Untitled - Insoft Consulting

Dane Klienta:
Staples Polska Sp. z o.o.
Bysewska 18
80-298 Gdańsk
www.staplesadvantage.pl
Staples Polska Sp. z o.o. (dawniej Corporate Express Polska Sp. z o.o.) to jeden
z największych na świecie dostawców materiałów biurowych. Działalność firmy
polega na bezpośrednim zaopatrzeniu firm w artykuły potrzebne w biurze (papier,
materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych, materiały biurowe, artykuły
spożywcze oraz chemii gospodarczej). Firma jest częścią korporacji Buhrmann –
światowego lidera w zakresie usług oraz dystrybucji. Staples Polska osiągnęło
pozycję lidera na rynku artykułów biurowych na trzech kontynentach: w Ameryce
Północnej, Europie i Australii. Światowa sieć firmy to 100 centrów dystrybucyjnych
oraz 300 punktów sprzedaży w ponad 15 krajach. Asortyment Staples Polska
obejmuje ponad 8000 artykułów. W Polsce istnieje pięć oddziałów: w Gdańsku,
Poznaniu, Warszawie, Krakowie, Szczecinie. Spółka zatrudnia ok. 80 osób,
obsługuje ponad 1000 klientów i współpracuje z grupą kilkuset dostawców.
SYTUACJA BIZNESOWA
W 2003 roku Staples Polska Sp. z o.o. (dawniej Corporate Express
Polska Sp. z o.o.) stanał przed wyborem odpowiedniego systemu
klasy ERP, który wspomógłby realizację ambitnych
związanych
z
rozwojem
zdecydowaliśmy
się
na
firmy.
„Pod
zakup
koniec
strategii
2003
nowoczesnego
roku
systemu
informatycznego, który miał wspomóc nas w realizowaniu ambitnych
zadań wzrostu sprzedaży poprawy kontrolingu finansowego oraz
podwyższenia jakości usług oferowanych Klientom.” - mówi Piotr Kiszkis, Dyrektor Staples Polska.
Firma
postawiła
sobie
za
cel
automatyzację
procesów
biznesowych
poprzez
wdrożenie
zintegrowanego systemu do zarządzania klasy ERP, mając na względzie:

rozwiązanie dedykowane do obsługi firmy z branży dystrybucyjnej,

płynną pracę w strukturze rozproszonej,

dostępność narzędzi raportujących i analitycznych,

prezentację kontrahentom wybranych danych z systemu poprzez stronę www.
ROZWIĄZANIE
Po dokonaniu gruntownej analizy potrzeb ustalono następujący zakres współpracy:

dostawę licencji oprogramowania Comarch ERP XL,

kompleksowe wdrożenie systemu Comarch ERP XL,

migrację danych z poprzedniego systemu,

szkolenia pracowników w zakresie systemu Comarch ERP XL,

dostawę platformy serwerowej Microsoft,

dostawę serwerów IBM,

doradztwo w zakresie budowy infrastruktury komunikacyjnej.
Uzgodniono,
że
zakres
funkcjonalny
wdrożenia
obejmie
następujące moduły: Zamówienia, Sprzedaż, CRM, Kadry i Płace,
Środki Trwałe, Finanse i Księgowość, Controlling. Wdrożenie
Comarch ERP XL w Staples Polska zostało przeprowadzone
przez specjalistów Insoft Consulting, Partnera Comarch. Prace
wdrożeniowe rozpoczęły się w lutym 2004 roku. Realizacja
projektu była poprzedzona gruntowną analizą, która obejmowała wszystkie procesy oraz sposób ich
odzwierciedlenia w systemie. W kolejnych etapach projektu przeprowadzono instalację, konfigurację
Case Study
Strona 3 z 6
oraz migrację danych z poprzedniego systemu zgodnie z potrzebami klienta. System został
uruchomiony w czerwcu 2004 roku. Od tego momentu do chwili obecnej system jest cały czas
rozwijany i dostosowywany do wymagań Staples Polska. Elastyczność Comarch ERP XL pozwoliła
na wprowadzenie szeregu rozwiązań dodatkowych wspomagających pracę przedsiębiorstwa:

wdrożenie dodatkowych rozwiązań wspierających zamówienia do dostawców,

integrację systemu ze stroną internetową firmy (do wykonywania szybkich zamówień przez
Klientów), w 2008 roku rozpoczęły się prace nad rozszerzeniem współpracy systemu
z witryną,

raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL z wykorzystaniem tabel
przestawnych MS EXCEL ,

integracja Comarch ERP XL z systemem awizacji firmy kurierskiej,

przygotowanie aplikacji wspierającej zaopatrzenie, co ułatwia optymalizację stanu zapasów
i rotację towarów na magazynie,

integrację w zakresie EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) z SAP R/3.
Zadowolenie Staples Polska z dokonanego wyboru przekłada się na inwestycje w ciągły rozwój
oprogramowania. Od ponad roku firma jest użytkownikiem platformy do elektronicznej wymiany
dokumentów EDI, zarówno dla dostawców jak i odbiorców. Wkrótce zakładane jest także
uruchomienie modułu Import, który zmniejszy ilość potrzebnego czasu na przygotowywanie
i wystawianie dokumentów importowych (będzie to teraz wspierane przez system) oraz liczbę błędów
operatorskich.
Ponadto firma zdecydowała się na zakup Definiowania Interfejsu i Modelowania Procesów, co
znacznie ułatwia dostosowanie wyglądu, uprawnień i działania systemu do indywidualnych potrzeb
przedsiębiorstwa.
UZYSKANE KORZYŚCI
Wdrożenie systemu Comarch ERP XL usprawniło działanie firmy we wszystkich obszarach
funkcjonowania:
1.
Kontrola nad pracą oddziałów
a.
poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację
wszystkich zdarzeń gospodarczych,
b.
zapewniono dostęp do aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach,
stanach magazynowych i wielkości sprzedaży,
Case Study
Strona 4 z 6
scentralizowano zarządzanie cenami sprzedaży i promocjami we wszystkich oddziałach.
c.
2.
Logistyka
odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny Spółki w zakresie zakupów
a.
i dystrybucji,
usprawniono proces rejestrowania zamówień przez odbiorców (odbywa się głównie poprzez
b.
stronę www),
umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z dostawcami i odbiorcami.
c.
3.
Magazyn
a.
zredukowano koszty poprzez skrócenie okresu zalegania towarów na magazynach,
b.
zmniejszono prawdopodobieństwa utraconych przychodów w przypadku braku możliwości
zrealizowania zamówienia od odbiorcy.
Księgowość
4.
5.
a.
uproszczono procesy księgowe,
b.
przyspieszono rejestrację dokumentów.
Administracja systemem
scentralizowano administrację systemem (bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach
a.
firmy),
umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w odległych placówkach, co było
b.
szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie Comarch ERP XL.
Ponadto w pełni wykorzystano możliwości, jakie daje integracja systemu do zarządzania z Internetem:

umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z kontrahentami,

udostępniono klientom bezpośredni dostęp do informacji zapisanych w systemie (o stanie
płatności i statusie złożonych zamówień).
Dodatkowo Definiowanie Interfejsu i Modelowanie Procesów pozwalają Staples Polska dostosować
wygląd systemu i obieg dokumentów do potrzeb firmy i użytkowników programu.
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE
Współpraca Insoft Consulting z firmą Staples Polska w zakresie:

dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL,

kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL (luty 2004 – czerwiec 2004),

migracji danych z poprzedniego systemu,

szkoleń użytkowników,
Case Study
Strona 5 z 6

dostawy infrastruktury IT – serwery IBM, platforma serwerowa Microsoft,

doradztwa w zakresie budowy infrastruktry komunikacyjnej,

usług asysty Insoft Consulting.
Lokalizacje objęte wdrożeniem – centrala i 5 odziałów, łącznie 38 stanowisk
Wdrożone moduły COMARCH ERP XL:

Administrator,

Sprzedaż,

Zamówienia,

Księgowość,

Środki Trwałe,

Płace i Kadry,

Definiowanie Interfejsu,

Modelowanie Procesów,

EDI – platforma elektronicznej wymiany danych,

CRM,

Analizy i Controlling.
Rozwiązania dodatkowe

zaawansowana logistyka – wsparcie w zakresie zamówień do dostawców,

raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL – tabele przestawne MS Excel,

funkcje księgowe Comarch ERP XL – dodatek MS Excel,

integracja w zakresie EDI z SAP R/3.
RELACJE Z KLIENTEM
„Comarch ERP XL jest dobrym produktem i stanowi właściwy wybór
dla firm dystrybucyjnych. Polecić możemy również firmę Insoft Consulting
jako rzetelnego partnera, na którym można polegać w każdej sytuacji.“
Piotr Kiszkis
Dyrektor Staples Polska Sp. z o.o.
Tekst został przygotowany w październiku 2007 roku.
Case Study
Strona 6 z 6