IC case - Insoft Consulting

Dane Klienta:
All Lines Logistics Sp. z o.o.
ul. Czechosłowacka 3
81-969 Gdynia
www.alllineslogistics.pl
Działalność firm transportowych i spedycyjnych łączy się z obsługą wielkiej liczby
dokumentów. Co więcej, ich zbiór w obrębie poszczególnych zleceń może się
znacznie różnić. Wynika to m.in. z różnych kombinacji transportu (np. lądowy,
morski, multimodalny), procedur (krajowe, wewnątrzwspólnotowe, eksportowoimportowe), czy klientów. Z kolei wiele wariantów ofert wyliczanych w oparciu
o zmienne kursy walut sprawia, że kontrola marży na zleceniach staje się dużym
wyzwaniem. Jeśli do tego firma posiada kilka oddziałów, istotna staje się sprawna
wymiana informacji między nimi.
Omawiana
powyżej
złożoność
branży
sprawia,
że
nie
wszystkie
firmy
transportowe i spedycyjne mogą znaleźć system wspierający zarządzanie, który
zaspokoi ich specyficzne potrzeby. Insoft Consulting znalazł dla swojego Klienta –
firmy All Lines Logistics - rozwiązanie, które zmienia ten stan rzeczy.
O FIRMIE
All Lines Logistics Sp. z o.o. świadczy usługi
w zakresie
i krajowej,
spedycji
oferując
międzynarodowej
klientom
organizację
transportu w dowolnej relacji geograficznej.
Firma dba o jakość obsługi stawiając na
kompetencje pracowników, zasady etyczne
i nowoczesne narzędzia pracy.
Jej kluczowymi usługami są:
Spedycja
morska
–
w
zakresie
morskich
kontenerów
pełnych
(FCL),
drobnicy
skonteneryzowanej (LCL), a także drobnicy nieskonteneryzowanej.
Spedycja lądowa - krajowy i międzynarodowy transport drogowy w powiązaniu ze spedycją
morską kontenerów.
Spedycja lotnicza – we współpracy ze sprawdzonym, wyspecjalizowanym partnerem.
Dostawy ładunków ponadgabarytowych i Project Cargo.
Logistyka magazynowa - wykonywana w oparciu o posiadaną powierzchnię magazynową
na zapleczu gdyńskich terminali kontenerowych. W ramach obsługi magazynowej oferuje
konfekcjonowanie, foliowanie, bindowanie, przepakowywanie, cross-docking, konsolidację,
dekonsolidację, paletyzację, rozpaletyzowanie oraz wiele innych czynności uzależnionych od
specyfiki ładunku.
Agencja celna – oferująca pełen zakres odpraw celnych w oparciu o posiadane procedury
uproszczone oraz złożone gwarancje w Izbie Celnej.
Poza siedzibą w Gdyni firma tworzy kolejne oddziały w lokalizacjach istotnych dla prowadzonej
działalności. W chwili obecnej istnieją już one w Poznaniu i Szczecinie.
Firma All Lines Logistics zwróciła się do Insoft Consulting w lipcu 2013 r. szukając kompleksowego
wsparcia informatycznego swojej działalności. W toku analizy ustalono, że optymalne rozwiązanie IT
powinno składać się z dwóch dobrze zintegrowanych systemów. Jądrem tego rozwiązania powinien
być sprawdzony system Comarch ERP Optima, który stanowiłby wsparcie w zakresie typowych dla
większości firm obszarów - księgowości oraz kadr i płac.
Pozostała działalność operacyjna, z racji specyfiki opisanej na wstępie oraz określonej złożoności,
wymagała mniej standardowego podejścia. Należy pamiętać, że składają się na nią kluczowe obszary
działalności firmy i w nich tak naprawdę kryje się największa możliwość uzyskania przewagi
All Lines Logistics - case study
Strona 3 z 7
konkurencyjnej. Odpowiednie zmodelowanie i wsparcie tych procesów ma więc decydujące znaczenie
dla sukcesu rynkowego.
Jak podkreśla Arkadiusz Miedziński, Prezes Insoft Consulting - „zarówno my, jak i Klient zyskaliśmy
przekonanie, że zapewnić to może system typu BPM/Workflow, który z jednej strony będzie niezwykle
elastyczny, a z drugiej umożliwi wysoki poziom automatyzacji powtarzalnych czynności. W związku
z tym zaproponowaliśmy wdrożenie Platformy Intense, która wielokrotnie sprawdziła się w firmach,
w których występuje duża liczba dokumentów i procedur”.
Ważną zaletą wyżej wymienionego systemu jest możliwość dostosowania go do rzeczywistych
procesów w firmie. Można określać mi.in. przepływ pracy, wygląd dokumentów oraz działania
i powiadomienia automatyczne. Dzięki temu system posiada dokładnie te funkcjonalności, które są
w firmie potrzebne. Brak obciążenia zbędnymi
możliwościami zapewnia szybsze działanie
systemu oraz ułatwia pracę użytkownikom. Co
więcej,
Platforma
integruje
się
Intense
z systemem
bardzo
dobrze
Comarch
ERP
Optima.
Dzięki
takiemu
połączeniu,
wdrożone
rozwiązanie IT ułatwia osiąganie korzyści na
każdym z wymienionych poniżej etapów obsługi
klienta.
Etap I. Tworzenie ofert i zleceń
Z racji dużej liczby klientów i częstej konieczności tworzenia wariantów ofert, był to jeden z najbardziej
pracochłonnych obszarów działalności All Lines Logistics. Utworzenie oferty wymagało znalezienia
w cennikach i tabelach kursowych informacji wsadowych, a następnie dokonywania szeregu wyliczeń,
które na końcu, w formie oferty, były wysyłane do klienta.
Wdrożenie Platformy Intense pozwoliło na znaczne usprawnienie tego procesu dzięki następującym
funkcjonalnościom:
Łatwiejsze tworzenie ofert i ich wariantów – oferta może być utworzona ręcznie, skopiowana
z innej oferty lub wygenerowana z szablonu. W przypadku negocjacji z klientem handlowiec może
z aktualnej oferty wygenerować wariant z przepisanymi wszystkimi polami. Zapewnia to oszczędność
czasu, przejrzystość oraz budowanie historii ofertowania klienta.
Automatyczne pobieranie danych do oferty – dotyczy to np. kosztów transportu (z cenników),
kursów walut i danych klienta. Znacznie skrócił się czas poświęcany na te czynności, a handlowcy
All Lines Logistics - case study
Strona 4 z 7
mogą skupić się na ważniejszych kwestiach. Zmalało również ryzyko powstania błędów podczas
przepisywania danych.
Automatyczne wyliczanie rentowności - podczas tworzenia oferty handlowiec widzi kwotowo
i procentowo marżę na danej ofercie, z uwzględnieniem aktualnych kursów walut. Pozwala to na
znacznie lepszą kontrolę wyników firmy i osiąganie założonych celów wartościowych.
Kontrola zadłużenia klientów - podczas próby wygenerowania zlecenia z oferty, Platforma Intense
weryfikuje poziom zadłużenia klienta w systemie Comarch ERP Optima i ostrzega jeśli przekracza ono
określony limit – przyznany kredyt kupiecki. Dzięki temu firma może skuteczniej kontrolować ryzyko
wynikające z ewentualnych zatorów płatniczych.
Kontrola ważności licencji - na karcie przewoźnika znajduje się informacja o licencji. System pilnuje
by kontrahent bez ważnego dokumentu nie mógł być powiązany z operacją spedycyjną. Zwiększa to
bezpieczeństwo właściwego doboru wiarygodnych i odpowiednio zweryfikowanych przewoźników
lądowych.
Etap II. Realizacja zleceń
Wspomniana na początku duża różnorodność procesów wpływa na pracochłonność realizacji zleceń.
Różne konfiguracje elementów zlecenia oraz specyficzne dla każdej firmy metody pracy mogą
stanowić trudność dla większości systemów, które z natury rzeczy muszą być w pewien sposób
uniwersalne. Dzięki Platformie Intense realizacja zleceń staje znacznie prostsza, m.in. poprzez:
Dopasowywanie się procesów w systemie do rzeczywistej zawartości zlecenia - jeżeli np. na
zleceniu pojawia się dodatkowo usługa spedycyjna na transport lądowy, system umożliwia
generowanie operacji transportowej wprost z takiego zlecenia. Co więcej, procesy mogą być
inicjowane przez różne zdarzenia, np. zlecenie spedycji lądowej może być poprzedzone zarówno
ofertą dla klienta, jak i zapotrzebowaniem zgłoszonym przez dział spedycji morskiej. Dzięki temu
system działa tak jak chce firma i nie ma potrzeby zmiany skutecznych metod pracy z powodu
ograniczeń informatycznych. Platforma Intense za każdym razem udostępnia jedynie te działania na
dokumentach, które są przypisane do danego typu zlecenia. Dzięki temu użytkownik jest niejako
prowadzony przez cały proces i ma znacznie mniejszą szansę popełnienia błędu.
Wirtualne pogrupowanie dokumentów – system automatycznie tworzy wirtualne teczki spedycyjne
zbierające wszystkie dokumenty związane z danym zleceniem (np. zapytanie, oferty, operacje,
faktury). Teczki w wypadku firmy All Lines Logistics są dodatkowo rozróżnione na spedycję morską,
spedycję lądową i logistykę magazynową. Taka organizacja dokumentów zapewnia duży porządek,
szybki dostęp do każdego elementu zlecenia, a także kontrolę postępów w jego realizacji.
All Lines Logistics - case study
Strona 5 z 7
Automatyczne wiązanie dokumentów - użytkownicy nie muszą się martwić o podpinanie
odpowiednich operacji spedycyjnych lub faktur sprzedaży do zleceń, ponieważ system robi to
automatycznie.
Automatyczne przepisywane danych - jeżeli jakieś dane występują na jednym dokumencie, to na
kolejne, powiązane dokumenty są one przepisywane przez system automatycznie. Oszczędza to czas
użytkowników, którzy muszą wprowadzić dane tylko jednokrotne.
Zoptymalizowany obieg pracy i dokumentów – dzięki rozbudowanym uprawnieniom nadawanym
automatycznie, użytkownicy widzą tylko te dokumenty, w których obiegu brali udział. Nadawanie
uprawnień do teczek spedycyjnych jest niezwykle proste i ogranicza się do kilku kliknięć. Istnieje też
możliwość przesyłania jednego dokumentu do wielu użytkowników, niezależnie czy pracują
w głównym biurze, w magazynie czy w oddziale.
Możliwość pracy zdalnej - dostęp do informacji i dokumentów przez zarząd i handlowców jest
możliwy niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Pozwala to na lepsze wykorzystanie czasu
pracy, zwłaszcza w przypadku osób bardziej mobilnych.
Odpowiednie wydruki – wydruki przygotowane zostały zgodnie z wzorami dostarczonymi przez All
Lines Logistics. Dzięki temu pokazują wszystkie potrzebne dane w sposób, który najbardziej firmie
odpowiada.
Etap III. Rozliczanie i raportowanie
Równie ważne jak sprawna realizacja zlecenia
jest jego prawidłowe rozliczenie oraz analiza
pozwalająca na doskonalenie działalności firmy.
Również
ten
obszar
zarówno
do
procesów
został
w
dostosowany
systemie,
jak
i konkretnych oczekiwań Klienta.
Spośród
wielu
funkcjonalności
warto
tu
wymienić np.:
Schematy rozliczeń – stworzono w systemie możliwości prowadzenia rozliczeń na podstawie
pewnych informacji wyjściowych. Przykładowo, pozycje operacji spedycyjnej posiadają informację czy
dotyczą całego transportu czy indywidualnego kontenera, co pozwala na zautomatyzowanie
wyliczania kosztów. Z kolei w przypadku obsługi magazynowej dotyczącej spedycji morskiej,
magazynier może wygenerować operację magazynową bezpośrednio ze zlecenia spedycyjnego.
Dzięki temu możliwe jest rozliczenie usługi magazynowania jako elementu spedycji morskiej.
All Lines Logistics - case study
Strona 6 z 7
Zbiorcze rozliczanie – system umożliwia uwzględnienie większej liczby wybranych operacji
spedycyjnych na jednej fakturze.
Automatyczną synchronizację – po wprowadzeniu w Platformie Intense kontrahentów, usług, czy
też dokumentów (faktur i not księgowych), pojawiają się one automatycznie w systemie Comarch ERP
Optima.
Księgowanie – wszystkie faktury wygenerowane w Platformie Intense są automatycznie księgowane
w Comarch ERP Optima. System ten zapewnia duże bezpieczeństwo danych, a dzięki modułowi
Business Intelligence także bardzo dobry dostęp do kluczowych informacji biznesowych.
Raportowanie (w przygotowaniu) - w oparciu o moduł ofertowania możliwe będzie przygotowanie
raportów dotyczących między innymi skuteczności ofertowania, planowanej sprzedaży oraz wyników
firmy. Zaplanowane raporty będą posiadały dużą dokładność. Zawierać będą np. informacje
o wszystkich zleceniach spedycyjnych dotyczących konkretnego kraju / miasta / portu / terminalu.
Wdrożenie opisanego rozwiązania IT rozpoczęło się w sierpniu 2013 roku. Kluczowy etap został
zakończony w lutym 2014 r. Po zgromadzeniu w systemie odpowiedniej liczy dokumentów nastąpi
realizacja kolejnego etapu polegającego na wdrożeniu narzędzi do raportowania.
All Lines Logistics - case study
Strona 7 z 7