjent na tym etapie nie jest proszony o dosłanie
żadnej dokumentacji finansowej .
Narodowa Agencja sprawdza 100%
przesłanych raportów.
17
WIZYTY STUDYJNE
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d.
Dokumentacja dodatkowa na wniosek Narodowej Agencji
Oryginały dokumentów dotyczących podróży
Oryginał zaświadczenia o uczestnictwie w wizycie
studyjnej
Dotyczy to tylko wybranych beneficjentów.
18
WIZYTY STUDYJNE
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d.
Opis dokumentacji finansowej
Przykład opisu:
„ Kwota ……. została pokryta ze środków programu ‘’
Uczenie się przez całe życie’’ (umowa finansowa
nr…………………. ) w ramach kosztów podróży dotyczących
przejazdu na trasie…………..”
data i podpis
19
WIZYTY STUDYJNE
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d.
W przypadku, gdy kwota stanowiąca sumę uprawnionych
kosztów podróży oraz uprawnionych kosztów utrzymania
przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną
w umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z
innych źródeł.
Natomiast w przypadku, gdy koszt wizyty Beneficjenta
okaże się, po rozliczeniu, niższy niż przyznana kwota I
raty, Narodowa Agencja wezwie Beneficjenta do zwrotu
niewykorzystanych środków lub wykorzystanych
niewłaściwie.
20
WIZYTY STUDYJNE
Pytania i odpowiedzi
21
WIZYTY STUDYJNE
Dziękujemy za uwagę.
22
WIZYTY STUDYJNE
KONTAKT:
Zespół Rozliczeń Finansowych
Katarzyna Markowska
[email protected]
www.sv.org.pl
www.frse.org.pl
Sylwia Stanios
[email protected]
23
WIZYTY STUDYJNE