Pomysł na lata - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera

Pomysł na lata - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
Pomysł na lata
Sebastian Kopiec
W 2011 roku została zorganizowana konferencja dot. innowacyjnych rozwiązań w branży
hotelarskiej przez Stowarzyszenie Hotelarskie na południu Polski. Konferencja odbywała się w
Krakowie i miała zasięg ogólnopolski. Pomysł na projekt zrodził się w ramach młodej grupy
działaczy, którzy uczestniczyli:
a) W różnego rodzaju warsztatach/seminariach na terenie kraju. Jednak miały one charakter
jednorazowy i krótkotrwały.
b) W konferencjach w innych regionach Polski, jednak za każdym razem znaczące wydarzenia
dla branży miały miejsce w stolicy lub w dalszych miastach.
c) W wydarzeniach za granicą, gdzie czerpali pomysły i mieli kontakt z najaktualniejszymi
rozwiązaniami.
Grupa działaczy zauważyła niszę na rynku, na którą wcześniej nikt nie miał pomysłu lub nikt nie
zdiagnozował owej potrzeby. Narodziła się koncepcja zorganizowania wydarzenia, które będzie
dostępne na południu kraju. Kraków jako lokalizacja wydawało się być miejscem idealnym jako
ośrodek
akademicki
i
skupisko
studentów,
kadry,
różnego
rodzaju
przedsiębiorstw
zainteresowanych tematyką przedsięwzięcia, w tym najważniejsza grupa docelowa tj. hotele
oferujące wysoką jakość usług przyjezdnym.
Małopolska to piękny region turystyczny Polski. Jedyny w swoim rodzaju. Z roku na rok zwiększa
się liczba turystów odwiedzających województwo małopolskie, zarówno turystów krajowych, jak i
zagranicznych. Region posiada wybitne, zróżnicowane i bardzo wszechstronne walory turystyczne i
krajobrazowe, z którymi nie ma jak zmierzyć się żaden inny region. Bardzo urozmaicony obszar
krainy, obejmuje części trzech wielkich jednostek fizjograficznych tj. Wyżyny Małopolskiej,
Obniżenia Podkarpackiego i samych Karpat. Do Wyżyny Małopolskiej zalicza się Wyżynę
Krakowsko-Częstochowską, dwie
kotliny tworzące Obniżenie
Podkarpackie to
Kotlina
Oświęcimska i Kotlina Sandomierska wbijająca się klinem w Kraków. Wreszcie Karpaty, do
których należą Pogórza, Beskidy i Tatry. Sieć rzeczną stanowi oczywiście Wisła wraz z dopływami.
Każdy z regionów Małopolski posiada bogatą ofertę noclegową dla turystów m.in. pokoje
prywatne, agroturystykę, motele, hotele, spa. Wszystkie ośrodki stawiające na wysoką jakość
oferowanych usług szukają innowacyjnych rozwiązań w branży, które podniosą poziom satysfakcji
u klientów.
Młodzi ludzie ze stowarzyszenia na swoich cotygodniowych spotkaniach opracowali projekt,
którego celem było stworzenie 2-dniowej konferencji dla zainteresowanych osób tematyką
innowacji w hotelarstwie z terenu całej Polski, jednak głównie części południowej. Założeniem
organizatorów była cykliczność konferencji, która miała być organizowana każdego roku na wiosnę
oraz składać się kilkunastu wystąpień tematycznych, które podnosiłyby wiedzę i umiejętności
uczestników.
Zaproszono najlepszych specjalistów z branży turystyczno-hotelarskiej, którzy na co dzień
wdrażają innowacyjne rozwiązania w obiektach hotelowych w Polsce i na świecie. Mając
doświadczenie w branży są wiarygodnymi prelegentami, którzy swoimi nazwiskami gwarantują
wysoką frekwencję na konferencji.
Zespół projektowy składał się wyłącznie z młodych ludzi o różnych kompetencjach oraz
osobowościach. Docelowo przy planowaniu i organizacji przedsięwzięcia wzięło udział 14 osób,
którzy swoją pasją i zaangażowaniem udowadniali chęć działania oraz dbali o wysoką jakość
konferencji. Od samego początku działań wyłonił się lider zespołu – Łukasz Nowacki, który był
także inicjatorem konferencji. Łukasz cenił we współpracownikach dynamizm działania,
zaangażowanie, chęć pracy w imię wspólnego celu. Miał niewątpliwą zaletę – skupiał przy sobie
osoby z pasją, budując zespół z ludzi, których znał i cenił. Potrafił zawsze stworzyć pozytywną
atmosferę pracy, gdzie każdy czuł się niesamowicie komfortowo pracując nawet w tak dużym
zespole. Zespół projektowy przykładał się do swoich obowiązków, planując w sposób
usystematyzowany każdy etap projektu. Narzędzia wykorzystywane w zarządzaniu projektem były
przygotowywane w sposób profesjonalny i konsultowane z ekspertami zewnętrznymi, którzy
ocenili bardzo wysoko poziom przygotowań zespołu. Konsultacje, które wspomogły działania
zespołu przyczyniły się wyższej jakości etapów projektu oraz całej konferencji.
Lider podzielił projekt na etapy, gdzie w każdym z nich został stworzony odrębny harmonogram
działań. Każdy z zadań było podzielone na mniejsze pakiety robocze, co ułatwiało komunikację w
zespole. Do każdego z pakietu roboczego przyporządkowano jednostkę czasową oraz wartość
budżetową. Tak, aby każdy z elementów projektu: zakres, czas i koszty były ze sobą zgodne oraz
współgrały, dając podstawę do efektywnego wdrażania przedsięwzięcia. Oczywiście jak w każdym
nowym projekcie nie obyło się bez pomyłek i brakujących elementów w planie, jednak dzięki
otwartej postawie zespołu, który chętnie słuchał rad osób doświadczonych bardzo szybko
niedociągnięcia były niwelowane. Każdy członek zespołu odpowiadał za oddzielny etap projektu.
Lider zespołu zarządzając starał się o jak najefektywniejsze rozwiązania. Pierwszym z nich był
podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególne osoby, aby każde z zespołu wiedział kto za co
odpowiada. Jednak to, że jedna osoba działała w jakimś obszarze, nie oznaczało, że nie może
wspomagać pozostałych osób. Dla czytelności i efektywnej komunikacji poziomej oraz pionowej
macierz obowiązków w projekcie wyglądała bardzo przejrzyście. Wynikała najpierw ze struktury
podziału pracy, gdzie zostały zdiagnozowane pakiety robocze i podzielone na główne zadania, a
także z indywidualnych umiejętności oraz predyspozycji członków zespołu. Lider znając bardzo
dobrze wszystkich, współpracując z każdą osobą wcześniej miał wiedzę jakie zadanie będę
odpowiednie dla danej osoby. Tym samym zmniejszył ryzyko niepowodzenia projektu
spowodowane nieodpowiednimi kompetencjami zespołu lub słabą komunikacją.
PODZIAŁ ZADAŃ W PROJEKCIE WRAZ Z ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
KONFERENCJA – SEKTOR HOTELARSKI
Uczestnicy - Olga
Rekrutacja uczestników konferencji (200 osób)
 stworzenie formularza zgłoszeń
 mailing z uczestnikami
 weryfikacja wpłat
 stworzenie listy uczestników
Logistyka – Daniel
 wynajęcie sali
 pozyskanie sprzętu multimedialnego
 druk materiałów konferencyjnych
 przygotowanie "teczek" z materiałami promocyjnymi dla uczestników
 przygotowanie stanowiska informacji i rejestracji
 organizacja cateringu na dwa dni konferencji
Strona WWW – Kamil
 Stworzenie projektu strony www.
 Stworzenie koncepcji wizualizacyjno-promocyjnej
 uruchomienie strony www
Sponsoring – Aleksandra
 stworzenie listy potencjalnych sponsorów
 pozyskanie kontaktu do sponsorów
 wysyłanie ofert do sponsorów
 spotkania z potencjalnymi sponsorami
 podpisanie umowy ze sponsorami
Partnerzy - Dominika
 stworzenie listy Partnerów
 pozyskanie kontaktu do Partnerów
 rozsyłanie ofert
 umowy
Prelegenci – Wojtek
 przygotowanie potencjalnej listy prelegentów
 wybór tematyki warsztatów
 wysyłanie zapytań do prelegentów i listów intencyjnych
 rozliczenie dojazdu i noclegu prelegentów
Program Konferencji – Wojtek
 ustalenie programu konferencji
 ustalenie bloków tematycznych i tematyki warsztatów
 Wydrukowanie programu dla uczestników
Impreza integracyjna – Magda




znalezienie odpowiedniego lokalu
negocjacja warunków i ceny
podpisanie umowy o wynajem
rozliczenie finansowe imprezy
Promocja – Eliza
 pozyskanie patronatów
 stworzenie kont na portalach społecznościowych
 promocja w formie tradycyjnej: plakaty, ulotki, mailing
Rozliczenie projektu – Anna
 archiwizacja faktur
 archiwizacja umów
 zbieranie dokumentów
 kontakt z księgowością
Ewaluacja - Marcin





opracowanie ankiet
przeprowadzenie ankiety
opracowanie wyników
publikacja Lessons Learned
Organizacja spotkania zespołu po projekcie
Dodatkowo Lider wprowadził od samego początku narzędzia komunikacji w zespole, co ułatwiło
przepływ informacji zarówno w poziomie jak i w pionie. Każda osoba miała wiedzę nt. stanu
realizacji
poszczególnych
zadań.
Cotygodniowe
spotkania
uzupełniały
korespondencję
elektroniczną, która za każdym razem była dostarczana wszystkich na jednego wspólnego maila.
Łukasz pod koniec projektu w 2011 roku planując kolejne edycje wydarzenia zaczął się zastanawiać
czy jego rozwiązania wzmocniły zespół oraz co jeszcze w kolejnych latach można zrobić, aby
usprawnić działania grupy. W tym celu po konferencji spotkał się z każdą osobą z zespołu w celu
przedyskutowanie plusów i minusów wszystkich rozwiązań. Część zespołu potraktowała zadania
poważnie i przyłożyła się do analizy. Pozostała część dała ogólne wskazówki, które pokrywały się
już z wcześniejszymi przemyśleniami Lidera. W każdym razie Łukasz miał poczucie finalnego
sukcesu na koniec projektu i tylko zastanawiał się co dalej przez najbliższy rok będzie robił…