IM_W4_Audyt_ISM 1.1

IM Wykład 4
AUDYTOWANIE
I
CERTYFIKACJA
AUDYT ISM
mgr inż. kpt.ż.w. Mirosław Wielgosz
IM Wykład 4
Kodeks ISM (ang. International Safety
Management code for the Safe
Operation of Ships and Pollution
Prevention)
• Międzynarodowy kodeks zarządzania bezpieczną
eksploatacją statków i zapobieganiem zanieczyszczeniu
lub
• Międzynarodowy kodeks zarządzania bezpieczeństwem
2
Uchwalony przez zgromadzenie ogólne
IMO, ogłoszony rezolucją A.741(18), 1994 r.
• przyjęty jako obowiązujący dla państw stron
Konwencji SOLAS;
• Konwencja Solas 74 – Rozdział IX;
• wejście w życie:
– wszystkie statki powyżej 500 GT od 01.1996 do
01.07.2002;
– statki powyżej 150 GT od 01.07.2006.
AUDYT - definicje
IM Wykład 4
• audyt - ocena przez niezależny i uprawniony zespół czy
dany przedmiot audytu sprostał wymaganiom (osiągnął
cel lub jego działanie jest zgodne ze standardami).
• Przedmiotem audytu może być osoba, organizacja,
system, proces, a także produkt.
• Audyt może być:
– zewnętrzny (kontrola przez osoby niebędące pracownikami
przedsiębiorstwa) lub
– wewnętrzny (kontrola wewnętrzna przedsiębiorstwa przez
osoby w nim zatrudnione).
4
IM Wykład 4
Instytucje audytujące ISM
• Administracja (morska) państwa bandery
statku;
• Administracja (morska) państwa armatora
(Company)
• Uznana organizacja (RO – Recognised
Organisation)
5
IM Wykład 4
Audytowi podlega:
System zarządzania bezpieczeństwem:
 w siedzibie armatora (Company);
 na wszystkich statkach armatora
6
IM Wykład 4
PROCES CERTYFIKACJI
stosowane określenia
7
Określenia
• Armator (Company) – właściciel statku lub
jakakolwiek organizacja albo zarządca lub
czarterujący statek, przyjmująca od właściciela
odpowiedzialność i wszelkie obowiązki
związane z eksploatacją statku oraz pełny
zakres odpowiedzialności przewidziany w
Kodeksie.
8
Określenia
• Administracja (Flag State) – rząd państwa,
którego flagę statek ma prawo podnosić.
9
Określenia
• Uznane organizacje (Recognised
Organisation) – organizacje uznane przez
administrację do wydawania w jej imieniu
Dokumentów zgodności i Certyfikatów
zarządzania bezpieczeństwem
(na podstawie Rezolucji A.739 (18) – „Wytyczne do
upoważniania organizacji działających w imieniu
administracji”).
10
Określenia
 System zarządzania bezpieczeństwem (SZB)
 struktura organizacyjna oraz podział
odpowiedzialności i uprawnień,
 procedury i zasoby umożliwiające zarządzanie
bezpieczeństwem.
11
Określenia
• Księga zarządzania bezpieczeństwem (KZB)
 dokument określający politykę bezpieczeństwa
armatora;
 oraz opisujący system zarządzania
bezpieczeństwem armatora.
12
Określenia
• Audyt certyfikacyjny
– pełne badanie systemu zarządzania
bezpieczeństwem armatora i/lub statków w celu
ustalenia, czy stosowne wymagania Kodeksu są
spełnione.
– audyt ma na celu wydanie odpowiedniego
certyfikatu.
13
Określenia
• Audyt okresowy/pośredni – okresowe
badanie mające na celu upewnienie się, że
system zarządzania bezpieczeństwem
funkcjonuje efektywnie oraz sprawdzenie
efektywności wprowadzonych zmian. Audit
ma na celu potwierdzenie ważności
posiadanego certyfikatu.
14
Określenia
• Audit odnowieniowy – pełne ponowne
badanie systemu zarządzania
bezpieczeństwem, które prowadzi do wydania
nowego certyfikatu.
15
Określenia
• Audyt dodatkowy – ocena skuteczności
przeprowadzonych przez armatora działań
korygujących w odniesieniu do dużych
niezgodności, niezgodności lub zmian
wprowadzonych w SZB. Audit może mieć
również na celu konieczność szerszego
zbadania wybranych fragmentów lub całości
funkcjonującego systemu zarządzania
bezpieczeństwem oraz ustalenia działań
korygujących.
16
Określenia
• Niezgodność duża (Major non – conformity)
– odstępstwo, które może prowadzić do
poważnego zagrożenia bezpieczeństwa na
morzu, bezpieczeństwa ludzi lub środowiska
morskiego i wymaga natychmiastowego
przeprowadzenia działań korygujących.
• Brak efektywnego i systematycznego
wdrażania wymagań Kodeksu jest również
uważane za dużą niezgodność.
17
Określenia
• Niezgodność (Non – conformity) – odstępstwo
związane z obiektywnymi dowodami,
wskazującymi na niewypełnienie określonych
wymagań Kodeksu.
18
Określenia
• Spostrzeżenie (Observation) – stwierdzenie
faktu, dokonane w czasie auditu systemu
zarządzania bezpieczeństwem, poparte
obiektywnym dowodem.
• Może to też być wskazanie przez audytora
miejsc w SZB, które – jeżeli nie zostaną
poprawione – mogą w przyszłości
doprowadzić do niezgodności.
19
Określenia
• Obiektywny dowód – jakościowa lub ilościowa
informacja, zapisy lub oświadczenia mające
związek z elementami istniejącego i
wdrożonego systemu zarządzania
bezpieczeństwem, które bazują na
obserwacjach, pomiarach lub badaniu i które
mogą być weryfikowane.
20
Określenia
• Niesprawność techniczna – usterka lub błąd w
działaniu części konstrukcji statkowej,
mechanizmów, wyposażenia lub osprzętu.
21
Określenia
• Data rocznicowa – dzień i miesiąc
każdego kolejnego roku
odpowiadające dacie upływu
ważności odpowiedniego dokumentu
lub certyfikatu.
22
IM Wykład 4
23
Certyfikacja
IM Wykład 4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Wprowadzanie procedur (statek, armator)
Audyt wewnętrzny
Korekta ewentualnych niezgodności
Zgłoszenie do certyfikacji
Zapoznanie się z SZB przez zespół audytorów
Ustalenie terminu audytu
Audyt zewnętrzny
Rekomendacja do wystawienia / niewystawienia
certyfikatu
9. Wystawienie odpowiedniego certyfikatu
10.Działania korygujące
24
Zgłoszenie do certyfikacji
Armator zgłasza do certyfikacji udokumentowany
(ustanowiony w formie pisemnej) i wdrożony SZB,
zgodny z wymaganiami Kodeksu, funkcjonujący u
armatora na lądzie i na statkach, co oznacza, że:
 istnieje wystarczająca ilość obiektywnych dowodów
dokumentujących funkcjonowanie systemu,
 przeprowadzono audyty wewnętrzne,
 dokonano przeglądu systemu przez kierownictwo.
25
Zgłoszenie do certyfikacji
Armator zainteresowany certyfikacją powinien
złożyć wniosek o przeprowadzenie certyfikacji
systemu zarządzania bezpieczeństwem …
26
Przygotowanie do auditu
Armator przekazuje do Administracji
lub upoważnionej organizacji Księgę
zarządzania bezpieczeństwem, która
oceniana jest pod kątem kompletności
i zgodności z wymaganiami Kodeksu.
27
Przygotowanie do auditu
Administracja lub RO powołuje
zespół audytorów do
przeprowadzenia audytu i
wyznacza audytora wiodącego.
28
Przygotowanie do auditu
Wyznaczony auditor wiodący dokonuje oceny
dokumentacji systemu zarządzania
bezpieczeństwem pod kątem kompletności i
zgodności z wymaganiami Kodeksu.
29
Przygotowanie do auditu
• Proces certyfikacyjny jest kontynuowany po
pozytywnej ocenie dokumentów systemu
zarządzania bezpieczeństwem.
• Auditor wiodący opracowuje plan i ustala datę
auditu w uzgodnieniu z armatorem.
30
Przygotowanie do audytu
Audytor wiodący oceny dokumentację systemu
zarządzania bezpieczeństwem pod kątem:
– kompletności;
– zgodności z wymaganiami Kodeksu.
31
Przygotowanie do audytu
• Proces certyfikacyjny jest kontynuowany po
pozytywnej ocenie dokumentów systemu
zarządzania bezpieczeństwem.
• Audytor wiodący opracowuje plan audytu oraz
ustala datę audytu w uzgodnieniu z
armatorem.
32
Przebieg audytu
IM Wykład 4
1. Spotkanie otwierające (Opening Meeting)
2. Audyt – kontrola funkcjonowania procedur
3. Spotkanie zamykające (Closing Meeting)
 podsumowanie audytu przez audytora
wiodącego;
 wykryte niezgodności, karty niezgodności;
 czas na działania korygujące (Corrective Action) –
3 m-ce lub krótszy wskazany termin
 informacja o rekomendacji lub nie do
wystawienia odpowiedniego certyfikatu
33
IM Wykład 4
Proces certyfikacji
Przegląd
systemu przez
kierownictwo
Działania,
inicjatywa
załogi
statku
Safety
meeting
Annual Review
roczny przegląd
systemu przez
dowództwo
statku
34
IM Wykład 4
Proces certyfikacji
35
Audit certyfikacyjny – statek
Audyt obejmuje:
• sprawdzenie czy Document of Compliance armatora
jest ważny i odpowiedni dla danego typu statku;
• sprawdzenie czy na statku znajdują się stosowne
dokumenty:
 Księga zarządzania bezpieczeństwem,
 certyfikaty konwencyjne i klasyfikacyjne,
 inne wymagane dokumenty.
36
Audit certyfikacyjny – statek
Audyt obejmuje (cd):
• weryfikację efektywnego funkcjonowania systemu
zarządzania bezpieczeństwem,
• w tym obiektywnych dowodów potwierdzających, że
system jest wdrożony od co najmniej 3 miesięcy;
• obiektywne dowody powinny także zawierać zapisy z
audytów wewnętrznych przeprowadzonych przez
armatora.
37
Audyt certyfikacyjny – statek
Audyt przeprowadza się na zasadzie
próbkowania; niestwierdzenie niezgodności
nie oznacza, że one nie występują i nie zwalnia
to kierownictwa statku od weryfikacji
spełniania wymogów Kodeksu oraz krajowych i
międzynarodowych przepisów prawa
odnoszących się do bezpieczeństwa i ochrony
środowiska.
38
Audyt certyfikacyjny – statek
Na spotkaniu zamykającym audyt z udziałem
kierownictwa, audytor wiodący:
• przekazuje ustnie informacje dotyczące
zgodności systemu z wymogami Kodeksu
• omawia ujawnione niezgodności i
spostrzeżenia.
• informuje o rekomendacji lub nie do
wystawienia certyfikatu.
39
Wydanie Certyfikatu zarządzania bezpieczeństwem
(SMC)
Wydanie Certyfikatu uzależnione jest od:
• posiadania ważnego pełnoterminowego DOC
(nie tymczasowego) dla danego typu statku,
• utrzymania zgodności z wymaganiami
instytucji klasyfikacyjnej,
• spełnienia wymagań administracji morskiej
państwa bandery.
40
Wydanie Certyfikatu zarządzania
bezpieczeństwem (SMC)
Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem nie
może być wydany, potwierdzony lub
odnowiony, jeżeli duże niezgodności nie
zostaną usunięte i nie zostanie
przeprowadzony ponowny audyt certyfikujący.
41
Wydanie Certyfikatu zarządzania
bezpieczeństwem (SMC)
Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem
wydaje się na okres 5 lat od daty
przeprowadzenia audytu
certyfikacyjnego z obowiązkiem
przynajmniej jednorazowego
potwierdzenia ważności podczas audytu
pośredniego.
42
Działania korygujące po audicie
• Armator zobowiązany jest wykonać działania
korygujące w terminie nieprzekraczającym 3
miesięcy.
• Wyjątek - przypadki, kiedy uzgodniono inne
terminy
• Armator zobowiązany jest poinformować
Administrację lub RO o wykonaniu działań
korygujących w przewidzianym terminie
43
Wydanie dokumentów tymczasowych
Tymczasowy dokument zgodności może być
wydany dla ułatwienia wprowadzenia Kodeksu
gdy:
• dotyczy to nowo powstałego armatora; lub
• do istniejącego DOC dodano nowe typy
statków.
Tymczasowy DOC wydaje się na okres nie
dłuższy niż 12 miesięcy
44
Wydanie dokumentów tymczasowych
Tymczasowy certyfikat zarządzania
bezpieczeństwem może być wydany:
• dla nowo zakupionego statku,
• kiedy armator przejmuje odpowiedzialność za
operowanie statkiem, który jest nowym
statkiem dla tego armatora, lub
• gdy statek zmienia banderę.
45
Wydanie dokumentów tymczasowych
• Tymczasowy certyfikat zarządzania
bezpieczeństwem wydaje się na okres
nieprzekraczający 6 miesięcy.
• W szczególnych przypadkach, na wniosek
armatora, Administracja państwa bandery
może przedłużyć okres ważności certyfikatu o
dalsze 6 miesięcy.
46
Audyt pośredni statku
Audit pośredni na statku, mający na
celu potwierdzenie ważności SMC,
przeprowadza się pomiędzy drugą a
trzecią datą rocznicową certyfikatu.
47
Audit odnowieniowy
Audit odnowieniowy, mający na celu zbadanie
efektywności funkcjonowania SZB i zgodności
z Kodeksem, należy przeprowadzić przed datą
upływu ważności DOC lub SMC. Może być
przeprowadzony 6 miesięcy przed
wygaśnięciem ważności i powinien być
zakończony przed końcem okresu ważności
certyfikatu.
48
Audit dodatkowy
Audyt dodatkowy może być przeprowadzony
celem potwierdzenia ważności DOC lub SMC,
jeżeli:
• stwierdzono niezgodności duże,
• wprowadzono istotne zmiany w SZB lub
• gdy ilość niezgodności stwierdzonych na statku
podczas ostatniego audytu wymaga, zdaniem
audytora wiodącego, przeprowadzenia takiego
audytu.
49
Audit dodatkowy
Audyt dodatkowy przeprowadza się również w
sytuacji, gdy inspektor państwa bandery,
oficer PSC lub inspektor towarzystwa
klasyfikacyjnego podczas inspekcji/przeglądu
stwierdzi, że występujące na statku
niesprawności techniczne, niezgodności
uzasadniają przeprowadzenie takiego audytu.
50
Działania korygujące
Informacja do
administracji
Zamknięcie audytu
51
Unieważnienie
certyfikatów
52
DOC / SMC unieważnienie
!!! Unieważnienie Dokumentu
zgodności powoduje unieważnienie
wszystkich Certyfikatów zarządzania
bezpieczeństwem związanych z tym
Dokumentem zgodności.!!!
53
DOC / SMC unieważnienie
Dokument zgodności lub Certyfikat
zarządzania bezpieczeństwem, którego termin
ważności upłynął lub który został
unieważniony, może zostać przywrócony
wyłącznie po ponownej ocenie systemu
zarządzania bezpieczeństwem dokonanej na
zasadach obowiązujących w czasie audytu
certyfikacyjnego.
54
Ważne !!!!
55
Kodeks ISM – prawidło 5.2
!!!!!
• w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem
armator powinien umieścić zapis o
nadrzędnych uprawnieniach i
odpowiedzialności Kapitana statku za decyzje
odnośnie bezpieczeństwa i zapobieganiu
zanieczyszczeniom środowiska.
Wymagania funkcjonalne SZB:
• polityka bezpieczeństwa i ochrony środowiska;
• instrukcje i procedury (zgodne z obowiązującymi przepisami i
aktami prawnymi) zapewniające:
– bezpieczną eksploatację statków;
– ochronę środowiska;
• współpraca i porozumienie między załogami statków a
pracownikami lądowymi;
• procedury:
– zgłaszania wypadków;
– niezgodności z ISM;
– działanie w sytuacjach szczególnych;
– audytów wewnętrznych.
IM Wykład 4
Designated Person
Osoba wyznaczona:
• każdy członek załogi wie kto to jest;
• kontakt 24/7 – wywieszony dla wszystkich
58