Zarządzenie Nr R-26-2013

Zarządzenie Nr R-26/2013
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2013 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania
z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej
Na podstawie art. 66 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie
wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 572) z a r z ą d z a m, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się Regulamin korzystania z poczty elektronicznej
Politechniki Lubelskiej, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2.
Nadzór nad wykonaniem
Prorektorowi ds. Rozwoju Uczelni.
niniejszego
Zarządzenia
powierzam
§ 3.
Traci moc Zarządzenie Nr 51/2012 Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 12 października 2012 r. w sprawie korzystania z poczty elektronicznej
przez pracowników Politechniki Lubelskiej.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Prof. dr hab. inż. Piotr Kacejko
Załącznik
do Zarządzenia Nr R-26/2013
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 4 kwietnia 2013 r.
REGULAMIN KORZYSTANIA Z POCZTY ELEKTRONICZNEJ
POLITECHNIKI LUBELSKIEJ
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin korzystania z poczty elektronicznej, zwany dalej
„Regulaminem”, określa zasady udostępniania skrzynek pocztowych w ramach
uczelnianego systemu poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej.
§ 2.
Poniższe terminy, o ile nie zaznaczono inaczej, są używane w niniejszym
Regulaminie w następującym znaczeniu:
1) Poczta PL – system poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej;
2) Użytkownik – osoba uprawniona do korzystania z poczty elektronicznej
Politechniki Lubelskiej;
3) Skrzynka pocztowa – część techniczna Poczty PL, która umożliwia realizację
usług poczty elektronicznej;
4) Skrzynka funkcyjna – skrzynka pocztowa wykorzystywana z racji pełnienia
funkcji w jednostce organizacyjnej Politechniki Lubelskiej lub skrzynka
pocztowa jednostki organizacyjnej Uczelni;
5) Skrzynka gościnna – skrzynka pocztowa udostępniana na wniosek właściwej
jednostki organizacyjnej Politechniki Lubelskiej osobom, które nie są
pracownikami Uczelni, ale mają z nią związek, np. współpracują
z Uczelnią;
6) Zawartość skrzynki – wszystkie listy elektroniczne wraz z załącznikami,
które w danym momencie znajdują się w skrzynce pocztowej;
7) Adres skrzynki – jednoznaczne oznaczenie skrzynki pocztowej;
8) Hasło – oznacza ciąg znaków wybranych przez użytkownika w celu
zabezpieczenia dostępu do skrzynki pocztowej;
9) Administrator – pracownik Centrum Informatycznego Politechniki
Lubelskiej odpowiedzialny za udostępnianie, modyfikowanie lub
usuwanie skrzynek pocztowych dla użytkowników i bieżącą pomoc
w zakresie ich używania. Wykaz administratorów stanowi Załącznik nr 2
do niniejszego Regulaminu.
§ 3.
1. Przed założeniem skrzynki pocztowej użytkownik zobowiązany jest do
zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu oraz postępowania
zgodnie z jego zasadami.
2. Skrzynka pocztowa w systemie Poczta PL przeznaczona jest do
wykorzystywania w związku z działalnością zawodową, studiami lub
współpracą z Uczelnią.
§ 4.
Nadzór i opiekę techniczną nad systemem poczty elektronicznej
sprawuje Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej.
§ 5.
1. Dostęp do skrzynki pocztowej jest chroniony hasłem. Hasło stanowi
zabezpieczenie
dostępu do
systemu
oraz
treści
wiadomości
przechowywanych w skrzynce pocztowej. Ze względu na bezpieczeństwo
systemu pocztowego oraz danych użytkownika hasło musi być tajne,
to znaczy znane wyłącznie użytkownikowi. W przypadku odtajnienia hasła
należy niezwłocznie zmienić je na nowe.
2. Hasło, w którym mowa w ust. 1, nie może być zbyt proste lub oczywiste do
odgadnięcia przez osoby trzecie. Powinno zawierać co najmniej:
1) 8 znaków,
2) 1 dużą literę,
3) 1 małą literę,
4) 1 cyfrę lub znak specjalny.
Tryb udostępnienia użytkowania skrzynki pocztowej
§ 6.
Założenie skrzynki pocztowej następuje na podstawie:
1) informacji z Działu Spraw Osobowych o nowo przyjętych
pracownikach;
2) informacji z Biura Rektora i Organizacji Uczelni o nowo utworzonych
jednostkach organizacyjnych;
3) wniosku o udostępnienie, modyfikację lub usunięcie skrzynki
pocztowej w systemie poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej
w przypadku skrzynki gościnnej. Wniosek, stanowiący Załącznik nr 1
do niniejszego Regulaminu, należy złożyć do Administratora poczty.
§ 7.
Utworzenie skrzynki pocztowej oznacza, że użytkownik zgadza się na
gromadzenie, przetwarzanie oraz wykorzystywanie informacji o sobie przez
Uczelnię wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia konta Poczty PL
w celach technicznych i statystycznych zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133,
poz. 883, zm. z 2000 r. Nr 12, poz. 136).
§ 8.
Uczelnia zobowiązuje się nie udostępniać zebranych danych osobom
trzecim. Wyjątki od tej zasady mogą być spowodowane wyłącznie nakazem
organów państwowych.
§ 9.
Udostępnienie skrzynki pocztowej obejmuje:
1) założenie skrzynki pocztowej w systemie Poczta PL;
2) przeszkolenie użytkownika w zakresie logowania do systemu Poczta
PL i zmiany hasła.
§ 10.
Uczelnia udostępnia w ramach systemu Poczta PL skrzynki pocztowe
o parametrach technicznych opisanych w Załączniku nr 3 do niniejszego
Regulaminu.
§ 11.
1. Użytkownicy Poczty PL otrzymują adresy skrzynek pocztowych
w domenie pollub.pl.
2. W korespondencji służbowej obowiązuje posługiwanie się adresami
pocztowymi założonymi w domenie pollub.pl. Inne adresy, które
z różnych przyczyn są używane przez pracowników Politechniki
Lubelskiej, nie będą wykorzystywane w celu przekazywania informacji
służbowych.
3. Adres skrzynki pocztowej ma postać: [email protected]. Login jest unikalny
i składa się z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska użytkownika,
oddzielonych od siebie kropką, zapisanych bez znaków diakrytycznych.
W razie powtarzalności loginu używane jest pełne imię.
4. W przypadku skrzynek funkcyjnych login tworzony jest na podstawie
skrótu nazwy jednostki organizacyjnej lub funkcji użytkownika.
§ 12.
Dostęp do skrzynki pocztowej możliwy jest za pomocą:
1) przeglądarki
internetowej
poprzez
stronę
internetową:
poczta.pollub.pl;
2) programów pocztowych do obsługi poczty elektronicznej.
§ 13.
1. Użytkownik może zgłaszać uwagi, komentarze oraz pytania dotyczące
jakości działania serwisu poczty elektronicznej do Centrum
Informatycznego Politechniki Lubelskiej (e-mail: [email protected]).
2. Po założeniu skrzynki pocztowej użytkownikowi przysługuje prawo do
dokonania aktualizacji danych zgłoszonych w momencie załączenia konta.
§ 14.
1. Użytkownik ma prawo korzystać ze skrzynki pocztowej w pełnym zakresie
jej funkcjonalności pod warunkiem, że będzie to zgodne z obowiązującym
prawem, normami społecznymi i obyczajowymi.
2. Użytkownik może otrzymywać korespondencję na adres skrzynki
pocztowej istotną z punktu widzenia działalności Uczelni lub systemu
Poczta PL.
3. Wykorzystując skrzynkę pocztową, użytkownik zobowiązuje się, że nie
będzie działał w sposób naruszający prawa innych użytkowników oraz nie
będzie przenosił prawa do korzystania ze swojej skrzynki pocztowej na
inne osoby.
4. Użytkownik zobowiązany jest do odczytywania informacji przesyłanych
z pomocą systemu poczty elektronicznej i usuwania informacji
nieaktualnych.
§ 15.
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść i zawartość listów
przesyłanych za pośrednictwem posiadanej skrzynki pocztowej.
§ 16.
Prawo korzystania ze skrzynki pocztowej wygasa z chwilą:
1) rozwiązania umowy o pracę użytkownika z Uczelnią (informacje
o rozwiązanych umowach Dział Spraw Osobowych będzie
przekazywał do Centrum Informatycznego celem usunięcia
odpowiednich kont);
2) ustania przyczyn uzasadniających utworzenie konta gościnnego.
Zasady odpowiedzialności
§ 17.
1. Uczelnia zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia
poprawnego działania systemu Poczta PL oraz zobowiązuje się do
udzielania wszelkiej możliwej pomocy w problemach związanych
z obsługą skrzynek pocztowych.
2. Uczelnia zastrzega sobie prawo do:
1) awaryjnego wyłączenia systemu bez uprzedniego powiadomienia
użytkownika o tym fakcie;
2) zmiany zasad funkcjonowania systemu Poczta PL. Istotne zmiany
dotyczące zasad będą podawane do wiadomości użytkownikom za
pomocą poczty elektronicznej;
3) zamykania skrzynek pocztowych osób, które przestają być
pracownikami Politechniki Lubelskiej lub tracą status gościa Uczelni,
zgodnie ze stosowną procedurą.
§ 18.
Uczelnia nie ponosi odpowiedzialności za:
1) skutki wejścia przez osoby trzecie w posiadanie hasła umożliwiającego
korzystanie ze skrzynki pocztowej użytkownika;
2) utratę danych spowodowaną awarią sprzętu, systemu oraz innymi
niezależnymi okolicznościami;
3) przerwy w funkcjonowaniu systemu pocztowego zaistniałe z przyczyn
technicznych spowodowanych w szczególności konserwacją lub
wymianą sprzętu oraz z innych przyczyn niezależnych od Uczelni;
4) sposób wykorzystywania skrzynki pocztowej przez użytkownika oraz
szkody, jakie poniósł na skutek nieprawidłowego zapisu lub
nieprawidłowego odczytu wiadomości;
5) szkody wynikłe z użytkowania skrzynki pocztowej;
6) treści przesyłane w systemie poczty elektronicznej.
Załącznik nr 1
do Regulaminu korzystania
z poczty elektronicznej
Politechniki Lubelskiej
Wniosek
o udostępnienie, modyfikację lub usunięcie skrzynki pocztowej gościnnej
w systemie poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej
Zwracam się z prośbą o udostępnienie/modyfikację/usunięcie* skrzynki pocztowej
gościnnej na zasadach opisanych w Regulaminie. Potwierdzam, że zapoznałem/am*
się z Regulaminem oraz zaleceniami odnośnie bezpieczeństwa systemu Poczta PL
i nie wnoszę zastrzeżeń do sformułowań tam zawartych.
Imię i nazwisko Gościa:
….……………………………………….………......................................................................................……….
Wnioskodawca:
….……………………………………….………......................................................................................……….
Jednostka organizacyjna:
….……………………………………….………......................................................................................……….
Telefon:
….……………………………………….………......................................................................................……….
Termin działania skrzynki:
….……………………………………….………......................................................................................……….
Lublin, dnia .........................................
.....................................................
podpis Wnioskodawcy
*
- niepotrzebne skreślić
Wpłynęło dnia: ……………………………
Przyjął: …………………………………….…
Adres skrzynki pocztowej: ………………………………………………………………………………
Zrealizowano dnia: ……………………………
Administrator: …………………….………
Załącznik nr 2
do Regulaminu korzystania
z poczty elektronicznej
Politechniki Lubelskiej
Wykaz administratorów poczty
Lp.
Imię i nazwisko
mgr inż. Piotr
SOŁYGA
mgr inż. Paweł
2.
WASILEWSKI
mgr inż. Wojciech
3.
WÓJTOWICZ
1.
Telefon
E-mail
(81) 538-47-46
[email protected]
(81) 538-46-72
[email protected]
(81) 538-46-72
[email protected]
Załącznik nr 3
do Regulaminu korzystania
z poczty elektronicznej
Politechniki Lubelskiej
Parametry techniczne skrzynki pocztowej
Wyszczególnienie
Wielkość skrzynki
Wielkość jednego wysyłanego listu
Wielkość jednego odbieranego listu
Ilość aliasów (innych adresów dla 1 konta)
Zwiększanie ilości aliasów dla konta
Dostęp do konta z dowolnego komputera
Metody dostępu do konta
Notatka (przypomnienie)
Emotikony (wstawianie obrazków w listach)
Graficzne wzory listów
Sygnatury w listach (Twoje podpisy)
Edytor HTML
Drag&Drop
Statystyki konta
Wyszukiwanie listów
Książka adresowa
Autoresponder („wakacyjna odpowiedź”)
Zarządzanie folderami
Przekierowanie poczty
Login do Poczta PL
Skórki (skiny)
Kreator ustawień poczty
Konfigurator poczty dla programu Outlook
Bezpieczne logowanie SSL
Szyfrowanie SSL do wysyłania i odczytywania listów
System antyspamowy: „Anty-Spam”
System antywirusowy: „Anty-Wirus”
Sprawdzanie dostępności adresów
Gwarancja niezmienionej treści
System pomocy (strona WWW, helpdesk)
Reklama w poczcie
Mailingi reklamowe
Stopki reklamowe Poczta PL
Zwiększanie ilości aliasów
Przypisanie domen zewnętrznych do konta na Poczta PL
Obsługa domen
100 MB
20 MB
20 MB
max. 1
Nie
Tak
WWW, POP3, IMAP
Nie
Nie
Nie
max. 1
Nie
Nie
Nie
Tak
Nie
Tak
Tak
Tak
Tak
Tak
Nie
Nie
Tak
Tak
Tak
Tak
Nie
Nie
Tak
Nie
Nie
Nie
Nie
Nie
Nie