postępowania - Energizer Holdings

Transkrypt

KODEKS
POSTĘPOWANIA
SPIS TREŚCI
4
Program Etyki i Zgodności z Przepisami Energizer
4
Rozumienie Kodeksu Postępowania Energizer
5
Poufne zgłaszanie wątpliwości
5
Przestrzeganie przepisów prawnych: Współpraca w dochodzeniach
6
Indywidualna odpowiedzialność, obowiązek zgłaszania i zatwierdzone odstępstwa od norm postępowania służbowego
7 Szacunek dla innych
7
Równe możliwości zatrudnienia
8
Wzajemny szacunek
8
Dostępność
9
Unikanie konfliktu interesów
9
Konflikty interesów
10
Przepisy o obrocie papierami wartościowymi
10
Dotacje polityczne
11 Właściwe wykorzystanie zasobów i pomysłów
11 Ochrona własności intelektualnej
13
Ochrona zasobów Firmy
14
BHP i ochrona środowiska
14
Bezpieczeństwo
14
Kwestie ekologiczne
14
Bezpieczeństwo produktów
15
Dokumentacja i informacje Firmy
15 Sprawozdawczość finansowa i dokumentacja Firmy
16
Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo i poufność
17
Działalność handlowa i relacje z przedstawicielami władz
17 Zachowanie uczciwości
18
Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji
20
Przepisy antykorupcyjne
20
Przepisy zakazujące bojkotów
21 Sankcje handlowe
21 Zasady sprzedaży i marketingu
WSTĘP
W Energizer jesteśmy przekonani o konieczności pełnego przestrzegania wszystkich praw i regulacji mających
związek z naszą działalnością. Oczekujemy również, że nasi koledzy będą zawsze postępować zgodnie z najwyższymi
standardami etyki biznesowej. Niniejszy dokument jest potwierdzeniem tego zobowiązania. Przeczytaj go uważnie
i traktuj jako przewodnik postępowania . Dokument ten dotyczy wszystkich pracowników, dyrektorów i członków
zarządu Energizer Holdings Inc. oraz spółek zależnych.
Każdy z nas indywidualnie odpowiada za etyczne zachowanie i przestrzeganie zarówno litery, jak i ducha
naszego Kodeksu Postępowania. Musimy również pracować nad tym, aby nasza cała firma dbała o zgodność
z obowiązującymi przepisami prawa. Chcemy, aby każdy z was potrafił dokonać rzetelnej oceny i stanowił przykład
właściwego postępowania biznesowego. Nikt nie może usprawiedliwiać niezgodnych z prawem lub nieetycznych
działań. Usprawiedliwienia typu „to było dla dobra Firmy" nie będą tolerowane.
Rozwój i zarządzanie silną, zróżnicowaną organizacją są niezbędne dla osiągnięcia naszych celów biznesowych i stanowią kluczowy element naszej globalnej kultury korporacyjnej. Dlatego też uważamy pracowników za
najcenniejszy zasób naszej Firmy. Z tej przyczyny niniejszy dokument omawia nasze zasady dla zapewniania
bezpiecznego środowiska pracy, wolnego od bezprawnej dyskryminacji. Omawiamy w nim również wiele innych
tematów, w tym zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, dobre praktyki biznesowe i zapewnianie naszym
klientom wyrobów najwyższej jakości.
Jeśli masz pytania dotyczące tych informacji, porozmawiaj z przełożonym, adwokatem w Dziale Prawnym lub
pracownikiem Wydziału Audytu Wewnętrznego. Jeśli znajdziesz się w sytuacji budzącej wątpliwości z zakresu
finansów, księgowości, audytu lub zapobiegania korupcji, zadzwoń pod poufny numer lub wyślij list do poufnej
skrytki pocztowej lub na adres internetowy, które podane są na stronie 5 tego dokumentu. Jeśli znajdziesz się
w jakiejkolwiek innej sytuacji która może naruszać normy postępowania, niezwłocznie porozmawiaj z przełożonym
lub członkiem zarządu swojego oddziału. Możesz również zgłosić naruszenie w sposób podany w odpowiednim
rozdziale niniejszego Kodeksu lub skorzystać z poufnych informacji kontaktowych opisanych powyżej. Osobiście
gwarantuję, że Energizer nie będzie tolerować odwetu za zadawanie pytań i sygnalizowanie w dobrej wierze
wątpliwości na temat przestrzegania tych norm czy zgłaszanie podejrzeń nieprawidłowego postępowania.
Uczciwość to Twoja osobista odpowiedzialność – ale też najlepiej pojęty interes Energizer. Działajmy wspólnie na
rzecz utrzymania naszych wartości i zobowiązujmy się do przestrzegania ścisłych norm postępowania etycznego.
Ward M. Klein
Dyrektor naczelny
Energizer Holdings, Inc.
3
KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Uwaga: Energizer Holdings Inc. i spółki zależne są w tym dokumencie łącznie
nazywane „Energizer” lub „Firma”.
PROGRAM ETYKI I ZGODNOŚCI
Z PRZEPISAMI
ENERGIZER
Rozumienie Kodeksu Postępowania Energizer
W Energizer postępowanie zgodne z wysokimi standardami etycznymi i prawnymi stanowi
podstawę prowadzenia naszej działalności. Wytyczne w tym zakresie znaleźć można w naszym
Programie Etyki i Zgodności z Przepisami. Choć administrują i monitorują go przede wszystkim Dział
Prawny i Dział Audytu Wewnętrznego, istnieje wiele innych grup, które odgrywają znaczącą rolę
w naszych wysiłkach na rzecz zgodności, takie jak Kontrola Wewnętrzna, Zgodność z Przepisami
Handlu Międzynarodowego, Sprawy Regulacyjne, Globalny Dział BHP i Ochrony Środowiska oraz
Dział Kadr. Powodzenie Programu Zgodności z Przepisami wymaga ciągłych wskazówek i wsparcia
ze strony kierownictwa na wszystkich poziomach, jak również stałej czujności wszystkich członków
naszej globalnej organizacji. Program pomaga nam zapobiegać i wykrywać wykroczenia naszych
pracowników i współpracowników, a także zapewniać, że działania Firmy prowadzone są zgodnie
z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa karnego i cywilnego, regulacjami i zasadami.
Ten Kodeks Postępowania (dalej nazywany Kodeksem) jest kluczowym elementem naszego
Programu Etyki i Zgodności z Przepisami. Zapewnia on dyrektorom, członkom zarządu
i pracownikom wskazówki w sprawie etycznego zachowania i słusznego postępowania, kiedy
działają w imieniu Energizer. Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznania się z Kodeksem
i przestrzegania go. Jeśli masz pytania dotyczące któregoś z tematów omówionych w tym
dokumencie, skontaktuj się z Działem Prawnym lub Działem Audytu Wewnętrznego.
Niniejszy Kodeks nie stanowi umowy o pracę ani gwarancji dalszego zatrudnienia jakiegokolwiek
pracownika. Ta wersja Kodeksu zastępuje wszelkie dotychczasowe wersje.
4
Poufne zgłaszanie wątpliwości
Jako pracownik Energizer masz obowiązek zgłaszać wszelkie naruszenia lub wątpliwe sytuacje
wpływające na środowisko pracy, czy inne kwestie, które mogą narazić naszą firmę na finansowe lub
prawne ryzyko. Możesz zrobić to poufnie i anonimowo* dzwoniąc pod numer AlertLine do Global
Compliance Services; jest to firma zewnętrzna zatrudniona przez nas do prowadzenia takich spraw;
bezpłatny numer telefonu to (877) 521-5625. Jeśli ktoś nie mówi po angielsku, AlertLine może
zapewnić tłumacza. Możesz również zostawić wiadomość na naszej poufnej witrynie internetowej:
https://energizer.alertline.com.
Jeśli wolisz, możesz wysłać poufnie wiadomość email na adres:
Wszelkie zgłoszenia są
AlertLine
PMB 3767
13950 Ballantyne Corporate Place
Charlotte, North Carolina 28273 USA
traktowane poważnie
i dokładnie sprawdzane.
Aby skontaktować się bezpośrednio z Działem Prawnym, zadzwoń do: Mark LaVigne, pod numer
+1-314-985-2176.
Wszelkie zgłoszenia są traktowane poważnie i dokładnie sprawdzane. Zgłoszenia dotyczące kwestii
finansowych będą przekazane do Komisji Kontroli Księgowej przy Radzie Zarządu. Chcemy zapewnić,
że żaden pracownik nie będzie zwolniony, zdegradowany, zawieszony, nie będzie przedmiotem
pogróżek, molestowania lub innych form odwetu czy zemsty, jeśli w dobrej wierze zgłosi potencjalne
naruszenie.
Przestrzeganie przepisów prawnych: Współpraca w dochodzeniach
Dzwoniąc lub pisząc podaj możliwie wiele szczegółów opisywanej sytuacji i lokalizacji. Podejmiemy
niezwłoczne i odpowiednie działania, niezależnie od sposobu zgłoszenia, ale większa ilość informacji
ułatwia szybsze i skuteczniejsze badanie sprawy.
Musimy przestrzegać wszystkich obowiązujących praw i wymogów odnoszących się do naszej
działalności w USA i w innych krajach. Poza zapewnieniem zgodności prawnej, zobowiązani jesteśmy
również do etycznego postępowania i odpowiedniego zachowania w miejscu pracy.
W ramach tego zobowiązania przeprowadzamy okresowe audyty różnych jednostek firmy, działań
i programów. Pracownik jest zobowiązany do pełnego i zgodnego z prawdą odpowiadania na audyty,
dochodzenia, ankiety w sprawie przestrzegania przepisów i na bezpośrednie pytania przełożonych
lub adwokatów firmy na temat postępowania służbowego. Oczekujemy od Ciebie niezwłocznej
odpowiedzi na wysyłany „Doroczny kwestionariusz dotyczący przestrzegania zasad przyjętych
w Spółce”.
Pamiętaj, że korzystanie z funduszy lub majątku Firmy (np. środków komunikacji elektronicznej, takich
jak komputery i urządzenia przenośne) do jakichkolwiek niewłaściwych bądź bezprawnych działań
jest surowo zabronione. Obejmuje to nielegalne płatności przekazywane przedstawicielom władz lub
pośrednikom, jak również zakładanie nieujawnianych lub nierejestrowanych funduszy.
Niniejszy Kodeks z konieczności zawiera jedynie wskazówki natury ogólnej. Pracownik może nie znać
szczegółów każdego przepisu, ale ważne jest, żeby wiedział, do kogo zwrócić się o pomoc. Jeśli masz
pytania, skontaktuj się z przełożonym, Wydziałem Audytu Wewnętrznego lub adwokatem z Działu
Prawnego. Możesz również odwiedzić witrynę na temat zgodności z zasadami pod adresem.
5
* Możliwość anonimowego zgłaszania problemów może być ograniczona przepisami prawa niektórych krajów.
Indywidualna odpowiedzialność, obowiązek zgłaszania i zatwierdzone
odstępstwa od norm postępowania służbowego
Pracownicy będą rozliczani z przestrzegania podanych tu zasad postępowania. Nieprzestrzeganie
tych zasad może pociągnąć za sobą postępowanie dyscyplinarne, z rozwiązaniem stosunku pracy
włącznie. Naruszenie tych norm może stanowić naruszenie przepisów prawa i prowadzić do sankcji
cywilnych i karnych wobec pracownika, przełożonych i/lub firmy Energizer. Jeżeli dysponujesz
dowodami oszustwa lub innych naruszeń norm postępowania, masz obowiązek zgłoszenia ich
w sposób opisany w tym dokumencie.
Jeżeli masz powody sądzić, że księgowość bądź dokumentacja Firmy nie są prowadzone w sposób
dokładny i pełny, jeżeli jesteś pod presją, by przygotowywać lub/i niszczyć dokumenty w sposób
naruszający zasady Firmy, albo jeżeli wiesz o jakichkolwiek mylących, niepełnych lub fałszywych
oświadczeniach przekazywanych do księgowego, audytora, adwokata lub przedstawiciela władz
w związku z dowolnym audytem, dochodzeniem lub zeznaniami wobec organu rządowego,
oczekujemy od Ciebie natychmiastowego zgłoszenia takich kwestii, jak opisano w niniejszym
Kodeksie.
Jeżeli dysponujesz
dowodami oszustwa lub
innych naruszeń norm
postępowania, masz
obowiązek zgłoszenia ich
w sposób opisany w tym
dokumencie.
Szybkie zgłaszanie nieprawidłowosci ma kluczowe znaczenie. Niezgłoszenie przez Firmę pewnych
naruszeń tych norm może prowadzić do sankcji cywilnych i karnych wobec Firmy. Pracownik
niezgłaszający znanego naruszenia lub ukrywający je może podlegać karze dyscyplinarnej równie
surowej, jak osoba dopuszczająca się takiego naruszenia.*
Naruszenia można zgłaszać swojemu przełożonemu lub przełożonemu pracownika
dopuszczającego się naruszenia; należy je również zgłaszać do wiceprezesa Działu Audytu
Wewnętrznego lub Głównego Radcy Prawnego Energizer, lub też poufnie zgłaszać telefonicznie lub
internetowo korzystając z danych kontaktowych podanych w tym dokumencie. Żaden pracownik
nie będzie zwolniony, zdegradowany, zawieszony, nie będzie przedmiotem pogróżek, molestowania
lub innych form odwetu czy zemsty, jeśli w dobrej wierze zgłosi potencjalne naruszenie przepisów
prawa lub zasad tego Kodeksu.
Wszelkie odstępstwa od niniejszych zasad postępowania muszą być zatwierdzone przez Radę
Zarządu (w odniesieniu do dowolnego dyrektora wykonawczego Energizer), albo przez dyrektora
naczelnego (lub osobę przez niego wyznaczoną), w odniesieniu do pracownika, który nie jest
dyrektorem wykonawczym.
Żadne zatwierdzenie odstępstwa od zasad postępowania w odniesieniu do dyrektora
wykonawczego nie będzie skuteczne do czasu zgłoszenia wniosku do osoby odpowiedzialnej za
przygotowywanie i składanie raportów Firmy na formularzu 8-K, z uwzględnieniem wystarczającej
ilości szczegółów, aby możliwe było przygotowanie raportu zawierającego wszelkie wymagane
ujawnienia. Federalne przepisy o obrocie papierami wartościowymi w USA wymagają
niezwłocznego ujawnienia szczegółów na temat zatwierdzenia odstępstwa od niniejszych zasad
postępowania w odniesieniu do dyrektora wykonawczego.
6
* Obowiązek zgłaszania pewnych naruszeń, jak również konsekwencje niedopełnienia obowiązku zgłaszania
takich naruszeń, mogą być ograniczone przepisami pewnych krajów.
SZACUNEK DLA INNYCH
Równe możliwości zatrudnienia
Zasady zakazu dyskryminacji: Nasi pracownicy zapewniają nam wszechstronny zestaw umiejętności, co
w wielkim stopniu przyczynia się do naszych sukcesów. Zobowiązujemy się do zapewnienia środowiska pracy,
w którym każdy pracownik traktowany jest sprawiedliwie, z poszanowaniem godności i z szacunkiem. Nasza
zasada to zapewnienie równych możliwości wszystkim pracownikom i osobom starającym się o zatrudnienie
według kryteriów merytorycznych. Uczestnictwo w programach sponsorowanych przez firmę nie będzie
ograniczane w jakikolwiek sposób niezgodny z prawem.
Naszą praktyką jest przestrzeganie wszelkich przepisów federalnych, stanowych i lokalnych USA oraz przepisów
prawa innych krajów zabraniających dyskryminacji w oparciu o następujące kryteria:
•
Rasa, kolor skóry lub przodkowie
•
Wyznanie lub religia
•Płeć
•Wiek
•
Niepełnosprawność fizyczna lub umysłowa
•
Pochodzenie narodowe
•
Orientacja seksualna
•
Status weterana
•
Tożsamość płciowa
•
Dowolne inne cechy chronione prawnie.
Nikt nie będzie dopuszczać się dyskryminacji przeciwko jakiejkolwiek osobie z powodu jednej z tych
chronionych cech w odniesieniu do jakiejkolwiek oferty, zasady lub warunku zatrudnienia. Naszym celem jest
umożliwienie pracownikom wykonywania obowiązków służbowych z pełnym wykorzystaniem ich zdolności.
W miarę możliwości zapewnimy ułatwienia dla wszystkich wykwalifikowanych osób niepełnosprawnych o
znanych ograniczeniach fizycznych lub umysłowych, jeżeli osiągnięcie powyższego celu będzie tego wymagać.
W odpowiednich sytuacjach zapewnimy również płatne i bezpłatne urlopy. Zasady naszej Firmy zakazują odwetu
wobec jakiejkolwiek osoby korzystającej z zatwierdzonego urlopu.
Ponieważ nasza firma wykonuje zlecenia na rzecz agencji rządowych USA, stosujemy również działania
afirmatywne w praktykach zatrudnienia, a także będziemy monitorować i oceniać nasze programy dla
osiągnięcia ich długoterminowych i krótkoterminowych celów. Kierownicy działów uczestniczących w takich
programach mają obowiązek wspierania naszych wysiłków na rzecz działań afirmatywnych.
Prawa dotyczące planów świadczeń: Każdy pracownik Energizer ma prawo korzystać lub ubiegać się o
uzyskanie praw do świadczeń w naszych planach. Żaden pracownik nie będzie dyskryminowany za korzystanie,
uzyskiwanie lub perspektywę uzyskiwania praw do świadczeń w naszych planach i wobec pracownika nie
będzie podjęte żadne niekorzystne działanie w zakresie zatrudnienia za takie czynności.
Wymóg zgłaszania: Jeżeli uważasz, że jesteś przedmiotem molestowania, nękania lub dyskryminacji, albo wiesz
o takim bezprawnym postępowaniu, powiadom swego przełożonego lub przedstawiciela Działu Kadr, lub też
skorzystaj z jednego ze sposobów poufnego zgłaszania wykroczeń podanych w tym dokumencie.
7
Wzajemny szacunek
Szacunek dla współpracowników: Każdy pracownik Energizer ma prawo do pracy w środowisku
wolnym od nękania i molestowania. Nie będziemy tolerować nękania ani molestowania
kogokolwiek, niezależnie od przyczyny i niezależnie od tego, czy wynika ono z różnic cech, czy tła
kulturowego naszych pracowników. Nasze zasady zakazują zachowań tworzących zastraszające,
wrogie lub obraźliwe środowisko pracy. Wszyscy pracownicy powinni sobie zdawać sprawę, że
takie środowisko może wynikać z poniżających lub nieuprzejmych komentarzy, działań, gestów,
żartów lub epitetów, czy też eksponowania znaków, plakatów, rysunków, zdjęć lub szkiców o
treściach oczerniających, obscenicznych, poniżających lub niepożądanych. Nie będziemy również
tolerować molestowania seksualnego, w tym niechcianych propozycji o charakterze seksualnym,
żądań przysług seksualnych lub innych niechcianych kontaktów słownych bądź fizycznych
natury seksualnej.
Każdy pracownik, który dopuści się molestowania, nękania lub dyskryminacji wobec innego
pracownika, co obejmuje degradujące lub poniżające żarty, epitety, zastraszanie i inne
nieodpowiednie sposoby zachowań sprzeczne z naszymi zasadami, będzie podlegać
działaniom dyscyplinarnym, które mogą obejmować rozwiązanie stosunku pracy ze skutkiem
natychmiastowym. Surowo zabrania się odwetu wobec pracownika uczestniczącego
w dochodzeniu lub zgłaszającego w dobrej wierze zarzut dyskryminacji, molestowania lub nękania.
Czynności pracownicze objęte tą zasadą obejmują następujące:
•
Zatrudnienie i rekrutacja.
•Szkolenie.
•
Awansowanie i przenoszenie.
•
Rozwiązanie stosunku pracy.
•
Wynagrodzenie i świadczenia.
Wymóg zgłaszania: Jeżeli uważasz, że jesteś przedmiotem molestowania, nękania lub
dyskryminacji, albo wiesz o takim bezprawnym postępowaniu, powiadom swego przełożonego
lub przedstawiciela Działu Kadr, lub też skorzystaj z jednego ze sposobów poufnego zgłaszania
wykroczeń podanych w tym dokumencie.
Dostępność
Zobowiązujemy się do przestrzegania obowiązujących przepisów federalnych i stanowych USA
oraz przepisów prawnych innych państw na temat dostępności naszych oddziałów dla osób
niepełnosprawnych . Będziemy pracować nad zapewnieniem wszystkim dostępu do nowych
oddziałów oraz nad maksymalnym zwiększeniem dostępności istniejących już oddziałów. Programy
sponsorowane przez firmę powinny być prowadzone w lokalizacjach zapewniających dostęp
i odpowiednio przystosowanych w razie potrzeby. Pytania na temat tych zasad możesz kierować do
przedstawiciela Działu Kadr lub Działu Prawnego.
8
Surowo zabrania się
odwetu wobec
pracownika
uczestniczącego
w dochodzeniu lub
zgłaszającego w dobrej
wierze zarzut
dyskryminacji,
molestowania lub
nękania.
UNIKANIE KONFLIKTU INTERESÓW
Konflikty interesów
Jako pracownik Energizer masz obowiązek lojalności wobec swojej Firmy. Jeżeli Twoja działalność
pracownika poza Firmą lub interesy osobiste mają wpływ lub z dużym prawdopodobieństwem
mogą mieć wpływ na zdolność podejmowania obiektywnych decyzji podczas wykonywania
czynności służbowych, może dojść do konfliktów interesów. Nie wolno Ci wykorzystywać
stanowiska w naszej Firmie do uzyskania osobistych korzyści. Nie wolno Ci też wykorzystywać
zasobów Firmy do celów innych niż służbowe. W żadnym okolicznościach pracownik nie może
postępować w sposób niekorzystny dla naszej Firmy.
Podczas wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Firmy pracownik musi być wolny od
konfliktów interesów. Jeżeli poniższe sytuacje dotyczą Ciebie lub członków Twojej najbliższej rodziny
(np. współmałżonka, dzieci, dzieci przybranych, rodziców, rodzeństwa, a także rodzeństwa lub
rodziców współmałżonka, jak również innych osób dorosłych mieszkających pod jednym dachem),
w naszym przekonaniu może dojść do faktycznego, potencjalnego lub pozornego konfliktu
interesów:
•
Powiązanie, w roli członka zarządu, pracownika lub konsultanta, z jakimkolwiek
przedsiębiorstwem będącym aktualnym konkurentem, klientem, dostawcą lub wykonawcą
firmy Energizer.
•
Posiadanie kontrolujących lub znacznych udziałów, albo posiadanie znacznej liczby akcji firmy
konkurenta, klienta, dostawcy lub zleceniobiorcy Firmy (z wyjątkiem akcji firm dostępnych
w obrocie giełdowym, jeżeli liczba posiadanych akcji jest nieznaczna w porównaniu z łączną
liczbą akcji takiej firmy dostępnych w obrocie).
•
Formalne lub nieformalne umowy, uzgodnienia lub porozumienia, w myśl których korzyści
osobiste odniesie dyrektor, pracownik lub członek zarządu Energizer lub członek najbliższej
rodziny danej osoby (np. współmałżonek, dzieci, dzieci przybrane, rodzice, rodzeństwo,
rodzice lub rodzeństwo współmałżonka, lub inne osoby mieszkające pod jednym dachem)
w wyniku działania podjętego w ramach wykonywania obowiązków służbowych takiej osoby
na rzecz firmy Energizer.
•
Aby uniknąć wrażenia konfliktu interesów, pracownicy pozostający w związku małżeńskim,
spokrewnieni lub mieszkający razem nie mogą pracować w relacji bezpośredniego
przełożonego i podwładnego.
Sytuacje mogące stanowić konflikt interesów muszą być zgłoszone do Działu Prawnego lub Audytu
Wewnętrznego zaraz po rozpoznaniu takiego konfliktu i przed podjęciem jakichkolwiek decyzji,
które mogłyby być kwestionowane z powodu takiego konfliktu.
9
Sytuacje mogące stanowić
konflikt interesów muszą
być zgłoszone do Działu
Prawnego lub Audytu
Wewnętrznego zaraz po
rozpoznaniu takiego
konfliktu i przed
podjęciem jakichkolwiek
decyzji, które mogłyby być
kwestionowane z powodu
takiego konfliktu.
Przepisy o obrocie papierami wartościowymi
Oczekujemy od wszystkich pracowników przestrzegania wszystkich przepisów federalnych
i stanowych USA, przepisów innych krajów o obrocie papierami wartościowymi i zasad giełdy
nowojorskiej (NYSE). Podczas zatrudnienia w firmie Energizer pracownik może poznać informacje
niepubliczne, które byłyby istotne dla decyzji inwestora o zakupie lub sprzedaży akcji zwykłych
Firmy. Istotne informacje niepubliczne mogą obejmować np. wyniki finansowe, plany przejęcia lub
zbycia, informacje o nowych produktach, strategiach marketingowych i inne znaczące transakcje na
poziomie Firmy.
Przepisy o obrocie papierami wartościowymi i zasady Firmy zakazują pracownikowi obrotu akcjami
zwykłymi firmy Energizer lub nakłaniania innych do takiego obrotu w oparciu o istotne informacje
niepubliczne. „Obrót” obejmuje też przenoszenie środków finansowych na i z funduszy akcji
zwykłych Firmy w planach świadczeń pracowniczych. Ponadto pracownikowi nie wolno ujawniać
istotnych informacji niepublicznych na temat Firmy członkom rodziny lub innym osobom, które
mogłyby potencjalnie prowadzić obrót akcjami lub papierami wartościowymi Firmy na podstawie
takich informacji. Zapoznaj się z broszurą „Transactions in Company Securities: Insider Trading Rules”
(„Obrót papierami wartościowymi Firmy: Zasady obrotu papierami wartościowymi w oparciu o
informacje niejawne”), zawierającą wytyczne w sprawie obrotu akcjami zwykłymi Firmy. Jeśli masz
pytania, skontaktuj się z Działem Prawnym.
Ponadto nasze zasady:
•
Zabraniają pracownikom prowadzenia spekulacji papierami wartościowymi Firmy lub opcjami
giełdowymi na papiery wartościowe Firmy (zwykle zwanymi opcjami „puts” i „calls”) poprzez
ich kupno i sprzedaż w celu wykorzystania stosunkowo krótkoterminowych ruchów cen.
•
Zakazują pracownikom dokonywania krótkich sprzedaży papierów wartościowych Firmy.
Krótka sprzedaż (ang. short sale) to sprzedaż papierów wartościowych, które w rzeczywistości
nie są posiadaniu pracownika.
Dotacje polityczne
Zgodnie z prawem federalnym USA firma Energizer i spółki zależne nie mogą przekazywać dotacji
na rzecz kandydatów na stanowiska federalne - w postaci gotówki i w innych formach, takich jak
przeznaczanie czasu pracy i telefonów na nakłanianie do wsparcia kandydata, ani też użyczanie
majątku Firmy do celów kampanii politycznej. Niektóre stany również zakazują lub ograniczają
dotacje firm na rzecz kandydatów na stanowisko stanowe lub lokalne. W celu zapewnienia
zgodności z przepisami regulującymi dotacje polityczne, zakazuje się przekazywania dotacji Firmy
bez uprzedniego zatwierdzenia ich przez dyrektora naczelnego i głównego radcę prawnego
firmy Energizer.
Przekazywanie środków na rzecz partii politycznych i kandydatów w innych państwach w imieniu
firmy Energizer może naruszać Ustawę o zapobieganiu praktykom korupcyjnym za granicą, jak
również przepisy wyborcze innych państw. Nie wolno przekazywać takich płatności bez zgody
dyrektora naczelnego i głównego radcy prawnego firmy Energizer. Dodatkowe informacje na temat
Ustawy o zapobieganiu korupcji znajdziesz na stronie 20.
Inne kwestie związane z działaniami politycznymi Firmy, takimi jak lobbing i upominki, omówione są
w Zasadach Działalności Politycznej.
10
Zapoznaj się z broszurą
„Transactions in Company
Securities: Insider Trading
Rules” („Obrót papierami
wartościowymi Firmy:
Zasady obrotu papierami
wartościowymi w oparciu o
informacje niejawne”),
zawierającą wytyczne
w sprawie obrotu akcjami
zwykłymi Firmy.
PRAWIDŁOWE KORZYSTANIE Z KAPITAŁU
I POMYSŁÓW
Ochrona własności intelektualnej
Jesteśmy mocno zaangażowani w ochronę naszych praw autorskich, znaków towarowych,
patentów i innych praw majątkowych, jak również szanujemy ważne i wykonalne prawa własności
intelektualnej innych stron na całym świecie. Wartość technologii, pomysłów, wytworów, innowacji
i informacji w niektórych przypadkach przekracza wartość majątku fizycznego. Prawa własności
intelektualnej, odpowiednio zarejestrowane i chronione, mogą przetrwać wiele lat.
Aktywa własności intelektualnej są istotne w rozwijaniu nowych produktów, zwiększaniu możliwości
produkcyjnych, otwieraniu nowych i utrzymywaniu dotychczasowych inicjatyw biznesowych
w bardzo konkurencyjnym środowisku. Przykłady własności intelektualnej obejmują informacje
poufne, tajemnice handlowe i know-how, technologie objęte i nieobjęte patentami, znaki handlowe,
nazwy handlowe i wzornictwo, informacje objęte prawami autorskimi, procesy i systemy biznesowe.
Prawa autorskie: Prawa autorskie chronią wiele materiałów stosowanych w naszej codziennej
pracy, takich jak książki, czasopisma, materiały dźwiękowe i wideo, obrazy graficzne w postaci
elektronicznej drukowanej oraz symbole graficzne innych firm, treści witryn internetowych
i dokumentów, czasopisma branżowe i rysunki techniczne. Również slajdy do prezentacji, materiały
szkoleniowe i inne materiały przygotowane przez przedstawicieli stron trzecich mogą być objęte
prawami autorskimi.
Nie powielaj, nie rozpowszechniaj, nie pobieraj ani zmieniaj oprogramowania, dokumentacji i innych
materiałów objętych prawami autorskimi bez ważnego pozwolenia lub uprzedniej zgody właściciela
praw autorskich.
Istnieje szereg opcji rozpowszechniania materiałów objętych prawami autorskimi; możesz:
•
Wystąpić o zgodę właściciela.
•
Sprawdzić w Centrum Praw Autorskich (Copyright Clearance Center, CCC), czy dany materiał
jest objęty umową licencyjną z naszą Firmą, odwiedzając odpowiednią witrynę pod adresem
www.copyright.com.
•
Rozprowadzać materiały oryginalne.
•
Skontaktować się z Działem Prawnym w celu uzyskania wskazówek.
Patenty: Firma dąży do nabycia praw patentowych obowiązujących na całym świecie dla ochrony
wszystkich innowacji objętych prawem własności. Podobnie nasza Firma będzie szanować
zarejestrowane i wykonalne prawa patentowe stron trzecich. Wszelkie patenty lub pomysły na
wynalazki otrzymane spontanicznie przez pracownika należy niezwłocznie przekazywać do Działu
Prawnego do dalszego postępowania. Ważne jest, aby nie rozpowszechniać i nie udostępniać
takich spontanicznych pomysłów wśród innych osób z Firmy lub poza nią. Należy uprzejmie
odmówić słuchania na temat spontanicznych pomysłów na patenty lub wynalazki, którymi mogą
chcieć podzielić się strony trzecie, na przykład podczas przypadkowej rozmowy telefonicznej lub
udziału w konferencjach. Prawa patentowe różnią się w poszczególnych krajach, dlatego ważne jest
skonsultowanie się z prawnikiem zajmującym się prawem patentowym i Działem Prawnym Firmy
na wczesnych etapach każdego wynalazku, pomysłu lub dyskusji na temat informacji poufnych
związanych z innowacjami potencjalnie podlegającymi opatentowaniu.
11
Znaki towarowe: Nasza firma jest właścicielem lub licencjobiorcą ponad 11 000 znaków
towarowych na swoje produkty i usługi w skali globalnej, co obejmuje nasze najbardziej zauważalne
marki: ENERGIZER®, EVEREADY®, SCHICK®, WILKINSON SWORD®, PLAYTEX®, BANANA BOAT®,
HAWAIIAN TROPIC®, WET ONES® oraz królik Energizer (zob. po prawej stronie). Te znaki towarowe
są cenne dla naszej Firmy i stanowią symbole naszych wyrobów wysokiej jakości. Prawidłowe
posługiwanie się znakami towarowymi chroni siłę tych cennych zasobów. Nieprawidłowe
posługiwanie się takimi znakami mogą spowodować, że nasze znaki towarowe będą stosowane
w codziennym języku i przez naszych konkurentów. Należy przestrzegać zasad naszej Firmy
w zakresie znaków towarowych oraz norm stosowania symboli graficznych; we wszystkich
stosownych przypadkach zaleca się stosowanie symbolu ™ lub symbolu rejestracji .
®
Nieprawidłowe posługiwanie się znakami towarowymi może prowadzić do uznania ich za symbole
opisowe lub generyczne. Gdyby tak się stało, konkurenci mogliby to wykorzystać i zacząć stosować
je bez możliwości prawnego sprzeciwu ze strony naszej Firmy. Oto niektóre podstawowe zasady
dotyczące znaków towarowych:
•
Znak towarowy powinien wyglądać inaczej niż otaczający tekst. Przykładem tego jest
stosowanie czcionki wytłuszczonej, kursywy lub cudzysłowu.
— BANANA BOAT lub Banana Boat lub „Banana Boat”, a po każdym z nich oficjalny „ ”.
•
Znaki towarowe powinny być używane jako przymiotniki opisujące nazwy własne, a
w żadnym wypadku nie powinny być stosowane w formie dopełniaczowej.
®
Prawidłowe użycie
•
Baterie ENERGIZER®
•
Sponsorowane przez producenta baterii ENERGIZER®
Nieprawidłowe użycie
•
Baterie Energizera
•
Sponsorowane przez Energizera
Nasza Firma udziela licencji i pozwoleń na wykorzystywanie i/lub ukazywanie takich znaków
towarowych zgodnie wytycznymi odnośnie licencjonowania. Wszelkie przypadki posługiwania się
znakami towarowymi wymagają zatwierdzenia przez Dział Prawny Firmy.
Informacje poufne: Informacjami poufnymi nie należy dzielić się poza Firmą ani z innymi
pracownikami, chyba że wymagają tego przepisy prawa, albo jeżeli istnieje ku temu uzasadniony
powód. Jeżeli zostanie wydana decyzja, że należy podzielić się danymi poufnymi ze stronami
trzecimi, a nawet z osobami ze spółek powiązanych z naszą Firmą, prawdopodobnie wymagana
będzie umowa o zachowaniu poufności lub złożenie wniosku patentowego. Przykłady danych
poufnych obejmują: metody wytwarzania, przepisy na wyroby, oprogramowanie opracowane
wewnętrznie, dane techniczne, procesy i sprzęt, schematy organizacyjne, strategie marketingowe,
dane na temat wynagrodzeń, listy klientów, informacje o cenach i nieujawnione dane finansowe.
Każdy pracownik musi dbać o to, aby nie zagubić i nie pozostawić poufnych danych bez nadzoru.
Nie zostawiaj informacji w miejscach, w których inni mogą uzyskać do nich łatwo dostęp. Nie
omawiaj poufnych informacji w miejscach publicznych.
Własność intelektualna opracowana przez Firmę: Własność intelektualna opracowana przez
pracowników podczas ich zatrudnienia w Energizer niezwłocznie staje się własnością Firmy.
Twoim obowiązkiem jest ujawnianie Firmie każdej technologii opracowanej przez Ciebie podczas
zatrudnienia w Firmie, łącznie z takimi elementami jak oprogramowanie, know-how, procesy
związane ze sprzętem i powiązane projekty.
12
Prawidłowe
posługiwanie się znakami
towarowymi chroni siłę
tych cennych zasobów.
Ochrona zasobów Firmy
Każdy pracownik musi chronić kapitał Energizer, w tym czas, materiały, środki, sprzęt i informacje.
Czynności wymienione poniżej podlegają działaniom dyscyplinarnym, łącznie z rozwiązaniem
stosunku pracy i możliwością ścigania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa karnego:
•
Wykorzystanie środków Firmy do zakupów osobistych.
•
Zawyżanie sprawozdań z wydatków lub zmowy oszukańcze w sprawie wydatków.
•
Autoryzowanie czeków dla nieistniejących usługodawców lub przekazywanych na inne
rachunki osobiste.
•
Sprzedawanie majątku Firmy dla osiągnięcia zysku osobistego lub odnoszenie zysków przez
obciążanie Firmy nadmiernymi kosztami.
•
Przyjmowanie łapówek lub nielegalnych prowizji w związku ze stanowiskiem służbowym
w Firmie.
Nie należy posługiwać się znakami towarowymi ani symbolami graficznymi Firmy, co obejmuje
królika Energizer, chyba że w celach handlowych firmy. Wszelkie systemy komunikacyjne, poczty
elektronicznej, intranetu (SharePoint), dostępu do Internetu i poczty głosowej uznawane są za
własność Energizer i mają być stosowane głównie do celów służbowych.
Użycie systemów komunikacyjnych Firmy do celów prywatnych: Zezwala się na użycie
systemów komunikacyjnych Firmy do celów prywatnym w rozsądnym zakresie; miej jednak na
uwadze, iż takie formy komunikacji nie są prywatne i podlegają lokalnym przepisom o ochronie
danych osobowych. Zastrzegamy sobie prawo do okresowego uzyskiwania dostępu, monitorowania
i ujawniania zawartości SharePoint, poczty elektronicznej i poczty głosowej. Osoby nadużywające
naszych systemów komunikacyjnych lub wykorzystujące je nadmiernie do celów innych niż
służbowe mogą podlegać działaniom dyscyplinarnym, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie, lub
pozbawieniem dostępu do tych systemów.
Dostęp i ujawnianie plików, kont i wiadomości poszczególnych pracowników może być
dokonywane tylko w odpowiednich celach służbowych, po wydaniu opinii przez Dział Prawny firmy
Energizer zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Pracownikom nie wolno wykorzystywać wewnętrznych kanałów komunikacyjnych ani uzyskiwać
dostępu do Internetu w pracy w celu publikowania, przechowywania, przesyłania, pobierania lub
kolportażu jakichkolwiek materiałów zawierających pogróżki, świadomie, niedbale lub złośliwie
fałszywych, oczerniających lub nieprzyzwoitych, co naruszałoby zasady Firmy, w tym materiałów
opisanych w rozdziale Równe możliwości zatrudnienia na stronie 7, czy też materiałów stanowiących
naruszenie prawa karnego bądź do niego zachęcających, prowadzących do odpowiedzialności
cywilnej lub w inny sposób naruszających jakiekolwiek przepisy prawa. Ponadto nie wolno
wykorzystywać takich kanałów komunikacji do wysyłania listów łańcuszkowych, listów masowych,
rozpowszechniania wiadomości osobistych, wiadomości z treściami naruszającymi zasady Firmy lub
zawierających materiały chronione prawami autorskimi, bez uzyskania praw do ich powielania. Nie
wolno również wykorzystywać takich kanałów komunikacyjnych do uzyskiwania dostępów do kont
lub plików innych osób bez ich zgody, ani otwierać poczty skierowanej do niewłaściwego odbiorcy.
13
BEZPIECZEŃSTWO MIEJSCA PRACY
I ŚRODOWISKA NATURALNEGO
BEZPIECZEŃSTWO
Zapewniamy bezpieczne, czyste i zdrowe oraz higieniczne warunki pracy we wszystkich oddziałach.
Przestrzegamy wszystkich przepisów i regulacji BHP i oczekujemy od pracowników pracy
z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Jeżeli wiesz o jakichkolwiek niebezpiecznych lub zagrażających
warunkach czy praktykach, niezwłocznie zgłoś je przełożonemu, Działowi Prawnemu oraz
pracownikowi Działu Audytu Wewnętrznego. Możesz też skorzystać z jednego ze sposobów poufnego
zgłaszania wykroczeń podanych w tym dokumencie.
Kwestie ekologiczne
Energizer przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów federalnych, stanowych i innych państw
w zakresie ochrony środowiska. Oczekujemy od pracowników prowadzenia działalności Firmy
w sposób odpowiedzialny ekologicznie. Należy:
•
Unikać nieuzasadnionego negatywnego wpływu na środowisko.
•
Przestrzegać wszystkich zasad ochrony środowiska obowiązujących w Firmie.
•
Współpracować z inspektorami ochrony środowiska.
•
Pomagać w likwidowaniu skutków wypadków, kiedy do nich dojdzie.
Jeśli jesteś świadkiem uwalniania do środowiska niebezpiecznej substancji, nieprawidłowej
utylizacji odpadów lub jakichkolwiek sytuacji mogących zagrażać środowisku, niezwłocznie zgłoś
to przełożonemu, naszemu Działowi Prawnemu lub Działowi Audytu Wewnętrznego. Nie będziemy
tolerować odwetu wobec żadnego pracownika zgłaszającego naruszenia kierownictwu lub organom
władz, ani też wobec osób uczestniczących w dochodzeniu prowadzonym przez Firmę. Pracownicy
dopuszczający lub zezwalający na naruszenie przepisów o ochronie środowiska będą podlegać
działaniom dyscyplinarnym.
Każdy oddział Firmy będzie niezwłocznie informować Dział Prawny (lub odpowiednią osobę
kontaktową, jak niżej) o wszelkich mandatach, skargach i czynnościach prawnych podjętych przez
dowolny organ egzekucyjny władz lub stronę zewnętrzną w związku z kwestiami ekologicznymi. Jeśli
masz pytania na temat praktyk ekologicznych i obowiązujących przepisów prawa, skontaktuj się
z adwokatem w Dziale Prawnym lub:
•
W przypadku wyrobów Energizer do użytku domowego - z grupą BHP i Ochrony Środowiska
(Safety, Health & Environmental Affairs Group, „SHEA”) w Westlake.
•
W przypadku wyrobów pielęgnacyjnych Energizer z grupą BHP i Ochrony Środowiska (Safety,
Health & Environmental Affairs Group, „HSES") w Milford.
Bezpieczeństwo produktów
Pracujemy nad wytwarzaniem produktów najwyższej jakości dla naszych klientów i ogółu
konsumentów. Nasze normy jakości są opracowane z myślą o przestrzeganiu obowiązujących praw
i regulacji oraz o spełnianiu lub przewyższaniu uznanych zasad dobrego wytwarzania.
Każdy z nas odpowiada za wykonywanie swojej pracy w sposób zachowujący jakość i bezpieczeństwo
naszych wyrobów. Jeśli wiesz o jakichkolwiek działaniach lub warunkach mogących zaszkodzić tym
normom, zgłoś to do przełożonego, Działu Prawnego lub Działu Audytu Wewnętrznego.
14
DOKUMENTACJA I INFORMACJE FIRMY
Sprawozdawczość finansowa i dokumentacja Firmy
Nasze systemy księgowości i kontroli wewnętrznej zabezpieczają majątek Firmy przed stratami
i umożliwiają dokładny pomiar i sprawozdawczość naszych wyników. Utrzymujemy wysokie
standardy uczciwości i dokładności w przygotowaniu dokumentów i sprawozdawczości finansowej.
Pełne i dokładne dokumenty są niezbędne do zarządzania naszą działalnością i wypełnienia naszych
zobowiązań wobec klientów, dostawców, pracowników i akcjonariuszy. Są one również niezbędne
dla zachowania zgodności z wymogami przepisów podatkowych i sprawozdawczości finansowej.
Wszelkie informacje finansowe muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, być zestawiane
i zgłaszane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości oraz z istniejącymi zasadami
finansowymi Energizer. Nie wolno ustanawiać jakichkolwiek nieujawnionych bądź nieksięgowanych
funduszy bądź zasobów. Wszelkie transakcje i rozdział środków muszą być zgłaszane dokładnie,
w pełni i na odpowiednim poziomie szczegółowości w celu zapewnienia pełnego rozliczenia
całości majątku oraz działań Energizer, jak również w celu dostarczania danych potrzebnych do
przygotowania naszych sprawozdań finansowych. Nie wolno nikomu wprowadzać fałszywych lub
oszukańczych danych do ksiąg, dokumentacji i kont Firmy, niezależnie od przyczyny, a Firma nie
powinna ponosić żadnych wydatków na nieautoryzowane cele.
Publiczne ujawnianie danych przez naszą Firmę (np. w sprawozdaniach składanych do Komisji
Papierów Wartościowych i Giełdy USA, w okresowych informacjach o dochodach i innych
komunikatach publicznych) musi być pełne, rzetelne, dokładne, terminowe i zrozumiałe. Pracownicy,
dyrektorzy i członkowie zarządu uczestniczący w takich ujawnieniach muszą działać w dobrej wierze,
odpowiedzialnie, z należną troską, kompetencją i starannością; nie wolno im nieprawidłowo zgłaszać
istotnych faktów lub dopuszczać, aby interesy osobiste miały pierwszeństwo przed niezależną oceną.
Nie wolno składać ani prosić innych o składanie jakichkolwiek fałszywych, mylących i niepełnych
oświadczeń w sprawozdaniach bądź raportach publicznych naszej Firmy, w odpowiedziach na
kwestionariusze służące do przygotowania takich sprawozdań, lub też w odpowiedziach na audyt
naszych sprawozdań finansowych.
Dyrektorzy finansowi i księgowi oraz kierownicy muszą postępować według najwyższych
standardów etycznych i wspierać takie postępowanie. Muszą oni zachęcać do uczciwości
zawodowej we wszystkich aspektach naszej struktury finansowej. Powinni dzielić się wiedzą
i podtrzymywać umiejętności wymagane do wykonywania czynności służbowych. Pracownicy
odpowiadający za finanse i księgowość powinni informować dyrekcję Firmy o podejrzewanych
naruszeniach naszych zasad finansowych, rozumiejąc, że nie grozi im za to jakakolwiek zemsta.
Informacje na temat nieprawidłowości finansowych można również zgłaszać poufnie kierując
się informacjami podanymi na stronie 5.
Dokumentacja Firmy: Naszą zasadą jest skuteczne i wydajne zarządzanie całą dokumentacją
biznesową i informacjami na każdym etapie, zgodnie z naszymi zasadami przechowywania
dokumentacji i obowiązującymi przepisami prawa. Przepisy wymagają od nas:
15
•
Przestrzegania wszystkich obowiązujących praw i przepisów nakazujących przechowywanie
pewnych typów dokumentów.
•
Zarządzania dokumentacją zgodnie z potrzebami naszej działalności.
•
Zabezpieczania wszystkich dokumentów, które mogą być istotne dla trwającego lub
oczekiwanego postępowania sądowego, audytu lub dochodzenia prowadzonego przez
władze.
•
Upewniania się, że dokumentacja niezbędna dla naszej działalności pozostałaby dostępna
w przypadku katastrofy.
•
Okresowego, systematycznego niszczenia dokumentacji po przechowywaniu jej przez czas
określony w obowiązujących wskazówkach na temat przechowywania dokumentacji.
Pełne i dokładne
dokumenty są niezbędne
do zarządzania naszą
działalnością
i wypełnienia naszych
zobowiązań wobec
klientów, dostawców,
pracowników
i akcjonariuszy.
Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo i poufność
Ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych: Podczas pracy dla Energizer pracownik
uzyskuje dostęp do danych osobowych innych pracowników Firmy. Na pewnych stanowiskach
pracy niektórzy pracownicy mają również dostęp do danych osobowych klientów, dostawców
i innych osób. Może to obejmować szczególnie poufne dane, takie jak wyniki pracy lub wysokość
wynagrodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, informacje na temat zdrowia, numery prawa
jazdy i kart kredytowych.
Istnieje wiele przepisów prawa federalnego i stanowego w USA oraz prawa międzynarodowego
regulujących gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych. Nasze zasady wymagają
przestrzegania wszystkich przepisów prawa mających zastosowanie w naszej Firmie. Naszym
pracownikom wolno jedynie gromadzić i przetwarzać dane osobowe niezbędne na ich stanowisku,
a w żadnym wypadku nie wolno im uzyskiwać dostępu do takich danych do celów osobistych
lub bezprawnych (np. z ciekawości lub w celu kradzieży tożsamości). Każdy pracownik naruszający
powyższe zakazy podlega działaniom dyscyplinarnym, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy
i przekazaniem sprawy organom ścigania.
Dane osobowe dotyczące pracowników lub stron trzecich nie mogą być udostępniane innym,
nieupoważnionym do ich posiadania. Dane należy chronić przez cały czas w celu minimalizacji
ryzyka utraty, nieprawidłowego użycia, zmian, zniszczenia lub nieautoryzowanego dostępu.
Pracownicy muszą upewniać się, że wszelkie strony trzecie (np. partnerzy handlowi), którym
powierza się poufne dane osobowe w imieniu firmy Energizer, są w stanie zapewnić odpowiedni
poziom ochrony takich danych. W większości przypadków musimy również uzyskać pisemne
zapewnienia od takich stron przed przekazaniem im jakichkolwiek danych.
Pracownicy muszą dbać o bezpieczeństwo urządzeń do komunikacji elektronicznej wydanych przez
firmę, co obejmuje komputery przenośne i stacjonarne, smartfony i tablety. Twoim obowiązkiem
jest przestrzeganie wszystkich norm i wymogów bezpieczeństwa Firmy, co obejmuje niezwłoczne
zgłaszanie utraty lub kradzieży takich urządzeń, aby można było zablokować dostęp do nich.
Niektóre działy firmy Energizer mogą gromadzić pewne informacje medyczne o pracownikach.
Może wiązać się to z zapewnianiem ubezpieczenia medycznego lub urlopów związanych
z niepełnosprawnością, urlopów zdrowotnych lub z odszkodowaniem za wypadki przy pracy.
Dostęp do takich danych jest ściśle ograniczony do osób, których obowiązki służbowe wymagają
takiego dostępu i które są przeszkolone w zachowywaniu wysokiego poziomu ochrony danych
osobowych. Nie można się nimi dzielić z osobami, które nie potrzebują takiego dostępu i w żadnym
wypadku nie wolno wykorzystywać takich informacji do podejmowania decyzji o zatrudnieniu.
Informacje poufne (niepubliczne): Obok danych osobowych, niektórzy pracownicy mają dostęp
do informacji poufnych, niepublicznych, z racji swojego zatrudnienia w Energizer.Obejmuje to
wszelkie informacje niepubliczne na temat Firmy, na przykład listę klientów i dostawców, dane na
temat cen i kosztów, informacje na temat przejęć, zbyć, wspólnych przedsięwzięć i fuzji, decyzji
w sprawie majątku intelektualnego oraz starań o patenty, na temat ochrony praw autorskich lub
znaków towarowych w USA i w innych krajach, danych finansowych i badawczych, know-how,
planów strategicznych, planów marketingowych, technik i oprogramowania komputerowego
opracowanego w Firmie.
Obowiązki służbowe pracownika mogą wymagać dostępu do danych poufnych, ale pracownikowi
nie wolno ujawniać ich nikomu poza Firmą bez wyraźnego upoważnienia uzyskanego od Firmy i po
podpisaniu umów o zakazie ujawniania i innych prawomocnych umów przez stronę zewnętrzną, dla
ochrony poufności. W obrębie Firmy należy omawiać takie informacje jedynie z osobami, które mają
uzasadnioną potrzebę ich poznania.
Zob. Ochrona własności intelektualnej na stronie 11, gdzie można znaleźć dodatkowe informacje.
16
Naszym pracownikom
wolno jedynie gromadzić
i przetwarzać dane
osobowe niezbędne na ich
stanowisku, a w żadnym
wypadku nie wolno im
uzyskiwać dostępu do
takich danych do celów
osobistych lub
bezprawnych (np.
z ciekawości lub w celu
kradzieży tożsamości).
DZIAŁALNOŚĆ HANDLOWA
I RELACJE Z PRZEDSTAWICIELAMI WŁADZ
Zachowanie uczciwości
Uczciwość w biznesie: Opinia o Energizer podkreślająca uczciwość Firmy ma kluczowe znaczenie
dla naszego sukcesu. Każdy z nas ma obowiązek zawsze uczciwie postępować z naszymi klientami,
dystrybutorami, przedstawicielami władz, pośrednikami i konkurentami. Oczekujemy od Ciebie
działań sprzyjających interesom Firmy, ale prowadzonych w sposób zgodny z najwyższymi
standardami etyki. Nigdy nie angażuj się w nieetyczne praktyki biznesowe, jak:
•
Kradzież tajemnic handlowych.
•
Uzyskiwanie informacji o konkurencji w sposób nieuczciwy bądź oszukańczy.
•
Oczerniające lub kłamliwe wypowiedzi na temat produktów, praktyk biznesowych lub usług
konkurencji.
•
Nakłanianie do złamania wiążącej prawnie umowy.
•
Płacenie łapówek lub nielegalnych prowizji w celu uzyskania sprzedaży.
•
Nieprawdziwe przedstawianie naszych produktów lub ich parametrów, warunków lub zasad
sprzedaży lub innych istotnych informacji mogących mieć wpływ na sprzedaż.
Wymagamy od Ciebie uczciwości i prostolinijności we wszystkich działaniach służbowych. Nie
wolno Ci zdobywać nieuczciwej przewagi nad innymi w drodze manipulacji, zatajania, nadużywania
informacji zastrzeżonych, nieprawdziwego przedstawiania istotnych faktów lub innych form
nieuczciwości w interesach.
Uczciwość w kontaktach z władzami: Podczas współpracy z przedstawicielami władz w imieniu
Firmy należy zachować prawdomówność, unikać wprowadzania w błąd i w żadnym wypadku nie
podejmować nieetycznych działań biznesowych, takich jak:
•
Zgłaszanie fałszywych roszczeń lub inne oszustwa.
•
Podejmowanie działań prowadzących do konfliktu interesów.
•
Przekazywanie łapówek lub nielegalnych prowizji.
•
Naruszanie państwowych przepisów na temat dowodów wdzięczności.
•
Zatajanie nadpłat dokonanych przez agencje rządowe na rzecz naszej Firmy.
Przyjmowanie prezentów lub przysług: Pracownicy ani członkowie jego najbliższej rodziny
(co obejmuje współmałżonka, dzieci, dzieci przybrane, rodziców, rodzeństwo, a także rodzeństwo
i rodziców współmałżonka, jak również inne osoby dorosłe mieszkające pod jednym dachem)
nie powinni zwracać się do żadnych naszych aktualnych lub potencjalnych klientów, dostawców,
zleceniobiorców, agencji zewnętrznych lub innych współpracowników o jakiekolwiek środki
pieniężne, upominki, darmowe usługi lub specjalne przysługi.
Nie wolno Ci przyjmować spontanicznie przekazywanych upominków ani gościny, jeżeli mogłyby
to mieć rzeczywisty lub pozorny wpływ na decyzje handlowe podejmowane w imieniu Energizer,
czy też zakłócać zdolność do bezstronnego wykonywania obowiązków służbowych. W żadnym
wypadku nie wolno przyjmować gotówki, kart upominkowych i innych odpowiedników gotówki,
niezależnie od kwoty. Z drugiej strony typowe przysługi towarzyskie związane z faktycznymi
relacjami służbowymi (np. upominki o nominalnej wartości, posiłki przy okazji spotkań biznesowych
itd.) są akceptowalne, jeżeli nie oczekuje się, że wpłyną na bezstronną ocenę biznesową.
Energizer może wprowadzić dokładniejsze zasady ograniczające wartość lub kategorię
dopuszczalnych upominków, form gościnności i innych przysług biznesowych. Możemy również
wymagać powiadamiania przełożonego lub innego personelu o wszelkich oferowanych
upominkach. Jeśli masz pytania dotyczące tych zasad, porozmawiaj z przełożonym lub członkiem
Działu Prawnego lub Działu Audytu Wewnętrznego.
17
Nie wolno Ci przyjmować
spontanicznie
przekazywanych
upominków ani gościny,
jeżeli mogłyby to mieć
rzeczywisty lub pozorny
wpływ na decyzje
handlowe podejmowane
w imieniu Energizer, czy też
zakłócać zdolność do
bezstronnego
wykonywania obowiązków
służbowych.
Upominki biznesowe: Możesz przekazywać upominki biznesowe o nominalnej wartości tylko
wówczas, gdy:
•
Przekazanie takiego upominku i jego wartość są zgodne z ogólnie przyjmowanymi
miejscowymi zasadami etyki biznesowej.
•
Nie naruszają one żadnych obowiązujących przepisów prawa i nie mogą być rozsądnie
interpretowane jako możliwe naruszenia.
•
Nie ma powodu do przypuszczeń, że przyjęcie upominku mogłoby naruszać zasady
obowiązujące u pracodawcy obdarowanego.
Posiłki, transport i formy gościnności: Zawsze postępuj zgodnie z najbardziej rygorystycznymi
zasadami etycznymi przy przyjmowaniu lub zapewnianiu posiłków, transportu lub gościnności
występując oficjalnie w imieniu Firmy. Do Twoich obowiązków należy potwierdzenie, że takie
wydatki nie naruszają obowiązujących przepisów federalnych i stanowych w USA, a także przepisów
innych krajów i nie mogą być interpretowane jako dowód korupcji lub nielegalności celu. W razie
wątpliwości skontaktuj się wcześniej z adwokatem z Działu Prawnego.
Wszelkie formy gościnności lub upominki związane z relacjami służbowymi muszą być prawidłowo
udokumentowane zgodnie z zasadami Firmy.
Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji
Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji mają za zadanie ochronę środowiska
konkurencyjnego. Nasz sukces wynika z uczciwej konkurencji i dostarczania znakomitych
wyrobów konsumentom i klientom. W naszych interesach musimy w pełni przestrzegać
przepisów federalnych i stanowych USA oraz przepisów antymonopolowych innych państw.
Zgodnie z przepisami antymonopolowymi USA i innych krajów w jakimkolwiek wypadku nie
jest akceptowalne zawieranie umów z konkurentami na temat ustalania cen, klientów czy zasad
sprzedaży. Wszelkie rozmowy z konkurentami na takie tematy mogą narazić Ciebie i naszą firmę na
surowe kary. W związku z tym ryzykiem unikaj rozmów z konkurentami, a w żadnym wypadku nie
rozmawiaj i nie wchodź w interakcje z konkurentami na temat:
•
Cen lub zniżek.
•
Zasad ustalania cen lub ofert przetargowych, czy też wchodzenia w zmowy przetargowe.
•
Wielkości zniżek, warunków kredytu, maksymalnych cen.
•
Zasad lub warunków sprzedaży bądź zakupu.
•
Podziału lub rozdziału rynku, terytoriów, klientów lub dostawców.
•
Odmowy prowadzenia interesów z klientem bądź dostawcą, albo bojkotu tychże.
Jeżeli uważasz, że niezbędne jest omówienie cen, zniżek lub warunków sprzedaży z konkurentami,
we wszystkich przypadkach w pierwszej kolejności uzyskaj zgodę naszego głównego radcy
prawnego.
Na spotkaniach stowarzyszeń handlowych lub technicznych należy być wyczulonym na sytuacje,
w których uczestniczenie w rozmowach z naszymi konkurentami może być nieodpowiednie. Jeżeli
konkurent poruszy zakazany temat, niezwłocznie zakończ rozmowę i powiadom o incydencie nasz
Dział Prawny. W innych sytuacjach, jeżeli konkurent skontaktuje się z Tobą na któryś z tych tematów,
niezwłocznie zakończ rozmowę i powiadom o tym nasz Dział Prawny.
18
Jeżeli uważasz, że
niezbędne jest omówienie
cen, zniżek lub warunków
sprzedaży z konkurentami,
we wszystkich przypadkach
w pierwszej kolejności
uzyskaj zgodę naszego
głównego radcy prawnego.
Nie podejmuj żadnych działań. które naruszają lub mogą naruszać jakiekolwiek przepisy
antymonopolowe lub o ochronie konkurencji. Jeśli pracujesz w sprzedaży, marketingu lub reklamie,
zapoznaj się ze wskazówkami i zasadami na temat akceptowanych norm działalności naszej Firmy
w tych dziedzinach, w tym z normami związanymi z naszymi praktykami ustalania cen i promocji.
Wszelkie działania budzące wątpliwości, które mogłyby zostać uznane za naruszenie przepisów
antymonopolowych, należy niezwłocznie zgłaszać do naszego Działu Prawnego.
Twoje działania w takich sytuacjach nie muszą mieć formy pisemnej czy ustnej. Działania
niewerbalne lub też zaniechanie działania mogą prowadzić do bezprawnego „porozumienia”
pomiędzy konkurentami lub być tak postrzegane.
Europejskie przepisy o ochronie konkurencji: W krajach Unii Europejskiej (UE) prawa o ochronie
konkurencji zakazują umów z konkurentami, które:
•
Zakazują eksportu na inne obszary UE.
•
Ograniczają gwarancje do kraju zakupu.
•
Nie dopuszczają do korzystania przez konsumentów z produktów poza krajem zakupu.
•
Ograniczają sprzedaż lub dostawy do konkretnych krajów lub terytoriów.
•
Szkodzą równoległemu handlowi - importowi autentycznych, lecz mniej kosztownych
produktów z innych krajów UE.
•
Nakładają kary na pośredników za sprzedaż poza ich terytorium.
Jeżeli sprzedawca ma pozycję dominującą lub znaczny udział w rynku, prawa o ochronie konkurencji
w EU mogą również zakazywać:
•
Wymagania od klientów zakupu wyrobów wyłącznie od danego sprzedawcy.
•
Odmowy dostarczania wyrobów do istniejącego klienta bez uzasadnionej przyczyny.
•
Nakładania na dystrybutorów ograniczeń sprzedawania wyrobów konkurencji.
•
Dyskryminującego ustalania cen i innych warunków sprzedaży lub ustalania zniżek na
zasadach innych niż dopuszczalne prawnie.
•
Ustalania cen wyrobów poniżej przeciętnego kosztu w celu doprowadzenia do bankructwa
konkurenta.
•
Wiązania sprzedaży produktu dominującego z zakupem innego towaru.
Wszelkie propozycje potencjalnie obejmujące powyższe sprawy należy dokładnie i z
wyprzedzeniem omówić z naszym Działem Prawnym. Wszelkie wątpliwe działania, które mogłyby
być uznane za naruszenie przepisów antymonopolowych lub o ochronie konkurencji, w Stanach
Zjednoczonych i innych krajach, należy niezwłocznie zgłaszać do naszego Działu Prawnego.
19
Przepisy antykorupcyjne
Przekupywanie przedstawicieli władz kraju pracownika jest zawsze niezgodne z prawem
i zasadami naszej Firmy. Zgodnie z amerykańską Ustawą o zapobieganiu praktykom korupcyjnym
za granicą, brytyjską Ustawą antykorupcyjną i zgodnie z przepisami stale rosnącej liczby
krajów, jest również niezgodne z prawem bezpośrednie lub pośrednie przekazywanie gotówki,
oferowanie gotówki lub zapewnienia korzyści jakiemukolwiek przedstawicielowi władz obcych
w celu uzyskania lub utrzymania relacji handlowych bądź też zyskania niewłaściwej przewagi
w działalności (np. lepszego potraktowania przez władze podatkowe lub udzielenia licencji).
Zgodnie z tymi przepisami „przedstawiciel władz" to dowolny urzędnik lub pracownik rządu lub
wszelkich jego organów, wydziałów, sądów itd., jak również przedstawiciel lub agent publicznych
organizacji międzynarodowych, takich jak Światowa Organizacja Handlu (WTO). Jeżeli w Twoim
przekonaniu taka płatność jest uzasadniona, skontaktuj się z Działem Prawnym przed podjęciem
jakiegokolwiek działania.
Naruszeniem jest również przekazywanie płatności stronie trzeciej, takiej jak przedstawiciel do spraw
sprzedaży, jeżeli wiadomo lub można oczekiwać, że płatność zostanie przekazana przedstawicielowi
władz. Oto przykłady zachowań ze strony przedstawiciela, stanowiące znaki ostrzegawcze, iż może
dochodzić do potencjalnych naruszeń:
•
Ma bardzo bliskie relacje z urzędnikiem lub organem rządowym.
•
Wymaga zachowania tajemnicy bez uzasadnionej przyczyny lub ostrzega pracownika, aby
„nie wypytywał”.
•
Przysyła zawyżone faktury lub żąda nietypowych rabatów.
•
Składa niewyjaśnione lub nietypowe wnioski o premie lub sprawozdania z wydatków.
•
Występuje o przekazanie płatności do niepowiązanych stron lub kogoś w innym kraju.
Wątpliwości na temat nietypowego zachowania przedstawiciela zgłoś do Działu Prawnego.
Przekazywanie środków na rzecz partii politycznych i kandydatów w innych państwach w imieniu
firmy Energizer może naruszać Ustawę o zapobieganiu praktykom korupcyjnym za granicą, jak
również przepisy wyborcze innych państw. Nie wolno przekazywać takich płatności bez uprzedniej
zgody dyrektora naczelnego i głównego radcy prawnego firmy Energizer.
Wiele przepisów prawa, w tym brytyjska Ustawa antykorupcyjna, zakazuje również przekupstwa
w stosunkach handlowych.
Przepisy zakazujące bojkotów
Przepisy prawa USA zakazują firmie Energizer i spółkom zależnym, ich pracownikom
i przedstawicielom, udziału w nielegalnym bojkocie innych krajów. Żądania lub wnioski o udział
w takim bojkocie muszą być niezwłocznie zgłoszone przedstawicielom handlowym USA. Przepisy
zakazujące bojkotu obejmują następujące sytuacje:
20
•
Odmowa prowadzenia działalności z bojkotowaną firmą lub bojkotowanym krajem.
•
Podejmowanie działań dyskryminujących przeciwko dowolnej osobie w związku z jej rasą,
wyznaniem religijnym, płcią lub pochodzeniem narodowym.
•
Przekazywanie informacji na temat rasy, wyznania religijnego, płci lub pochodzenia
narodowego, lub na temat relacji handlowych z bojkotowanymi krajami bądź firmami.
•
Wprowadzanie akredytyw zawierających niedozwolone warunki i wymogi, obejmujące
negocjowanie lub wydanie akredytywy, honorowanie jej przez przyjęcie lub wypłatę
weksli z akredytywy.
Jest niezgodne z prawem
bezpośrednie lub pośrednie
przekazywanie gotówki,
oferowanie gotówki lub
zapewnienia korzyści
jakiemukolwiek
przedstawicielowi władz
obcych w celu uzyskania
lub utrzymania stosunków
handlowych bądź też
zyskania nieprawidłowej
przewagi biznesowej.
Dozwolone są niektóre wnioski. Przykłady obejmują lokalny zakaz importu z bojkotowanego kraju
lub korzystania z przewoźników z tego kraju, wymogi w zakresie dokumentów importowych
i spedycyjnych obejmujące kraj pochodzenia, nazwę przewoźnika, drogi spedycji itd.
W wypadku odebrania wniosku o bojkot należy zgłosić sprawę do przedstawicieli handlowych
USA, nawet jeżeli w odpowiedzi na taki wniosek nie jest podjęte żadne działanie. W przypadku
odebrania takiego wniosku należy niezwłocznie skontaktować się z Działem Prawnym. Niektóre
wnioski są technicznie dozwolone i nie wymagają zgłaszania, ponieważ jednak ich odróżnienie
może być trudne, należy kontaktować się z Działem Prawnym na temat takich sytuacji lub wszelkich
sformułowań dokumentów budzących wątpliwości co do ich intencji. Obejmują one:
•
Wniosek o zaprzestanie korzystania z przewoźnika z określonego kraju.
•
Wnioski o wysyłkę konkretnymi drogami.
•
Wnioski o dostarczenie potwierdzonego certyfikatu pochodzenia.
Sankcje handlowe
Mamy obowiązek przestrzegania wszystkich sankcji handlowych przeciwko każdemu państwu
obcemu, które narzucane są na firmy amerykańskie przez władze USA, jak również sankcji przeciwko
prowadzeniu handlu z jednostkami lub osobami powiązanymi z władzami tych krajów, albo
powiązanymi z działalnością terrorystyczną bądź handlem narkotykami. Nie będziemy świadomie
uczestniczyć w żadnym działaniu, które naruszałoby przepisy federalne Stanów Zjednoczonych
lub przepisy prawa innych krajów w zakresie importu i eksportu. Jeśli podejrzewasz, że transakcje
z danym klientem lub dostawcą mogą naruszać obowiązujące sankcje lub inne prawa regulujące
import bądź eksport, skontaktuj się niezwłocznie z Działem Prawnym.
Jeśli masz pytania na temat obowiązujących sankcji handlowych lub konfliktów pomiędzy
przepisami krajów, w których Energizer prowadzi działalność, skontaktuj się z Działem Prawnym.
Zasady sprzedaży i marketingu
Marketing naszych produktów musi odzwierciedlać wysokie standardy etyczne naszej Firmy
oraz być prawdziwy, zrozumiały i zgodny z prawem. Musimy konkurować w sposób energiczny
i skuteczny, zachowując jednocześnie uczciwe ‘zasady gry’. Jeśli pracujesz w marketingu i sprzedaży
naszych produktów, nie możesz w żadnym wypadku świadomie:
21
•
Nierzetelnie lub przesadnie przedstawiać jakość naszych produktów lub opakowań.
•
Posługiwać się mylącymi lub nieprawdziwymi stwierdzeniami w naszych reklamach, na
opakowaniach lub etykietach.
•
Przedstawiać stwierdzenia na temat naszych wyrobów i opakowań bez wystarczającego
potwierdzenia i właściwego zatwierdzenia przez Dział Prawny.

postępowania - Energizer Holdings

Transkrypt

Podobne dokumenty

Baterie Baterie