Pytania/Odpowiedzi 1. Jaki jest zakres tematyczny strony

Pytania/Odpowiedzi 1. Jaki jest zakres tematyczny strony

Pytania/Odpowiedzi
Jaki jest zakres tematyczny strony internetowej L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce?
1.
Z zastrzeżeniem warunków określonych w pytaniu 2 poniżej, strona internetowa L’ORÉAL Otwarte
rozmowy o etyce umożliwia pracownikom firmy zgłaszanie incydentów związanych z poważnym
naruszeniem zasad w odniesieniu do następujących obszarów:



















Dokumentacja finansowa i biznesowa
Nielegalny obrót papierami wartościowymi
Podatki
Łapówkarstwo i „drobne gratyfikacje”
Prezenty i rozrywka
Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona
Nękanie i zastraszanie
Wykorzystywanie seksualne
Bezpieczeństwo i jakość produktów
Wyprowadzenie i/lub sprzeniewierzenie aktywów firmy
Informacje poufne/ Informacje zastrzeżone/ Bezpieczeństwo komputerów
Różnorodność/ Dyskryminacja
Naruszenie prywatności i ochrona danych osobowych
Konflikt interesów
Odpowiedzialne zarządzanie środowiskiem
Reklama i marketing
Wybór i uczciwe traktowanie dostawców
Metody nieuczciwej konkurencji
Naruszenie praw człowieka
Czy muszę zgłosić incydent za pośrednictwem strony internetowej L’ORÉAL Otwarte
rozmowy o etyce?
2.
Nie, nie ma takiego obowiązku.
Co więcej, z tej procedury należy korzystać tylko w następujących sytuacjach:

Pracownik ma dostęp do tradycyjnych kanałów komunikacji dostępnych w swoim kraju
(przełożony, Dyrektor Personalny, Korespondent ds. etyki, Prezes lub przedstawiciele
Zarządu), ale uznał, że te kanały komunikacji nie zadziałały w odpowiedni sposób.
LUB

Zgłaszany przez niego incydent ma związek z poważnym naruszeniem zasad objętych
zakresem działania firmy L’ORÉAL.
Wobec pracownika nie mogą zostać wszczęte żadne działania sądowe z tytułu nie skorzystania z tej
strony.
1
3.
Kto może korzystać ze strony L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce?
Strona jest przeznaczona dla osób, które są lub były pracownikami firm należących do Grupy
L’ORÉAL.
4.
Czy strona L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce została zatwierdzona przez CNIL (francuski
Urząd ochrony danych osobowych)?
Tak.
5.
Co przyczyniło się do powstania strony L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce?
Większość problemów można rozwiązać za pomocą tradycyjnych kanałów komunikacji dostępnych
w danym kraju (przełożony, Dyrektor Personalny, Korespondent
ds. etyki, Prezes oraz/lub
przedstawiciele Zarządu firmy).
Firma L’ORÉAL chciałaby jednak zadbać o to, aby wszystkie zgłaszane incydenty były sprawdzane
i dlatego postanowiła stworzyć dodatkową drogę komunikacji z Dyrektorem ds. etyki Grupy L’Oréal. Ta
strona jest po prostu środkiem służącym do nawiązania z nim kontaktu. Z Dyrektorem ds. etyki Grupy
można się również skontaktować drogą pocztową (p. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer,
L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) lub drogą mailową ([email protected]
– proszę oznaczyć wiadomość e-mail jako “Private”).
6.
W jaki sposób strona gwarantuje zachowanie poufności informacji?
Do informacji przekazanych za pośrednictwem strony L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce ma dostęp
jedynie niewielka liczba osób. Te upoważnione osoby zostały zobowiązane do zachowania ścisłej
poufności.
Strona L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce jest prowadzona przez zewnętrznego dostawcę usług,
niezależnie od systemów komputerowych firmy L’ORÉAL. Usługodawca również został zobowiązany
do zachowania ścisłej poufności i musi zniszczyć wszystkie dane zgromadzone za pośrednictwem
strony w ciągu dwóch godzin od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez upoważnione do tego
osoby.
W razie konieczności przeprowadzenia dochodzenia informacje te zostaną udostępnione tylko
osobom, którym przysługuje prawo do ich posiadania i które zostały zobowiązane do przestrzegania
ścisłej poufności.
Zobowiązanie do zachowania poufności nie może jednak zostać zastosowane w odniesieniu do
określonych stron trzecich, a zwłaszcza do władz sądowych i organów nadzorczych, jeśli nie jest to
sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym.
2
7.
Jak długo są przechowywane informacje?
Wszystkie informacje, które wykraczają poza zakres działań strony L’ORÉAL Otwarte rozmowy
o etyce zostaną natychmiast zniszczone lub zarchiwizowane. Informacje otrzymane przez dostawcę
usług są niszczone w ciągu dwóch godzin od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez
upoważnione do tego osoby.
Wszystkie zweryfikowane informacje zostaną zniszczone lub zarchiwizowane w ciągu dwóch miesięcy
od zakończenia procedury weryfikacji (jeśli informacje te nie stwarzają podstaw do podjęcia działań
dyscyplinarnych lub sądowych).
W razie podjęcia działań dyscyplinarnych lub sądowych wobec danej osoby lub wobec osoby, która
sformułowała fałszywe zarzuty, informacje mogą być przechowywane do czasu zakończenia
procedury.
Archiwizowane informacje są przechowywane w systemie informacji, do którego dostęp jest
ograniczony nie dłużej niż tego wymaga postępowanie sądowe.
8.
Czy przysługuje mi prawo dostępu do moich danych osobowych?
Osoby korzystające z tej procedury, jak również potencjalni świadkowie oraz osoby, wobec których
zostały sformułowane zarzuty, mają prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich korygowania,
jeśli są one nieprawidłowe, niekompletne, niejednoznaczne lub nieaktualne, zgodnie z Artykułami 39
i 40 ustawy o Informacjach skomputeryzowanych „Loi Informatique et Liberté” (Francja). Zgłoszenia
o incydentach należy wysyłać do głównego specjalisty ds. etyki (p. Emmanuel LULIN, SVP & Chief
Ethics Officer, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, Francja).
To prawo nie umożliwia osobie, wobec której zostały sformułowane zarzuty uzyskania informacji
o tożsamości osoby, która zgłosiła dotyczący jej incydent, ani żadnych informacji o tożsamości osób
biorących udział w dochodzeniu.
9.
Czy strona zapewni mi ochronę przed odwetem?
Wszystkie problemy zgłoszone w dobrej wierze, nawet jeśli później okaże się, że zgłoszone informacje
są nieprecyzyjne, nie narażą pracownika na żadne sankcje ani działania dyscyplinarne. Pracownik,
który stanie się ofiarą odwetu w wyniku korzystania ze strony w dobrej wierze, musi to zgłosić.
10. Czy mogę zachować anonimowość?
To zależy od prawa, które obowiązuje w kraju pracownika. Jeśli pracownik jest obywatelem Francji lub
Hiszpanii oraz/lub jeśli pracuje na terenie Francji lub Hiszpanii i/lub jest pracownikiem francuskiego lub
hiszpańskiego oddziału Grupy L’ORÉAL, zgodnie z prawem tych krajów musi się wylegitymować,
a jeżeli tego nie zrobi, nasz Dyrektor ds. etyki Grupy L’Oreal nie będzie mógł się zająć jego
zgłoszeniem. W odniesieniu do innych pracowników, zachowanie anonimowości nie jest zakazane, ale
odradzamy korzystanie z tej możliwości. Jesteśmy przekonani, że wystarczająco skutecznie chronimy
3
pracowników, którzy chcą nas poinformować w dobrej wierze o niepokojących ich incydentach, więc
nie muszą oni ukrywać swojej tożsamości. Ponadto, dokładne sprawdzenie całego incydentu jest
niezwykle trudne, jeśli został on zgłoszona anonimowo.
11. Czy osoba, na którą donoszę zostanie o tym poinformowana?
Musimy postępować zgodnie z odpowiednimi procedurami prawnymi oraz domniemaniem
niewinności. Dlatego osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostanie o tym poinformowana. Nie zostanie
jednak poinformowana o tym od razu jeśli, na przykład, zachodzi konieczność zweryfikowania zdarzeń
i zabezpieczenia dowodów. Wówczas zostanie o tym poinformowana dopiero po zakończeniu tych
działań.
12. Czy otrzymam informacje o wynikach dochodzenia?
Każdy przypadek jest inny i nie można z góry udzielić odpowiedzi na to pytanie. Ogólnie rzecz biorąc,
Dyrektor ds. etyki Grupy L’Oréal wystosuje odpowiedź w takim zakresie, aby udzielone informacje
były odpowiednie i nie naruszały praw lub obowiązków w odniesieniu do zachowania poufności.
13. Co się wydarzy, gdy się okaże, że zarzuty przedstawione w zgłoszeniu są fałszywe?
Osoby korzystające ze strony L’ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce w złej wierze w celu
rozpowszechniania fałszywych zarzutów będą podlegać działaniom dyscyplinarnym i/lub zostanie
przeciwko nim wszczęte postępowanie sądowe.
14. Co się wydarzy, jeśli zgłoszę niepokojący mnie incydent w dobrej wierze, ale później okaże
się, że się myliłam/em?
Jeśli podczas zgłaszania incydentu pracownik był przekonany, że przekazywane przez niego
informacje są prawdziwe i precyzyjne, taka sytuacja nie pociągnie za sobą żadnych negatywnych
skutków. Jeśli po zgłoszeniu incydentu pracownik odkryje, że przekazane przez niego informacje są
nieprawdziwe, powinien się jak najszybciej skontaktować z Dyrektorem ds. etyki Grupy L’Oréal .
15. Co się wydarzy, gdy zadzwonię pod numer +44 1249 661689?
Pracownik zostanie połączony z naszym zewnętrznym dostawcą usług w Wielkiej Brytanii. Dostawca
usług skontaktuje go z tłumaczem, który zanotuje zgłoszony incydent, a następnie zostanie on
sprawdzony zgodnie z tymi samymi zasadami i warunkami, które obowiązują przy zgłaszaniu
incydentów za pośrednictwem strony internetowej.
16. Czy przedstawiciele organizacji pracowniczych zostali poinformowani lub konsultowano
się z nimi w związku z tą procedurą?
4
Tak, przedstawiciele organizacji pracowniczych firmy L’ORÉAL zostali poinformowani o tej procedurze
i konsultujemy się z nimi tam, gdzie jest to konieczne. Dotyczy to zwłaszcza jednostek L’ORÉAL we
Francji.
17. Jakie informacje są przetwarzane na stronie internetowej L’ORÉAL Otwarte rozmowy
o etyce?
Na stronie mogą być przetwarzane tylko następujące rodzaje danych:



Tożsamość, funkcje oraz informacje kontaktowe osoby zgłaszającej problem,
Tożsamość, funkcje oraz informacje kontaktowe osoby, wobec której zostały sformułowane
zarzuty oraz potencjalnego świadka,
Informacje o wydarzeniach, które są niezbędne do zrozumienia zgłoszonego incydentu.
Tylko fakty, które zostały opisane w obiektywny sposób, z uwzględnieniem, o ile to możliwe,
wszystkich możliwych dat i osób bezpośrednio związanych ze zgłoszeniem pracownika i niezbędnych
do tego, aby zweryfikować jego zgłoszenie, zostaną wzięte pod uwagę. Jeśli pracownik ma
jakiekolwiek wątpliwości dotyczące opisanych przez niego faktów, powinien zaznaczyć, że są one
domniemane.
5