doc5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian
download 
Reklamacja Transkrypt
5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian
5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 PRZEWODNIK ZARZĄDZANIA ZMIANĄ 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 SPIS TREŚCI: BARIERY ZARZĄDZANIA ZMIANĄ ........................................... 5 BARIERA #1: INFORMACYJNA .................................................. 6 TAKTYKA #1: PRZEKOMUNIKUJ ZMIANĘ ...................................................................................................6 BARIERA #2: POZNAWCZA ....................................................... 7 TAKTYKA #2: WYKORZYSTAJ MOC WIZJI ZMIAN ......................................................................................7 BARIERA #3: WOLICJONALNA .................................................. 8 TAKTYKA #3: POKAŻ WOREK ZŁOTA .........................................................................................................8 BARIERA #4: ŚRODOWISKOWA ..............................................10 TAKTYKA #4: DZIAŁAJ W RAMACH SWOJEJ STREFY WPŁYWU ............................................................... 11 BARIERA #5: SPRAWNOŚCIOWA ............................................12 TAKTYKA #5: DOSTRZEGAJ LAS ORAZ POSZCZEGÓLNE DRZEWA ......................................................... 12 PODSUMOWANIE .....................................................................14 O VALUE CREATION .................................................................15 2 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 PRZEWODNIK ZARZĄDZANIA ZMIANĄ 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian AUTOR: Jarosław Rubin WYDAWCA: Value Creation www.valuecreation.pl © 2014 by Value Creation Jarosław Rubin Wszelkie prawa zastrzeżone. Zdjęcie na I stronie okładki: © esignn - Fotolia.com 3 © 2014 by Value Creation 2014 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian TAKTYKI ZARZĄDZANIA ZMIANĄ, JAKIE MOŻESZ WDROŻYĆ JUŻ DZIŚ Zapraszam do naszego Przewodnika zarządzania zmianą: 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian – opartego o doświadczenie doradczo-szkoleniowe Value Creation – zawierającego wybrane narzędzia przeznaczone dla zapracowanych menedżerów i liderów zmian. Zidentyfikowanie barier stojących na drodze wdrożenia zmian jest pierwszym krokiem do sukcesu planowanych zmian w firmie. W niniejszym Przewodniku przedstawiam: 5 istotnych barier pojawiających się w procesie zmian, Wybrane przez nas taktyki pozwalających na przełamanie lub unikanie powstawania barier, wraz z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi poszczególnych taktyk, Najlepsze podejście do zarządzania zmianą w firmie. Wiem, że zapracowany menedżer nie ma zbyt wiele czasu, więc nie traćmy czasu i zaczynajmy podróż przez proces zmian. Jarosław Rubin Value Creation O serii: Przewodnik zarządzania zmianą Seria Value Creation Przewodnik zarządzania zmianą jest wydawana z myślą o zapracowanych przywódcach procesu zmian, więc zawiera krótkie, sprawdzone wskazówki zarządzania zmianą, które można natychmiast zacząć stosować. 4 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 BARIERY ZARZĄDZANIA ZMIANĄ Obserwacje prowadzone w firmach wprowadzających zmiany doprowadziły mnie do wniosku, że na drodze do sukcesu w procesie zmian stoi pięć istotnych barier. Można je przedstawić jako swoistą „piramidę problemów”. PIRAMIDA BARIER Bariery sprawnościowe Bariery środowiskowe Bariery wolicjonalne Bariery poznawcze Bariery informacyjne Źródło: opracowanie własne na podstawie: M. Czornik (red.), Wdrażanie strategii rozwoju miasta, Wydawnictwo AE Katowice, Katowice 2003. Przedstawione na rysunku bariery mogą uniemożliwić albo obniżyć efektywność wdrażania zmian. Z punktu widzenia podmiotów zmian, jakimi są pracownicy firmy, bariery te można przedstawić w następujący sposób: 1. Bariera informacyjna = Nie wiem 2. Bariera poznawcza = Nie rozumiem 3. Bariera wolicjonalna = Nie chcę 4. Bariera środowiskowa = Nie mogę 5. Bariera sprawnościowa = Nie potrafię Każdą z wymienionych barier można przełamać używając odpowiednich taktyk zarządzania zmianą. Wybrane przez nas taktyki, wraz z konkretnymi wskazówkami prezentujemy w dalszej części Przewodnika. 5 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 BARIERA #1: INFORMACYJNA Nie wiem Bariera informacyjna wynika głównie z nieznajomości planów zmian, jakie mają być wdrażane w firmie. Patrząc na konstrukcję „piramidy problemów” można zauważyć, że bariera informacyjna leży u podstaw wszystkich innych barier pojawiających się w procesie zmian. Rezultatem braku znajomości wizji zmian jest brak ich akceptacji i małe prawdopodobieństwo uzyskania partycypacji pracowników w procesie zmian. Może to prowadzić do braku zaufania pracowników do inicjatorów oraz liderów zmian, a w konsekwencji do oporu wobec zmian. TAKTYKA #1: PRZEKOMUNIKUJ ZMIANĘ W obliczu bariery informacyjnej osoby zarządzające zmianą (liderzy zmian, koalicja liderów) powinny zwracać uwagę na skuteczne komunikowanie i promowanie swoich zamierzeń, a także stworzyć system zbierania informacji zwrotnych od pracowników o planowanych i toczących się procesach zmian. Najlepszą drogą do pokonania bariery informacyjnej jest „przekomunikowanie zmiany” (overcommunication), czyli dostarczenie podmiotom zmian (pracownikom) jak największej liczby informacji. Warto pamiętać, że w trakcie zmian nie mamy do czynienia ze skargami na nadmiar informacji, ale raczej na ich brak lub niedostatek. WSKAZÓWKA #1: ZAPLANUJ KOMUNIKACJĘ , ZANIM PODEJMIESZ DZIAŁANIA Przed rozpoczęciem wdrożenia przygotuj plan komunikacji zawierający odpowiedź na następujące pytania dotyczące przekazu: Kto? Do kogo? Co? Kiedy? W jaki sposób? WSKAZÓWKA #2: CONTENT IS KING Planując komunikację warto pamiętać, że nie da się zrobić swa razy pierwszego wrażenia. Treść pierwszego komunikatu powinna być przemyślana w każdym słowie. Lepiej poświęcić dwa tygodnie na przygotowanie komunikatu o objętości jednej strony A4, niż w ciągu 10 minut zrazić do zmian nieprzygotowanym przekazem. 6 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 WSKAZÓWKA #3: NIE LUBISZ ROZMAWIAĆ Z PRACOWNIKAMI – PONIESIESZ PORAŻKĘ „Content is king, but distribution is queen”. Najskuteczniejszą formą komunikacji w procesie zmian jest rozmowa „1 na 1” lub spotkanie w niewielkiej, kilkuosobowej grupie. W takiej formule wykorzystuje się zaufanie odbiorcy do nadawcy (zazwyczaj bezpośredniego przełożonego) oraz otrzymuje się natychmiastową informację zwrotną od odbiorcy. Takiej informacji raczej nie otrzymamy w trakcie zebrania ze wszystkimi pracownikami na sali mieszczącej 300 osób albo po rozesłaniu maili z komunikatem o zmianach. BARIERA #2: POZNAWCZA Nie rozumiem Bariera informacyjna w wielu przypadkach jest źródłem powstania bariery poznawczej. Występowanie bariery poznawczej wynika bowiem z niedostatecznego zrozumienia wizji zmian, czego wynikiem jest brak zaangażowania w ich realizację. Bariera poznawcza powstaje w rezultacie braku rozpowszechniania i wyjaśniania wizji oraz planów zmian przez inicjatorów zmian oraz niejasnego przekazu dotyczącego wizji zmian związanego np. z specjalistycznym językiem (żargonem), jakim opisany jest proces zmian. Zdarzają się również przypadki protekcjonalnego traktowania pracowników przez osoby odpowiedzialne za komunikowanie zmian („i tak nie zrozumieją”), co odbija się na skuteczności późniejszych działań mających na celu wdrożenie zmian. Brak zaspokojenia potrzeb poznawczych jest istotną przyczyną powstania oporu wobec zmian i odkładania zmian w czasie. TAKTYKA #2: WYKORZYSTAJ MOC WIZJI ZMIAN Prawdziwa siła wizji zmian ujawnia się, kiedy większość pracowników jednakowo rozumie cele i kierunek zmian, co pomaga im osiągnąć odpowiedni poziom motywacji oraz skoordynować działania w ramach procesu zmian. WSKAZÓWKA #1: ZDAJ „TEST PIĘCIU MINUT ” Zanim rozpoczniesz komunikowanie zmian pracownikom, wykonaj „test pięciu minut”. Test ten polega na przekazaniu wizji zmian kilku wybranym osobom, które wcześniej nie słyszały o planowanej transformacji. Jeżeli jesteś w stanie, w ciągu pięciu minut wyjaśnić odbiorcy istotę zmiany i sprawdzić, czy rzeczywiście rozumie wizję zmiany tak jak jej twórcy, możesz ruszać w dalszą drogę. Jeśli nie zdałeś testu, popracuj nad sposobem przekazywania wizji oraz treścią i strukturą przekazywanego komunikatu. 7 © 2014 by Value Creation 2014 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian WSKAZÓWKA #2: TESTUJ ZROZUMIENIE Po przekazaniu wizji pracownikom, nie wystarczy zdawkowe „Czy są jakieś pytania?” skierowane do odbiorców. Warto przetestować zrozumienie wizji zmian, wykorzystując do tego celu krótką ankietę (zawierającą dwa lub trzy pytania odnoszące się do istoty zmian) albo przeprowadzając serię rozmów z pracownikami, aby otrzymać informację zwrotną. BARIERA #3: WOLICJONALNA Nie chcę Bariera wolicjonalna objawia się niechęcią do wprowadzania w życie wizji zmian. Pojawienie się tej bariery ma zazwyczaj związek z jednoczesnym występowaniem innych barier zarządzania zmianą. Jeżeli pracownicy odpowiedzialni za realizację wizji i strategii zmian nie znają ich założeń (bariera informacyjna), a dodatkowo mają trudności z właściwą ich interpretacją (bariera poznawcza), to bariery te zwykle skutecznie zniechęcają do podejmowania działań na rzecz wprowadzania zmian. Pojawienie się bariery wolicjonalnej może być również powiązane z poczuciem straty odczuwanym przez różne osoby albo całe grupy (np. związki zawodowe) w firmie, które sprzeciwiają wprowadzaniu zmian, ponieważ mogą one zagrażać ich żywotnym interesom (utrata władzy, stanowiska, autorytetu, posiadanych kompetencji). TAKTYKA #3: POKAŻ WOREK ZŁOTA Pokonanie bariery wolicjonalnej wymaga prowadzenia długofalowej polityki dialogu z pracownikami, a w trakcie wdrażania zmian motywowania i inspirowania pracowników oraz komunikowania korzyści wynikających z wdrożenia zmian. Kluczem do przełamania bariery wolicjonalnej jest pokazanie „worka złota”, jaki czeka na uczestników zmian na zakończenie procesu. Ten „worek złota” to zestaw korzyści dla każdego pracownika zaangażowanego w zmianę. Dzięki zademonstrowaniu korzyści i prezentacji porywającej wizji zmian, możliwe jest zdobycie zarówno umysłów pracowników, jak i ich serc, co prowadzi do partycypacji pracowników. WSKAZÓWKA #1: ODWRÓĆ PIRAMIDĘ WAŻNOŚCI Przygotowując zmiany istotne dla firmy, jej inicjatorzy zdają sobie sprawę z wagi tych zmian dla przedsiębiorstwa. Przygotowując komunikaty o zmianach, liderzy zmian 8 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 powinni odwrócić „piramidę ważności”, pokazaną na rysunku poniżej, i przedstawić najpierw kwestie najistotniejsze dla pracowników, a potem korzyści dla firmy. Ocena celów przedsiębiorstwa Rozpatrzenie możliwości Perspektywa firmy Ocena rozwiązań Ogłoszenie wniosków Czy mam pracę? Co to znaczy dla mnie? Perspektywa pracownika Jaki to ma wpływ na mój zespół? Jaki to ma sens dla przedsiębiorstwa Źródło: opracowanie własne 9 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 WSKAZÓWKA #2: SPRZEDAWAJ ZMIANĘ Napełnienie worka złotem, czyli zidentyfikowanie korzyści ze zmiany płynących dla: pracowników, menedżerów, przedsiębiorstwa, wymaga od inicjatorów zmian działań charakterystycznych dla procesu sprzedaży. Pierwszym etapem „sprzedaży zmiany” jest więc rozpoznanie potrzeb poszczególnych podmiotów zmiany (pracowników i menedżerów, których dotyczy zmian, związków zawodowych, klientów itp.). Identyfikacja potrzeb pozwala na przygotowanie oferty korzyści dopasowanej do potrzeb poszczególnych osób i grup. Mając przygotowaną ofertę należy ją właściwie zaprezentować, a kiedy zauważa się sygnały zakupu (zainteresowanie zmianą) – zamknąć transakcję, czyli rozpocząć wdrażanie zmiany. Nie wolno zapominać o obsłudze posprzedażnej, czyli zakorzenieniu zmiany w kulturze organizacji. Bez właściwej obsługi posprzedażnej mogą wystąpić reklamacje, czyli ataki na efekty zmiany i jej autorów, już po zakończeniu projektu. WSKAZÓWKA #3: UMOŻLIWIAJ ROZWÓJ PRACOWNIKÓW Podejmowanie działań związanych z zasadniczą zmianą w firmie może być odbierane negatywnie przez pracowników, ponieważ obawiają się oni utraty posiadanych kompetencji w zakresie realizowanych przez nich zadań i wykorzystywanej technologii. Wprowadzane zmiany powinny być połączone z podnoszeniem kompetencji pracowników (zarówno kadry kierowniczej, jak i specjalistów), gdyż dzięki nabywaniu niezbędnej wiedzy i podnoszeniu umiejętności można osiągnąć lepsze efekty wdrażania. BARIERA #4: ŚRODOWISKOWA Nie mogę Bariery środowiskowe stanowią zbiór negatywnych czynników pochodzących z zewnętrznego otoczenia przedsiębiorstwa lub mających swoje źródło we wnętrzu firmy. Bariery zewnętrzne ujawniają się w przypadku wystąpienia niekorzystnych okoliczności, których źródło tkwi poza sferą wpływu zarządu przedsiębiorstwa. 10 © 2014 by Value Creation 2014 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian Ich przykładem są niekorzystne wskaźniki makroekonomiczne (spadek PKB, wzrost stóp procentowych), trendy społeczne i demograficzne (starzenie się społeczeństwa, konsumpcyjny tryb życia), zmiany przepisów prawnych, czy globalizacja. Skala pojawiających się problemów i ich ogólnokrajowy, a nawet międzynarodowy charakter sprawiają, że władze firmy nie mogą zapobiec ich pojawieniu. Bariery wewnętrzne obejmują trudności specyficzne dla poszczególnych firm, a władze firmy lub inicjatorzy zmian posiadają narzędzia mogące pomóc łagodzić lub usuwać pojawiające się problemy. Do najczęściej występujących barier wewnętrznych można zaliczyć np. bariery finansowe (środki niezbędne do przeprowadzenia zmian). TAKTYKA #4: DZIAŁAJ W RAMACH SWOJEJ STREFY WPŁYWU Bariery zewnętrzne uniemożliwiające wdrażanie zmian wymagają zazwyczaj ominięcia a nie przełamania. WSKAZÓWKA #1 NIE MOŻESZ ZMIENIĆ POGODY, ALE MOŻESZ… Z barierami zewnętrznymi warto postępować tak, jak z pogodą: Kiedy wstaje rano i wyglądam przez okno, czasami widzę ołowiane chmury i padający z nich rzęsisty deszcz. Nie mogę swoim działaniem zmienić paskudnej pogody, ale mogę wyjechać tam, gdzie świeci słońce. Zamiast narzekać, że nic się nie da zrobić, możesz określić swoją strefę wpływów (odnośnie przepisów prawa, demografii, globalizacji) i podjąć stosowne działania. WSKAZÓWKA #2 WYPATRUJ TURBULENCJI I PRZYGOTUJ SCENARIUSZE Kontynuując temat pogody, rozpatrzmy pojawianie się burz w otoczeniu firmy, czyli turbulencji, które mogą mieć wpływ na realizację strategii firmy, a których nie można uniknąć. Nie można ich uniknąć, ale można próbować je przewidzieć. Tak jak do wykrywania burz używa się radarów meteorologicznych, tak do wykrywania turbulencji w otoczeniu przedsiębiorstwa służy System Wczesnego Ostrzegania, działający w ramach Systemu Zarządzania Zmianą. W ramach takiego systemu zarządzania zmianą realizowane są trzy podstawowe zadania: 1. Wykrywanie zmian, trendów i turbulencji w otoczeniu firmy, 2. Analizowanie możliwych szans i zagrożeń płynących z otoczenia z wykorzystaniem metody planowania scenariuszowego, 3. Reagowanie na pojawiające się szanse i zagrożenia. Aby lepiej radzić sobie z barierą środowiskową warto więc zbudować i wykorzystywać System Zarządzania Zmianą w firmie. 11 © 2014 by Value Creation 2014 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian BARIERA #5: SPRAWNOŚCIOWA Nie potrafię Występowanie barier sprawnościowych wynika z braku umiejętności tworzenia warunków do skutecznej realizacji zmian. Nie jest bowiem możliwe przeprowadzenie zasadniczych zmian bez dostosowania przedsiębiorstwa oraz jego pracowników. Pojawienie się bariery sprawnościowej łączy się z występowaniem w firmie luki: systemowej, proceduralnej, kompetencyjnej. Luka systemowa zagraża procesowi zmian, kiedy na przeszkodzie zmianom stają nieadekwatna struktura organizacyjna firmy albo funkcjonujące w przedsiębiorstwie systemy (system wynagrodzeń, system oceny pracowniczej czy system IT). Przykładowo, bariera sprawnościowa pojawi się, kiedy wdrażane zmiany orientują firmę na jakość obsługi klienta, a system wynagrodzeń (premiowanie pracowników) jest zorientowany na liczbę sprzedanych produktów. Drugie źródło bariery sprawnościowej (luka proceduralna) tkwi w braku wypracowanych metod i procedur zarządzania zmianą. Luka kompetencyjna przejawia się w niewystarczających umiejętnościach zarządzania zmianą związanych ze sporządzeniem planu i harmonogramu wdrożenia, planu komunikacji, czy też zaplanowania i wdrożenia systemów monitorowania wprowadzania zmian, a także zarządzania projektem zmiany. TAKTYKA #5: DOSTRZEGAJ LAS ORAZ POSZCZEGÓLNE DRZEWA Często wytyka się menedżerom sporządzającym strategię przedsiębiorstwa, że widzą drzewa, a nie dostrzegają lasu, czyli że szczegóły przesłaniają im cały obraz. Przygotowując zmiany w firmie warto widzieć las (wizję zmian), ale trzeba też dostrzec poszczególne drzewa (systemy, procedury firmowe oraz kompetencje pracowników). WSKAZÓWKA #1 POZWALAJ NA POPEŁNIANIE BŁĘDÓW Przyjrzyj się systemowi motywacyjnemu i sprawdź, czy pracownicy nie są karani za popełnianie błędów lub podejmowanie ryzyka. Bez zachęcania pracowników do „wycieczek w nieznane” w procesie zmian, czyli podejmowania ryzyka, nie uzyskamy zaangażowania we wdrażane zmiany. 12 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 WSKAZÓWKA #2 ZAPEWNIJ WYPRACOWANIE NOWYCH KOMPETENCJI Warto precyzyjnie określić nowe zachowania, wiedzę oraz umiejętności, jakie będą niezbędne do odnalezienia się w firmie po wdrożeniu zmian. Aby wypracować nowe kompetencje konieczne są szkolenia: We właściwym czasie, W celu nabycia odpowiednich kompetencji i postaw, W odpowiedniej formie. Osoby mające wykonywać nowe zadania po transformacji firmy, warto poprosić o dokonanie analizy własnych kompetencji (czyli zaangażować je w proces rozwoju) oraz o wskazanie szkoleń, jakie pozwolą te kompetencje doskonalić. WSKAZÓWKA #3 ROZBIJAJ BUNKRY I SILOSY W RAMACH STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ Struktura organizacyjna może utrudniać współpracę w procesie zmian, kiedy niezbędne zasoby oraz ośrodki decyzyjne są zlokalizowane w różnych miejscach. Istniejące w ramach firmy funkcjonalne bunkry (silosy) to jednostki organizacyjne skupiające się na realizacji własnych celów i posiadające swoje priorytety, skutecznie ograniczające postępy wdrażania zmian. Eliminowaniu barier sprawnościowych związanych ze strukturą organizacji sprzyja: Delegowanie przez liderów zmian uprawnień wraz z odpowiedzialnością, Określenie priorytetów pracownikom odpowiadającym przed kilkoma różnymi przełożonymi w organizacjach macierzowych tak, aby pracownicy wiedzieli, jakie zadania realizować w pierwszej kolejności, Nadanie wizji zmian najwyższego statusu, aby to wizja stanowiła najważniejsze kryterium rozdzielania obowiązków, zasobów i informacji – „ponad podziałami” wynikającymi ze struktury. 13 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 PODSUMOWANIE Wszystkie omówione bariery na drodze do sukcesu zmian warto rozpatrywać łącznie, a dobrą praktyką inicjatorów i liderów zmian powinno stać się każdorazowe sprawdzenie, czy planowane działania związane z wprowadzaniem zmian spełniają każdy z warunków efektywnego wdrożenia (wiem, rozumiem, chcę, mogę i potrafię). Potrafię Mogę Chcę Rozumiem Wiem Źródło: opracowanie własne na podstawie: M. Czornik (red.), Wdrażanie strategii rozwoju miasta, Wydawnictwo AE Katowice, Katowice 2003. 14 © 2014 by Value Creation 5 barier do pokonania na drodze do sukcesu zmian 2014 O VALUE CREATION Value Creation jest firmą doradczo-szkoleniową wspierającą organizacje dokonujące zmian, oferując wiedzę ekspercką oraz umiejętności związane z zarządzaniem zmianą. Nasze doświadczenie w zarządzaniu zmianą zdobyliśmy prowadząc projekty wdrażania istotnych zmian w firmach oraz dzięki badaniom realizowanych w przedsiębiorstwach przeprowadzających zmiany. Nasi klienci osiągają lepsze rezultaty we wdrażaniu zmian dzięki realizowanemu przez Value Creation wsparciu, które obejmuje: Doradztwo w obszarze projektowania i wdrażania zmian oraz zarządzanie projektami zmian, Budowę i tworzenie Systemów Zarządzania Zmianą oraz strategii zarządzania zmianą w firmach, Zarządzanie zmianą 2.0. Ponadto doskonalimy umiejętności liderów zmian oraz menedżerów i pracowników firm dokonujących transformacji poprzez autorskie warsztaty szkoleniowe: Symulacja biznesowa Change Masters wersja 2014, Mistrzowskie zarządzanie zmianą Efektywna komunikacja w procesie zmian Osiem kroków do sukcesu zarządzania zmianą Value Creation [email protected] www.valuecreation.pl Tel. 602 605 952 15 © 2014 by Value Creation
