Podręcznik - CIRCABC

Transkrypt

KOMISJA EUROPEJSKA
DYREKCJA GENERALNA
DS. DZIAŁAŃ W DZIEDZINIE KLIMATU
Dyrekcja C – Dostosowywanie Polityki i Technologia Niskoemisyjna
CLIMA.C.2 - Transport i Ozon
«ODS Licensing System» (System
wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową)
Podręcznik
CZĘŚĆ II
REJESTRACJA ORGANIZACJI
Wersja 1.1
Czerwiec 2013 r.
«ODS Licensing System» (wersja 1.0)
Ważna informacja:
Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są przygotowane przez służby Komisji
Europejskiej w celach informacyjnych. Nie są one prawnie wiążące. Mogą bez uprzedzenia
zostać zmienione, zwłaszcza w następstwie zmian w protokole montrealskim lub innych
istotnych aktach prawnych. Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z
istniejącym prawodawstwem i powinien pamiętać, że niniejszy dokument może nie być
aktualny. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za treść niniejszego
dokumentu ani za jego wykorzystanie.
Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1
Strona 2 z 28
Spis treści – część II
1.
WPROWADZENIE .................................................................................................... 4
1.1. Kto powinien się zarejestrować? ....................................................................... 4
2.
PRZED WYPEŁNIENIEM FORMULARZA REJESTRACYJNEGO...................... 6
2.1. Jak uzyskać hasło?............................................................................................. 6
2.2. Jak sprawdzić, czy dana organizacja jest już zarejestrowana?.......................... 8
3.
ETAPY REJESTRACJI ............................................................................................ 10
3.1. Etap 1 – Wypełnienie formularza rejestracyjnego .......................................... 10
3.1.1.
Kwestionariusz dla przedsiębiorstw .................................................. 11
3.2. Etap 2 – Sprawdzenie formularza rejestracyjnego .......................................... 15
3.3. Etap 3 – Podpisanie oświadczenia................................................................... 15
3.4. Etap 4 – Złożenie formularza rejestracyjnego................................................. 16
4.
PRZETWARZANIE FORMULARZY ..................................................................... 17
5.
STATUS FORMULARZY REJESTRACYJNYCH................................................. 18
6.
ZMIANA ZAREJESTROWANYCH INFORMACJI .............................................. 19
6.1. Zmiana informacji w profilu organizacji......................................................... 19
6.2. Zmiana nazwy organizacji............................................................................... 19
6.3. Zmiana użytkowników konta – zarządzanie dostępem ................................... 19
6.4. Dodawanie kolejnych użytkowników lub kolejnych organizacji.................... 20
6.4.1.
Czy użytkownik może mieć dostęp do kont wielu
organizacji?........................................................................................ 21
6.4.2.
Czy większa liczba użytkowników może mieć dostęp do
konta jednej organizacji? ................................................................... 21
6.4.3.
Czy organizacja może posiadać dwa konta? ..................................... 21
7.
ZABLOKOWANIE KONTA ORGANIZACJI ........................................................ 22
8.
INFORMACJE KONTAKTOWE ............................................................................ 22
ZAŁĄCZNIKI................................................................................................................... 23
Załącznik 1 Komunikaty o błędach........................................................................... 23
Załącznik 2 Rejestr zmian w dokumencie................................................................. 28
Strona 3 z 28
1.
WPROWADZENIE
Niniejszy dokument zawiera informacje na temat rejestracji w systemie wydawania
licencji na substancje zubożające warstwę ozonową (ODS Licensing System). Należy się
zarejestrować w tym systemie, aby uzyskać dostęp do licencji na przywóz lub wywóz
substancji zubożających warstwę ozonową. Wymóg dotyczący licencji ustanowiono na
mocy rozporządzenia (WE) nr 1005/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie
substancji zubożających warstwę ozonową (zwanego dalej: „rozporządzeniem”).
System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jest
elektronicznym systemem wydawania licencji. Będzie on stopniowo wdrażany w 2013 r.
Ubieganie się o licencje na przywóz i wywóz będzie możliwe począwszy od grudnia
2013 r.
System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową dostępny jest
pod następującym adresem URL:
http://ec.europa.eu/clima/policies/ozone/ods/index_en.htm.
1.1.
Kto powinien się zarejestrować?
Niniejszy podręcznik skierowany
rozporządzenie i które zamierzają:
jest
do
przedsiębiorstw,
których
dotyczy
a) przywozić do Unii Europejskiej lub wywozić z niej substancje wymienione w
załączniku I do rozporządzenia, lub
b) produkować lub przywozić te substancje do nieodzownych zastosowań
laboratoryjnych i analitycznych.
Niniejszy podręcznik skierowany jest również do urzędów celnych, które zajmują się
kontrolowaniem handlu substancjami zubożającymi warstwę ozonową i chcą przejrzeć
lub zamknąć licencje na te substancje.
W poniższej tabeli opisano dwa rodzaje użytkowników, którzy mogą rejestrować się w
systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.
Strona 4 z 28
Tabela 1 Rodzaje użytkowników systemu wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową
Rodzaj
użytkownika
Przedsiębiorst
wo
Urząd celny
Opis
Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę
ozonową przedsiębiorstwo oznacza osobę prawną, której dotyczy
rozporządzenie. Przedsiębiorstwo zajmuje się przywozem, wywozem lub
produkcją substancji zubożających warstwę ozonową.
Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę
ozonową urząd celny oznacza urząd celny, w którym zgłaszane są towary
lub przez który towary wprowadzane są do UE lub wyprowadzane z UE (np.
urząd
celny
wyprowadzenia/wprowadzenia
lub
urząd
celny
wywozu/przywozu).
Strona 5 z 28
2.
PRZED WYPEŁNIENIEM FORMULARZA REJESTRACYJNEGO
Przed zarejestrowaniem się należy uzyskać hasło. Hasła do głównej bazy danych
dotyczących substancji zubożających warstwę ozonową (Main-ODS-database) lub do
systemu sprawozdawczości związanego z repozytorium danych przedsiębiorstw (BDR)
nie będą działać w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę
ozonową. Przed uzyskaniem dostępu do formularza rejestracyjnego należy przejść przez
dwa etapy. Należy uzyskać nowe hasło i sprawdzić numer rejestracyjny i identyfikacyjny
przedsiębiorcy (numer EORI).
2.1.
Jak uzyskać hasło?
Logowanie do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową
jest zarządzane za pomocą standardowego programu Komisji o nazwie ECAS - System
Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (European Commission Authentication Service).
Konto ECAS można później wykorzystać do uzyskania dostępu do innych aplikacji
Komisji. Aby otrzymać dostęp do systemu wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową, należy utworzyć konto ECAS.
Strona 6 z 28
Poniżej przedstawiono etapy tworzenia konta ECAS.
Ramka 1 Jak utworzyć konto ECAS?
1. Należy wejść na stronę systemu wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę
ozonową.
Link
można
znaleźć
na
stronie
http://ec.europa.eu/clima/policies/ozone/ods/index_en.htm.
2. Wyświetli się strona logowania ECAS. Zaznaczyć, że nie pracuje się w instytucji
europejskiej ani w organie europejskim. Należy wybrać „Login. Jeszcze
niezarejestrowany”.
3. Wyświetli się strona „Zarejestruj się w ECAS” („Sign up”). Należy podać swoje
dane osobowe i wysłać wniosek.
4. Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym1. Od chwili
wysłania tej wiadomości użytkownik ma 1 godz. 30 min. na utworzenie hasła2.
5. Link aktywacyjny przeniesie użytkownika na stronę służącą do ustalania hasła do
ECAS. Należy utworzyć nowe hasło zgodnie z poniższymi zasadami:
•
hasło musi składać się z przynajmniej 10 znaków
•
hasło musi zawierać znaki wybrane z co najmniej trzech spośród następujących
czterech grup znaków:
– wielkie litery: od A do Z;
– małe litery: od a do z;
– cyfry: od 0 do 9;
– znaki specjalne: !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~
Hasło jest ważne przez 6 miesięcy.
6. Należy wpisać swój adres e-mail i nowe hasło na stronie logowania do ECAS.
Użytkownik zostanie przekierowany do systemu wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową.
!
Aby uzyskać pomoc, należy przejść na stronę „Zarejestruj się w ECAS” („Sign up”), a
następnie kliknąć „Pomoc dla użytkowników zewnętrznych” („Help for external users”).
1
Jeżeli nie otrzymano wiadomości e-mail z linkiem aktywacyjnym, wówczas należy: 1) sprawdzić folder
spamu, 2) sprawdzić, czy adres e-mail, który podano na potrzeby identyfikacji w ECAS, jest taki sam jak
ten, którego używa się do odbierania wiadomości e- mail, 3) jeżeli powyższe rozwiązania nie mają
zastosowania, należy zresetować hasło w ECAS, klikając „Nie pamiętasz hasła?” („Lost your password?”).
2
Po tym czasie nadal będzie można uzyskać hasło, klikając na link aktywacyjny podany w tej wiadomości
e-mail, jednak trzeba będzie ponownie wprowadzić nazwę użytkownika i potwierdzić żądanie.
Strona 7 z 28
2.2.
Jak sprawdzić, czy dana organizacja jest już zarejestrowana?
Po wprowadzeniu adresu e-mail i hasła na stronie logowania ECAS użytkownik uzyska
dostęp do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.
Zanim formularz rejestracyjny zostanie wyświetlony, należy sprawdzić odpowiednie
dane w celu potwierdzenia, że nikt przed danym użytkownikiem nie zarejestrował jego
organizacji w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.
Rysunek 1 Pierwszy ekran po zalogowaniu
System sprawdza numer EORI (w przypadku przedsiębiorcy) lub numer referencyjny (w
przypadku urzędu celnego). Numery EORI stosowane w głównej bazie danych
dotyczących substancji zubożających warstwę ozonową będą traktowane w systemie
wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jak nowe numery.
!
Przed rozpoczęciem procesu rejestracji należy przygotować sobie numer EORI /
numer referencyjny.
Strona 8 z 28
Poniżej przedstawiono etapy sprawdzania numeru.
Ramka 2 Jaki numer należy sprawdzić?
Jeżeli użytkownik reprezentuje przedsiębiorstwo, powinien wykonać następujące czynności:
1. skontaktować się ze swoim działem do spraw celnych i uzyskać numer EORI
swojego przedsiębiorstwa;
2.
sprawdzić pod następującym linkiem, czy numer EORI jest prawidłowy
http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_validation.jsp?Lang=pl;
3. wpisać numer EORI w systemie wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową;
4. kliknąć przycisk „Check” 3.
Na mocy przepisów celnych przedsiębiorstwa zajmujące się przywozem i wywozem mają niepowtarzalny
numer EORI (numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy). Jest on zwykle taki sam jak numer VAT.
Jeżeli użytkownik reprezentuje urząd celny, powinien wykonać następujące czynności:
1. sprawdzić pod następującym linkiem, czy jego numer referencyjny jest prawidłowy
http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_search_home.jsp?Lang=pl;
2. wpisać numer referencyjny w systemie wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową;
3. kliknąć przycisk „Check” .
3
Słowa napisane tłustym drukiem i w cudzysłowie („”) odnoszą się do przycisków polecenia.
Strona 9 z 28
3.
ETAPY REJESTRACJI
Przed uzyskaniem dostępu do systemu wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową oraz przeglądaniem licencji lub ubieganiem się o kwoty i licencje
należy wypełnić formularz rejestracyjny.
Poniżej przedstawiono etapy, przez które należy przejść podczas rejestracji.
Wykres 1 Etapy rejestracji
1
Wypełnienie
formularza
rejestracyjnego
3.1.
2
Sprawdzenie
formularza
rejestracyjnego
3
Podpisanie
oświadczenia
4
Złożenie
formularza
rejestracyjnego
Etap 1 – Wypełnienie formularza rejestracyjnego
Należy wypełnić formularz rejestracyjny, podając informacje dotyczące organizacji
użytkownika. Poniżej znajduje się opis sekcji formularza rejestracyjnego.
Tabela 2 Sekcje formularza rejestracyjnego
Sekcja
Opis
Rodzaj
organizacji
Należy wybrać jedną z dwóch możliwości: przedsiębiorstwo lub urząd
celny; zob. definicje zamieszczone w tabeli 1 w niniejszym podręczniku.
Dane
organizacji
Należy podać dane rejestrowanej organizacji. Pola oznaczone gwiazdką (*)
są obowiązkowe.
Użytkownicy
Należy podać dane dotyczące swojej przynależności do rejestrowanej
organizacji. Pozostałe informacje w tej sekcji wypełniane są automatycznie
Osoba
odpowiedzialna na podstawie danych podanych na etapie ustalania hasła.
za kontakty
Pytania
Specyfikacje
działalności
gospodarczej
Sekcja ta nie dotyczy urzędów celnych.
W przypadku rejestrowania przedsiębiorstwa należy podać odpowiedzi na
pytania dotyczące przywozu, wywozu i produkcji substancji zubożających
warstwę ozonową. Więcej szczegółów można znaleźć w następnej sekcji.
Strona 10 z 28
3.1.1. Kwestionariusz dla przedsiębiorstw
!
Sekcja ta ma zastosowanie tylko do użytkowników będących przedsiębiorstwami. Nie
dotyczy ona użytkowników będących urzędami celnymi.
W formularzu rejestracyjnym znajduje się kwestionariusz dotyczący charakteru
działalności gospodarczej.
Rysunek 2 Kwestionariusz dla przedsiębiorstw
Na podstawie odpowiedzi podanych w tej sekcji aktywowane zostaną odpowiednie
funkcje konta. Ponadto jej celem jest sprawdzenie, czy użytkownik musi zarejestrować
się w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.
Strona 11 z 28
Na pytania należy odpowiedzieć w kolejności określonej w poniższej ramce.
Ramka 3 Jak zacząć wypełniać kwestionariusz?
1. Należy przejść do sekcji „Pytania” formularza rejestracyjnego.
2. Należy udzielić odpowiedzi na pytania ogólne w kwestionariuszu. Więcej
szczegółów można znaleźć w tabeli 3.
3. Należy udzielić odpowiedzi na pytania szczegółowe w kwestionariuszu. Więcej
szczegółów można znaleźć w tabeli 4.
4.
Należy wybrać konkretne rodzaje zastosowań i grupy substancji właściwe dla
działalności gospodarczej użytkownika.
Strona 12 z 28
Tabela 3 Pytania ogólne
Pytanie
Opis
Funkcja
Definicja przywozu znajduje się Jeżeli użytkownik odpowie
Czy użytkownik w art. 3 pkt 18 rozporządzenia TAK na to pytanie, będzie miał
dostęp do funkcji specyficznych
przywozi do UE (WE) nr 1005/2009.
dla licencji na przywóz.
substancje
Uwaga: handel wewnątrz obszaru
zubożające
celnego Unii Europejskiej4 nie jest
warstwę ozonową? uznawany za przywóz ani za wywóz,
więc licencja nie jest wymagana.
Definicja wywozu znajduje się Jeżeli użytkownik odpowie
Czy użytkownik w art. 3 pkt 19 rozporządzenia TAK na to pytanie, będzie miał
dostęp do funkcji specyficznych
wywozi z UE (WE) nr 1005/2009.
dla licencji na wywóz.
substancje
Uwaga: handel wewnątrz obszaru
zubożające
celnego Unii Europejskiej5 nie jest
warstwę ozonową? uznawany za przywóz ani za wywóz,
więc licencja nie jest wymagana.
Definicje znajdują się w
rozporządzeniu
(WE)
nr
Czy użytkownik
1005/2009; definicja producenta
przywozi do UE
– art. 3 pkt 13, definicja
lub produkuje w
produkcji – art. 3 pkt 14.
UE
substancje
zubożające
warstwę ozonową
do
zastosowań
laboratoryjnych
lub analitycznych?
Jeżeli użytkownik odpowie
TAK na to pytanie, będzie miał
dostęp do formularza wniosku o
przydzielenie
kwot.
Gdy
zostanie
mu
przydzielona
kwota, będzie miał dostęp do
formularza wniosku o licencję
na przywóz oraz do formularza
wniosku o zezwolenie na
produkcję
do
zastosowań
laboratoryjnych
lub
analitycznych.
Czy użytkownik
nabywa
wodorochlorofluor
owęglowodory
(HCFC)
od
producenta z UE w
celu
przepakowania, a
następnie
wywozu?
dostęp
do
oświadczenia
dotyczącego przepakowywania
HCFC.
4
5
Pytanie to odnosi się do
przedsiębiorstw korzystających z
wyłączenia określonego w art.
11 ust. 5 rozporządzenia (WE)
nr 1005/2009. Przedsiębiorstwa
te muszą złożyć oświadczenie.
Z wyjątkiem handlu z Księstwem Monako i niektórymi terytoriami państw członkowskich UE. Zob.
wykaz
terytoriów
w
celu
uzyskania
szczegółowych
informacji:.
https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/SpacesStore/dab38573-f415-4cf1-991b21f2a9128153/Territories%20&%20countries%20with%20a%20special%20relation%20to%20the%20E
U%20and%20trade%20rules
Wykaz terytoriów jest również dostępny na forum internetowym CIRCABC w katalogu „2. Other
supporting documents for ODS licensing” (Inne dokumenty potwierdzające na potrzeby licencji na
substancje zubożające warstwę ozonową).
Strona 13 z 28
Tabela 4 Pytania szczegółowe
Pytanie
Opis
Funkcja
Przykłady substancji:
1) halon 1301 w butli,
2) tetrachlorometan (CTC) w
szklanej butli do zastosowań
laboratoryjnych.
Czy użytkownik
przywozi/wywozi
substancje lub
mieszaniny
substancji?
dostęp
do
mających
zastosowanie
formularzy
wniosku
o
licencję
na
przywóz/wywóz
oraz
w
stosownych przypadkach do
Przykłady mieszanin:
formularza
wniosku
o
1)
butla
zawierająca przydzielenie kwot.
dichlorodifluorometan (CFC-12)
(5%) i metanol (95%),
2) nadający się do ponownego
napełnienia
pojemnik
zawierający R-501 (mieszaninę
chlorodifluorometanu
(HCFC22) i dichlorodifluorometanu
(CFC-12)).
!
Pojemnik
służy
do
przechowywania i transportu.
Czy użytkownik
przywozi/wywozi
produkty i
urządzenia
zawierające
substancje
zubożające
warstwę ozonową
lub od nich
uzależnione?
Przykłady produktów:
1) gaśnica zawierająca halon
1301,
2) halon 1211 w butli gazowej
pod ciśnieniem do stosowania w
układzie ochrony
przeciwpożarowej w toaletach na
pokładzie statku powietrznego.
dostęp
do
mających
zastosowanie
formularzy
wniosku
o
licencję
na
przywóz/wywóz.
Przykłady urządzeń:
1) statek powietrzny wyposażony
w przenośne urządzenia gaśnicze
i
systemy
stacjonarne
zawierające halon,
2) chłodziarka, klimatyzator,
3) pompa cieplna.
Strona 14 z 28
3.2.
Etap 2 – Sprawdzenie formularza rejestracyjnego
Weryfikacja jest niezbędna na tym etapie, ponieważ na następnym etapie należy
wydrukować oświadczenie, które powinno odzwierciedlać informacje podane w
formularzu rejestracyjnym. Należy sprawdzić swój formularz, aby uniknąć ponownego
drukowania tego oświadczenia.
Następnie należy pobrać oświadczenie. Przy pobieraniu oświadczenia system uruchomi
automatyczne sprawdzanie błędów. Na tym etapie można wykryć błędy. Objaśnienie
komunikatów o błędach znajduje się w załączniku 1.
3.3.
Etap 3 – Podpisanie oświadczenia
Oświadczenie jest formalnym potwierdzeniem ze strony kierownictwa użytkownika, że
dana organizacja chce zarejestrować się w systemie wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową. Jest ono generowane automatycznie w formacie do
wydruku na podstawie informacji pochodzących z formularza rejestracyjnego
wypełnionego przez użytkownika. Musi zostać wydrukowane na papierze firmowym
opatrzonym nagłówkiem i podpisane przez osobę uprawnioną do składania prawnie
wiążących oświadczeń w imieniu organizacji, np. przez dyrektora naczelnego.
Poniżej przedstawiono etapy przygotowywania oświadczenia.
Pole 4 Jak przygotować oświadczenie?
1. Należy wpisać imię, nazwisko i funkcję osoby, która podpisze oświadczenie, tj. imię
i nazwisko osoby zatwierdzającej.
2. Należy kliknąć przycisk „Download”. Oświadczenie otworzy się w formacie pdf.
3. Należy wydrukować oświadczenie na papierze firmowym opatrzonym nagłówkiem.
4. Należy przekazać oświadczenie osobie zatwierdzającej do podpisu.
5. Należy zeskanować podpisane oświadczenie.
6.
Należy przesłać oświadczenie z powrotem do formularza rejestracyjnego, klikając
przycisk „Browse”.
!
Należy pamiętać o przesłaniu nowego oświadczenia w przypadku zmiany jakichkolwiek
informacji w formularzu rejestracyjnym.
Jeżeli po kliknięciu przycisku „Download” oświadczenie nie otwiera się w formacie do
druku, należy powrócić do etapu 2 – sprawdzenie formularza rejestracyjnego – oraz
zapoznać się z załącznikiem 1. Należy zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach
użycie znaków specjalnych utrudnia pobranie oświadczenia. Należy unikać stosowania
znaków specjalnych.
Strona 15 z 28
3.4.
Etap 4 – Złożenie formularza rejestracyjnego
Po przesłaniu oświadczenia można złożyć formularz rejestracyjny. Na dole formularza
znajduje się przycisk polecenia „Submit”. Jeżeli pojawią się komunikaty o błędach,
należy powrócić do etapu 2 – sprawdzenie formularza rejestracyjnego – oraz zapoznać
się z załącznikiem 1.
Po złożeniu formularza rejestracyjnego użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail
zawierającą informację o rozpoczęciu procesu rejestracji. Kopia tej wiadomości e-mail
przesyłana jest właściwemu organowi6 w państwie, w którym organizacja użytkownika
ma siedzibę.
6
Zob. wykaz właściwych organów: https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/SpacesStore/34dce2ba-c1174e31-b9c4266c8c2926e9/Competent%20Authority%20in%20Member%20States%20contact%20information.pdf
. Wykaz ten jest również dostępny na forum internetowym CIRCABC w katalogu „4. Contact
information” (informacje kontaktowe).
Strona 16 z 28
4.
PRZETWARZANIE FORMULARZY
Zespół ds. ochrony warstwy ozonowej7 Komisji Europejskiej (Komisja) przeprowadza
ocenę złożonych formularzy rejestracyjnych. Czas przetwarzania wynosi średnio od
pięciu do dziesięciu dni roboczych. Komisja może przyjąć, odesłać lub odrzucić
formularz rejestracyjny.
Poniżej przedstawiono etapy przetwarzania formularza rejestracyjnego.
Wykres 2 Etapy po złożeniu formularza rejestracyjnego
1
Użytkownik
składa formularz
rejestracyjny
2
Formularz
rejestracyjny jest
sprawdzany
2a
2b
Formularz odsyła
się
użytkownikowi
do poprawy
Użytkownik
ponownie składa
formularz
rejestracyjny
3
Formularz
rejestracyjny
zostaje przyjęty
4
Użytkownik
uzyskuje
dostęp do
systemu
wydawania
licencji na ODS
Komisja może odesłać użytkownikowi formularz do poprawy lub w celu uzyskania
dodatkowych informacji. W takim przypadku użytkownik otrzyma wiadomość e-mail, w
której określony będzie powód odesłania formularza rejestracyjnego. Uzasadnienie
zostanie również wyświetlone w tabeli historii rejestracji na dole formularza w kolumnie
przeznaczonej na uwagi. W przypadku odesłania formularza należy go poprawić i
ponownie przedłożyć do oceny.
Jeżeli poprzez akceptację formularza rejestracyjnego Komisja potwierdzi, że użytkownik
potrzebuje dostępu do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę
ozonową, użytkownik otrzyma wiadomość e-mail informującą go o ukończeniu procesu
rejestracji. Kopie wszystkich wiadomości e-mail są przesyłane właściwemu organowi. Po
zakończeniu przetwarzania formularza rejestracyjnego użytkownik będzie miał dostęp do
strony głównej systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową i
do swojego profilu.
7
Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Działań w dziedzinie Klimatu, Dyrekcja C, Dział C.2 Transport i Ozon, e-mail: [email protected]
Strona 17 z 28
5.
STATUS FORMULARZY REJESTRACYJNYCH
Status formularza określa postępy w procesie rejestracji. Status można znaleźć w lewym
górnym rogu formularza rejestracyjnego.
W poniższej tabeli przedstawiono kodowanie barwne i opis różnych statusów.
Tabela 5 Status formularza rejestracyjnego
Status
Opis
DRAFT
Prace w toku; formularz rejestracyjny nie został jeszcze złożony.
REQUESTED
Złożono formularz rejestracyjny. Użytkownik wystąpił o rejestrację
organizacji. Wniosek zostanie rozpatrzony w ciągu 5–10 dni
roboczych.
REVISION
Komisja odesłała formularz rejestracyjny do użytkownika.
Konieczne jest wprowadzenie zmian w formularzu. Użytkownik
musi przedłożyć formularz ponownie.
Status zmienia się, gdy użytkownik użyje któregokolwiek z następujących przycisków
polecenia:
a) „Save”: można zapisać formularz i powrócić do niego na późniejszym etapie.
Jeżeli przycisk ten jest używany po raz pierwszy, nowy formularz uzyskuje status
DRAFT8.
b) „Withdraw”: formularz rejestracyjny można wycofać tylko wówczas, gdy nie
został on złożony, tj. gdy formularz ma status DRAFT. Formularz rejestracyjny
zostanie wówczas usunięty i użytkownik zostanie wylogowany z systemu
wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.
c) „Submit”: można złożyć formularz. Po naciśnięciu tego przycisku mogą pojawić
się komunikaty o błędach. Formularz zostaje złożony, jeżeli nie występują żadne
błędy. Status nowego formularza zmienia się z DRAFT na REQUESTED.
Status zmienia się również, gdy Komisja przetwarza wniosek. Jeżeli Komisja odeśle
użytkownikowi formularz do poprawy lub w celu uzyskania dodatkowych informacji
(zob. wykres 2), status zmieni się z REQUESTED na REVISION.
8
Słowa zapisane wielkimi literami odnoszą się do statusu formularza.
Strona 18 z 28
6.
ZMIANA ZAREJESTROWANYCH INFORMACJI
Po zakończeniu procesu rejestracji użytkownik ma dostęp do strony głównej systemu
wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową i do swojego profilu.
Dostępne funkcje konta użytkownika zależą od informacji podanych w formularzu
rejestracyjnym. Zarejestrowane informacje użytkownik może znaleźć w profilu swojego
konta. Niniejszy rozdział zawiera informacje na temat zmian, których użytkownik może
dokonywać w swoim profilu. Zmiany te mogą powodować zmianę funkcji konta.
6.1.
Zmiana informacji w profilu organizacji
Aktualizacja informacji takich jak adres lub numer telefonu, jest możliwa w dowolnym
czasie; należy wejść do swojego profilu i wybrać „Edit”. Następnie należy wprowadzić
zmiany i wybrać „Update”, aby je zatwierdzić.
Ta sama zasada dotyczy przedsiębiorstw, które chcą zaktualizować kwestionariusz. W
przypadku zmiany działalności gospodarczej przedsiębiorstwa należy zaktualizować
odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu. Na podstawie odpowiedzi podanych
w kwestionariuszu aktywowane zostaną odpowiednie funkcje konta. Zob. tabela 3 i
tabela 4. Kwestionariusz należy aktualizować na bieżąco, aby zawsze odzwierciedlał
charakter działalności gospodarczej danej organizacji.
!
Należy pamiętać o tym, by profil zawsze był aktualny.
6.2.
Zmiana nazwy organizacji
Użytkownik nie może samodzielnie zmienić nazwy organizacji.
Zmianę nazwy przedsiębiorstwa zarejestrowanego w systemie wydawania licencji na
substancje zubożające warstwę ozonową poprzedza formalna procedura weryfikacji. Jest
to konieczne między innymi w celu upewnienia się, że prawa do kwot i licencje można
przenieść na nowy podmiot prawny. Zmiana nazwy przedsiębiorstwa jest możliwa
wyłącznie, jeżeli numer EORI nie uległ zmianie.
Jeżeli planowana jest zmiana nazwy organizacji, należy o tym poinformować Komisję na
piśmie. Pismo musi być sporządzone na papierze firmowym opatrzonym nagłówkiem.
Należy w nim wyjaśnić powody zmiany nazwy i w razie konieczności podać imiona i
nazwiska nowych osób odpowiedzialnych za kontakty. W piśmie tym należy podać starą
nazwę, nową nazwę i numer EORI.
Podobnie jak formularz rejestracyjny pismo to musi być podpisane przez osobę
uprawnioną do składania prawnie wiążących oświadczeń w imieniu organizacji, np.
przez dyrektora naczelnego.
6.3.
Zmiana użytkowników konta – zarządzanie dostępem
Użytkownik może dodać dowolnego pracownika swojej organizacji jako nowego
użytkownika konta organizacji. Nowy użytkownik uzyska dostęp do systemu i będzie
otrzymywał wiadomości e-mail związane z licencjami na substancje zubożające warstwę
ozonową. Aby dodać nowego użytkownika, należy zmienić informacje w sekcji „Manage
access” w swoim profilu. Należy wejść do swojego profilu, wybrać „Edit” i dokonać
Strona 19 z 28
zmian w sekcji zarządzania dostępem. Następnie należy wybrać „Update”, aby
zatwierdzić zmiany.
Usuwanie i dodawanie imion i nazwisk9 oraz adresów e-mail pracowników organizacji
jest możliwe w dowolnym czasie.
Rysunek 3 Zarządzanie dostępem poprzez dodawanie i usuwanie użytkowników
Niezwykle istotne jest, aby informacje te zawsze były aktualne, zwłaszcza adresy e-mail,
ponieważ wiadomości e-mail będą wysyłane wyłącznie do użytkowników wskazanych w
profilu w sekcji „Manage access”.
!
Dla celów bezpieczeństwa10 należy upewnić się, że tylko właściwe osoby mają dostęp
do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Należy
pamiętać o tym, by lista użytkowników zawsze była aktualna.
6.4.
Dodawanie kolejnych użytkowników lub kolejnych organizacji
Dodawanie kolejnego użytkownika do konta różni się od dodawania kolejnej organizacji
do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. W niniejszej
sekcji opisano różne przypadki.
Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową
definicje użytkownika i organizacji przedstawiono w tabeli poniżej.
9
Informacje na temat wykorzystywania danych osobowych w systemie wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową można znaleźć w oświadczeniu o ochronie prywatności.
https://circabc.europa.eu/sd/d/1cd6e7dc-81ab-410a-ba15eae12d55a4ea/Privacy%20statement%20ODS%20Licensing%20System%20v1.pdf Informacje te są
również dostępne na forum internetowym CIRCABC w katalogu „3. Date protection & security”
(Ochrona danych i bezpieczeństwo).
10
Zob. powiadomienie o zabezpieczeniach https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/SpacesStore/dd832ca65bd3-4ddc-aa19-8d4f2aa0140a/Security%20good%20practices%20for%20users.pdf. Informacje te są
również dostępne na forum internetowym CIRCABC w katalogu „3. Date protection & security”
(Ochrona danych i bezpieczeństwo).
Strona 20 z 28
Tabela 6 Definicje użytkownika i organizacji do celów systemu wydawania licencji
na substancje zubożające warstwę ozonową
Rodzaj
Użytkownik
Organizacja
Opis
Użytkownikiem systemu wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową jest osoba odpowiedzialna w danej organizacji za
kontakty. W przypadku przedsiębiorstw użytkownik wnioskuje o przyznanie
licencji. Licencja jest wydawana organizacji.
Organizacją jest przedsiębiorstwo lub urząd celny.
Funkcje, do których użytkownik ma dostęp, zależą od rodzaju organizacji
reprezentowanej przez tego użytkownika. Jeżeli użytkownik reprezentuje
przedsiębiorstwo, może ubiegać się o licencje. Jeżeli użytkownik reprezentuje urząd
celny, może zamykać licencje.
6.4.1. Czy użytkownik może mieć dostęp do kont wielu organizacji?
Użytkownik może zarejestrować więcej niż jedną organizację. Funkcja ta ma
zastosowanie do użytkowników działających w imieniu więcej niż jednego
przedsiębiorstwa, na przykład jednostka centralna w grupie przedsiębiorstw ubiega się o
licencje na substancje zubożające warstwę ozonową dla wszystkich przedsiębiorstw w
obrębie tej grupy.
Aby zarejestrować kolejną organizację, należy w menu wybrać „Register new
organisation”.
6.4.2. Czy większa liczba użytkowników może mieć dostęp do konta jednej
organizacji?
Każdy pracownik organizacji może mieć dostęp do jej konta. Można dodać daną osobę
do listy użytkowników w profilu. Funkcja ta jest zazwyczaj wykorzystywana przez
przedsiębiorstwa, w których więcej niż jedna osoba ubiega się o licencje w imieniu
przedsiębiorstwa. Jest również wykorzystywana przez urzędy celne, w których wielu
funkcjonariuszy zajmuje się zamykaniem licencji na substancje zubożające warstwę
ozonową.
Informacje na temat sposobu rejestracji większej liczby użytkowników na jednym koncie
organizacji można znaleźć w sekcji 6.3 niniejszego podręcznika.
6.4.3. Czy organizacja może posiadać dwa konta?
Organizacja nie może posiadać dwóch kont w systemie wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową. Jedno konto jest przypisane do jednej organizacji. System
sprawdzi, czy dana organizacja została już zarejestrowana poprzez skontrolowanie
numeru EORI przedsiębiorstwa lub numeru referencyjnego urzędu celnego. Ten sam
numer nie może być wykorzystywany w dwóch kontach w systemie wydawania licencji
na substancje zubożające warstwę ozonową.
Strona 21 z 28
7.
ZABLOKOWANIE KONTA ORGANIZACJI
Jeżeli organizacja nie potrzebuje już konta w systemie wydawania licencji na substancje
zubożające warstwę ozonową, ponieważ na przykład zaprzestano działalności związanej
z takimi substancjami, konto można zablokować.
Aby zablokować konto, należy przesłać Komisji stosowny wniosek pocztą elektroniczną.
Gdy konto jest zablokowane, przestaje być dostępne dla danej organizacji. Ponadto dane
osobowe byłych użytkowników będą niewidoczne dla wszelkich innych użytkowników
systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową, w tym dla
Komisji i właściwego organu. Wszystkie dane niebędące danymi osobowymi są jednak
przechowywane. Komisja i właściwy organ danego państwa nadal będą mieć dostęp do
historycznych licencji danej organizacji.
8.
INFORMACJE KONTAKTOWE
W razie pytań można skorzystać z forum internetowego CIRCABC dotyczącego
wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową na stronie internetowej
https://circabc.europa.eu/w/browse/772132eb-0071-4e96-8058-e29592766a18.
Wykaz punktów kontaktowych we właściwych organach państw członkowskich jest
również dostępny w CIRCABC w katalogu „4. Contact information” (Informacje
kontaktowe).
Jeżeli nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z Komisją pocztą
elektroniczną na adres e-mail [email protected].
Strona 22 z 28
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik 1 Komunikaty o błędach
Komunikat o błędzie
Select
the
organisation.
type
Którego pola dotyczy?
of Wybierz
organizacji.
rodzaj Sekcja „Organisation Należy wybrać jeden z
type”
(Rodzaj przycisków. Zob. tabela
organizacji)
niniejszym podręczniku.
The organisation type you Wybrany przez ciebie Sekcja „Organisation
have selected is not rodzaj organizacji nie ma type”
(Rodzaj
applicable to your profile. zastosowania do twojego organizacji)
profilu.
Organisation's
required
name
is Wymagana
organizacji.
Organisation's phone is
required
Telephone number is not
valid. Please follow the
format e.g. for Belgium
+32 2 123 45 67
Jaki błąd wystąpił?
jest
dwóch
1 w
Funkcjonariusz urzędu celnego nie
może zarejestrować przedsiębiorstwa.
Pracownik przedsiębiorstwa nie może
zarejestrować urzędu celnego. Zob.
tabela 1 w niniejszym podręczniku.
nazwa „Organisation name*” Nazwa organizacji jest nieprawidłowa.
(Nazwa organizacji)
Wymagane są co najmniej 3 znaki.
Uwzględnij formę prawną, np. ltd.,
GmbH, SARL.
Wymagany jest numer „Telephone*” (Telefon) Nie
podano
numeru
telefonu
telefonu organizacji.
organizacji.
Numer
telefonu
jest „Telephone*” (Telefon) Format
numeru
telefonu
jest
nieprawidłowy.
Podaj
nieprawidłowy.
Stosuje
się
numer
zgodnie
z
międzynarodowy format obejmujący
formatem, np. dla Belgii
kod kraju. Na początku numeru należy
+32 2 123 45 67
podać znak plus (+).
Country must be selected.
Należy wybrać kraj.
Organisation's postal code
is required
Organisation's city is
required
Wymagany
jest
kod
pocztowy organizacji.
Wymagana
jest
miejscowość organizacji.
Organisation's street is
required
Street number is not valid.
It can't start with '0'
Wymagana jest ulica
organizacji.
Numer
budynku
jest
nieprawidłowy. Nie może
rozpoczynać się od „0”.
Wymagany jest numer
EORI.
EORI number is required
EORI number is not Numer
EORI
jest
correct. Follow European nieprawidłowy.
Podaj
format e.g. NL123456789 numer
zgodnie
z
formatem
europejskim,
np. NL123456789
„Country*” (Kraj)
Wybierz kraj z rozwijanego menu.
Wybierz kraj, w którym twoja
organizacja prowadzi działalność.
„Postal code*” (Kod Kod pocztowy jest nieprawidłowy.
pocztowy)
„City*” (Miejscowość) Nazwa
miejscowości
jest
nieprawidłowa. Wymagane są co
najmniej 3 znaki.
„Street*” (Ulica)
Nazwa ulicy jest nieprawidłowa.
„Number” (Numer)
Numer
budynku
nie
jest
obowiązkowy, lecz nie może to być
„0”.
„EORI
number*” Nie podano numeru EORI.
(Numer EORI) (w
przypadku
przedsiębiorstwa)
„EORI
number*” Format
numeru
EORI
jest
(Numer EORI) (w nieprawidłowy. Pierwsze dwa znaki
przypadku
muszą być kodem kraju zapisanym
przedsiębiorstwa)
wielkimi
literami.
Spacje
są
niedozwolone.
Sprawdź na następującej stronie, czy
twój numer EORI jest prawidłowy:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/d
ds2/eos/eori_validation.jsp?Lang=pl.
Strona 24 z 28
AEO number is not Numer
upoważnionego
correct. Follow European przedsiębiorcy
jest
format
e.g. nieprawidłowy.
Podaj
DEXXXX1234
numer
zgodnie
z
formatem
europejskim,
np. DEXXXX1234.
„AEO number” (Numer
upoważnionego
przedsiębiorcy)
(w
przypadku
przedsiębiorstwa)
Reference number is not Numer referencyjny jest
correct. Follow European nieprawidłowy.
Podaj
format e.g. NL123456789 numer
zgodnie
z
formatem
europejskim,
np. NL123456789.
Select the employee type.
Wybierz
pracownika.
Format
numeru
upoważnionego
przedsiębiorcy jest nieprawidłowy.
Pierwsze dwa znaki muszą być kodem
kraju zapisanym wielkimi literami.
Spacje są niedozwolone.
twój
numer
upoważnionego
przedsiębiorcy jest prawidłowy:
ds2/eos/aeo_consultation.jsp?Lang=pl.
„Reference number*” Format numeru referencyjnego dla
(Numer referencyjny) urzędu celnego jest nieprawidłowy.
(w przypadku urzędu Pierwsze dwa znaki muszą być kodem
celnego)
kraju zapisanym wielkimi literami.
Spacje są niedozwolone.
twój
numer
referencyjny
jest
prawidłowy:
ds2/col/col_search_home.jsp?Lang=pl
.
rodzaj Sekcja
„Contact W sekcji „Osoba odpowiedzialna za
person”
(Osoba kontakty” należy wybrać jeden z
odpowiedzialna
za dwóch przycisków.
kontakty).
Strona 25 z 28
Indicate if you have the
authority to represent the
organisation in the ODS
Licensing System
Wskaż,
czy
masz
uprawnienia
do
reprezentowania
organizacji w systemie
wydawania licencji na
substancje
zubożające
warstwę ozonową.
Contact person's email Adres
e-mail
address is not unique
odpowiedzialnej
kontakty
nie
niepowtarzalny.
First name of contact
person is not valid.
Minimum 2 characters are
required.
Last name of contact
person is not valid.
Minimum 2 characters are
required.
E-mail
valid.
address
is
not
Sekcja
„Contact Należy zaznaczyć pole wyboru w
person”
(Osoba sekcji „Osoba odpowiedzialna za
odpowiedzialna
za kontakty”.
kontakty).
osoby Sekcja
za access”
jest dostępem)
Imię
osoby
odpowiedzialnej
za
kontakty
jest
nieprawidłowe.
Wymagane są co najmniej
2 znaki.
Nazwisko
osoby
odpowiedzialnej
za
kontakty
jest
nieprawidłowe.
Wymagane są co najmniej
2 znaki.
Adres
e-mail
jest
nieprawidłowy.
„Manage Adres e-mail, który próbujesz dodać,
(Zarządzaj już figuruje w tabeli lub istnieje inny
konflikt w zarządzaniu adresami email.
Sekcja
access”
dostępem)
„Manage Podaj imię osoby, której chcesz
(Zarządzaj przyznać dostęp.
Sekcja
access”
dostępem)
„Manage Podaj nazwisko osoby, której chcesz
(Zarządzaj przyznać dostęp.
Sekcja
access”
dostępem)
„Manage Podaj adres e-mail osoby, której
(Zarządzaj chcesz
przyznać
dostęp,
w
następującym formacie: xx…@xx.xx.
Strona 26 z 28
Answer every question by Odpowiedz na wszystkie Pytania
selecting Yes or No.
pytania, wybierając „Tak” kwestionariuszu.
albo „Nie”.
Select at least one tick box
(use type) for every
question
where
you
answered Yes.
w Brak odpowiedzi na pytanie ogólne
(zob. tabela 3 w niniejszym
podręczniku)
lub
na
pytanie
szczegółowe (zob. tabela 4). Należy
wybrać jeden z dwóch przycisków –
„tak” albo „nie”.
Pola
wyboru
pod Należy odznaczyć co najmniej jeden
określonymi pytaniami rodzaj zastosowania pod pytaniem
szczegółowym, jeżeli na to pytanie
odpowiedziano „Tak”.
Zaznacz
przynajmniej
jedno
pole
(rodzaj
zastosowania) dla każdego
pytania,
na
które
odpowiedziałeś „Tak”.
Select at least one Wybierz
przynajmniej Pola
wyboru
grup Pod każdym wybranym rodzajem
substance group under jedną grupę substancji dla substancji pod rodzajem zastosowania
należy
zaznaczyć
przynajmniej jedną grupę.
every use you selected
każdego
wybranego zastosowania
zastosowania.
First name of authorising Wymagane
jest
imię „First name*” (Imię)
person is required
osoby zatwierdzającej.
Podaj imię osoby, która podpisze
oświadczenie. Zob. etap 3 –
podpisanie oświadczenia (sekcja 3.3).
Last name of authorising Wymagane jest nazwisko „Last
name*” Podaj nazwisko osoby, która podpisze
person is required
(Nazwisko)
oświadczenie. Zob. etap 3 –
podpisanie oświadczenia (sekcja 3.3).
Function of authorising Wymagana jest funkcja „Function*” (Funkcja)
Podaj funkcję osoby, która podpisze
person is required
oświadczenie.
Upload the statement
Wyślij oświadczenie.
Sekcja
„Statement” Użyj przycisku „Browse”, aby
(Oświadczenie)
przesłać
skan
podpisanego
oświadczenia.
Strona 27 z 28
Załącznik 2 Rejestr zmian w dokumencie
Wersja
Data
Opis
0.1
03/2013
Projekt podręcznika dotyczącego rejestracji opublikowany przed
wdrożeniem systemu wydawania licencji na substancje zubożające
warstwę ozonową
1.0
04/2013
Pierwsza wersja podręcznika dotyczącego rejestracji
1.1
06/2013
Niewielkie zmiany po pierwszym wdrożeniu

Podręcznik - CIRCABC

Transkrypt

Podobne dokumenty

Nazwa przedsiębiorstwa Adres Ulica Miescowość i kod pocztowy

Czynniki chłodnicze: regeneracja vs. recykling

Umowa Licencji mySafety Laptop

karta techniczna

Warunki korzystania z oprogramowania PROFINETSET

Co dokładnie oznacza licencja CC BY-NC

W dniu 10 lipca 2015 r. weszła w życie Ustawa z dnia 15 maja 2015

umowa licencji